琉球政府文書のマイクロ化について
吉嶺 昭 †
は じめに
1 マイクロ化 にあたって 1‑1 マイクロ化のメ リッ ト 1‑2 琉政文書のマイクロ化状況 ト3 マイクロ化対象簿冊 2 マイクロ化の方法 について
2‑1 マイクロ化 にあたっての留意点 2‑2 琉政文書マイクロ化実施方法 おわ りに
は じめに
｢琉球政府文書｣ (以後 ｢琉政文書｣ という｡)は､米軍 占領下の1945年〜 1972年､沖縄が 日本 に 復帰するまでの27年間に渡 る沖縄側行政機関が作成 ･収受 した文書 の総称であ り､沖縄戦後史 を研 究解明する上で貴重な資料群である｡
琉政文書は､多 くの関係者の尽力によ り､1995年 (平成7)に沖縄県公文書館 に移管 された 1｡現 在､16万余簿冊が､ 当館 の書庫で24時間､温度21度前後､湿度60%の適正な保存環境 の下で管 理 ･利用 に供されている｡ しか し､琉政文書は酸性紙や青焼 きといったおおよそ長期的な保存 には適 さない素材 に記録 され､記録内容2の消失､酸性劣化な ど紙内部か ら崩壊 していくという危機 にある｡
原本 を長期的に保存 し､利用可能な状態 にす るのは勿論の こと､万が一のためにも原本以外の複製資 料を作成 し､記録内容 を保存 しなが ら利用 も可能 にす ることは重要であ り､マイ クロ化はその代表格 でもある｡
本稿では､平成 13年度 に実施 されている琉政文書のマイ クロ化 についての報告である｡計画 にあ たっては館内で検討会 を持ち､問題点等 を議論 しなが ら仕様書 を作成 し､同文書群のマイクロ化 を開 始 した｡その主な概要 について述べてみたい｡
1 マイクロ化 にあた って 1‑1 マイクロ化のメリッ ト
(1)記録内容の保存
長期保存には適 さない､そのままだ と早期 に自壊 してい く琉政文書の記録 内容 を保存す るため
†財 団法 人沖縄県 文化振興会 公文 書管理部 公文 書専 門員
1 琉政文 書 につ いて は大域 立裕 ｢琉 政文書 の仮 目録 によ る廃棄 処 分等 につ いて 『沖縄県 公 文書 館研 究 紀 要』第2号 沖縄県公 文書館 発行 2000年 pl 金城 功 ｢琉 球 政府 文書 の整理 ･保存 ･利用等 につ いて｣『沖縄 県 公文 書館研 究 紀要』第2号 沖縄県公文書館 発行 2000年 p13を参照
2 ここでいう記録内容とは,文字､写真､図画等を指す｡
にもマイ クロ化 し､その記録 内容 を残 してい くことが必要である｡国際規格 (ISO10602)に ではマイ クロフィルム を適切な保存環境 の下で保管す る と約500年の期待寿命 を持つ と言わ れ､紙以外 に記録内容 を保存する方法 としては現在､最 も適 した媒体であるといえる｡
(2)記録内容の真正性
マイクロフィルム に写 し込 まれた画像は改意 されることもないため､正確 に漏れな く撮影 され た フイルムは､法的にも原本 と相違ないことが認め られている｡
(3)記録内容の積極的活用
原本 を利用す る ことは､それ に負荷 を与えることにもなる｡原本の利用 と保存 を両立 させる点 か らもマイクロ化す る ことで原本は保存 しなが ら､それ を代替資料 をもって積極的に活用する ことができ､マイクロリーダープ リンター等か ら必要な部分 を手軽に複写することもできる｡
原本では1人 しか利用で きなか った ものが複製す る ことで多人数が利用す る ことも可能 にな り､ またマイクロフィルムか らデ ジタル化 を行 い､イ ンターネ ッ トで琉政文書の存在 と記録内 容 を特定の利用者以外の潜在的利用者 に対 して も周知す ることができるな ど積極的活用を推進 す るための媒体 にもなる｡
