JAIST Repository: フローに連携した組織情報共有手法の提案

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Title

フローに連携した組織情報共有手法の提案

Author(s)

敷田, 幹文; 門脇, 千恵; 國藤, 進

Citation

Research report (School of Information Science,

Japan Advanced Institute of Science and

Technology), IS-RR-2000-008: 1-16

Issue Date

2000-03-23

Type

Technical Report

Text version

publisher

URL

http://hdl.handle.net/10119/8386

Rights

Description

リサーチレポート（北陸先端科学技術大学院大学情報

フローに連携 した組織情報共有手法の提案

敷田 幹文† 門脇 千恵‡ 國藤 進*

2000年3月23日 IS-RR-2000-008

北陸先端科学技術大学院大学

†

情報科学センター

‡

情報科学研究科*知

識科学研究科

〒923-1292石 川県能美郡辰 口町旭台1丁 目1番 地

且Proposal(ゾ αη1ψTmαZIψrm醐oη3ん αr吻Metんod

byLink吻to・FlowinGroupWorkProcesses MikifumiShikida†,ChieKadowaki‡andSusumuKunifuji*

tCenterforlnformationScience,$SchooloflnformationScience,

*SchoolofKnowledgeScience

JapanAdvancedInstituteofScienceandTechnology

1-1Asahidai,Tatsunokuchi,Ichikawa923-1292Japan

[email protected]@[email protected]

OMikifumiShikida,2000

ISSNO918-7553

概要

組 織 に お い て,ワ ー クプ ロ セ ス で発 生 す る イ ン フ ォー マ ル な 情 報 に は,共 有 す る重 要 性 の 高 い ノ ウハ ウ的 な 情 報 も含 まれ る.従 来 は これ ら の 情 報 を ワ ー クプ ロ セ ス とは切 り離 し て 蓄 積 し,キ ー ワ ー ドに よ る検 索 等 の 手 段 に よ って 参 照 者 に提 供 して き た.し か し,蓄 積 情 報 を検 索 す る た め の適 宜 な 条 件 が 指 定 で き な け れ ば,参 照 ニ ー ズ に 最 も適 す る情 報 が得 られ な い,他 の 情 報 が 優 先 して 提 示 され て しま う,と い う場 合 を 生 じる.こ の よ うな 背 景 に は,提 供者 が 検 索 条 件 を提 供 情 報 に 付 加 す る 際,そ の情 報 に付 随 す る コ ン テ クス トを 反 映 した キー ワー ド等 を選 択 し付 加 して い る に も関 わ らず,参 照 者 に は こ の コ ン テ クス トが 類 推 し難 い とい う問 題 が あ る. 上 記 の課 題 に 対 し,本 論 文 で は,情 報 提 供 時 の コ ン テ クス トを 参 照 者 に連 動 させ る た め に,ワ ー クプ ロ セ ス に連 携 した 情 報 共 有 手 法 を 提 案 す る.さ ら に,共 有 され る情 報 の 重 要 度 は 様 々 で あ る が,参 照 対 象 者 が 多 く再 利 用 可 能 性 の 高 い 情 報 ほ ど,組 織 の 知 識 資 産 と し て利 用 価 値 が 高 い と考 え る.そ こ で,定 型 化 が な され て,再 施 行 頻 度 の 高 い ワ ー クプ ロ セ ス で あ る ワ ー ク フ ロー に着 目 し,フ ロー に 関連 して発 生 す る イ ン フ ォー マ ル 情 報 を対 象 に 議 論 を行 な う.

Abstract

Theinformalinformationthatisgeneratedthroughthegroupworkprocessalso

includesknowhow.Intheconventionalapproach,thistypeofinformationincondition

toseparatefromtheworkprocess,wasstoredandretrievedusingkeywords.However,ifa

referencinguserwasunabletoinputtheappropriatekeywordforretrieving,hemightbe

unabletoobtaintheinformationmostsuitabletohisneeds,orotherinformationmight

takeprecedencewhenbeingcalledupfordisplay.Inthebackgroundofthissituation,it

liesthefollowingproblem:despitethefactthatthekeywordsselectedandassignedby

theprovidinguserreflectthecontext,itmaybedifficultforthereferencingusertofind

outthiscontextbyanalogy.

Tocopewiththeaboveissuesweproposeaninformationsharingmethodtolinkthe

referencinguserwiththecontextatthetimetheinformationisprovided.Furthermore,

webelievethatinformationthatisreusedbymanyusers,hasahigherusagevalueas

"knowledgeassets"inanorganization.Withthisinmind,wefocusontheworkflow(a

fixed-formworkprocesswithahighfrequencyofrepetition)andinformalinformation

thatarisesonthisflow.

