Concur 請求書処理ベーシックエンドユーザーガイド

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Concur 請求書処理　

ベーシックエンドユーザーガイド

Concur　Technologies バージョン 1.7

2017 年 9 月 13 日

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改訂履歴

日付説明バージ

ョン更新者

2016/03/28 クイックスタートガイド Concur 請求書処理 - 新テンプレート

へ変換しました 1.2 Concur

2016/08/10 UI アップデート 1.3 Concur

2016/08/29 クイックスタートガイド Concur 請求書処理 - 書式を修正しま

した 1.4 Concur

した 1.5 Concur

2016/11/30 クイックスタートガイド Concur 請求書処理 - 所有権に関する

言明を更新 1.6 Concur

した 1.7 Concur

所有権に関する言明

この文書およびいかなる添付資料（ビデオまたはその他のメディアを含む）には、Concur Technologies、In c.（以下「Concur」）独自の情報が含まれており、社内トレーニング資料のためにカスタマイズする以外に使用することはできません。また、弊社の書面による明示的な許可なく、この情報を組織の従業員や第三者に配布または伝達することはできません。Concur の社名とロゴ、およびその他の Concur サービス名は、米国およびその他の国における Concur とその関連会社の商標または登録商標です。その他の商標はそれぞれの所有者に帰属します。Concur は、明示的または黙示的な保証を放棄し、これらの文書や資料に記載されている情報に関して、間違い、不作為、相違などにより生じた損害について一切の責任を負わないものとします。その他の会社名および製品名は、すべてそれぞれの所有者に帰属します。

Concur is a registered trademark of Concur Technologies, Inc.

発行：　Concur Technologies, Inc.

601 108th Avenue, NE, Suite 1000 Bellevue, WA 98004

Concur 請求書処理ベーシックエンドユーザーガイドバージョン 1.7 | 2017 年 9 月 13 日

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Concur の請求書処理へようこそ

Concur の請求書処理は出張予約や経費精算と同一のシステム上で請求書の処理を行うクラウド基盤のツールです。このシステムは、購入申請から支払までのすべての業務支出を管理し、それらを一括して表示することができます。

セクション 1: Concur 請求書処理へのサインイン

手順その他

1. 会社が指示する方法に従って、Concur

請求書処理にサインインします。 Concur 請求書処理の始め方が分からない場合は、会社のシステム管理者に確認してください。Concur 請求書処理を始める際、最初に [サインイン] ページが表示されます。

Concur 請求書処理にサインインするときのパスワードは大文字と小文字が区別されますので注意してください。

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セクション 2: 購入申請を作成する(日本限定リリース)

Concur の申請機能は、出張その他の経費を計上する前に承認を通過させることによって、企業の経費管理を支援するよう設計されています。

手順その他

1. Concur ホームページで、マウスポインタを

[新規作成] にマウスオーバーします。ドロップダウンメニューが表示されます。

2. [事前申請] をクリックします。

3. [購入申請] のドロップダウンメニューから、

[新しい申請の作成] を選択し、[新規項目を追加] をクリックします。

4. [タイプ] のドロップダウン矢印をクリックし、申請が [商品] または [サービス] のどちらであるかを選択します。

5. 既存の支払先名の一部を入力し、リストから選択します。または [新しい支払先を申請] をクリックして新規の支払先の詳細を入力します。

新規の支払先を申請する場合、適切な支払先情報を入力します。追加の文書をアップロードする場合は [適用] を、内容をそのまま保存するには [OK] をクリックします。

6. 新規項目の赤線で示された必須フィールドを入

力し、 [保存] をクリックします。必須フィールドは会社によって定義されます。

購入申請の承認待ちの状態にある項目は、[購入リストの項目] セクションに表示されます。

7. ページ下部の [申請] をクリックします。

8. [Description] を入力し [保存] をクリックします。

9. 既定の [発送先] を使用するには、[送信] を

クリックします。既定の [発送先] を変更するには、[変更] リンクをクリックして発送先の住所を変更します。

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セクション 3: 購入申請を承認する(日本限定リリース)