1‑2 琉政文書マイ クロ化状況
当館では､ これ まで琉政文書の一つである土地所有 申請書､一筆限調書等戦後 の土地所有権証 明に関す る資料群のマイクロ化 を実施 してきた｡利用頻度が高い上に原本の状態 も悪 く､利用者 のほとん どは複写 を希望する こともあ り早急 にマイ クロ化が必要であった｡ 同資料のマイクロ化 は平成12年度 に完了 し､原本は保存 され閲覧および複写は 16mmマイクロフィルムで利用するこ とができる｡
その他､閲覧者よ り利用希望のあった資料の内､青焼 き (ジアゾコピー)な ど急速に記録内容 が消失す る恐れのある資料等 を随時マイ クロ化 し､複製物 を利用 に供す る方法をとっている｡劣 化速度の速 い青焼 きを多量 に含む資料 を限定 しマイ クロ化す ることも必要だが､調査 と抽出する 作業方法 に検討を要す るため今回は見送 った｡
ト3 マイクロ化対象簿冊
優先順位 を検討 した結果､琉政文書で も比較的量の少ない1945年〜 1952年 までの文書､そ のほとん どは沖縄諮諭会､沖縄民政府､沖縄群島政府､琉球臨時中央政府等 といった琉球政府の 前身機関の文書である｡その希少性 と終戦直後 の混乱期 に作成 された文書は紙質 も悪 く､なによ り琉球政府へ と移行 していく過程での重要な記録内容が残 されているとの見解か ら､優先 してマ イクロ化 を行 うことになった｡
対象 となった簿冊 を抽出す ると全部で692冊該当した｡簿冊は､大きく公開､非公開､一部公 開､公非未判定 の簿冊 に分かれ る｡公非末判定の簿冊 については､その内容が公開か非公開かの 判断基準が必要であ り職員間で再度の検討が必要であった｡ また､一部公開文書の公開部分を利 用者へ提供 させ る場合､公開部分 と非公開部分の分別処理 も必要 にな り､マイクロ化後､速やか に利用者へ提供が行 えるよ う今 閑は公開文書 に限定 した｡公 開文書の総数は497冊である｡そ の内､マイクロ化 に係 る作業数 と所要 日数 を勘案 し今回は約372冊 を対象にした｡
2 マイクロ化の方法 について 2‑1 マイクロ化 にあたっての留意点
マイクロ化 を実施す るにあた り､次の点 に留意 して作業 を進める ことにした｡
(1)原資料の綴 じを外す ことについて
マイクロ化は､原資料の保存 と利用 を両立 させ るための手段である｡但 し､原資料の記録内容 を可能な限 り全て残すためには､原資料 に手を加 えなければな らない場合がある｡
例えば､(写真 1)の簿冊のように綴 じられている ことによ り綴 じ部分の文字等が判読不能な場 合な ど､原形態 を維持す る以前に､ まず簿冊の記録内容が読める ことが重要である｡琉政文書 のほとん どは簿冊 になってお り､その記録内容 を漏れな く撮影す るためには綴 じ外 しが必要で ある｡撮影 に支障をきたす ということは直接原資料 を複写す る際にも負荷がかか り､それ を痛 めて しまうことにもなる｡
琉政文書の綴 じは､琉球政府の所管課な どが直接綴 じた簿冊 もあれば､民間業者が整理 を委託 され､その際に綴 じた簿冊 も多 くあるという｡史料的価値 を考 えると作成元での簿冊形態 に価 値があ りそ うだが､簿冊の履歴 自体 にも価値があるとすれば､民間業者が整理 した簿冊の形態 にも価値があるということになる｡原形態の価値判断は難 しく判断材料 として基準細 目が必要 になる｡
原資料は､原秩序維持 という保存の原則 に従 い､永続的にあ らゆる利用 を考 えてい くと､でき るだけ公文書館 に引き継がれた最終的な形態のまま保存する ことが望 ましいのか もしれない｡
