経費精算: 仮払申請

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経費精算: 仮払申請

設定ガイド

最終更新日: 2017 年

7

月

29

日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Travel

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

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改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2017 年 7 月 29 日明確化のため、従業員が未解決残高全体を返納した場合でも、抽出ジョブが実行されるま

では従業員に対しプロファイルの仮払残高が $0.00 と継続して表示される、という注記が追加されました。抽出ジョブによってこのステータスは [発行済] から [完了] に変更され、従業員のプロファイルから仮払申請が削除されます。

2017 年 7 月 18 日明確化のため、[エントリの仮払為替レートを更新] が [グループの設定] で有効な場合で

も、為替レートが、部分承認または下位（子）の経費であるいずれかの経費の仮払為替レートで上書きできない、という注記が追加されました。

2016 年 12 月 14 日著作権と表紙を更新しました。そのほかの内容の変更はありません。

2016 年 5 月 13 日英語版の三人称単数（he/she）を三人称複数（they）に更新しました。

2016 年 1 月 24 日現在の日付（レポート）および取引日（エントリ）が同じ場合にのみ、レポートによって

使用されるローカルにインポートされたレートは明細化された経費エントリで一致するという情報が追加されました。

特定の料金が、仮払申請の作成と同じ日付にインポート（および適用）されない限り、システムはロケール料金を仮払申請に適用しない、という情報が追加されました。

インポート/抽出ガイドへの参照を変更しました。

2015 年 12 月 22 日他のガイドへの参照を変更しました。そのほかの内容の変更はありません。

2015 年 8 月 19 日「仮払申請発行および財務抽出」セクションを追加しました。

2015 年 8 月 14 日 [承認フロー] および [ドキュメント] タブが [仮払申請] ページに表示されるという情報が

追加されました。

2015 年 4 月 10 日 [承認フロー] および [ドキュメント] タブで、現在のユーザーインターフェースへの参照

が削除されたという情報が追加されました。

2015 年 3 月 13 日仮払申請の部分承認のシステム処理が変更されました。

2014 年 9 月 24 日 2 種類のユーザーインターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更

はありません。

2014 年 6 月 20 日仮払金の返納および仮払申請カード取引の詳細を明確にしました。

2014 年 3 月 11 日仮払申請管理機能の [従業員へ差戻し] に関する情報を追加しました。

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2014 年 1 月 17 日仮払申請の直接発行に関する情報、仮払フォームと備忘メールの構成手順を追加し、グル

ープ構成手順を更新しました。

2013 年 12 月 13 日仮払管理者ロールによる仮払申請の自己承認を制限する機能を追加しました。仮払申請の

自己承認を有効にするために、このロールの割り当てを従業員 1 人に制限する必要があります。

2013 年 10 月 18 日 [サイト設定] に [仮払発行に既定の為替レートを提供する] が追加されました。仮払管理者

が仮払を外貨で発行するときに [仮払申請の詳細] ダイアログボックスに既定の為替レートが表示されるように設定できます。

2013 年 6 月 14 日仮払残高の表示に関する情報を追加しました。仮払残高は、経費タイプ「為替差益 / 差

損」を使用すると表示されます。

2013 年 5 月 17 日下記の機能が本サービスリリースに含まれます。

• 仮払申請と払戻の通貨の違いが表示されるようになり、仮払の返納処理が容易になりました。

• グループ設定で、仮払が関連付けられている既存の経費エントリの為替レートを、仮払申請の為替レートで自動的に上書きするように指定できるようになりました。

• 通貨管理の設定で、為替レートペアの逆換算を禁止または許可できるようになりました。

• 仮払の全額または一部を返納するために、仮払申請をレポートに追加するときに残金が表示されるようになりました。

2012 年 4 月 3 日経費精算の旧機能である [Authorization Request （購買申請）] への参照をすべて削除し

ました。

Concur の [Travel Request （出張申請）] サービスへの参照を状況によって [Request

（申請）]、 [Concur Request]、または [Authorization Request （購買申請）] への参照に変更しました。

内容の変更はありません。

2013 年 2 月 22 日次の 2 つの新機能が追加されました。

• ユーザーが仮払申請から経費エントリを除外できるようになりました。

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2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 11 月 16 日経費精算レポートに関連付けることができる仮払申請数の許可または制限に関する情報を

追加しました。

2012 年 10 月 19 日 [残高繰越を使用] が追加されました。従業員が会社に支払うべき金額をシステムで追跡

し、その金額を次回の経費精算レポートに反映することができます。

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仮払申請

セクション 1: アクセス許可

この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて Concur クライアントサポートにご依頼ください。

セクション 2: 概要

本ガイドでは、仮払機能とその設定手順について説明しています。仮払申請専用の設定ツールはありません。管理者は、経費精算の管理やユーザー管理のさまざまな項目を使用して、仮払申請を設定します。

