事前申請 ： 備忘メール

事前申請 ： 備忘メール

設定ガイド

最終更新日: 2016 年 2 月 4 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

S Authorization Request (formerly Travel Request) S Professional/Premium edition

S Integrated with Professional/Premium Expense S Integrated with Professional/Premium Travel S Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

目次

Section 1:

アクセス権...7

Section 2:

申請 / 購買申請 / 事前申請...7

Section 3:

事前申請の機能の概要...7

Section 4:

事前申請の構成...7

Section 5:

備忘メールの概要...8

Section 6:

設定手順 - 概要...8

Section 7:

ステップ 1 - 備忘メール ルールを作成する...9

既定のルール...9

条件編集ツール...10

払戻通貨および為替レート機能...14

作業手順...15

備忘メールにアクセスする...15

備忘メール ルールを作成する...16

備忘メール ルールをコピーする...18

備忘メール ルールを修正する...19

備忘メール ルールを削除する...20

Section 8:

ステップ

2 - 備忘メールを作成する...20

作業の前に...20

作業手順...21

備忘メールを作成する...21

メール メッセージ ヘルパー...26

備忘メールを修正する...28

備忘メールをコピーする...28

備忘メールを削除する...29

Section 9:

ステップ 3 - 備忘メールのスケジュールを設定する...29

Section 10:

ステップ 4 - 備忘メール ルールを翻訳する...29

件名およびメール メッセージ フィールド翻訳時のベスト プラクティス...30

Section 11:

付録 ： 特定のオプションに関する注意事項...31

ユーザーが確認済...31

概要...31

設定およびアクティブ化...31

改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2016 年 5 月 13 日 「アクセス権」およびガイド コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はあり ません。

2016 年 2 月 4 日 既定の備忘メール ルールであるレポートのない以前の申請の定義を更新しました。

2015 年 11 月 17 日 設定ガイド「事前申請 : Risk Management Integration」を、設定ガイド「事前申請 : Risk Management」へ変更しました。内容の変更はありません。

2015 年 10 月 16 日 備忘メール変数　%4%　の説明を更新しました。

2015 年 7 月 10 日 メール通知の [送信元として表示] フィールドの情報を更新しました。

2015 年 5 月 15 日 現行の UI への参照を削除しました。内容の変更はありません。

2015 年 3 月 16 日 [日数] の設定オプションの動作を明確にし、[メッセージ フィールド] オプションに 2,000 文字の制限があることを注記しました。

2014 年 9 月 17 日 2 種類のインターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はあ りません。

2014 年 8 月 20 日 備忘メールの頻度 [条件が満たされたとき一度] について、明確にしました。

2014 年 4 月 21 日 頻度 [条件が満たされたとき一度] は 60 日間隔で通知されるという説明を追加しま した。

2013 年 11 月 8 日 備忘メールのユーザー インターフェースで HTML を編集する際の注意点を追加しまし た。

2013 年 5 月 17 日 申請データ オブジェクトについての情報を追加しました。

 イベント申請あり

 オフライン代理店セグメントあり

2013 年 4 月 26 日 申請データ オブジェクトに関する情報を追加しました。[閉じた] オプションが新し く追加されました。

2013 年 3 月 28 日 データ オブジェクト - 事前申請

 申請タイプ コードから申請タイプに変更されました。

 以下が追加されました。

 場所の最高リスク レベル（Risk Management と併用、準備中）

 主な目的地のリスク レベル（Risk Management と併用、準備中）

データ オブジェクト「申請入力」 を追加しました。

 場所のリスクレベル （Risk Management と併用、準備中）

データ オブジェクト「セグメント」を追加しました。

 出発地のリスクレベル （Risk Management と併用、準備中）

 目的地のリスクレベル （Risk Management と併用、準備中）

2013 年 2 月 22 日 以下の情報を追加しました。

 「出張申請」 から 「申請」 へ名称変更（日本では 11 月に変更済みで す）

 条件編集ツールの [申請タイプ コード] フィールド

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2013 年 1 月 18 日 申請データ オブジェクト オプションについての情報を追加しました。