但 し､何を優先 して残すかを考 えた場合､先述 したように紙 に記録 された内容が最優先される ことは言 うまで もない｡その際には簿冊 に綴 じられた並び を崩 さないこと｡その次 に簿冊の綴 じ方､外観 ということになるのではないだろうか｡原形態 にこだわ る余 りに優先的に残すべき 情報が失われることこそが問題であ り､マイクロフィルムに不十分な記録 しか残せないことは 保存 と利用 を両立 させ るマイ クロ化の意味 も無 くなることになる｡
(2)原状の記録
但 し､原形態を変える簿冊 には､元の形態が分かるような記録 を取る ことで､原状の情報 を残 す ことに繋がる｡今回マイクロ化予定の同文書群の記録採取方法 として①綴 じ外 し前の簿冊の 写真 を撮 る｡ (写真2)②簿冊の中にはさ らに中綴 じされた部分 もあ り､その綴 じ方が分かるよ
うな処置をとる｡③修復処置の必要性等 を記録 にとる｡以上最低3点 を実施す る｡
(3)綴 じを外 した後の処置
綴 じ外 し後 の簿冊 は綴 じ直 しを行わな い｡綴 じを直 さな い理 由として､原資料 を利用す る際 に､綴 じた箇所 に負担 をかける結果 にな り､部分的に補修等 を行 う場合 も処置が し易いと思わ れ る｡ また､並びが崩れな いよ うに比較的資料 に影響 の少ない鉛筆でナ ンバ リングす る こと で､幾分か並びの秩序 を守ることもでき､留め具付の封筒 に収納す ることで資料の散逸 を防 ぐ
こともできる｡
(4)閲覧制限
琉政文書マイクロ化作業 に伴 い､作業 中の簿冊 を閲覧者へ提供す るのが困難な ものは､｢マイク ロ化 中によ り閲覧不可｣ とす る｡ また､マイ クロフィルムが登録 されるまでは､簿冊の閲覧は できるだけ控える｡
(5)作業用データベース作成 (以下 ｢DB｣ という｡)
琉政文書マイクロ化作業 に伴 い､ 同文書の所在が随時変更す るため､閲覧室職員への通知及び
各作業進捗状況の把握のため､DBに各工程での作業記録 を入力す る｡
(6)必要消耗品の準備
綴 じ外 し後 の簿冊 を収納す るため､収納 ファイル (封筒､ ファイル) と保存箱等必用消耗品を 確保す る｡
(7)撮影の順序
撮影者は､綴 じ外 し等事前処理の済んだ簿冊か ら順次撮影 していく0 (8)元の保存箱 に収納する
綴 じはず し後､ または撮影後 の簿冊は､可能な限 り元の保存箱へ戻す｡
(9)元の保存箱 に戻せない簿冊の処置 (書架移動)
綴 じはず し後 の簿冊は､処理の関係で若干厚みが増す｡そのため､ どうして も元の箱へ戻せな い簿冊がある と思われ る｡それ につ いては､別 の空書架へ新規保存箱 を設置 しそれ に収納す る｡その際に書架移動 した簿冊の登録変更 を行 う｡
(目録作成貼 り付 け､バー コー ド添付)
新規保存箱 には､収納す る簿冊の 目録 を作成 し貼 り付 ける. また､バー コー ドも新たに添付 し､
公文書館 システムに収納コー ドを登録す る｡
(目録の修正)
新規保存箱へ移動 した簿冊 について､元の保存箱 に添付 された 目録か ら同簿冊の情報 を赤線で 削除する｡ また､閲覧室 に配架の ｢琉球政府文書 目録｣ にも同簿冊の移動先を明記する｡
(写真 1) (写真 2)
綴 じられたことによ り中の情報が判読できない例 綴 じ外 し前には簿冊の原状を撮影する｡サイズ､色､
原状態を記録 として残すため､カラーチ ャー ト､メ ジャーも一緒に写 しこむ
2‑2 琉政文書マイ クロ化実施方法 マイクロ化 の手順 を次 に示す｡
工程 1 事前準備 (1)DB作成
