Concur Expense: ワークフロー（概要）

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Concur Expense: ワークフロー（概要）

設定ガイド

最終更新日: 2021 年 2 月 18 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Professional/Premium edition

 Invoice

 Request

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設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） i

改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2021年2月18日 条件ページの条件エディターテーブルに新しいデータ オブジェクトを3種類追加しました: 前の承認者、

前の承認者（アドホックを除く）、レポートの承認

ステップルールページの使い方の [評価を強制] の説明を更新しました。

2021年1月7日著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。

2020年12月5日非アクティブな承認者 > UI 経由セクションの、会社がタイムアウト機能を使用しない際の文章を更新しました。

2020年8月25日数年前のベータ版 UI アーティファクトを削除しました。

2020年7月10日 システムが承認者を決定する方法 セクションに以下の注意を追記しました: レポート提出後の既定承認者の変更は、そのワークフローでは考慮されません。既定の承認者/経費の承認者は [提出] のアクションで割り当てられ、実際の承認のステップでは変更されません。

2020年7月1日既存 UI および新 UI についての情報を更新しました。全体的な修正を行いました。表紙の日付を変更しました。

2020年4月9日 [Authorization Request] チェックボックスの名前を、ガイドのタイトルページの [Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。

2019年12月7日 Budget Ingight 機能の記載を削除しました。予算機能を使用する必要のあるお客様は、昨年リリー

スされた SAP Concur の新しい Budget 製品を実装することをお勧めします。

2019年6月18日外部検証待ちの情報を追記しました。

2019年6月8日 致命的な規定外フラグがあってもワークフローの続行を許可する フィールドについての説明を明記しました。

2019年4月26日ユーザーへの表示 - [承認フロー] ぺージセクションに、ユーザーが同一レポートを提出および承認することを妨げる機能についての注意を追記しました。

2019年4月13日用語集に予算承認者を追加しました。

ステップページの使い方 の続行不可能な規定違反を含む設定を終了するフィールドの説明を更新し、処理者による経費タイプ変更、および結果として発生する監査ルールの規定外フラグをクリアすることを許可する旨の説明を含めました。

2019年2月11日承認者の承認者にレポートを回す際の例を追加しました。 注意: 例えば、現在マネージャーによるステ ップの場合、マネージャーステップが追加されます。

2018年10月26日既存 UI および新 UI についての情報を追加しました。表紙の日付は更新されています。

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設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） v 日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2018年10月18日 用語セクションに注意を追記しました。会社請求の取引明細レポートでは、すべての承認ステップはユー ザー管理ページで設定された既定の承認者による取引明細レポートを使用します。経費精算レポート の既定承認者や、経費の既定承認者 2 ではありません。

2018年8月8日承認期限切れのアクションに以下の注意を追記しました: 「ワークフローのルールは、経費精算レポートがワークフローのステップに届いてから実行されます」

2018年6月22日 UI 上で行われる変更と、インポートによって行われる変更のシステム上の違いを明確にするため、非アク ティブな承認者 セクションを更新しました。

2018年4月4日表紙のチェックボックスを変更しました。そのほかの変更および表紙の日付の更新はありません。

2018年2月20日 「Concur Expense: Payment Confirmation Import Specification」のガイド名を更新しまし た。

2017年6月5日 [ワークフロー名] が一意である必要がある旨を追加しました。

2016年12月14日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 12 月 5 日 [承認者の変更] の承認アクションの説明を明確化する注記を追加しました。

2016年11月30日承認者または処理者に [経費の差戻し] チェックボックスが表示されない場合の情報を追記しました。

2016年7月8日設定 [My Concur で経費精算レポートの承認リンクを承認者に表示] および [My Concur で 仮払申請の承認リンクを承認者に表示] が [承認ページで承認ボタンを表示] にラベル変更されたことを反映するように [設定] タブのグラフィックが更新されました。

