150226PC研修会テキスト(契約書式2回目)

主催

宅建協会中信支部

株式会社

JOHO

松本市大手 4-7-13 リビングビル 1F

TEL：

0263-35-9800

宅建協会の契約書式活用

基礎編

パソコン研修会

13:30 ∼ 16:30

日時 □ 協会のサイトの見方・使い方を知る □ 支部からのお知らせをメールで受け取る □ 最新の契約書式をダウンロードする ( 180 分 )

書式を編集し、業務に使用する

2014

年

2

月

26

日 ( 木 )

場所

まつもと情報創造館

□ 書式を編集する (MicroSoftOffice Word を使用 ) □ 編集後、業務に適した形式で保存する □ 保存したデータをフォルダに分けて整理する

協会のサイトを利用する

■■■パソコン研修会

日時：2014年9月26日(金)13:00∼16:00

場所：まつもと情報創造館 研修室

内容：宅建協会の契約書式活用編

申込：要申込、無料

■ はじめに

●最新の契約書式を使っていますか？

基 本 操 作 と

一緒に覚える

基 本 操 作 と

一緒に覚える

不動産業務には、契約書や重要事項説明書などの書類が不可欠です。これらの書類は法改正などに伴って 日々更新されており、トラブルや業法違反を避けるため常に最新の書式を使用することが大切です。 あなたの会社では、古い書式の契約書を使い続けてはいませんか？ この研修会では、宅建協会のサイト ( ホームページ ) から最新の書式を入手し業務に使用する手順について、 「ダウンロード」や「名前をつけて保存」などのパソコンの基本操作と一緒にご案内致します。

http://www.zentaku.or.jp/download/

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年に何度も書式の更新が行われています

■ 支部サイトを開き、お気に入りに登録する

●お気に入りに登録する

●インターネットで検索して支部サイトを開く

■ 中信支部サイト活用のイメージ図

( 一社 ) 長野県宅地建物取引業協会

中信支部

お知らせ

ブログ

( ハトマークサイト )

会員 ( 不動産会社 )

一般のお客様

契約書などの

書式ダウンロード

( 公社 ) 全国宅地建物取引業協会連合会

会員向けサイト

一般向け「まちナビ」

④問い合わせ

商談・契約

宅建協会の公式サイトには、会員 ( 不動産会社 ) が効率よく業務をおこなうための機能があります。 ここから得られる最新の書類や情報、一般向けに情報公開できる機能を業務に利用しましょう。 ( 中信支部独自機能 ) ( 中信支部独自内容 ) インターネットを開きます ②「一般社団法人∼まちナビ」のリンクを開きます このページは一般のお客様向け「まちナビ」です 会員向けのサイトに移動します 次回以降も簡単に訪問できるよう、「お気に入り」に追加しましょう メニューの「お気に入り」→「お気に入りに追加」をクリック 「追加」をクリック ( 名前の変更もできます ) 右上の★マークをクリックすると、お気に入りに追加されて いるのが分かります。次回以降はここから訪問できます。

物件検索

②物件や会社情報を

 公開する

③物件や不動産会社の

 情報を得る

①業務に必要な

 最新情報を得る

各ダウンロードページへリンク 会員向けサイト 一般向け「ハトマークサイト」 会員向けサイト 一般向け「住ーむず( ハトマークサイト )」 ハトマークサイトの 物件情報を共有

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①検索ページで「宅建 中信」と入力して検索 右上のリンクをクリック

■ 中信支部からのお知らせをメールで受け取る

●中信支部の「WEB会員登録」とは

●WEB会員への登録方法

●メールアドレスをお持ちでない方へ

中信支部からのお知らせを確認 書式のダウンロード (→P.4) WEB 会員登録 ( お知らせをメールで受け取る ) ハトマークサイト登録 宅建協会中信支部の公式ホームページでは、会員の皆様へ向けて様々なお知らせを発信しています。 これら業務に必要な最新のお知らせは、メールでも配信しています。 「WEB 会員登録」をするとメールを受け取ることができますので、未登録の方は下記の通り登録をお願い致します。

■ 中信支部 会員向けサイトの見方

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「宅建協会 会員ログインはこちら」をクリック 「WEB 会員登録」の 「 登録フォーム」をクリック 「メールアドレス」「氏名」「会社名」を入力し、 「登録」をクリックすると完了です