DBを作成 し､各工程での作業記録 を入力す る｡各作業者は､共通の DBを使 い､常に作業 の進捗状況が把握できる体制 をとる｡
(2)マイ クロフィルム関係データ入力､出力
DBか ら撮影用簿冊ターゲ ッ ト､作業 目録等 を作成 し出力す る｡撮影 ターゲ ッ トは､撮影時
に簿冊の先頭部 に撮影す る｡作業 目録は､各作業工程 にお いて作業記録 を記入す るための目 録である
(3)必要消耗品等の準備､書架の確保
消耗品は当然なが ら､撮影対象の簿冊 を作業 中､一時保管す るための書架 を確保す る｡主な 必用消耗品は次の とお り
35mmカラーネガ フィルム､35mmカラーネガ フィルム収納 ファイル､綴 じ外 し部分 を挟むた めの中性紙 ピュアガー ドホワイ ト61.6､綴 じ外 し後 の簿冊 を収納す る封筒 (B4マチ付き中 性紙封筒留め具付き 7cm､4cm厚)､ 中性紙保存箱 (現保存箱の高 さ半分のサイズ :W 30.5
× D 41× H 15cm)､綴 じを解 いた後 の綴 じ紐 を収納す るポ リプロピ レン性 の小袋等 (撮影 ･複製 フイルム作成時)
16mmマイクロフィルム (ミニ コピー フイルム)､ 16mmDD プ リン トフイルム､マイ クロフィ ルム用 中性紙保存箱 (帯つき)､マイ クロフィルム用現像液､定着液等
工程2 撮影簿冊の事前調査 (1)撮影簿冊の事前調査
簿冊の どか ら文字記録間 3cm未満 の簿冊､簿冊 中に図面等大型書類が折 り畳んで綴 じられて いるもの等､文字の判読が しず らいものは綴 じを外す ことを明記す る｡
(2)簿冊の出納､貸 し出 し ･返却処理
(3)記録写真撮影､写真プ リン ト ･フイルム等の整理
原状態 を 35mmカメラで撮影す る｡ フイルムには､撮影順の整理番号 を付 し､プ リン トにも同 番号を記載す る｡撮影後のプ リン トは撮影する簿冊 と一緒 に保存す る｡
工程3 綴 じはず し､ナ ンバ リング､収納等 (1)綴 じ外 し
綴 じ外 しをす る簿冊は､綴 じ紐 をカ ッター､ハサ ミな どでカ ッ トして外す｡その際に､簿冊 が傷つかないように細心の注意 を払って処理す る｡綴 じ外 し後の紐等は､指定の袋 に入れ､
簿冊 と一緒 に収める｡但 し､汚損､劣化の原因 となる附属のク リップ等金具類は取 り除 く｡
(2)綴 じ外 し後の処理
綴 じ外 し後の文書は､綴 じられていた部分が認識できるよ うに､中性紙 を2枚折 にして綴 じ 部分を挟み込む｡綴 じ外 し直後は､綴 じた箇所がわかるようにク リップ等で止める｡綴 じら れた部分をさらに合冊 している場合 も､上記 と同様の処置 をす る｡綴 じ外 し後 の文書は､並 びが認識できるように､鉛筆で書類 1枚毎 にナ ンバ リング してい く｡綴 じ外 し後の簿冊 を指 定の B4留め具付封筒 に入れる｡必要 に応 じてそれ をさ らに指定の B4ファイルへ収納す る｡
(3)元の保存箱へ収まるかを確認
簿冊 を元の保存箱へ収めてみる｡その際に収 ま らない場合は､新規保存箱へ収納する ことと し､元の箱番号､簿冊番号 を控えてお く｡
(4)簿冊番号､箱番号､ 目録の作成 ･貼 り付け
DBに簿冊番号､箱番号等 を入力す る｡ ファイル に貼 る簿冊番号､元 に収 ま らない簿冊 を収 納するための新規保存箱 に貼 る簿冊 目録､箱番号 を出力する｡ ファイル には簿冊番号を､新 規保存箱には箱番号 と目録 をそれぞれ中性糊で貼 り付ける｡
(5)目録の修正､DBへ所在 を入力
新規保存箱へ移動 した簿冊 については､元の保存箱 に添付 された 目録か ら同簿冊の情報 を赤 線で削除する｡ また､閲覧室 に配架の ｢琉政文書 目録｣ にも同簿冊の移動先を明記する｡新 規保存箱へ収納す る簿冊は､公文書館 システムへ登録変更す るまでの間､DBに所在等 を入 力する｡
