基本操作マニュアル（メール） 1
イントラネットにつながった WEB ブラウザさえあれば、どこからでもメールの送受信が可能
①．
メール
対応ブラウザさえあれば場所を問わないＷＥＢメール機能です。Point
普段お使いのメーラー（Windows Outlook Express などのメールソフト）同様に送受信をはじめ、チェックした
メールの編集、検索など簡単に操作することができます。
複数のアカント（メールアドレス）を登録できます。
メールソフトを切り替える必要がなく、メールに関わる煩雑な手間が大幅に軽減できます。
対応ブラウザさえあれば場所は問いません。出張時などの自分のパソコンがない状況でも、携帯やＰＤＡからメール
のやり取りができます。
送付先を事前に登録さえしておけば、社内メールではプルダウンメニューから選択、また社外メールについては、
アドレス帳に登録した先からの選択で、メールアドレスを打ち込むことなく簡単に操作できます。
迷惑メール設定、添付ファイルの容量設定、自動振り分け、ＳＭＴＰ認証対応、ポート番号の変更など、沢山の機能を
ご用意しております。細部にわたる改良で、初心者からエキスパートまでご活用いただけます。
・「社内メール」とは・・・
E-Mail アカウントを持たなくても NI コラボ利用者間で、メールのやり取りができる機能です。 使用するための必要な設定は不要で、「NI コラボ R5」導入と同時に使うことのできるメール機能を指します。 「NI コラボ R5」内のみでしかご利用できません。 ・「社外メール」とは・・・
E-Mail アカウントを使用してメールのやり取りをするメール機能のことです。 お客様など社外の人とやり取りすることのできるメールです。 「NI コラボ R5」で利用していただくためには、別途メールサーバーと、ご利用ユーザーごとにアカウントの設定が必要になります。 社外メールをご利用の場合は、社内のシステム管理者へお訪ねください。 なお、メールアカウントの設定は、各ユーザーがオプション設定にて設定いたします。基本操作マニュアル（メール） 2
一覧表示
番号 機能 説明[1]
メール BOX 一覧 メールを整理するためのＢＯＸがここに表示されます。 標準のＢＯＸは、「全てのＢＯＸ」「受信ＢＯＸ」「送信ＢＯＸ」「送信済 BOX」「下書きＢＯＸ」「個人ＢＯＸ」「迷惑ＢＯＸ」 「削除ＢＯＸ」となっています。 ＢＯＸは階層表示になっています。ＢＯＸの左側が［＋］になっていたら、そのＢＯＸの下層にもＢＯＸが隠れています。 ここを押すと［-］になり、下層のＢＯＸがすべて表示されます。 また、メール BOX は自由に階層登録できます。[2]
ボタン メールに関わる作業をこのボタンで行います。 「受信する」「社内メール作成」「社外メール作成」「返信する」「チェックしたメール」「プレビュー」「振り分け」「検索する」[3]
メール一覧 受信したメールはここに表示されます。件名のところで太字で表示されているものは「未読」文書を表しています。 一度メールを閲覧すると、自動的に細字に変更されます。 忘れたくないメールなどには、お好みのチェックマークをつけることができます。 「件名」「送信者」「受信日時」「サイズ」が表示されます。 受信するメールサイズ制限により、メールが受信されなかった場合、「 」マークが表示されます。社内メールを作成する
1． メール画面に移動したら、画面上部の[ 社内メール作成]ボタンを押します。 ⇒「メール（一覧） ＞ メール新規作成」画面が表示されます。2．
必要事項を入力し、[ 送信する]ボタンを押すと、メールが送信できます。
社外メールを作成する
1． メール画面に移動したら、画面上部の[ 社外メール作成]ボタンを押します。 ⇒「メール（一覧） ＞ メール新規作成」画面が表示されます。 2． 必要事項を入力し、[ 送信する]ボタンを押すと、メールが送信できます。 ⇒複数のメールアカウントの使用の方は、[送信者]のプルダウンから選択します。また、宛先のアドレスについては、 [ アドレス帳]ボタンを押して、選択していただくか、右アドレス一覧 BOX によく使うアドレス 20 件が表示されていますので、 そこから選択してください。 ・一度に送信できる相手先および添付ファイルサイズがシステム設定より制限されています。宛先欄の注意書きをご参考 ください。 １ 3 2基本操作マニュアル（メール） 3
