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ドキュメント在庫管理システム 営業用操作マニュアル
(2005/03/25) このシステムを利用するには InternetExplorer5.0 以降または NetscapeNavigator4.7 以降が必要です。 また、ブラウザの設定で JavaScript、SSL を有効に設定しておく必要があります。 このマニュアルは以下の構成となっています。 １．システムを利用するには（ログイン）･･････････････････････････ 2 ２．このシステムでできること（メニュー画面）････････････････････ 4 ３．ドキュメントを手配する ･････････････････････････････････････ 5 ３．１ 手配したいドキュメントを探す ･････････････････････････ 6 ３．２ 手配するドキュメントを選択する ･･･････････････････････ 7 ３．３ 送付先の入力方法を選ぶ ･･･････････････････････････････ 8 ３．４ 送付先を入力する ･････････････････････････････････････ 9 ３．５ 手配の確認 ･･･････････････････････････････････････････ 11 ４．手配した内容を参照・変更する（ドキュメント手配の参照） ･････ 12 ４．１ 手配内容を参照する（進捗状況の確認） ･････････････････ 12 ４．２ 手配内容を修正する ･･･････････････････････････････････ 13 ５．以前手配した内容で再手配する（ドキュメント手配のコピー）････ 14 ６．ユーザ情報の変更依頼 ･･･････････････････････････････････････ 15 ７．新版・改版情報 ･････････････････････････････････････････････ 16 ８．サンプル発送数登録 ･････････････････････････････････････････ 17 ドキュメント手配の基本フロー ドキュメント手配の基本的なフローは以下のようになります。 ログイン ドキュメント検索 ドキュメント選択 送付先の選択 及び入力 ドキュメント 手配数入力 ドキュメント手配 確認メール受信 ドキュメント発送 予定メール受信 手配完了 ･･･ P2 ･･･ P6 ･･･ P7 ･･･ P8~9 ･･･ P9 ･･･ P11 ･･･ P11 ･･･ P112/17 １．システムを利用するには（ログイン）
InternetExplorer または NetscapeNavigator を用いて、下記 URL にアク セスすると、この画面が表示されます。 URL：http://www2.himdx.net/renesas/ システムを利用するにはログインする必要があります。 ログインするためには次の操作をしてください。 操作方法 ① ログイン名 登録済みのログインID（拠点ドキュメント担当者に確認ください） を半角英数で入力してください。 ② パスワード 登録済みのパスワードを入力してください。 ③ ログイン ログインボタンをクリックしてください。 マニュアル 本操作マニュアル（ＰＤＦ）が表示されます お知らせ この画面にはシステムの状態に関するお知らせが表示されることが あります。注意してご覧ください。
3/17 ＜初回ログイン時＞ 初回ログイン時はユーザ情報の登録画面が表示されます。 必要事項を入力して「登録」をクリックしてください。 ① 連絡先電話番号・E メールアドレス 電話番号・E メールアドレスを入力します。 ② 送付先名 社内便を送れる場合は社内便の宛先を入力します。 送れない場合は適当な送付先名を入力します。 ③ 会社名・部署名・郵便番号・都道府県・住所 会社名・部署名はあらかじめ入力されている中から選択することも できます。また、郵便番号を入力して抽出ボタンをクリックすると 町名までの住所が自動入力されます。 登録内容の確認画面が表示されます。ご確認ください。
4/17 ２．このシステムでできること（メニュー画面） ログインに成功するとこのメニュー画面が表示されます。 各機能をクリックするとそれぞれの機能を使うことができます。 機能には次のものがあります。 １．ドキュメント手配 ドキュメントの手配、また手配の進捗状況を確認できます。 承認前の手配ならば変更も可能です。 ２．ユーザ情報変更依頼（ユーザによっては表示されません） 現在使用しているパスワードや、自分の送付先情報の変更依頼 ができます。（変更には本システムの承認者による承認が必要で す） ３．新版・改版情報 最近2 ヶ月に作成されたカタログを参照することができます。 ４．サンプル発送数登録（ユーザによっては表示されません） サンプルの発送数を限度数以内で設定できます。 また、ユーザによっては操作できない場合があります。操作で きないユーザには「パターンが登録されていません。」と表示さ れます。
