Access2013 基礎 データの入力と抽出
１ . フォームでのデータ入力
１-１ フォームビューの画面構成
Access
では、フォームビューからデータを入力します。入力したデータは、テーブルに保存されます。■フォームビューの画面構成
Access
では、1件分のデータをレコードといい、入力用のフォームでは、一画面に1
件分のすべてのフィールドが表示される、単票形式のフォームが一般的に使用されます。
フィールド間の移動は、[TAB]キー、[ENTER]キーを押すか、マウスでクリックします。
レコードの移動は、レコード移動ボタンを使います。
１-２ 新規レコードの追加
新規にデータを追加するには、[新しい（空の）レコード]ボタンをクリックします。
操作
フォーム「F入力用」を開きましょう。①ナビゲーションウィンドウのフォームの一覧から、「F入力用」を ダブルクリックします。
「F入力用」フォームが開き、1件目のデータが表示されます。
編集中のレコード 保存されているレコード レコードセレクター
フィールド
レコード移動ボタン
【移動ボタン】
先頭レコード 前のレコード
レコード番号
次のレコード 最終レコード 新しい（空の）レコード 総レコード数
カレントレコードボックス
レコードセレクターは、レコードを選択する時に 使います。
レコードセレクターの表示されるアイコンは、
状態によって異なります。
操作 新規レコードを入力しましょう。①[新しい（空の）レコード]ボタンをクリックします。
新規レコードの入力画面が表示されます。
②「受講者番号」ボックスにカーソルを置いて入力すると、ステータスバーにメッセージが表示されます。
POINT！
「オートナンバー型」のデータ型が設定されている
「受講者番号」フィールドには、ユーザーがデータ を入力できないため、メッセージが表示されます。
③[Tab]キーを押して、「受講者区分」に「Ｃ」と入力します。
④[Tab]キーを押して、「氏名」に「斉藤千佳」と入力します。
「ふりがな」ボックスに、ふりがなが自動的に表示されます。
⑤[Tab]キーを２回押して、「1510053」とハイフンを省き入力します。
「都道府県」ボックスに「東京都」、「住所」ボックスに「渋谷区代々木」と表示されます。
⑥[Tab]キーを２回押して、[F2]キーを押します。「1-1-1」と番地を入力します。
⑦「受講日」に「20131110」と日付をスラッシュを省き、入力します。
⑧[Tab]キーを押して、チケット有無のチェックを解除します。
[ Space ]
キーを押します。POINT！
フィールド間の移動は、[Tab]キーを 使用します。
１-３ レコードの保存
Access
では、データ入力後、次のタイミングで自動的に保存されます。1.レコードセレクターをクリック 2.別のレコードにカーソルを移動 3.ウィンドウを閉じる 4.データベースを閉じる 5.Access
を終了する 操作 レコードを保存しましょう。
①レコードセレクターをクリックします。
レコードセレクターのアイコンが、鉛筆のアイコンから、
保存されたことを表す、三角マークのアイコンに 変わります。フォームで入力したデータは、
テーブルに格納されます。
POINT！
[Esc]キーを１回押すと、フィールドの入力取り消し、更
に[Esc]キーを押すと、レコードの入力取り消しとなります。②もう１件、新規レコードを入力しましょう。
１-４ レコードの編集
既存のレコードを編集するには、「カレントレコードボックス」から該当レコードに移動します。
操作 既存レコードの編集操作を確認しましょう。
①2件目のレコードを表示します。「カレントレコードボックス」に「2」と入力し、[Enter]キーを押します。
②受講者区分フィールドを「B」に変更します。
③レコードセレクターをクリックし、レコードを保存します。
受講者区分
A
氏名 木村花子 郵便番号165-0022
住所 中野区江古田
2-2-2
受講日
2013/11/11
１-５ レコードの削除
レコードを削除するには、対象レコードを表示して、レコードセレクターをクリックし、[Delete]キーを押すか、
[ホーム]タブ[レコード]グループの[削除]ボタンをクリックします。
操作 削除の操作を確認しましょう。
①[最終レコード]ボタンをクリックし、最終レコードを表示します。
②レコードセレクターを選択し[Delete]キーを押します。
③確認のダイアログボックスが表示されます。「はい」を選択します。
④フォームウィンドウの「’F入力用’を閉じる」ボタンをクリックします。
POINT！
削除したレコードは元に戻せません。オートナンバー型が設定されたレコードを削除すると、
そのレコード番号は欠番になります。
操作 テーブル「T 受講者」を開き、データの入力を確認しましょう。
①ナビゲーションウィンドウのフォームの一覧から「T受講者」をダブルクリックし開き、2件目のレコードの受講 区分が、「B」に変更されているのを確認します。
②[最終レコード]ボタンをクリックし、131番目に新規レコードが、追加されているのを確認します。
２ . フィルター
２-１ フィルターとは
フィルターとは、フォームまたはテーブルやクエリのデータシートビューで、条件に一致するレコードを一時的に 表示する機能です。同じ条件で何度も抽出を行う場合は、抽出条件を保存できるクエリを使用します。