2016年5月13日英語版の三人称単数 (he/she) を三人称複数 (they) に更新しました。

2016年1月24日インポート / 抽出の仕様ガイドへの参照を変更しました。そのほかの内容の変更はありません。

2015 年 6月 12 日最新の UI に合わせてスクリーンショットを更新し、新しいフィールド [仮払申請の撤回を従業員に許

可する] を [ワークフローに追加] セクションに追加しました。

2015年4月20日 [承認者が既に承認している場合は承認ステップをスキップ] 設定についての情報を明確にしました。

2014年12月26日下記の情報を明確にしました。

• [承認して進む] は代理が使用可能です。

• 承認ステータス

• 支払ステータス著作権の変更を行いました。

2014年11月30日統合管理者がインポート / 抽出管理者に変更されました。そのほかの内容の変更はありません。

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設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） vi 日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2014 年 9 月 24 日 2 種類のユーザーインターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありません。

2014年2月7日 _• 理由コード機能が拡張され、レポートを分割（1 つまたは複数の経費の部分的な差戻しのみ）できるようになりました。

• [致命的な規定外フラグがあってもワークフローの続行を許可する] オプションが選択されている（有

効の）場合に、原価対象承認においてレポートの承認を妨げない続行不可能な規定外フラグのブロックについては、オプションの表に記載されました。

2014年1月17日既定の承認者 2 についての情報を追加しました。

2013年20月9日ワークフローの承認プロセスの妨げの原因となる規定外フラグを許可する [ワークフローステップの修正]

（ステップ 2）のダイアログボックスの [致命的な規定外フラグがあってもワークフローの続行を許可する] 設定（既定で選択済で現在の動作のようにワークフローの進行を許可している）は、原価対象および予算のワークフローの両方にも適用されるようになりました。

これ以前の改訂履歴を削除しました。

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設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） 1

ワークフロー（概要）

セクション 1: アクセス許可

ユーザーがこの機能へのアクセス権を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス許可がない場合は、社内の SAP Concur 管理者にお問い合わせください。

さらに、このガイドに記載されている作業は SAP にのみ許可されているものもあります。必要に応じてサポートにご依頼ください。

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セクション 2: Concur Expense エンドユーザー向けの２つユーザーインターフェース

SAP は現行のユーザーインターフェースから新しいインターフェースに移行しているところです。

新 UI はさまざまなユーザビリティが強化されています。これには、画面の遷移や操作の動線が変更になるなどの大きな変更もあれば、外観の変化など小さな変更も含まれます。

!

^重要:新 UI への変更は Concur Expense のみ、またエンド ユーザーにのみ影響します。承認者および処理者は引き続き既存 UI を使用します。

設定ガイド - ユーザーへの表示

既存 UI から新 UI へと移行する移行期間中、このガイドでは両方の UI の情報を表示します。エンドユーザーの既存 UI 画面サンプルが表示される個所では、新 UI の画面サンプルも表示されます。

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エンドユーザー移行ガイド

エンドユーザーガイドをご覧ください。新 UI につて詳しく説明されています。

セクション 3: ワークフローガイド

ワークフローの構成およびメンテナンスを行うときは、これらのガイドを参照してください。

設定ガイド 説明

Concur Expense: ワークフロ ー（概要）

経費および仮払ワークフローの全般情報については、こちらのガイドをご覧ください。

Concur Expense: ワークフロ ー（承認権限者）

承認権限者を使用している場合はこのガイドをお読みください。ただし、設定ガイド

「Concur Expense: ワークフロー（概要）」を必ず先にお読みください。

注意: 承認権限者は経費ワークフローでのみ使用可能です。仮払ワークフローでは使用できません。

Concur Expense: ワークフロ ー（原価対象の承認者)

原価対象の承認を使用している場合はこのガイドをお読みください。ただし、設定ガイド「Concur Expense: ワークフロー（概要）」を必ず先にお読みください。