5/17 ３．ドキュメントを手配する メニューでドキュメント手配を選択するとこの画面が表示されま す。 各機能をクリックするとそれぞれの機能を使うことができます。 (1) 新規ドキュメント手配登録 検索画面からドキュメントを選択して手配します。 (2) ドキュメント手配の参照、修正を行う ドキュメント手配の内容を参照・修正できます。 (3) ドキュメント手配をコピーする 過去に行なったドキュメント手配の内容をコピーし、新しい手 配として新規に登録することができます。
6/17 ３．１ 手配したいドキュメントを探す 新規ドキュメント手配登録をクリックすると、この画面が表示されます。 ドキュメントを新規に手配するときは、初めに手配するドキュメントを選 択します。ドキュメントの検索は、製品型名、ドキュメント番号、ドキュ メント名の一部または全部から、また、区分とのAnd 検索を利用できます。 また、ドキュメント番号には複数の番号を入力し、And 検索、Or 検索を することもできます。 操作方法 ① 製品型名 製品型名でドキュメントを検索することができます。 ② 英文・和文 英文・和文別にドキュメントを検索することができます。 ③ ドキュメント番号 ドキュメント番号を入力します。ドキュメント番号の一部からで も検索できます。また、複数のドキュメント番号を入力し、複数 のドキュメントを検索することもできます。 ④ And 検索・Or 検索 ドキュメント番号を複数入力した場合は検索方法を選択できま す。 ⑤ ドキュメント名 ドキュメント名が分かっていれば、ドキュメント名から検索する ことができます。ドキュメント名の一部からでも検索できます。 ⑥ 区分 指定した区分のドキュメントを検索することができます。 ⑦ 検索 検索に必要な条件、上記①～⑥を入力したら、検索ボタンをクリ ックしてください。検索結果が表示されます。
7/17 ３．２ 手配するドキュメントを選択する 検索結果が表示されたら、手配したいドキュメントを選択し、選択ボタン をクリックします。 ドキュメントが選択され、送付先選択画面が表示されます。 表示されたドキュメントの一覧に手配したいドキュメントがない場合は 再検索を行います。 操作方法 手配したいドキュメントがあった場合 ① ドキュメント選択 選択チェックボックスにチェックを入れてドキュメントを選択し ます。チェックボックスがないドキュメントは手配できません。 ② 選択ボタン ドキュメントを選択した後選択ボタンをクリックします。送付先 選択画面が表示されます。（上下どちらのボタンも同じ機能です。） 操作方法 手配したいドキュメントがなかった場合 ① 再検索ボタン 再検索ボタンをクリックします。前画面の検索条件を入力する画 面が表示されます。（上下どちらのボタンも同じ機能です。） 画面表示項目説明 ドキュメントタイプ：在庫品・オンデマンド対応品の区別が表示されます。 ＰＤＦ：ファイル名が表示されているものはクリックするとドキュメン トのPDF ファイルが表示されます。 正味在庫数：手配可能な在庫数が表示されます。 ※ 在庫数は承認者が許している場合だけ表示されます。 納品予定：入庫予定の有無が表示されます。
8/17 ３．３ 送付先の入力方法を選ぶ 操作方法 送付先を選択する ① 送付先名に登録済みの送付先名を入力します。 ② 検索開始をクリックします。 ③ 送付先選択画面が表示されます。 送付先名をクリックします。 ④ 「３．４ 送付先を入力する」に遷移します。 カタログを選択したら、次に送付先を入力します。 送付先は自分自身あるいは送付先を直接入力するからフリーで入力する ことができます。また、あらかじめ登録済みの送付先マスタから選択する こともできます。 操作方法 送付先を直接入力する 送付先を直接入力するをクリックします。 「３．４ 送付先を入力する」に説明します。 カタログを追加する 手配するカタログを追加したい場合は、手配追加をクリックします。 「３．１手配したいカタログを探す」の画面に遷移し、現在選択さ れているカタログに追加して、手配することができます。