メールに返信する
1． 返信したいメールを選択すると、その欄が赤い帯で表示されますので[ 返信する]ボタンを押します。 ⇒「返信する」「履歴付返信」「全員に返信」「全員に履歴付返信」「転送する」の中から返信方法を選択してください。 2． 必要事項を入力し、[ 送信する]ボタンを押すと、メールが返信できます。メールを移動する
1． 標準のメール BOX、または設定したメール BOX に入れたいメールをチェックします。 ⇒チェックマークがついていることを確認し、「チェックしたメッセージを移動する」のプルダウンメニューの中から 選択します。 ⇒[移動]するボタンを押すと、メール BOX にメールが格納されます。メールを未読にする/削除する/迷惑メールに設定する
1. 画面左端の「メニューバー」よりメールアイコン「 」を押します。 ⇒ 「メール（一覧）」画面が表示されます。 2. それぞれ「未読したい」「削除したい」「迷惑メールに設定したい」メールの欄をクリックすると、欄が赤帯に変わりますので、そこで 再度クリックします。⇒ 「メールの詳細」画面が表示されます。 3. ［ 未読にする］ボタンを押すと、「メッセージを未読に戻して、一覧画面に戻ります。よろしいですか？」という警告 メッセージが表示されますので、未読にしたい場合は、［ＯＫ］ボタンを押してください。 ［ 迷惑メール］ボタンを押すと、次回から迷惑ＢＯＸに直接入ります ［ 削除する］ボタンを押すと、ＢＯＸから削除されます。 社内メールは、迷惑メールとして設定することはできません。メールを検索する
1． メール画面に移動したら、[
検索する]ボタンを押します。
⇒ 「メール（検索画面）」が表示されます。
2． 「検索対象」「検索条件」「表示件数」を設定し、[
検索する]ボタンを押します。
⇒ 設定項目に該当する検索結果画面が表示されます。
3． 目的のメールが見つかった場合は、メールの欄をダブルクリックすると、詳細画面に移動します。
⇒ 目的のメールがない場合、再度、「検索対象」「検索条件」「表示件数」を設定し、[
検索する]ボタンを押し
ます。
4． また、検索したメールを削除するには、削除したいメールの[□ボックス]を押すと、チェックマークがついてその欄が
赤に変わります。そこで、[
削除する]ボタンを押すと、メールが削除されます。検索結果のメッセージをすべて
削除する場合には、[
すべて削除する]ボタンを押すと、すべて削除されます。
削除する場合、削除 BOX 以下の BOX にあるメッセージは完全削除されます。 完全削除されたデータを復元することは出来ません、削除される場合は十分ご注意下さい。基本操作マニュアル（メール） 4
オプション設定
NI コラボ R5 では、より効率的にお使いいただくために、ユーザー様ごとの細かな設定を行うことができます。 ※設定画面は、画面右下の「オプション設定」が入り口です。設定メニューの「メール」を選択してください。共通設定
メールを使用する上での設定箇所です。画面表示設定などを行います。 項目名称 設定内容・制限 一画面に表示する件数 メール（一覧）に表示されるメールの件数を選択することができます。 選択項目：10、20、30、50、100、200 件名の表示幅 件名に表示する文字数を選択することができます。 選択項目：10、12、14、16、18、20、30、40、50、60、70、80、90、100 開封確認 開封確認のリクエストに対して開封確認メールを送信する場合にチェック BOX にチェックを入れて ください。（社内メール・社外メール） 自動的に削除する間隔 自動的に削除 BOX のメッセージを設定日以後削除できます。(0～100 日) ※０を指定すると自動的に削除は行われません。 ※システム設定側で設定されている場合、操作は出来ません。 メール作成画面 ール作成画面を新しいウインドウで開く場合にチェック BOX にチェックを入れてください。 「新しいウィンドウで開く」「開かない」 自動保存間隔 作成中のメッセージの自動保存時間を選択することができます。 選択項目：空白、5、10、15、20、25、30、60、120 自動受信間隔 メールの自動受信時間を選択することができます。 選択項目：空白、5、10、15、20、25、30、60、120 ※標準メールアカウントが自動受信を利用する設定が行われている場合のみ適用されます。 メール送信時の件名未入力チェック 件名が未入力のメールのチェックを行います。 件名未入力時、以下のようなエラーメッセージが表示されます。基本操作マニュアル（メール） 5
メールアカウント設定
社外メールを送受信するためのアカウント情報を設定します。 ※OutlookExpress で設定されているメールアカウントを設定する場合は、次頁をご参考ください。 項目名称 設定内容・制限 アカウント設定名 設定するアカウント名を入力します。 E-Maiｌアドレス 設定する E-mail アドレスを入力します。 メールサーバー プルダウンメニューから選択します。 ※システム設定のメールサーバーで登録したメールサーバーが表示されます。 受信ログイン ID ログイン ID は最初に設定したものを入力しますが、あとでユーザーが変更することが可能です。 ※選択したメールサーバーの情報を入力するため、メールサーバーによって異なります。 受信パスワード パスワードも設定したものを入力しますが、あとでユーザーが変更することが可能です。 ※選択したメールサーバーの情報を入力するため、メールサーバーによって異なります。 受信パスワード（確認） 確認のため、再度パスワードを入力してください。上記のものをコピーしないでください。 ※選択したメールサーバーの情報を入力するため、メールサーバーによって異なります。 メッセージのコピー 受信メールのコピーをサーバーに残すか残さないかを選択します。受信メッセージのコピーをメールサー バーに残す場合には、チェック BOX にチェックを入れてください。 送信メール [ 送信済 BOX ] に送信メッセージのコピーを保存するかしないかを設定します。保存する場合には、チェ ック BOX にチェックを入れてください。 自動受信間隔 このアカウントを自動受信するかしないかを設定します。自動受信を行なう場合には、チェック BOX にチェ ックを入れてください。 POP before SMTP 「メールサーバーの設定情報に準拠する」が標準で選択されています。「POP before SMTP」を利用しない場合には、「POP before SMTP」は利用しないを選択してください。 SMTP 認証
「メールサーバーの設定情報に準拠する」が標準で選択されています。
個別に「SMTP 認証」を設定する場合には、認証方式、ログイン ID、及びパスワードを入力してください。 また、SMTP 認証しない場合には、「SMTP 認証」は利用しないを選択してください。
基本操作マニュアル（メール） 6
＜補足＞
Outlook Express のアカウント設定を行なっている場合、以下設定箇所を登録します。 ※1：メールサーバーの選択は、自社の システム管理者へお尋ねください。※2：OutlookExpress は「POP before SMTP」認証 に対応していません。自社のシステム管理者へ ご確認いただき、必要に応じて設定してください。 ※3：ＳＭＴＰ認証設定が必要な場合、5 の設定箇所を入力します。 ＳＭＴＰ認証がメールサーバーに対して共通のＳＭＴＰ認証ＩＤ/パスワードを 設定する場合は、システム設定にて設定いたします。 OutlookExpress にて認証設定がある場合は、自社のシステム管理者へお尋ねください。 5 2 3 4 2 4 3 ※1 ※3 ※1 OutlookExpress のユーザー情報「名前」を入力、又はご自由に設定してください。 1 1 5 ※2
