サイボウズ Office 6.5 ユーザー操作マニュアル

社内メール

社内メール機能の概要···1 社内メールの送信···2 社内メールの受信···4 受信した社内メールを読む··· 5 受信した社内メールにフォローを書き込む··· 6 社内メール送信の便利な機能···7 社内メールを再利用する··· 8 下書きをメモとして保存する··· 9 書式を編集する··· 10 社内メール受信の便利な機能··· 11 受信した社内メールをフォルダに振り分けて保存する··· 12 更新通知を解除／設定する··· 13 送受信した社内メールの管理···14 閲覧状況／書き込み情報を確認する··· 15 社内メールを保存するフォルダを変更する··· 17 社内メールを削除する··· 19 社内メールを検索する··· 21 社内メールの標題／本文を編集する··· 22 添付したファイルを編集する··· 23 社内メールの宛先を変更する··· 24 送受信した社内メールをテキストファイルに出力する··· 26 宛先ユーザーに対して別の社内メールを送信する··· 27 宛先ユーザーに対して予定を登録する··· 28 社内メールを ToDo リストに加える ··· 29 社内メールをメールに転送する··· 30

社内メール機能の概要

「サイボウズ Office 6」のユーザー個人宛てに「社内メール」を送ることができます。 「社内メール」にはフォローを書き込むことができるので、簡単に意見の交換を行うことがで きます。 また、宛先ユーザーが書き込んだ最新のフォローの状態を一覧で確認できるので、簡単に 情報を収集できます。 社内メールを作成するときに、 ボタンを追加して確認要求を付けて送信で きます。 確認要求を付けて送信した社内メールでは、送信先のユーザーの閲覧状況が確認できる ので、回覧板のように利用できます。 「社内メール」には更新通知設定ができます。 大切な社内メール、気になる社内メールに更新通知を設定しておけば、フォローが書き込ま れたときに、トップページの「最新情報」に通知が表示されます。 確認しました 【注意】 社内メール」という表示は、システム管理者の設定によっては「社」 の部分が変更されている場合があります。この場合、「（管理者が設 定した文字列）内メール」と表示されます。 ここでは、「社内メール」が設定されていることを前提に説明してい ます。

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社内メールの送信

ここでは、社内メールを作成し、送信する操作を説明します。

社内メールを作成し、送信する

社内メールは「社内メールの送信」画面で作成し、送信します。

 

1. トップページの を押して 社内メールを送る を選択する → 「社内メールの送信」画面が表示されます。 始める ▼

 

 

_{※個人フォルダの画面で 社内メールを送る をクリックしても、「社内メールの送信」画} 面を表示できます。 「差出人」には自分の名前が表示されています。 複数のグループに所属している場合は、プルダウンメニューで差出人としてのグループ を選択できます。

 

2. 「標題」に社内メールの標題を、「本文」に社内メールの本文を入力する

 

3. _{「ファイル」で を押し、表示される「ファイルの選択」画面で社内メールに} 添付するファイルを指定し、 を押す 複数のファイルを添付するには、手順 3. を繰り返します。 参照... 開く

 

 

※添付したファイルを社内メールから削除する場合は、リストで目的のファイルを選択し、 を押します。 削除

 

4. 「宛先」のプルダウンメニューで目的のユーザーが所属するグループを選択する → 選択したグループのユーザー名が右側のリストに表示されます。

 

5. 右側のリストで宛先として指定するユーザー名を選択する → 指定したユーザー名が反転表示されます。 ユーザー名は複数指定できます。

 

6. _を押す → 指定したユーザー名が左側のリストに追加され、宛先に設定されます。 他のグループに所属するユーザーを宛先に追加する場合は、手順 4. から 6. を 繰り返してください。 ← 追加

 

 

※宛先からユーザーを削除する場合は、左側のリストで目的のユーザーを選択し、 を押します。 削除 →

 

 

_{【注意】 「宛先」は必須項目です。必ず設定してください。}

 

7. 確認要求を付ける場合は、「閲覧状況」の「「確認しました」ボタンを付ける」チェッ クボックスにチェックを入れる → 社内メールに 確認しました ボタンが追加されます。

 

 