 主な目的地の都市

 主な目的地の国

2012 年 12 月 28 日 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 10 月 19 日 ルールに「フィールド/値」が追加されました。

2012 年 5 月 18 日 ルールに「同席者情報」が追加されました。

2012 年 4 月 20 日 以下が追加されました。

 申請入力の [納入業者] および [納入業者名]

 セグメントの [納入業者]

2012 年 3 月 6 日 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2011 年 12 月 19 日 申請データ オブジェクトにオプションが追加されました。

2011 年 11 月 18 日 処理者と仮払申請に関する情報を追加しました。

2011 年 10 月 21 日 セグメント カスタム フィールドおよび新規申請入力フィールドに関する情報を追加 しました。

2011 年 7 月 22 日 ユーザインターフェースの変更 - 「申請」から「出張申請」へ変更しました。メニュ ー オプションとスクリーン ショットを更新しました。

2011 年 6 月 3 日 「申請」から「出張申請」に変更しました。その他の変更はありません。

2011 年 5 月 20 日 データ オブジェクト申請の情報が追加されました。

 規定外フラグを承認済

 限度額承認済

 延長日数

 添付ファイルあり

データ オブジェクト セグメントの情報が追加されました。

 出発国グループ

 到着先国グループ

データ オブジェクト承認申請の情報が追加されました。

 延長日数

 最初の承認日

 最初の提出日

 目的

2011 年 3 月 24 日 初版発行

備忘メール

Section 1: アクセス権

ユーザーがこの機能へのアクセス権を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定の グループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的 なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Con

cur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必

要に応じて Concur クライアント サポートにご依頼ください。

Section 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請

事前申請サービス（旧称 購買申請）は、Request または Concur Request とも呼ばれます。

Section 3: 事前申請の機能の概要

ユーザーへの表示、承認者への表示、ワークフロー、設定、基本的な設定など、事前申請の全般 情報については、「事前申請 : Overview」をご参照ください。

Section 4: 事前申請の構成

事前申請に関する実装をすべて行った場合でも、全機能は利用可能な状態になりません。

実装 事前申請の利用

スタンドアロン オプションで利用可能

経費精算との統合（出張予約なし） オプションで利用可能

経費精算との統合（出張予約なし） オプションで利用可能

経費精算および出張予約との統合 オプションで利用可能

Section 5: 備忘メールの概要

備忘メール機能は、以下のような場合に従業員に特定のアクションを実行するよう通知する際に

使用します。

 申請を経費精算レポートに添付する : 経費精算レポートが関連付けられていないま まの「古い」承認済の申請が 1 つ以上ある従業員に、会社が注意を促したい場合。

 承認 ： 承認順番待ちに一定期間留まっている申請を承認するよう、会社が承認者 に注意を促したい場合。

通知の間隔は会社によって定義されます。また、件名とテキスト メッセージを設定および翻訳 することができます。

Section 6: 設定手順 - 概要

備忘メールの設定手順は次のとおりです。

# ステップ 説明

1 備忘メール ルールを作

成する 管理者は、メールを送信するタイミングを定義する新しいルールを作 成できます。その後、新しい備忘メールを作成するときに、これらの 新しいルールを作成または既定のルールを使用できます。

