事前申請 : 申請処理

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事前申請 : 申請処理

ユーザーガイド

最終更新日: 2016年10月20日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

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改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2016 年 10 月 20 日「アクセス権」およびガイドコンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありま

せん。

2015 年 7 月 8 日事前申請管理者セクションで、「アクション」を更新しました。

2015 年 2 月 11 日現行の UI への参照を削除しました。内容の変更はありません。

2015 年 1 月 16 日スクリーンショットを新 UI に更新し、コンテンツを全体的に更新しました。

2014 年 9 月 19 日 2 種類のユーザーインターフェースについての情報を追加しました。内容の変更はあり

ません。

2014 年 4 月 21 日「イベント申請あり」のクエリー項目についての情報を追加しました。

2014 年 1 月 17 日表紙と著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2013 年 11 月 11 日データオブジェクト - 申請 :

• 他の申請と重複する日付

2013 年 10 月 28 日データオブジェクト - セグメント - を追加しました。

• 予約元

データオブジェクト - 申請 - が利用可能になりました。

• 場所のリスクレベル

• 主な目的地のリスクレベル

データオブジェクト - 申請エントリ - が利用可能になりました。

• 場所のリスクレベル

データオブジェクト - セグメント - が利用可能になりました。

• 出発地のリスクレベル

• 到着地のリスクレベル

2013 年 4 月 26 日以下の情報を追加しました。

• 仮払申請の日別限度額

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iv ユーザーガイド事前申請 : 申請処理最終更新日: 2016年10月20日

2013 年 3 月 28 日データオブジェクト - 申請 :

• 申請タイプコードから申請タイプに変更されました。

• 以下が追加されました。

 代理が作成

 場所のリスクレベル（Risk Management と併用、準備中）

 主な目的地のリスクレベル（Risk Management と併用、準備中）

データオブジェクト - 申請エントリ - を追加しました。

• 場所のリスクレベル（Risk Management と併用、準備中）

• 日別取引総額（複数の経費タイプ）

• 月別取引総額（複数の経費タイプ）

• 週別取引総額（複数の経費タイプ）

• 年別取引総額（複数の経費タイプ）

データオブジェクト - セグメント - を追加しました。

• 出発地のリスクレベル（Risk Management と併用、準備中）

• 到着地のリスクレベル（Risk Management と併用、準備中）

2013 年 2 月 22 日以下の情報を追加しました。

• 名称を「Travel Request」から「Request」に変更

• 条件編集ツールの [申請タイプコード] フィールド

2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 11 月 20 日仮払申請制限に関連するオブジェクトの情報を追加しました。

2012 年 10 月 19 日出張申請の再オープンに関する情報を追加しました。

2012 年 6 月 22 日 [ポリシー準拠] フィールドに関する情報を追加しました。

2012 年 5 月 18 日同席者の照会に関する情報を更新しました。

2012 年 4 月 20 日支払先の照会に関する情報を更新しました。

2012 年 2 月 17 日 [ワークフロー変更後にリスト内の次の申請を開く] オプションに関する情報を追加しま

した。

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2012 年 1 月 20 日照会および優先設定に関する情報を追加しました。

2011 年 12 月 16 日処理者ページの「リストの設定」に関する情報を追加しました。

2011 年 11 月 18 日初版発行

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処理者

Section 1: アクセス権

この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて Concur クライアントサポートにご依頼ください。

Section 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請

事前申請サービス（旧称購買申請）は、Request または Concur Request とも呼ばれます。

Section 3: 概要

申請処理者は申請ページで、申請の確認、印刷、および管理を行います。

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2 ユーザーガイド事前申請 : 申請処理最終更新日: 2016年10月20日

処理者ロールの種類

処理者として実行できるアクションは、割り当てられている処理者ロールによって異なります。

• TMC 代理店：会社が、このロールを一社または複数の旅行手配会社（Travel

Management Company = TMC）や社内の旅行会社に割り当てます。地域によっては、

ユーザーが申請を提出し、承認者が受け取る前に TMC 代理店が申請にアクセスすることが適切である場合もあります。その場合、申請承認者へ正確な金額を提出するために、

TMC 代理店がセグメントの追加や編集をすることができます。

• 事前申請管理者：会社がひとり以上の従業員に割り当てるロールです。この処理者ロ ールは、実質的にすべての申請を閲覧でき、あらゆる操作を行うことができます。

• 申請監査 : 読取専用ロールです。会社は、このロールを TMC、社内の旅行会社、あるい は申請に読み取り専用のアクセスを必要とするその他のユーザーに割り当てることができます。