注意: 原価対象の承認は経費ワークフローでのみ使用可能です。仮払ワークフローでは使用できません。

セクション 4: 概要

ワークフロー機能は柔軟性が高く、会社固有の要件に合わせて設計することができます。管理者は経費精算の管理のワークフローツールを使って、経費精算レポートや仮払申請のワークフローを追加、編集、および削除することができます。また、それに関連するワークフローのステップやルールを管理することもできます。

ワークフローの基本

ワークフローは、従業員が経費精算レポートや仮払申請を提出した後、システムを通して承認や処理を行うための経路を定義します。下記は、一般的な経費精算レポートワークフローの例です。

従業員がレポートを提出した後は、以下のようになります。

ステップ 1: 最初にレビューと承認を行う承認者に送られます。

ステップ 2: 次にレビューと承認を行う承認者に送られます。

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設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） 4 ステップ 3: レビューと承認を行う経費の処理者に送られます。

ステップ 4: 会社の総勘定元帳への書き込み、および従業員への払戻しのために、Concur

Expense から経費精算レポートのデータが抽出され、会社の財務システムにインポートされます。

ステップ 5: 従業員が支払を確認できるよう、必要に応じて会社の財務システムから支払情報をインポートすることも可能です。

ワークフローには必須のステップと任意のステップがあります。

必須のワークフローステップ

経費精算レポートワークフロー

経費精算レポート ワークフローには少なくとも 3 つのステップがあります。

ステップ 説明

レポート提出従業員が経費精算レポートを提出。

支払処理中経費精算レポートの承認者が、レポートの支払を承認。

ワークフロー完了（最終ステップ）

従業員が払戻を受け、ワークフローが完了。

仮払ワークフロー

仮払ワークフローには少なくとも 3 つのステップがあります。

ステップ 説明

仮払申請の提出従業員が仮払申請を提出。

仮払申請の承認仮払承認者が仮払申請の発行を承認。

仮払申請のレビュー仮払申請の管理者が申請を発行済または未発行としてマーク。

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ポリシーとグループ

ポリシーに割り当て - 経費精算レポートワークフロー

経費精算レポートワークフローの設定を行う際、管理者はワークフローをポリシーに割り当てます。これにより、さまざまなワークフローに異なるポリシーを割り当てることができます。たとえば、ある会社には出張者向けと非出張者向けのそれぞれのポリシー（およびワークフロー）があり、2 種類の Concur Expense ユーザーの要望に合わせています。

グループに割り当て - 仮払ワークフロー

仮払ワークフローの設定を行う際、管理者はポリシーではなくグループにワークフローを割り当てます。グループに割り当てると、ワークフローのすべての機能は、ポリシーに関わらずグループに属する全従業員に対してアクティブになります。



仮払申請についてのさらに詳しい情報は、設定ガイド「Concur Expense: 仮払申請」をご参照ください。グループについてのさらに詳しい情報は、設定ガイド「従業員用グループ構成（製品共通）」をご参照ください。

用語

一般的なワークフロー用語

用語説明

ワークフロールール一連の基準を指します。基準を満たす時、ワークフローステップをアクティブ化します。たとえば、レポート総計が 1000 US ドル以下の場合、2 番目の承認者をスキップするなど。

各ワークフローステップには複数のワークフロールールを含むことができます。

1 つのワークフロールールは、1 つの条件と 1 つ以上のアクションで構成されます。条件とは、経費精算レポート、従業員の仮払申請、購買申請、または従業員データを分析して比較をマークし、その真偽を評価する数式です。

• 真の場合、ルールで定義されたアクションを実行します。

• 偽の場合、アクションを実行しません。

ロール経費精算レポートまたは仮払申請を次のステップへ送る責任者を特定します。

システムロールもあります。レポートや仮払が人の手によらず自動的に次のステップへ遷移するときにこの用語を使用します。

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承認者の用語集

用語説明

承認者承認者とは、経費精算レポートまたは仮払申請を承認する権限を持つ従業員を指す一般的な用語です。

予算承認者予算承認者は経費精算レポートの取引を承認します。



詳細については、設定ガイド「予算（製品共通）」をご参照ください。

既定の承認者既定の承認者 2

通常、すべての従業員には既定の承認者が割り当てられています。従業員がレポートまたは申請を提出すると、レビューと承認のため自動的に既定の承認者へ送られます。従業員に既定の承認者が割り当てられていない場合は、従業員に承認者を選択するか（設定によります）、管理者に連絡するようシステムに促されます。