仮払管理

管理者は、[仮払管理] 画面を使用して従業員に仮払を発行し、従業員から手渡しで返納された金額を記録します。[仮払管理] 画面について、本ガイドでは概要を説明します。詳しくは、ユーザーガイド「経費精算: 仮払管理」をご参照ください。

一般的な仮払申請の手順

会社の構成によって、従業員は出張前に仮払を申請したり、経費を自分で負担したりすることができます。仮払申請は基本的に 3 ステップで処理されます。

1. 従業員が仮払申請を作成して提出します。

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2. Concur によって申請が従業員の仮払承認者に送られます。

NOTE: 仮払承認者は、従業員の上司とは限りません。また、従業員の経費精算レポート

の承認者とは異なる場合もあります。

3. 承認された仮払申請は仮払管理者へ送られます。仮払管理者が内容を確認して、「発行する」か、（情報の不足などの理由で）ユーザーに差戻します。

NOTE: この場合の「発行」とは、経費精算における最終承認を意味します。

仮払管理者が仮払を発行したら、会社は実際の金額を従業員に支払います。出張や購入の実施後、

従業員は、その仮払に対する経費精算レポートを作成する必要があります。

仮払ワークフローについて、下記のことに注意してください。

• 1 つのワークフローに複数の仮払承認者が指定されていることがあります。

ヒント: 承認者自身が管理するグループ内の仮払申請の承認を制限するには、複数の仮 払承認者を設定します。仮払承認者のロールを 1 人だけに割り当てた場合、その承認者は、自身が管理するグループの申請も承認することになります。

• 承認ステップは、実際には必須ではありません。省略した場合、申請は仮払管理者に直接送られます。

直接発行された仮払申請

ユーザーに仮払申請勘定科目コードが割り当てられている場合、仮払管理者はユーザーの提出を待たずに、仮払申請をユーザーに直接発行できます。ユーザーのグループに対して仮払機能が有効になっていない場合、ユーザーは発行済の仮払を利用できますが、仮払申請を追加することはできません。

法人カードを使用した仮払申請

従業員の法人カードまたは ATM による仮払も可能です。会社は、カードのインポート設定で、

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上記のステップは適用されません。法人カードの仮払または法人カードフィードによる取引には、以下の特徴があります。

• 経費精算の [仮払リスト] ページからアクセスできます。

• [レポートに追加できる経費] ページではその他の法人カード取引が表示されません。

従業員が ATM で仮払を受け取るために法人カードを使用しても、その従業員が属するグループが仮払をサポートしていない場合、経費精算に [仮払リスト] は表示されますが、その他の仮払申請ページやオプションは表示されません。その従業員は、本ガイドで説明しているように、仮払を申請できません。

仮払取引タイプでインポートした取引

仮払として「ATM 引出し」取引タイプの取引がインポートされると、カードインポーターが検知します。ただし、インポートされた仮払の申請者に仮払申請勘定科目コードが設定されていない場合、その取引はインポートされても自動的に非表示になります。取引は、そのユーザーの勘定科目コードを作成するまで、割り当てることができません。それまでは、法人カードの管理者が手動で取引を割り当てます。



非表示の仮払取引を検索し、従業員に割り当てる方法についての詳しい情報は、ユーザーガイド「経費精算: 法人カード管理」をご参照ください。

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セクション 3: ユーザーへの表示

仮払機能の使用を許可されたユーザーには、[経費精算] メニュー下に [仮払] というサブメニューが表示されます。

メニューには、以下のオプションが表示される場合があります。

• 仮払を表示: 仮払残高と履歴を表示します。

• 新規の仮払: （構成に基づいて）新しい仮払を作成します。

NOTE: 法人カードの仮払は、[仮払リスト] ページに表示されます（[仮払を表示] メニューオ

プション）。ユーザーの法人カード取引がすべて表示される通常のページには表示され ません（経費精算レポートの [レポートに追加できる経費] セクション）。

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ユーザーの経費精算レポートで、[詳細] メニューに 2 つの仮払オプションが表示されます。

• [使用可能] オプションでは、従業員が仮払申請と現在の経費精算レポートを関連付ける

ことができます。

• [割り当て済] オプションでは、現在そのレポートに割り当てられているすべての仮払が

リスト表示されます。

経費リストには、そのレポートに関連付けられている仮払の残金の合計が表示されます。

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私用以外の経費であり、支払タイプが適切な経費がレポートに追加されると、合計は減っていきます。適切な支払タイプは、現金やクレジットカードなど、従業員に直接払戻されます。