1

1ま

えが き

組 織 に お い て,メ ンバ 内 に個 人所 有 され た ノ ウハ ウ等 の情 報 を,メ ンバ 間 で 組 織 情 報 と し て 共 有 し知 識 資 産 と なす,ナ レ ッジ マ ネ ジ メ ン トと い う概 念 の 重 要 性 が 年 々 高 ま っ て い る[1,2,3].計 算 機 を利 用 した ナ レ ッジ マ ネ ジ メ ン ト支 援 も,様 々 な技 術 を 用 い て 方 向 性 が 探 られ て い る 国.組 織 に お け る ノ ウハ ウ共 有 を 目指 した研 究 で は,個 人 か ら収 集 した ノ ウハ ウ をシ ス テ ム を 介 して 蓄 積 し,蓄 積 塊 の 中 か ら検 索 す る方 法 が 取 られ て き た[5]. しか しな が ら,こ の よ うな 方 法 で は,収 集 され た 情 報 を,そ れ らの情 報 が 活 用 され る対 象 と な る ワー クプ ロセ ス とは 切 り離 して 蓄 積 ・提 示 して い る.他 方,情 報 の 提 供者 は,提 供 す る情 報 が 最 も活 か され る よ うに,ワ ー クプ ロセ ス の 特徴 を 反 映 す る よ う に 再 利 用 の た め の 条 件 を付 加 す る.そ の た め,情 報 を 参 照 し よ う とす るユ・一 ザ は,そ の 情 報 に付 随 す る 再 利 用 の た め の 条 件 を 汲 み 取 る こ とが で きず,適 宜 な検 索 条 件 の 指 定 が難 しい.そ の結 果, 参 照 ニ ー ズ に 最 も適 す る情 報 が 得 られ な い,他 の 情 報 が 優 先 して 提 示 され て しま う,と い う場 合 を招 く.一 方,あ る ワー ク プ ロセ ス を 遂 行 して い るユ ー ザ は,プ ロ セ ス に 関 す る コ ン テ ク ス トが 分 か っ て い て も,そ の プ ロセ ス に 関 与 して 提供 され た 情 報 の存 在 は,他 者 か ら教 え られ た り,検 索 挙 動 に 出 る な ど しな い 限 りは分 か らな い.オ フ ィス の 計 算 機 化 が 今 後 進 む に つ れ て,計 算 機 を用 い た 業 務 支 援 の ニ ー ズ は 高 ま り,情 報 共 有 と連 動 した ワ ー ク プ ロ セ ス支 援 は 重 要 に な る と考 え られ る. そ こで,本 研 究 で は,情 報 共 有 支 援 と ワー クプ ロ セ ス支 援 の連 携 に よ り,蓄 積 情 報 に 付 随 す る コ ン テ ク ス トに 関 して,再 現 性 を一 部 持 つ 情 報 の 共 有 を 目指 す. さ らに,共 有 され る情 報 の重 要 度 は様 々 で あ るが,参 照 対 象 者 が 多 く再 利 用 可 能 性 の 高 い 情 報 ほ ど,組 織 の 知 識 資 産 と して利 用 価 値 が 高 い と考 え られ る.特 に プ ロ セ ス が ワ ー ク フ ロー の様 に 定 型 化 され て,同 一 手 順 の 再 施 行 が可 能 な 場 合 は,コ ン テ キ ス トの 再 現 率 が 高 い.本 論 文 で は,ワ ー クプ ロセ ス 中で も定 型 化 が な され て,再 施 行 頻 度 の 高 い ワ ー ク フ ロ ー に 焦 点 を 当 て て 議 論 を 行 い,ノ ウハ ウ的 な 組 織 情 報 を フ ロー に 連 携 して 共 有 す る た め の 手 法 の 提 案 を行 な う. 以 下,2章 で は 組 織 にお け る情 報 共 有 や ワー ク フ ロ ー 等 につ い て の 関連 研 究 を紹 介 し, 3章 にお い て 効 果 的 な 組 織 情 報 共 有 の た め の アプ ロ ー チ を 述 べ る.4章 で は ケ ー ス ス タデ ィ と して 取 り上 げ た ワー ク フ ロー シ ス テ ム の概 略 を 述 べ,フ ロー に連 携 した 情 報 共 有 の 実 現 方 法 の説 明 を5章 で 行 な う.6章 は本 研 究 と特 に 関連 性 の あ る研 究 との 比 較 と ワ ー ク フ ロー 管 理 にお け る例 外 処 理 に対 す る適 用 性 に つ い て議 論 を 行 な う.最 後 の7章 に ま とめ と今 後 の 課 題 を述 べ る.

