情報共有ASP「工事監理官」
簡易マニュアル
（共有文書機能対応） 東北インフォメーション・システムズ株式会社 (20120419) ※ 「工事監理官」は日本電気株式会社の登録商標です。目次
１
起動方法
・・・
4
２
書類の決裁
・・・
7
３
書類の提出
・・・15
４
書類一覧での操作
・・・21
５
ASP決裁書類の共有文書への登録
・・・23
６
その他書類の共有文書への登録
・・・31
７
検査用データのダウンロード
・・・39
資料「共有文書のフォルダ階層の説明
・・・53
2
全般的な注意事項
•
ブラウザの「戻る」ボタンは使わない！
ブラウザの「戻る」
ボタンは使わない
•
画面内の「戻る」ボタンを使おう！
•
画面左のメニューを使おう！
左のメニューで画面が
切り換えできる
画面内の「戻る」ボタン
で前の画面に戻る
4
１ 起動方法
• Internet Explorer
にシステムのアドレス（
URL)
を入力
http://www.demo.cals-ec.jp/
注）URLは将来変更される可能性があります！•
ポータル画面が表示される
アイコンをクリック
•
ポータル左上のアイコンをクリック
•
ユーザ
ID
，パスワードを入力して「ログイン」をクリック
•
ユーザ
ID
，パスワードを入力して
「ログイン」をクリック
6
•
ユーザ
ID
とパスワードは，初回のユーザ登録時に電子
メールで通知されます。
•
初回のログイン時のみ，パスワードを変更する画面が表
示されます。
パスワードを変更してからご利用ください。
２ 書類の決裁 決裁・・・左メニューの操作 ①「書類の提出・決裁」をクリック ②「決裁」をクリック8 決裁・・・一覧画面 • 決裁待ちの書類が一覧で表示される • 複数の工事を担当している場合は工事別にグループ分けされて表 示 ③確認したい書類の タイトルをクリック 決裁・・・書類の内容確認、処理・回答の記入 • 内容を確認して処理・回答欄を記入 • 「決裁状況」で決裁経路・決裁状況を確認 • 添付ファイルがある場合は「添付確認」ボタンが表示される ⑥添付ファイルの内容を確認するときクリック ⑤決裁経路と今までの決裁状況を表示 ④内容を確認後、処理・回答欄を記入
10 決裁・・・決裁状況 • 「決裁状況」をクリックすると決裁経路・決裁状況を確認できる • 書類毎に標準の決裁経路が予め設定されている
⑤
-2
決裁状況が確認できる ⑤-1「決裁状況」をクリック⑤
-3
決裁経路(上から順に書 類が回る） 決裁・・・添付確認(1)：添付ファイルが有る場合のみ • 「添付確認」をクリックすると「添付ファイルダウンロード」画面が表示される • サムネイルはクリックすると拡大表示 • 添付ファイル名の左の□ボタンをクリックするとアプリケーションで開くか，ま たは保存することができる ⑥-1「添付確認」をクリック ⑥-2添付ファイル名の左の□をクリック12 決裁・・・添付確認(2) ：添付ファイルが有る場合のみ • Windowsのファイルのダウンロード画面が表示される • 「開く」をクリックすると選択したファイルが閲覧できる • 「保存」をクリックするとWindowsの名前を付けて保存画面が表示さ れ、任意のフォルダ内に保存することができる ⑥-3閲覧するときは「開く」、保存 するときは「保存」をクリック 決裁・・・書類の承認・否認 ・書類を承認する場合：「承認」をクリック ・書類を否認する場合：①書類の戻し先を指定 ②「コメント」に理由を記入 ③「否認」をクリック 「承認」または「否認」 をクリック 否認時は書類の戻し先を指定 また、コメントに否認理由を記入
14
•
複数の決裁待ち書類がある場合は，最初の書類の決裁
後に以下の画面になる
•
「決裁する」をクリックすると，一覧に戻らずに次の書類が
表示される（時間が節約できる）
３ 書類の提出 提出 ・・・左メニューの操作 （書類の一覧が表示されているときは，この操作は不要） ①「書類の提出・決裁」をクリック ②「提出」をクリック16 提出 ・・・工事の選択 • 「案件選択」で工事を選択 • 「提出」をクリック ③「案件選択」で工事を選択 ④ 「提出」をクリック 提出・・・書類の選択 • 必要に応じて「書類提出期間」「カテゴリ」を変更 • 提出したい書類をクリック（右に経路が表示されるまで待つ） • 「確定」をクリック ⑥提出したい書類を選択 ⑦ 「確定」をクリック ⑤
