事前申請: ワークフロー - 概要

事前申請:

ワークフロー - 概要

設定ガイド

最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

目次

セクション 1:アクセス許可 ... 1

セクション 2:申請 / 購買申請 / 事前申請 ... 1

セクション 3:事前申請の機能の概要 ... 1

セクション 4:事前申請の構成 ... 1

セクション 5:ワークフロー ガイド ... 2

本ガイドについて ... 2

セクション 6:ワークフローの概要 - 全般 ... 3

用語 ... 3

ワークフローの基礎... 4

申請ポリシーへの割り当て ... 5

既定の申請ワークフロー ... 5

システムが承認者を決定する方法 ... 5

例外 - 承認者が既に承認している場合 ... 7

無効な承認者 ... 8

処理者をワークフローに追加する ... 8

セクション 7:ユーザーへの表示... 9

承認フロー タブ ... 9

承認して転送機能 ... 9

従業員に差戻された申請 ... 10

セクション 8:出張予約との統合... 10

事前申請から出張予約への処理フロー ... 10

iii

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ユーザーへの表示 – 承認から予約の処理 ... 11

セクション 9:概要 - ワークフロー構成 ... 15

ワークフローの設計... 15

設定ステップ ... 16

ワークフロー ルールを理解する ... 16

条件式と条件編集ページ ... 17

条件ページ ... 18

ワークフロー ルールと承認アクション ... 25

ワークフロー ルールと承認アクションの順序 ... 26

ワークフロー ルールの制限 ... 27

セクション 10: ワークフロー ツールへのアクセス ... 27

ツールへのアクセス... 27

セクション 11: ワークフロー構成 - 作成 ... 28

ワークフローの作成... 28

[全般] ページの使い方 ... 28

ステップ ページの使い方 ... 35

ステップ ルール ページの使い方 ... 40

セクション 12: ワークフローの構成 - 修正および削除 ... 45

概要 ... 45

構成 ... 45

ワークフロー プロパティを修正 ... 45

ワークフロー ステップの修正と並べ替え ... 46

ワークフロー ルールとアクションの修正 ... 47

ワークフローとワークフロー ステップの削除 ... 48

セクション 13: ワークフロー – 特殊な状況 ... 49

承認期限後の承認を防止 ... 49

概要 ... 49

設定およびアクティブ化 ... 50

セクション 14: 承認申請ステータス... 53

概要 ... 53

構成 ... 54

承認申請ステータス タブ ... 54

新規申請の承認ステータスを追加する ... 55

申請の承認ステータスを修正する ... 56

セクション 15: メール通知 ... 57

概要 ... 57

既定のメール通知 ... 59

構成 ... 60

メール通知を追加する ... 61

使用可能な変数 ... 65

メール通知を修正する ... 75

メール通知を削除する ... 76

セクション 16: 確認同意書 ... 77

概要 ... 77

機能説明 ... 77

ユーザーへの表示 ... 78

申請提出 ... 78

申請の承認 ... 78

構成 ... 79

[確認同意書] タブへのアクセス ... 79

確認同意書を作成する ... 80

同意書を申請に関連付ける ... 81

確認同意書を修正する ... 82

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確認同意書を削除する ... 82

セクション 17: ワークフロー設定 ... 83

概要 ... 83

構成 ... 83

[設定] タブへのアクセス ... 83

ワークフロー設定を修正する ... 84

セクション 18: 出張予約の統合構成... 85

基本的な設定 ... 86

予約金額が承認金額を超える場合の承認者への通知 ... 89

事前承認の条件を構成する ... 96

旅行会社による構成... 97

オフライン PNR 取得構成 ... 103

出張予約タブの制限付アクセスの構成 ... 105

パッシブ承認 ... 108

承認後の出張の更新... 109

ユーザーへの表示 ... 110

構成 ... 112

改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2016 年 10 月 27 日 「承認後の出張の更新」セクションを更新しました。

2016 年 10 月 27 日 「アクセス許可」セクションおよびガイド コンテンツを新様式に更新しました。内容の

変更はありません。

2016 年 9 月 9 日 「出張予約の統合構成」および「構成承認後の出張の更新」の新規セクションを追加しま

した。

2016 年 6 月 17 日 「ユーザーへの表示 – 承認から予約の処理」セクションの注釈を更新しました。

2016 年 6 月 10 日 「事前承認の条件を構成する」セクションの注意を追加しました。

2016 年 5 月 25 日 「予約金額が承認金額を超える場合の承認者への通知」セクションを更新しました。

2016 年 5 月 16 日 「メール通知 - 申請へのリンクを含める」セクションを更新し、「事前承認の条件を構成

する」セクションを「出張予約の統合構成」セクションに追加しました。「アクセス許 可」セクションおよびガイドを新様式に更新しました。

2016 年 5 月 3 日 「出張予約タブの制限付アクセスの構成」セクションを更新しました。

2016 年 4 月 15 日 データ変数「予約前の承認金額」を追加し、「予約金額が承認金額を超える場合の承認者

への通知」セクションを更新しました。

2016 年 3 月 18 日 新セクション「出張予約タブの制限付アクセスの構成」を追加しました。

2016 年 2 月 26 日 新セクション「オフライン PNR 取得構成」を追加しました。

2016 年 2 月 22 日 ユーザー コメント データ変数を更新しました。

2016 年 2 月 19 日 「予約金額が承認金額を超える場合の承認者への通知」の機能情報に、この機能がまだ使

用不可である旨の注釈を追加しました。

2016 年 1 月 15 日 「承認期限切れ」設定についての情報を更新しました。

2015 年 11 月 20 日 メール通知およびワークフロー ルールで「承認済総額」フィールドについての情報を追

加しました。「予約金額が承認金額を超える場合の承認者への通知」セクションを追加し ました。設定ガイド「事前申請： Risk Management Integration」の参照を「事前申 請： Risk Management」に変更しました。