【ヒント】 _{ボタンが追加されると、送信先のユーザー} が ボタンを押した日時を、一覧で確認でき るようになります。 確認しました 確認しました

書式編集については、「書式を編集する」をご覧ください。 添付ファイルの詳細については、「添付ファイルのしくみ」をご覧ください。

 

8. _を押す → 社内メールが送信されます。 送信された社内メールは、個人フォルダの送信箱へ保存されます。 送信する

 

 

※ を押すと社内メールを送信せずに「個人フォルダ（受信箱）」画面 に戻ります。 キャンセルする 【ヒント】 _{社内メールの編集中、 または} を押さずに、サイトポジションをクリッ クして他の画面に切り替えると、編集中の内容は破棄され ます。Windows 版の Internet Explorer をお使いの場合 は、ページ移動の確認メッセージが表示されますので、移 動する場合は を、編集に戻る場合は を 押します。 送信する キャンセルする OK キャンセル

【ヒント】 Windows 版の Internet Explorer 5.5 以上をご利用の場合

は、「書式編集」ラジオボタンを選択すると本文欄の文字 の書式を編集できます。 書式編集については、「書式を編集する」で説明していま す。 【ヒント】 添付ファイルはファイル管理の機能を利用しています。詳 細については「添付ファイルのしくみ」で説明していま す。 書式を編集する 添付ファイルのしくみ

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社内メールの受信

ここでは、受信した社内メールを確認したりフォローを書き込む操作について説明します。 受信した社内メールを読む

受信した社内メールを読む

受信した社内メールの内容を表示します。 閲覧状況については、「閲覧状況／書き込み情報を確認する」をご覧ください。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。 確認要求されている社内メールの場合は、 の左に 閲覧 状況（○人/○人） と表示され、宛先メンバーの閲覧状況を確認できます。 その他の操作▼

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。 【ヒント】 新着の社内メールがあるフォルダには、右側に（1）などの ように、（ ）でフォルダ内の未読メールや未読社内メール 数が表示されます。トップページで更新を通知しているフ ォルダには が表示されます。また、一覧で未読の社内 メールには黄色い背景が表示されます。 【ヒント】 _{受信した社内メールに がある場合は、社内} メールを読み終えた後、

を押します。

を押した日時が閲覧状況に反映されます。

確認しました 確認しました 確認しました 【ヒント】 を押すと、トップページの「最新情報」に 「トップに常に出す情報」として常に表示しておくことが できます。 「最新情報」から表示を消去するには、

を

クリックします。 閲覧状況／書き込み情報を確認する

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受信した社内メールにフォローを書き込む

社内メールにフォローを書き込みます。 書き込み要求については、「閲覧状況／書き込み情報を確認する」をご覧ください。 書式編集については、「書式を編集する」をご覧ください。 添付ファイルの詳細については、「添付ファイルのしくみ」をご覧ください。 【注意】 _{確認要求のある社内メールの場合は、 を押さない} と、フォローの書き込みはできません。 確認しました

 

1. 目的の社内メールの「社内メール本文」画面を表示する

 

2. 本文の下にある「フォロー」にフォロー内容を入力する 「発言者」には自分の名前が表示されています。複数のグループに所属している 場合は、プルダウンメニューで差出人としてのグループを選択できます。

 

3. 「ファイル」で を押し、表示される「ファイルの選択」画面で社内メールに 添付するファイルを指定し、 を押す 参照... 開く

 

 

※ファイルの添付を取り消す場合は、添付テキスト入力欄でファイルのパス名を選択し 〔Delete〕キーを押します。

 

4. を押す → 社内メール下部のフォロー一覧に書き込んだフォローが表示されます。 書き込む

【ヒント】 Windows 版の Internet Explorer 5.5 以上をご利用の場合は、「書

式編集」ラジオボタンを選択すると本文欄の文字の書式を編集できま す。 書式編集については、「書式を編集する」で説明しています。 【ヒント】 添付ファイルはファイル管理の機能を利用しています。詳細について は「添付ファイルのしくみ」で説明しています。 【ヒント】 フォローごとに表示されている 削除するをクリックすると、フォ ローを削除できます。削除できるのは、自分の書き込んだフォローの みです。 閲覧状況／書き込み情報を確認する 書式を編集する 添付ファイルのしくみ

