事前申請:
ワークフロー - 承認権限者
設定ガイド
最終更新日: 2016 年 10 月 20 日
以下の Concur ソリューションに適用されます。
Expense
Professional/Premium edition
Integrated with Professional/Premium Travel Stand-alone
Standard edition
Integrated with Standard Travel Stand-alone
Concurforce
Travel
Professional/Premium edition
Integrated with Professional/Premium Expense Integrated with Professional/Premium Request Stand-alone
Standard edition
Integrated with Standard Expense Stand-alone
Invoice Management
Professional/Premium edition
Integrated with Professional/Premium Expense Stand-alone
Standard edition
Integrated with Standard Expense Stand-alone
Authorization Request (formerly Travel Request)
Professional/Premium edition
Integrated with Professional/Premium Expense Integrated with Professional/Premium Travel Stand-alone
Standard edition
Integrated with Standard Expense Stand-alone
目次
セクション 1:アクセス許可 ... 1
セクション 2:申請 / 購買申請 / 事前申請 ... 1
セクション 3:事前申請の機能の概要 ... 1
セクション 4:事前申請の構成 ... 1
セクション 5:ワークフロー ガイド ... 2
セクション 6:申請承認権限者の概要 ... 2
限度額ベースの承認における「金額」の定義 ... 3
代理 ... 3
承認ステータス フラグ ... 3
限度額ベースの承認、 為替レート、および通貨 ... 4
システムが承認者を決定する方法 ... 5
ワークフローの承認ステップで承認権限者を絞り込む ... 6
例 ... 6
「レベル」フィルターの構成 ... 8
セクション 7:構成 ... 9
グローバル グループと権限承認階層の違い ... 9
ステップ 1: 支払請求承認権限者階層の定義 ... 10
階層とは ... 10
作業手順 ... 13
ステップ 2: 承認権限者の機能をアクティブ化する ... 13
作業手順を理解する... 13
作業手順 ... 14
ステップ 3: ワークフロー オプション、ステップ、ルールを追加および編集する ... 16
臨時ステップとは ... 16
作業手順 ... 16
ワークフロー ステップおよびルールを理解する ... 18
作業手順 ... 19
ステップ 4: 適切な権限をユーザーに付与する ... 22
承認権限者リスト ... 23
従業員インポート ... 26
ユーザー管理者 ... 26
セクション 8:「レベル」フィルターを構成する ... 29
ステップ 1: ワークフロー ステップにレベルを付与する ... 29
ステップ 2: 承認者にレベルを付与する ... 30
セクション 9:承認権限者の情報を編集する ... 32
セクション 10: 承認権限を解除する... 32
改訂履歴
日付 注意事項/コメント/変更内容
2016 年 10 月 20 日 「アクセス許可」セクションおよびガイド コンテンツを新様式に更新しました。内容の
変更はありません。
2016 年 5 月 3 日 「限度額ベースの承認における『金額』の定義」セクションを更新しました。
2016 年 1 月 25 日 インポート / 抽出ガイドへの参照を変更しました。内容の変更はありません。
2015 年 6 月 12 日 新 UI のスクリーン ショットへ更新しました。内容の変更はありません。
2014 年 9 月 19 日 2種類のインターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありま
せん。
2014 年 1 月 20 日 表紙と著作権を更新しました。内容の変更はありません。
2013年7月5日 限度額承認の「金額」の定義についての情報を追加しました。
2013年2月27日 名称を Travel Request から Request に変更 - その他の内容に変更はありません。
2012 年 12 月 28 日 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。
2012年10月19日 原価対象の承認についての参照を追加しました。
2012年3月6日 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。
2011 年 7 月 22 日 以下が追加されました:
• 「システムが承認者を決定する方法」を修正
• 「レベル」を利用してワークフロー承認ステップに承認者を割り当てる方法
2011 年 6 月 17 日 承認限度額に 0 を入力する際の注意点を追加しました。
2011 年 6 月 3 日 "申請" から "出張申請" に変更しました。他の変更はありません。
2011 年 5 月 20 日 初版発行
ワークフロー(承認権限者)
セクション 1: アクセス許可
ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定 のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定 的なアクセス権を持っている場合があります。
管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の
Concur 管理者に連絡してください。
さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必 要に応じて Concur クライアント サポートにご依頼ください。
セクション 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請
事前申請サービス(旧称 購買申請)は、Request または Concur Request とも呼ばれます。
セクション 3: 事前申請の機能の概要
ユーザーへの表示、承認者への表示、ワークフロー設定、基本的な設定など、申請の全般情報に ついては、設定ガイド「事前申請 : Overview」をご参照ください。
セクション 4: 事前申請の構成
事前申請に関する実装をすべて行った場合でも、全機能は利用可能な状態になりません。
実装 事前申請の利用
スタンドアロン オプションで利用可能
経費精算と統合(出張予約なし) オプションで利用可能
実装 事前申請の利用
出張予約と統合(経費精算なし) オプションで利用可能
経費精算および出張予約と統合 オプションで利用可能
セクション 5: ワークフロー ガイド
ワークフローの構成およびメンテナンスの際は、次のガイドを参照してください。
設定ガイド 説明
事前申請 : ワークフロー - 概要 申請ワークフローについての一般情報については、こちらのガイド をご覧ください。
事前申請 : ワークフロー - 承認 権限者
会社が承認権限者を設定している場合は、必ず先に設定ガイド「事 前申請 : ワークフロー - 概要」をご覧ください。
事前申請 : ワークフロー - 原価 対象の承認者
会社が原価対象の承認を設定している場合は、必ず先に設定ガイド
「事前申請 : ワークフロー - 概要」をご覧ください。
セクション 6: 申請承認権限者の概要
承認権限者は、申請の承認者ロールおよび特別な承認権を保持しています。
• 限度額ベースの承認: 限度額ベースの承認を使用する場合、管理者は承認権限者ごとに 限度額を設定します。承認権限者は、申請総額が設定された限度額以下の時に申請を承 認することができます。
および/または
• 規定外フラグ ベースの承認: 規定外フラグ ベースの承認を使用する場合、管理者は規定 外フラグ レベルの下限および上限を定義します。承認権限者は、定義済のレベルの下限 および上限またはその範囲の規定外フラグがある申請を承認することができます。
申請承認権限者は限度額ベースまたは規定外フラグ ベースの承認のいずれか、あるいは両方を 行うことができます。ワークフローには標準の承認者と承認権限者を複数組み合わせることがで きます。また、管理者は会社の要件に合わせてワークフローの条件、ワークフロー レベル フィ ルター、臨時ステップなどの承認権限のオプションを変更することができます。本ガイドにて詳 しく説明します。
限度額ベースの承認における「金額」の定義
承認権限者の特定に使用する「金額」は、申請額または承認金額を指しています。ワークフロー 内の位置によって、「申請額」あるいは「承認金額」と呼ばれます。ユーザーが申請を提出する 際、承認前は、「金額」は申請上の項目の総額を表します。承認後は、「金額」は承認金額のこ とを指します。
例: ユーザーが 1,000 ドルの申請を提出し、最初の承認者が「限度額ベース」の承認権限者で した。システムは 1,000 ドルを承認できるすべて承認権限者を選び、ユーザーはそのリストか ら承認者を選択します。選択された承認者は、900 ドルのみ承認しました。ワークフローの次 のステップに「限度額ベース」の別の承認者が必要である場合、システムは 900 ドルを承認で きる承認権限者を検索します。
NOTE:
承認に十分な限度額を持つ承認者のみに申請を制限するには、ワークフロー ステップの定義時に [承認者を制限権限を持つ者に限定] のチェック ボックスをオンにしてくださ い。本ガイド内の設定情報をご参照ください。
代理
代理人が承認権限者の代行をする時は、承認権限者の持つ限度額、通貨、規定外フラグの承認権 などを継承します。
承認ステータス フラグ
事前申請には、承認権限者が申請を承認したことを示す 2 つのステータス フラグがあります。
• 限度額ベースの承認による [限度額承認済] フラグ
• 規定外フラグ ベースの承認による [規定外フラグを承認済] フラグ
ワークフローの開始時点では、フラグは Concur によって「いいえ」に設定されています。適切 な権限を持つ承認権限者が申請を承認した時に限り、このフラグが「はい」に変更されます。申 請が従業員に差戻された場合は、フラグが「いいえ」に再設定されます。
このフラグはあくまで表示のためのものです。ワークフローに影響するものでも、承認権限者に よる承認を保証するものでもありません。正しい承認権限者によって申請が承認されるようにす るには、このフラグを利用したワークフロー ルールを定義する必要があります。たとえば、申 請承認済の段階 (システム ステップ)になっても、フラグが「いいえ」の場合には、アクショ ンを実行する(従業員に差戻したり、規定外フラグを生成するなどの)ワークフロー ルールを 作成することができます。
限度額ベースの承認、 為替レート、および通貨
限度額ベースの承認権限者および複数の払戻通貨を使用している場合、為替レート機能を使用し ない限り Concur は限度額で定義されている通貨の金額のみを判定するという点にご注意くださ い。
異なる通貨の払戻金額を承認権限者の限度額の通貨に換算するには、為替レート機能を使用しま す。為替レート機能を有効にして適切なレートをインポートしてください。
次の点に注意してください:
• 為替レート機能が無効の場合、会社は各承認者に対して承認者センター(階層レベル)
の通貨につき 1 つのレコードを読み込むことができます。
• 為替レート機能が有効の場合、承認者には承認者センター(階層レベル)ごとに 1 つ のレコードが許可されています。
払戻通貨と為替レート機能の詳細情報は、 設定ガイド「経費精算: 通貨管理」をご参 照ください。システムが承認者を決定する方法
適切な申請の承認者を決定するには:
1. 設定ガイド「事前申請: ワークフロー - 概要」で説明している通り、Concur は既定の 承認者を識別するため、最初に既定の承認者に関する手順に従います。
2.
