国際的不況下におけるドキュメント管理と組織文化

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(1)2004−DD−44 (3) 2004／5／28. 社団法人情報処理学会研究報告 IPSJ SIG Technical Report. 国際的不況下におけるドキュメント管理と組織文化大. 野. 邦. 夫. ドコモ･システムズ株式会社 Email ohno@docomo−sys.co.jp 国際的不況下における競争力強化ために、多くの日本企業でイントラネットやオフィスシステムへの XMLの導入が進展している。XMLによるビジネスロジックを通じた業務の自動化・省力化とともに、欧米流ワークフローによる業務管理、セキュリティの確保、企業コンプライアンスの確立などが進行している。さらに携帯電話やモバイル機器の発達でパーソナライゼーションが進展し、オフィス環境におけるきめ細かいサービスや管理、顧客プライバシの保護などが課題になっている。以上のような背景の下で、オフィスは急速な変貌を遂げつつある。ここではその状況を把握しつつ、変化を阻む要因である、企業文化や文書カルチャーを考察し、未来のユビキタス・オフィスを展望する。. Document Management and Organizational Culture Under the Global Recession Kunio Ohno DoCoMo Systems, Inc. Under the global recession, XML has been introduced to intranet or office systems in Japan. Company security and compliance based on western style workflow control become required accompanied by office automation and labor saving due to XML business logics. Besides, mobile phones and devices development requires detailed personalized service and management to customers as well as workers. Their privacies management is also important. This paper describes the situation of XML based office development, discusses the cultural background of obstacles to the improvement, and expects the future ubiquitous offices.. 1. まえがき資本主義と社会主義による東西対立がベルリンの壁の崩壊により消滅して15年を経過した。その後日本ではバブル崩壊に端を発して長期的な不況が続いている。東西対立消滅後のクリントン政権時代に米国経済は活況を呈したが、ブッシュ政権になり、9.11テロあたりを境にして景気は低迷しはじめた。欧州においても景気は横ばいで、不況は地球規模で進行しているように見える。不況の克服は、1930年代のニューディール政策のように、国家による公共投資で克服するのが教科書的シナリオであった。しかし平成以後の日本の公共投資をコアとする経済政策の失敗はそれが機能しないことを物語る。不況克服でよく用いられる手段は戦争であった。対外的な侵略を通じて市場と資源を手に入れることがかつては平然と行われた。現状のイラクの状況もこのコンテキストから考察することが可能かもしれないがここでは取り上げない。不況がグローバル化した背景には、インターネットによる地球規模の情報共有が挙げられる。経済・情報・金融は、規制撤廃、自由競争の浸透でネットワーク社会を形成し国家の枠組みを超えてしまった。その結果、米国を除く国家による経済政策は機能しなくなったと言っても過言ではない。この状況は、大手企業においても同様である。ネットワーク社会の到来で、市場がグローバル化されると同時に、ライバルも地球規模に拡大された。かつては、国内で. 勝者になれれば安泰だったのが、今や海外のライバルとも競争せなばならない。勝ち残るのは地球上で数社という時代である。中小の企業にとっても、中国企業の勃興、産業の空洞化などを通じてグローバリゼーションの影響は深刻である。天下りなどを通じて親企業や公共機関が手厚く保護してくれる時代は過去のものとなった。厳しい競争に晒されるという意味では、大企業と同様である。不況下におけるグローバルな厳しい競争は、企業に対し種々の体質改善を要求する。1990年代の米国企業はBPR （BusinessProcessReengineering）を通じて無駄を省き、利潤を上げるための最適な組織構造にして競争に勝ち残った。分散オブジェクト技術やXMLがビジネスプロセスの自動化と組織の効率化に貢献した。今後のグローバル企業は、このような米国企業の経験を活用せざるを得なくなるであろう。そのためには、欧米流の企業組織管理、すなわち文書管理・情報管理を要求されることになる。最近、日本企業の業績回復が話題になるが、その理由として、リストラによる余剰人員の削減が挙げられる。しかしそれだけではなく、背後で種々の改革が行われている。本報告はその状況を把握するために、組織と文書管理の関係を歴史的に検討し、欧米流の文書管理が世界を席巻した経緯を考察するとともに、今後の日本企業における文書管理・情報管理のあり方を考える。. 2. 組織文化と文書管理. −15− 1.

