研究費執行マニュアル 2021 年 3 月改定版

(1)

研究費執行マニュアル

【 2021 年 3 月改定版】

(2)

国立研究開発法人国立がん研究センターにおける公的研究費の使用に関する行動規範

この行動規範は、国立研究開発法人国立がん研究センターが果たすべき使命の達成に向けた研究実施における公的研究費の使用に関する規範を定めることを目的として定められたものです。

１) 私たち国立がん研究センターの職員は、がん克服に関する研究成果を継続的に生み出し、

がんの原因及び本態解明を一層進めるとともに、日本人のエビデンスの集積を行い、予防法、

革新的がん医療及び標準医療を開発するための研究に真摯に取り組んでまいります。

２) 私たち国立がん研究センターの職員は、研究の実施にあたって、高度な倫理性・透明性を確保してまいります。

３) 私たち国立がん研究センターの職員は、研究の実施、研究費の使用等にあたっては、法令や関係規則･ルールを遵守するとともに､透明性と自律性を確保し､説明責任を果たします｡

４) 私たち国立がん研究センターの職員は、公的研究費は国民の税金その他多方面からの支援によるものであることを認識し、センターの果たすべき使命達成に向け、計画的・効率的・効果的な使用を行ってまいります。

５) 事務職員は、専門的能力をもって公的研究費の適正な執行を確保しつつ、効率的な研究遂行を目指した事務を担う立場にあることを自覚して対応します。

※ 国立がん研究センターの理念・使命

［理念］

社会と協働し、全ての国民に最適ながん医療を提供する。

［使命］

1．がんの本態解明と早期発見・予防 2．高度先駆的医療の開発

3．標準医療の確立と普及

4．がんサバイバーシップ研究と啓発・支援

◇関連規程：国立研究開発法人国立がん研究センターにおける公的研究費の使用に関する行動規範（平成27年4月1日規程第52号）

センターの規程は、内部サーバーの諸規程集をご参照ください。

（諸規程集：http://int.res.ncc.go.jp/web/kitei/1504_index.html）

5．情報の収集と提供 6．人材の育成

7．政策の提言 8．国際貢献

(3)

1. 研究費執行管理の原則 ... 4

(1) 遵守すべき基本原則 ... 4

(2) 国立がん研究センターでの研究費執行の原則 ... 4

2. 研究費管理体制 ... 4

(1) 研究費の管理責任体制 ... 4

(2) 研究費の管理（事務委任） ... 5

(3) 研修会・説明会／研究倫理教育／誓約書の提出について ... 6

(4) 罰則について ... 6

3. 研究申請 ... 7

(1) 研究の申請手順 ... 7

(2) 府省共通研究開発管理システム（e-Rad）による申請 ... 8

(3) 申請枠のある研究費の申請 ... 8

4. 研究費執行 ... 9

(1) 研究費執行期間 ... 9

(2) 研究費執行の可能な範囲 ... 10

(3) 研究費執行可否一覧表 ... 11

I. 公的研究費、ならびに、公的研究費に準ずるもの ... 11

II. 公的研究費以外のもの ... 20

(4) 研究費の予算管理について ... 25

(5) 経費執行必要書類一覧表 ... 27

(6) 物品等の発注方法 ... 32

(7) 物品等の検収と検査調書の作成 ... 38

(8) 備品管理 ... 40

(9) 旅費 ... 43

(10) 人件費... 44

(11) 謝金 ... 51

(12) 研究者個人による立替払 ... 53

(13) センターによる一時立替（研究者個人に交付される研究費の場合） ... 56

(14) 執行状況の確認 ... 57

(15) 研究期間終了時期の事務処理等 ... 57

(16) 年度をまたがる契約について ... 58

(17) 研究費の繰越について ... 60

5. 照会先... 61

(4)

研究費については、内部サーバーもご参考ください。

各種様式もあります。

http://int.res.ncc.go.jp/web/kenkyuuhi_toriatsukai/

（築地C）：http://int.res.ncc.go.jp/web/

（柏C）： http://int.east.ncc.go.jp/

(5)

1. 研究費執行管理の原則 (1) 遵守すべき基本原則

下記①～⑥の基本原則を常に念頭に研究を遂行していただきますようお願い致します。

① 配分機関により定められたルール、期間等を遵守し、所定の手続きを経て執行する。

② 不正使用を行わないことはもちろん、不正使用と疑われる可能性のある執行や経理処理は行わない。

③ 配分機関や広く国民に対する説明責任を負う。

④ 研究費を最大限に有効利用するため、可能な限り安価に購入することに努める。

⑤ 年度末に過度に集中することのないよう、計画的に執行する。

⑥ 研究費の残高は、研究者が最終的に管理する責任を負う。

(2) 国立がん研究センターでの研究費執行の原則

上記の基本原則を遵守し、不正を防止するため、国立がん研究センターでは下記により研究費の執行管理を行うことを原則とする。

① 研究費の管理は事務委任し、研究者は直接管理しない。

② 研究費管理システムを用いて発注依頼・執行管理を行う。

③ 少額（100万円未満）の物品は電子入札システムにより発注する。

2. 研究費管理体制

(1) 研究費の管理責任体制

センターの競争的資金等の管理・運営を適正に行うための管理責任体制は、最高管理責任者、統括管理責任者、コンプライアンス推進責任者、コンプライアンス推進副責任者、経理実務担当者、検収担当者にて構成されます。