レポートに仮払が関連付けられている場合、[レポート総計] ページ（[詳細] > [総計]（[レポ ート] 内））にも、仮払の使用金額が表示されます。

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仮払の申請

従業員が、[新規の仮払] ページで、申請金額や理由などを入力します。または、仮払管理者が、

従業員の代わりにこの作業を行います。

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会社が添付済の文書を許可する場合、次の [ドキュメント] タブが表示されます。

送信すると、申請は承認プロセスに進み、仮払管理者に送られて発行されます。その後、会社が社内プロセスに従って現金を配賦します。

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仮払の詳細の管理

仮払申請への文書の添付

会社によっては、ユーザーが仮払申請にイメージを添付することができます。この機能が有効な場合、ユーザーには仮払申請で [ドキュメント] タブが表示されます。

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[参照と添付] をクリックし、仮払にアップロードおよび添付するイメージを選択します。

イメージの添付後、提出前に [削除] をクリックすると削除できます。その他のイメージが追加されると、複数ページのドキュメントになります。追加するページ数に制限はありません。

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承認フローの表示

[承認フロー] タブでは、ユーザーに仮払申請の承認フローが表示されます。

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ユーザーが承認者の選択を許可されている場合、このタブで選択できます。

仮払の使用と返納

従業員は（出張または購入で）仮払の全額または一部を使用した後、使用済および未使用の仮払について説明する必要があります。この説明は、経費精算レポートで行うか、残金を仮払管理者に返納し、管理者がその返納をシステムに記録することで行います。システムには、発行済の金額と基本金額が表示されるため（通貨が異なる場合）、ユーザーが差額を区別しやすくなっています。仮払がレポートに割り当て済の場合、残額を返納すると、返納された額が表示されます。

NOTE: 会社の構成によっては、従業員は複数の経費精算レポートを使用できます。

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2 つの仮払経費タイプ

従業員は、経費精算レポートで仮払申請を報告するために、次のいずれかまたは両方の経費タイプを使用することができます。

• 為替差益 / 差損: 外国通貨を為替レートに従って変換して発生した差額の説明に使用し ます。

• 仮払の返納: 従業員が未使用の仮払を会社に返納するときに使用します。処理者は、仮 払を返納済としてマークできます（領収書を受領済としてマークする手順に似ています）。この処理は、通常、小切手と必須の物理的な領収書が経理部門に届いたときに行われます。

NOTE: 仮払管理の [返納金額を記録] を有効にして、返納済金額を Concur でマークで

きるようにすることをお勧めします。この機能を使用すると、レポートが承認ワークフローを終了するのを待たずに、仮払金額がすぐに更新されます。さらに詳しい情報は、「経費精算レポートを使用せずに現金を手渡しで返納する」をご参照ください。

次の点にご注意ください。

• レポートに関連付けられている仮払申請がない場合、これらの経費タイプは表示されま せん。

• 承認者は、これらの経費タイプを却下したり部分的に承認したりすることはできません。

仮払の説明

ユーザーは、仮払について経費精算レポートで説明します。ユーザーが仮払を経費精算レポートに紐づける方法には次の 2 つがあります。

1) レポートの作成時

2) レポートで [詳細] メニューを使用する

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発行済および未処理の仮払がある場合、新しいレポートを作成するときに、その仮払をリンクするようユーザーにプロンプトが表示されます。ユーザーがレポートヘッダーを保存すると、[仮 払申請] ページが表示されます。

会社の構成に応じて、ユーザーは複数の仮払を 1 つのレポートにリンクすることができます。

また、[詳細] メニューを使用して仮払をリンクすることもできます。

メニューで、[詳細] > [使用可能]（[仮払申請] 内）、現在のレポートに関連付ける未処理の仮払を選択します。

支払タイプが現金または IBIP（個人に請求や個人が支払）である私用以外の経費が経費精算レポートにある場合、その経費は仮払の相殺に使用されます。

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経費精算レポート内で仮払の詳細を確認する

未処理の仮払の現時点での総計は、経費リストの一番下に表示されます。この総計は、ユーザーの払戻通貨で表示され、ユーザーが経費を追加すると更新されます。

をクリックすると、関連付けられている仮払の完全な詳細が表示されます。

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仮払金額が経費の総額や IBIP の経費未満の場合、従業員には差額が払戻されます。

NOTE: 設定済の場合、従業員への支払金額を、従業員が会社に支払う残高と相殺できます。差

引請求額の管理機能について詳しくは、インポート/抽出の仕様「経費精算: 標準勘定抽出」をご参照ください。

• 仮払金額が経費の総額や IBIP の経費を超える場合、会社の構成に応じて、以下のように処理されます。

 従業員が仮払の残金を社内の担当者に物理的に返納し、担当者が仮払管理で情報を記録する。

 従業員が「仮払の返納」経費タイプを使用して差額の経費精算レポート作成し、印刷したレポートに物理的な資金（小切手、領収書など）を添付して、経理部門に送る。

 残高の繰越が許可されている場合、従業員が次回の経費精算レポートで仮払残高を

「使い切る」ことができる。

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例: Chris には未処理の仮払が 100 USD あり、この仮払申請をレポートに関連付けます。Chris の経費精算レポートには、2 つの現金経費があります。50 USD の食費と 20 USD のタクシー代です。また、未処理の仮払残高が 30 USD あります。