vii

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日付 注意事項/コメント/変更内容

2015 年 9 月 18 日 「出張予約の統合構成」に「旅行会社による構成」セクションを追加しました。

2015 年 4 月 10 日 「ユーザーへの表示 – 事前申請で開始処理」セクションの注釈を更新しました。

2015 年 3 月 13 日 「出張予約の統合構成」セクションを更新しました。

2015 年 1 月 16 日 スクリーンショットを現行の UI に更新して、「出張予約の統合構成」を更新しました。

2015 年 12 月 22 日 ワークフロー メール通知に新ユーザー コメント データ変数を追加しました。

2014 年 11 月 30 日 統合管理者がインポート/抽出管理者に変更されました。内容の変更はありません。

2014 年 11 月 14 日 必要に応じて事前申請の管理者を事前申請の構成管理者へ変更する構成を更新しました。

2014 年 9 月 19 日 新旧インターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありませ

ん。

2014年10月17日 TMC 代理店ロールのワークフロー ステップについての情報を追加しました。

2014 年 8 月 22 日 新セクション「出張予約の統合」を追加しました。また、

ルール:

• データ オブジェクト - セグメント - を追加しました:

 予約ポリシーを無視

2014 年 7 月 11 日 ルール:

• データ オブジェクト - セグメント - を追加しました:

 クラス

2014 年 4 月 22 日 以下の情報を追加しました：

• 承認期限後の承認を防止

• %ChangeType% メール通知オプション

2014 年 2 月 11 日 代理店の提案はフランスのみで利用可能であるという記述を削除しました。現在、世界中

で利用可能になっています。

2014年1月17日 既定の承認者2についての情報を追加しました。

日付 注意事項/コメント/変更内容

2013年10月28日 以下が追加されました:

• ルール:

 データ オブジェクト - セグメント - を追加しました:

− 予約元

 データ オブジェクト - 申請 - が利用可能になりました:

− 場所の最高リスク レベル

− 主な目的地のリスク レベル

 データ オブジェクト - 申請エントリ - が利用可能になりました:

− 場所のリスク レベル

 データ オブジェクト - セグメント - が利用可能になりました:

− 出発地のリスク レベル

− 到着地のリスク レベル

• リスク マネジメントが有効になっている場合、ワークフロー ステップでは、ロール リストにリスク マネージャーが含まれます。

• 備忘メールについて、リスク マネジメントの既定備忘通知に関する注意を追加しま した。

2013 年 7 月 19 日 申請エントリ同席者データ オブジェクトに以下を追加しました:

• ミドルネームの頭文字

• サフィックス

• カスタム（21～25）

2013年7月1日 以下のメール通知設定が追加されました:

• 主な目的地

• 国の最高リスク レベル (一般利用不可)

• 承認期限日

• 残金総額

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日付 注意事項/コメント/変更内容

2013 年 6 月 14 日 以下の情報を追加しました：

• [承認者へ承認期限切れのメールを送信] フィールド

• ワークフロー ステップ ルールの新規メール オプション

2013 年 5 月 17 日 申請データオブジェクトについての情報を追加しました:

• イベント申請あり

• オフライン代理店セグメントあり

2013 年 4 月 26 日 以下の情報を追加しました：

• 仮払申請の日別限度額

2013 年 3 月 28 日 データ オブジェクト - 申請:

• 申請タイプ コードから申請タイプに変更されました。

• 以下が追加されました:

 代理が作成

 場所の最高リスク レベル（リスク マネジメントで使用。準備中）

 主な目的地のリスク レベル（リスク マネジメントで使用。準備中）

データ オブジェクト - 申請エントリ - を追加しました:

• 場所のリスクレベル （リスク マネジメントで使用。準備中）

データ オブジェクト - セグメント - を追加しました:

• 出発地場所のリスクレベル （リスク マネジメントで使用。準備中）

• 出発地場所のリスクレベル （リスク マネジメントで使用。準備中）

2013 年 3 月 4 日 代理店の提案機能で使用される、既定の代理店確認利用可能通知および既定の代理店の提

案利用可能通知についての注意を追加しました（設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」をご参照ください）。

2013 年 2 月 22 日 以下の情報を追加しました：

• 「出張申請」から「申請」 へ名称変更（日本では11月に変更済みです）

• [申請タイプ コード] フィールド (ワークフロー ルール)

• [原価対象に適用される項目への経費をフィルター] オプション

日付 注意事項/コメント/変更内容

2013 年 1 月 18 日 [有効日数] フィールドの「日」は、申請が提出されてから 24 時間単位の期間であるこ

とを明確にしました。

申請データ オブジェクト オプションについての情報を追加しました:

• 主な目的地の都市

• 主な目的地の国

2013年1月4日 [有効日数] フィールドの「日」は、営業日ではなく暦日であることを明確にしました。

2012 年 12 月 28 日 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 11 月 20 日 仮払申請制限に使用するオブジェクトについての情報を追加しました。

2012 年 10 月 19 日 ルールの追加フィールド/値および原価対象の承認の設定についての情報を追加しまし

た。

2012 年 7 月 13 日 [期間 (日)] フィールドに関する情報を追加しました。

2012 年 6 月 22 日 [ポリシー準拠] フィールドに関する情報を追加しました。

2012 年 5 月 18 日 同席者ルールと支払先ルールについての情報を追加しました。

2012 年 4 月 20 日 %ATTACHMENT% の情報を追加しました。

2012 年 3 月 6 日 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 1 月 20 日 承認後の撤回についての情報を追加しました。

