カスタムアプリ
徹底活用ガイド
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目次
カスタムアプリとは？ ◆使ってみよう はじめの画面 登録する 絞り込む 集計する 検索する ◆作ってみよう 登録されているアプリから作る 【共有タスク管理】 ◆使ってみよう 項目を追加する 【共有タスク管理】 見た目を整える(ビュー(一覧の作成) 【共有タスク管理】 集計する 【共有タスク管理】 ◆作ってみよう 登録者情報を活用する 【日報】 Excel から移行する 【顧客管理】 ◆使ってみよう アクセス権の設定 【従業員情報】 P. 4 P. 9 P. 10 P. 11 P.13 P.15 P.16 P.17 P.20Basic
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簡単に作れるデータベースです
特別な知識はいりません。業務アプリのサンプルを豊富に用意しています。 気に入ったものを選ぶだけで、すぐにお使いいただけます。 作り方は、4 種類。新しく作っていただくことも、今までお使いの Excel を載せ替えていただくこともできます。カスタムアプリとは？
5 業務内容をよく理解して いる現場担当者が、自分 で作ったり編集したり することができますので、 使い勝手のよいデータ ベースになります。 ＜2＞ウィザードに従って必要情報を記入し、 選択肢を選んでいくことで作る。 ＜3＞csv ファイルを読み込んで作る。 (Excel から移行する時などに使います) ＜4＞dbm ファイルを読み込んで作る。 カスタムアプリとは？
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複数人で行う業務を効率化します
共有タスク管理として使えます
メンバーのタスクと締め切りが管理できます。 未着手・進行中などの処理状況がわかるのはもちろんのこと、 処理がいつ誰から誰に進んでいったか、といった履歴も分かります。 WEB データベースなので、複数人で見たり、更新したりする作業が得意です。 メール通知機能で必要な人に必要な情報を届けることができます。 細やかなアクセス権で機密を守ることもできます。 カスタムアプリとは？7
「サイボウズ Office」と連動します
自分がやるべき仕事(未処理のタスク)が 「サイボウズ Office」のトップページに常に表示されるなど、 「サイボウズ Office」と連動しているため、見逃しがありません。 カスタムアプリとは？ MEMO：8
9 トップページのカスタムアプリア イコンをクリックすると、カスタ ムアプリのページに移動します。 この中のひとつひとつのデータベ ースを「アプリ」と呼びます アプリを使う時は、アイコンをク リックしてください。 情報を登録するときは、画面左上 の登録ボタンをクリックします。 登録ボタンや検索窓の位置は、 どのアプリでも同じ場所にありま す。 フォーム内容にそって記入し、 最後に 登録する をクリックしま す 絞り込みが設定されている場合は、 画面左上に絞込のメニューが表示 されています。プルダウンメニュ ーから、内容を選択します。 または、メニューの絞り込み条件 をクリックします。
はじめの画面
登録する
絞り込む
データベースは初めてだけど、私にも使えるかな・・？ →大丈夫です。インターネットに慣れた方なら、すぐに使えるようになります。 まずは、さっそく触ってみてください。Basic
◆使ってみよう
「
登録する」 「絞り込む」
クリック！10 集計が設定されている場合は、 画面左上の 「レコード一覧」または 「タスク一覧」の左に 集計タブ が表示されています。 集計タブ をクリックし、 表示内容を変えたいときは、 絞り込みやビューを選択します。 中身を検索したいときは、画面右 上の検索窓から検索ができます。 条件を指定して検索したいときは、 詳細検索をクリックします 複数の条件を組み合わせて検索す ることができます。 検索項目 検索内容 And ，Or 条件を選択
検索する
集計する
MEMO：Basic
◆使ってみよう
「
集計する」 「検索する」
11 トップページのカスタムアプリア イコン をクリック アプリを追加する をクリック 共有タスク管理の アプリを追加 する をクリック タスク管理をするメンバーを選択 し、 ←追加 をクリック アプリを追加する をクリック 作成されました！ (処理状況などの表示が分かりや すいように、デモデータが入って います) あの人、いつも仕事がぎりぎりだけど、今どこまで進んでいるのかな・・・？ →配布アプリの「共有タスク管理」を使えば、今、誰がどのくらいタスクを抱えて いるのか、進捗状況がどうなっているかを可視化できます。