2関

連研究

2.1組

織情 報 共有 シ ステム

グ ル ー プ ワ ー クプ ロセ ス で発 生 す る ノ ウハ ウ と も な り得 る イ ン フ ォ.__.マル な情 報 を,メ ンバ ー 間 で 共 有 す る重 要 性 が 指 摘 され て き た[6].し か し,こ れ らの 情 報 は,従 来,公 式 な ド キ ュ メ ン ト と して 記 録 され な か った た め に,失 わ れ や す い こ と も論 議 され[7],こ れ らの 情 報 の 蓄積 ・共 有 を 目指 して 種 々 の シ ス テ ム が 開発 され て い る.例 え ば,ユ ー ザ とエ キ ス パ ー ト間 で や り と り され るQ&Aを 有 機 的 に 結 び つ け るAnswerGarden[8]が あ る・ ノ ウ ハ ウ 蓄積 シ ス テ ムFISH[9】 は,個 人 が 保 有 して い る 断 片 的 な情 報 を グル ー プ 内 で共 有 す る こ と を 目的 に 開発 され た.そ して,観 察 ・評 価 の ス テ ップ を経 て,マ ル チ サ ー バ 構 成 を 採 るGoldFIsH【51,情 報 参 照 時 に動 的 な リン ク を 自動 生 成 す るFly-Fishing[10]へ と改 善 され て い る.ま た,[11]で は,オ フ ィス の 構 成 や 業 務 手 順 の よ うな 体 系 化 可 能 な 知 識 を 蓄 積 す る知 識 べ 一 ス,仕 事 の こ つ や 事 例 な ど体 系 化 され な い 個 人 の ノ ウ ハ ウ を 蓄 積 す る ノ ウハ ウ ベ ー ス の2つ の デ ー タベ ー ス の 連 携 で 知 識 情 報 の 管 理 検 索 を 行 な っ て い る.[12]は,シ ス テ ム エ ン ジ ニ ア とネ ッ トワ ー クや デ ー タベ ー ス とい っ た ド メ イ ン の専 門 家 の 間 で 「質 問 と 回 答 」 の 対 を知 識 と して 捉 え,実 務 を通 じた コ ミュ ニ テ ィ知 識 べ 一 ス 環 境 が 改 善 可 能 で あ る こ とを 明 らか に して い る. 『蓄積 → 検 索 条 件 の 指 定 → 参 照 』 とい う情 報 共 有 の 方 式 で は,収 集 した 情 報 を ワー ク プ ロセ ス とは 切 り離 して 蓄積 して い る た め,参 照 者 の ニ ー ズ に適 し た ノ ウハ ウ が 参 照 で き る か 否 か は,検 索 条 件 の 指 定 に 左 右 され て しま う.複 数 の キ ー ワー ド を指 定 す る 場 合 も,最 低 一 っ は 合 わ な け れ ば な らず,ま た,指 定 キ ー ワー ド が 多 い 結 果,検 索 結 果 も 増 え過 ぎ て 真 に 必 要 な情 報 が 埋 没 して しま う.適 した 検 索 条 件 を指 定 で き な い 背 景 に は,情 報 提 供 時 に お け る コ ン テ ク ス トが 参 照 者 に は イ メ,.._.ジし難 く,ど の プ ロセ ス で 必 要 と され る情 報 で あ る か が 分 か らな い こ とが 挙 げ られ る.つ ま り,提 供 者 が 情 報 を 提 供 した 際 の コ ン テ ク ス トが 分 か らな い こ とが 問題 で あ る.こ れ は,計 算 機 を 介 さな い 場 合 に お い て も同 様 で あ り, 以 下 の よ うな 指 摘 が され て い る.コ ンテ ク ス ト情 報 が 豊 富 な 「場 」 で は,メ タ フ ァー や ア ナ ロ ジ ー を駆 使 して 暗 黙 知 の 共 有 化 が 可 能 で あ り,個 々人 が 同 じ経 験 をす る よ うな状 況 や 場 の 環 境 を マ ネ ジ メ ン トす る こ と に よ っ て,暗 黙 知 を 管 理 せ ざ る を 得 な い.特 に,日 本 人 は 大 規 模 組 織 で の 積 極 的 な 情 報 交 流 が 苦 手 な た め に,一 層 当 て は ま る と され て い る[3]. さ らに,共 有 情 報 の 内 容 に,ど の ワー クプ ロセ ス に 関 す る情 報 で あ る の か が 詳 し く説 明 され て い た と して も,ユ ー ザ が 検 索 を試 み な い か ぎ り,参 照 され な い とい う問題 点 も あ る. オ ンデ マ ン ド のQ&Aで,情 報 の 提 供者 と参 照 者 を結 び つ け て い る よ う な シ ス テ ム で は,質 問 内 容 が どれ だ け コ ンテ ク ス トを伝 え て い る か が 問題 と な る.

2.2ワ ー ク フ ロ ー シ ス テ ム オ フ ィス 業 務 の 生 産 性 向 上 を 目的 に,業 務 フ ロー の 管 理 を行 う ワー ク フ ロー シ ス テ ム の 研 究 も着 目 され,研 究 事 例 も多 く発 表 され て い る[13,14,15,16].ま た,商 用 シ ス テ ム の 開 発 も盛 ん で あ る[17】.ワ ー ク フ ロー シ ス テ ム に 関す る 最 近 の研 究 ト ピ ック は,ワ ー ク フ ロー モ デ ル,例 外 処 理 へ の対 処,エ ー ジ ェ ン ト技 術 の応 用,企 業 間 イ ン ター ワ ー ク フ ロー, 仕 様 の 標 準 化,XML(eXtensibleMarkupLanguage)の 利 用,等 で あ る[18,19,20,21]. ま た,ワ ー ク フ ロー に 関 す る研 究 動 向 を ま とめ た[22]で は,ワ ー ク フ ロー と会 議 シ ス テ ム を結 合 す るW・Tel(Work且 ・wandTelecooperation)が 紹 介 され て い る. BPR(BusinessProcessReengineering)な どに よ っ て,ワ ー ク フ ロー に 定 義 可 能 な プ ロセ ス の 多 くは 定 型 的 な 業 務 で あ り,一 見,ノ ウハ ウ等 を 必 要 と し な い プ ロセ ス に 考 え ら れ る.し か しな が ら,ノ ウハ ウを 必 要 とは しな い よ うに見 受 け られ る伝 票 処 理 で さ え も,長 年 の 間 に ワ ー ク プ ロセ ス に 関 す る ノ ウハ ウ が個 人 内 に蓄 積 され て ゆ く(4.3章).グ ル ー プ 間 で 共 有 され る情 報 に 関 す るconventi・n(フ ァ イル の名 前 づ け な ど,さ ま ざ ま な 習 慣)が 必 要 に な っ た 例 も報 告 され て い る[22,23].こ の よ うなconventionも ノウハ ウ的 な 情 報 の 一 種 で あ る .し か し,従 来 の ワー クフ ロー シス テ ムでは,仕 事の流れ は明確 に定義 され て い る も の の,実 際 の ワ ー クプ ロセ ス で 必 要 とな る詳 細 な ノ ウハ ウ は,業 務 を 中 断 して,他 の メ ン バ に尋 ね る,別 途 ノ ウハ ウ共 有 シ ス テ ム を使 う,な どの 必 要 が あ った.他 の メ ンバ に尋 ね る 場 合 は,作 業 の ど の部 分 に 関 す る 質 問 で あ る か を 詳 細 に説 明 しな け れ ば な らず, ま た,ノ ウハ ウ共 有 シ ス テ ム を使 う場 合 は,ワ ー クプ ロセ ス と は分 離 した シ ス テ ム を利 用 す る た め に,情 報 に付 随 す る コ ン テ クス トが 類 推 し難 く,適 宜 な検 索 条 件 の 指 定 が難 しい. [18]に お い て も,あ る 種 の 工程 管 理 で は,過 去 の 業 務 の ノ ウハ ウの 蓄 積 ・検 索 が 非 常 に重 要 で あ る に も 関 わ らず,製 品 化 され て い る ワ ー ク フ ロー 管 理 シ ス テ ム で は,連 携 した デ ー タベ ー ス管 理 シ ス テ ム に よ る プ ロ ダ ク トの管 理 しか行 な わ れ て い な い こ とが 指 摘 され て い る.こ の よ うに,従 来 の ワー ク フ ロー シ ス テ ム で は,フ ロー に 直 結 した 形 式 で ノ ウ ハ ウ 的 な組 織 情 報 の 共 有 は行 な わ れ て い な い.