2011年12月19日 条件エディター データ オブジェクトのすべてにオプションを追加しました。

2011 年 11 月 22 日 処理者についての情報を追加しました。

2011 年 10 月 21 日 その他のデータ オブジェクトを追加しました。

2011 年 9 月 23 日 2つのキャンセル メールについての情報を追加しました。

2011 年 7 月 22 日 ユーザー インターフェイスの変更 - 「申請」から「出張申請」へ変更しました。メニュ

ー オプションとスクリーン ショットを更新しました。

2011 年 6 月 21 日 新規印刷用レポートのスクリーン ショットを追加しました。

2011 年 6 月 3 日 "申請" から "出張申請" に変更しました。他の変更はありません。

xi

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日付 注意事項/コメント/変更内容

2011 年 5 月 31 日 承認権限者についての情報が、設定ガイド「事前申請: ワークフロー - 承認権限者」に追

加されました。

2011 年 3 月 18 日 以下の情報を追加しました：

• ワークフローが現行のユーザー インターフェイスへ移動しました。

• メール通知がワークフロー ツールへ移動しました。

2011 年 1 月 21 日 以下を変更しました:

• 現在の機能セットに一致するための更新を行いました。

• 著作権を更新し、商標を変更しました。

2010年10月15日 初版発行

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 1 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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ワークフロー（概要）

セクション 1: アクセス許可

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定 のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定 的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の

Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必 要に応じて Concur クライアント サポートにご依頼ください。

セクション 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請

事前申請サービス（旧称 購買申請）は、Request または Concur Request とも呼ばれます。

セクション 3: 事前申請の機能の概要

ユーザーへの表示、承認者への表示、ワークフロー設定、基本的な設定など、申請の全般情報に ついては、設定ガイド「事前申請 : Overview」をご参照ください。

セクション 4: 事前申請の構成

事前申請に関する実装をすべて行った場合でも、全機能は利用可能な状態になりません。

構成 事前申請の利用

スタンドアロン 必須

経費精算と統合（出張予約なし） 必須

構成 事前申請の利用

出張予約と統合（経費精算なし） 必須

経費精算および出張予約と統合 必須

セクション 5: ワークフロー ガイド

ワークフローを構成する際やメンテナンスの際は次のガイドを参照してください。

設定ガイド 説明

事前申請 : ワークフロー - 概要 申請ワークフローについての一般情報については、こちらのガイ ドをご覧ください。

事前申請 : ワークフロー - 承認権 限者

会社が承認権限者を設定している場合は、必ず先に設定ガイド

「事前申請 : ワークフロー - 概要」をご覧ください。

事前申請 : ワークフロー - 原価対 象の承認者

会社が原価対象の承認を設定している場合は、必ず先に設定ガイ ド「事前申請 : ワークフロー - 概要」をご覧ください。

本ガイドについて

[管理] > [Request 管理] 下のワークフロー ツールは、以下を管理する場合に使用します。

• ワークフロー

• 承認申請ステータス

• メール通知

• 確認同意書

• 承認権限者

• ワークフロー設定

本ガイドでは、上記の承認権限者を除くそれぞれのセクションについて説明します。

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 3 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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セクション 6: ワークフローの概要 - 全般

用語

用語 説明

ワークフロー ワークフローは、ユーザーが申請を提出した後、システムを通して承認を行うため の経路を定義します。

ワークフロー ル ール

一致した場合に申請ワークフロー ステップをアクティブ化する一連の基準。

各ワークフローステップには複数のワークフロー ルールを持たせることができま す。1つのワークフロールールは、1つの条件と1つ以上のアクションで構成され ます。条件は、申請のデータまたは従業員データを比較し、真偽を評価する数式で す。

• 真ならルールで定義されたアクションを実行します。

• 偽ならアクションを実行しません。

ロール 申請を次のステップに移動する責任者を識別するメカニズム。

システム ロールもあります。申請が人の手によらず自動的に次のステップへ遷移す るときにこの用語を使用します。

承認者 承認者とは、申請を承認する権限を持つ従業員のことです。

用語 説明 既定の承認者

既定の承認者 2

通常、すべての従業員には承認者がついています。従業員が申請を提出すると、レ ビューと承認のため自動的に既定の承認者へ送られます。従業員に既定の承認者が ついていない場合は、システムが従業員に承認者を選択するよう指示します（構成 によります）。または管理者に連絡するよう指示します。

既定の承認者は、ユーザー管理者によって従業員 インポート機能を使用するか、ま たは（設定に応じて）[プロファイル] > [プロファイル設定] > [申請の承認者] の 従業員によって設定されます。

注意： 従業員が提出時あるいは [プロファイル] ページで自分の承認者を選択でき るかどうかは、構成によって決定することができます。

既定の第二承認者:

ユーザーは、既定の第二承認者を設定することができます。その場合、管理者は、

最初に第一承認者に、次に第二の承認者に申請を送るようにワークフローを設計す ることができます。

ワークフローに既定の第二承認者が含まれる場合、プロファイル内に既定の第二承 認者のフィールドが表示されます。既定の第一承認者に適用されるすべてのアクセ ス許可と制限は、既定の第二承認者にも適用されます。

ワークフローの基礎

ワークフローは、ユーザーが申請を提出した後、システムを通して承認を行うための経路を定義 します。一般的に、ユーザーが申請を提出すると、申請はレビューし承認する担当の承認者へと 送られます。承認後は、ユーザーが経費精算レポートに申請を添付できるようになります。

管理者が追加のステップを加えることもできますが、申請ワークフローには以下のステップが必 ず含まれています。

ステップ 説明

申請提出済 従業員が申請を提出します。

マネージャー承認 申請承認者が申請を承認します。

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 5 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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申請ポリシーへの割り当て

