全文検索型 PDF データベース構築
要件定義ガイド
A
文書の整理
B
コード体系の設計
C
ファイル管理表の作成
D
PDF データの作成
E
単葉 PDF の編集
F
冊子 PDF の編集
G
製本 PDF の編集
H
総索引 INDEX の生成
I
注釈テキストの保守
J
適用業務の構築
K
電子署名
L
セキュリティ
M
その他(タイムスタンプ)
A. 文書の整理
A-1 電子化する文書の選別 A-1-1 対象となる文書全体から「見本」を抽出 A-1-1－① 紙のものはコピーをとる A-1-1－② 電子データしかないものは紙に印刷する。 A-1-2 「見本」を紙ベースで整理・検討する。 A-1-2－① 電子化必要優先度を決める A-1-2－② 電子化の処理レベルを決める。 A-2 電子化対象に決まった文書の分類(見本ではなく実体) A-2-1 媒体 A-2-1－① 紙 A-2-1－② 電子データ(WORD.EXCEL..CAD) A-2-2 色(白黒 2 値・256 色・フルカラー) A-2-3 サイズ A-3 文書の内容項目の分析 A-3-1 管理項目 A-3-1－① コード番号 A-3-1－② 文書番号(図番、地図番号) A-3-1－③ ナンバリング(SEQ.№、総連番) A-3-1－④ 文書名(台帳種別、本編・資料編) A-3-2 実体項目 A-3-2－① 所属部署(管内) A-3-2－② 路線名(ルート番号、上り下り) A-3-2－③ キロポスト(距離程) A-3-2－④ 構造物種別(道路・橋梁・トンネル) A-3-2－⑤ 付属設備・機器種別(換気、ポンプ) A-3-2－⑥ 工事種別(.調査・施工・検査) A-3-2－⑦ 実施年度B. コード体系の設計
B-1 既存のコードの体系を文書化 B-1-1 A の文書整理の作業でコードにマーキングをしておく B-1-2 他部署で使われている共通コードの調査分析 B-2 コードのないものについては、新規にコード体系を決める B-2-1 A の文書整理の作業でコード化する項目リストを作る。 B-2-2 項目の内容を分析して項目コードを設計する。 (コードには漢字かなは使わない) B-3 項目コードを組み合わせて「複合コード」を設計する。 B-3-1 組合せの順列の設計(AAA_111_h16_001) B-4 コード表の作成 B-4-1 コード体系表を EXCEL で作成する。 B-4-2 コード体系表を印刷する。C. ファイル管理表の作成
C-1 電子化する文書の一覧表を作成する。 C-1-1 冊単位のものは 1 冊 1 タイトル (設計計算書・報告書など) C-1-2 単葉のものは 1 枚 1 タイトル (地図・図面・総括表など) C-1-3 タイトル単位でコード体系に従って文書コードを付ける C-2 EXCEL でファイル管理表を入力する。 C-2-1 「手書き用ファイル管理表記入シート」を作成して 文書の分類作業のときに書き込んでおく。 C-2-2 ファイル名・SHEET 名を分類体系に合わせる形で EXCEL の「ファイル管理表」シートを設計する。 C-2-3 「ファイル管理表」シートにデータ入力する。 (全文検索の基礎データとなる。) C-2-4 「ファイル管理表」シートを印刷する。 (スキャナー作業管理表として利用する) C-3 「作業管理表」を作成する。 ファイル管理表に冊子として登録されている文書については 1 ページ１行単位でページ管理する C-3-1 標準「作業管理表」シートを印刷する C-3-2 冊子に総連番を付ける (欠番のないようにナンバリングする) C-3-3 「作業管理表」に冊子の構成内容を記入する。 C-3-3-① 表紙・序文 C-3-3-② 総目次・目次 C-3-3-③ 中扉(章・節) C-3-3-④ 内容ページ・空ページ C-3-3-⑤ 奥付け C-3-4 「作業管理表」にページの種別を記入する。 C-3-4-① 用紙サイズ C-3-4-② 色(白黒 2 値・256 色・フルカラー)D. PDF データの作成