これらのロールのユーザーは、一般的に「処理者」と呼ばれます。以降のページで、それぞれのロールについてさらに詳しく説明しています。

代理

処理者ロールは、いずれも代理に委託することはできません。

Section 4: 処理者ページ

アクセス

処理者ロールが割り当てられている場合、[事前申請] サブメニューに [申請の処理] オプションが表示されます。

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列

既定では、以下の情報（列）が処理者ページに表示されます。

• 差戻し履歴あり（この名前は列見出しには表示されません）

• コメントあり（この名前は列見出しには表示されません。表示するにはアイコンをクリックします）

• 領収書イメージあり（この名前は列見出しには表示されません。表示するにはアイコンをクリックします）

• 申請（名前）

• 申請 ID

• 提出日

• 従業員名

• 承認ステータス

• 承認総額

• 開始日

• 目的

列の順序は並べ替えることができます。

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ページに列を追加するには、[リストの設定] をクリックします。

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簡易検索

[名前]、[申請 ID] など、さまざまなフィールドを検索できます。

初期表示では、2 つの行があります。2 行目に入力すると、3 行目が表示されます。5 行目まで使用できます。

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グループ

「グローバル」グループに対する権限がある場合、[グループ] ボタンを使用して、検索結果をフィルターできます。

Section 5: 照会

組み込みの照会

処理者ツールには、あらかじめ複数の照会が組み込まれています。

• 事前申請管理者および申請監査人には、次の照会があります。

 処理待ちの申請

 承認待ちの申請

 承認期限付きの承認待ち申請

 経費精算レポートがない承認済の申請

 イベント申請

• TMC 代理店には、[処理待ちの申請] のみ表示されます。

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カスタム照会

概要

申請を素早く探せるように、照会を作成、編集、削除することができます。照会は基本的に、条件が真の項目を検索するために、単純な条件を記述したものです。

条件式を理解する

条件式を作成または編集する際には、以下の点を考慮してください。

• 式に含める条件の数に制限はありません。

• 条件は一般的にフィールド、演算子、値の順に組み合わせたものです。以下がその例です。

 フィールドはデータオブジェクト（基本的にデータベーステーブル）およびデータオブジェクトのフィールド（基本的にデータベースの列）で構成されています。選択したフィールドによって条件のデータタイプ（数字、テキスト、日付など）が定義されます。

 用意されている比較演算子のリスト（等しい、等しくない、より大きい、など）から 1 つ選択します。比較するデータの型によって演算子のリストは変わります。

 値は固定値です。また、フィールドと同様にいかなるデータタイプも使用可能です。

ただし値のデータタイプは、フィールドのデータタイプと一致している必要があります。

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 2 つ目の条件を作成する場合は、フィールドのデータタイプが 1つ目のフィールド

と一致している必要があります。

• 条件式に複数の条件を組み合わせる場合は、[および] もしくは [または] で区切ります。

• 括弧を使用して、オプションで [および] / [または] の演算の順序を定義できます。括弧がない場合は、左から右へ [および] / [または] の演算を実行します。[および] を [または] に優先させていなければ、単純に左から右へ計算します。

• 条件式に括弧を使用する場合、左括弧の数は右括弧の数に一致していなければなりません。両括弧はそれぞれ 3 つまで使用可能です。

括弧の配置および左右括弧の数が正しい例 : (条件 1) および (条件 2)

