請求書処理: イメージの取扱い - イメージの処理

請求書処理: イメージの取扱い - イメージの処理

ユーザー ガイド

最終更新日: 2015 年 6 月 12 日

以下のコンカー ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

目次

セクション 1:アクセス許可 ... 1

セクション 2:概要 ... 1

支払申請にイメージを関連付ける ... 1

支払申請へのイメージのアップロード ... 2

利用可能なアクション ... 2

セクション 3:必要なロール ... 3

セクション 4:請求書イメージの管理 ... 4

処理イメージ ツールにアクセスする ... 5

請求書イメージをスキャンする ... 5

イメージを支払申請にアップロードして添付する ... 9

支払申請のイメージを表示する ... 13

イメージを受領済に設定 ... 16

改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2015 年6月12日 新しい [処理] ボタンの動作についての情報を更新しました。

2015 年 3月 13 日 初版

イメージの取扱い - イメージの処理

セクション 1: アクセス許可

ユーザーがこちらのツールへのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、

ある特定のグループに対してのみ操作が可能である、または特定の操作のみ使用できるなど（閲 覧のみ可能で作成や編集は不可）、限定的なアクセス許可を持っている場合があります。

適切なアクセス許可を付与されていない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記されているいくつかの作業は、Concur にて対応必須のものです。作業 が必要な場合は、Concur お客様サポートにサービスをご依頼ください。

セクション 2: 概要

申請書類の処理ツールを使用すると、請求書イメージの処理者ロールに割り当てられた従業員は、

支払申請に対して紙のイメージを受領済としてマークすることができます。また、申請に関連す るその他のイメージをアップロードしたり表示することができます。

支払申請にイメージを関連付ける

支払申請の「イメージを受領済」設定 (データベース内のフラグ) を「いいえ」から「はい」に 変更すると、システムはこの申請に対して紙のイメージを受領済として認識します。次のように 使用されます:

• 従業員が手動で印刷イメージの申請 ID を入力する、またはスキャナーで請求書のバー コードを読み取ることにより [イメージを受領済] ページの [申請 ID] フィールドに入 力される。

• 従業員が

[イメージの添付と表示]

従業員が値を入力すると、支払申請とスキャン構成のポリシーに基づいて、情報が適切に更新さ れます。

支払申請へのイメージのアップロード

申請書類の処理ツールを使用すると、[イメージの添付&表示] ページのオプションを使用してイ メージを支払申請に添付することができます。この実行中に、[イメージ アップロード] ウィン ドウが表示され、支払申請用のイメージをアップロードする方法を解説します。このツールはイ メージ処理者ロールが付与されたユーザーが申請 ID を入力することによって、現在の支払申請 に関連するイメージを確認することができます。支払申請のイメージを受領済として設定すれば、

処理速度を上げることもできます。

請求書のイメージ処理者は次の機能を構成することが可能です:

• レコード管理に使用可能なデータの挿入（請求書コンテナ ID）

• 特殊な処理が必要なことを通知する、条件付の請求書イメージ アラート



利用可能なアクション

請求書イメージの処理者のロールが与えられている従業員は、下記のアクションを実行すること ができます:

• 申請 ID を入力する、またはスキャンして一意の請求書コンテナ ID を提供することに よってシステム内の「イメージを受領済」情報を更新

• イメージをアップロードして、支払申請に関連する既存のイメージに追加する

• 支払申請に関連するすべてのイメージを表示

• イメージを受領済として設定し、支払申請をより迅速に処理する

セクション 3: 必要なロール

従業員管理者が従業員に請求書のイメージ処理者のロールを割り当てる必要があります。このロ ールを割り当てられた従業員は、社内の従業員のために支払申請をスキャンすることができます。

グループ制限はありません。

管理者は、従業員が申請書類の処理ツールにアクセスする前に請求書のイメージ処理者ロールを 付与する必要があります。従業員管理者は、[ユーザーのアクセス許可] でこの割り当てを行い ます。



セクション 4: 請求書イメージの管理

従業員管理者は、請求書イメージの処理者ロールを複数の従業員に割り当てることができます。

それによって請求書イメージ処理者は社内のすべての従業員のために、支払申請のイメージ情報 を入力したり更新できるようになります。

処理イメージ ツールにアクセスする

申請書類の処理ツールにアクセスするには、[請求書処理] > [処理者] > [支払申請書類の処理]

をクリックします。

NOTE:

合があります。

[イメージを受領済] ページが表示されます。

請求書イメージをスキャンする

申請 ID 情報は、[イメージを受領済] ページの [申請 ID] フィールドに、バーコード スキャナ ーを使用して入力するか、請求書イメージに表示されている申請 ID を手入力して行います。デ ータを入力すると、支払申請とスキャン構成のポリシーに基づいて、情報が適切に更新されます。

NOTE:

請求書に申請 ID を追加するには、請求書処理の管理者に連絡してください。

!