3組

織 情 報 共有 のア プ ロー チ

前 章 で述 べ た よ うに,業 務 に密 着 した形 で の 組 織 情 報 共 有 が重 要 で あ り,ワ ー ク プ ロセ ス に 連 携 した情 報 共 有 を 行 な う必 要 が あ る.本 章 で は,ワ ー ク プ ロセ ス に連 携 した 情 報 共 有 を 行 な う上 で 必 要 とな る,効 果 的 な 情 報 共 有 の た めの ア プ ロー チ を 述 べ る.本 論 文 で は, ワー クプ ロセ ス の 一 つ と して,ワ,__.ク フ ロ.___シス テム の フ ロー に 焦 点 を 当 て る(図1).

現 在 の フ ロー

⇒

一卿2

参照

ア ク テ ィ ビ テ ィ 過 去の フ・-4

鷺.

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リ ン ク

Know-how

図1:フ ロ ー に連 携 した組 織 情 報 共 有

3.1組

織情 報 の収 集 方法 と表 現 形 式

グル ー プ ワー ク に お い て 共 有 され る情 報 は,(1)仕 様 書 の よ うな 協 調 作 業 の対 象 そ の も の の情 報,(2)途 中成 果 物 に 関 す る議 論 の よ うな会 話 情 報,(3)仕 事 に 関 す る ノ ウハ ウや 本 の よ うな参 照 情 報 に大 別 され る[24].本 研 究 で共 有 の 目的 とす る組 織 情 報 は,上 記 の(3)に あ た る情 報 で あ り,組 織 内 で 繰 り返 し参 照 され る再 利 用 性 の 高 い 共 有 情 報 で あ る.こ の よ うな組 織 情 報 を メ ンバ 各 々 か ら収 集 す る に あ た り,情 報 を保 有 して い る こ とへ の気 づ き,忙 し さか らの 情 報 入 力 の 敬 遠,提 供 内 容 に 関 す る 自信,な どの 問 題 が 生 じ,メ ンバ の 自発 的 な提 供 に頼 る だ け で は,共 有 情 報 の 充 実 は 難 しい こ とが 指 摘 され て い る[25].そ こ で,本 研 究 で は 以 下 の2つ の 方 法 に よ り,組 織 情 報 とな る情 報 の 収 集 を 行 な う. 1.直 接 入 力:ワ ー ク プ ロセ ス を遂 行 して い る 作 業 者 が,そ の プ ロセ ス を遂 行 中 に 得 た ノ ウハ ウ 的 な情 報 を シ ス テ ム に 入 力 す る. 2.模 範 ル ー ル に基 づ く抽 出:組 織 の 構 造,オ フ ィス 手 続 き や 組 織 のル ー ル に詳 し くな け れ ば,ワ ー ク フ ロ ー の フ ロー 定 義 は で き な い.こ の フ ロー 定 義 を 行 う業 務 の エ キ ス パ ー トか ら,メ タ ノ ウハ ウ 情 報 を 予 め 抽 出 して お き,模 範 ル ー ル と して 加 工 して お く.そ して,こ の模 範 ル ー ル に 基 づ き,メ ンバ の 作 業 履 歴 や 成 果 物 の 集 合 か ら,ノ ウ ハ ウ と な りう る情 報 の 抽 出 を 行 な う. ま た,ノ ウハ ウ 的 な 情 報 の 内 容 は,体 系 化 ・定 型 化 が 難 しい 場 合 が 多 い た め,そ の 表 現 形 式 に は,人 間 が 可 読 で表 現 に 制 約 が 少 な い テ キ ス ト形 式 が 適 す る[9,11].本 研 究 にお い て も,組 織 情 報 の収 集/蓄 積/参 照 に は テ キ ス ト形 式 を用 い る.直 接 入 力 に よ る情 報 収