会社の構成に応じて、Chris は次のいずれかの処理を行います。

• 資金を仮払管理者に返納し、管理者がその返納を記録する。

• 30 USD 分の [仮払の返納] 経費を経費精算レポートに追加して、社内の担当者に現金で

返納する。

• 残りの 30 USDを次回の経費精算レポートで使用する。

従業員の残高を新規の経費精算レポートに繰り越す

従業員が仮払を受けた場合、未解決残高と比較して、会社から従業員に支払うべき金額と相殺できます。この差引請求額の管理機能は、ポリシーツールを使用して、経費精算の構成管理者が有効にします。

この機能を有効化すると、従業員から会社への差引請求額がある経費精算レポートが、その差引請求額の内部追跡レコードを生成します。この残高は、処理者が支払のレポートを承認した時点で会社からの差引請求額がある次回のレポートに自動的に適用され、従業員への差引請求額と、

前回のレポートに記録された会社への差引請求額が清算されます。

差引請求額は、承認者が支払のレポートを承認した時点で、経費精算レポートに自動的に適用されます。そのとき、従業員による差引請求額から、未解決残高が減算されます。



詳細情報については、インポートおよび抽出ファイルの仕様「経費精算: 標準勘定抽出」をご参照ください。

ユーザーがレポートに追加できる仮払を 1 つのみに制限する

[グループ構成] の設定で、各経費レポートに追加できる仮払申請を 1 つのみに制限できます。

これは通常、会社のシステムでは 1 つの経費精算レポートに複数の仮払に関する情報を受け付けることのできない財務システムを採用している会社で使用します。

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この設定は、[グループ構成] リンクを使用する経費精算の構成管理者が使用できます。既定で有効になっており、ユーザーは複数の仮払を 1 つのレポートに紐づけることができます。

この設定を構成するにはサービス申請が必要です。詳細は、Concur にお問い合わせください。

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ユーザーが同じ通貨の仮払のみを照合できるように制限する

[グループ構成] で、仮払と通貨が一致しない経費エントリをユーザーが仮払を照合できないように設定できます。これにより、システムおよびユーザーが、通貨が同じ経費エントリの仮払のみを照合するようにします。

この設定は、[グループ構成] リンクを使用する経費精算の構成管理者が使用でき、既定では無効になっています。

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仮払申請から経費エントリを除外できるようにする

仮払申請を利用可能な場合にのみ表示されるフィールドをエントリフォームに追加できます。

選択すると、ユーザーは仮払申請をその経費エントリに関連付けできなくなります。経費精算レポートの経費エントリを作成する際に立替払経費を仮払申請から除外して、エントリが従業員の

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設定するには、レポートが仮払申請に紐づけられている場合にエントリを作成する際に、エントリフォームで [仮払申請から除外] フィールドを選択（有効化）します。



エントリフォームにこのフィールドを追加する方法について詳しくは、設定ガイド「経費精算: フォームとフィールド」をご参照ください。

経費精算レポートを使用せずに現金を手渡しで返納する

Concur では 2 つの方法で、従業員が会社に返納した仮払金額を追跡します。

1. 推奨: 設定した場合、仮払管理者が手渡しで返納された現金を受け取り、経費精算に記 録します。この調整は仮払申請の未解決残高にすぐに反映され、従業員が処理しなければならない金額が減算されます。

NOTE: 従業員が未解決残高全体を差戻した場合でも、抽出ジョブが実行されるまでは、

従業員に対しプロファイルの仮払残高が $0.00 と継続して表示されます。抽出ジョブによってこのステータスは [発行済] から [完了] に変更され、従業員のプロファイルから仮払申請が削除されます。

2. 会社がユーザーに、印刷した経費精算レポートに小切手の添付を求めたり、経理チームにメールで資金を送るように求めることがあります。ユーザーは、「仮払の返納」経費タイプを使用して経費エントリを作成できます。経費の処理者は、[レポートの処理] ページの [仮払の返納を受領済] 列を使用して、資金を実際に受け取ったことを記録します。この操作によって、監査証跡レコードがレポートに追加されます。

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NOTE: 法人カードの仮払は、経費精算レポート以外で手動で返納することはできません。

外貨と仮払

従業員は、外貨で仮払を申請できますが、ユーザーの払戻通貨で保存および追跡されます。

仮払管理者は、外貨の仮払申請に対する為替レートを入力する必要があります。Concur には、

仮払管理者が仮払申請を外貨で発行するときに [仮払申請の詳細] ダイアログボックスに既定の為替レートを表示するサイト設定があります（[仮払発行に既定の為替レートを提供する]）。