D-1 紙文書をスキャナーで読み取る。 D-1-1 読み取り機器の選択 D-1-1-① 平板置き型スキャナー D-1-1-② 用紙移動型スキャナー D-1-2 読み取り条件設計 (代表的なページを選んでシュミレーション) D-1-2-① イメージタイプ(白黒 256 色・写真) D-1-2-② 解像度(dpi) D-1-2-③ イメージ制御(露出・ガンマ・ハイライト) D-1-2-④ 濃度補正 D-1-2-⑤ カラー調整 D-1-3 読み取りデータ格納フォルダー作成 D-1-4 スキャニング作業 D-1-4-① ファイル名・開始№をセット D-1-4-② スキャニング実行 D-1-4-③ ファイル名を変更して登録 D-2 スキャナーデータを精錬(Photoshop) 内容の改ざんは許されないので、汚れの除去と退色の補正 に限定した作業を繰り返して、原本に忠実に電子化する。 D-2-1 回転(角度調整) D-2-2 濃淡・鮮明度の調整 D-2-3 色の調整 D-2-4 全体の精白 D-3 スキャナーデータを PDF に変換 D-3-1 処理条件別フォルダに分類 D-3-2 PDF 変換条件設計 D-3-3 PDF 変換(個別処理) D-3-4 PDF 変換(バッチ処理) D-3-5 PDF を一つのフォルダ（PDF-Bulk）にまとめる。E 単葉ＰＤＦの編集
E-1 ファイル管理表の内容を組み立てて「注釈」テキストを作成 E-1-1 EXCEL の別 SHEET に転写して編集
CONCAＴＥNATE 関数などを利用してテキストを結合 E-1-2 EXCEL から複写して WORD に貼り付け
E-1-3 WORD の編集機能で仕上げ フォントの種別、色、サイズの変更 E-2 PDF に「注釈」テキストを貼り付ける。(Acrobat) E-2-1 トップページに注釈を付加 原則としてページ最上段の左側の場所に書き込む E-2-2 文書のプロパティに注釈を付加 E-2-2-① 文書のタイトル E-2-2-② キーワード E-2-2-③ 文書メタデータ E-2-3 文書のプロパティの「開き方」を設定 E-2-3-① しおりパネルとページ E-2-3-② 単一ページ E-2-3-③ 全体表示 E-2-3-④ 文書タイトル表示 E-2-4 PDF を別名で保存する。 E-2-4-① PDF ファイル名 D-3-5 で作成された PDF のファイル名はスキャナーで読取した 「総連番」様式の仮の名前になっている。 正式のファイル名に変更してフォルダ（単葉ＰＤＦ）に格納する。
Ｆ 冊子ＰＤＦの編集
単葉 PDF をバインドして冊子の形の PDF ファイルを作る。 冊子 PDF を PBS(PDF Booking Sheet)で編集することにより 全てのページに対応リンクした「ページしおり」を設定するのと合わせて 各ページの左上にページ番号と一致した「ページ注釈」を追記する。 F-1 C-3-3 で作成した「作業管理表」の記入内容に準拠して、 単葉 PDF をグループ別の分類フォルダーに格納する。 C-3-3-① 表紙・序文 C-3-3-② 総目次・目次 C-3-3-③ 中扉(章・節) C-3-3-④ 内容ページ・空ページ C-3-3-⑤ 奥付け Ｆ-2 グループ別バインダ PDF ファイル作成 Ｆ-2-1 Acrobat「複数ファイルからの PDF 作成」機能を使って グループ別にバインドして複数ページ PDF を作成する。 Ｆ-3 全ての内容ページに「しおり」と「注釈」を付加する。 Ｆ-3-1 冊子 PDF の用紙サイズに合わせて PBS ファイル (PDF Booking Sheets)を選択する。 Ｆ-3-2 MBS ファイルのページ内容を冊子 PDF のページ内容の 実体に置き換える。 Ｆ-3-3 置換済みの PBS ファイルから余分のページを削除して 冊子 PDF として別名保存する。 Ｆ-4 ノンブル{「ページ注釈」の位置を調整する。。 Ｆ-4-1 用紙サイズに合わせてノンブルの位置を調整する。 Ｆ-4-2 冊子全体が変則サイズの場合は一括変更を利用する * I-2-2 規格外サイズの PDF の FDF ファイルを変更する。 Ｆ-5 冊子 PDF のプルーフリストを印刷する。 Ｆ-5-1 印刷条件 Ｆ-5-1-① 「文書と注釈」 Ｆ-5-1-② 「割り付け・4 ページ/A4」G 製本 PＤＦの編集