構成作業中に、管理者が申請ワークフローを申請ポリシーに割り当てます。さまざまなワークフ ローに異なるポリシーを割り当てることができます。

既定の申請ワークフロー

Concur では、既定の申請ワークフローを提供しています。管理者はこれを「そのまま」使用す

下の表は既定のステップを示したものです。[ロール] の列は、そのステップでアクションを実 行するユーザーの種類を定義しています。承認者がいない場合は「システム」ロールとなり、申 請は手動による操作なしに自動的に次のステップへ移ります。

既定の申請ワークフローには次のステップが含まれます:

ステップ順序 ステップ名 ロール

1 申請提出済 システム

2 マネージャー承認 事前申請の承認者

3 申請承認済 システム

システムが承認者を決定する方法

申請ワークフローは、ユーザーが申請を提出した時点で設定されます。事前申請では、ワークフ ロー構成を使ってステップを作成します。各ステップには、1つ前のステップに割当てたユーザ ーの既定の承認者が割当てられています。既定の承認者がいない場合、そのステップの承認者は 空白となります。1 つ前のステップで、ユーザーは承認者を選択するよう促されます。

従業員が申請を提出すると、Concur は既定の承認者がいるかどうか確認します。

• 既定の承認者がいれば、その承認者が次のワークフローステップの承認者となります。

この既定の承認者は、ワークフロー アクション（承認者の変更など）によって、申請が そのワークフロー ステップに届いたときに修正することができます。

• いいえの場合、Concur はユーザーが自分の承認者を選択できるかどうかチェックしま す。

 はい： 従業員が自分の承認者の選択を許可されている場合:

• ユーザーは [プロファイル] 画面で既定の承認者を編集することができます。

• 次のワークフローステップに既定の承認者が割り当てられていない時、 [送信]

をクリックすると承認者を

1

• 既定の承認者が割当てられていればその名前を表示しますが、従業員は必要に応 じて他の承認者を選択することもできます。

 いいえ： 従業員が自分の承認者の選択を許可されていない場合:

• 既定の承認者がいる場合、申請をその承認者へ送ります。

• 既定の承認者がいない場合、有効な承認者がいないため Concur の管理者へ連 絡するよう通知します。

•

[ユーザー管理] または [プロファイル] > [プロファイル設定] > [申請の優先設定] で

[申請の提出時に承認者にプロンプトを表示] オプションを選択している場合 - および -

[設定] タブで [申請で承認者の独自選択をユーザーに許可] オプションが選択されてい

- 以下を実行 -

[承認フロー] タブは、従業員が [申請の提出] をクリックしたときに表示されます。こ

承認者が申請を承認すると、その承認者の既定の承認者が次のステップの承認者になります。先 述した通り、この既定の承認者はワークフロー アクションによって変更される可能性がありま す。

• 次のステップのための既定の承認者が決まっていない場合、現在の承認者は次の承認者 を選ぶように指示されます。

•

[ユーザー管理] または [プロファイル] > [プロファイル設定] > [申請の優先設定] で

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 7 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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[承認フロー] タブが表示されます。ここで承認者が次の承認者を確認したり、必要に応

NOTE:

アクションは実行されません。[承認フロー] タブに表示されている承認者が、最終的に 申請承認者ではなくなる可能性があるためです。

例外 - 承認者が既に承認している場合

上記のプロセスには次のような例外があります。管理者が [承認者が既に承認している場合は承 認ステップをスキップ] の設定（「ワークフロー作業手順 - 作成」で詳しく述べています）をオ ンにしている場合、承認者が既に申請を承認していれば、同じ承認者が割当てられているその後 のステップをスキップします。

次の点に注意してください。

• 承認者は申請を実際に承認していなければなりません。つまり、元の承認が期限切れに なっている場合やスキップされた場合、または代理人によって承認された場合は、後の ステップのスキップは発生しません。

• 承認者が以前に申請を承認していたとしても、臨時ステップの場合はスキップされませ ん。

• 申請プロセスが含まれるステップは、処理者があらかじめ申請を承認していたとしても スキップされません。

無効な承認者

承認者が申請を保留にしている間に、その承認者が無効になったり、承認者ロールを解除された りした場合、Concur は直ちに期限切れのアクションを実行します。それにより、申請は [承認 期限切れアクション] リストに表示されます。

会社がタイムアウト機能を使用しない場合、申請は従業員へ差戻されます。

処理者をワークフローに追加する

処理者 (TMC 代理店または申請管理者) をワークフローに追加する前に、設定ガイド「事前申 請： 申請処理」をご参照ください。

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 9 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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セクション 7: ユーザーへの表示

承認フロー タブ

会社構成の一部として、会社は申請ユーザーが自分の承認者を選択することを許可できます。ま た、ワークフローのステップの並べ替えを許可することもできます。

ワークフローの編集を許可されているかどうかに関わらず、従業員は [承認フロー] タブにアク セスできます。

• ワークフローの編集を許可されている場合、このページには [承認ステップを追加] リ ンクが表示され、臨時の承認ステップをリストから追加または削除することができます。

構成されたワークフロー ステップを削除することはできません。

• 適切なアクセス許可を持っていない場合は、フィールドはすべて読取専用になります。

編集には主に 3 種類あります。表示される種類と動作はユーザーに与えられたアクセス許可に 依存します。オプションは以下のとおりです。

• ステップに割当てられた申請承認者の編集

• 新しいステップおよび承認者の追加

• 臨時ステップの削除

承認して転送機能

管理者がこの機能をオンに設定すると、承認者のページに [承認して転送] ボタンが表示されま す。



承認者が [承認して転送] ボタンをクリックすると、 [承認フロー] タブが開きます。このタブ では新しいステップと挿入個所があらかじめフィールドに設定されており、承認者が編集できる ようになっています。