2 備忘メールを作成する 管理者が新しい備忘メールを作成します。

3 備忘メールのスケジュ

ールを設定する 備忘メールは、システムがサポートするスケジュール設定プロセスか ら呼び出されたときに実行されます。スケジュールが設定されたら、

それ以降に作成される備忘メールはすべて、そのスケジュールに従っ て送信されます。

備忘メールのスケジュールは Concur が設定します。このタスクを実 行するには、Concur クライアント サポートにサービス リクエストを してください。

4 備忘メールのテキスト を翻訳する（オプショ ン）

製品内のテキスト文字列の翻訳後に新規のメール メッセージを作成し た場合、管理者は新しいテキストを翻訳するため翻訳業者に送る必要 がある場合があります。

備忘メールのテキスト文字列を入手するには、Concur クライアント サポートにサービス リクエストをしてください。

Section 7: ステップ 1 - 備忘メール ルールを作成する

[備忘メール] ページの [ルール] タブを使用して、ルールを新規作成するか、既存の（既定を

含む）ルールを変更します。

既定のルール

事前定義済の既定のルールは次のとおりです。



期限を過ぎた申請の承認 ： 承認者の承認順番待ちに 7 日間以上存在している申請。

 レポートのない以前の申請 : 終了日から 10 ～ 14 日経過し、経費精算レポートに 関連付けられていない申請。申請の終了日から 10 日未満、または 14 日以上経過して いる場合、メールは送信されません。この期限により、ユーザーが過去の申請に関する メールを受信し続けることがなくなります。



期日承認の申請 : 出張予約モジュールで予約した出張に固有のルールです。出張予 約には承認期限日機能があり、その期間を過ぎた保留中の出張は無効になります。備忘

メールは、承認者に、その期限前に申請を承認するよう促すものです。

条件編集ツール

備忘メールの条件編集ツールは、監査ルールやワークフローの条件編集ツールと同じです。条件 編集ツールの使用方法について詳しくは、設定ガイド「事前申請 : 監査ルール」または、設定 ガイド「事前申請 : ワークフロー - 概要」をご参照ください。