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◆作ってみよう
「
登録されているアプリから作る」
【共有タスク管理】12
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13 「共有タスク管理」を開き、 運用管理 をクリック 項目 をクリック 項目を追加する をクリック 入力タイプで メニュー(文字列) をクリック 次に、項目の詳細情報を設定する をクリック 項目名に カテゴリー と入力し メニュー項目に左図の項目を記載 追加する をクリック 表示しないビューに表示されてい るビューを全て選択し、←表示す る をクリック 設定する をクリック 運用管理(詳細)画面の 項目 を クリックし、次の画面で 順番変更 する をクリック カテゴリーを選択し、 ボタンで 一番上に持っていく 設定する をクリック １つの部署で多くの業務を抱えているケースを想定し、「共通タスク管理」にタスクのカテゴリーを追加してみ ます。
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◆使ってみよう
「項目を追加する」
解説 選択肢が多い場合はメニュー(文字列)が、選択肢が 少ない場合はラジオボタン、見やすいようです。14 「共有タスク管理」を開き、 運用管理 をクリック 運用管理(詳細)の ビュー(一覧) をクリック 追加する をクリック 次の画面でビュー名に 「カテゴリーごとの表示」と記入 表示形式で カテゴリ形式 にチェ ック カテゴリになる項目でカテゴリー を選択 表示する項目で左図の内容を選択 し ←表示する をクリック 変更する をクリック “カテゴリーごとの表示”の書 式・条件書式 をクリック “表題”の 変更する をクリック レコード値の書式設定で 背景色を水色、文字を太字を選択 変更する をクリック 運用管理(詳細)画面まで戻り、 最初に表示する画面 をクリック 編集する をクリック プルダウンで左図と同じものを選 択し 反映する をクリック 1 つ前で作ったタスクの大分類(カテゴリーを目立たせるために、背景色を付け、初期画面にも表示されるように 変更します。 ここの色と項目 が変わります
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◆使ってみよう
「見た目を整える」
15 「共有タスク管理」を開き、 運用管理 をクリック 運用管理(詳細)の 集計 をクリック 追加する をクリック 集計の種類で タスク数 を選択し 次に、詳細を設定する をクリック 小計対象、クロス集計などを 左図と同じように設定する 追加する をクリック 共有タスクの画面に戻り、集計の カテゴリー別タスクを選択します 結果が表示されました タスクも、登録が増えてきてどれがどんな状況だかわからなくなってきたわ・・ 全体の進捗をざっくり見ることはできないかしら？ →集計機能を使えば、処理状況や、誰の仕事が詰まっているか、一目瞭然です。
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◆使ってみよう
「集計する」
16 トップページから、 カスタムアプリ アイコンをクリ ック アプリを追加する をクリック 日報の アプリを追加する をクリ ック 運用管理(詳細)をクリック 項目 をクリック 次の画面で、以下の項目を削除 報告者 社員番号 所属部署 運用管理(詳細) 画面に戻り、 ビュー(一覧) をクリック 次の画面のビュー名「標準」の 変更 をクリック 登録者 を選択し、←表示する を クリック 変更する をクリック 運用管理(詳細)画面で 項目 をクリッ クし、日報日付の 変更 をクリック コメントに「今日の日付が自動で入り ます。登録が遅れたときは、手動で日付 を修正してください。」と入力し 変更す る をクリック 配布アプリより、さらにシンプル な日報の完成です。 うちの会社は人も少ないし、書く方も読む方もシンプルな日報がいいんだが、、 ⇒その日の業務と次の日の予定だけを書き込めばよい、シンプルな日報も作れます。 (日付と報告者を自動入力)
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◆作ってみよう
「登録者情報を活用する」
【日報】