グループ別に冊子化されたバインダ PDF ファイルを結合して、原本の 体裁に準じた製本 PDF ファイルを作る。 G-1 目次 INDEX の作成 G-1-1 目次ページを PDF OCR でテキスト変換する。 G-1-2 目変換テキストを WORD に転写し、「スタイル」機能で 見出し 1、見出し 2、見出し 3 のレベルを付ける。 G-1-3 WORD を PDF Maker で変換して目次「しおり」付きの PDF を作成 G-2 PDF データの製本 G-2-1 冊子 PDF を結合。 G-2-2 表紙・目次ページの挿入 「目次しおり」のリンク先設定 G-2-3 双方向リンクの追加 G-2-3-① INＦDEX へもどる G-2-3-② ファイル名・文書タイトル G-2-3-③ 目次 G-3 製本 PDF に「注釈」テキストを貼り付ける。(Acrobat) G-3-1 トップページに「ファイル名・文書タイトル」注釈を付加 G-3-2 文書のプロパティに注釈を付加 G-3-2-① 文書のタイトル G-3-2-② キーワード G-3-3 文書のプロパティの「開き方」を設定 G-3-3-① しおりパネルとページ G-3-3-② 単一ページ G-3-3-③ 全体表示 G-3-3-④ 文書タイトル表示 G-3-4 PDF を別名で保存する。 G-3-4-① PDF ファイル名H. 総索引 INDEX の生成
H-1 フォルダー単位でカタログ INDEX を生成 H-1-1 検索目的に適応したカタログ INDEX の設計 H-1-1-① INDEX ファイル名の設計 H-1-1-② INDEX 別フォルダー一覧表作成 (何を含んで何を除外するか) H-1-1-③ 仕上がり「カタログ INDEX」の格納場所 (検索の流れにあわせてフォルダーを決める) カタログ INDEX は、デフォルト条件のままであれば、その INDEX で 検索されるフォルダーと同じフォルダーに格納されるが、作成時に 「格納先フォルダー」を指定すれば、別フォルダーに格納できる。 (インデックスのリンクには全く支障は起こらない。) H-1-2 (カタログ INDEX の原資テキスト) H-1-2-① PDF 管理ファイル ファイル管理表の登録内容テキスト H-1-2-② PDF 実体ファイル PDF ファイル名 原本の本文テキスト(全ページ) 製本済 PDF に付加されている「注釈」 製本済 PDF に付加されている「しおり」 H-1-2-③ FDF 管理ファイル FDF ファイル管理表の登録内容テキスト (注釈の履歴管理) H-1-3 (カタログ INDEX の成果品) H-1-3-① INDEX フォルダー(ファイル名とアドレス) H-1-3-② INDEX_PDX(天眼鏡アイコン) H-1-3-③ カタログ作業実行 logI. 注釈テキストの保守
I-1 PDF の注釈テキストを FDF ファイルとして管理する。 I-1-1 PDF ファイルと FDF ファイルのツリー構造を設計する。 I-1-1-① 部門別履歴 I-1-1-② 暦年別履歴 I-1-2 FDF ファイル管理表を作成する I-1-2-① FDF ファイル名のコード体系 I-1-2-② 履歴内容のタイトル I-1-2-③ 母艦となる PDF ファイルの情報 (ファイル管理表のファイル名) I-1-3 FDF ファイル管理表のデータベースを作成する。 I-1-3-① EXCEL シートの設計 I-1-3-② EXCEL シートに入力 I-1-3-③ PDF に変換 I-2 PDF のノンブル「ページ注釈」を FDF ファイルとして管理する。 I-2-1 PBS(PDF Booking Sheet)の PDF ファイルから定型規格サイズの FDF ファイルを書き出す。 I-2-1-① A4、A3、他 I-2-1-② B5、B4、他 I-2-2 規格外サイズの PDF の FDF ファイルを変更する。 I-2-2-① 定型の MBS の FDF でページングする。 I-2-2-② FDF ファイルを変更して入れ替える。