事前申請の承認者は、購入申請の内容を確認し以下を実行できます。

 そのまま申請を承認する

 申請を承認し、別の承認者に転送する（会社がこのワークフロー構成を使用している場合）

 申請に変更と再提出を促すコメントを付けて申請者に差戻す、または申請を却下する

手順その他

1. Concur　ホーム、[マイタスク] セクションの

[承認待ち] で、[購入申請] を選択します。または、ホームページの [承認] タブから [購入申請] を選択します。

[承認] ページに承認待ちのすべての購入申請のリストが表示されます。

2. 適切な [申請番号] のリンクを選択し、次の 3 つのステップのうちいずれかを実行します。

 申請の詳細を確認し、[承認] をクリックします。

 申請を確認し、[承認して転送] をクリックします。

 修正の必要があり申請を差戻すには、[差戻す] をクリックします。

選択した申請に追加の文書を添付するには、[アクション] をクリック、[イメージのアップロード]

を選択します。

会社の設定により承認ステップが複数になっている場合は、[承認して転送] を選択しワークフロー上の次の承認者に転送します。

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セクション 4: 既存の支払先を使用して支払申請を新規作成する

支払申請の基本ステップは以下のとおりです。

1. 作成 : 初めに支払先を選択または新しく追加し、申請レベルの情報（支払申請者名、請求書番号、日付、金額、コメントなど）を入力します。税の指定を選択し保存します。

2. 明細化: 「コンピュータ機器」などの経費タイプを選択します。

3. 分配または配賦: 部門をまたぐ申請を配賦します。

4. イメージを添付: 支払申請に請求書イメージを添付します。

5. 確認と提出: 支払申請の情報が正確かどうかを確認し、承認者に提出します。

6. 割り当て解除 : （任意）別の従業員に割り当て直すため、申請の割り当てを解除します。

ステップ 1: 支払申請を作成する

手順その他

1. [請求書処理] タブの [新しい支払申請の作成]

をクリックします。 [新しい支払申請を作成] ページが表示されます。

2. [検索] フィールドを使用、または [支払先一覧] から [検索] アイコンをクリックして適切な支払先を選択します。

[支払申請の詳細] ページが表示されます。

3. 赤線で示された必須フィールドおよび会社が指定する任意のフィールドを入力し、最後に税の指定を選択後、　[保存]　をクリックします。

[支払申請の詳細] のページをスクロールして、すべての使用可能なフィールドを確認できます。

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手順１）

手順２）

手順３）

既存フィールド名既存フィールド名(En) 概要

ポリシー名 Policy Name ポリシーグループ作成時のみ選択が可能です。

ポリシーグループ作成をしていない場合、[Japan Default

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Group Policy]となります。

申請名 Request Name 請求書のタイトル

請求書番号 Vendor Invoice

Number 請求書固有の番号

請求書受領日 Invoice Received

Date 請求書を受領した日支払請求日 Invoice Date 請求書の支払い開始日支払請求の金額 Invoice Amount 請求書の総計金額(税込)

支払期限 Payment Due Date 請求書の支払い期日

説明 Description 請求書の詳細

Comments Comments 特記事項

(こちらのフィールドはコンカーからのデータ出力時は出力されません。)

配送費 Shipping 配送費用

VAT Amount VAT Amount 総計金額中の税額

※税額を明細単位で記載する場合は本フィールドへの記載は不要です。

付加価値税の税規定 VAT Tax code 請求書単位で管理者が設定した税コードを選択

※税コードを明細単位で記載する場合は本フィールドへの記載は不要です。

計算済申請金額 Request Total 明細の金額総計が明細保存後自動的に表示されます。

通貨 Currency 請求書の通貨

Payment Method Payment Method 請求書の支払方法をプルダウンで選択します。

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ステップ 2: 支払請求を明細化する

手順その他

1. ページ内の [明細] セクションで、[明細の追加] をクリックします。

2. ｢オフィス設備｣｢事務用品｣などの適切な経費タイプを選択します。

3. [明細の追加] セクションで、赤のアスタリスクで示されたすべての必須フィールドおよび会社が指定する任意のフィールドを入力し [追加]