これらの既定の承認者は Concur Expense で次のように表示されます。

• 経費承認者

• 仮払承認者

既定の承認者ロールは、従業員インポート時に [ユーザー管理] で、または従業員によって [プロファイル] > [経費の承認者]で設定できます。

注意： 従業員が提出時あるいは [プロファイル] ページで自分の承認者を選択できるかどうかは、設定によって決定することができます。

既定の第 2 承認者:

管理者は、最初に第 1 承認者に、次に第 2 の承認者に申請を送るようにワークフローを設計することができます。

ワークフローに既定の第 2 承認者が含まれる場合、プロファイル内に既定の第 2 承認者のフィールドが表示されます。既定の第 1 承認者に適用されるすべてのアクセス許可と制限は、既定の第 2 承認者にも適用されます。

注意: 会社請求の取引明細レポートについて、すべての承認ステップは、ユーザー管理ページで指定された取引明細レポートの既定承認者を使用します。経費精算レポートの既定承認者や、既定承認者 2 ではありません。

承認権限者承認権限者は限定された種類の経費精算レポートを承認することができます。レポート総計が制限以下のレポート、もしくはある一定のレベルの規定外フラグを含むレポートを承認することができます。



承認権限者についてのさらに詳しい情報は、設定ガイド「Concur Expense: ワークフロー（承認権限者）」をご参照ください。

原価対象の承認者原価対象とは、会計に関連するあらゆるデータ（コストセンター、部署、製品、プロジェクトコードなど）のことで、個別に原価測定を記録するためのものです。たとえば、コストセンターを原価対象として定義します。さらに経費精算レポートには 2 つの異なるコストセンター（セールスおよびトレーニング）にそれぞれ割当てた経費が含まれているとします。レポー

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用語説明

トが提出されると、トレーニングのワークフローおよびセールスのワークフローを同時に進みます。

トレーニングに割り当てられた経費は、トレーニング承認者のレポート上でハイライト表示になります。一方、セールス承認者のレポート上ではセールスの経費がハイライト表示されます。

原価対象の承認ステップは、次のいずれかに基づきます。

• レベル: 承認プロセスにおける各承認者の一連の役職によって定義されます。たとえば、下級マネージャーから上級マネージャー、会社の CFO というような流れで進みます。

• 限度額: 承認者が承認を許可されている金額（「署名権限」とも言う）に基づいて います。最初の承認者の承認限度額が原価対象の金額以上の場合に限り、原価対象は次のステップに移動します。

ヒント: [設定] タブの原価対象の承認設定では、原価対象の承認表示をフィルタし、ユーザーに関係する項目のみを表示できます。



承認権限者についてのさらに詳しい情報は、設定ガイド「Concur Expense: ワークフロー（原価対象の承認者）」をご参照ください。

既定のワークフロー

Concur Expense には、ワークフローの各タイプ向けに既定のワークフローが用意されています。既定のワークフ

ローは複製が可能です。「そのまま」使用することも、会社の要件に応じて編集して使用することもできます。

下の表は既定のステップを示したものです。[ロール] の列は、そのステップでアクションを実行するユーザーの 種類を定義しています。承認者がいない場合は、システム ロールとなります。レポートや仮払は人による操作なしに自動的に次のステップへ移ります。

既定の経費精算レポートワークフロー

既定の経費精算レポートワークフローは次のとおりです。

• CES 標準レポートワークフロー: このワークフローは、既定で承認期限切れアクションが [10 日後に承認者の承認者に送る] ように設定されています（営業日ではなく暦日）。スキップしたステップは従業員に表示されません。承認フローステップの追加は承認者にのみ許可されています。