Yahoo! JAPAN などの「フリーメール」を使ってみましょう

「フリーメール」とは、無料で簡単に作れるメールアドレスです。 インターネットの環境さえあれば、パソコンや携帯電話からどこでもメールを使えます。 他にもさまざまなフリーメールが提供されています。各サービスのページの手順に沿って登録してみましょう。

●メールアドレス入力の手間を省く方法 (単語登録)

さまざまな場面で自社のメールアドレスを入力する機会がありますが、毎回手入力するのは大変です。 メールアドレスをパソコンに単語として登録すると、入力が簡単になり手間を省くことができます。 この方法は、一発で漢字変換できない地名や人名などにも便利に使えます。 言語バーの「ツール」アイコン  →「単語 / 用例の登録」をクリック 「読み」( 平仮名 : ここでは「めーる」など )、「語句」( 登録したい語句 : ここではアドレス ) を入力して「登録」をクリック 今後「めーる」と入力すると変換候補に アドレスが出てくるようになります

●書式のダウンロード手順

●ダウンロードとは

■ 最新の書式をダウンロードする

印刷して使う パソコン上で 編集する インターネット上のデータを 自分のパソコンに保存すること

●全宅連の公式マニュアルを

 活用しましょう

ワードとエクセルでの編集マニュアルを 見ることができます (PDF 形式 )。 本テキスト記載外の編集をおこなう場合や、 エクセル形式を利用する際の参考にしてください。 「宅建協会 会員ログインはこちら」 をクリック 「全宅連制定の書式のダウンロード」 のリンクをクリック ここから全宅連の書式ダウンロード ページに切り替わります ユーザ名とパスワードを入れて OK をクリック 必要な書式をクリック 必要な書式をクリック 必要な書式の、使用したい形式をクリック

●ユーザ名とパスワード

長野県協会制定の書式 PDF の場合はインターネット上でページが開きます 「ダウンロード」の アイコンをクリック 「名前を付けて保存」をクリック これでダウンロード完了です デスクトップに戻って、ダウンロードした 書式を確認しましょう ①ファイルの保存場所を選ぶ ( デスクトップを選択すると分かりやすい ) ②ファイル名を変更する ③「保存」をクリック 全宅連制定の書式 ユーザ名  zentaku パスワード zentaku ユーザ名  nagataku パスワード nagataku ＊書式のダウンロードの際は上記を入力してください ＊なおハトマークサイトへの登録には、県協会が発行する  各社専用のユーザ名とパスワードが必要です ＊うまく入力できない場合は、「全角／半角」  「大文字／小文字」の区別に気をつけましょう

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●どの形式を使えばいい？ ワード、エクセル、PDFの違い

→印刷アイコンをクリックして  印刷しましょう →ワードの操作方法の基本は、本テキスト内に記載しています →エクセルの操作方法は、全宅連の公式マニュアルをご覧ください

●ダウンロードした書式がどこに保存されたか分からないときは

■ 書式をワード(MicrosoftOffice Word)で編集してみよう

そのまま印刷して手書きで使用する形式です。

PDF

パソコン上で文字や線を入力して使用する形式です。 契約書と重要事項説明書で共通する項目が自動で転記される 機能などが組み込まれており、理解して使うと便利です。 エクセルの知識が少しある方におすすめです。

エクセル

パソコン上で文字や線を入力して使用する形式です。 パソコンで編集する場合、この形式がスタンダードです。

ワード

編集したい書式アイコンをダブルクリックで開く 「編集を有効にする」をクリック 「コンテンツの有効化」をクリック 開く

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ダウンロードした書式には安全のために警告が出るので、まず警告を解除します (お使いのパソコン、wordの環境によってはすぐ編集が可能です)

■ 書式を開いて編集を開始する

このテキストでは、「重要事項説明書 ( 土地売買・交換用 )」を 「windows7」のパソコン・「MicrosoftOffice Word 2010」で 編集する場合を記載しています。 ①左下の「スタートボタン」をクリック ②自分のパソコンの  ユーザ名をクリック ③「ダウンロード」の中を見てみましょう ＊ファイル名が分かる場合は「スタートボタン」から  「検索」で探すこともできます ＊もう一度、ダウンロード操作をやり直して  保存先を確認し直すのもよいでしょう