次の承認者を選び、[承認] をクリックします。申請が承認され、次の承認者に送られます。

従業員に差戻された申請

申請が従業員に差戻され、従業員が再提出した場合は、その時点での最新のワークフロー設定に 従います。最新のワークフロー設定によっては、従業員が再度レポートに必要な修正を加えなけ ればならない場合があります。

セクション 8: 出張予約との統合

事前申請から出張予約への処理フロー

事前申請を出張予約と統合しているお客様は、次の 2 つの処理フローから 1 つを選択して使用 できます。

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 11 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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1. 承認から予約（事前申請で開始）： 申請を作成して処理を開始するユーザー向け。申請 が承認されると、ユーザーに対し出張セグメントの予約のためのリンクが出張予約に表 示されるか、予約に必要な申請の情報が旅行会社に送られます。この処理はワークフロ ー、ポリシー、およびオプションでフォームとフィールドを使用して構成されます。



2. 予約から承認（出張予約で開始）： 出張予約で出張を事前予約して処理を開始するユー ザー向け。構成によって、システムが出張に対し申請を作成します。申請が承認される と、ユーザーは予約を最終処理できます。この処理は出張予約で構成されます。



ユーザーへの表示 – 承認から予約の処理

会社がワークフローで「承認から予約」処理フローを有効化している場合、申請は承認ステップ の後に「承認済 - 予約保留中」 のワークフロー ステップに進みます。申請がこのステータスに なると、[申請管理] ページの [アクション] の列に [予約] リンクが表示されます。

または申請ページに [出張予約で予約] ボタンが表示されます。

ユーザーが [予約] / [出張予約で予約] をクリックすると、[出張申請の旅程] ページに移動し ます。

NOTE:

予約する必要があります。出張予約タブから出張を予約する場合、申請とは接続されま せん。この問題の回避のため、システムはユーザーが出張予約タブを閲覧しないよう構 成することができます。出張予約のゲスト出張者機能を使用するなど、その他の理由で 出張予約タブにアクセスする必要がない場合、この方法で構成してください。詳しくは 本ガイドのセクション「出張予約の統合構成」をご参照ください。

NOTE:

約にて出張全体を予約する必要があります。

左側の小さなボックスに申請の主な情報がまとめられています。旅程のセグメント情報は、この ページに記載されています。入力すべき必須フィールドがなければ、[予約を続行] をクリック します。

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 13 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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入力必須フィールドがある時は、[出張申請の旅程] ページでフィールドがハイライトされます。

フィールドを入力して [予約を続行] をクリックします。出張の検索ページが表示されます。

申請で定義されたサービスを 1 つずつ選択しながら予約プロセスを完了させるようユーザーを 導きます。最後まで進んだら、承認済としてマークされたすべての予約を確認します。

NOTE:

予約タブへのアクセスがないユーザーでも出張ウィザードを完了することができます。

この段階で、申請は更新され、「承認済 - 予約保留中」ステップが自動的に完了します。申請に 次のワークフロー ステップがある場合は、次のステップに進みます。

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 15 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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セクション 9: 概要 - ワークフロー構成

ワークフローの設計

最初に、下表の説明を確認して目的に合ったワークフローのタイプを決定します。

一般概念 説明

承認集中管理型のワーク フロー

このタイプの申請ワークフローでは、従業員は自分の既定の承認者の名前を 見ることができますが、他の承認者に変えることはできません。

従業員が申請を提出すると、自動的に既定の承認者へ送られます。

分散管理型のワークフロ ー

または

従業員からの指名で承認

従業員は承認者を選択します：

• 承認者リストから選択する

• 既定の承認者が割り当てられている時は、必要に応じて他の承認者を選 択する

• ワークフロー ステップの変更および [承認フロー] タブでステップの追 加が可能

承認者からの指名で承認 分散管理型のワークフローに似ていますが、従業員ではなく承認者が申請の 承認者を変更することができます。

承認期限切れ ある日数（営業日ではなく暦日による）の経過後、申請が承認されない場合 は、別の承認者にルート変更するか、スキップするか、または従業員に差し 戻すことができます。

設定ステップ

目的の数のワークフローを設定する際、以下のステップを順番に実行します。

NOTE:

1. ワークフローで使用するカスタム承認申請ステータスを作成します。



2. 既存の申請ワークフローを複製して作成します。

3. 複製したものに必要な変更を加えます。ステップを追加したり、ステップ構成設定を変 更したり、あるいはワークフロー ルールを作成したりします。

4. 申請ワークフローをポリシーに割り当てます。

ワークフロー ルールを理解する

ワークフローを作成した後、各ステップにワークフロー ルールを設けることができます。ワー クフロー ルールは次の 2 つの要素で構成されます:

• 条件式： if/then 形式の条件文における if の部分。例: 「申請金額が 5,000 US ドルよ り大きい場合」

• アクション： if/then 形式の条件文における then の部分。例: 「ある条件の場合、申請 をエグゼクティブ承認者に送信する」

システムは、申請データまたは従業員データと、ワークフローの各ステップに設けられた条件式 を比較します。条件が一致すればアクションを実行します。

次のことに注意してください:

• ワークフロー ルールはステップの最初、つまり人による操作の前に発動します。条件を 満たさない場合は、申請は次のワークフローステップに進みます。あるいは、承認して 次のステップに送る、 [従業員へ差戻す] などの承認者のアクションを待ちます。