必要に応じて「書類提出
期間」「カテゴリ」を変更
18 提出・・・書類の記入 • 副題，日付，内容など必要事項を記入する • ファイルを添付したい時は「□ファイルを添付する。」にチェック • 「提出」をクリック ①ファイルを添付したい 時はチェックを入れる ②記入後に「提出」 をクリック 提出・・ファイルの添付(1)：ファイルを添付する場合のみ • 「□ファイルを添付する。」をチェックして「提出」をクリックすると添付 ファイル選択画面が表示 • 「参照」をクリックするとWindowsのファイル選択画面が表示 • 添付したいファイルを選んで「開く」をクリック ②添付したいファイルを選択 ①「参照」をクリック ③「開く」をクリック
20 提出 ファイルの添付(2) ：ファイルを添付する場合のみ • 「アップロード」をクリック • 確認画面で「OK」をクリック（提出終了） ④「アップロード」をクリック ⑤「OK」をクリック ４ 書類一覧での操作 • 決裁状況で絞り込んで一覧に表示する ①「表示条件」を変更 未決裁・未確認…決裁待ちの書類 否認（差戻）…否認されて戻ってきた書類 すべて…承認済みも含めて全ての書類 ②「検索」をクリック 「検索条件」をクリックすると， より詳細な条件指定が可能
22 • タイトル行の列名をクリックすると，その列をキーにして並べかえる • 昇順・降順の切り換えは，列名をさらにクリック 「発議事項」をクリックして並び換えた 例 「書類種別」「発議事項」「タイトル」「状況」 「提出日」は並び換え可能 ５ ASP決裁書類の共有文書への登録 • ASP上で提出・決裁した書類を共有文書に登録する ①左メニューの「共有文書・検査支 援」をクリックし，「登録・検索」をク リックする
24 • 共有文書の登録用画面が表示される ③決裁済み書類が「未分類」という フォルダに登録されているので，ク リックして開く ②案件を選択する 画面を広くするため左メニューが 一度消えますが，画面上部の「メ ニューを表示」をクリックすると左 メニューが表示されます。 ④書類のタイトルをクリックする
26 ⑤「（分類）書類別」の右にある「選択」を クリックする ※（分類）プロセス別以下は入力不要 鏡が別画面で表示されます。（打 合せ簿の指示・通達･･･などを確 認できます） ⑥登録（移動）したいフォルダを 選ぶ ⑦「選択」をクリックする
28
［参考］主な登録先フォルダ
詳細については巻末の資料「共有文書機能のフォルダ構成」を参照してください 格納する書類（ASP提出・決裁） 11施工管理 01打合せ簿 01指示 打合せ簿（指示） 02協議 打合せ簿（協議） 03承諾 打合せ簿（承諾） 04提出 打合せ簿（提出） 05報告 打合せ簿（報告） 06通知 打合せ簿（通知） 材料確認願 段階確認書 確認・立会願 13工程管理 履行報告書 06確認・立会 01履行報告 共有文書機能のフォルダ 04材料確認 05段階確認 選択したフォルダが入力されます ⑧「書類変更」をクリックする30 この画面が消えるまで お待ちください ６ その他書類の共有文書への登録 • 紙の書類などを電子化して共有文書に登録する • 登録する書類はあらかじめPDF形式等で電子化しておく ①左メニューの「共有文書・検査支 援」をクリックし，「登録・検索」をク リックする
32 • 共有文書の登録用画面が表示される ③文書を登録したいフォルダを選択する ②案件を選択する 画面を広くするため左メニューが 一度消えますが，画面上部の「メ ニューを表示」をクリックすると左 メニューが表示されます。 ④「追加」をクリックする
34 ⑤登録する書類のタイトルを 入力する ⑥「参照」をクリックする ⑦Windowsのファイル選択画面 が表示されるので、登録したい ファイルを選択して「開く」をクリッ クする
36 登録する書類が複数の電子ファイルの 場合は，二つ目以降のファイルを ここから順に登録する 登録するファイル名が入力されている 登録先のフォルダ名が入力されている ⑧「書類登録」をクリックする この画面が消えるまで お待ちください