1.

[イメージを受領済] タブをクリックします。

2. 請求書の上部にあるバーコードをスキャンして、[申請 ID] フィールドに入力します。

これは必須フィールドです。

3. 請求書コンテナ ID 情報を [請求書コンテナ ID] フィールドに入力します。このフィー ルドは、スキャン構成によって必要な場合と不必要な場合があります。

NOTE:

たとえば、番号整理システムを使用している場合、イメージが含まれるファイル や保管ボックスの番号をこのフィールドに入力します。

4.

[処理] をクリックします。支払申請用のシステムの「イメージを受領済」フラグが、新

しい情報を反映して変更されます。さらに、[前回のスキャン情報] セクションが更新さ れ、直近で処理された支払申請が反映されます。

NOTE: [処理] ボタンをクリックすると、このアクションに [イメージの添付&表示] ペ

ージの [申請を受領済に設定] ボタンの動作も含まれます。

5. 必要に応じて、指定されたイメージ コンテナにイメージを配置します。

イメージを支払申請にアップロードして添付する

イメージ処理者は、申請書類の処理ツールを使用して、イメージをアップロードして既存の支払 申請に関連付けることも可能です。この手順は、システム内の「イメージを受領済」フラグを

[はい] に変更しません。フラグをただちに変更するには、イメージ処理者は [イメージの添付&

表示] ページでイメージを表示するか、申請 ID を入力するか、または [イメージを受領済] ペ ージに申請 ID を入力する必要があります。イメージ処理者がイメージを表示しない場合、イメ ージ ジョブが次に実行された際にフラグが更新されます。



1.

[イメージの添付&表示] タブをクリックします。

2. 請求書にある支払申請 ID を [申請 ID] フィールドに入力します。

NOTE:

して [申請 ID] フィールドに入力することができます。

3.

[イメージを添付] をクリックします。

[イメージのアップロード] ウィンドウが表示されます。

4.

[参照...] をクリックします。

5. イメージにナビゲートし、[開く] をクリックします。

6.

[アップロード] をクリックします。

7. オプション: 手順 3 - 6 を繰り返し、すべてのイメージをアップロードします。

8.

[閉じる] をクリックします。

支払申請のイメージを表示する

イメージ処理者は、[イメージの添付&表示] ページのオプションを使用して、支払申請に関連す る請求書のイメージを表示することができます。請求書イメージを表示するアクションを実行す ると、「イメージを受領済」フラグが「はい」に更新されます。



1.

[イメージの添付&表示] タブをクリックします。

2.

[イメージの添付&表示] ページで、請求書にある支払申請 ID を [申請 ID] フィールド

に入力します。

3.

[イメージを表示] をクリックします。

ビューアが開き、支払申請に関連するすべてのイメージをスクロールして確認できます。

[前回のアップロード情報] セクションで、前回アップロードしたイメージを確認する

イメージを受領済に設定

イメージの処理者は、イメージを受領済として設定することにより、支払申請がシステムを通過 するプロセスのスピードを上げることができます。たとえば、支払を待たせているがイメージが ない支払先に対して、先に支払処理する必要がある場合に役立ちます。イメージ処理者が [イメ ージを受領済に設定] ボタンをクリックすると、実際にはイメージがなくても、システムはデー タベース内のフラグをイメージがあるように更新し、そのプロセスを回避して支払申請の処理を より迅速にします。



1.

[イメージの添付&表示] タブをクリックします。

2.

[イメージの添付&表示] ページで、請求書の申請 ID を [申請 ID] フィールドに入力し

ます。

3.

[申請を受領済に設定] をクリックします。

イメージを受領済である申請がマークされると、ウィンドウが表示されて通知されます。

4.

[OK] をクリックします。