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設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） 8 既定のステップは次のとおりです。

ステップ順序 ステップ名 ロール

1 レポート提出従業員

2 マネージャー承認経費承認者 3 処理のための承認経費の処理者

4 支払前検証システム

5 支払処理中システム

• 規定外フラグベースのレポートワークフロー: CES 標準レポートワークフローと同様ですが、レポートの規定外フラグレベルが 50 未満の場合にマネージャー承認ステップをスキップするというワークフロールールがあります。

既定の仮払ワークフロー

既定の仮払ワークフローには次のステップが含まれます。

ステップ順序 ステップ名 ロール

1 仮払申請の提出システム

2 仮払申請の承認仮払承認者

3 仮払申請のレビュー仮払申請管理者

4 仮払申請の完了システム

仮払ワークフローでは、承認ステップの追加のみ可能です。管理者は、承認ステップを追加する以外には、これらのステップの順序を変更することはできません。承認ステップの順序を変更することは可能です。

セクション 5: システムが承認者を決定する方法

下記のプロセスは経費精算レポートおよび仮払申請に適用されます。

!

重要会社が経費精算レポートに承認権限者を使っているか原価対象の承認者を使っているかによって、プ ロセスは大きく異なります。さらに詳しい情報は、設定ガイド「Concur Expense: ワークフロー（承認権限者）」または設定ガイド「Concur Expense: ワークフロー（原価対象の承認者）」をご参照ください。

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設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） 9 承認のためにレポートや仮払が提出された時点でワークフローが決定します。レポートや仮払がユーザーへ差戻された場合、ワークフローは最初からリセットされ、ユーザーはレポートや仮払を再提出します。Concur Expense はワークフロー構成を使ってレポートや仮払が従うステップを作成し、以前のステップでユーザーに割り当てられた既定の承認者に基づく承認者で各ステップを埋めて行きます。既定の承認者がいない場合、そのステップの承認者は空白となります。1 つ前のステップで、ユーザーは承認者を選択するよう促されます。

NOTE: レポート提出後の既定承認者の変更は、そのワークフローでは考慮されません。既定の承認者/経費

の承認者は [提出] のアクションで割り当てられ、実際の承認のステップでは変更されません。

従業員がレポートや申請を提出すると以下のようになります。

1. Concur Expense は従業員に既定の承認者がいるかどうか確認します。既定の承認者がいる場合、

その承認者が次のワークフローステップの承認者となります。

NOTE: 条件が一致した場合にレポートを特定の承認者に送るという [承認者の変更] のようなワー

クフローアクションによって、このステップが影響を受ける可能性があります。

2. Concur Expense はユーザーが自分の承認者を選択できるかどうか確認します。

 はい： 従業員が自分の承認者の選択を許可されている場合は次のようになります。

• ユーザーは [プロファイル] 画面で既定の承認者を編集することができます。

• 次のワークフローステップに既定の承認者が割り当てられていない場合、[送信] をクリックすると承認者を選択するよう促されます。

• 既定の承認者が割り当てられている場合はその名前を表示しますが、従業員は必要に応じて他の承認者を選択することもできます。

 いいえ： 従業員が自分の承認者の選択を許可されていない場合は次のようになります。

• 既定の承認者が割り当てられている場合、レポートをその承認者へ送ります。

• 既定の承認者が割り当てられていない場合、有効な承認者がいないため Concur

Expense の管理者へ連絡するよう通知します。

 オプション: ワークフローステップが承認者ではなく処理者に関連する場合、承認者への通知は表示されません。

3. [ユーザー管理] または [プロファイル] > [プロファイル設定] > [経費精算の優先設定] で [経

費精算レポート提出時に承認者にプロンプトを表示] オプションが選択されている場合 – かつ –

[設定] タブで [経費精算レポートの承認者の選択をユーザーに許可] オプションが選択されている

場合（本ガイドの「ワークフロー設定」の説明のとおり）

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設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） 10 – そして –