① 最高管理責任者：理事長

研究費の管理及び経理に関する事務全体を統括し、運営・管理について最終責任を負う。

② 統括管理責任者：理事（研究担当）

最高管理責任者から、研究費の運営・管理及び経理に関する事務全体を統括する実質的な責任と権限を委任される。

③ コンプライアンス推進責任者：以下8名

研究所長、先端医療開発センター長、中央病院長、東病院長、

社会と健康研究センター長、がん対策情報センター長、統括事務部長、

研究支援センター長

各部局等の研究費の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ。

④ コンプライアンス推進副責任者：分野長、科長、部門長、室長等

各部署に所属する研究者が研究費を適切に執行することを監督指導する。

(6)

⑤ 経理実務担当者：財務経理部財務経理課、企画課研究業務係研究費の管理及び経理に関する事務処理を行う。

⑥ 検収担当者：総務部管理室管理係、企画課研究業務係物品等の数量等にかかる検収を行う。

詳細は「（7）物品等の検収と検査調書の作成」の項目を参照ください。

(2) 研究費の管理（事務委任）

研究費を研究者が個人で管理することは認められません。

財団法人等の民間助成金も含めて全て事務委任の対象になります。研究者は「委任状」を研究管理課に提出し、以下の事項についてセンターに委任することとなります。

① 競争的資金等の受領

② 物品等の契約・発注業務管理

③ 納品物品・役務等の検収

④ 物品費等の支払に必要な書類等の確認及び支払

⑤ 旅費の支払に必要な書類等の確認及び支払

⑥ 源泉徴収業務

⑦ 経理事務

⑧ 証拠書類の編綴

⑨ 収支簿の作成

⑩ 必要な証拠書類の保管

※ 民間助成金について

研究費の配分機関である財団法人等の取扱要領に従って研究費を執行しますので、

採択が決まり次第、取扱要領を研究管理課へ提出してください。

なお、取扱要領がない場合は、基本的に治験及び共同研究の取扱いに準拠し、必要に応じて、研究管理課より配分機関へ確認を行います。

◇関連規程：研究費の管理・監査の実施規程第4条

◇関連規程：研究費の管理・監査の実施規程第3条、第8条

◇関連様式：研究費取扱規程様式3「委任状」

(7)

(3) 研修会・説明会／研究倫理教育／誓約書の提出について

研究機関は、研究費の不正な使用を防止するため、研究者・事務職員をはじめとした全ての構成員を対象として研修会・説明会を積極的・定期的に実施することが義務づけられています（科研費ハンドブック研究機関用 P169、文部科学省・厚生労働省「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」）。NCC では、研究費を執行する研究者、および、研究費事務を担当する職員（常勤・非常勤問わず）を対象に、「研究費に関するコンプライアンス研修」の受講を義務付けてます。

時期は、1.新入職員は入職から 3 か月以内 2.異動等により研究費事務に係る職務に就いてから3か月以内 3.前回受講から5年以内に1回以上の受講が必要です。対象者は、必ず受講をしてください。

研修は、年1回以上、定期的に開催されます（教育履修システムよりWeb受講もできます）。

これらの研修会等への参加は、研究費を交付される条件となるものなので、開催の案内がありましたら、研究者等の関係者は必ず参加してください。

また、同ガイドラインでは、研究の実施者を対象に、研究倫理教育「研究倫理性セミナー」

の受講（誓約書の提出）を求めています。受講頻度は、上記に同じです。

(4) 罰則について

研究費の不正使用が行われた場合は、その内容に応じ、加算金と併せて研究費の返還命令、一定期間の応募資格制限、刑事罰等が科せられます。また、センターの規定に基づく懲戒処分の対象となり、研究者にとっては極めて重い代償を払うこととなります。

○ 研究費を交付しない期間（応募資格制限）

厚生労働科学研究費補助金の場合

 個人の経済的利益を得るために使用した場合 10年

 社会への影響が大きく、行為の悪質性も高いと判断される場合 5年

 上記以外の場合 1～4年

 自らは直接関与していないものの、補助金を管理する責任者としての義務

（善管注意義務）に違反したと認められる場合 1～2年

※ ペナルティーについて（厚生労働科学研究費補助金より）

https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-10600000-Daijinkanboukouseikagakuka/0000176402.pdf

平成25年度より、私的流用を行った場合の応募資格停止が10年間になるなどの各研究費の不正行為に対する改定・厳罰化が行われました。

また、研究者個人のみならず、研究者の所属する機関にも返還命令や応募資格停止の措置等が科せられることもあります。

センターが応募資格停止の措置を受ければ、不正使用を行っていないセンター所属の全研究者が研究費に応募できないことになります。

(8)

3. 研究申請

(1) 研究の申請手順

研究費を申請する際は、「研究申請願」に配分機関へ提出する応募書類を添付のうえ研究管理課に提出し、あらかじめ理事長の承認を得る必要があります。（治験・共同研究を除く）