備忘メールの条件編集ツールには、2 つの備忘メール タイプがあります。備忘メール タイプと 関連するデータ オブジェクトは、以下の表のとおりです。

備忘メール タイプ データ オブジェクト

申請 従業員

申請 仮払の申請 申請入力

入力項目の同席者を申請 セグメント

承認申請 - 申請 承認申請 従業員 申請 仮払の申請

データ オブジェクトのフィールドは、、以下の表のとおりです。

データ オブジェクト フィールド

承認申請 入力日

延長日数 最初の承認日 最初の提出日

仮払申請あり 予想経費あり

セグメントまたは経費あり 目的

従業員 アクティブ

居住国

カスタム（1 ～ 22）

メール アドレス 従業員の名

従業員 ID 従業員の姓 ログオン ID 組織単位（1 ～ 6）

払戻通貨

申請 代理店オフィス

承認ステータス 承認期限

代理によって承認済 許可日

作成日 通貨

カスタム（01 ～ 20）

終了日 終了時刻 差戻し履歴あり 規定外フラグを承認済 規定外フラグ レベルの総計 延長日数

最初の承認日 最初の提出日

代理店予約セグメントあり 添付ファイルあり

仮払申請あり コメントあり

イベント申請あり（詳しい情報は、設 定ガイド「事前申請 : イベント 申請」をご参照ください。）

規定外フラグあり 想定経費あり

経費精算レポートあり

オフライン代理セグメントあり（例に ついては、設定ガイド「事前申請 : 監査ルール」をご参照くださ い。）

セグメントまたは経費あり

自己予約セグメントあり

場所の最高リスク レベル （Risk Man agement と併用。設定ガイド「事 前申請 : Risk Management」をご 参照ください。）

閉じた/非アクティブ 限度額承認済 主な目的地の都市 主な目的地の国

主な目的地のリスク レベル （Risk M anagement と併用。設定ガイド

「事前申請 : Risk Management」

をご参照ください。）

最高の規定外フラグ レベル 名前

ポリシー

処理担当者入力日 目的

申請ポリシー 申請タイプ

ユーザーが確認済 （本ガイドの「付 録 ： 特定の機能に関する注意事 項」をご参照ください。) 開始日

開始時刻 提出日

代理人によって提出 承認総額

計上総額

データ オブジェクト フィールド

仮払の申請 口座コード

申請金額 仮払申請名

前貸しの通貨 申請日 ステータス

申請入力 金額

同席者あたりの平均コスト 市区町村

国 通貨 為替レート 外貨金額 配賦あり 同席者あり コメントあり 規定外フラグあり

セグメントあり 完全に配賦済

場所のリスク レベル （Risk Managem ent と併用。設定ガイド「事前申請 : Risk Management」をご参照くだ さい。）

同席者数

組織単位（1 ～ 6）

納入業者 納入業者名

入力項目の同席者を

申請 同席者タイプ

セグメント 到着日

到着時刻 サービス クラス カスタム （1 ～ 40）

出発日 出発時刻 出発地詳細 到着地詳細 出発国 出発国グループ 出発地名

出発地のリスク レベル （Risk Manag ement と併用。設定ガイド「事前 申請 : Risk Management」をご参 照ください。）

規定外フラグあり 代理店予約済 自己予約済 乗客名簿

セグメント タイプ 到着国

到着先国グループ 到着地名

到着地のリスク レベル （Risk Manag ement と併用。設定ガイド「事前申 請 : Risk Management」をご参照く ださい。）

車両タイプ 納入業者 納入業者名

払戻通貨および為替レート機能

備忘メール ルールを作成する際に、金額に適用するルールを作成できますが、その場合、通貨 と金額を指定する必要があります。備忘メール機能は、払戻通貨を備忘メールの通貨に変換する 際、為替レートを使用しません。



払戻通貨および為替レート機能の詳細情報は、設定ガイド「経費精算 : 通貨管 理」をご参照ください。

作業手順

備忘メールにアクセスする



備忘メールにアクセスするには ： 1. [管理] ＞ [事前申請] に進みます。

2. [備忘メール] をクリックします（左側メニュー）。[備忘メール] ページが表示されま す。

備忘メール ルールを作成する



備忘メール ルールを作成するには :

1. [備忘メール] のページで [ルール] タブをクリックします。

2. [新規] をクリックします。

[備忘メール ルール] ステップが表示されます。

3. 適切なフィールドを入力します。

フィールド 説明

名前 備忘メール ルールの名前を入力します。

備忘メール タイプ 適切なタイプをクリックします。

備忘メール タイプは、そのタイプに適用されるルールのカテゴリ ーであり、備忘メールがアクティブになるアクションでもありま す。

 承認申請 - 申請 ： 承認待ちの申請です。

 申請 : 削除されていない申請です。

編集を許可 管理者がこのルールを修正するために必要なグループ権限オプショ ンをクリックします。

4. [次へ] をクリックします。[条件] ステップが表示されます。

5. このルールの条件を入力します。



条件編集ツールの使用方法についての詳細は、設定ガイド「事前申請 : 監査ル ール」または、設定ガイド「事前申請 : ワークフロー - 概要」をご参照くださ い。

6. [完了] をクリックします。

備忘メール ルールをコピーする



備忘メール ルールをコピーするには ：

1. [備忘メール] のページで [ルール] タブをクリックします。

2. 目的のルールをクリックします。

3. [コピー] をクリックします。[備忘メール ルール] ステップが表示されます。

4.

必要な変更を加えます。



フィールドについて詳しくは、本ガイドの「備忘メール ルールを作成する」を

ご参照ください。

5. [次へ] をクリックします。[条件] ページが表示されます。

6.

必要に応じてルールを編集します。

7. [完了] をクリックします。

備忘メール ルールを修正する



備忘メール ルールを修正するには ：

1. [備忘メール] のページで [ルール] タブをクリックします。

2. 次のいずれかの操作を行います。

 目的のルールをクリックして [修正] をクリックします。 - または -

 目的のルールをダブルクリックします。

[備忘メール ルール] ステップが表示されます。

3.

必要な変更を加えます。



フィールドについて詳しくは、本ガイドの「備忘メール ルールを作成する」を

ご参照ください。

4. [次へ] をクリックします。[条件] ページが表示されます。

5.