ステップがそのステップの承認者の選択を妨げる処理者を含まない - その場合 -

従業員が [送信] をクリックすると [承認フロー] ページが表示されます。

この場合、ユーザーは選択した承認者を確認することができ、必要に応じて修正することもできます。従

業員は [承認フロー] ページでもう一度 [送信] ボタンをクリックする必要があります。

承認者がレポートを承認すると、その承認者の既定の承認者が次のステップの承認者になります。先述の通り、

この既定の承認者はワークフローアクションによって変更される可能性があります。

• 次のステップのための既定の承認者が決まっていない場合、現在の承認者は次の承認者を選ぶように促されます。

• [ユーザー管理] または [プロファイル] > [経費精算の優先設定] で [経費精算レポート提出時

に承認者にプロンプトを表示] のオプションをオンにしている場合は、[承認フロー] ページが表示されます。ここで承認者が次の承認者を確認したり、必要に応じて編集したりすることができます。また、許可されていれば臨時ステップの追加も可能です。承認者は [承認フロー] ページでもう一度 [送信]

ボタンをクリックする必要があります。

• 処理者が次のステップに設定されている場合、[承認フロー] ページは表示されません。

NOTE: レポートや仮払がそのワークフローステップに到達するまで、承認者を変更するワークフロールールアク

ションは実行されません。[承認フロー] ページに表示されている承認者が、最終的にレポート承認者ではなくなる可能性があるためです。

例外 - 承認者が既に承認している場合

上記のプロセスには次のような例外があります。管理者が [承認者が既に承認している場合は承認ステップを スキップ] の設定（「手順: ワークフローを新規作成する」で詳しく述べています）をオンにしている場合、承認者が既に申請を承認していれば、Concur Expense は同じ承認者が割り当てられているその後のステップをスキップします。

次の点にご注意ください。

• この設定は、承認者がレポートや仮払を承認済で、そのレポートや仮払がユーザーに差戻されている場合は適用されません。ユーザーがレポートを再提出する場合、ワークフローは最初からリセットされ、以前の承認は保存されません。

• 承認者はレポートを実際に承認していなければなりません。つまり、もとの承認が期限切れになっている場合やスキップされた場合、または代理人によって承認された場合は、後のステップの「スキップ」は発生しません。

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• 承認者が以前にレポートや仮払を承認していたとしても、臨時ステップの場合はスキップされません。

• 原価対象の承認には適用されません。原価対象の承認の場合は異なる方法で処理します。



承認権限者についてのさらに詳しい情報は、設定ガイド「Concur Expense: ワークフロー

（原価対象の承認者）」をご参照ください。

非アクティブな承認者

UI

経由

承認者がレポートや仮払を保留にしている間に、その承認者が非アクティブになったり、承認者ロールを解除されたりした場合、Concur Expense は直ちに期限切れのアクションを実行します。つまり、経費精算レポートは

[承認期限切れアクション] リストに表示されるということです。

会社がタイムアウト機能を使用しない場合、レポートは従業員へ差戻されます。

インポートされたジョブ経由

レポートが承認者により保留中になっている間に承認者が非アクティブ、または削除された場合、Concur

Expense は有効日数リストで選択された値に関わらず、承認期限切れアクションリストにより選択された値

に基づいてレポートを処理します。

もし、会社がタイムアウト機能を使用していない場合（アクションなしが選択されている場合）、経費精算レポートは承認者の承認待ちリストにそのまま残ります。

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承認期限切れアクション

セクション 6: ユーザーへの表示 - 承認フローぺージ

管理者はユーザーに自分の承認者の選択を許可することができます。また、ユーザー（従業員および承認者）

にワークフローのステップの並べ替えを許可することもできます。

NOTE: 処理者がいずれかのステップに設定されている場合、[承認フロー] ページは表示されません。

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設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） 13 従業員または承認者がワークフローの編集を許可されているかどうかに関わらず、従業員は [承認フロー] ページにアクセスできます。