左右括弧の数は一致しているが、括弧が正しくない例 : 条件 1) および (条件 2

条件 1) および (条件 2 ) または (条件 3 (条件 1)) および (条件 2

• 条件式は、必要な条件を含むか除外するかを正確にする必要があります。

条件ページ

[条件] ページについて、以下で説明します。

フィールド 説明

A : 左括弧 最大 3 つの括弧を使用できます。複数の条件を指定する、複雑な式にのみ使

用します。

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B : データオブジェク ト

表示される選択肢は、ルールを発動させるイベントによって異なります。

• 従業員

• 申請

• 申請の配賦

• 仮払の申請

• 申請エントリ（申請の金額フィールド）

• 申請規定外フラグ

• セグメント

C : フィールド/値 ヘルパーペインの項目をクリックします。このペインに表示される情報は、

[データオブジェクト] リストから選択した項目によって異なります。

以下のテーブルをご参照ください。

D : 演算子 ヘルパーペインの項目をクリックします。補助ペインに表示される情報は、

管理者の設定によって異なります。

E：データオブジェク ト

過去に選択した最適なオプションがあらかじめ入力されています。必要に応じて変更してください。

F：フィールド/値 ヘルパーペインの項目をクリックします。このペインに表示される情報は、

[データオブジェクト] リストから選択した項目によって異なります。

以下のテーブルをご参照ください。

G : 右括弧 条件の組み合わせによって 0 から 3 の括弧数を選択します。

データオブジェクトと連動する選択肢 フィールド 説明

従業員アクティブ

銀行口座通貨

銀行口座ステータス銀行口座はアクティブです仮払申請残高

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フィールド 説明市区町村居住国

カスタム 01 ～ 22 メールアドレス

従業員の名従業員 ID 従業員の姓テストユーザー

元帳ロケールログオン ID

最も古い仮払発行日組織単位（1 ～ 6）

払戻通貨

払戻方法都道府県

申請代理店オフィス

承認ステータス承認期限

代理によって承認済

許可日代理が作成作成日

通貨

カスタム 01 ～ 20 終了日

終了時刻

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承認後の撤回経験あり常に差戻し

規定外フラグを承認済拡張

最初の承認日最初の提出日イベント申請あり階層ノードキー

閉じた/非アクティブ削除済

限度額を承認済

主な目的地の都市主な目的地の国名前

ポリシー

処理者エントリ日目的

申請ポリシー申請タイプ

開始日開始時刻提出日代理が提出済

承認総額承認済総額計上総額

残金総額

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申請の配賦カスタム 01 ～ 20

仮払の申請口座コード申請金額

申請名市区町村

仮払の通貨目的申請日

申請支払日ステータス出張終了日

出張開始日

申請エントリ金額

承認金額市区町村

国通貨

カスタム 01 ～ 40

エントリの説明為替レート経費タイプ

外貨金額同席者数

組織単位（1 ～ 6）

取引日支払先支払先名

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申請規定外フラグ既定外フラグコード規定外フラグレベル

セグメント到着日

到着枠（通常は代理店の提案機能で使用しますが、すべてのお客様にご使用頂けます）

到着時刻予約元

サービスクラスカスタム 01 ～ 40 出発日

出発枠（通常は代理店の提案機能で使用しますが、すべてのお客様にご使用頂けます）

出発時刻出発地詳細到着地詳細出発国出発地名代理店予約済自己予約済乗客名簿

ポリシー準拠（詳しくは、設定ガイド「事前申請 : 監査ルール」をご参照ください。）

セグメントタイプ

サービス名（通常は代理店の提案機能で使用しますが、すべてのすべてのお客様にご使用頂けます）

到着国到着地名車両タイプ支払先支払先名

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照会を作成する

この領域で作成された照会は、各管理者に特有のものであり、グローバルではありません。処理者はそれぞれ自分の照会を作成して管理します。

照会を作成するには :

1. 処理者ページで、[照会の作成/管理] > [新しい照会作成] をクリックします。

[照会の追加] ページが表示されます。

2. [照会名] フィールドに一意の名前を入力します。

3. 監査ルールと同じ手順で（データオブジェクト、演算子、および関連フィールドの選択）照会を作成します。

4. [保存] をクリックします。

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新しい照会を作成して保存すると、[照会の実行] ボタンで新しい照会を利用できるようになります。

照会の編集

照会を編集するには :

1. 処理者ページで、[照会の作成/管理] をクリックして、目的の照会を選択します。

[照会の編集] ページが表示されます。

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2. 必要な変更を加えます。

3. [保存] をクリックします。

照会を削除する

照会を編集するには :

1. 処理者ページで、[照会の作成/管理] をクリックして、目的の照会をクリックします。

[照会の編集] ページが表示されます。

2. [照会を削除] をクリックします。

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Section 6: 処理および表示

申請をクリックして開きます。

ヘッダー、セグメント、コメントなどが表示されます。必要に応じて、承認または差戻しも実行できます。

処理者ツールでは、管理や表示ができる申請はロールによって異なりますのでご注意ください。

詳細については、以降のページで説明します。

アクション - TMC 代理店

通常、TMC 代理店は、TMC の処理待ちであり、かつ自分のグループに割り当てられている申請に対して以下のタスクを実行できます。

• [経費] タブおよび仮払申請以外のすべてのフィールドの表示

• 印刷

• 添付、確認、および添付ファイルの印刷

• ヘッダーへのコメントの追加

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• セグメントの金額の修正

• 次のワークフローステップへの申請の送信またはユーザーへの差戻し

上記の項目は一般的な設定です。会社によって変更されることがあるため、実際のタスクは異なる場合があります。設定にかかわらず、TMC 代理店は以下のタスクを実行することはできません。