※ 事前に理事長の承認を得ていない申請（応募）はできません。

▽ 研究者より配分機関へ申請する場合の流れ

① 研究者は、「研究申請願」に配分機関へ提出する書類（申請書等）を添付のうえ各機関内〆切^※¹までに研究管理課へ提出。

② 研究管理課にて内容確認のうえ決裁。（申請状況は研究管理課で管理）

③ 理事長の承認（機関承認）。

④ 研究管理課より研究者へ承認可否の連絡。

理事長印が必要となる書類は、研究管理課にて押印のうえ研究者へ渡す。

⑤ 研究者は、配分機関へ承認された応募書類を提出（申請）。

⑥ 配分機関による評価の後、交付決定通知等により採否結果が通知される。

⑦ 採択された場合、研究者は「研究費届」に交付決定通知等を添付のうえ研究管理課へ提出。あわせて、「委任状」も提出し事務委任を行う。^※²

⑧ 研究管理課にて採択状況等決裁（採択状況は研究管理課で管理）。

⑨ 理事長より、事務委任についての承諾書が研究者へ交付される。

⑩ 研究者は、配分機関に交付申請を行う。^※³

⑪ 配分機関より、研究費が入金。研究費は、事務委任先となる築地キャンパス（以下、「築地C」とする）：財務経理部柏キャンパス（以下、「柏C」とする）：事務部企画課において管理する。

◎以下、「財務経理部」または「契約係」となっている部分は、柏Cにおいては

「企画課研究業務係」と読み替えてください。

研究者

①研究申請願提出

研究

管理課理事長

③承認（機関承認）

⑨承諾書

②研究申請願決裁

④連絡

⑥評価・採否決定

⑦研究費届等提出 ⑧研究費届等報告

⑩交付・契約申請 ⑪研究費入金

【事務委任先】

築地：財務経理部柏：事務部企画課配分機関

⑤申請

(9)

※1 内部サーバーに研究管理課が把握している公募研究課題の一覧が掲載されています。

一覧に機関内〆切（研究管理課への提出期限）、配分機関への応募〆切、後述するサマリーの要否が記載されておりますのでご確認ください。

⚫ 継続の研究であっても毎年度申請が必要です。

⚫ 状況により、分担研究者であっても「研究申請願」によってセンターへの申請が必要です。

※2 研究者個人が配分を受ける研究費の中で、配分機関指定の様式がある場合は、指定の様式の提出が必要です。

※3 研究費交付後、研究計画や交付額等の変更申請を行う場合は、「研究変更申請願」を研究管理課に提出してください。

◇関連規程：研究費の管理・監査の実施規程第7条研究費取扱規程

科学研究費助成事業の研究実施規程

◇関連様式：研究申請願、研究費届、委任状、研究変更申請願

（以上、研究費取扱規程様式）

(2) 府省共通研究開発管理システム（e-Rad）による申請

府省共通研究開発管理システム（e-Rad）で申請を行う場合は、研究者のe-Rad登録が必要です。登録を希望する場合は、「府省共通研究開発管理システム研究者登録申請願」を研究管理課までメールで提出してください。

宛先：[email protected]

(3) 申請枠のある研究費の申請

申請に際して施設ごとの申請枠（人数制限）が限られている場合があります。

申請枠のある研究費の場合、必ず機関内〆切までに「民間財団等による研究及び留学助成の応募サマリー提出用紙」を研究管理課に提出してください。

申請枠を超える応募があった場合は、推薦者（理事長、研究所長等）によるサマリーに基づく書面選抜を行います。

選抜結果は研究管理課よりお知らせしますので、選抜された研究者は「研究申請願」を提出してください。

◇関連様式：民間財団等による研究及び留学助成の応募サマリー提出用紙

◇関連様式：府省共通研究開発管理システム研究者登録申請願

(10)

4. 研究費執行

(1) 研究費執行期間

次の期間外における研究費の執行（発注、納品、役務の提供等）はできませんのでご注意ください。見積書を取り寄せること自体は、「執行」ではないので差し支えありません。発注行為により契約（＝執行）とみなされます。

ただし、AMED 研究費については、特例があります。「（15）年度をまたがる契約について」

を参照してください。

▽ 研究費別研究執行期間

研究費開始日終了日

厚生労働科学研究費補助金

交付基準額等通知書の発出日

（継続課題は当該年度の4/1）当該年度の3/31 文部科学省科学研究費

（補助金）

内定通知日

（継続課題は当該年度の4/1）当該年度の3/31 文部科学省科学研究費

（基金）

内定通知日

（継続課題は前年度から執行可）最終年度の3/31 公的機関からの委託費 ※1

民間助成金配分機関が定める研究期間

国立がん研究センター

研究開発費 _(NCC研究開発費) 内定及び配分額通知書に記載されている研究期間

治験契約書の研究期間開始日から研究期間終了日の属する年度末まで

共同研究 ※2 契約書の研究期間開始日から研究期間終了日の属する翌年度末まで ※3

※1 「公的機関からの委託費」とは、公的機関と研究委託契約を締結し、実施している研究を指します。

例）JST：国立研究開発法人科学技術振興機構 AMED：国立研究開発法人日本医療研究開発機構

※2 「MTA 等共同研究費に準ずる研究費」（研究成果の利用許諾に係る研究費）を含む。

（例：研究成果有体物提供契約、ソフトウェアライセンス料収入などに基づく研究費）

※3 上記※2の「MTA 等共同研究費に準ずる研究費」に関する研究費執行期間は、「最終入金日の属する年度の翌年度末まで」です。なお、「研究費執行可否一覧表」において、共同研究費と同様の扱いです。

(11)