Concur は設定を確認して次のステップが承認権限者のステップかどうか判定します。
いいえの場合: 申請は既定の承認者へ送られます。既定の承認者がいない場合、ユー ザーが通常の承認者リストから選択します。
はいの場合: Concur は、既定の承認者が承認権限者かどうか判定します。
• いいえの場合: 経費精算は階層の適切なレベルから承認権限者を検索し、承認者 の選択をユーザーに促します。
• はいの場合: Concur は、次のステップに限度額ベースまたは規定外フラグ ベー スの承認権限者が設定されているかどうか判定します。
いいえの場合: 申請は既定の承認者へ送られます。既定の承認者がいない場 合、Concur は階層の適切なレベルから、限度額や規定外フラグに関わらず 承認権限者を検索します。**
はいの場合: 既定の承認者が適切な権限を持ち、階層の正しい位置にいる承 認権限者かどうか判定します。(既定の承認者がいない場合は、次の「いい え」の経路に進みます)
− いいえの場合: Concur は、階層の適切なレベルから、申請を承認する のに充分な限度額または規定外フラグレベルの制限を持った承認権限者 を検索します。**
− はいの場合: 申請は既定の承認者へ送られます。
** Concur は承認者を検索する際、次のように動作します:
• 承認者が見つからなければ、次に高い階層を検索します。承認者が見つかるまでこの処 理を繰り返します。
• 承認者が見つかれば、申請がその承認者へ送られるよう設定します。
• 複数の承認者が見つかった場合は、利用可能な承認権限者のリストからユーザーに選択 させます。選択した承認者に申請が送られます。
ワークフローの承認ステップで承認権限者を絞り込む
上記で述べたとおり、システムは階層や限度額、規定外フラグの範囲、ワークフロー ルールの 条件などに基づいて利用可能な承認権限者を絞ります。
管理者は、ワークフローの承認ステップに基づいて利用可能な承認権限者を絞り込むことができ ます。たとえば、他のステップを担当していない特定の承認者をワークフローの最初の承認ステ ップに割り当てたいとします。ワークフローステップには「レベル」を付与することができ、承 認権限者にも同じ「レベル」を付与することができます。たとえば、ワークフローの最初のステ ップにレベル
1
を付与し、各課の課長にレベル 1 を付与したとします。その結果、最初の承認 ステップにのみ各課長を割り当てることが可能になります。管理者は「レベル」フィルターを既存の構成に追加、あるいはレベルを使用した構成を代わりに 使用することができます。このフィルターは、ワークフローの承認ステップいずれにも追加でき ます。
例
複雑な条件や基準を設けたワークフローを作成する代わりに、ワークフロー ステップと承認権 限者にレベルを付与するだけです。
この例では、下記の通りステップにレベルを付与します:
従業員
課長
支社長
人事部長
申請を提出 正当性や基本的な
エラーのチェック 海外出張の場合
従業員との契約に 出張の条件がある
場合
(レベル1を付与) (レベル2を付与) (レベル3を付与)
次に、承認者には次のようにレベルを付与します。
名前 レベル
John(既定の承認者) 1
Fred 1
Crystal 2
Susan 3
Terry
Vic 3
この例では:
• 課長のステップ(1)では、John と Fred がレベル 1 に割当て可能ですが、John が既 定の承認者であるため、自動的に John が承認者に決定します。
• 支店長のステップ(2)で選択できるのは Crystal のみです。
• 人事部長のステップ(3)では Susan か Vic のいずれかを選択できます。
•
Terry にはレベルが付与されていませんので、このワークフローに使用することはでき
ません。
次の点に注意してください:
• ワークフロー ステップにレベルが割り当てられていないこともあります。レベルが付与 されていないステップに対しては、すべての承認権限者を割り当てることができます
(限度額、規定外フラグ、階層など、承認者を除外する基準がないと仮定した場合)。
たとえば、もし上記の例の最終ステップ(人事部長)にレベルが付与されていなければ、
すべての承認者を割り当て可能です。
まとめ:
レベルを付与された承認者は、一致するレベルにおいて承認を行うことが可能です。
すべての承認ステップにレベルが付与されているが、承認者にはレベルがないとい う場合、あるいはレベルが一致しない場合、ワークフローにその承認者を割り当て ることはできません。
ステップにレベルが付与されていない場合は、レベルに関わらずすべての承認者を 割り当て可能です(他の除外基準がないと仮定します)。
• 承認権限者を複数のレベルに割り当てなければならない場合は、レベルの数だけその承 認者のレコードが必要です。
【重要】
承認権限者の階層の各セクションでは、1 ユーザーにつきレベルが一つだけ選択可 能です。したがって、階層の異なるセクションに各レベルを割り当てる必要があり ます。
ユーザーにレベルを割り当てるには、従業員インポート、または承認権限者リスト
( [管理] > [Request 管理] > [ワークフロー] > [承認権限者] タブ)を使用しま す。
[ユーザー管理] でレベルを割り当てることはできません。
「レベル」フィルターの構成
レベルの構成についての情報は、本ガイドの「「レベル」フィルターの構成」 をご参照くださ い。
セクション 7: 構成
次の点に注意してください:
• 限度額ベースの承認権限者:
金額は承認者によって異なります。
承認権限者リスト、ユーザー管理、従業員インポートのいずれかを使用して金額を 設定します。
• 規定外フラグ ベースの承認権限者:
すべての承認権限者に対して、規定外フラグ ベースの最小値および最大値の範囲が 適用されます。
規定外フラグの範囲は [承認権限者] タブの [管理] > [Request 管理] > [ワーク フロー] で設定します。
グローバル グループと権限承認階層の違い
グローバル グループまたは申請権限承認者階層のうちどちらを使用しているかによって、承認 権限者の設定手順は異なります。下表は両者の類似点と相違点を示しています。次のページで内 容を詳しく説明します。
# ステップ
グローバ ル グルー プのみ
権限承認階層
1 申請承認権限者の階層を定義する:
• 階層を設定します。
• 階層レベルの連結(多層レベル)リストを作成します。
X
2 申請承認機能をアクティブ化する:
• 機能をアクティブ化します。
• 規定外フラグ ベースの承認を構成するには、規定外フラグ レ ベルの上限と下限を定義します。
X X
# ステップ
グローバ ル グルー プのみ
権限承認階層
3 権限承認者が必要な申請ワークフローやステップ、ルールを追加・
編集します:
• 権限承認が必要なワークフローの各ステップに対して、ユーザ ーのロールを承認権限者に変更します。
• 権限承認を限度額ベース、または規定外フラグ ベースのいず れかに決定します。
• 臨時ステップの挿入を許可されている場合、ワークフローを編 集して臨時ステップを権限承認ステップに限定します。
X X
4 次のいずれかを使用してユーザーに適切な権限を付与します:
• 承認権限者リスト
• 従業員インポート
• ユーザー管理
X X
ステップ 1: 支払請求承認権限者階層の定義
階層とは
申請承認権限者のレベルによって、承認権限者が承認できる申請が定義されます。申請の権限承 認機能をアクティブにする前に、権限承認者階層を定義し([Request 管理] > [機能階層])、
それに対応するソース リストをインポートまたは作成しておく必要があります。
通常、権限承認者階層は申請のほか、コストセンターやプロジェクトコード、部門などの従業員 フィールドを使用します。
階層についてのさらに詳しい情報は、設定ガイド「機能階層(製品共通)」をご参照く ださい。例
1
ある申請に 101 というコスト センターが含まれており、権限承認者が必要であるとします。こ の場合、Concur は承認権限者のリストからコスト センター 101 の承認者を検索します。承認 者が見つからなければ、次に高いレベルの権限承認階層を検索します。承認者が見つかるまでこ の処理を繰り返します。
たとえば、コストセンター 101 に承認者がいる場合は、限度額に関わらずコストセンター 101 のすべての承認権限者を表示します。次のステップに移動するために適切な承認権限者の選択は、
従業員または承認者が行います。
たとえば、次のようなデータの場合:
承認者 社用車 コスト センター
1 Concur 100
2 Concur
次に下記の操作をします。
• 承認者 1 には、 Concur コスト センター 100 を承認する権限があります。
• 承認者 2 はコスト センターを指定されていないため、どのコスト センターでも承認す ることができます。
• 申請の情報に「会社が Concur、コストセンターが 100」とあれば、この申請の承認者 には承認者
1
が表示されます。• コストセンターが 200 となっていれば、承認者
2
が表示されます。どの基準も一致しない場合や、承認者がテーブルに存在しない場合は、ワークフローにエラーが 起こります。下表は、権限承認階層がアクセスするフィールドとデータの一例を示します。
例
2
下記は別の会社における承認権限者の情報です。
従業 員 ID
レベル 1 = 国
レベル 2 = 会社
レベル 3 = 部門
レベル 4 = コスト セン ター
レベル 5 限度額: 規定外フラグ ベースの承認権 限
1 USA Acme 営業部 101 1000 USD いいえ
1 USA Acme 営業部 102 1000 USD いいえ
2 USA Acme 営業部 5000 USD いいえ
3 USA Acme 10000 USD はい
4 ドイツ Acme 業務部 201 2000 EUR いいえ
5 ドイツ Acme 業務部 202 2000 EUR はい
この表では、従業員 ID は各承認者を示しています。承認を許可されているレベルの組み合わせ が異なるため、同じ承認者が複数回登場する可能性があります。各行の限度額は異なる場合があ ります。
システムは、各承認者が階層や限度額、規定外フラグに基づいて承認することができる申請のタ イプを特定します。
この例では、次の条件だと仮定します:
• 申請のコストセンターが 101 である
• 申請は権限承認が必要である
• 申請総額が 1500 USD である
• ワークフローステップは、申請を承認できる限度額を持つ承認者に絞って選択肢を表示 するように構成されています。
この例では、Concur はコストセンター101の承認者で、かつ 1500 USD 以上の限度額を持つ 承認権限者のリストを検索します。承認者が見つからなければ、次に高いレベルの権限承認階層 を検索します。承認者が見つかるまでこの処理を繰り返します。
この例では、コストセンター 101 で見つかった承認者は、申請を承認する限度額が足りません。
その場合、Concur は営業部門を検索し、承認者 2 を選択します。
作業手順
階層を作成し、連結(多層レベル)リストデータをインポートまたは入力します。
詳細は、 設定ガイド「機能階層(製品共通)」または「リスト管理(製品共通)」をご 参照ください。ステップ 2: 承認権限者の機能をアクティブ化する
作業手順を理解する
このページの操作を完了してください。使用する権限承認のタイプによって操作は異なります。
承認者が申請に対して次の権限承認をする場合:
• 限度額のみ: 機能をアクティブ化します。(次に、承認権限者リストや従業員インポー ト、ユーザー管理を使用して、承認者ごとに実際に承認できる限度額レベルを定義しま す。)
• 規定外フラグのみ: 機能をアクティブ化し、かつ承認できる規定外フラグの範囲を定義 します。
• 両方: 機能をアクティブ化し、かつ承認できる規定外フラグの範囲を定義します。(次 に、承認権限者リストや従業員インポート、ユーザー管理を使用して、承認者ごとに実 際に承認できる限度額レベルを定義します。)
作業手順
構成タブを使用するには:1.
[管理] > [事前申請] を選択します。
2.
[ワークフロー] をクリックします(左側メニュー)。
3.
[承認権限者] タブをクリックします。
4.
[構成] タブをクリックします。
5. この機能をアクティブ化するには、 [承認権限者機能をワークフローに使用] をオンに します。
6. 承認できる規定外フラグの範囲を定義するには:
フィールド 説明
最低の規定外フラグ レベル
申請承認権限者が承認できる規定外フラグ レベルの下限を入力しま す。
最高の規定外フラグ レベル
申請承認権限者が承認できる規定外フラグ レベルの上限を入力しま す。
7.