基本操作マニュアル（メール） 7
メールBOX設定
メール BOX には、あらかじめ整理しやすいように基本的なＢＯＸが設定されていますがさらに、整理するために、自由にいくつでも設定 できますので、数あるメールを整理する上で「メールＢＯＸの設定」は、非常に大切な機能となっております。部、課ごとの振り分け、人 別、テーマ別等、整理しやすい方法でメールを格納されることをお薦めします。 項目名称 設定内容・制限 メール BOX 名 必須項目です。 メール BOX の名前を自由に設定ください。 ※メール BOX 名に特殊文字「 <, >, ", ', &, \, * 」を入力することはできません。 メールＢＯＸ設定 メール BOX の場所 必須項目です。 設定したメール BOX の場所は、次のプルダウンメニューの下層階に設定されます。 最初から基本的なＢＯＸとして標準装備となっている「受信」「送信」「送信済」「下書き」「個人」「迷惑」「削除」BOX は、 編集・削除ができません。基本操作マニュアル（メール） 8
振り分け設定
受信するメールを自動的にメール BOX に振り分け、たくさんのメールをあらかじめ整理することができます。また、優先度も設定するこ とができますので、緊急を要さないものや迷惑メールなどは、所定のメール BOX に自動的に振り分けておくことができます。 項目名称 設定内容・制限 ルール名 自分で区別しやすいルール名を入力します。 条件 プルダウンメニュー、及びフリー入力で条件を入力します。 （件名、宛先、送信者、CC、内容）に、 （ ）（をすべてを含む場合、のいずれかを含む場合、に一致する場合） ↑次のプルダウンメニューで選択する条件に合う言葉を入力して ください。 ※最大 5 個まで設定できます。 設定した条件の組み合わせを選択します。 （すべての条件に適合する・いずれかの条件に適合する） 振り分け先 プルダウンメニューより、メールを振り分ける先を指定してください。 （個人・迷惑・削除、及び自分で設定したメール BOX） 振り分け設定 メール受信時 メール受信時に自動でメールを振り分ける場合はチェックを入れてくだ さい。 ※チェックのない場合、メール一覧画面でのボタン操作でのみメールを振り分 けることが出来ます。 ※メール受信時での振り分けルールは、社内メールには適用されません。 ※キーワードをスペース(全角または半角)で区切ることにより、複数キーワードで検索することができます。 ※「一致する場合」を選択した場合は、入力した文字を完全一致する情報をメール BOX に振り分けます。 ※ルール名に特殊文字「 <, >, ", ', &, \, * 」を入力することはできません。基本操作マニュアル（メール） 9
迷惑メール設定
スパムメールや、受け取りたくないメールなど、迷惑メールとして処理することで、自動的に迷惑メール BOX に振り分けることができま す。｢*（アスタリスク）｣を利用することで、メールアドレスの一括設定も可能です。 項目名称 設定内容・制限 迷惑メール設定 迷惑メールとして設定するメールアドレスを改行区切りで入力します。 ・社内メールには適用されません。 ・「*（アスタリスク）」を使用し、メールアドレス中の一部分を指定することが可能です。 『登録情報が含まれるメールアドレスを迷惑メールに設定する』を選択した場合 迷惑メール設定に「*@meiwaku」と登録すると、「～@meiwaku.com」「～@meiwaku.co.jp」 など指定した語を含むメールアドレスを一括指定します。 『登録情報と一致するメールアドレスを迷惑メールに指定する。』を選択した場合 迷惑メール設定に「*jp」と登録すると、「～@meiwaku.co.jp」「～@meiwaku.ne.jp」など 指定した語で終了するメールアドレスを一括指定します。 「迷惑メールの削除」 迷惑メールとして設定したメールアドレスをすべて削除する場合には、「クリアする」ボタンを押してください。 「迷惑メールとして設定したメールアドレスを削除します。よろしいですか？」のメッセージが表示されますので、［ＯＫ］ボタンを押して ください。個別のメールアドレスを削除する場合には一覧画面の中で直接「Delete」してください。基本操作マニュアル（メール） 10