(2) 2.1 組織成立の要件人間が時間と空間の中で生きている以上、人間同士の情報のやりとりも時間と空間を超えて行われざるを得ない。情報が時間を軸に送られる場合に、それは記録情報となり、空間を軸に送られる場合には伝達情報となる。このように情報メディアは人間相互のコミュニケーションにおいて時空間を介在するものである。アルタミラやラスコーの洞窟壁画は記録情報であった。古代遺跡の碑文なども記録情報である。本格的な伝達情報の起源はおそらくは紙の発明に遡らざるを得ないと思われる。楔形文字の記されたメソポタミアの粘土板は記録情報であると同時に、場合によっては伝達情報であったかもしれない。伝達情報は、通信技術が発明されるまでは、人間の介在を必要とした。すなわち記録情報を人間が伝達することにより伝達情報となった。この関係は、通信技術が発明されて以降も、基本的には変わらない。この状況は今日のオフィスにおける文書ワークフローにまで継承されている。音声（口述）、映像（ジェスチャ、表情など）のような動的情報は、エジソンによる蓄音機、映画の誕生までは記録情報ではなかった。しかしこれらは原始人類から今日に至るまでの最も基本的な情報伝達手段である。見方を変えると口述やジェスチャーに関しては、エジソン以前は人間そのものが伝達メディアであったと言える。情報メディアが時空間を介在させて人間相互の情報の伝達に使用されるが、このことは人間が組織を形成する上での効果的な道具となり得ることを意味する。現に近代的な組織は、記録情報、伝達情報としての情報メディアのコントロール無しには考えられない。ここでは、その状況を歴史的な経緯をふまえて検証し、今後のオフィス環境を考察する。. 2.2 古典的組織組織というものは図1に示すように自然発生的なものでも、人為的なものでも、一般に目的があり、その構成メンバの資格があり、運営規則がある。例えば、家族は自然発. 目的. 2.3 近代社会の組織近代社会になり、産業国家としての近代国家が誕生すると、組織を維持管理する手法も進展した。国家の組織目的として、憲法が制定され、運営ルールとして法律体系が整備された。その後、独立戦争を経て移民による多民族国家として成立した米国は、従来の民族国家とは異なる場面に直面した。従来の国家であれば、成員資格はその民族に属していれば良かったのだが、成員資格から定義せねばならない状況に直面したからである。民族が異なれば、宗教も異なり習慣も異なる。そのような集団をまとめ上げるには、特定の考え方で統一するのは不可能で、実践的な試行錯誤を許容する意志決定のプロセスの合意で統一する他はない。これが民主主義の基本であり、米国流プラグマティズムの思想である。. 2.4 意志決定プロセスと文書ワークフロー意志決定プロセスの合意のためには、記録文書が重要である。そのために秘書やクラークといった文書管理専門の職種が生まれ、国家の官僚機構だけでなく、企業の業務プロセス管理にも生かされるようになった。いわゆる欧米流の文書管理、ワークフロー管理は以上のような背景を持つ。欧米では、オフィス文書というと、ファイリングシステム、具体的にはバーティカルファイリング方式のような手法で管理されてきた歴史を持つ。バーティカルファイリング方式は、書類を分類してフォルダーに綴じ、そられを整理して引き出しに格納し、さらにそれらをファイルキャビネットに格納し、文書管理者である秘書やクラークにより厳格に管理するシステムである[1]。文書が秘書やクラークといった専門家により管理されていることは重要である。かれらはワークフローの管理と、個々のフェーズにおける文書のアクセス権をコントロールする。アクセス権は、組織における構成員の責任と権限に基づいており、これらのルール自体も実践的な立場で文書化されている。. 2.5 日本のオフィスにおける文書管理. メンバ資格運営規則図1. であり、組織運営ルールとしては身分社会としての掟が存在した。さらに上位の組織として、国家や民族のレベルの組織が存在した。このレベルの組織目的は、国家や民族の存続であり、メンバ資格はその民族に属することである。運営ルールは民族としての掟であるが、神話に基づく宗教がその役割を果たしていたと言えるであろう。. 組織が成り立つ概念. 生的な組織であるが、人類の存続を目的とし、構成メンバの資格は血縁であり、運営規則は基本的な倫理である。「人を殺すな、うそをつくな、親孝行をせよ」といったルールは家族という制度に基づき人類を存続させるために必要なものである。近代社会以前の村落共同体は、家族を構成要素とするさらに上位の組織である。村落において、たいていの家族は相互に血縁になっており、いわば家族のネットワークのようなものである。このような社会は、身分社会. 一方、電子化以前の日本のオフィス文書は、キングファイルに綴じられ、背表紙に書かれたキーワードで管理するのが一般的である。これらの文書は、その組織に属する人であれば通常は参照可能である。日本でも欧米流のバーティカルファイリング方式を推奨する専門家はいるが[2] [3]、この方式を導入しているオフィスは稀である。日本のオフィスの課題を検討するなら、このような欧米との差異を考察することが必要である。文書管理は組織文化を反映する。インターネットによる企業活動のグローバル化により、日本のオフィスにおける以上の問題はより深刻になりつつあると思われる。オフィス文書へのXMLの導入は、以上の. −16− 2.