[保存] をクリックします。
ステップ 3: ワークフロー オプション、ステップ、ルールを追加および編集する
臨時ステップとは
申請ユーザーが臨時ステップの追加を許可されている場合は、ワークフローを編集して臨時ステ ップを権限承認者に限定することができます。
NOTE: [承認権限者] タブ > [構成] タブの [承認権限者機能をワークフローに使用] をオンに
するまでワークフロー オプションは表示されません。
作業手順
臨時ステップを承認権限者に限定するには:1.
[管理] > [事前申請] を選択します。
2.
[ワークフロー] をクリックします(左側メニュー)。[ワークフロー] タブが表示され
ます。
3. 次のいずれかの操作を行います:
目的のワークフローを選択し、[修正] をクリックします。
- または -
目的のワークフローをダブル クリックします。
4.
[全般] ページで必要な変更を加えます。
フィールド 説明
次のステップに対して承認権限者を制限 次のうちいずれかを選択します:
• なし
• 従業員が編集できるすべてのステップ
• 従業員が編集できる最終ステップ
承認者を従業員によって追加されたステッ プに対する限度額を持つ者に限定
限度額ベースの承認者を設定するには、このチ ェックボックスをオンにします。
従業員が追加したステップの承認者を、規 定外フラグに対する承認権限を持つ者に限 定
規定外フラグ ベースの承認者を設定するには、
このチェックボックスをオンにします。
5.
[完了] をクリックします。
ワークフロー ステップおよびルールを理解する ワークフローの作成例は次のとおりです。
NOTE:
例のいくつかは、初期設定の構成には含まれない特定のカスタム フィールドに基づいています。カスタム フィールドを作成するには、設定ガイド 「事前申請: フォームとフィ ールド」をご参照ください。
会社は既定の承認者を割り当てました。ワークフローには 1000 USD までの権限承認と 5000
USD までの権限承認が必要だとします。最初に既定の承認者へ申請を送り、次に承認権限者に
送るようワークフロー ルールを設定します。ただし、この会社は、金額が最初の承認権限者の限度額を下回る(たとえば 500 USD)場合は、
申請を次の承認権限者に送らないようにしたいと考えています。その場合は、次のようなルール を作成することができます:
条件: [限度額承認済] が「はい」に等しい場合、
アクション: このステップをスキップする。
条件:
アクション:
作業手順
この例では、標準の承認ステップと申請承認ステップの間に権限承認のステップを追加します。
権限承認のステップを作成するには:1.
[管理] > [事前申請] を選択します。
2.
[ワークフロー] をクリックします(左側メニュー)。[ワークフロー] タブが表示され
ます。
3. ワークフロー ルールを編集するには:
目的のワークフローを選択し、 [修正] をクリックします。
- または -
目的のワークフローをダブル クリックします。
4.
[ステップ] ページで [新規] をクリックします。[ワークフロー ステップの追加] ウィ
ンドウが表示されます。
5.
[ロール] フィールドで [承認権限者] を選択します。チェックボックスが新たに 2 つ表
示されます。
[限度額の承認権限者に限定] をオンにして承認権限者を制限します。この設定が有
効の場合、承認限度額が申請済/承認済の金額と等しいまたは大きい承認者をのみ選 択することができます。複数の承認者が承認可能な場合、申請は最低承認限度額の 承認者に直接行きません。限度額のある承認者が複数いる場合、ユーザーは 1 人を 選択する必要があります。
[承認者を規定外フラグ権限を持つ者に限定]
をオンにして承認権限者を制限します。NOTE:
どちらもオフになっている場合は、どの承認者でもステップに割当てることがで きます。ただし、承認者がその権限を持つときにのみ限度額ベースと規定外フラ グ ベースの承認が実行されます。6.
[承認権限者レベル] フィールドも同様に表示されます。承認権限者に対応する適切な数
字を入力してください。
レベルについての情報は、「ワークフローの承認ステップで承認権限者を絞り込 む」をご参照ください。7. 必要に応じて他のフィールドも入力します。
これらのフィールドについての情報は、設定ガイド「事前申請: ワークフロー- 概要」をお読みください。
8.
[保存] をクリックします。
9.