署名設定
自分の好きな署名をいくつでもタイトルをつけて登録することができます。メール送信のときに、相手に合わせてプルダウンメニュー の中から送りたい署名を選択して送信することができます。
項目名称 設定内容・制限 署名を無制限に登録することができます。しかし、どれか一つを通常使う署名として 設定することはできません。 タイトル 必須項目です。 自分で区別しやすいタイトル名を入力します。 ※タイトルに特殊文字「 <, >, ", ', &, \, * 」を入力することはできません。 署名設定 署名内容 署名を入力してください。基本操作マニュアル（メール） 11
一覧表示設定
メール一覧に表示する項目の表示・非表示と並びを自由に設定することができます。なお、表示する項目についての詳細は下図をご 参照ください。 ・件名を「表示しない」設定にすると、ドラッグ＆ドロップによるＢＯＸ移動ができなくなります。 ・ユーザー作成ＢＯＸを各ＢＯＸの下に作成した場合、親ＢＯＸと同じ表示内容になります。 ・何も設定していない場合、下図の「○」部分が全て表示されます。 アイコン 件名 宛先 送信者 送信日時 受信日時 サイズ 全てのＢＯＸ ◎ ○ ○ ○ ○ ○ ○ 受信ＢＯＸ ◎ ○ - ○ - ○ ○ 送信ＢＯＸ ◎ ○ ○ - ○ - ○ 送信済ＢＯＸ ◎ ○ ○ - ○ - ○ 下書きＢＯＸ ◎ ○ ○ - ○ - ○ 個人ＢＯＸ ◎ ○ - ○ - ○ ○ 迷惑ＢＯＸ ◎ ○ - ○ - ○ ○ 削除ＢＯＸ ◎ ○ - ○ - ○ ○ ユーザー作成ＢＯＸ ◎ ○ - ○ - ○ ○ ◎・・・メール一覧に必ず表示されます。 ○・・・表示される項目にセットしている場合、メール一覧に表示されます。 －・・・メール一覧に表示されません。基本操作マニュアル（メール） 12
こんな機能もあります！
受信したメールの内容を転記できます！
社内メール、社外メールとも、作成したメールや受信したメールの内容を、別の NI コラボアプリケーションや日報に転記することが できます。受信したメールや作成したメールの内容をスケジュールに登録したり、その日の日報に貼りつけておける、便利な機能です。 転記可能な機能は、以下の通りです。 ・「スケジュール」機能 ・「アクションリスト」機能 ・「日報」 ※日報製品を導入している時のみ表示されます。●「スケジュール」「アクションリスト」に転記したい場合
1. 画面左端の「メニューバー」よりメールアイコン「 」を押します。 ⇒ 「メール（一覧）」画面が表示されます。 2. 貼り付けたいメールを選択し、ダブルクリックします。 ⇒ 該当メールの詳細画面が表示されます。 3. ［ 転記する ］を押し、転記させたい NI コラボのアプリケーションを選択します。 ⇒ 新規登録画面が開き、内容欄にメールの内容が自動的に入力されます。必要事項を記入した後内容を保存してください。 ●作成したメールを「日報」へ転記したい場合 1. 画面左端の「メニューバー」よりメールアイコン「 」を押します。 ⇒ 「メール（一覧）」画面が表示されます。 2. [ 社内メール作成]ボタンを押します。 ⇒ 「メール（一覧） > メール新規作成」画面が表示されます。 3. 「日報通知」の欄に貼り付けたい日報が選択されていることを確認し、[ 送信する]ボタンを押します。 ⇒ ［只今、読み込み中です］というメッセージが出たあと、すぐにその日の商談登録画面が開きます。 その日の日付が入った状態になっていますので、必要事項を記入した後、「保存」ボタンを押してください。 ※[ 下書き]を選択した場合には、日報通知機能は適用されません。 ●過去のメールを日報へ転記したい場合 1. 画面左端の「メニューバー」よりメールアイコン「 」を押します。 ⇒ 「メール（一覧）」画面が表示されます。 2. 貼り付けたいメールを選択し、ダブルクリックします。 ⇒ 該当メールの詳細画面が表示されます。 3. ［ 転記する ］を押し、目的の日報を選択します。 ⇒ ［只今、読み込み中です］というメッセージが出たあと、すぐに商談登録画面が開きます。 確認後、日報を閉じるか、必要事項を書き込んで「保存」ボタンを押してください。基本操作マニュアル（メール） 13