必要に応じてルールを編集します。

6. [完了] をクリックします。

備忘メール ルールを削除する

現在備忘メールに関連付けられているルールを削除すると、その備忘メールは非アクティブ化さ れます。備忘メールは引き続き存在しますが、アクティブではなくなります。その備忘メールに

別のルールを関連付けたい場合は、[備忘メール] タブでその備忘メールの名前をクリックして、

新しいルールを選択します。



備忘メール ルールを削除するには ：

1. [備忘メール] のページで [ルール] タブをクリックします。

2. 目的のルールをクリックします。

3. [削除] をクリックします。

Section 8: ステップ 2 - 備忘メールを作成する

同じ受信者に対する同じ備忘メールの複数のメッセージはグループ化されます。たとえば、[期 限を過ぎた申請の承認] の 備忘メールが送信されるときに、その承認者には承認の期限が切れ

た申請が 3 つある場合、3 つの備忘メールを個別に受信する代わりに、3 つの申請を記載した 1 通の備忘メールを受信するようにすることができます。

作業の前に

メールの設定を始める前に、適切なルールを作成しておきます。ルールを新規作成する代わりに、

既定のルールを使用することもできます。

 詳しくは本ガイドの「備忘メール ルールを設定する」をご参照ください。

作業手順

備忘メールを作成する



備忘メールを作成するには ：

1. [管理] ＞ [事前申請] に進みます。

2. [備忘メール] をクリックします（左側メニュー）。[備忘メール] ページが表示されま す。

3. [備忘メール] タブで、[新規] をクリックします。

[備忘メール] ウィンドウが表示されます。

4. 適切なフィールドを入力します。

フィールド 説明

名前 備忘メールの一意の名前を入力します。

備忘メール タイプ 次のうちいずれかをクリックします。

 承認申請 - 申請 ： 承認待ちの申請です。

 申請 : 削除されていない申請です。

フィールド 説明

未提出を含める オプションをクリックして、この備忘メール ルールを未提出の申請 に対して適用するかどうかを指定します。既定値は [いいえ] です。

備忘メール ルール 目的のルールをクリックします。

頻度 ルールに違反したときにこのメールを送信する頻度を選択します。以 下の項目のうちいずれかをクリックします。

 毎日（平日のみ）

 毎日

 x 日ごと

 特定の日付

 条件が満たされたとき一度 : 備忘メールが 1 回だけ送信 されます（60 日間隔）

注意 : 備忘メールが選択した頻度で確実に送信されるように、

備忘メールが送信されると Concur によって「フラグ」が設定さ れます。 ただし、パフォーマンスの観点から、フラグは 60 日 が経過するたびに削除されます。 つまり、「1 回だけ」の備忘 メールは、60 日ごとに送信されます。 再送信されないようにす るため、時間ベースまたはステータスベースの条件を備忘メール ルールに追加することをおすすめします。たとえば、「作成日」

かつ「今日から 59 日後」のような条件を追加します。または、

ワークフローの最終ステップに等しいレポート ステータスを使 用します。

注意 : 備忘メールが送信されると、同じ受信者に対する同じ備忘メ ールの複数のメッセージは、グループ化されます。たとえば、承認期 限を過ぎた経費精算レポートが 3 つある承認者には、3 つの個別の レポートではなく、3 つをまとめたレポート 1 つだけが送信されま す。

日数 このフィールドは、[頻度] リストから [x 日ごと] を選択した場合 にのみ表示されます。

前回の備忘メール以降、このメールが送信されるまでの日数を入力し ます。

注意 : 条件を満たした時点で 1 度メールが送信され、その後は指定 した日数ごとに送信されます。

特定の日付 このフィールドは、[頻度] リストから [特定の日付] を選択した場 合にのみ表示されます。

有効な整数（1 ～ 31）を入力してください。月の最後の日を指定す るには > を使用します。たとえば、フィールドに「10, 20, >」と入 力すると、その月の 10 日、20 日、および最後の日に備忘メールの 送信が実行されます。