社内メール送信の便利な機能

ここでは、社内メールを送信するときに便利な機能について説明します。 社内メールを再利用する 下書きをメモとして保存する 書式を編集する

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社内メールを再利用する

一度送信した社内メールの内容を利用して、もう一度送信し直します。 社内メールの編集については、「社内メールを作成し、送信する」をご覧ください。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

3. _{を押して 再利用して送信する を選択する} → 「社内メールの送信」画面が表示されます。 全ての入力欄に、再利用する社内メールの内容があらかじめ入力されています。 その他の操作▼

 

4. 必要に応じて内容を編集し、送信する 社内メールを作成し、送信する

下書きをメモとして保存する

作成した社内メールを、送信しないでメモとして保存します。 メモとして保存しておいた内容は、後日社内メールやメールとして送信したり掲示板に掲示 として書き込んだりできます。 社内メールの作成については、「社内メールを作成し、送信する」をご覧ください。 メモの操作については、「メモ機能の利用」をご覧ください。

 

1. 社内メールを作成する

 

2. 「メモとして 」を押す → 「社内メールの保存確認」画面が表示されます。 保存する…

 

 

_{【注意】 標題が空欄の場合はエラーになります。}

 

3. 「保存する位置」のプルダウンメニューでメモの保存先を選択する

 

4. _を押す → 保存先に指定したフォルダの内容が表示されます。社内メールはメモとして保 存されます。 保存する

   

※ を押すと、「社内メールの送信」画面に戻ります。 再編集する 社内メールを作成し、送信する メモ機能の利用

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書式を編集する

本文や内容のテキスト入力欄で「書式編集」ラジオボタンを選択すると、テキスト入力欄上 部に以下のようなボタンが表示されます。

このボタンを利用して、本文欄の文字の書式を編集できます。

書式編集ボタンの機能

【注意】 書式設定は、Windows 版の Internet Explorer 5.5 以上の Webブラ

ウザーでのみ利用できます。

 

1. テキスト入力欄内で選択中の文字列や段落を選択する

 

2. 選択中の文字列や段落に対し、設定したい書式のボタンを押す → 選択した書式が反映されます。 ボタン 説 明 選択中の文字列のフォントサイズを変更します。 -1 / 標準 / +1 / +2 /+3 から選択してください。 選択中の文字列を太字に変更します。 選択中の文字列を斜体に変更します。 選択中の文字列に下線を追加します。 選択中の文字列にハイパーリンクを設定します。 このボタンを押すと「ハイパーリンク」画面が表示され、ハイパーリンク情報を設 定できます。リンクの種類と URL を指定して OK を押します。 現在のカーソル行を、左揃えにします。 現在のカーソル行を、中央揃えにします。 現在のカーソル行を、右揃えにします。 選択中の文字列の色を変更します。 選択中の文字列の背景色を変更します。 【ヒント】 設定した書式を全て取り消す場合は、「テキスト」ラジオボタンを選 択します。この場合、設定した書式は全て取り消され、復活させるこ とはできません。

社内メール受信の便利な機能

ここでは、社内メールを受信するときに便利な機能について説明します。 受信した社内メールをフォルダに振り分けて保存する

更新通知を解除／設定する

受信した社内メールをフォルダに振り分けて保存する

送受信した社内メールは、全て個人フォルダ内のフォルダに保存されます。初期設定では、 受信した社内メールは「受信箱」に、送信したメールは「送信箱」に保存されるようになってい ます。 個人フォルダに任意のフォルダを作成し、条件を指定して自動的に社内メールを振り分けて 保存させることができます。 振り分け保存の条件には、標題に含まれる文字列や差出人などを指定できます。 フォルダへの振り分け保存については、「振り分け保存を設定する」をご覧ください。 振り分け保存を設定する

更新通知を解除／設定する

社内メールに更新通知を設定しておくと、その社内メールが編集されたりフォローやファイル が追加されたときに、トップページの「最新情報」に通知が表示されます。 フォルダの更新通知については、「フォルダの更新通知を設定する」をご覧ください。 【注意】 更新通知の設定をしていないフォルダにある社内メールについては、 更新通知を設定できません。

 

1. 「個人フォルダ」画面で更新通知の設定を変更したい社内メールが保存されてい るフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

3. を押して 更新通知を解除する を選択する → 「社内メールの更新通知の解除」画面が表示されます。 その他の操作▼

 