主なフィルターには、「フォームフィルター」と「選択フィルター」があります。
２-２ フォームフィルター
フォームフィルターは、条件入力フォームに、複数の抽出条件を指定することができるフィルター機能です。
操作 「受講者区分」が「Ａ」で「埼玉県」在住の人を抽出しましょう。
「T受講者」テーブルを元にレコードを抽出をします。
①[ホーム]タブ[並べ替えとフィルター]
グループの[詳細設定][フォーム フィルター]をクリックします。
空の条件入力用の、データシートが表示されます。条件を指定します。
②「受講者区分」のセルをクリックし、▼をクリックし、一覧から「Ａ」をクリックします。
③「都道府県」のセルをクリックし、一覧から「埼玉県」をクリックします。
「受講者区分」が「Ａ」で、かつ「都道府県」が「埼玉県」という条件を設定できました。
④[並べ替えとフィルター]グループの[フィルターの実行]ボタンをクリックします。
抽出結果が表示されます。
⑤ウィンドウの左下に、抽出レコード件数 と「フィルター適用」と表示されている ことを確認します。
操作 フィルターを解除しましょう。
①[フィルターの実行]ボタンをポイントします。
「フィルターの解除」と表示されることを確認し、
クリックします。
操作 「受講者区分」が「Ａ」または「埼玉県」在住の人を抽出しましょう。
①[ホーム]タブ[並べ替えとフィルター]グループの[詳細設定][フォームフィルター]をクリックします。
「都道府県」に表示されている「埼玉県」を削除します。
②ウィンドウの左下、[または]タブをクリックし、「都道府県」のセルのから「埼玉県」をクリックします。
これで、「受講者区分」が「Ａ」、または「都道府県」が「埼玉県」という、条件を設定できました。
③[フィルターの実行]ボタンをクリックします。抽出結果が表示されました。
④[フィルターの実行]ボタンをクリックして、フィルターを解除します。
２-３ 選択フィルター
選択フィルターは、レコードの文字列を範囲選択し、その文字列を抽出の条件とすることができます。
完全一致の条件で抽出したり、部分一致の条件で抽出することができます。
操作 「都道府県」が「東京都」のレコードを抽出しましょう。
①「都道府県」フィールドの「東京都」を選択します。
②[並べ替えとフィルター]グループの[選択]ボタンから「"東京都"に等しい」をクリックします。
③[フィルターの実行]をクリックします。「都道府県」が「東京都」のレコードが抽出されました。
④[フィルターの実行]をクリックして、条件を解除します。
操作 「住所」が「品川」で始まるレコードを抽出しましょう。
①部分一致の条件で抽出します。「住所」フィールドの東京都の「品川」を範囲選択します。
②[選択]ボタンをクリックし、「"品川"で始まる」をクリックします。
③[フィルターの実行]ボタンをクリックします。「住所」が「品川」で始まる、レコードが抽出されました。
④[フィルターの実行]ボタンをクリックして 条件を解除します。
操作
「氏名」に「村」を含む人を抽出しましょう。①部分一致の条件で抽出します。「氏名」フィールドの東京都の「村」を範囲選択します。
②[選択]ボタンをクリックし、「"村"を含む」をクリックして、[フィルターの実行]ボタンをクリックします。
「氏名」に「村」を含む、レコードが抽出されました。
③[フィルターの実行]ボタンをクリックして 条件を解除します。
④テーブルウィンドウの「T受講者を閉じる」ボタンをクリックします。
⑤保存の確認のメッセージでは、「いいえ」ボタンをクリックします。
POINT！
フィルター操作の後、保存せずにテーブルを閉じると、保存の確認のメッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、
最後に実行したフィルターの条件が保存されます。次にテーブルを開いたときに、[フィルターの実行]ボタンをクリックすると、
３ その他のデータシートでの操作
３-１ 並べ替え
データシートビューでは、名前など特定のフィールドを基準に昇順、降順にレコードを並べ替えができます。
操作 「ふりがな」フィールドを基準に昇順(あ～ん)にレコードを並べ替えましょう。
①「ふりがな」フィールド名の右の▼をクリックし、[昇順で並べ替え]をクリックします。
「ふりがな」の
50
音順(あ～んの順)にレコードが並べ替えられました。並べ替えを解除します。
②[ホーム]タブ[並べ替えとフィルター]グループの[並べ替えの解除]ボタンをクリックします。
３-２ 列の固定
フィールド項目が多い場合は、常に表示させたい列を固定して表示させることができます。
操作 「氏名」と「ふりがな」のフィールドを固定して表示しましょう。
①「氏名」と「ふりがな」の列をドラッグして選択します。
②[ホーム]タブ[レコード]グループの[その他]ボタンから[フィールドの固定]をクリックします。
固定された列は先頭に移動し、右にスクロールしても常に表示されるようになります。
列の固定の設定を解除するには、[その他]ボタンから[すべてのフィールドの固定解除]をクリックします。
３-３ 列の表示・非表示
特定の列を非表示にするには、対象列を選択し、[ホーム]タブ[レコード]グループ の[その他]ボタンから[フィールドの非表示]をクリックします。再表示するには
[フィールドの再表示]をクリックして、表示する項目を選択します。
列が固定