送信元として表示 受信者に表示したい受信者名を入力します。 この名前に @ 記号は使 用できません。

注意 : ここで入力した名前はあくまで表示名であり、元のメール ア ドレスである[email protected] に影響しま せん。

フィールド 説明

メールの件名 メール メッセージの [件名] に表示されるメッセージを入力しま す。255 文字以下で入力してください。

ヘルパー ペインで選択できる変数を使用すると、件名を動的に生成 できます。ここでは、ヘルパー ペインから選択するのではなく、%3%

のように実際の値をフィールドに入力する必要があります。



詳しい情報は本ガイドの「メール メッセージ ヘルパー」を ご参照ください。

メール メッセージ メール メッセージの本文を 2,000 文字以内で入力します（全角文字 1 文字は 2 文字とみなされます）。ヒント : このメッセージを翻訳 する場合は、（ドイツ語の例にみられるように）元のメッセージが翻 訳された際の文字数が、制限を越えないよう注意してください。

ヘルパー ペインで選択できる変数を使用すると、メッセージを動的 に生成できます。ここでは、ヘルパー ペインから選択するのではな く、%3% のように実際の値をフィールドに入力する必要があります。



詳しい情報は本ガイドの「メール メッセージ ヘルパー」を ご参照ください。

承認者にコピー / 従業

員にコピー 備忘メールが承認申請ではない場合、[承認者にコピー] が表示され ます。このメールを、メールの関係者である従業員と、その従業員の 既定の承認者に送信するには、「はい」を選択します。

備忘メールが承認申請である場合、[従業員にコピー] が表示されま す。申請の承認が必要な従業員にもメールが送信されます。

次のメール アドレスに

コピーを送信 適切なメール アドレスを入力します。複数のメール アドレスは、コ ンマまたはセミコロンで区切って入力します。

編集を許可 管理者がこの備忘メールを修正するために必要なグループ権限オプシ ョンをクリックします。

適用先 この備忘メールが閲覧可能なグループの名前をクリックします。選択 したグループのみが、この備忘メールを利用できるようになります。

選択したグループの下のグループは、この備忘メールを利用できませ ん。

アクティブ 「はい」をクリックすると、この備忘メールがアクティブになりま す。

5. [保存] をクリックします。

メール メッセージ ヘルパー

件名およびメール メッセージの本文に、動的なテキストを追加することができます。[メールの 件名] と [メール メッセージ] フィールドに入力すると、ヘルパーに利用可能なオプションが 表示されます。

NOTE: これらのオプションは、クリックしたり、フィールドに自動的に入力されるようにする

ことはできません。情報を表示したい場所に手動で入力する必要があります。

件名のヘルパーの例は次のとおりです。

メッセージのヘルパーの例は次のとおりです。

変数 ラベル名 説明

%1% ログオン URL Concur ログオン ページの URL

%2% ユーザー名 メールのプライマリ受信者。形式は「名 姓」です。

この設定は、承認者などのコピー受信者には影響しません。

%3% レコード数 備忘メール ルール照会によって検出された申請数

%4% レコードのリスト 備忘メール ルール照会によって検出されたレコードのリスト メール本文では、これらのリストの前後に空白行が自動的に挿入され ます。

レコードのリストには以下の情報が表示されます。

 承認申請 ： 申請開始日、申請名、申請金額、従業員名

 申請 ： 出張日（出張の初日）、申請名、金額

%5% 承認者名 ユーザーの既定の承認者。形式は「名 姓」です。

備忘メールを修正する



備忘メールを修正するには ：

1. [備忘メール] タブで、いずれかの操作を行います。

 目的の備忘メールをクリックして [修正] をクリックします。

- または -

 目的の備忘メールをダブル クリックします。

[備忘メール] ウィンドウが表示されます。

「 %5% 承認者名」オプショ ンは承認の備忘メールには表 示されません。

「 %5% 承認者名」オプショ ンは承認の備忘メールには表 示されません。

2. 適切なフィールドをすべて編集します。



フィールドについての詳細情報は、本ガイドの「備忘メールを作成する」をご参 照ください。

3. [保存] をクリックします。

備忘メールをコピーする



備忘メールをコピーするには ：

1. [備忘メール] のページで目的の備忘メールをクリックします。

2. [コピー] をクリックします。

3.