9/17 ３．４ 送付先を入力する 登録済みの送付先を選択した場合は、選択された送付先情報がデフォルトで表示され ます。送付先情報を一時的に変更して手配が可能です。直接入力を選択した場合はフ リー入力となります。 操作方法 ① 申込者情報 申込者名・申込者の電話番号・申込者のE-メールアドレスを入力します。 ② 送付先名 社内便宛先を入力します。社内便がない場合は分かり易い略称等を登録しま す。送付先名は送付先データ検索時に使用します。 ③ 会社名・部署名・担当者名 送付先の会社名・部署名・担当者名を入力します。会社名・部署名は登録済 みのものから選択して入力することもできます。 ④ 電話番号・郵便番号・都道府県・住所 送付先の情報を入力します。郵便番号を入力し、抽出ボタンをクリックする と町名までの住所を自動入力できます。（事業所番号には対応していません） ⑤ 用途 ドキュメントの用途を選択してください。 選択された用途によって入力項目が変更されます。（次ページ参照） ⑥ 連絡事項 承認者・物流センタへのコメントを入力できます。 ※入力した内容は送付状に印字されます。 ⑦ 手配数 それぞれのドキュメントについて手配したい部数を入力します。 ⑧ 手配送信 必要な情報を入力した後に手配送信ボタンをクリックします。 手配が受け付けられると、手配確認の画面が表示されます。
10/17 ＜イベント（展示会）用の手配の場合＞ ＜海外発送の場合＞ ① 用途でイベントを選択します。 ② 希望納期とイベント（展示会）名の入力欄が表示されるので入 力してください。（この項目は入力必須項目です。） ① 都道府県で海外を選択します。
11/17 ３．５ 手配の確認 「３．４送付先を入力する」で入力した内容が受け付けられると、 手配内容確認の画面が表示されます。 修正したい場合は修正するボタンを押してください。 手配送信ボタンを押すと依頼が実行され、下の画面に遷移します。 実行されると、手配内容確認のメールが申込者E メールアドレスで入力し た宛先に送信されます。その後、手配が受け付けられると、発送予定メー ルが同メールアドレス宛に送信されます。 手配終了ボタンを押すとカタログ手配メニューに戻ります。 手配確認メール
12/17 ４．手配した内容を参照・変更する（ドキュメント手配の参照） ４．１ 手配内容を参照する（進捗状況の確認） メニュー画面からドキュメント手配をクリックし、ドキュメント手配の参照をク リックすると、ドキュメント手配の受付日・ドキュメント番号・申込者・送付先 からドキュメント手配を検索し、その進捗状況と詳細を参照することができます。 操作手順 ① 受付日の日付の範囲・ドキュメント番号・申込者・送付先で検索します。 ② 検索結果が表示されます。 検索条件に合致する手配の一覧 手配内容の詳細が知りたい場合 ③ 申込 No をクリックします。 ドキュメント手配を修正したい場合 ④ ドキュメント手配の詳細画面で修正ボタンをクリックします。 「４．２手配内容を修正する」に遷移します。
13/17 ４．２ 手配内容を修正する 手配内容は承認前ならば修正や取消ができます。 操作方法 送付先情報に修正がある場合 ① 送付先情報を修正します。 ② 手配送信ボタンをクリックします。 操作方法 ドキュメントを追加したい場合 ① 手配追加ボタンをクリックします。 ② ドキュメントの検索画面に遷移し、追加手配することができます。 ③ 送付先情報に変更がある場合は手配を追加した後に変更します。 操作方法 手配を取り消したい場合 ① 取り消したいカタログの手配数を０にします。 ② 手配送信ボタンをクリックします。
14/17 ５．以前手配した内容で再手配する（ドキュメント手配のコピー） 以前手配した内容で再手配（ドキュメント手配のコピーをする）できます。 操作方法 ① 手配データは、ドキュメント手配の受付日の期間・ドキュメント番号・ 申込者名・送付先名を指定して検索することができます。 ② 申込No をクリックすると詳細画面が表示されます。 ③ コピーボタンをクリックすると、この画面が表示されます。 ④ 手配送信ボタンで新たに手配することができます。また、その際送付デ ータを修正することができます。
15/17 ６．ユーザ情報の変更依頼 ユーザ情報の修正依頼をします。 送信ボタンを押下すると、確認画面が表示されます。 変更にはシステム承認者の承認が必要になります。 承認者が承認するまでは現在の情報のままとなります。 注：ログイン名は変更できません。
16/17 ７．新版・改版情報 過去2 ヶ月間に登録されたドキュメントを参照することができます。 製品区分を指定して新しいドキュメントを参照したい場合は 区分で参照したい区分を選択します。 「指定なし」を選択すると全ての区分のドキュメントを参照できます。
17/17 ８．サンプル発送数登録 ドキュメント完成時のサンプル発送数を上限の範囲内で設定できます。 各パターンで発送数を設定して実行ボタンを押下します。 サンプル発送数は許可されていないユーザは設定できません。 その場合は「パターンが登録されていません。」と表示されます。