[ステップ ルール] ページで必要なワークフロールールを作成します。
ワークフロー ルールの作成についての情報は、設定ガイド「事前申請: ワーク フロー - 概要」をお読みください。ステップ 4: 適切な権限をユーザーに付与する
事前申請で承認権限者を定義するには 3 つの方法があります。
•
[承認権限者リスト] を使用して手入力で承認者を入力する
• 従業員インポートを使用する
•
[ユーザー管理] ページから、手入力でアクセス許可を割り当てる
事前申請にどのように入力されているかに関わらず、承認権限者はすべて承認権限者リストに表 示されます。
承認権限者リスト
このページで、すべての承認権限者の次の情報を特定します:
• その承認者が申請を承認するグループ
• 承認者の名前
次に下記の操作をします。
• 限度額ベースのみの承認者: 限度額を定義します。
• 規定外フラグ ベースのみの承認者: 承認者が規定外フラグを承認できることを示します。
• 両方: 限度額を定義し、かつ承認者が規定外フラグを承認できることを示します。
承認権限者を追加するには:1.
[管理] > [事前申請] を選択します。
2.
[ワークフロー] をクリックします(左側メニュー)。
3.
[承認権限者] タブをクリックします。
4.
[承認権限者リスト] タブをクリックします。
5. ページの左側の をクリックして、目的のグループを展開します。
NOTE:
ここに表示されるグループは申請承認権限者の階層を参照しています。6. 承認権限者に関連付けられているグループを選択します。
7. ページの右側にある [新規] をクリックします。
[新規の承認権限者] ウィンドウが表示されます。
8. 適切なフィールドをすべて入力します。
フィールド 説明
承認者 承認者を選択します。
規定外フラグを承認可能 この承認者に規定外フラグ ベースの承認権を与える場合はこのチ ェック ボックスをオンにしてください。
フィールド 説明
承認限度額 承認者に承認の限度額を設けたい場合は、通貨と金額を選択して ください。
限度は上限を入力します。つまり、この金額までは承認できると いう額のことです。
注意: このフィールドには 0 を入力することが可能です。0 を入 力することにより、承認者に申請の最終承認の権限を与えないよ うにすることができます。承認者は、承認して申請をワークフロ ーの先に進めることができますが、[限度額承認済] のステータス は変わらないため、申請は次の承認権限者に送られます。たとえ ば、ある上司は直属の部下の提出した申請を見ることができても 最終承認はできません。さらに、必要であれば [限度額承認済] フ ラグに基づいたワークフロー ルールを作成することも可能です。
レベル ワークフローの承認ステップにレベルが付与されている場合、 [レ ベル] フィールドが表示されます。[レベル] フィールドを使用す るには本ガイドの「ワークフローの承認ステップで承認権限者を 絞り込む」をご参照ください。
9.
[保存] をクリックします。
従業員インポート
従業員インポートを使用して、ユーザーに適正な申請承認権限を与えることができます。
インポート / 抽出の仕様「従業員インポート(製品共通)」をご参照ください。ユーザー管理者
ユーザー管理 ([管理] > [組織管理] > [ユーザー管理])の各種設定は構成によって異なりま す:
• グローバル グループのみを含む
グローバルグループのみを含む場合
権限承認機能がアクティブで、かつグループはグローバルのみが1つだけ存在している場合は、
ユーザー管理の [申請設定] セクションに [承認権限者] チェックボックスが表示されます。
次の点に注意してください:
• ここで目的のチェック ボックスを確認するには:
管理者の場合は、ユーザー管理の権限および Request 管理の権限が必要です。
従業員は、申請の承認者ロールを持つ必要があります。
• 限度額ベースの承認権限者のみこの方法を使用できます。規定外フラグ ベースの承認権 限を付与することはできません。
管理者がこのチェックボックスをオンにすると [マネージャー承認限度額] フィールドと [承認 限度額の通貨] リストが表示されます。適切なものを選択し、[保存] をクリックします。
NOTE: [マネージャー承認限度額] に 0 を入力することもできます。0 を入力することにより、
承認者に申請の最終承認の権限を与えないようにすることができます。承認者は、承認 して申請をワークフローの先に進めることができますが、[限度額承認済] のステータス は変わらないため、申請は次の承認権限者に送られます。たとえば、ある上司は直属の 部下の提出した申請を見ることができても最終承認はできません。さらに、必要であれ ば [限度額承認済] フラグに基づいたワークフロー ルールを作成することも可能です。
承認権限者の機能階層