集 の 場 合 は,入 力 時 に 文 書 構 造 や 情 報 の粒 度 を 限 定 せ ず,入 力 時 の ま ま の テ キ ス トを 蓄 積 /参 照 に用 い る.模 範 ル._._ルに基 づ く抽 出 の 場 合 も,抽 出 され た 情 報 は テ キ ス ト形 式 で 用 い る. 3.2参 照 者 へ の 提 供 強 度 従 来 の 能 動 的検 索 行 動 を 必 要 とす る シ ス テ ム で は,参 照 者 が 参 照 を 意 図 した 時 に の み, 検 索 挙 動 を 行 な って い た が,こ れ で は現 在 処 理 中 の 業 務 に 関連 す る共 有 情 報 の 存 在 に 気 づ くこ とが 困 難 で あ る.そ こ で,プ ロセ ス に付 随 した 共 有 情 報 の 存 在 を気 づ か せ る た め,ア ウ ェ アネ ス(Awareness)【26]を 用 い る.ア ウ ェ アネ ス は一 種 の刺 激 で あ り,知 覚 心 理 学 の 刺 激 の属 性 の 一 つ 『強 度 』[27]と い う観 点 か ら,以 下 の提 供 強 度 が 考 え られ る. ・ 強 度 く 強 〉:情 報 参 照 者 の 状 況 に は 関知 せ ず,ダ イ レ ク トに ア ウ ェ ア ネ ス を与 え る. ・ 強 度 く 中 〉:情 報 参 照者 が 受 け 取 りを 意 図 した 時 に ア ウ ェ アネ ス を 与 え る. ・ 強 度 く 弱 〉:情 報 参 照者 の 利 用 主 体 に ア ウ ェ ア ネ ス を 付 随 させ て 与 え る. 本 研 究 の場 合,利 用 主 体 を ワー ク フ ロー にお け る ア ク テ ィビ テ ィと考 え,3つ の 強 度 中 で は 最 も 自然 な提 供 強 度 く 弱 〉 を用 い て,共 有 情 報 の 提 示 を 行 な う.提 供 強 度 く 弱 〉 と は,あ る シ ス テ ム を起 動 した 場 合 に,そ の シ ス テ ム に 付 随 的 に表 示 す る こ と に よ り,ア ウ ェ ア ネ ス を提 供 す る もの で あ る.例 え ば,World-WideWeb(WWW)に お け る 広 告 表 示 な どで あ る. 3.3参 照 ビ ュ ー の プ ロ パ テ ィ ー つ の ワ ー クプ ロセ ス に複 数 の 共 有 情 報 が リン ク され る 可 能 性 は 高 く ,こ れ らの 情 報 の 抽 出 順位 が 重 要 とな る.こ れ は,同 じ ワ ー クプ ロセ ス に リ ン ク され た 共 有 情 報 で も,ユ ー ザ の利 用 観 点 が 微 妙 に 異 な るか らで あ る.そ の た め,参 照者 が 利 用 観 点 に応 じて,共 有 情 報 の 参 照 ビ ュ ー を カ ス タ マ イ ズ で き る よ う に実 現 す る.参 照 ビ ュー の種 類 と して,情 報 提 供 者 の 所 属,情 報 提 供 者 の 職 階,情 報 が 提 供 され た 時 間,を 取 り上げ る.

4CERESの

概 要 と運 用 上 の課 題

本 章 で は,フ ロー に 連 携 した 情 報 共 有 に 関 して,ケ ー ス ・ス タデ ィとな るCERESシ ス テ ム の概 要 を 説 明す る と と もに,約4年 間 の 実 運 用 の結 果,明 らか にな っ た ノ ウハ ウ 共 有 に 関 す る 問 題 点 に つ い て 述 べ る.

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ミ ∴ 図2:CERESの ク ラ イ ア ン ト画 面 例 4.1CERESの 概 要 CERES(ComputerEnvironmentforREal-workSupports)シ ス テ ム は,国 立 研 究 機 関 にお け る ワー ク フ ロ,___を管 理 す る た め に開 発 され,研 究 費 執 行 管 理 業 務 で 発 生 す る フ ロー 支 援 に 主 に 用 い られ て い る[28]. シ ス テ ム構 成:CERESで は 取 り扱 うデ ー タの 殆 ん ど をデ ー タベ ー ス に 格 納 す る.サ ー バ はUNIX計 算 機 上 に あ り,処 理 の 大 半 は サ ー バ 上 で 行 な わ れ る.ワ ー ク フ ロー エ ン ジ ン は,メ ー ル サ ー バ,WWWサ ー バ,お よびAppleTalkサ ー バ と通 信 して入 出 力 を行 っ て い る.ま た,ユ ー ザ の 複 数 の 計 算 機 環 境 の 違 い を 吸 収 す る た め,Webブ ラ ウ ザ や 一 般 の メー ル リー ダ か ら ワ ー ク フ ロー 業 務 の 利 用 が 可 能 で あ り,マ ル チ プ ラ ッ トフ ォ ー ム に対 応 して い る. ユ ー ザ:ユ ー ザ は 国 立 研 究 機 関 に所 属 す る教 官 や 事 務 官 で あ る.教 官 は 物 品発 注 伝 票 の 初 期 入 力 や 研 究 費 の残 高 確 認 等 を,事 務 官 は伝 票 の 更 新 等 を,CERESを 通 して行 な って い る. イン タ フ ェ ー ス:図2は 事 務 側 ユ ー ザ に お け る ク ラ イア ン ト画 面 で あ り,あ る教 官 研 究 費 の 執 行 状 況 一 覧 の表 示 を 行 って い る場 合 で あ る. フ ロー 定 義:個 々の 業 務 フ ロー の 定 義 の 記 述 に は,ス ク リプ ト記 述 言 語 と してPerlを 用 い る.部 署,人,予 算 細 目/費 目な どは,そ れ ぞれ の 定 義 フ ァ イル に記 述 し,人 事移 動 や 予 算 区分 の変 更 等 の 場 合 に は こ の 定 義 を変 更 す る.デ ー タベ ー ス へ の 入 出 力 や 前 述 の 各 種 定 義 を利 用 した 処 理 は全 てPerlの ラ イブ ラ リ と して 提 供 され て い る.CERESを 用 い た 研 究 費 執 行 管 理 業 務 で は,業 務 フ ロー の進 行 に伴 って 発 生/修 正 され る伝 票 な ど の情 報 の 殆 ん

ど を,CERES内 の デ ー タベ ー ス に格 納 し,各 部 署 の ユ ー ザ がDBMSを 通 して ア クセ ス す る.例 え ば,物 品発 注 にお け る フ ロー の 一 部 は 次 の様 に な る.教 官 が 送 信 し た発 注 の 電 子 メ ール に,必 須 項 目の抜 け が 無 け れ ば,CERESが 機 械 的 に受 理 す る.さ ら に,CERESは 受 理 内 容 を デ ー タベ ー ス に 追 加 す る と と も に,伝 票 を 印刷 し,発 注 した 教 官 に 対 して 受 理 確 認 の メー ル を送 る.そ の 後,教 官 か ら予 算 執 行 状 況 の 照 会 要 求 が あ る と,CERESは デ ー タベ ー ス 内 に蓄 積 した 確 定 情 報 と仮 想 情 報 を 用 い て推 定残 高 を 計 算 し提 示 す る.こ れ に よ り,教 官は研 究 費 の 執 行 状 況 の 大 要 を把 握 可 能 で あ る.