■ 書式の新旧を確認する

ページ右下の数字で、この書式がいつ公布されたものかを

_{確認できます}

一度ダウンロードした書式は繰り返し使えますが、 古いものを使い続けないよう注意が必要です。 書類を作成する際にはここで交付年月を確認して、 定期的に新しい書式をダウンロードしましょう。 「 1501」＝2015 年 1 月に更新・公布された書式

●定期的に新しい書式をダウンロードしましょう

①「校閲」をクリック ②「編集の制限」をクリック ③「保護の中止」をクリック

■ 「文書の保護」について

■ 保護を解除する

■ 再び保護をかける

①「校閲」をクリック ②「編集の制限」をクリック ③「はい、保護を開始します」をクリック ④パスワードを聞かれますが、  空欄のまま「OK」をクリック 書式の保護が解除され、編集の自由度が上がります 再び書式が保護され、編集の自由度は下がりますが入力が簡単になります

●保護されているか、いないかを確認しましょう

保護されているか、いないかによって、操作方法が変わります。 「校閲」→「編集の制限」から現在の状態を確認し、必要に応じて切り替えましょう。 「最初に保護を解除して、そのまま全て編集する」 「保護された状態で編集し、特別な操作が必要なときだけ保護を解除する」など、 ご自身に合った方法を見つけてください。 保護されている ( 編集開始時 ) 保護されていない

×

×

→

×

→

×

ダウンロードした書式には、不用意な操作で書式が変わってしまわないよう「文書の保護」が掛かっています。 基本的な編集は保護された状態のままおこなえて、入力操作も簡単です。 しかし編集の自由度が低く、選択肢を追加したり斜線を引いたりといった特別な操作はできないので、 必要に応じて「保護を解除する」、また逆に「再び保護をかける」という操作が必要です。 保護されている ( 編集開始時 ) 保護されていない

文字の入力

選択肢から選ぶ

選択肢を追加する

チェックボックス

の操作

斜線を引く

その他の編集

○

◎

◎

◎

○

○

○

○

○

×

×

×

◎…簡単にできる ○…できる ×…できない

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■ 編集の基本操作…保護されている場合

■ 文字の入力

■ 選択肢から選ぶ

■ チェックボックスの操作

編集したい箇所 ( 灰色部分 ) をクリック 編集したい箇所 ( 灰色部分 ) をクリック 編集したい箇所 ( 灰色部分 ) をクリック

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例：重要事項説明書(土地の売買・交換用) 1ページ目 そのまま文字を入力する 選択肢が表示されるので、入力したいものをクリックする クリックするだけでチェックが付く (□がチェックあり、□がチェックなし ) 文字を入力する 選択肢から選ぶ

●免許証番号の部分

文字の入力と選択肢が下記のように混在しています 編集開始時の状態です。編集したい箇所(灰色部分)をクリックして、直感的な操作で簡単に入力できます。

■ 文字の入力

■ 選択肢から選ぶ

■ チェックボックスの操作

編集したい箇所 ( 灰色部分 ) をダブルクリック ①入力したい項目をクリック ②「OK」をクリック ③「OK」をクリック ② ▲ をクリックして、  選択した項目を一番上へ移動させる ①「既定値の設定」の 「オンにする」をクリック ②「OK」をクリック ①「既定の文字列」の欄に文字を入力

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■ 選択肢を追加する

■ 斜線を引く

■ 編集の基本操作…保護されていない場合

例：重要事項説明書(土地の売買・交換用) 2ページ目 編集したい箇所 ( 灰色部分 ) をダブルクリック ①「項目」に追加したい語句を入力 ②「追加」をクリック ③後は他の選択肢と同様の操作で入力可能 ①「挿入」タブ→「図形」→「線 (＼)」をクリック  するとマウスの矢印が ＋ マークに変わる ②斜線を引きたいところへ ＋ マークを合わせ、 始点から終点までドラッグする ( 始点でクリックしたままマウスを動かし、終点で離す )

●入力フォームを削除して文字を入力する(改行したい時)

入力フォーム ( 編集したい灰色部分 ) をクリックして「Back space」キーを押すと、 フォームが削除されて自由に文字を入力することができます。このまま進めると 元に戻せないので注意が必要ですが、改行したい場合などは削除しましょう。 フォームあり フォーム削除

×

保護を外した状態です。項目を追加したり 斜線を引いたり、自由に編集できます。

■「原本」として保存する (上書き保存)