申請承認権限機能がアクティブ、かつ会社の権限承認階層に少なくともレベルが 1 つ(グロー バル以外に)存在する場合は、[ユーザー管理] の [申請設定] セクションに [承認可能な限度額]
のリンクが表示されます。
NOTE:
このようなリンクを表示させるには、管理者はユーザー管理権限と Request 管理権限 の両方を持っている必要があります。従業員は申請の承認者ロールを持っている必要が あります。管理者はリンクをクリックします。[承認可能な限度額] ウィンドウが表示されます。
左側の階層から適切なレベルを選択します。
右側の領域で次の操作を行います:
• 規定外フラグ ベースの承認権限を与えるには、[規定外フラグを承認可能] チェックボ ックスを選択します。(承認権限者に許可される実際の規定外フラグ レベルは、ワーク フローの [承認権限者] タブで定義されます)
• 限度額ベースの承認を与えるには、目的の通貨を選択して金額を入力します。
NOTE: [金額] フィールドには 0
を入力することが可能です。0 を入力することにより、承認者に申請の最終承認の権限を与えないようにすることができます。承認者は、
承認して申請をワークフローの先に進めることができますが、[限度額承認済]
のステータスは変わらないため、申請は次の承認権限者に送られます。たとえば、
ある上司は直属の部下の提出した申請を見ることができても最終承認はできませ ん。さらに、必要であれば [限度額承認済] フラグに基づいたワークフロー ルー ルを作成することも可能です。
• 両方のタイプの承認権限を持つ場合は、どちらも定義しておきます。
セクション 8: 「レベル」フィルターを構成する
この機能についての情報は本ガイドの 「ワークフローの承認ステップで承認権限者を絞り込 む」をお読みください。
ステップ 1: ワークフロー ステップにレベルを付与する
ワークフロー ステップにレベルを付与するには:
1.
[管理] > [事前申請] を選択します。
2.
[ワークフロー] をクリックします(左側メニュー)。
3.
[ワークフロー] タブで、目的のワークフローをダブルクリックします。
4.
[ステップ] ページを選択します。
5. 目的のワークフロー ステップをダブル クリックします。
6.
[ワークフロー ステップの修正] ウィンドウで [承認権限者レベル] フィールドを使用し、
ステップに適切なレベルを付与します。
7.
[保存] をクリックします。
ステップ 2: 承認者にレベルを付与する
ワークフロー ステップにレベルを付与すると(上述)、[新規承認権限者] ウィンドウ、および
[承認権限者を修正] ウィンドウに [レベル] フィールドが表示されます。
承認者にレベルを付与するには:
1.
[承認権限者] タブをクリックします。
2.
[承認権限者リスト] タブをクリックします。
[ロール] フィールドで [承認権限者] を選択し ている時のみ [承認権 限者レベル] フィール ドが表示されます。
3. ページの左側の適切な階層ノードをクリックします。
4. ページ右側で、目的の承認者をダブルクリックします。
5.
[承認権限者を修正] ウィンドウで、[レベル] フィールドに目的のレベルの数字を入力
します。
6.
[保存] をクリックします。
別の方法として、従業員インポートのレコード タイプ 720 を使用してレベルを付与することも できます。
セクション 9: 承認権限者の情報を編集する
申請承認権限者の情報を編集する際は、下記に注意してください:
• 承認権限者レコードの編集は保存直後に有効になります。保存した時点から、新しい値 が承認者の検索と評価に使用されます。
• 申請に割り当て済みの承認者の情報が編集された場合は、申請が限度額承認か規定外フ ラグ ベースの承認かを判定する時に編集後の値が使用されます。
承認権限者リストや従業員インポート、ユーザー管理を使用して承認権限者の情報を編集するこ とができます。本ガイドの「適切な権限をユーザーに付与する」をご参照ください。
セクション 10: 承認権限を解除する
申請承認権限を解除するにあたっては、下記に注意してください:
• ユーザーの承認権限を解除しても標準の申請の承認者ロールを解除したことにはなりま せん。また、システムから承認者を削除したことにもなりません。その操作は単に承認 操作の許可を解除したにすぎません。ワークフロー ステップに承認権限者が必要な時、
その承認者が利用不可になるということです。
• 申請が承認順番待ちにある時に承認権限が解除された場合、その申請はそのまま順番待 ちに留まりますが、限度額承認済ではなくなります。
• 申請が承認者に届く前であれば、ワークフローが状況に応じて調整します。これは、
Concur が前のステップが完了した時点で承認者を評価するためです。この場合、申請
を別の承認権限者へ送ります。承認権限者リストや従業員インポート、ユーザー管理を使用して承認権限を解除することができ ます。本ガイドの「適切な権限をユーザーに付与する」をご参照ください。