工程 4 修復 ･補修処置
撮影 に耐え られない簿冊等､また紙 同士が固着 し､中の記録内容が判読できない簿冊については､
撮影前の剥が し等補修処置 を行 う｡
工程5 撮影 ･検査 ･複製 フイルム作成 (1)撮影
撮影す る簿冊 を出納 し､撮影者へ渡す｡綴 じ外 し等処理の済んだ簿冊 を順次撮影 し､撮影記 録 を作業 目録 に記入 してい く｡
(2)オ リジナル フィルム (撮影 ･現像後のフイルム)検査
オ リジナル フィルムが正 しく漏れな く写 されているか､濃度が適当であるかを確認する｡
(3)複製 フイルム作成
検査 に合格 した撮影 フイルムか ら複製ネガ フィルムを作成する0 (4)複製 フイルム (デ ュープ フイルム)検査
複製 フイルム もオ リジナル フィルム同様 の検査 を行 う｡
工程6 撮影済簿冊の確認 と返却 (1)撮影前の状態 に戻す
撮影済簿冊は文書の並びを崩 さず に細心の注意 を払い､撮影前の状態 に戻す｡
(2)元 に戻 した簿冊の確認 と返却
簿冊が正 しく戻されているかを確認 し､返却す る｡
工程7 マイ クロラベル貼 り付け
マイクロラベル情報 を DB に入力 し､その情報か らマイ クロタイ トルラベルを出力する｡それ を マイ クロフィルム保存箱 に中性糊で貼 りつける｡登録 までの間､書庫へ収める前の一時保管庫で ある湿度 50%に設定 された防湿キ ャビネ ッ トに仮保管す る｡
工程8 マイ クロフィルム整理 ･簿冊の書架変更等 (1)マイクロフィルム情報登録 ･配架
マイクロフィルムの配架位置を決定 し､保存用 フイルムはフイルム保管庫へ､閲覧用 フイル ムは2号書庫へそれぞれ登録後 に配架す る｡
(2)書架変更簿冊 の登録変更処理
元の保存箱へ収 ま らない簿冊 については､箱および書架移動 を行 う｡それに伴い収納する保 存箱 と書架位置の登録変更 を行 う｡
おわ りに
当館では､原本 の記録 内容 の保存 と手軽 に幅広 い活用 を可能 にす るための一手段 と してマイ クロ化 を実施 して いる｡
今 回 1月よ り委託作 業 が始 ま り､実 際 の計画 で は気 づか なか った点 な ども多 くあ った｡ 一例 と し て､撮影 したマイ ク ロフ ィルム をデ ジタル化す る場合､ マイ ク ロ撮影 の方法 をハ‑ フ撮影､ フル撮影 の いず れ か に統 一す る ことで､ フイル ムか らデ ジタル化 す る際 は フ イル ム幅 が一定 で あ る ことで ス キ ャンニ ング に手間取 らず ､そ の分安価 にな る ことも分 か った｡
マイ クロ化対象の琉 政文書 の簿冊総数 は 16万簿冊 で ある｡今 回マイ ク ロ化 を実施す るのはそ の中 の限 られた簿冊 である｡今 回の計画で16万簿冊 全て を このペースで マイ ク ロ化す る と､そ の所要年 数は400年程かか る計算 にな る｡ これ をきっか けに､この膨大 な文書群 を どう優 先順位 をつ けてマイ クロ化 して い くか､ さ らに検 討 を重ね なが ら現実 的な長期計画 を立案 した い｡
参考文献
･大城立裕 ｢琉政文書 の仮 目録 によ る廃棄処 分等 につ いて｣ 『沖縄県 公文書館研 究紀 要第 2号』 沖縄 県公文書館発行 2000年
･金城 功 ｢琉球政府文 書 の整理 ･保存 ･利用等 につ いて｣ 『沖縄県公 文 書館研 究紀 要第2号』 沖縄 県公文書館発行 2000年
･渡 口善明 『琉球政府文書が うったえ る もの』渡 口貞子発行 1985午