さらに詳しい情報は、設定ガイド「経費精算: サイト設定」をご参照ください。

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ユーザーに異なる通貨タイプを表示する

ある通貨で発行され、別の通貨で払戻された仮払申請を操作するとき、ユーザーがレポートに関連付ける仮払申請を選択すると、両方の通貨が自動的に表示されます。

異なる通貨を表示するには、次の 3 つの条件を満たす必要があります。

1. 通貨タイプが異なる

2. グループ設定 [仮払申請を通貨が一致するエントリにのみ適用] を選択する

3. グループ設定 [エントリの仮払為替レートを更新] を選択する

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ユーザーへの表示

ユーザーには、発行済の通貨と基本通貨の両方が表示されます（発行済の通貨の下に、ユーザーが普段使用している基本通貨が表示されます）。

経費タイプ: 為替差益 / 差損

従業員は、経費タイプ「為替差益 / 差損」を使用して、使用済および返納済の現金の合計が当初発行された金額と一致しない場合に、外貨の変換時の為替レートの問題を処理します。この問題は、以下の場合に発生します。

• 従業員が仮払を外貨で使用し、その後別の通貨で仮払を返納する場合。返納時の為替レートが仮払の発行時の為替レートと異なることがあります。これは、仮払金額に差異が生じる原因となります。

• 仮払をある通貨で発行し、1 種類以上の別の通貨ですべてまたは一部を使用した場合。

複数の為替レートと端数処理が原因となって払戻の金額に不一致が生じます。

• 経費エントリの為替レートをもとの仮払の為替レートで上書きするオプションを使用しない場合（このオプションは、一致する通貨タイプでのみ使用します）。

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って 2 USD の差額が発生したことがわかりました。そこで、経費タイプ「為替差益 / 差損」

を使用して、2 USD 分の経費を経費精算レポートに追加しました。

「為替差益 / 差損」の経費は、状況に応じてプラス（差損）またはマイナス（差益）として入力できます。

• 従業員が仮払を全額使用または返納しても為替レートが原因で残高がプラスの場合、従業員は、「為替差益 / 差損」の経費エントリを使用して、その残額について説明することができます。この場合、エントリは差損であり、従業員が入力する金額はプラスの値です。

• 従業員が仮払を使用または返納し、為替レートの計算によって仮払残高がマイナスになった場合、従業員は「為替差益 / 差損」の経費エントリを使用して仮払残高をゼロにすることができます。この場合、エントリは差益であり、従業員が入力する金額はマイナスの値です。仮払残高がマイナスの場合、従業員が関連付けられたレポートを提出しようとするとエラーメッセージが表示されます。仮払残高がマイナスのままでは、レポートを提出できません。

為替差益や差損は、法人カードの仮払には適用できません。

NOTE: 会社としてこの経費タイプを使用しない場合（たとえば、為替差益や差損を吸収する場

合）、[管理] > [経費精算] の [経費タイプ] ページからポリシーを使用して無効にできます。

従業員への表示

–

経費タイプ「為替差益

/

差損」

経費タイプ「為替差益 / 差損」を使用してレポートを作成しようとすると、下図のようにレポートに「為替差益 / 差損」の残高が表示されます。

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ユーザーへのメール通知

下記のとおり、仮払管理者向けとユーザー向けの 2 種類のメール通知を設定できます。

仮払管理者に保留中の仮払がある場合

仮払管理者は、発行の必要がある仮払が保留中になるとメールを受信できます。設定するには、

[管理] > [会社] > [組織管理] > [ロール管理] で [経費] タブをクリックし、従業員を検索し て、[仮払管理者] ロールを選択します。この時点で、[発行待ち仮払のメールを送信] チェックボックスが表示され、選択（有効化）できるようになります。

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

詳しい情報は、ユーザーガイド「ユーザー管理（製品共通）」をご参照ください。

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仮払ステータスの変更に対する従業員へのアラート

従業員は、[承認待ち] から [発行] になったときなど、仮払のステータスが変わったときに受け取るメール通知の種類を選択できます。このオプションは、[プロファイル] > [プロファイル設 定] > [経費精算の優先設定]（左側メニュー）に表示されます。

仮払承認者

仮払承認者は、経費精算レポートの承認者と同じでも、異なっていても構いません。仮払承認者は、[プロファイル] > [プロファイル設定] > [経費の承認者]（左側メニュー）に表示されます。

• 従業員が承認者を選択できるように設定されている場合、そのページに [仮払既定の承 認者] フィールドが表示されます。

• 従業員が承認者を選択できるように許可されていない場合は、[既定の仮払承認者] フィールドを [ユーザー管理] で編集できます。これは、読み取り専用フィールドとして [プロファイル] に表示されます。