ドラッグ＆ドロップ機能。
ドラック＆ドロップでメールを目的の BOX へ簡単に移動することができます。
1. 移動させたいメールの欄にカーソルを移動させると、十字矢印マークに変わります。
⇒マウスを押したまま、左側のメール BOX 方向に移動し、移動させたい BOX の上で BOX 名が緑色の帯に変わったら離します。 ⇒目的の BOX へのメール移動が完了です。
メールソート機能
重要なメールにチェックマークをつけ、そのマークをクリックしてソートをかけることで、対応モレがないかどうかを確認することができ ます。マークは 18 種類から選択できますので、種類ごとに分けることもできます。＜設定箇所はこちら＞
●チェックマークをつける 1. 画面左端の「メニューバー」よりメールアイコン「 」を押します。 ⇒ 「メール（一覧）」画面が表示されます。 2. ソートをかけたいメール件名の前のチェック BOX にチェックを入れます。 3. [ チェックしたメールの編集]ボタンをクリックします。 4. プルダウンより「チェックマーク」を選択すると、マークの一覧が表示されますので、付けたいマーク名をクリックします。 ※［編集する］ボタンをクリックすると、アイコン名称を変更することが出来ます。基本操作マニュアル（メール） 14
●ソートをかける
1． 画面左端の「メニューバー」よりメールアイコン「 」を押します。 ⇒ 「メール（一覧）」画面が表示されます。 2． ソートのかけたいマークの一つをクリックします。 ⇒選択したマークのメールのみがマークとともに表示され、ソートが完了です。よくある質問
送受信されたメールのアイコン表示の意味は？
Ａ． 表示内容は以下の通りです。 項目名称 説明 添付ファイルがある場合に表示されます。アイコンをクリックすると、添付ファイルのあるメールだけが表示されます。 [社外メール] 受信したメールが新着メールであることを意味します。 [社外メール] 受信したメールを既読にした後、未読にしたことを意味します。 [社外メール] 受信したメールが既読であることを意味します。 [社外メール] 返信メールであることを意味します。 [社外メール] 全員に返信したメールであることを意味します。 [社外メール] 転送メールであることを意味します。 [社外メール] 送信したメールであることを意味します。 [社外メール] 再送したメールであることを意味します。 [社外メール] 下書きメールであることを意味します。 [社内メール] 受信したメールが新着メールであることを意味します。 [社内メール] 受信したメールを既読にした後、未読にしたことを意味します。 [社内メール] 受信したメールが既読であることを意味します。 [社内メール] 返信メールであることを意味します。 [社内メール] 全員に返信したメールであることを意味します。 [社内メール] 転送メールであることを意味します。 [社内メール] 送信したメールであることを意味します。 [社内メール] 再送したメールであることを意味します。 [社内メール] 下書きメールであることを意味します。○ 商標 本説明書に登場する会社名、製品名は各社の登録商標、商標です。 ○ 免責 本説明書に掲載されている手順による操作の結果、ハード機器に万一障害などが発生しても、弊社では一切の責任を負いませんの であらかじめご了解ください。 ○ 発行 平成 22 年 7 月 26 日 7 版 株式会社NI コンサルティング内 サポートデスク E－MAIL ： support@ni-consul.co.jp URL ： http://www.ni-consul.co.jp FAX ： 082-511-2226