(3) 問題を解決する方向に結びつけるのかということも興味ある問題である。ここでは以上についての検討を試みる。. 3. ワークフロー管理 3.1 オフィス文書のライフサイクルオフィス文書にはライフサイクルがあり、それに関連してワークフローが存在する。一般に公式文書は、図2に示す. 作成. 企画. 編集. 図2. 保管. 3.2 文書ワークフローと組織の管理文書のライフサイクルやワークフローという概念を無前提に説明してきたが、これらはなぜ必要なのであろうか。その理由は、組織の円滑な管理と運営のためである。図1で示したとおり、組織には目的があり、その遂行のために階層的な組織構成が定められ、そのための運営規則が作られる。これらの規則を有機的に関係付け、有効ならしめる役割を文書が果たすのである。図3は、その関係を示す。. 組織構成運営規則文書ワークフロー文書文書ワークフローの役割. 保存. 廃棄. 文書作成管理ワークフロー. 以上が一般的な文書のライフサイクルであるが、作成された文書をレビューし、承認するプロセスはワークフローとして管理される。日本では稟議書の形式をとることが多いが、欧米では組織自体がワークフローをベースに構築されている。組織において、ある作業者が誰にレポートするかは、その組織の基本的な骨格を形成する。. 目的. 承認. レビュー. 配布. 図3. ように、作成・編集、レビュー、承認といったプロセスを経る。承認された文書は配布され、その後は保管のフェーズに入る。保管期限までは、組織の意思決定の記録として参照されるためである。保管期限を過ぎた文書は、廃棄されても構わないが、何らかの場合の参照に供される可能性に備え段ボールなどに格納されて一般には保存のフェーズに入る。保存の期限を過ぎた文書は、当然のこととして廃棄される。. 近代的な組織は、その目的、構成、規則を明確化し、それを文書によるの記録と配信、すなわちワークフローで成員に周知させることにより運営される。問題が生じた場合は、それを解決し改善せねばならないが、それも文書への記録と周知、すなわちワークフローを通じて行われる。このような方式で組織を管理すると、問題点のチェックなどに関しては責任者を通じて非常に効率的に行えるようになる。. 3.3 宇宙航空分野における文書管理 3.3.1 アポロ13号ワークフロー管理を含む文書管理で、その有効性が最も証明されているのは宇宙航空分野であろう。その重要性を強く印象付けられたのは、アポロ13号事件であった。1970 年4月、月へ向かう途中のアポロ13号が、打ち上げられて月に向かう途上で燃料電池用の液体酸素タンクが爆発し、月着陸はおろか地球への帰還すら危なくなった。全世界が注視する危機的状況の中で、NASAのオフィスとアポロ13号との間の通信で様々な問題を限られた時間で解決し、地球への生還という目的を達したのであった[4]。最初の月着陸に成功したアポロ11号は、ニュートン力学という数学的に正確に定義されたモデルに基づくロケットの精密・正確な制御で月を往復してきたに過ぎない。人間がしたことは、単に機械の監視人に過ぎなかったと言っても過言ではない。それに対し、アポロ13号は、発生した事故の分析とその正確な把握、事故のもたらす予想結果のリストとそれに対処する方策のリストと利用可能なリソースのリスト、これらの膨大な情報から、地球への生還という. −17− 3.

(4) 目的を達成するための可能なプロセスを抽出するという膨大な作業を時間との勝負でやってのけたのである。当時のNASAのオフィスは、種々のデータに関しては最高のデータベース管理が行われていたが、業務プロセスに関しては主に人手によるワークフロー管理が行われていた。要するに紙によるファイリングシステムとコンピュータとの連携で正確に管理された情報に基づき、それらの情報を突き合わせて判断を下していった。アポロ13号のトラブルのような非常時には、定められたワークフローは存在しないので、責任ある地位にある人々の知的な判断でことを進めて行かざるを得なかった（そのような場合は、責任者の判断で処理するというルールが運営規則として定められていた）。だが、判断の基になった情報は、定められたワークフローで作成されレビューされ承認された正確なオフィス文書やコンピュータによる記録データであった。この事件の記録で、種々の場面でチェックリストの作成や確認という作業が出てくる。これは宇宙船の中の作業でも出てくるが、人間の思考や判断、行う作業などでは本質的に誤りが発生し、その問題から極力逃れるための知恵である。文書ワークフローのレビューに対応する作業であるが、アポロ13号での様々な場面は、このような情報管理手法をカルチャーとして持つプロフェッショナル集団の威力を示している。 3.3.2 航空機の点検保守システムその後、1980年代に入って日航ジャンボジェット機の墜落事故があり、その原因が、以前起こした事故のボーイング社の修理の不手際であったことが判明した事件があった。この件も、ファイリングシステムが威力を発揮したのであるが、その方式を具体的に知る機会があった。それは Interleaf社のワークフロー管理システムであるRDMの見学のために1990年代の初期に米国を訪問したときのことであった。ある航空会社がInterleaf RDMを使用しているとのことだったので、その状況をInterleaf社の営業マンと一緒に視察した。航空機の点検・保守は、飛行時間に基づき定期的に行われ、その際にチェックリストに基づく検査、部品交換などが行われる。