必要な変更を加えます。



フィールドについての詳細情報は、本ガイドの「備忘メールを作成する」をご参 照ください。

4. [保存] をクリックします。

備忘メールを削除する

変更はすぐに反映され、削除後は、この備忘メール ルールに違反した従業員に備忘メールは送 信されません。



備忘メールを削除するには ：

1. [備忘メール] ページで、削除する備忘メールをクリックします。

2. [削除] をクリックします。

Section 9: ステップ 3 - 備忘メールのスケジュールを設定す る

備忘メールを特定の間隔で送信するようにスケジュールを設定できます。備忘メールを設定済み で、新しい備忘メールを追加する場合、スケジュールを更新する必要はありません。新しい備忘 メールは、以前設定した同じ備忘メールのスケジュール設定で実行されます。

今回初めて備忘メールの構成を作成する場合、備忘メールを実行するようにスケジュールを設定

する必要があります。このタスクを実行するには、Concur クライアント サポートにサービス リクエストをしてください。

Section 10: ステップ 4 - 備忘メール ルールを翻訳する

備忘メールの件名とメッセージ テキストは、自動的には翻訳されません。複数の言語で利用さ れる備忘メールを作成する場合は、件名とメッセージ テキストを翻訳する必要があります。こ のシステムでは必要な文字列を抽出して、翻訳業者に送ることができます。

事前申請モジュールの実装状況によっては、この作業を行うために Concur クライアント サー

ビスにケースを送信する必要があります。

件名およびメール メッセージ フィールド翻訳時のベスト プラクティス

翻訳の際は次の点にご注意ください。メールの本文は 2,000 文字以下で入力してください。

（メール メッセージ フィールド）。全角の 1 文字は 2 文字とみなされるため、これを考慮し て翻訳を行ってください。また、英語から他の言語への翻訳の際は通常、（ドイツ語の例のよう に）文字数が増えるため、元のメッセージを英語で作成する際にも注意が必要となります。

Section 11: 付録 ： 特定のオプションに関する注意事項

ユーザーが確認済

概要

出張予約や Web サービスなどの事前申請モジュール以外からの申請もユーザーの順番待ちに含

めることが可能です。しかし、該当する事前申請ユーザーがそれを把握していない可能性もあり

ます。

管理者は [ユーザーが確認済] のオプションを使って備忘メールを作成することができます。こ

れは、申請がそのユーザーによって確認されたかどうかをチェックするオプションです。申請が 確認されていない場合は、確認が必要な申請があることをユーザーに（設定によっては承認者や 代理にも）備忘メールで知らせます。

NOTE: この [ユーザーが確認済] オプションを [はい] に設定することで、事前申請モジュー

ル以外で開始された申請と、ユーザーが作成した申請を区別することもできます。

業務目的およびユーザーへの利点

チケットが発行済であると認識しているユーザーに対し、事前申請の予約の承認が保留になって

いることを通知できます。通知が行われない場合、より高い料金で再予約しなければならないば かりか、出発ターミナルまで出向いて初めてフライトの予約が無かったことが発覚するという事

態も考えられます。

設定およびアクティブ化

備忘メール ルールを作成するには、

 [備忘メール ルール] のステップで、以下の手順を実行します。

 通常通りに名前を入力し、グループを選択します。

 [備忘メール タイプ] リストから、 [申請] をクリックします。

 [次へ] をクリックします。

 [条件] ステップで次の操作を行います。

 [データ オブジェクト] リストの [申請] をクリックします。

 [フィールド/値] リストの [ユーザーが確認済] をクリックします。

 [演算子] リストの [が次の値に等しい] をクリックします。

 [フィールド/値] リストの [いいえ] をクリックします。