 

【ヒント】 更新通知が設定されていない社内メールの場合は を押すと 更新を通知する が表示さ れます。 選択すると「社内メールの更新通知」画面が表示され、更 新通知を設定できます。 その他の操作▼

 

4. を押す → 更新通知が解除されます。 更新通知を解除する

 

 

※ を押すと更新通知の設定を変更せずに「社内メール本文」画面に 戻ります。 キャンセルする フォルダの更新通知を設定する

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送受信した社内メールの管理

ここでは、送受信して個人フォルダに保存されている社内メールを利用する操作について説 明します。 閲覧状況／書き込み情報を確認する 社内メールを保存するフォルダを変更する 社内メールを削除する 社内メールを検索する 社内メールの標題／本文を編集する 添付したファイルを編集する 社内メールの宛先を変更する 送受信した社内メールをテキストファイルに出力する 宛先ユーザーに対して別の社内メールを送信する 宛先ユーザーに対して予定を登録する 社内メールを ToDo リストに加える 社内メールをメールに転送する

閲覧状況／書き込み情報を確認する

社内メールに対して書き込まれたフォローの一覧を確認できます。 確認要求が付いている社内メールの場合は、 が押された時間も確認でき ます。 確認しました 社内メールの閲覧状況を確認する 社内メールの書き込み情報を確認する

社内メールの閲覧状況を確認する

確認要求の付いている社内メールの場合は、「閲覧状況」画面で、宛先に設定されているユ ーザーが を押した日時と、最新のフォロー内容を確認できます。 「閲覧状況」画面の表示項目は、下表のとおりです。 確認しました

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3.

閲覧状況（○人/○人）

をクリックする → 「閲覧状況」画面が表示されます。

 

 

※自分が送信した社内メールの場合は、「個人フォルダ（送信箱）」の一覧で備考に表示される 状 況 をクリックしても、閲覧状況を確認できます。 表示項目 説 明 （○人/○人） （確認したユーザー数／宛先ユーザー数）が表示されます。宛先に設 定されているユーザーのうち何人が を押したかが確 認できます。 確認しました 宛先 社内メールの宛先に設定されているユーザーの名前が表示されます。 その社内メールの差出人には「（差出人）」と表示されます。 ※宛先に設定されているユーザーが個人フォルダから当該社内メールを削除した場 合、そのユーザーの閲覧状況はグレーで表示されます。 ※宛先から削除されたユーザーがいる場合は「宛先から削除されたユーザーの閲覧 状況」欄が表示されます。先に個人フォルダから当該社内メールを削除しているユ ーザーは、グレーで表示されます。 閲覧日時 ユーザーが を押した日時が表示されます。日時はフ ォローを書き込んでも更新されません。まだ を押して いないときは空欄です。 また、そのメールの差出人で宛先に含まれていないユーザーには「-」 が表示されます。 宛先から削除されたユーザーは「宛先から削除されたユーザーの閲覧 状況」欄で、宛先から削除された日時が表示されます。 確認しました 確認しました

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内容 ユーザーが書き込んだ最新のフォロー内容が表示されます。 書き込みがないときは空欄です。 ※ 「宛先」の をクリックすると宛先に設定されているユーザー順に、「閲覧日時」の をクリックすると日 付の新しい順に、リストを並べ替えます。

社内メールの書き込み情報を確認する

確認要求の付いていない社内メールの場合は、「書き込み情報」画面で、宛先に設定され ているユーザーの最新の書き込み日時とフォロー内容を確認できます。 「書き込み情報」画面の表示項目は、下表のとおりです。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリックしてト ップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3.

書き込み情報

をクリックする → 「書き込み情報」画面が表示されます。 表示項目 説 明 宛先 社内メールの宛先に設定されているユーザーの名前が表示されます。 その社内メールの差出人には「（差出人）」と表示されます。 ※宛先に設定されているユーザーが個人フォルダから当該社内メールを削除した場 合、そのユーザーの書き込み情報はグレーで表示されます。 ※宛先から削除されたユーザーがいる場合は「宛先から削除されたユーザーの書き 込み情報」欄が表示されます。先に個人フォルダから当該社内メールを削除してい るユーザーは、グレーで表示されます。 書き込み日時 ユーザーがフォローを書き込んだ日時が表示されます。日時はフォロ ーを書き込むたびに更新されます。書き込みがないときは空欄です。 宛先から削除されたユーザーは「宛先から削除されたユーザーの書き 込み情報」欄で、宛先から削除された日時が表示されます。。 内容 ユーザーが書き込んだ最新のフォロー内容が表示されます。 書き込みがないときは空欄です。