そのチェックリストは、機種、機体の種類、飛行時間に基づく点検や整備の種類などによりそれぞれ異なり、似て非なるチェックリストが膨大に存在する。さらにそのチェックリストを後の参照のために系統的に管理せねばならない。 3.3.3 Interleaf RDM このような管理は、従来は紙によるファイリングシステムで行われていたが、RDMを用いるとそれを自動化することができるという話であった。実際、その航空会社では、 RDMを使っていたが、チェックリストの管理には、紙のファイリングシステムを用いていた。その理由は、整備士は紙のチェックリストでなければ現場でチェックできないからであった。油や手垢で汚れたチェックリストは、コンピュータで管理するよりは紙によるファイリングシステムで管理する方が合理的である。これでは、RDMの意味が存在しないのではないかと思って説明者に質問したのであるが、紙の文書には一意的にIDが付与されており、そのIDが関連文書とともにRDMで管理され、ファイリングシステムと連携しているとのことであった。そのような方式で、ワークフローと責任者が管理されているので、特定の航空. 機に具体的な問題が生じたときには、それの整備や修理の履歴文書が責任者や担当者の氏名とともにInterleaf5で電子的に管理され、それに付随してチェックリストのIDが管理される仕組みになっていた。. 4. イントラネット 4.1 クライアント･サーバ方式による90年代前半のオフィス状況 1990年代前半に、Webがインターネットに導入され、インターネットが学術用から商業用に発展するのに伴い、その枠組みを企業の情報システムに導入する動きが顕在化した。これがイントラネットの発端であった。当時の欧米のオフィスは、クライアント・サーバ・システムの導入が進展していた時期であった。大規模な企業は、Unixワークステーションをオフィスの個々人が保有し、それにファイルサーバ、プリントサーバ、DBサーバなどが接続され、分散環境で情報共有とワークフロー管理を行っていた。先に述べたInterleaf RDMや関連ツールは、そのハイエンドの製品であった。OMGのCORBAやビジネスオブジェクトが検討されていたのもこのような環境においてであった。 Object Design, Ontos, Objectivity, Versantといった OODBベンダーが、ODMGというコンソーシアムを立ち上げてODL（Object Definition Language）やOQL（Object Query Language）といった言語をODMG−93という仕様で決めたのはこの頃である。このようなオブジェクト指向データベースのアプローチに対して、RDB側は、SQL−3というオブジェクト拡張されたRDB、すなわちORDBへのアプローチを指向していた。この系統の製品としては、先に述べたUniSQLやILLUSTRAが製品として挙げられ、インフォーメーション・マネージャやSGMLデータブレードとして、SGML文書の管理に適用するためのシステムに発展していた。これらのツールは、マルチメディアを含むオフィス文書の電子化と、ワークフローの管理を、標準化された枠組みで行おうとするものであった。私どもの開発したSGMLデータブレードは、オフィスでのマルチメディア文書を三層クライアント・サーバシステムのアーキテクチャでビジネスロジックと共通の枠組みで扱うことをねらったものであった。この枠組みでは、マルチメディア管理とワークフロー管理をミドルウエア層のデータブレードで扱う構想であった。しかしながら、ILLUSTRA自体の製品化が進展しなかったのでこの構想は実現しなかった。 ILLUSTRAの代わりに標準のRDBであるORACLEを用いた SGMLデータカートリッジは、その代替の枠組みであったが、ミドルウエアとしてのビジネスロジックは、C言語による通常の関数として実装された。. 4.2 RDBによる汎用クライアント・サーバ方式と Web そのころ、中小のオフィスでは、ノベルのNetwareやマイクロソフトのSQLServerのような、RDBのSQLをコア言語として、GUIをユーザインタフェースに持たせた軽量のクライアント･サーバ・システムが普及しつつあった。 CORBAがSQLではなくOQLをCORBA Serviceの規格として決めた間隙をぬってノベルとマイクロソフトがオブジェ. −18− 4.

(5) クト指向ではない、単純RDBによる汎用クライアント・サーバ・アプリケーション分野を開拓していった。マイクロソフトのオフィス・スーツは、これらのクライアントとして機能することが可能であった。当時はインターネットの脆弱性が問題とされ、データベースによる管理や参照業務には向かないのではないかと考えられていたが、RDBのデータをWebで管理するメカニズムが開発されて以来、企業用途のイントラネットに発展していった。その典型的な製品が、ILLUSTRAのWebデータブレードであった。Webデータブレードは、ILLUSTRA をDBとして使うアプリケーションをWebベースで構築可能とするミドルウエアであった。これを用いて文字、図形、画像ベースのアプリケーションを構築することができた。同様な技術をマイクロソフトは、ASP（Active Server Page）[5]で実現した。ASPとIIS（Internet Information Services）[6]をサーバとする中小規模のオフィスのイントラネットが構築可能となった。