(2) 研究費執行の可能な範囲

税金を原資とする公的研究費の執行が可能な範囲は、当該研究の遂行に直接必要な経費、

当該研究成果の取り纏めに必要な経費に限られます。

つまり、「何を購入するか？」ではなく、「どのような目的で使用するか？」が研究費執行の可否の判断基準となります。

具体的には、

 ○は、△△という理由で研究遂行に必要であるので購入する。

 ○○の会議に出席することは、△の理由で研究遂行に寄与するので出張する。

 ○の作業をしてもらうことは、△△の理由で研究遂行に寄与するので、研究補助者を雇用する。

など、研究者が示す「○○が研究遂行に必要であるという根拠」が第三者（会計検査院、配分機関、監査法人等）にも理解されるものであるかどうかで判断します。

配分機関や会計検査院、国民に対する最終的な説明責任は研究者が負うこととなりますので、研究者においては自覚と責任をもって執行してください。

また、研究費によっては事務処理要領等により執行に細かく制限があります。執行に制限のある主な項目を（3）研究費執行可否一覧表に例示しますので、参考としながら、各配分機関が発行している事務処理要領等に従い、研究費を執行してください。また、これらは、当該課題研究の遂行に必要である（受託研究費においては研究の目的で必要である）と説明できることを前提にしています。

なお、（3）研究費執行可否一覧表は、あくまで原則ですので、判断に迷う場合は研究管理課にご相談ください。

(12)

(3) 研究費執行可否一覧表

I. 公的研究費、ならびに、公的研究費に準ずるもの

〔マークの定義〕

○ → 原則、執行可。

△ → 使用目的や状況等を総合的に判断して、研究機関が執行可否を決定。

× → 原則、執行不可。

特段の事情等により、配分機関が個別に承認する場合を除き、

原則として執行不可です。配分機関が個別承認した案件は、それが判る書類と、理由書を提出してください。

配分機関→ 配分機関である財団等の研究費事務処理要領に従います。

受託研究費、共同研究費においては、契約内容に基づきます。

「研究機関で適切に管理」（契約内容に特に規定がない）場合は、

当該研究を目的としているか否かを判断根拠とします。

〔理由書の列〕

必要 → 研究費を執行する場合の理由書の必要有無を示します。

購入理由を明示する必要があるものです。

マークが「○／△／配分機関」いずれであっても、使用目的が執行条件に合致しない場合、執行できません。

事前相談 → 執行を計画検討している段階で、必ず研究管理課に事前相談を行ってください。

証拠書類必要 → 執行において、理由書、または、理由書に代わる証拠書類が必要です。

費目リスク

分類項目 AMED 厚労

科研文科

研省庁

等公的機関

NCC 研究開発

費

例

理由書欄外注1

留意事項

物品費

書籍・雑誌

（専門研究関連書等）

○ ○ ○ ○ ○

^{年間契約について}

は、欄外注2参照。

汎用品私物化

書籍・雑誌

（入門書・概要書等）

△ △ △ △ △

^必要 ^{期間契約について}

△の判断基準は、

欄外注3参照。

汎用品私物化

文房具

※当該課題に限定使用

△ ○ ○

^配分

機関

○

必要 △の判断基準は、

欄外注4参照。

(13)

費目リスク

科研文科

研省庁

等公的機関

NCC 研究開発

費

例

理由書欄外注1

留意事項

物品費

汎用品換金性私物化

パソコン、デジカメ PC用OA機器・周辺用品

△ ○ ○

^配分

機関

○

^{モニタ、プロ}

ジェクタ等を含む

欄外注5を参照。

家電機器

× ○ ○

^配分

機関

○

^{ドライヤー、}

ポット、家電等を含む。

通信用機器・周辺品

PC以外のオフィス機器

△ ○ ○

^配分

機関

○

^{タブレット・}

モバイル端末、Web会議機材等を含む。

ソフトウェアライセンス

（研究･解析専用品）

○ ○ ○ ○ ○

期間契約については、欄外注2参照。

（研究外で使用可能品）

△ △ △ △ △

Microsoft、 Endnote、

Adobe等

必要期間契約については、欄外注2参照。

汎用品什器類

× ○ ○

^配分

機関

○

^{机、椅子、}

棚、作業台等を含む

汎用品被服費

（ディスポを除く）

× × × × ×

^{白衣、スクラ}

ブ等を含む

私物化印鑑、名刺

× × × × ×

換金性プリペイドカード等

（謝品以外）

× × × × ×

謝品については、

欄外注17を参照そ

の他経費

目的外建物等の整備費

× × × × ×

^{建築､改修､不}

動産取得等

目的外研究機器等の設置に

係る付帯工事

△ ○ ○

^配分

機関

○

^{耐震、電源工}

事等を含む。

事前相談

目的外研究実施中に発生した事故や災害の処理経費

× × ×

^配分

機関

×

目的外当該研究課題以外のセンター内における研究活動に係る費用

× × △

^配分

機関

×

事前

相談

目的外会議費用、会議にお

ける飲食費用

○ ○ ○

^配分

機関

○

会議費の注意事項

(14)