をクリックします。

このページには、会社が定義したフィールドが表示されます。

4. すべての経費タイプが表示されるまで明細を追

加し [保存] をクリックします。すべての明細が正しく追加されると、残高は 0 となります。

手順１）

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手順２～４）

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既存フィールド名既存フィールド名

(En) 概要

経費タイプ Expense Type 管理者により事前に設定された選択肢から該当する経費タイプを選択

Line Description Line Description 明細毎の詳細

付加価値税の税規定 VAT Tax Code 明細単位で管理者が設定した税コードを選択

※[税の指定：明細]にしたときにのみ表示されます。

数量 Quantity 請求明細の個数

単価 Unit Price 1つ当たりの金額

総計 Total 入力不要です。数量と単価から自動的に計算されます。

VAT Amount VAT Amount 明細総計(税抜)に対する税額

※[税の指定：明細]にしたときにのみ表示されます。

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ステップ 3: 支払申請を配賦する

新しい支払申請を作成したら、その経費の金額を配賦することができます。これにより、経理の要件に基づいて取引金額の一部を別のコストセンター、部門、または場所に配賦が可能です。

(事前に管理者にて配賦用のフィールドを設定している必要があります。)

手順その他

1. [明細] のエリアで適切なチェックボックス

（ページ左側）で配賦したい項目を選択します。

2. [配賦] > [選択した項目の配賦] をクリックし

ます。 [選択した項目の配賦] が表示されます。

3. [配賦単位] をクリックして [% 値] または [金額] を選択します。

4. [追加] をクリックします。

5. 赤のアスタリスクがついたすべての必須フィールド、および会社が指定する任意のフィールドを入力します。

このページには、会社が定義したフィールドが表示されます。

6. 必要に応じて 4 と 5 の手順を繰り返し、[保

存]　をクリックします。配賦を追加するたびに、指定したパーセントに基づいて、部門全体に自動で均等に分配されます。[％

値] または [金額] は必要に応じて手動で変更することができます。

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手順１,２)

手順３)

ステップ 4: 支払申請にイメージを添付する

会社によっては、支払申請の提出前に請求書イメージの添付を求める場合があります。

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手順その他 1. [支払申請] のページで [アクション] > [イ

メージのアップロード] をクリックします。 [イメージのアップロード] ウィンドウが表示されます。

2. [参照] をクリックします。

3. 領収書イメージの格納されているフォルダを開き、ファイルを選択して [開く] をクリックします。

オプション: さらにイメージを追加するには、3 の手順をこのセッション内で最大 10 回まで繰り返すことができます。

4. [アップロード] をクリック、その後 [閉じる] をクリックします。

イメージのアップロードに必要な時間は、各ファイルのサイズと接続速度に応じて異なります。

請求書イメージを後から確認するには、申請を開いて右上の [請求書イメージを表示] をクリックして閲覧することができます。

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手順１）

手順２～４）

参考：請求書イメージの確認

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ステップ 5: 支払申請の確認と提出

請求書の処理を会社で集中処理している場合、従業員を正しい請求書所有者に割り当てる前に、買掛金勘定担当が支払申請を作成してある場合があります。この場合、割り当てられた請求書所有者は申請を確認して正しければそのまま提出し、変更が必要であれば申請を買掛金勘定担当に戻します。

手順その他

1. [請求書処理] タブで承認を必要とする支払申

請を選択します。支払申請一覧に申請が表示されます。[表示] ドロップダウンメニューから、表示したい申請タイプを選択します。申請の現在のステータスを表示するためには、[すべての支払申請] を選択します。

2. 支払申請が正確であることを確認し、必要が

あれば修正を行い [保存] をクリックします。修正がない場合は [保存] をクリックする必要はありません。

3. [支払申請の提出] をクリックします。支払申請が提出できなかった場合、エラーを知らせるメッセージが表示されます。エラーを修正するか、またはタスクの完了にお手伝いが必要な場合は、会社の請求書処理管理者にお問い合わせください。

手順 1～３)

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ステップ 6: 支払申請の割り当てを解除する

支払申請が誤った承認者に割り当てられている、または申請が無効であった場合、割り当てを解除することでバックオフィス担当者が正しい請求書所有者に再割当するなどの処理を行うことができます。

手順その他

1. 支払申請一覧ページで、適切な支払申請を選択し、[アクション] をクリックします。

2. [アクション] メニューから、[割り当て解除]