4.2実

組織 におけ る運用

CERESは,試 験 運 用 の後,機 能 追 加 を繰 り返 し な が ら1996年4月 よ り実 業 務 に お い て 全 学 規 模 で継 続 運 用 して い る.以 下 に,1999年 度 の 運 用 規 模 を 示 す. ・ ユ ー ザ 数 229人(3つ の 研 究 科 の 教 官201人,事 務 官28人) ・ 伝 票 発 行 件 数 年 間 累 積 件 数27,800件,年 間 平 均 件 数80件/日,ピ ー ク期(2-3.月)平 均 件 数100 件/日 ・Webブ ラ ウザ か らの 照 会 件 数 年 間 累積 件数21,000件,年 間 平 均 件 数60件/日,ピ ー ク期(2-3月)平 均 件 数90件/ 日 CERESに 関 して ユ ー ザ に イ ン タビ ュ ー一を 行 な った 結 果,処 理 ミス の 早 期 発 見 が 可 能 と な っ た,手 間 が省 力 化 で き た,後 戻 り工 数 が 削 減 で き た,等 の導 入 効 果 が認 め られ[28],組 織 に お け る基 幹 シ ス テ ム とな っ た. 4.3運 用 上 の 課 題 上 記 の よ うに,CERESが 組 織 に深 く定 着 した シ ス テ ム に な り,業 務 の 計 算 機 支 援 が 高 ま って来 た.し か し,CERESで 管 理 す る 業 務 フ ロー に 関 した ノ ウハ ウ との 連 携 が 問題 とな る よ うに な っ た.こ れ ま で の 国 立 研 究機 関 で は,民 間 等 の組 織 に 比 べ て 業 務 の マ ニ ュ アル 化 や 計 算機 支 援 が 遅 れ てい る.例 えば,予 算 の 種 類 に 応 じた 複 雑 な 制 約 に 関 す る処 理 方 法 な ど様 々 な ノ ウハ ウ が 存 在 す る が,こ れ らは 各 ユ ー ザ が 個 人 所 有 す る に留 ま り,ノ ウハ ウ を組 織 的 に 共 有 す る手 段 が な か っ た.そ の 背 景 に は,事 務 官 と教 自 は全 く職 種 が 違 うた め 実 質 的 な 交 流 が な い こ とや,研 究 分 野 の 違 い か ら教 官 同 士 の交 流 も民 間 企 業 等 の 組 織 に 比 べ て 極 端 に少 ない こ とが挙 げ られ る.さ らに,事 務 官 は3年 ほ どで 異 動 す る こ と が 多 い た

遭 '鰯 騨 従 来 1 1 MaiiServer VWWVServer 響 ' VWWYServer 覧 図3:実 現 した シ ス テ ム構 成

め,個 人に内在 されたノウハ ウが効率良 く他 のユーザ と共有できない.例 えば,ア クテ ィ

ビテ ィにおける作業者が処理対象デー タを見た後,最 適 な担 当者へ と動的に変更す る場 合

がある.こ の場 合,担 当者変更の背景にあるインフォーマルな情報が重要 とな る.ま た,差

戻 しが生 じた場合,差 戻 し側が気づいたノウハ ウを,流 した側の作業者へ明確 に伝 えなけ

れ ば,次 に同様 な条件の処理が発生 した場合に同 じ誤 りが繰 り返 されて しま う.

さらに,国 立研究機 関 とい う組織 の特徴上,統 一 した計算機環境 をユーザ に強制す る

ことは困難であ り,多 様 な計算機環境が業務のべ一ス となっている.そ のため,マ ルチプ

ラットフォームでない情報共有システムの導入は望めない.

5CERESを

用 いた実現

3章 の ア プ ロー チ に 基 づ き,CERES上 に フ ロー に 連 携 した 情 報 共 有 シ ス テ ム を試 作 し た.こ の シ ス テ ム の 構 成 を 図3に 示 す. 実 装 環 境:共 有 情 報 は,デ ー タベ ー ス 管 理 シ ス テ ム で あ るPostgreSQL上 に蓄 積 す る・ ク ラ イ ア ン トか らの 共 有 情 報 の ア クセ ス に はWWWを 用 い る が,イ ン タ フ ェー ス 部 分 の 記 述 に は,入 力 フ ォー ム の記 述 に適 した ス ク リプ ト言 語 で あ るPHP/FIを 用 い た.こ の イ ン タ フ ェー ス 部 は 共 有 情 報 の ア クセ ス の他 に,ワ ー ク フ ロー シ ス テ ムCERES本 体 と のや り取 りも行 う.ま た,こ の 各 画 面 の ス ク リプ ト記 述 は,イ ン タ フ ェ ー ス 定 義 記 述 か ら生 成