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このフィールドは、その従業員のグループに仮払ワークフローが設定されている場合にのみ表示されます。

NOTE: 仮払承認者は、従業員をインポートするときにも追加できます。

承認者がグループ内の仮払を自己承認できるようにする

既定では、仮払管理者ロールのユーザーは、自身のグループ内の仮払申請を承認できません。この安全対策により、管理者が自分の利益のために仮払を発行して承認しないように制限できます。

この機能を使用する場合は、従業員1 人にのみ割り当ててください。ユーザー 1 人がこのロールに割り当てられている状況では、自動的に制限が解除されます。この設定では、グループに対する自己承認機能の有効と無効を切り替えることができます。

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レポート総計と領収書レポート

経費精算および経費の処理者の仮払申請には、[レポート総計] ページと印刷した [領収書レポー ト] に 2 つの行項目があります。

• 仮払の返納額: この項目は、従業員が仮払申請を経費精算レポートで作成した場合にの み表示されます。

• 仮払の使用金額: この項目は、仮払申請がこの経費レポートに関連付けられている場合 のみ表示されます。

仮払申請が法人カードからの場合（IBCP）、レポートに関連付けられている経費の金額が [法人 カードへの支払金額] フィールドに追加されます。

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セクション 4: 承認者への表示

仮払承認者向けに、[マイタスク] の [承認待ち] セクションに [仮払] 項目が表示されます。

承認者は [仮払] をクリックすると、[仮払の承認リスト] に移動できます。

承認者は、申請を開き、情報を確認して、その申請を承認または却下することができます。

承認者はさらに、[承認待ち] メニューで [仮払] タブをクリックして、承認用の仮払のリストを

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NOTE: 承認ロールのユーザーには、所属するグループが仮払機能を使用するように構成されているかどうかにかかわらず、仮払の承認が表示されます。承認者ロールにはグループは関係ありません。承認者は、仮払申請権限のある別のグループの従業員に関する項目を承認することができます。

このページには、承認待ちのすべての仮払申請が表示されます。承認者には次の 2 つのオプションがあります。

• 仮払を承認する – または –

• 仮払申請をユーザーに差戻す（情報の不足などの理由で）

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添付イメージの表示

設定されている場合、承認者は [ドキュメント] タブの仮払申請に添付されたイメージを表示可能です。

承認者はイメージを仮払申請に添付することはできますが、既存のイメージを削除できません。

承認者がすでにイメージが存在する仮払申請にイメージを添付する場合、新しいイメージが既存のイメージに追加されます。



[ドキュメント] タブの有効化の詳細情報については、このガイドの「構成」セクション

をご参照ください。

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承認フローの表示

承認者は [承認フロー] タブで仮払ワークフローを確認できます。

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最終承認後

すべての承認者に承認されると、その申請は仮払管理者の承認用に送られます。

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承認者のメール通知

承認者は、仮払申請が承認待ちとなったときにメール通知を受け取るように設定できます。このオプションは、[プロファイル] > [プロファイル設定] > [経費精算の優先設定]（左側メニュー）に表示されます。

セクション 5: 仮払の使用を計算する

従業員が仮払が関連付けられている経費精算レポートを提出すると、そのレポート上のいずれの経費も私用ではなく、支払タイプが現金または IBIP である場合に、仮払の相殺に使用されます。

レポートに複数の仮払が添付されている場合、通貨に関わらず、経費の金額が（発行日の）最も古い仮払から順に減算されます。

部分承認の処理

仮払の相殺に使用される経費が承認者によって部分承認される場合、残高は同じレポートのほかの対象となる経費に追加されるか、「繰り越し」の従業員権限下の仮払残高に戻されるかのいずれかになります。しかし、仮払を別の経費に適用したり、繰り越したりすることが許可されてい

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ない場合、システムは新規の仮払の返納を作成して従業員からの追加の資金を文書化し、これにシステムの規定外フラグが適用されます。

これは、特に承認プロセス中に経費の申請金額が減額になった際に使用すると、仮払の一部を相殺することができます。

• 仮払を法人カードで行う場合（個人請求 / 会社支払 – IBCP）、未使用の金額は、法人カードへの支払金額の総計に追加されます。

• 従業員が残高の「繰り越し」が許可されていない CBCP（会社請求 / 会社支払）カードを使用し、残高がレポートの別の対象経費に追加できない場合は、経費精算で仮払の返納が作成され、レポート作成者がこの残高を会社に返納する必要があることがユーザー、