SOHO（Small Office & Home Office）といった概念が誕生したのもこの頃である。. 4.3 ワークフロー管理とロータス・ノーツ Webブラウザは、イントラネット初期は、ネットスケープが優位にあったが、経営上の問題などから、その優位をマイクロソフトのインターネット･エクスプローラに譲った。結局、クライアント環境に関しては、マイクロソフトが圧倒的なシェアを握ってしまっているのが現状である。イントラネットにおいてワークフロー管理は重要である。ハイエンドのオフィス環境で、Interleaf RDMが指向した世界であったが、Interleaf社がWeb対応のRDMであるビジネス・ウエブといった製品を開発中に中小規模のオフィスでも適用可能なロータス・ノーツが市場を席巻していった。ロータスは、ロータス･オフィスといったオフィス・スーツも製品化していたが、マイクロソフト・オフィスには太刀打ちできなかった。さらにマイクロソフトに決定的な優位性を与えたのがWindows95であった。欧米のオフィス、特に米国のオフィスで、イントラネット化が計られたのは、組織変革を原動力にしていた。オフィスにコンピュータを導入するには、その費用対効果が常に問われる。そのためには人員の削減を必要とし、そのためには多くの場合、組織の見直しを必要とする。新しい経営者が登場するたびに、リストラクチャリング、リエンジニアリングが行われた。いわゆるBPRである。従来の組織の責任者は解雇され、不要な組織は撤廃統合され、既存の組織も新しい考え方の枠組みで再編成される。キーワードは効率と俊敏性であった。90年代を通じて、米国のIT関連分野が急進展したのは、まさにBPRによる効率化であった。私の知人の米国のエンジニアたちも、殆どの人が90年代に勤務先の企業を変えている。. 4.4 90年代後半の日本のイントラネット化欧米のイントラネット化に比べると、日本のイントラネット化はかなり遅れて取り組まれ、1990年代の後半になってからであった。それも、欧米のような企業内組織の変革といったことを目指すのではなく、ライバル企業が導入したとか、企業イメージ上必要だからとかいった理由からであった。その結果、組織を変えることなく、情報機器. が導入され、全員にEメールアドレスが付与され、とりあえずはオフィス内をEメールが飛び交うといったものであった。業界の企業がEメールを使い始めると、今度はEメールを持たない人々は仕事上困ることになった。そのような場合、外部とEメールで通信したい人々は、企業を当てにせず、自分でプロバイダーに加入して個人的にアドレスを持った。個人にアドレスを与えず、組織の部署にアドレスが割り振られているような企業も見受けられたが、個人不在の硬直した組織であることを外部に宣伝しているようなものであった。組織変革を伴う場合もあった。日産のゴーン氏による改革などは、その例であろう。企業合併や吸収による組織変革も行われた。そのような場合は、業務フローを分析し、思い切った人事を行い組織の効率化を図るべきである。しかし、日本における組織の場合、急激な変革はこれまでの習慣になじまないのであまり行われなかった。これが日本の企業の活力を殺いだ一つの要因である。. 4.5 ISO9000の導入に伴う問題 90年代後半は、日本の企業がこぞってISO9000シリーズの品質システムを導入した時期でもあった。このシステムは、欧米流の文書管理を組織としての品質保証に適用したものである。従って、日本企業としては品質保証という切り口で、欧米流の文書管理のチャレンジを受けたようなものである。ISO9000における品質システムの構成を図4に示す。. 品質方針操作手順書品質データ図4. 品質システムの構成. 品質システムは、品質方針を定めた品質マニュアルを最上位に位置づけた文書階層で構築されている。品質マニュアルの下位には、操作手順書が置かれ、最下位には品質データが配置される。操作手順書には、品質マニュアルを実現するための各組織の任務と責任者、さらに品質データに基づく具体的な検査方法や責任者が記述されている。この図が、文書ワークフローの役割を示す図3に対応することは明白であろう。品質方針が組織目的に、組織構成、運営規則、文書ワークフローが操作手順書に、品質データが文書に対応する。このようにISO9000は、組織活動の枠組みを品質の面から規定し直したものとして位置づけることが可能である。 ISO9000の導入に伴い、多くの日本企業の場合は、そのための専門の組織を新たに作り、関係文書をファイルする。その結果その人件費やスペースが増大する。一方、他の部署はISO9000のための稼働が新たに追加される、これまたコスト要因になる。その点、欧米企業は、従来のファ. −19− 5.