社内メールを保存するフォルダを変更する

受信した社内メールは、初期設定では全て個人フォルダ内の「受信箱」に、送信したメール は「送信箱」に保存されるようになっています。 個人フォルダには他に「下書き」「ごみ箱」フォルダが用意されています。また、任意にフォル ダを作成することもできます。 送受信した社内メールを任意のフォルダに移動して、整理しておくことができます。 社内メールは、一覧画面でも「社内メール本文」画面でも移動できます。 【ヒント】 任意に作成したフォルダには振り分け保存の条件を設定して、受信時 に自動的に振り分けて保存させることもできます。 「社内メール本文」画面で移動する 社内メールを一覧画面で移動する

「社内メール本文」画面で移動する

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3. メニューの右側に表示されているプルダウンメニューで移動先のフォルダを選択 し、 を押す → 「個人フォルダ」画面に戻ります。社内メールは指定したフォルダに移動されて います。 移動する

社内メールを一覧画面で移動する

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題左にあるチェックボックスにチェックを入れる

 

 

※ 標題左の を押すと、全ての社内メールに一括してチェックを入れることができます。全ての チェックを外すには、もういちど を押します。 【ヒント】 個人フォルダの一覧画面では、社内メールだけではなくメ ールおよびメモを一括で移動できます。

 

3. 「チェックした項目を」のプルダウンメニューで移動先のフォルダを選択し、 を押す → 社内メールが指定したフォルダへ移動され、表示が更新されます。 移動する

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フォルダの作成については、「フォルダを作成する」をご覧ください。

フォルダへの振り分け保存の設定については、「振り分け保存を設定する」をご覧ください。 フォルダを作成する

社内メールを削除する

個人フォルダに保存されている社内メールを削除します。 削除された社内メールは、「ごみ箱」に移動されます。「ごみ箱」に移動された社内メール は、内容の閲覧はできますが以下の操作はできません。 社内メールは、一覧画面でも「社内メール本文」画面でも削除できます。 「社内メール本文」画面で削除する 社内メールを一覧画面で削除する 【注意】 自分の個人フォルダで社内メールを削除しても、差出人や他の受信者 のフォルダからは削除されません。 差出人は、自分が送信した社内メールを宛先のユーザーの個人フォル ダからも削除できます。

 

標題／本文の編集

 

フォローの書き込み

 

フォローの削除

 

購読の設定

 

最新情報に表示させるマークを付ける 【注意】 「個人設定」で「ごみ箱機能」を「使用する」チェックボックスのチ ェックを外していると、削除されたデータはごみ箱に残りません。

「社内メール本文」画面で削除する

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3. メニューの中央に表示されている

削除する

をクリックする → 「社内メールの削除」画面が表示されます。

 

4. を押す → 社内メールがフォルダから削除され「ごみ箱」に移動されます。 はい

   

※ を押すと社内メールを削除せずに「個人フォルダ（受信箱）」画面に戻ります。 いいえ 【ヒント】 「受信者の個人フォルダからも完全に削除する」チェックボックスに チェックを入れて を押すと、「ごみ箱」に移動されずすぐに 削除されます。 はい

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社内メールを一覧画面で削除する

「ごみ箱」の操作については、「ごみ箱を利用する」をご覧ください。 フォルダ内のデータを一括で削除する操作については、「データを移動／削除する」をご覧く ださい。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題左にあるチェックボックスにチェックを入れる

 

 

※ 標題左の を押すと、全ての社内メールに一括してチェックを入れることができます。全ての チェックを外すには、もういちど を押します。

 

3. 「チェックした項目を」 を押す → 「個人フォルダからの一括削除」画面が表示されます。 削除する

 

4. を押す → 社内メールがフォルダから削除され「ごみ箱」に移動されます。 はい

   