L

9 堪

して い る.こ の 元 とな る 定 義 で は,対 象 文 書 の 必 要 項 目名 の 列 挙 や メ ッセ ー ジ の 記 述 が殆 ん どで あ る が,複 雑 な 処 理 を行 う場 合 に は,手 続 きの 内 容 を ス ク リプ トで 直 接 記 述 す る こ と も可 能 で あ る. 連 携 機 能 の 実 現 方 式:イ ン タ フ ェ ー ス 部 は ワ ー ク フ ロー エ ンジ ン側 と も通 信 を 行 って お り,共 有 情 報 の 提 供/参 照 を行 な う際,ど の ワー クプ ロセ ス の どの ア ク テ ィ ビ テ ィに 該 当 す る の か を示 す た め,ワ ー ク フ ロー エ ン ジ ン側 で の ア クテ ィ ビテ ィ皿)を 受 け取 り,こ のID を 共 有 情 報 の 管 理 に用 い て い る. 組 織 情 報 の 収 集 機 能:ユ ー ザ の 直 接 入 力 の 場 合,マ ル チ プ ラ ッ トフ ォー ム に 対 応 可 能 と す る た め に,Webブ ラ ウザ の イ ン タ フ ェー ス を 利 用 した.模 範 ル ー ル に 基 づ く抽 出 で は, 業 務 の エ キ ス パ ー トか ら,組 織 の 構 造,オ フ ィス 手 続 きや 組 織 のル ー ル に 関 す る メ タ ノ ウ ハ ウ を 予 め抽 出 し,こ れ に基 づ きCERES内 の デ ー タベ ー ス と作 業 履 歴 か ら,ノ ウハ ウ と な り う る情 報 の抽 出 を 行 な った. 共 有 情 報 の 参 照 機 能:参 照 ビュ ー の プ ロパ テ ィと して,情 報 提 供 者 の所 属,情 報 提 供者 の 職 階,共 有 情 報 が 提 供 され た 時 間 を 用 い る.ユ ー ザ の 所 属 や 職 階 は,CERES上 で 組 織 情 報 と して 管 理 して い る もの を用 い る.こ の ユ ー ザ プ ロ フ ァ イル に よ り,情 報 提 供 者 と情 報 参 照 者 が 同 じ所 属 や 職 階 で あ る か を判 定 す る.時 間 に 関 す る プ ロパ テ ィは,さ ら に"最 新"と"歳 時"の2つ に詳 細 化 した.最 新 とは,ワ ー クプ ロセ ス に リン ク され た 共 有 情 報 の うち,提 供 され て2ヶ 月 以 内 の 情 報 を指 す.ま た,グ ル ー プ ワー ク に は,季 節 的 な 周 期 性 を持 つ 条 件 が付 加 され る場 合 が あ る.例 え ば,年 中同 じ手 順 を 踏 む 物 品発 注 業 務 に お い て も,年 度 末 の 時 期 に は年 度 末 とい う条 件 を加 味 して 処 理 を進 め る必 要 性 が 生 じ る.歳 時 と は,こ の よ う な季 節 的 周 期 を扱 う も の で あ り,ワ ー クプ ロセ ス に リ ン ク され た 共 有 情 報 の う ち,年 に よ らず 今 日の 日付 か ら前 後2週 間 以 内 の情 報 を 指 す.以 上 の よ うな 参 照 ビ ュ ー の プ ロパ テ ィを参 照者 が選 択 す る こ とに よ り(図4),ワ ー クプ ロセ ス に リ ン ク され た 共 有 情 報 の 表 示 順 位 が 決 定 され る.そ して,提 供 強 度 く弱 〉 の ア ウ ェ ア ネ ス 的 な 共 有 情 報 の提 示 を行 な うた め に,ア ク テ ィ ビテ ィ に お け る 主 処 理 画 面 に 対 して,付 随 した 形 で 共 有 情 報 の 一 覧 が 表 示 され る(図5). 5.1試 用 実 験 現 在,一 部 の 事 務 官 と教 官か らな るモ ニ ター ユ ー ザ に よ り,試 用 実 験 を 行 な っ て い る. 実 運 用 して い るCERESの リプ レー ス は,大 勢 の職 員 の 業 務 に 変 更 が 生 じ,基 幹 業 務 の 混 乱 が 予 想 され る.そ の た め,現 時 点 で は別 の 試 験 サー バ 上 で稼 動 させ,実 業 務 とは 直 接 連 動 させ て は い な い.各 モ ニ ター ユ ー ザ は,実 環 境 と類 似 の デ ー タ を試 験 環 境 へ も入 力 して 試 用 実 験 を行 な っ て い る.今 後,実 運 用 サ ー バ との連 動 を 行 い,ユ ー ザ 数 を増 や して い く こ と に よ っ て,詳 細 な 評 価 を行 う予 定 で あ る.

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図5:共 有情報 の表示例

一 表1:[29]と 本 研 究 に お け る手 法 の 比 較 a.役 割 b.ア ク テ ィ ビ テ ィ c.フ ロ ー・ 組 織 情 報

[29]