承認者、および処理者に対して明示されます。さらに次のようになります。

 [仮払の返納] の [金額] フィールドは編集できないようにロックされています。

 仮払にはフラグが立てられ、システムの規定外フラグメッセージ「この仮払の返納は部分承認の結果として作成されたものです」が仮払に適用されます。

• 別のレポートへの仮払残高の繰り越しが許可されている場合、未承認の金額は、現金またはCBCPから除外され、別の仮払の利用可能残高に加えられます。

これらのレポートの金額はすべて、経費精算レポートの [レポート総計] ページに表示されます。

NOTE: 経費精算レポートの提出時や提出前の仮払に変更はありません。これは、特に承認プロ

セス中に経費の申請金額が減額になった際に使用すると、仮払の一部を相殺することができます。

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セクション 6: 仮払機能の設定

管理者は、次の手順を [管理] > [経費精算] から実行します。

ステップ 1: ワークフロー - 仮払ワークフローを設定する

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仮払ワークフローを作成または修正するには:

1. （オプション）[メール通知] タブで、[ワークフロー] を使用して仮払ワークフローのメール通知を新規作成します。

2. [ワークフロー] タブで、使用する仮払ワークフローを照合、コピー、または編集します。

経費精算には、3 つのステップで構成される既定の仮払ワークフローがあります。承認ステップや条件を追加することができます。仮払フォームのフィールドを使用して、ワークフローステップルールを作成できます。

3. [設定] タブで、[ワークフロー] を使用する適切な仮払の設定を選択します。

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仮払ワークフローおよび設定についてのさらに詳しい情報は、設定ガイド「経費精算:

ワークフロー（概要）」をご参照ください。

ステップ 2: フォームとフィールド

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仮払フォームを設定する

管理者は 1 つまたは複数の仮払フォームを設定できます。

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仮払フォームを作成または修正するには:

1. [管理] > [経費精算] > [フォームとフィールド] の順にクリックします。

2. [仮払申請] フォームタイプを選択します。

3. 経費精算では、既定のフォームが用意されています。既定のフォームをコピーして新しいフォームを作成するか、編集して作成します。

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フォームとフィールドについての詳しい情報は、設定ガイド「経費精算: フォームとフィールド」をご参照ください。

ステップ 3: グループ構成 - グループを構成する

仮払申請は、ポリシーベースではなくグループベースです。仮払申請機能は、仮払ワークフローがグループに割り当てられているときに、そのグループに対してアクティブになります。そのグループ内のユーザーは、仮払申請勘定科目コードが設定済の場合、仮払を申請できます。

仮払管理者は、仮払ワークフローを構成していないグループのユーザーにも仮払申請を発行できますが、そのユーザーは、仮払申請勘定科目コードを後から設定する必要があります。ただし、

仮払申請機能が有効になっていないグループでは、追加の仮払を申請できません。

仮払申請機能におけるインポートされた現地のレートの使用

特定の料金が仮払申請の作成日と同日にインポート（および適用）されない限り、システムでは現地のレートを仮払申請に適用しません。

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グループを構成するには:

1. [管理] > [経費精算] > [グループ構成] で、グループに対する目的の仮払ワークフロー を選択します。

2. 目的のグループを選択して、[変更] をクリックし、[仮払構成] のオプションにアクセスします。

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3. 目的のオプションを選択します。

 仮払残高を繰り越す

仮払残高を次回の経費精算レポートに繰り越しできるようにするには、[レポート間での仮払残高の繰り越しをユーザーに許可] 設定を選択（有効に）します。

注意: このオプションは、設定を保存した後に作成される仮払に適用されます。

 1 つのレポートに複数の仮払を追加する

レポートに 1 つの仮払をリンクした後、仮払を追加できるようにするには、[複数の仮払を 1 つの経費精算レポートにリンクすることをユーザーに許可] 設定を選択

（有効に）します。

 複数の通貨を使用するユーザーに発行済および基本通貨の両方を表示する

レポートに割り当てられている両方の通貨を表示するには、[エントリの仮払為替レートを更新] と [仮払申請を通貨が一致するエントリにのみ適用] を選択（有効に）

します。

 為替レートを照合して為替差益 / 差損を減らす

もとの発行済為替レートでエントリ経費の為替レートを上書きするには、[エントリの仮払為替レートを更新] を選択（有効に）します。

注意: このオプションは、設定を保存した後に作成される仮払に適用されます。

 仮払へのイメージの添付

[ユーザーによる仮払申請へのイメージ添付を許可する] 設定を選択（有効に）して、

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仮払申請で [ドキュメント] タブを表示します。[ドキュメント] タブで、ユーザーはイメージの添付および削除ができます。承認者および仮払管理者はさらに、[ドキ ュメント] タブでイメージを仮払申請に添付できます。

[エントリの仮払為替レートを更新] を経費エントリ設定で使用する

エントリがレポートで使用されているレートと一致するには、[取引日] が [現在の日付] と一致する必要があります。これはレポートが仮払の発行日を使用してインポートした現地レートを適用するためで、エントリは常に取引日を参照します。