38 ③で選択したフォルダに 書類が登録されます ７ 検査用データのダウンロード • 検査用に出力する書類を指定する ①左メニューの「共有文書・検査支援」 をクリックし，「検査対象設定・出力」をク リックする
40 • 検査対象設定用の画面が表示される ③文書が登録されているフォルダを選択する ※フォルダ名の右の（）内が登録されている書類数 ②案件を選択する 画面を広くするため左メニューが 一度消えますが，画面上部の「メ ニューを表示」をクリックすると左 メニューが表示されます。 ④出力に含めたい書類は「検査 対象」にチェックを入れる 現在開いているフォルダ内の 全ての文書を検査対象にする 場合は「検査対象全選択」を クリックする。
42 他のフォルダも同様に、出力に 含めたい書類は「検査対象」に チェックを入れておいてください。 チェックが入っている書類だけが 出力されます。 ⑤出力に含めたい書類全てに チェックを入れ終わったら「一括 出力」をクリックする この画面が表示されたら「OK」をクリック する。 ※この時点ではデータ作成処理が予約 されるだけです。データがダウロードで きるようになるまで、若干時間がかかり ます。
44 • 検査用データをダウンロードする ⑥左メニューの「共有文書・検査支援」 をクリックし，「一括ダウンロード」をク リックする • ダウンロード用の画面が表示される ③「状況確認」をクリックする ②案件を選択する 画面を広くするため左メニューが 一度消えますが，画面上部の「メ ニューを表示」をクリックすると左 メニューが表示されます。
46 状態が「実行終了」になっていると ダウンロードできます。 ④分割サイズを指定する ※100MB以下を推奨します。 ⑤「ダウンロード」をクリックする ファイルサイズが大きい場合は指定した分割サイズで分割されます。画面の 説明に従ってダウンロードし結合してください。 この画面が表示されたら「OK」をクリックす る。
48
⑥「保存」をクリックする
⑦PC内のフォルダを選んで 「保存」をクリックする
50
•
ダウンロードした
ZIP
ファイルを解凍するとフォルダ分け
されたデータが表示される。
書類がひとつも格納されなかった フォルダは出力されません。 書類ひとつにつき，ひとつのフォルダ が存在します。フォルダの名前は ASP上の書類の副題（後ろに番号）•
内容を確認したい書類のフォルダを開く。
長い英数字.PDFはASPで決裁し た書類の鏡 書類に添付したファイルは，添付し たときのファイル名で格納されてい る52
•
書類の鏡や添付ファイルを開くと内容が確認できる。
資料：共有文書のフォルダ階層の説明（１）
第１階層 第２階層 (第３階層） 設計業務報告書 詳細設計図 共通仕様書 特記仕様書 発注図 ※変更図を含む 現場説明書 質問回答書 工事数量総括表 03前工事の図面 工事完成図（必要に応じて 発注者が登録）） 現場代理人等通知書 建退共証紙掛金収納書、 請求書 請負代金内訳書 工事工程表 ＶＥ提案書（契約後ＶＥ） 品質証明員通知書 書類の名称（代表例） 01調査・設計成果 02設計図書 04契約関連書類 共有フォ ルダ(Rev3)54
資料：共有文書のフォルダ階層の説明（２）
第１階層 第２階層 (第３階層） 施工計画書 総合評価計画書 ＩＳ０9001品質計画書 設計図書の照査確認資料 工事測量成果表 工事測量結果 07施工体制台帳 施工体制台帳 08施工体系図 施工体系図 書類の名称（代表例） 05計画書 06設計照査 共有フォルダ(Rev3)資料：共有文書のフォルダ階層の説明（３）
第１階層 第２階層 (第３階層） 11施工管理 01打合せ簿 01指示 工事打合せ簿(指示） 02協議 工事打合せ簿(協議） 03承諾 工事打合せ簿(承諾） 04提出 工事打合せ簿(提出） 05報告 工事打合せ簿(報告） 06通知 工事打合せ簿(通知） 関係機関協議資料 近隣協議資料 材料確認書 段階確認書 確認・立会依頼書 ※第 ２階 層まではガイドライン準拠。第３階層はASP独 自の分類。 共有フォルダ(Rev3) 書類の名称（代表例） 05段階確認 06確認・立会 02関係機関協議 03近隣協議 04材料確認56