(6) イリングシステムをそのまま適用して、ISO9000に対処可能なので、日本企業のようにはならないですんでいる。さらに日本企業におけるISO9000導入には、アウトソーシングを通じて別の問題を生み出している。従来であれば同一企業内で行われてきた品質管理が、企業間をまたぐことにより、発注側と発注先で重複してなされることになる。これもコスト要因になる。本来であればISO9000という標準を通じて、コストダウンが行われるべきものであるが、日本企業においては、コストアップになる。. このシステムのコンセプトは、既存システムをXMLデータを経由させて統合させると共に、ミドルウエア化されたビジネスロジックを用いて、種々の業務の自動化の枠組みを提供する点にある。作業者は、インターネット上や携帯端末上で、ワークフローに沿って文書やメールを参照し、承認を行ったり、修正してコメントを送付したりするが、このシステムにおいては、ワークフローとビジネスロジックが一体化された処理を実現する。. 5. XMLの導入によるオフィスの進展. 今後、オフィスにおいてXML文書を活用することを考えるならば、XMLデータベースが期待される。XMLデータベースには、RDBをベースとする製品、OODBをベースとする製品、XMLに特化した製品に大別される。RDBをベースとする製品は、Eコマースなどの比較的フラットな構造の XMLデータの処理に向いており、OODBをベースとする製品はオブジェクトポインターを用いる柔軟な構造からXML データや文書などの作成・編集を行う文書作成編集環境に適している。XMLに特化した製品は、シーケンシャルに配列されたXMLデータに参照用のインデックス設け、高速の検索を可能としているが、要素データの追加、削除などには向いていない。したがって、アーカイブ文書の管理・検索に向いている[10][11]。. 5.1 企業を超えるワークフローとWebサービス 1998年にXMLが制定されて以来、XMLが構造化文書の形式でオフィスに導入されることはなかった。他方、Eコマースのサプライチェーン管理（SCM）のように、企業を超えた企業グループによるB2Bのワークフロー管理が進展していた。一方、SOAP（Simple Object Access Protocol）と言ったXMLによるメッセージ転送のプロトコルが開発され、HTTPを用いて汎用のクライアント・サーバ・システムを構築できるような枠組みも提案された。SOAPを使って、各種サービスをWeb上に定義し、それを自由に使えるようにする試みが検討されている。いわゆるWebサービスである。 Webサービスは、サービスのディレクトリであるUDDI、サービスを記述するWSDL、サービスの要求と応答を転送するプロトコルであるSOAPによって構成される枠組みである。IBMとマイクロソフトを中心に、技術的にはかなり進展しているのであるが、現状では具体的なビジネスには至っていない。このようなサービスは、Javaをプログラム言語とする XML処理系とWebページとで実現されている。このような枠組みをオフィス文書的に、位置づけると何とも中途半端な存在なのであるが、XMLの本質はむしろこのような領域にある。要するにXMLをミドルウエアのビジネスロジックとして位置づけ、Web経由で情報を参照したり処理したりする枠組みが今後は一般的になる。. 5.2 XML統合サーバその観点で、私どもが開発した製品を紹介する。これは、XML統合サーバと呼んでいるもので、EAI（Enterprise Application Integration）とEIP（Enterprise InformationPortal）を中小規模のオフィス向けに開発したものである[7][8]。EAI機能としては、既存の各種外部アプリケーションのデータをXML形式で取り込み、異なる外部アプリケーション毎のXMLの要素間の関係を索引テーブルで管理し、意味が同じものについては、同一の要素として扱える枠組みを構築した。具体的には、Oracleをベースに構築されたSFA（Sales Force Automation）とロータス･ノーツによるワークフロー文書から、日時データ、個人、企業名、企業組織名、打ち合わせ場所などを、各々のXML要素の値や属性から抽出し、索引テーブルを参照して、同一のデータに関し、時系列で検索可能なシステムであった。この検索作業は、Webサーバ経由でインターネットを介して遠隔地からでも行うことが可能であった[9]。. 5.3 XMLデータベース. 5.4 イントラネットの現状以上のように、インターネットとXMLの組み合わせにより、Webサービスやサプライ・チェーンといった企業を超えたグローバルなサービスの可能性が進展しつつあるが、現実にはネットワークの脆弱性に起因する問題も生じつつある。そのため、日本の多くの大企業は、イントラネットのセキュリティ対策を進めている。生体認証、PKI、暗号化など、技術的なアプローチとともに、セキュリティ・ポリシー、企業コンプライアンスの確立といった、具体的な組織運営にまで反映されつつある。ペーパレスによる省力化と使いやすさを指向したオフィスの電子化の到達点が、厳しい組織運営ルールというのは皮肉としか言いようがない。紙の時代を回顧する人もいるかもしれないが、過去に遡るわけにはいかない。電子化で効率化され便利になった反面、当然それを悪用する人間も存在し、弊害も生じるのである。ところで、セキュリティ・ポリシーや企業コンプライアンスなどといった個別企業の方針を強化しても、アウトソーシングが常識となっている企業間活動においては種々の不整合が生じ得る。個人情報の漏洩といった問題は、外注先のシームレスな管理を要求するが、それは新たなコスト要因となる。 Webサービスやサプライ・チェーンといった個別企業を超越するネットワークコンセプトは、外注先を包含する一元的なワークフローの確立を促すものであり、ebXMLなどは、その思想の基に構築されている。しかし、企業単位のセキュリティ・ポリシーやコンプライアンスは、その思想と相容れない側面を持つ。. 6. 今後の動向 6.1 グローバリゼーションと組織文化. −20− 6.