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 17 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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• ワークフロー ステップが複数のルールを持っていることもあります。条件を満たさない 場合は次のルールを確認し、アクションを実行します。条件を満たすまでこれを続けま す。次のステップに進む前にすべてのルールを強制的に発動するオプションもあります。

条件式と条件編集ページ

以下は、「申請金額が

5,000 US

管理者は条件編集ページを使用してワークフロー ルールを設定します。このセクションでは条 件編集ツールについて説明します。

条件式を作成・編集する時は、次のことに注意してください。

• 式に含める条件の数に制限はありません。

•

AND

2

• 条件は一般的にフィールド、演算子、値の順に組み合わせたものです。

 フィールドはデータ オブジェクト（基本的にデータベース テーブル）とデータ オ ブジェクトのフィールド（基本的にデータベースの列）で構成されています。選択 したフィールドによって条件のデータ タイプ（数字、テキスト、日付など）が定義 されます。

 事前定義されている比較演算子のリスト（等しい、等しくない、より大きい、な ど）から 1 つ選択します。比較するデータの型によって演算子のリストは変わりま す。

 値は固定値です。また、フィールドと同様に、どんなデータ タイプも使用可能です。

ただし値のデータ タイプは、フィールドのデータ タイプと一致している必要があり ます。



2

• 条件式に複数の条件を組み合わせる場合は、[および] もしくは [または] で区切ります。

• 括弧を使用して、 [および] / [または] の演算の順序を定義します。括弧がない場合は、

左から右へ [および] / [または] の演算を実行します。AND と OR に優先順位はありま せん。式の評価は、単純に左から右へと行われます。

• 条件式に括弧を使用する場合、左括弧の数は右括弧の数に一致していなければなりませ ん。両括弧はそれぞれ 3 つまで使用可能です。

 左右括弧の位置と数が正しい例:

(条件 1) および (条件 2)

 左右括弧の数は一致しているが、正しくない例:

条件 1 ) および ( 条件 2

条件 1 ) および ( 条件 2 ) または ( 条件 3

( 条件 1 )) および ( 条件 2

条件ページ

ワークフローにおける [条件] ページは、監査ルールや経費処理における [条件編集] ページと よく似ています。

条件編集ツールに条件が 2 つ表示されています。下の表は条件編集ツールの各フィールドを説 明したものです。

フィールド 説明

A： 括弧 条件の組み合わせによって0から3の括弧数を選択します。

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フィールド 説明

B： データ オブジェク ト

事前申請でサポートされているデータ オブジェクトは一部です。

!

サポートされているオプション：

• 旅行会社（代理店の提案機能で使用。設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」をご参照ください。）

• 従業員

• 申請

• 申請配賦

• 仮払申請

• 申請エントリ

• 申請エントリの同席者

• 申請規定外フラグ

• セグメント

サポートされていないオプション：

• AR (購買申請) AR カテゴリー AR カテゴリー同席者 AR 関連レポート 購買申請の規定外フラグ

• 法人カード

• エントリ エントリ配賦 エントリ同席者 エントリ自動車 レポート

レポートの規定外フラグ

フィールド 説明

C： フィールド/値 補助ペインの項目をクリックします。このペインに表示される情報は、デー

タ オブジェクト リストから選択した項目によって変わります。

D： 演算子 補助ペインの項目をクリックします。補助ペインには前回選択した情報に依

存します。

E： データ オブジェク ト

前に行った選択から判断した最適なオプションがあらかじめ入力されていま す。必要に応じて変更してください。

F： フィールド/値 補助ペインの項目をクリックします。このペインに表示される情報は、デー

タ オブジェクト リストから選択した項目によって変わります。

G: 右括弧 条件の組み合わせによって 0 から 3 の括弧数を選択します。

H: [および] / [または] 条件と条件を結合するため、いずれかをクリックしてください。条件が複数

存在する時に、条件と条件の間にこの行が表示されます。最後の条件の後に は表示されません。

データ オブジェクトのフィールドは以下の表に一覧表示されます。

フィールド 説明

代理店 代理店の提案タイプ（代理店の提案機能で使用。設定ガイド「事前申請:

Agency Proposals」をご参照ください。）

従業員 仮払残高

都市

居住国

カスタム 01 - 21

メール アドレス 従業員の名 従業員 ID 従業員の姓

経費監査が必須 既定の承認者あり

既定の承認者あり 2 元帳

ロケール ログオン ID

最も古い仮払発行日 組織単位（1 ～ 6）

払戻通貨 払戻方法

都道府県

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 21 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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フィールド 説明

申請 代理店オフィス

承認ステータス 承認期限

予約前の承認金額 代理によって承認済 許可日

仮払申請ポリシー固定限度額（設定 ガイド「事前申請: 仮払申請」を ご参照ください。)