• [経費] タブまたは仮払申請情報の表示

• 新しいセグメントの追加

• クローズした申請の再オープン

TMC 代理店は、いずれかの TMC 代理店が処理したもので、かつ自分が割り当てられているグループに属するすべての申請を表示および印刷できます（イメージを含む）。

処理者のプール

特定のグループのTMC 代理店ロールに割り当てられているすべてのユーザーは、「プール」に配置されます。プール内の TMC 代理店はすべての申請を処理できます。特定の申請を特定の TMC 代理店に管理させるよう指名するオプションはありません。

アクション - 事前申請管理者

通常、事前申請管理者は、提出済みであり、かつ自分が割り当てられているグループに属するすべての申請に対して、以下のタスクを実行できます。

• すべてのタブの表示

• 印刷

• 添付、確認、および添付ファイルの印刷

• ヘッダーへのコメントの追加

• セグメントの金額の修正

NOTE: 残金総額のように、その値がシステムによる計算の結果であることから、事前申

請管理者は金額の値を修正することができません。

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• 次のワークフローステップへの申請の送信またはユーザーへの差戻し

NOTE: 上記の項目は一般的な設定です。会社によって変更されることがあるため、実際のタス

クは異なる場合があります。

重要：前述のとおり、処理者は（自身のグループ内の）すべての「提出済」の申請を表示でき ます。これは実質的に、以下のような申請すべてが対象ということです。

• ユーザーに差戻された申請

• 別の事前申請管理者が処理中の申請

• TMC 代理店の処理待ちの申請

• TMC 代理店が処理済みの申請

• 処理者または他の事前申請管理者が処理した申請

事前申請管理者は以下の申請を管理または表示することはできません。

• ステータスが「未提出」の申請 - または -

• 処理者が（申請ユーザーとして）作成した申請

事前申請管理者は、新規セグメントを追加できません。

申請を再オープンする

事前申請管理者がクローズした申請を再オープンできるよう設定できます。設定した場合、クローズした申請を事前申請管理者が検索して開くと、[再オープン] ボタンが表示されます。

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次の点に注意してください。

• 申請を再オープンすると、そのアクションが監査証跡に記録されます。

• 申請が（申請ポリシーの [申請がアクティブな日数] オプションに基づいて）自動的に期限切れになるように設定されており、さらに：

 将来の日付の場合、再オープンした申請には、元の有効期限が適用されます。

 その日付が過ぎている場合は、有効期限が再計算されます。つまり、申請は、[申請 がアクティブな日数] フィールドの日数が過ぎた後に期限切れになります。

NOTE: TMC 代理店および申請監査人は、クローズした申請を再オープンできません。

特定のグループの事前申請管理者ロールに割り当てられているすべてのユーザーは、「プール」

に配置されます。プール内の事前申請管理者はすべての申請を処理できます。特定の申請を特定の事前申請管理者に管理させるよう指名するオプションはありません。

アクション - 申請監査

申請監査ロールを持つユーザーは、提出済で、かつ自分が割り当てられているグループに属するすべての申請を表示および印刷できます（イメージを含む）。

事前申請管理者と同様、「提出済」の申請には、ステータスが「未提出」で、かつ（申請ユーザーとして）その処理者が作成していない（自身のグループ内の）すべての申請が含まれます。

特定のグループの申請監査ロールに割り当てられているすべてのユーザーは、「プール」に配置されます。プール内の申請監査人はすべての申請を処理できます。特定の申請を特定の申請監査人が確認するよう指名するオプションはありません。

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Section 7: 処理者の優先設定

処理者ツールでの操作

[優先設定] をクリックして以下の手順を実行します。

• [既定の照会] を選択します - この照会は、処理者ページにアクセスすると自動的に実行

されます。

• 処理者ページに表示される行数を選択します。

• 申請の承認または差戻し後に次の照会を自動的に表示するかどうかを選択します。

プロファイルでの操作

処理者ページをホームページとして選択できます。これを設定するには :

[プロファイル] > [プロファイル設定] > [システム設定] をクリックします。[その他の優先設 定] セクションで、[ホームページ] リストの [申請処理者] をクリックします。

事前申請 : 申請処理