• 従業員が自分のワークフローの編集を許可されている場合、このページには [承認ステップを追加] リンクが表示され、臨時の承認ステップをリストから追加または削除することができます。設定済のワークフローステップを削除することはできません。

• 従業員が適切なアクセス許可を持っていない場合は、フィールドはすべて読取専用になります。

編集には主に 3 種類あります。表示される種類および動作はユーザーに与えられたアクセス許可によって異なります。オプションは以下のとおりです。

以下の場合に、従業員が経費精算レポートを提出すると、画面にこのページが表示されます。

• 従業員が [プロファイル] > [経費精算の優先設定] の [経費精算レポート提出時に承認者にプロンプトを表示]

をオンにしている場合 – または –

• ユーザー管理者が [ユーザー管理] > [経費の優先設定]

の [経費精算レポート提出時に承認者にプロンプトを表示] をオンにしている場合

– または –

• 従業員インポートを介してこのオプションをオンにしている場合

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• ステップに割り当てられた承認者の編集

• 新しいステップおよび承認者の追加

• 既存の臨時ステップの削除

以下の例外にご注意ください。

• 既定ではワークフロールールに従ってスキップされたステップを従業員または承認者に表示しません。管理者は以下の設定を使用できます（本ガイドの「ワークフローの作業手順」のセクションで詳しく説明しています）。

 スキップが発生した場合を除き、スキップ可能なステップを一度も表示しない – または –

 表示時間でそれらを評価し、評価の結果に基づいて表示や非表示にする

NOTE: スキップ可能なステップが括弧の中に表示されている場合があります。Concur Expense が

表示の時点ではスキップステータスを決定できない場合があるためです。

• 実際に発生したステップ（過去のステップ）は常に表示されます。

• Concur Expense の処理者はこのページを編集する権限を持っています。

• 従業員、承認者、または処理者にはシステムステップを表示しません。

NOTE: 管理と遵守の行使ため、ユーザーは同一経費精算レポートを提出および承認することはできません。こ

れは、代理作業を行う場合も同様です。

ワークフロー内で承認者がレポートを承認できない状況が発生した場合、経費精算レポートの処理には以下の３つのルートがあります。

 タイムアウトが設定されている場合、レポートは最終的にタイムアウトになり、設定されたタイムアウトアクションに基いてワークフローを進む、

 代理人として他の承認者がレポートを承認する、または

 処理者が、承認者の承認待ちレポートにアクセスできるよう設定されている場合、処理者がレポートを承認する。

[承認して進む] 機能

管理者がこのオプションをオンに設定すると、承認者のページに [承認して進む] ボタンが表示されます。

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

詳しくは本ガイドの「手順: ワークフローを新規作成する」をご参照ください。管理者は [ワークフロー]

ページで [ステップを追加できる人] のオプションを [承認者のみ] または [従業員と承認者] に設定します。

承認者が [承認して進む] ボタンをクリックすると、[レポートを承認して転送] ボタンが表示されます。

承認者は、次の承認者を選び、コメントを入力して、[承認して進む] をクリックします。レポートが承認され、次の承認者に送られます。

NOTE: 代理がレポートの承認を許可されている場合、承認して進むの使用も許可されています。つまり、代理

が [承認して進む] ボタンが利用可能ということです。

従業員に差戻されたレポート

レポートが従業員に差戻され、かつ従業員が再提出した場合、ワークフローは現在の設定にリセットされます。現在のワークフロー設定によっては、従業員が再度レポートに必要な修正を加えなければならない場合があります。

再提出後、ワークフローはすべての承認ステップを再び進み、差戻し前からのいずれの承認情報も保持しません。

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レポートの一部を差戻す - 経費精算レポートの分割機能を使用する

承認者は、経費精算レポートの分割機能を使用して、経費精算レポート全体ではなく、1 つまたは複数の経費を従業員に差戻すことができます。詳しくは、本ガイドの「承認時の経費精算レポートの分割」をご参照ください。