代理が作成 作成日 通貨

カスタム 01 - 20

期間 (日数)（詳しい情報は、設定ガ イド「事前申請: 監査ルール」を ご参照ください。）

終了日 終了時刻

承認後の撤回経験あり 差戻し履歴あり 規定外フラグを承認済 規定外フラグ レベルの総計 延長日数

最初の承認日 最初の提出日

代理店の提案受け入れ済（代理店の 提案機能で使用。設定ガイド

「事前申請: Agency Proposals」をご参照くださ い。）

代理店予約セグメントあり 添付ファイルあり

仮払申請あり コメントあり

イベント申請あり（設定ガイド「事 前申請: イベント申請」をご参照くだ さい。）

規定外フラグあり 予想経費あり

他の申請と重複する日付（詳しい情 報は、設定ガイド「事前申請: 監 査ルール」をご参照くださ い。）

セグメントまたは経費あり 自己予約セグメントあり 階層ノード キー

場所の最高リスク レベル（リスク マ ネジメントで使用。設定ガイド

「事前申請: Risk

Management」をご参照くださ い。）

クローズ/非アクティブ 削除済

予約ポリシーを無視

（オフライン/オンライン ポリ シーを強制で使用、設定ガイド

「事前申請: Agency Proposals」をご参照くださ い。）

限度額承認済 主な目的地の都市 主な目的地の国

主な目的地のリスク レベル（リスク マネジメントで使用。設定ガイ ド「事前申請: Risk

Management」をご参照くださ い。）

最高の規定外フラグ レベル 名前

ポリシー 処理者エントリ日

フィールド 説明

申請 (続き) 申請ポリシー 申請タイプ 開始日 開始時刻 提出日

代理人によって提出

総計の仮払関連申請の入力（設定ガ イド「事前申請: 仮払申請」をご 参照ください。）

承認総額

仮払申請総額 - 日別限度額 計上総額

承認済総額 残金総額

申請配賦 カスタム 01 - 20

仮払申請 口座コード 申請金額

金額 - 日別総計（設定ガイド「事前 申請: 仮払申請」をご参照くださ い。）

仮払申請名 都市

仮払の通貨 目的

申請日 申請支払日 ステータス

出張終了日 出張開始日

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 23 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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フィールド 説明

申請エントリ 金額 承認金額

同席者あたりの平均コスト 都市

国

通貨

カスタム 01 - 40

エントリの説明 為替レート 経費タイプ

外貨金額 配賦あり 同席者あり コメントあり

規定外フラグあり セグメントあり

完全に配賦済（設定ガイド「事前申 請: 配賦」をご参照ください。)

場所のリスク レベル（リスク マネジ メントで使用。設定ガイド「事 前申請: Risk Management」を ご参照ください。）

同席者数

組織単位（1 ～ 6）

取引日

支払先 支払先名

申請エントリの同席者 を申請

役職

同席者タイプ 社用車

カスタム 1 - 25

外部 ID

名

姓

ミドルネームの頭文字 サフィックス

申請規定外フラグ 規定外フラグ コード 規定外フラグ レベル

フィールド 説明

セグメント 到着日

到着枠（代理店の提案機能で使用。

設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」をご参照くださ い。）

到着時刻 予約元

サービス クラス クラス

カスタム 01 - 40

出発日

出発枠（代理店の提案機能で使用。

設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」をご参照くださ い。）

出発時刻 出発地詳細

到着地詳細 出発国 出発国グループ

出発地名

出発地のリスク レベル（リスク マネ ジメントで使用。設定ガイド

「事前申請: Risk

Management」をご参照くださ い。）

規定外フラグあり 代理店予約済

自己予約済 乗客名簿

ポリシー準拠（詳しくは、設定ガイ ド「事前申請 : 監査ルール」を ご参照ください。）

セグメント タイプ

サービス名（代理店の提案機能で使 用。設定ガイド「事前申請:

Agency Proposals」をご参照く ださい。）

到着国

到着先国グループ 到着地名

到着地のリスク レベル（リスク マネ ジメントで使用。設定ガイド

「事前申請: Risk

Management」をご参照くださ い。）

車両タイプ 支払先 支払先名

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 25 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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ワークフロー ルールと承認アクション

ワークフローにおける特定のステップで承認者が項目を承認すると、ワークフロー ルール承認 アクションが発生します。承認アクションには次のものがあります:

承認アクション 説明

承認者の変更 条件を満たす時、申請を他の承認者に送ります。

このページで承認者を指定します。承認ルートが変更された後、申請は元の ワークフローと同じワークフローを進みます。

規定外フラグの生成 メッセージをユーザーおよび/または承認者に表示します。

レベル： 規定外フラグには、レベルに応じてレベル番号が付けられます。申 請は常に提出されますが、レベルはクエリの作成と問題の追跡に使用するこ とができます。

従業員へ差戻す 申請を従業員に差戻します。

注意:

• このアクションによってワークフローがリセットされます。ユーザーが 申請を再提出すると、元のワークフロー処理を始めから行います。

• 申請が差し戻された理由について、このステップにメッセージを適用し て説明することができます。このコメントを申請コメントから閲覧する ことはできません。

• ワークフロー ステップの途中で申請の承認ステータスが [従業員へ差戻 す] になった場合、システムはワークフローが完了したとみなします。

その場合、システムから関係者に「ワークフロー完了」の通知メールが 必ず送信されます。ただし、従業員がメール通知のチェックボックスを オンにした場合は、優先設定に関わらず既定の「申請は差戻されまし た」というメールが送信されます。

メール通知は、 [ワークフロー] ＞ [メール通知] タブで構成できます。



システムは完了したステップをすべて申請履歴に記録します。ユーザーはこ の記録を閲覧することができます。

承認アクション 説明

メールの送信 指定した従業員へメール通知を送信します。

• メールアドレスについて、管理者は以下のいずれかを選択します:

 メール アドレスを入力する – または –

 ユーザーの既定の承認者にメールを送信する

• メール本文と件名について、管理者は以下のいずれかを選択します:

 件名とメッセージを入力する – または –

 メール通知を選択する（既定の通知またはカスタマイズしたメール 通知を作成して使用することができます）。

ステップのスキップ 条件を満たす場合、現在のステップをスキップし、ワークフローの次のステ ップへ送ります。

注意:

• 事前申請がステップをスキップする理由について、このステップにメッ セージを適用して説明することができます。

• このコメントは申請コメントから閲覧することができます。

ワークフロー ルールと承認アクションの順序 アクションは次の順序で発生します:

1. すべての規定外フラグおよびメール アクション

2. 条件に含まれている場合は、次のいずれかを実行:

 ワークフローステップのスキップ

 承認者の変更

 従業員へ差戻す

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 27 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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ワークフロー ルールの制限

矛盾したワークフロー ルールを作成しないよう、ルールにはいくつかの制限があります。この セクションで制限について説明します。

ワークフロー ルール

1

1

• ステップのスキップ

• 承認者の変更

• 従業員へ差戻す

ワークフロー ルール

1

• 規定外フラグの生成

• メールを送信

セクション 10: ワークフロー ツールへのアクセス

ツールへのアクセス



1.