会社名や免許番号など、会社の基本事項を入力したら_{今後も繰り返し使える「原本」として保存しましょう} ①「ファイル」をクリック ②「上書き保存」をクリック

■案件別に保存する (名前をつけて保存)

お客様の名前など案件別の内容を入力したら、_{原本とは別に分かりやすく名前をつけて保存しましょう} ①ファイルの保存場所を選ぶ ( デスクトップを選択すると分かりやすい ) ②ファイル名を変更する ( お客様の名前など ) ③「保存」をクリック ①「ファイル」をクリック ②「名前をつけて保存」をクリック

●「上書き保存」、

「名前をつけて保存」を使い分けましょう

お客様の名前を入力 原本とは別に、 新しく案件別の書類が 保存されました ダウンロードした書式に基本事項が上書きされ、 今後も使える「原本」ができました

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「上書き保存」…編集しているファイルに、現在の状態を上書きします        上書き後は元に戻せなくなるのでご注意ください 「名前をつけて保存」…編集している元ファイルはそのままに、        現在の状態を新しいファイルとして別途保存できます ＊共通事項を入力して保存した「原本」は今後も繰り返し使えますが、  ときどき宅建協会のサイトからダウンロードし直して、  最新の書式を使うように気をつけましょう 案件 A の書類 各不動産会社の基本情報を 入力した書類 ( 原本 ) 案件 B の書類 宅建協会の書式 案件 A の書類 各不動産会社の基本情報を 入力した書類 ( 原本 ) 案件 B の書類 宅建協会の書式

■ 印刷する

編集が終了したら印刷しましょう。 ①「ファイル」をクリック ②「印刷」をクリック ③「プリンターのプロパティ」で  「両面印刷」などの設定をおこなう

■ PDF形式で保存する

①「ファイル」をクリック ②「Adobe PDF として保存」をクリック ①ファイルの保存場所を選ぶ ( デスクトップを選択すると分かりやすい ) ②「保存」をクリック ( 名前の変更は不要です ) ワード形式とは別に、 新しく PDF 形式の書類が 保存されました

●「PDF」とは？

書類をお客様にメールで送る場合には、 「ワード形式」「エクセル形式」ではなく、「PDF形式」を使いましょう。 Adobe 社が開発した汎用性の高いデータ形式。さまざまなソフトで作られた文書を、 パソコンの環境に左右されずに誰でも同じ状態で見ることができます。 お客様 不動産会社

？

お客様 不動産会社

！

④「印刷」をクリックすると印刷スタート プリンターのプロパティ ( お使いの機種により、設定画面や内容が異なります ) ①「両面」などを選択 ②「OK」をクリックして印刷画面に戻る ＊各ソフトがないと見られない ＊データが重い ＊編集 ( 改ざん ) される可能性がある ＊多くの環境で見ることができる ＊データが軽い ＊編集 ( 改ざん ) されにくい

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●データには名前をつけて管理しましょう

何の書式か分かりやすいように、

書式には名前をつけてフォルダごとに管理しましょう。

分類例：物件別、日付別など

【土地】松本市大手 1000 万円 2014.9.26 重要事項説明書 2014.9.26 土地契約書 現地写真 区画図

■書式データを整理する

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■ フォルダーを新規作成する

■ ファイルをフォルダーに移動する

■ 名前を変更する

■ 各データの更新日時を確認する

①デスクトップ上などの  何もないところで右クリック ②「新規作成」をクリック ③「フォルダー」をクリック フォルダーが 新規作成されます 任意の名前を入力しましょう ①移動したいファイルを選択 ＊ドラッグ ( クリックしたままマウスを動かす )、  または ctrl を押しながらクリックすると  複数のファイルを同時に選択できます ②選択したファイルをドラッグして  フォルダーの上に重ねる 重ねて離すと、ファイルが フォルダーに移動します ①変更したいファイルや  フォルダーを右クリック ②「名前の変更」をクリック 名前が反転して 編集可能になります 任意の名前を入力しましょう Enter キーで編集を完了します Enter キーで編集を完了します

編集と保存を繰り返していると、手元のデータのうちどれが最新か分からなくなることがあります。

更新日時を確認して、直近に編集したデータを判別しましょう。

①表示方法を「詳細」に 切り替えましょう ②「更新日時」の項目で最終更新日を確認できます ＊「更新日時」の項目名をクリックすると、  昇順・降順で並び替えることができます