(7) 今後のオフィス文書を検討していく上で、考慮せざるを得ないのは、組織の在り方である。インターネットの普及で、グローバル化が急速に進展した結果、IT技術において国境は事実上消滅し、全世界が単一の市場になりそこで激しい競争が生じている。日本では、年功序列、終身雇用、企業内組合という日本的経営が崩壊しつつあるが、今後、日本の組織が欧米流になっていくか、独自のカルチャーを創っていくかは定かではない。当面は、欧米流を指向しつつ、独自なカルチャーも存続させてゆくことになるであろう。日本語をベースとしている限り、純粋な欧米流組織文化は不可能であろうと思われるからである。そのような組織におけるオフィス文書はどうなるであろうか。現状はWebとPDFとマイクロソフト・オフィスの文書が幅を利かせている。Eメールのテキスト文書も立派なオフィス文書であろう。先にオフィスで紙の文書は無くならないことを述べたが、今後の印刷文書は、これらのツールをベースにプリントアウトしたものが主となるであろう。 XMLによるレイアウト機能の規格であるXSL（XMLStylesheet Language）が昨年勧告化されたが、オフィス文書へのインパクトは殆ど感じられない。オフィス文書が、高級なレイアウト機能を駆使して美しい印刷品質を誇るのは過去の時代になってしまったのであろうか。. とは殆ど無いので、個人識別・認証の強力な手段になる。セマンティックWebでは、コンテンツのメタデータやオントロジを誰が付与し管理するかが問題になっているが、個人を識別し、それに適合するサービスなどに適用することを考えると携帯電話はきわめて有効なツールであると考えられる[13]。その後、図5のように複数のカーナビを接続し、ポータルサーバ上のPIMに地図情報を連携させるモバイル統合システムの検討を試みた。複数の車や個人が互いの位置を共有し、それに基づくサービスを提供する枠組みである[14]。. 6.2 パーソナライゼーションインターネットのEメールは、対等な個人間の通信である。1990年代に急速に普及した携帯電話も、個人ベースの通信手段である。このようにネットワーク技術は、組織の垣根を取り払い、個人間の自由な通信を普及させた。いつでも、どこでも、誰とでも自由に通信できるということは、有能な個人の能力を連携させて効果的に使える状況をもたらした。そのような時代に要求されるオフィスツールは、もはやファイヤウォールでしっかりと防護されたイントラネットなどではなく、柔軟に個人を支援するPIMではないかと思われる。その観点からすると、従来の企業情報システムを個人指向のツールの中に包含させたようなものである。現在そのようなシステムを検討中である。アーキテクチャ的には、XML統合サーバのミドルウエアにPIMを置き、そこに個人のスケジュール情報やアドレス帖を配置する。さらに地図情報参照、音声認識・合成機能などもミドルウエアとして実装し、移動する個人を支援することを目指すものである。このプロトタイプは、2001年11月に開催されたXMLジャパンの展示会で簡単なデモンストレーションを公開した [12]。これはVoiceXMLなどにより顕在化した手法である音声認識をメニュー選択の手段に用いて、アドレス帖やスケジュール情報を検索し、その結果を手元の携帯電話にメールとして転送してもらい必要な情報を得るというものであった。携帯電話というデバイスは、個人を特定して通信するだけに、今後はさらに興味深い使い方が予想される。たとえば携帯電話を用いてメールを作成し発信すると、差出人、宛先、時刻がシステムにより管理されるが、それ以外に発信場所（無線の基地局情報から得られるが、GPS付ならさらに正確な位置が分かる）、発信携帯電話番号などの情報も付与される。しかも携帯電話は、その持ち主以外が使うこ. 図5. ポータルサーバによるモバイル統合システム. これは、大企業と言うよりは、SOHOのような中小規模のオフィスや家庭向けのシステムである。パーソナライズか進展した暁には、効率的なビジネスは大企業ではなく、 SOHOのような場で行われる可能性が高い。このようなオフィス群がネットワークで連携し、ユビキタス・オフィスとでも言うべき形態がXML化が進展した将来のオフィスの姿であろう。. 6.3 地域や国家に依存しないオフィスへ携帯電話や車載の情報機器に、XMLベースのPIMシステムが搭載されるようになると、それらも上記のユビキタス・オフィスの一部ということになるであろう。この形態の先駆は、アポロ13号で、NASAのオフィスと宇宙船間の通信が果たした知的なオフィス活動かもしれない。宇宙船内は、チェックリスト文書が飛び交う修羅場のオフィスであったからだ。島状に置かれた机の前方に組織の責任者がおり、組織メンバーが机に向かって仕事をしていたり、パーティションに区切られた空間の中で、PCのキーボードをたたいているのがオフィスであると思ってはいけない時代になりつつある。ネットワークで結ばれた個人同志の通信により、知的な活動がなされるのであれば、その個人の周囲は、すでにオフィスである。オフィス文書も、オフィス・スーツ、 PDF、HTMLによるWebページ、Eメールなどを挙げたが、モバイル環境では、携帯電話上で表示されるi−Modeの cHTML、WAPなどの情報もオフィス文書の一翼を占めることになる。このような状況になると、オフィスには地域性や、場合によっては国籍すらも無くなってしまう場合も生じるであろう。オフィスが国境を超えて展開するようになると、国家や民族を超えた新たなオフィス文化が形成されることになる. −21− 7.