17 初めに、顧客情報の Excel を csv ファイルに変換しておきます。 (Excel を開き、「名前を付けて保存」 で csv を選択、保存します) トップページのカスタムアプリア イコン をクリック アプリを追加する をクリック ファイルから作成する プルダウ ンから CSV ファイル(*.csv)から作成する をクリック 参照をクリックしてファイルを選 択し、次に、レコード項目を設定す る をクリック (Excel と同じ項目名を使う場合) 先頭行を項目名にする にチェッ ク 次に、基本情報を設定する をクリ ック アプリ名を記入し、必要であれば、 登録データ名やメモを利用します。 今まで EXCEL で管理していたお客様の情報も、アプリにできるかな・・・？ ⇒「csv ファイルから作成する」という機能がありますので、すぐに移行できます。 ※テキスト情報で移行するので、文字色や計算式、ルックアップなどの各種設定は 無効になります。
解説 登録データ名は、登録する情報をどんな名前で呼び たいかによって選択してください。 メモ は、データベースの上部に表示されます。 使い方や注意事項を伝えたい時に便利です。
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◆作ってみよう
「
Excel
から移行する」
18 項目の入力タイプを選択します。 次に設定内容を確認する をクリ ック 内容に間違いがなければ、 アプリを作成する をクリック 作成されました！ 参考 個人情報などは文字列(1 行)、備考などは文字列(複数 行)を選ぶことが多いようです。 集計対象にしたい項目は(20 代、30 代、40 代、など) 、 メニュー(文字列)やラジオボタンを選択します。文字列 にすると人によって入力表記がずれ、うまく集計できな くなることがあるからです。 売上金額などは、「数値」を選択しないと計算ができま せん。 実践： P.10 を参照し、顧客情報の「ビュー(一覧)」を作成してください。 ①会社コードと会社名に背景色をつける ②表示項目を 会社コード、会社名、担当者、都道府県、Email に絞り込む ③①②で作ったビュー(一覧)を、「最初に表示する画面」に設定する
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20 「サイボウズ デヂエ」のサンプルラ イブラリから、「在庫管理ライブラリ」 を選択し、ダウンロードします。 運用管理(詳細) をクリック 項目 をクリック 氏名(漢字) の 変更する をクリ ック 右側のボックスの全ユーザーを選 択 運用管理(詳細)画面に戻り、 アクセス権 をクリック(左図) アプリ をクリック ユーザーのプルダウンメニューか ら 管理部を選択し、←追加 をク リック 現在のアクセス権[全員]の削除 をクリック 「※現在、運用管理者が[全員]に 設定されています。」の変更する をクリック 次の画面(左図)で、現在のアクセ ス権[全員]を選択し削除→ をク リックし、ユーザーのプルダウン メニューから 管理部を選択し、← 追加 をクリック 各種個人情報、緊急連絡先、給与振込口座、通勤経路、定期代、学歴と職歴、家族構成、 保健所番号、基礎年金番号など、人事部に必要な情報が網羅されています。その分、人 事担当者以外の人から見られることがないよう、アクセス権をかける必要があります。
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◆作ってみよう
アクセス権の設定
【従業員情報】
21 「運用管理」でアプリに変更を加えるときや、 レコードに一括で変更を加えるときは、 あらかじめデータをcsv か dbm ファイルに出力しておいてください 。 思いがけずデータが消えてしまった場合、取り戻すことはできません。 ＜＜特にこんな時＞＞ ① アプリの項目を削除する ② アプリの項目で入力タイプを変更する ③ csv ファイルの読み込みでレコードの上書き更新をする ④ 大容量の csv ファイルを読み込む ※ ⑤ レコードを一括更新する ⑥ レコードを一括削除する ※一度に読み込める CSV ファイルの最大容量は約 10MB です。 CSV ファイルのサイズが大きい場合、環境によって は CGI タイムアウトにより、読み込み途中で CSV ファイル読み込み処理が終了してしまうことがあ ります。サイズの大きい CSV ファイルからデータ を読み込む場合には、読み込み前にライブラリのバ ックアップを取り、CSV ファイルを分割して読み込 んでください。 管理者権限のある方のトップペー ジ右上の歯車マークをクリックす ると、ヘルプやお問い合わせのリ ンクが現れます。 お問い合わせは、メールとお電話 を選択できます。 Cybozu.com Store の右上からも、 お問い合わせいただけます。