費目リスク

科研文科

研省庁

等公的機関

NCC 研究開発

費

例

理由書欄外注1

留意事項

その他経費

目的外懇親会や慰労会にお

ける飲食代

× × × × ×

目的外学会、研究会、セミナー等旅費・参加費

※食事代や懇親会費を含まない

△ ○ ○

^配分

機関

○

目的外研究発表を伴わない

学会旅費

△ ○ ○

^配分

機関

○

同上

目的外学会年会費

× × △

^配分

機関

△

目的外電話・FAX等の通信料

△ △ △ △ △

証拠書類必要

目的外モバイル通信機器購入、レンタル通信費等

（年間契約）

△ △ △ △ △

^{ルーター、デ}

ータ通信カード等を含む

証拠書類必要

期間限定の契約は、

欄外注14-2参照。

目的外業務委託、各種サービ

ス契約

△ △ △ △ △

^{クラウドスト}

レージ、WEB 会議システム等を含む

証拠書類必要

年間契約については、欄外注2参照。

目的外換金性

切手、レターパック

等

△ ○ ○

^配分

機関

△

注1：「購入理由書」について

執行可否一覧表の理由書欄に『必要』と記載されている項目については、原則として当該研究との関連性、必要性を具体的に記載したセンター指定の「購入理由書」を作成し、

発注システムの参考資料欄に登録してください。

ただし、配分機関が個別に承認しているものは、その状況がわかる研究計画書や、メールの写し等をもって「購入理由書」の代替えとみなします。（特段の事情のない限り「購入理由書」は不要です）

購入理由書は内部サーバー（下記URL）からダウンロード可能です。

http://int.res.ncc.go.jp/web/research_expenses/001/youshiki.html

【柏C】上記の場合は、備考欄（発注依頼書）にその旨を記載してください。

（上記以外であっても配分機関への説明、監査等において必要と判断された場合には、

理由書を作成していただくことがあります。）

※理由が、不明瞭な場合、購入理由等の詳細をお聞きすることがあります。

(15)

注2：年間（期間）契約について

購読料、ライセンス料、その他、期間契約に関するものは、当該研究の研究期間のみ執行できます。

➢ 文科（基金）／公的（委託研究）

研究計画が複数年であり、かつ、当該課題が複数年の契約を行っている場合は、当該課題の研究期間内において、複数年の役務契約ができます。

➢ AMED／公的（委託研究）

研究計画が複数年であり、当該課題の契約が単年度の場合は、複数年の役務契約ができますが、研究計画に基づき、経費の計上は単年度ごとに分割計上されます。

➢ 厚労／文科（補助金）／公的（補助金）／開発費

単年度研究費のため、複数年の役務契約はできません。（次年度に研究を継続する予定があっても、当該年度分しか契約できません）

⚫ NCCと業者との契約は、配分機関のルールの範囲内で契約を行うことができます。

⚫ 各種契約料は、原則として契約が満了した時点で支払います。ただし、以下の場合には月額払い或いは前納とすることができます。

・契約書において、月額等の明記がある場合

・外部委託検査など、単価契約を行っている場合

・契約開始前に前納（期間分を一括払い）することが契約条件となっており、やむを得ないものと判断される場合

なお、前納（期間分を一括払い）は、以下の時点で収支簿に計上されます。

⚫ 収支簿記載例

4/1～翌3/31末の契約

：契約満了日である3/31時点で、1年分を収支簿計上年度途中～翌年度末途中までの契約

：初年度末3/31時点で経過月分を計上、

翌年度の契約期間満了時点で当該年度分を収支簿に計上

注3：書籍・雑誌（入門書・概要書等）の判断基準

研究課題の遂行に必要がある場合は、当該研究との関連性（使用目的）、必要性を具体的に理由書に記載してください。

➢ AMED／文科／厚労／公的／開発費

研究の内容・研究遂行に結び付かない入門書・概要書等は、原則として執行不可。

ただし、研究計画書に予め記載されている等、研究遂行の目的に必要と判断できる場合は、執行可。

例）自己啓発（英会話本・試験テキスト、講座受講等）は、研究の目的とは反するため執行不可。

例）MicrosoftOffice のテクニック本、スキルアップ講座の受講等は、研究内容と直結しないため執行不可。

(16)

注4：文房具（汎用品）の判断基準

➢ AMED

原則、執行不可。

例）一般的な文房具は執行不可。ただし、当該研究課題の目的に限定して使用する研究用設備・備品等に用いられる文房具類(データ等を印刷するプリンターのトナー等、データ等のファイリング用品等)は執行可。

➢ 厚労／文科／公的／開発費

当該研究課題に限定して使用する場合のみ執行可。当該課題の研究以外の目的に使用・併用する場合は執行不可。

※ 研究課題の遂行に必要がある場合は、当該研究との関連性（使用目的）、必要性を具体的に理由書に記載してください。

注5：パソコン、PC用OA機器・周辺用品、および、通信用機器・周辺品PC以外のオフィス機器（汎用品）の判断基準

➢ AMED／厚労／文科／公的／開発費

当該研究課題の研究用専用に使用する場合のみ執行可。当該課題の研究以外の目的に使用・併用する場合は執行不可。

注6：什器類の判断基準

➢ AMED 執行不可。

当該研究課題の研究専用に使用する場合のみ執行可。当該課題の研究以外の目的に使用・併用する場合は執行不可。

注7：ソフトウェアライセンス（研究外で使用可能品）（汎用品）の判断基準

➢ AMED／厚労／文科／公的／開発費

当該研究課題の研究用に限定して使用する場合のみ執行可。研究目的外に使用する場合は執行不可。

注8：家電製品、および、什器類（汎用品）の判断基準

➢ AMED

執行不可。例外として、当該研究課題の研究に専用する書類保管庫は計上可。

（通常の常設書庫は計上不可）

当該研究課題の研究専用に使用する場合のみ執行可。当該課題の研究以外の目的に使用・併用する場合は執行不可。

(17)