NOTE: [エントリの仮払為替レートを更新] が [グループの設定] で有効な場合でも、為替レー

トは部分承認または下位（子）の経費であるいずれかの経費の仮払為替レートで上書きできません。

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グループ構成についてのさらに詳しい情報は、設定ガイド「経費精算: Expense Group Configurations」をご参照ください。

ステップ 4:（オプション）経費タイプ - 経費タイプを非表示にする

管理者が仮払申請の [仮払の返納] と [為替差益 / 差損] のいずれかまたは両方の経費タイプを追加しないとする場合、仮払ワークフローが関連付けられているポリシーから経費タイプを無効にできます。

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警告: これらの経費タイプを無効にする前に、その重要性について説明している本ガイドの セクションをお読みいただき、十分に理解するようにしてください。

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経費タイプについて詳しくは、設定ガイド「経費精算: 経費タイプ」をご参照ください。

ステップ 5: ユーザー管理

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仮払申請勘定科目コード

仮払申請勘定科目コードは、システムがすべての申請および処理された仮払に送信する（仕訳エントリ向けの）勘定科目コードです。仮払機能を使用開始する前に、従業員に仮払申請勘定科目

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[仮払申請勘定科目コード] フィールドは、[管理] > [会社] > [組織管理] > [ユーザー管理] の [ユーザーの詳細] ページの [経費精算と請求書処理の設定] セクションに表示されます。

NOTE: 既定で従業員フォームにフィールドが表示されます。会社が仮払申請を使用しない場合、

管理者は [管理] > [経費精算] > [フォームとフィールド] で、このフィールドを従業員フォームから削除できます。

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勘定科目コードと従業員フォームの詳細については、設定ガイド「経費精算: 勘定科目コード」および設定ガイド「Forms（製品共通）」をご参照ください。

ステップ 6: 備忘メール

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仮払申請の備忘メールを追加する

備忘メール機能は、仮払フォームのすべてのフィールドに対して利用できます。

管理者は、[管理] > [経費精算] > [備忘メール] から、仮払申請のフィールドに基づいてルールおよび備忘メールを作成できます。

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さらに詳しい情報は、設定ガイド「経費精算: 備忘メール」および設定ガイド「経費精算: フォームとフィールド」をご参照ください。

ステップ 7: サイト設定 - 仮払の設定を選択する

[サイト設定] ページには、仮払申請に関するその他の設定があります。管理者は次の項目を選 択できます。

• 仮払管理者が仮払の作成と発行を実行できるかどうか（既定で有効）

• 仮払管理者が返納金額を記録できるかどうか（既定で有効）

• 仮払管理者が仮払を外貨で作成するときに既定の為替レートを提供するかどうか

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さらに詳しい情報は、設定ガイド「経費精算: サイト設定」をご参照ください。

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セクション 7: 仮払管理ツール

会社で仮払を発行および監視するには、仮払管理ツールを使用します。仮払管理ツールでは、管理者は次の操作が可能です。

• 従業員の仮払申請履歴を確認する

• 仮払を発行する

• 申請を従業員に差戻す

• 従業員から手渡しで返納された現金を記録する（既定で有効。ただしサイト設定が必要）

• 従業員の残高を表示する

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このツールの説明および使用方法についての詳細は、ユーザーガイド「経費精算: 仮払管理」をご参照ください。

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セクション 8: 仮払の発行および財務抽出

仮払の発行レコードは、標準勘定抽出やその他の財務抽出に含めることができます。これにより、

会社が Concur 以外または Concur から会計システムへのデータを介して行われた発行を処理することができます。

以下のような場合、取扱いが特殊になります。

1. 仮払発行の支払を Expense Pay 経由で行う。従業員への経費精算レポートの支払が、

Expense Pay などの Concur の支払サービス経由で行われる場合、仮払の発行も同じサービス経由で行うことができます。

2. 仮払発行を CBCP ATM 引出し経由で行う。カード所有者が法人カードで ATM 仮払を 行い、カードの支払タイプが CBCP の場合、財務抽出用の発行レコードが作成されます。

この仮払発行レコードを財務抽出に含めて、会計システム内で追跡することができます。

3. 仮払発行を IBCP ATM 引出し経由で行う。カード所有者が法人カードで ATM 仮払を 行い、カードの支払タイプが IBCP の場合、従業員がその仮払の返済を行う必要があるため、Concur 内では会社の負債は作成されません。したがって、財務抽出には仮払発行レコードは含まれません。

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SAE の仮払申請発行記録の詳細情報については、「経費精算: ファイルのインポートと

抽出の仕様ガイド」の「標準勘定抽出、バージョン 3」の章をご参照ください。

経費精算: 仮払申請