推 論 推 論 推 論 a,b,cに 基 づ き 抽 出

本研究

自明 自 明 自 明 ブ ラ ウ ジ ン グ

6デ

イ ス カ ツ シ ョ ン

本 章 で は,ま ず,本 研 究 と特 に 関連 性 の あ る研 究 を 取 り上 げ,ユ ー ザ が 参 照 対 象 とす る 組 織 情 報 を 入 手 す る ま で の 過 程 を 比 較 す る.次 に,ワ ー ク フ ロー 管 理 に お け る例 外 処 理 に 対 して,本 研 究 で 提 案 した 手 法 の 適 用 性 を 述 べ る. オ フ ィス 手 続 き に 則 った 組 織 情 報 共 有 支 援 の 観 点:石 井 らは[29]に お い て,オ フ ィス手 続 き等 を 体 系 化 し共 有 知 識 べ 一 ス か らの 効 果 的 な 知 識 抽 出 を 目的 に,ユ ー ザ プ ロ フ ァ イル を 用 い,各 ユ ー ザ が 置 か れ た状 況 に応 じて 抽 出 フ ィル タの 目 の粗 さや 形 状 を 柔 軟 に 変 化 さ せ て い る.こ の 場 合,ユ ー ザ プ ロ フ ァ イル は 参 照 者 の も の の み で あ り,共 有情 報 の 提 供 者 に 関す るユ ー ザ プ ロ フ ァ イル は 考 慮 され てい な い.組 織 情 報 共 有 は,グ ル ー プ ワ ー ク で発 生 した あ る 問 題 に 対 して,同 じ状 況 に あ っ た ユ ー ザ の解 決 策 を 共 有 し よ う とい う も の で あ る.よ って,ユ ー ザ の コ ン テ クス トを一 部 反 映 した ユ ーザ プ ロ フ ァ イル は,情 報 参 照 者 の も の のみ な らず,情 報 提 供者 の プ ロ フ ァ イル も活 用 す る方 が 良 い と考 え る.本 研 究 で は,参 照 ビュー に 基 づ く共 有 情 報 抽 出 アル ゴ リズ ム に情 報 提 供者 の プ ロフ ァ イル を利 用 して い る. ま た,こ の[29】で 例 証 され て い る 『物 品 の 購 入 方 法 を シ ス テ ム に 問 い 合 わ せ る』 場 合 につ い て,本 研 究 の 手 法 と比 較 を行 な う と以 下 の よ う に な る(表1).情 報 参 照 者 の役 割,求 め よ う と して い る情 報 が 効 果 を発 揮 す る ア クテ ィ ビ テ ィ,ア ク テ ィ ビテ ィに 関 連 す る フ ロー, の各 々 は推 論 に よ っ て 求 め られ て い る.そ して,こ れ らの 状 況 条 件 に 基 づ き,求 め よ う と す る情 報 を 抽 出 して い る.本 研 究 で は,情 報 参 照 者 が 情 報 を得 よ う と した 時 点 で,上 記 の 役 割/ア ク テ ィビ テ ィ/フ ロ ー は,詳 細 に定 義 され て お り 自明 とな る.そ して,ア クテ ィ ビテ ィに ダ イ レ ク ト リ ン キ ン グ され た 共 有 情 報 を ブ ラウ ジ ン グ す る こ と に よ り,求 め よ う とす る情 報 を提 示 して い る.そ の た め,推 論 に 起 因 す る不 確 実 性 は無 い. ワー ク プ ロセ ス支 援 の 観 点:ワ ー ク フ ロー シ ス テ ム で は,例 外処 理 に 弱 い とい う問 題 が 従 来 よ り指 摘 され,代 行 設 定,差 戻 し,引 き 戻 し,等 に対 す る策 が講 じ られ てい る[17】.例 え ば,既 に 終 了 した ア ク テ ィ ビ テ ィ に起 因 す る差 戻 しが 生 じた とす る.本 研 究 で は,こ の よ うな場 合,差 戻 しを行 な うユ ー ザ が 差 戻 す 理 由 を,ノ ウハ ウ情 報 と し て提 供 す る こ とが

で き る.提 供 され た 情 報 は,関 連 す る ア ク テ ィビ テ ィに も リ ン ク され る.こ れ に よ り,次 に 同様 な 条 件 の 処 理 が 発 生 した 際,関 連 ア ク テ ィ ビテ ィの ユ ー ザ が こ の 情 報 を参 照 す れ ば, 差 戻 しを未 然 に 防 ぐ こ とが 可 能 とな る.ま た,同 一 ア クテ ィ ビテ ィの ユ ー ザ に とっ て は,差 戻 し先 な ど差 戻 し に 関 す る ノ ウハ ウ と して 参 照 す る こ とが 可 能 で あ る.

7む

す び

本 論 文 で は,グ ル ー プ ワ ー ク の遂 行 に 際 し て適 宜 な 組 織 情 報 の 共 有 を 目的 に,ワ ー ク プ ロセ ス に 連 携 した組 織 情 報 共 有 手 法 を 提 案 し た.具 体 例 と して,ワ ー ク フ ロ ー シ ス テ ム にお け る ワー ク プ ロセ ス を取 り上 げ,フ ロー に連 携 した 組 織 情 報 共 有 シ ス テ ム を 実 現 した. 今 後,オ フ ィス の計 算 機 化 に伴 い,ワ ー ク プ ロセ ス 支 援 の 有 力 手 段 と して,ワ ー ク フ ロー シ ス テ ム が オ フ ィス に 益 々浸 透 して ゆ くも の と考 え られ る.特 に,ワ ー ク フ ロー 支 援 の 中 で も伝 票 管 理 プ ロセ ス は,多 くの 組 織 に存 在 す る と考 え られ る.本 論 文 で 提 案 した 手 法 は, 伝 票 管 理 プ ロセ ス の よ う に 定 型 化 が な され て 再 施 行 頻 度 の 高 い ワー ク プ ロセ ス に お い て, 組 織 情 報 共 有 に 関 す る 効 果 を 特 に発 揮 す る と考 え られ る. 本 論 文 で示 した 試 用 実 験 の 範 囲 を さ らに 拡 大 し,実 運 用 に お け る 定 性 ・定 量 的 な 評 価 を 行 な う こ とが 今 後 の 主 要 な課 題 で あ る.ま た,組 織 情 報 収 集 に あた っ て,ユ ーザ か らの直 接 的 な入 力 を促 進 させ る こ と は,共 有 情 報 を充 実 させ るた め の 重 要 な 鍵 とな る.そ の た め, 場 合に よ っ て は,情 報 提 供 に対 す る褒 賞 金 制 度[25]の よ う に 計 算 機 を介 さな い 面 に お け る 組 織 的 な 制 度 の導 入 や,ユ ー ザ の 組 織 情 報 共 有 へ の意 識 を 高 め る仕 組 み を,将 来 的 に は検 討 して ゆ く必 要 が あ る.さ らに,本 研 究 で提 案 した 手 法 を,幅 広 い 業 務 フ ロー に 本 格 的 に 応 用 す る た め に は,ワ ー ク フ ロ ー 業 界 の 標 準化 団 体WfMC[20]の 標 準 仕 様 へ の 対 応 も必 要 で あ る.、

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