注9：研究機器等の設置に係る付帯工事の判断基準

➢ AMED

研究用設備・備品を設置する室内の分電盤から研究用設備・備品を設置する近辺までの工事に係る費用」は執行可。工事範囲について、研究管理課まで事前相談を行ってください。

当該研究課題の研究用に限定して使用する場合のみ執行可。研究目的外に使用する場合は執行不可。

注10：会議費（消耗品）の判断基準

会議に伴う飲食は、研究事業の推進において必要な場合に限り、認められます。具体的には、研究遂行・成果に対して直接関係する会議等に対して、一般的な社会通念上で“必要相応な提供”と判断できるものに限ります。

【金額の目安】

1) 昼食又は夕食時間を含む会議等

 1 人当たり、お弁当代（当日に使用するお茶・菓子代を含む）2000 円までとし、

必要最低限にとどめること。

 昼食時間帯等を挟んで、前後に連続して会議を開催しなければならない理由があり、また、一般的に弁当の提供がやむを得ない場合に限ります。

2) 昼食又は夕食時間を含まない会議等

 1人当たり、お茶・菓子代500円までとし、必要最低限にとどめること。

 途中で休憩時間が設けられている長時間会議等、一般的に提供することが相応と判断できる場合に限ります。

ここにいう昼食または夕食時間とは、食事時間帯として説明できる時間（昼食はおおむ

ね12～13時前後、夕食はおおむね18時以降）とします。

※ 会議費として認められないもの

・アルコールを含む飲食費

・謝礼や懇親会等の要素によるもの

・一般的に、研究事業の遂行・成果とは直接関係しないと判断される会議等の費用

※ 注18：予定数量による発注に関する注意事項を、併せて参照してください

※ その他

➢ AMED

会議費を複数班合同で開催し、費用を分担する場合は、下記の例を参考に算出してください。

(18)

例） A班（50名）、B班（40名）、C班（70名）で会議を開催

A班の会場費＝会場費総額の1/3、及び飲食費の総額×50/160 B班の会場費＝会場費総額の1/3、及び飲食費の総額×40/160 C班の会場費＝会場費総額の1/3、及び飲食費の総額×70/160

以上について、会場費負担は A 班、弁当費負担は B 班、飲物費負担はC班といった形での費用の分担の仕方は、当該研究グループ以外の方に対しても支出していることになり、認められません。

注11：学会旅費・学会参加費の判断基準

（【目的】【飲食】の両方の条件を満たすこと）

【目的】

➢ AMED

 旅費および学会参加費の支出対象者は、以下に限られます。

1) 「研究開発参加者リスト」に記載のある者 2) 外部専門家等の招聘対象者

 研究発表を伴う学会参加費は可。研究発表を伴わない場合は、研究開発のための必要な情報収集及び調査旅費と認められない限り執行不可。

 演者の同行が必要な場合は、計上可。同行者は必要最小限の人数とすること。

また、情報収集及び調査又は同行は、必要な理由を「出張報告書」に明確に記載すること。

➢ 厚労／文科／公的執行可。

【飲食】

原則として、学会等参加費に食事代・懇親会費等を含む場合、それらを除いた金額のみ執行できます。それぞれの内訳が不可分の場合は、次のとおりです。

➢ AMED／厚労／公的執行不可。

➢ 文科

不可分をやむを得ないとして執行可。

注12：学会年会費の判断基準

➢ AMED／厚労／公的

当該研究のみに紐づけるのが困難であるため、執行不可。

➢ 文科／開発費

当該研究を遂行するために、新規に学会に所属する必要が生じた場合に、当該研究の研究期間のみ執行可。

（研究の年度・期間を超えた期間分は執行不可。）

(19)

注13：電話・FAX等の通信料の判断基準

当該研究に限定して使用した料金であることが証明できる場合には執行可。

通信履歴等を証拠書類として提出してください。

注14：モバイル通信機器購入、レンタル通信費等（年間契約）の判断基準

・原則として、当該研究に限定して使用した料金であることが証明できない性質があるため、執行不可。ただし、予め提出されている研究計画書に、使用の計画と費用が計上されている場合は、その書面の提出をもって執行可。

・当該研究の研究期間のみ執行可。（研究の年度・期間を超えた期間分は執行不可。）

注14-2：モバイル通信機器購入、レンタル通信費等に関する補足事項（期間）

学会や海外出張等、当該研究を目的とした用途にしか使用できないイベント等環境にある場合、その期間に限定した通信費は執行可。限定された期間に関する説明、

および、通信確保の必要性の理由書を提出してください。

注15：業務委託、各種サービス契約の判断基準

以下の全ての条件を満たしている場合に執行可と判断します。

・執行可否一覧表に記載のある（ソフトウエアライセンスや通信関連費用）以外の各種サービスに関する契約は、予め提出されている研究計画書に、使用の計画と費用が計上されている場合は、その書面の提出をもって執行可。