※ を押すと社内メールを削除せずに「個人フォルダ（受信箱）」画面に戻ります。 いいえ 【ヒント】 「送信した社内メールを受信者の個人フォルダからも完全に削除す る」チェックボックスにチェックを入れて を押すと、当該社 内メールが受信者の個人フォルダからも削除されます。このチェック を入れて削除された社内メールは「ごみ箱」には移動されず、すぐに 削除されます。 はい 【ヒント】 個人フォルダの一覧画面では、社内メールだけではなくメールおよび メモを一括で削除できます。 ごみ箱を利用する データを移動／削除する

社内メールを検索する

個人フォルダに保存されている情報の中から、文字列を指定してデータを検索できます。 個人フォルダ内では、社内メール、メールおよびメモを対象に検索が実行されます。 社内メールだけを検索するには、メニュー中央の 詳細検索 をクリックし、検索対象を社内メ ールのみに設定して、検索を実行します。 検索の操作については、「データを検索する」をご覧ください。 データを検索する

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社内メールの標題／本文を編集する

社内メールの差出人は、送信済みの社内メールに対して標題や本文を編集したり、添付フ ァイルを追加できます。 差出人が社内メールの標題や本文を編集すると、宛先に登録されているユーザーには社 内メールの更新通知が送信されます。 社内メールの編集については、「社内メールを作成し、送信する」をご覧ください。 【注意】 送信済みの社内メールを変更できるのは、差出人のみです。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3. メニューの

変更する

を選択する → 「社内メールの編集」画面が表示されます。

 

4. _{必要に応じて内容を編集し、} 変更する _を押す 【ヒント】 本文が更新された社内メールには、「差出人」の下に最終更新者名や 最終更新年月日などが表示されます。 社内メールを作成し、送信する

添付したファイルを編集する

社内メールに添付したファイルは、ファイル管理へ自動的に登録されます。このため、管理 する世代を指定してバージョン管理を行うことができます。 登録された添付ファイルはファイル管理内の隠された領域に保存されるため、「ファイル管 理」画面から添付ファイルを閲覧したり編集することはできません。 添付ファイルを公開するまでは、社内メールの内容に表示される 詳細 のリンクから編集し ます。 添付ファイルの編集については、「添付ファイルを編集する」をご覧ください。 他のユーザーが添付ファイルを編集できるように公開するには、「添付ファイルを公開する」 をご覧ください。 【注意】 添付ファイルを編集できるのは、そのファイルを登録したユーザーの みです。 他のユーザーが社内メールに添付されたファイルを編集するために は、添付ファイルの登録者がその添付ファイルを「ファイル管理」内 のフォルダに公開する必要があります。 添付ファイルを編集する 添付ファイルを公開する

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社内メールの宛先を変更する

社内メールの差出人は、送信済みの社内メールに対して宛先を追加したり削除したりでき ます。 新しく宛先に追加されたユーザーには、それまでに社内メールに書き込まれたフォローも全 て送信されます。 宛先から削除されたユーザーは、以降は社内メールに対してフォローを書き込んだりファイ ルを添付するなどの編集ができなくなります。また、以降に書き込まれたフォローや編集さ れた本文の閲覧もできません。 【注意】 宛先を追加／削除できるのは、自分が送信した社内メールのみです。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3. 画面上部の

宛先を変更する

をクリックする → 「宛先の変更」画面が表示されます。

 

4. 宛先を追加する場合は、プルダウンメニューで目的のユーザーが所属するグル ープを選択する → 選択したグループのユーザー名が右側のリストに表示されます

 

5. 右側のリストで宛先に追加するユーザー名を選択する → 指定したユーザー名が反転表示されます。 ユーザー名は複数指定できます。

 

6. _を押す → 指定したユーザー名が左側のリストに追加され、宛先に追加するユーザーに 設定されます。 ← 追加

 

 

※他のグループに所属するユーザーを宛先に追加する場合は、手順 4. から 6. を繰り返 します。

 

7. 宛先を削除する場合は、左側のリストで宛先から削除するユーザー名を選択する → 指定したユーザー名が反転表示されます。 ユーザー名は複数指定できます。

 

8. _を押す → 指定したユーザー名が右側のリストに移動され、宛先から削除するユーザー に設定されます。 削除 →

 

 

【ヒント】

_{を押すと、宛先の順番を変更できます。}

 