[管理] ＞ [事前申請] を選択します。

2.

[ワークフロー] をクリックします（左側メニュー）。[ワークフロー] ページに [ワーク

フロー] タブが表示されます。

このページでは次の情報を確認することができます。

列 説明

ワークフロー名 ワークフローの名前

ワークフロー タイプ ワークフローのタイプ

ステップを追加できる人 処理中にワークフローへステップを追加することができるユーザー タイプ

編集可能なグループ ワークフローを編集することができるグループ メンバー

セクション 11: ワークフロー構成 - 作成

ワークフローの作成

新規申請ワークフローを作成するには、既存のワークフローをコピーして、必要な編集を行いま す。

[全般] ページの使い方



1.

[ワークフロー] タブで、目的のワークフローをクリックします。

2.

[コピー] をクリックします。[全般] ページが表示されます。

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 29 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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3. 必須フィールドをすべて入力します。

フィールド 説明

ワークフロー タイプ このフィールドは読み取り専用です。

ワークフロー名 新しいワークフローの名前を入力します。一意の名前にする必要 はありません。

フィールド 説明

予算承認ステップを含め る

予算承認ステップをワークフローに追加するには、このチェック ボックスをオン (有効) にします。



承認期限切れアクション 定義された日数の間、承認者が申請を承認しなかった場合に実行 するアクションを以下からクリックして定義します。

• アクションなし: 申請の承認期限がないことを意味します。

• 承認者の承認者へルート変更し、該当する承認者がいなければ システムが処理者ステップを作成します。

• 次のステップへスキップ

注意： タイムアウト アクションを通って申請がそのステッ プに至った場合、スキップ ルール（ワークフロー ルールで 構成済）は無視されます。タイムアウト アクションが最後の ワークフロー ステップで発生した場合、申請は承認されま す。

• 処理者に送信 - このオプションは使用しないでください

• 従業員へ差戻し

以下の [承認者へ承認期限切れのメールを送信] を参照してくださ い。

注意： 既定では期限切れを毎日チェックし、定義されたアクショ ンにしたがって申請のルート変更をするようにスケジュールされ ています。スケジュール ジョブはインポート/抽出管理者ツールで 編集することができます。会社の実装状況によっては、この作業 のために Concur クライアント サービスにケースを送信する必要 があります。

設定ガイド 事前申請 : ワークフロー - 概要 31 最終更新日: 2016 年 10 月 27 日

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フィールド 説明

有効日数 期限切れアクション（[承認期限切れアクション] フィールドに入 力したアクション）を実行するまでの日数を入力します。

計算： 有効期限は、このフィールドの内容に 24 時間を掛けた数 を申請が提出された時刻に加えることにより、次に期限切れジョ ブ（その日のうちいつでも実行可能）が実行されるまでの時間が 計算されます。

承認者へ承認期限切れの メールを送信

このリストは、 [アクションなし] 以外のオプションが [承認期限 切れアクション] リストから選択されると表示されます。

リストから任意のメール通知をクリックします。このメールは、

ワークフロー ステップが有効期限切れになると承認者に送信され ます。



を作成することもできます。本ガイドの「メール通知」をご 参照ください。

スキップされたステップ を従業員に表示しない

スキップできるワークフロー ステップがある場合、従業員の [承 認フロー] タブにはそのステップが表示されません。システムは、

ワークフロー ルールやステップに設けられたルールアクションに 従ってステップをスキップするかどうか決定します。

このチェックボックスをオフに（無効化）すると、スキップ アク ションのあるステップは括弧内に表示されます。

現在の承認者と同レベル または上位レベルの承認 者を表示

既定承認者検索を使用し て承認権限者を見つける

これらのフィールドは承認権限者がアクティブな場合にのみ表示 されます。



フィールド 説明

ステップを追加できる人 従業員や承認者がワークフロー処理の途中に [承認フロー] タブを 使用してステップを追加できるかどうかを定義します。

注意:

• [設定] タブの [申請で承認者の独自選択をユーザーに許可] が

オフになっている場合、このオプションは従業員に表示されま せん。

• [承認者のみ] または [従業員と承認者] に設定されている場合

は、 [承認して転送] ボタンが承認者のページに表示されま す。

従業員によって追加され たステップの完了時にメ ールを従業員に送信

追加したステップに対してアクション（承認など）が行われたと きに従業員にメールを送信するには、このチェックボックスをオ ン（有効）にします。

[ステップを追加できるユーザー] フィールドで対象者を選択して いるときのみ使用可能です。

次のステップに対して承 認権限者を制限

承認者を従業員によって 追加されたステップに対 する限度額権限を持つ者 に限定

従業員が追加したステッ プの承認者を、規定外フ ラグに対する承認権限を 持つ者に限定

これらのフィールドは、承認権限者機能がアクティブ化されてい る場合にのみ表示されます。



編集可能なグループ ワークフローの編集権限（グループ権限）を選択します。

申請撤回を従業員に許可 チェックボックスをオンに（有効化）すると、従業員（または代 理人）は申請を提出後に撤回することができます。

申請を開くと表示される [撤回] ボタンをクリックすると撤回でき ます。財務システムへ抽出する準備の段階まで、申請の撤回が可