(8) であろう。しかし、その過程で、ネットワーク社会が内包する様々な問題に直面せざるを得ず、それらを解決してゆかねばならない[15]。. 7. あとがき. 部のリーダーシップとそれに基づく上記欧米流文書管理の徹底であろう。それが実現すれば、日本企業におけるトップ施策の現場への浸透は迅速であるから、今後の活躍が期待できると思われる文献. ISO9000の例やイントラネットのセキュリティポリシーの現状を見る限り、日本のオフィスで欧米流の文書管理が定着しつつあるとは言えない。例えば、多くの官庁において、事実と異なる公式発表がなされ、いわゆる不祥事が続出したことがあるが[16]、日本の官庁の文書管理は、不都合なことは公開しない傾向があり[17]、欧米流の透明で開放的な文書カルチャーとは隔たりがあるようだ。大企業の文書管理も日本的な文書管理に影響されている。これは、年功序列、終身雇用、企業内組合という日本的経営と密接に関係していると思われる[18]。本来は組合員の権利を保護すべき労働組合も、企業内組合であれば、企業の存続に影響するような闘争を組むことは難しいであろう。組織として正確な情報管理が行われないような文書カルチャーでは、レビューもチェックリストも有効には機能しない。だが、これは日本に限った問題ではない。かつてのソ連も、サハリン沖で大韓航空機を撃墜した際には「スパイ機であり警告した上で撃墜した」と全世界に虚偽の報告をしたと言われる[19]。その虚偽を暴露したのは、日本を含む西側の通信傍受であったことが知られている[20]。西側の通信傍受網は、多様なデータを系統的に収集し、それらを照合しするといったプロセスを取っており、それは西欧流のファイリングの考え方である。日本のオフィスが過去の日本的な経営に基づく文化的な背景で、組織を動かそうとしても、そうはいかない状況が生まれつつある。それはインターネットやモバイルネットワークによる通信記録との整合である。これはまさにソ連の権力者が意図した虚偽を、傍受ネットワークが暴露したのと同様な原理である。事実は一つでありグローバルネットワークの配下では組織ぐるみの虚偽は不可能になりつつある。なお、最近、内部告発を保護し支援するような制度を作ろうとしているが、そのような取り組みは以上の問題に対する解決の糸口となるであろう。セキュリティ・ポリシーやコンプライアンスといった企業自身の保全の努力も、文書カルチャーを変えつつある。オフィスは組織文化の反映である。以上のような努力を通じて多くの企業が閉鎖的な日本の組織文化を開放的で透明なものに変えていかざるを得ないであろう。かつて、日本の品質管理が末端の作業者の意識改革から抜本的に向上したように、企業セキュリティやプライバシー、コンプライアンスなどもボトムアップ的に向上できないかといった議論がある。しかし、これらはポリシーから出発するトップダウンによる施策とならざるを得ないので、ボトムアップに期待するのは筋違いであろう。そのために要求されるのは、経営層のリーダーシップである。長期的不況下において、最終的に日本企業に求められるのは、グローバルな視点から自らの役割を認識する経営幹. [1] 現代秘書実務研究会編; “現代秘書ハンドブック”, pp.89−132, 実務教育出版（1978） [2] 野口靖夫; “見ただけでコツがつかめるファイリングの技術”, 日本実業出版社,（1991） [3] 東政雄; “実例ファイリング・システム”, 日本能率協会, （1974） [4] アンドルー・チェイキン（亀井訳）; （下）”, 日本放送出版協会, （1999） [5]. “人類月に立つ. http://www.users.gr.jp/Developer/ASP/. [6] http://www.microsoft.com/japan/products/iis/overview/ default.htm [7] 吉田、大野、藤田、前、廣瀬；”オブジェクト指向スクリプト言語RubyによるXML応用システムの検討”,情報処理学会デジタルドキュメント研究会研究報告, DD21−3,（1999.11） [8] M. Yoshida, K.Ohno; ”Development of Application Integration System based on Object−Oriented Script Language Ruby”, Proc. XML Asia Pacific 2001, (2001.11) [9] 吉田、大野；”オブジェクト指向スクリプト言語RubyによるXMLの処理”, 情報処理学会デジタルドキュメント研究会研究報告, DD18−3,（1999.5） [10] 大野邦夫；”XMLデータベース再考：XMLデータベース構築の基礎技術”, XML Magazine 2001 04, pp.60−74,（2001.4） [11] 前、吉田、田頭、大野; ”XMLデータベースの機能と性能に関する一検討”, 情報処理学会デジタルドキュメント研究会研究報告, DD29−2,（2001.7） [12] 大野、前、吉田;”モバイル・インターネット環境構築支援システムの検討”, 情報処理学会研究会報告, FI−66、 DD32,（2002.3） [13] 大野;”セマンティックWebの課題と携帯電話から見た可能性”, 情報処理学会デジタルドキュメント研究会研究報告, DD33−1,（2002.5） [14] 大野、吉田、新里;”PIMに地図情報を導入する方式に関する一検討”, 情報処理学会デジタルドキュメント研究会研究報告, DD39−3,（2003.5） [15] 大野, 矢野, 小林, 山口; “ネットワーク社会におけるリテラシの検討−JEITAサイバーリテラシー技術専門委員会の活動 ”,情報処理学会デジタルドキュメント研究会研究報告, DD35 −3,（2002.9） [16]. http://www1.mhlw.go.jp/houdou/0811/1127−1.html. [17] 東京新聞日曜版「新聞を読んで」;“続く企業の不祥事政官業の癒着突け” , （2002年9月8日掲載） [18] 雪印乳業株式会社代表取締役社長西紘平; “弊社子会社雪印食品(株)の不祥事に関する件”, http://www.snowbrand.co.jp/report/documents/2002012901.htm [19] セイモア・ハーシュ著, 篠田豊訳, “目標は撃墜された”, (1986, ISBN 4−16−341150−X ) [20] 柳田邦男; “『撃墜』上・中・下”, 講談社, (1991 ISBN 4−06−184976−X ). −22− 8.

(9)