9. _を押す → 左側のリストに設定されたユーザーが宛先になり、「社内メール本文」画面に 戻ります。 変更する

たユーザー名が表示されます。

   

※

を押すと、宛先を変更せずに「社内メール本文」画面に戻ります。

キャンセルする

送受信した社内メールをテキストファイルに出力する

社内メールの内容を、テキストファイルに出力します。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3. メニューの を押し、

ファイルに出力する

を選択する → 「ファイルのダウンロード」画面が表示されます。 その他の操作▼

 

4. を押す → 「名前を付けて保存」画面が表示されます。 保存

 

5. ファイルの保存場所を指定して「ファイル名」に「.txt」を付け、ファイル名を入力し て を押す → 指定した保存場所に指定した名称のファイルが作成されます。 保存 【ヒント】 出力した社内メールに対するフォローは、書き込まれた順でファイル に出力されます。また、ファイルが添付されているときは、そのファ イル名のみ出力されます。

宛先ユーザーに対して別の社内メールを送信する

社内メールの宛先に登録されているユーザーに対して、別の社内メールを送信できます。 社内メールの編集については、「社内メールを作成し、送信する」をご覧ください。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的のユーザー宛ての社内メールが保存されているフォ ルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3. _{メニューの を押し、}

_{別の社内メールを送る}

_を選択す る → 「社内メールの送信」画面が表示されます。 「宛先」に、流用元の社内メール の宛先があらかじめ入力されています。 その他の操作▼

 

4. 内容を編集し、送信する 社内メールを作成し、送信する

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宛先ユーザーに対して予定を登録する

社内メールの宛先に登録されているユーザーで共有するスケジュールを登録できます。 予定の登録の詳細については、「予定の登録」をご覧ください。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的のユーザー宛ての社内メールが保存されているフォ ルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3. _{メニューの を押し、}

_{予定を登録する}

_{を選択する} → スケジュールの「予定の登録」画面が表示されます。 「参加者」に、社内メールの宛先に登録されているユーザーがあらかじめ設定さ れています。 その他の操作▼

 

 

【注意】 ただし予定の登録権限のないユーザーは対象から外されま す。

 

4. 予定を登録する

   

※予定の登録をキャンセルすると、「社内メール本文」画面に戻ります。 予定の登録

社内メールを ToDo リストに加える

社内メールを ToDo に登録します。 ToDo に登録すると、ToDo の詳細画面から社内メールの内容を閲覧したり、フォローを書き 込むことができるようになります。 ToDo の登録については、「ToDo を登録する」をご覧ください。 登録した ToDo からフォローを書き込む操作については、「ToDo から社内メール／掲示／ 報告書のフォローを書き込む」をご覧ください。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3. _{メニューの を押し、}

_{ToDo に登録する}

_{を選択する} → 「ToDo の登録」画面が表示されます。 「ToDo 名」にはあらかじめ社内メールの標題が設定されています。 その他の操作▼

 

4. 必要に応じて編集し、登録する

   

※ToDo の登録をキャンセルすると、「社内メール本文」画面に戻ります。 ToDo を登録する ToDo から社内メール／掲示／報告書のフォローを書き込む

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社内メールをメールに転送する

社内メールの内容をそのままメールで転送できます。 メールの作成については、「メールを作成し、送信する」をご覧ください。 【注意】 社内メールに対して書き込まれたフォローは、転送されません。

 

1. 「個人フォルダ」画面で目的の社内メールが保存されているフォルダを選択する → 画面右側にフォルダ内の情報が一覧表示されます。

 

2. 目的の社内メールの標題名をクリックする → 「社内メール本文」画面が表示されます。

 

 

※トップページに社内メールの受信通知や更新通知が表示された場合は、標題名をクリッ クしてトップページから直接社内メールの内容を表示できます。

 

3. _{メニューの を押し、}

_{メールで転送する}

_{を選択する} → 「メールの送信」画面が表示されます。 「差出人」には自分の名前が表示されています。また、社内メールの内容があら かじめ設定されています。 添付ファイルがある場合は、あらかじめ添付されています。ただし、添付ファイル に対してアクセス権がない場合は添付が外されます。 その他の操作▼

 

4. 必要に応じて編集し、送信する

   

※メールの送信をキャンセルすると、「社内メール本文」画面に戻ります。 メールを作成し、送信する