を選択します。 [支払申請の割り当て解除] ウィンドウが表示されます。

3. [コメント] フィールドに支払申請の割り当てを解除する理由を入力し、[OK] をクリックします。

手順 1,2)

手順3)

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セクション 5: 定期的な支払申請を作成する

このセクションでは、お客様の定めるスケジュールに従い、定期的な支払申請を簡単に作成することができます。

手順その他

1. 適切な支払申請を開き、[アクション] ドロップダウンメニューをクリックし、[定期的な支払申請を作成] を選択します。

作成した定期的な支払申請は、[定期的な申請を編集] をクリックして編集できます。

2. [申請の頻度] のドロップダウンメニューから適切な頻度を選択します。(毎月/月二回/毎四半期の 3候補より選択可能)

システムは定期的な支払申請を複製し、その内容が [定期的な支払申請] ページに反映されます（[未提出の支払申請] ページから [表示] メニューへ進み、 [定期的な支払申請] を選択してアクセスできます）。この複製は既定のオフセット値によって定期的に行われます（既定では支払日の 14 日前）。

3. [支払期日] のドロップダウンメニューから適切な期日を選択します。

4. [請求書番号の管理方法]を 2 方法から選択します。

5. 定期的な申請の開始日と終了日を選択し、[保存] をクリックします。

手順１)

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手順２～４)

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セクション 6: 支払申請を承認する

支払申請の承認者は、支払申請の内容を確認し以下を実行できます。

 支払申請を承認する

 追加の領収書イメージまたは文書を申請に添付する

 従業員に申請を差戻して修正および再提出を依頼する

手順その他

1. Concur ホームページの [マイタスク] セクションの [承認待ち] から、[支払申請] を選択します。

または、ホームページ上部の [承認] タブから [支払申請] を選択します。

[承認] ページに承認待ちのすべての支払申請のリストが表示されます。

2. 以下の 3 ステップのうちのいずれかを行います。

 そのまま承認（開いて詳細を確認しない場合）: 適切な申請を選択し、[承認] をクリックする。

 申請の詳細を確認するため、適切な申請をダブルクリックし、正確であれば [承認]

または [承認して転送] をクリックする。

 修正の必要があり差戻すには、適切な申請をダブルクリックし [差戻す] を選択する。

選択した申請に追加の文書を添付するには、[アクション] をクリック、[イメージのアップロード]

を選択します。

会社の設定により承認ステップが複数になっている場合は、[承認して転送] を選択しワークフロー上の次の承認者に転送します。

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セクション 7: 新しい支払先を申請する

支払申請の支払先がシステムに登録されていない場合、新しい支払先を申請できます。

手順その他

1. [請求書処理] タブの [新しい支払申請を作成]

2. [新しい支払申請を作成] 画面で、[新しい支払先を申請] をクリックします。

3. [支払先の全般情報] から、赤線で示された必須フィールドを入力し、以下のうちいずれかひとつを実行します。

 そのまま [OK] をクリックし新しい支払先の申請をする。

 新しい支払先の申請を提出する前に書類を添付するため [適用] をクリック、[アクション] メニューから [イメージをアップロード] をクリックする。

[適用] をクリックすると、[アクション] メニューが有効化され、書類を添付することができるようになります。

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手順１,２)

手順３)

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セクション 8: 発注を支払申請に割り当てる(日本限定リリース)

Concur Invoice Capture によってシステム内に取りこまれた発注を、支払申請に割り当てることができます。

手順その他

1. [請求書処理] タブの [新規の請求書を作成]

2. 申請に割り当てる [発注番号] を入力します。

3. [発注] タブをクリック、[支払申請の詳細] セクションの赤線で示された必須フィールドを入力し、[保存] をクリックします。

[経費タイプ]、Line Description および各行項目の [金額] を入力し [保存] をクリックするか、

[発注] から行項目をコピーします（ステップ 4 および 5 を参照）。

4. [一致のサマリー] タブをクリック、[PO から項目をコピー] をクリックします。

5. 追加したい項目のチェックボックスを選択し

[コピー] をクリックします。支払申請に行項目が割り当てられました。

6. [支払申請] タブをクリック、[支払申請の提出] をクリックします。

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