・当該研究に限定して使用した料金であることが証明できる場合には執行可。

・当該研究の研究期間のみ執行可。計上可能期間は、当該年度の経過分になります。（研究の年度・期間を超えた期間分は執行不可。）

上記に当てはまらない契約については、別途、研究管理課宛に事前相談を行ってください。

例）Web会議システム

➢ AMED：

原則、執行不可。

➢ 文科／厚労／公的

研究者が所属する研究機関が定める規程に基づく。

➢ 開発費

当該研究に限定して使用した料金であることが証明できる場合には執行可。

会議使用履歴を証拠書類として提出してください。

注16：切手、レターパック等購入の判断基準

以下の全ての条件を満たしている場合に執行可と判断します。

・当該研究に限定して使用した料金であることが証明できる場合には執行可。

・アンケート調査など、使途と使用枚数が明確な場合の使い切りのみ執行可。

・管理簿（郵送先・郵送物等を明記）を作成のうえ管理し、証拠書類に添付してください。なお、郵便物を大量に郵送する場合は、郵便局で料金別納郵便により

(20)

発送してください。（配分機関の事務処理要領で後納・別納に関する規程も事前にご確認ください。）

※ 注18：予定数量による発注に関する注意事項を、併せて参照してください。

注17：謝品について

謝品の発注は、「消耗品」（オ）を参照してください。

※ 注18：予定数量による発注に関する注意事項を、併せて参照してください。

注18：予定数量による発注に関する注意事項

数量が確定してから調達し、必要数だけを発注するよう心掛けてください。

予定者数で調達する場合、やむを得ない事情で予定数よりも実際の使用数が減ってしまった場合には、発注根拠を明確にする必要があります。

対応方法が不明の場合は、研究管理課までご相談ください。

事例1）会議の飲食費用（消耗品）

・発注時には、参加予定者名簿（購入数の根拠となる書類）が必要です。

・使用後は、当日の出席者名簿（使用数の証明となる書類）を速やかに、

契約係／研究業務係まで提出してください。

※ 発注数よりも使用者数が減ってしまった場合は、差分に関する理由書を提出してください。

事例2）研究協力に関する切手、レターパック、謝品のクオカード等

（換金性のある物品）

・発注時には、使用予定者名簿（購入数の根拠となる書類）が必要です。

※ 「使用予定者名簿」には、研究費名、課題番号、課題名、研究者氏名、使用者名簿、使用予定日を漏れなく記載してください。

※ 換金性のある物品は、使用の都度に購入してください。買いだめはできません。

・使用後には、使用実績報告（使用者名簿や受払簿等）を速やかに、契約係／研究業務係まで提出してください。

※ 発注数よりも使用者数が減ってしまった場合は、差分に関する理由書（減員数、減員の理由、返金することを含む）を提出してください。

※ 余った物品は、研究者が額面で買い取り、年度内に研究費へ返金する必要があります。

いずれも、提出書類は「4 研究費執行（5）経費執行必要書類一覧表」を参照してください。

(21)

II. 公的研究費以外のもの

〔マークの定義〕

○ → 原則、執行可。

△ → 使用目的や状況等を総合的に判断して、研究機関が執行可否を決定。

×

→ 原則、執行不可。

特段の事情等により、配分機関が個別に承認する場合を除き、

原則として執行不可です。配分機関が個別承認した案件は、それが判る書類と、理由書を提出してください。

配分機関→ 配分機関である省庁・公的機関の研究費事務処理要領に従います。

「研究機関で適切に管理」という場合は、AMED 等ルールを準用します。

〔理由書の列〕

必要 → 研究費を執行する場合の理由書の必要有無を示します。

購入理由を明示する必要があるものです。

マークが「○／△／配分機関」いずれであっても、使用目的が執行条件に合致しない場合、支出できません。

事前相談 → 執行を計画検討している段階で、必ず研究管理課に事前相談を行ってください。

証拠書類必要 → 執行において、理由書、または、理由書に代わる証拠書類が必要です。

〔研究費の位置付けについて〕

受託研究費

治験を含む国及びそれに準ずる機関以外の者等（以下「依頼者」という）から委託を受けて行う受託研究に基づく研究費においては、依頼者と理事長との間の委託契約に基づく受託業務に対する対価という位置づけであることから、当該研究費の執行に当たっては、当該研究（受託業務）の遂行に直接必要な経費、当該研究成果の取り纏めに必要な経費に限定せず、広くセンター内の研究活動に必要な経費に使用できるものとします。

ただし、受託研究費の執行に当たってはあくまでもセンター内における研究活動の範囲において支出する旨、研究者に説明責任があることは、公的研究費と同様です。

(22)

費目リスク

分類項目

受託研究費治験を含む

共同研究費

その他

財団等例

理由書欄外注1

留意事項

物品費

書籍・雑誌

（専門研究関連書等）

○

^配分

機関

配分機関

年間契約については、

欄外注20参照。

汎用品私物化

書籍・雑誌

（入門書・概要書等）

△

^配分

機関

配分機関

必要期間契約については、

汎用品私物化

文房具

※当該課題に限定使用

○

^配分

機関

配分機関

必要

パソコン、デジカメ PC用OA機器・周辺用品

△

^配分

機関

配分機関

モニタ、プロジェクタ等を含む

家電機器

△

^配分

機関

配分機関

ドライヤー、ポット、家電等を含む。

通信用機器・周辺品

PC以外のオフィス機器

△

^配分

機関

配分機関

タブレット・モバイル端末、

Web会議機材

等を含む。

（研究･解析専用品）

○

^配分

機関

配分機関

期間契約については、

（研究外で使用可能品）

△

^配分

機関

配分機関

Microsoft、 Endnote、 Adobe等

必要期間契約については、

汎用品什器類

△

^配分

機関

配分機関

机、椅子、棚、

作業台等を含む

汎用品被服費

（研究目的に限る）

△

^配分

機関

配分機関

白衣、スクラブ等を含む

私物化印鑑、名刺

△

^配分

機関

配分機関

換金性プリペイドカード等

× × ×

^必要 ^{謝品については、}

欄外注17を参照

(23)

費目リスク

分類項目

受託研究費治験を含む

共同研究費

その他

財団等例

理由書欄外注1

留意事項

その他経費

目的外建物等の整備費

× × ×

目的外研究機器等の設置に係

る付帯工事

△

^配分

機関

配分機関

事前相談

△の判断基準は、欄外注19を参照。

目的外研究実施中に発生した

事故や災害の処理経費

× × ×

目的外当該研究課題以外のセンター内における研究活動に係る費用

△

^配分

機関

配分機関

目的外会議費用、会議における

飲食費用

△

^配分

機関

配分機関

会議費の注意事項は、

目的外懇親会や慰労会におけ

る飲食代

× × ×

目的外学会、研究会、セミナー等の旅費・参加費

※食事代や懇親会費を含まない

△

^配分

機関

配分機関

目的外研究発表を伴わない学

会旅費

△

^配分

機関

配分機関

同上

目的外学会年会費

△

^配分

機関

配分機関

目的外電話・FAX等の通信料

△

^配分

機関

配分機関

証拠書類必要

目的外モバイル通信機器購入、

レンタル通信費等

（年間契約）

△

^配分

機関

配分機関

証拠書類必要

期間限定の契約は、

欄外注21-2参照。

目的外その他の年間契約

（用務期間に限定した短期契約）

△

^配分

機関

配分機関

証拠書類必要

年間契約については、

目的外換金性

切手、レターパック等

△

^配分

機関

配分機関

研究費の振込手数料

－－ ○

^欄外注²³^を参照

(24)

注 1～18：「Ⅰ公的研究費、または、それに準ずる研究費の執行可否一覧表」の欄外注に同じ。

該当部分をご確認ください。

注19：受託研究費による発注に関する判断基準

受託研究費は、センター内の研究活動に係る費用として執行可。（当該研究課題に限定されません）

ただし、公的研究費と同様に、受託研究費の支出に関する説明責任は、研究者にかかっています。

あくまでも、センター内における研究活動の範囲において支出する旨、説明できるようにしてください。

※ センター内の研究活動との関わりが、客観的に判りにくい支出対象については、

研究との関連性（使用目的）、必要性を具体的に理由書に記載してください。

※ 一般的に、社会通念上で過剰と判断されるもの、嗜好性に偏った契約は、研究活動への必要性とは一線を画すものとして、執行対象になりません。

注20：学会旅費・参加費の判断基準

【目的】

配分機関、または、契約内容に基づいて判断します。

とくに規定されていない場合は、社会通念上、研究における必要性（研究との関連性）

が客観的に認められる範囲において執行可。

【飲食】

原則として、学会等参加費に食事代・懇親会費等を含む場合、それらを除いた金額のみ執行できます。

内訳が不可分の場合は、不可分をやむを得ないとして執行可。

注21：モバイル通信機器購入、レンタル通信費等（年間契約）の判断基準

・研究用に使用した料金であることが証明できない性質があるため、研究のために必要不可欠であることを合理的に説明できる場合に限ります。また、研究計画書に、

使用の計画と費用が計上されている場合は、その書面の提出をもって執行可。

・当該研究の研究期間のみ執行可。（研究の年度・期間を超えた期間分は執行不可。）

※ センター内でのモバイル使用は、センターが整備している通信環境を使用することを原則とします。特別な必要の事情が認められない場合は、研究費で執行できる範囲を超えるものと判断されます。

※ 研究の遂行に必要がある場合は、当該研究との関連性（使用目的）、必要性を具体的に理由書に記載してください。

注21-2：モバイル通信機器購入、レンタル通信費等に関する補足事項（期間）

学会や海外出張等、当該研究を目的とした用途にしか使用できないイベント等環境にある場合、その期間に限定した通信費は執行可。限定された期間に関する説明、および、通信確保の必要性の理由書を提出してください。

(25)

注22：年間（期間）契約について

期間契約、期間に対して発生する費用に関するものは、当該研究の研究期間のみ執行可。（研究の年度・期間を超えた期間分は執行不可。）

注23：その他研究費（財団等）の振り込み手数料

その他財団等の研究費では、研究費の振込先は研究者個人口座以外の指定ができないことがあります。当センターでは、研究費を機関で管理しているため、研究者は、配分機関から受け取った研究費を、NCC宛に改めて振り込む必要があります。この手続きにおいて発生する振込手数料は、当該研究費の使途に制限がない限り、研究費から執行できます。

研究費の振込先は、機関（NCC）を指定できないかご確認いただき、やむをえず個人口座になる場合の対応です。

◇関連様式：購入理由書

研究費執行マニュアル 2021 年 3 月改定版