セクション 7: 概要 - ワークフロールールおよび条件エディタを理解する

設定プロセスの中で、ワークフローを作成した後、各ステップにワークフロールールを設けることができます。ワークフロールールは次の 2 つの要素で構成されます。

• 条件式: if/then 形式の条件文における if の部分。例: 「レポート総計が 12,000 US ドルより大きい場合」

• アクション（1 つまたは複数）: if/then 形式の条件文における then の部分。例: 「HR にメールを送信し、規定外フラグを生成する」

システムは、経費精算レポート、仮払データ、または従業員データと、ワークフロープロセスの各ステップに設けられた条件式（存在する場合）とを比較します。条件が一致すると、システムはアクションを実行します。

以下にご注意ください。

• ワークフロールールはステップの最初、つまり人による操作の前に発動します。条件を満たさない場合は、

レポートや仮払は次のワークフローステップに進むか、承認して次のステップに送る、[従業員へ差戻す]、

部分承認するなどの承認者のアクションを待ちます。

• ワークフローステップが複数のルールを持っていることもあります。条件を満たさない場合は次のルールを確認し、アクションを実行します。条件を満たすまでこれを続けます。次のステップに進む前にすべてのルールを強制的に発動するオプションもあります。

条件式および条件ページ

「20.00 USD 以上の朝食」を表す式は次のようになります。

(経費タイプが朝食である) [および] (請求金額が 20.00 USD 以上)

管理者は条件エディタを使用してワークフロールールを設定します。このセクションでは条件エディタについて説明します。

条件式を作成または編集する際は、以下にご注意ください。

• 式に含める条件の数に制限はありません。

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• [および] の演算子を使って 2 つの条件を組み合わせます。

• 条件は一般的にフィールド、演算子、値の順に組み合わせたものです。たとえば：

 フィールドはデータオブジェクト（基本的にデータベーステーブル）とデータオブジェクトのフィールド（基本的にデータベースの列）で構成されています。選択したフィールドによって条件のデータタイプ（数字、テキスト、日付など）が定義されます。

 用意されている比較演算子のリスト（が次の値に等しい、が次の値に等しくない、が次より大きい、

など）から 1 つ選択します。比較するデータの型によって演算子のリストは変わります。

 値は固定値です。また、フィールドと同様に、いずれのデータタイプでも使用可能です。ただし値のデータタイプは、フィールドのデータタイプと一致している必要があります。

 2 つ目のフィールドを使用する場合は、データタイプが最初のフィールドのものと一致していなければなりません。

• 複数の条件を組み合わせる場合は、[および] もしくは [または] で区切ります。

• 括弧を使用して、[および] / [または] の演算の順序を定義します。括弧がない場合は、左から右へ

[および] / [または] の演算を実行します。AND と OR に優先順位はありません。式の評価は、単

純に左から右へと行われます。

• 計算式に括弧を使用する場合、左括弧の数は右括弧の数に対応していなければなりません。両括弧はそれぞれ 3 つまで使用可能です。

 左右括弧の位置と数が正しい例:

(条件 1) And (条件 2)

 左右括弧の数が正しくても配置が正しくない例:

条件 1 ) And ( 条件 2

条件 1 ) And ( 条件 2 ) Or ( 条件 3 (条件 1)) And ( 条件 2

単純な条件の例

仮払残高 [が次より大きい] 1000

この条件は、仮払残高が 1000 より大きいかどうかを確認します。

• 真の場合、管理者が定義したアクションを実行します。

• 偽の場合、通常のワークフロー処理を続けます。

(25)

設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） 18 複雑な条件の例

上記のように条件式が単独条件から成る場合もあれば、[および] / [または] の演算子や括弧で複数の条件を連結する場合もあります。次の例では 4 つの条件を含んでいます。

レポート日 [が次より大きい] 2009/09/30（従業員グループの値がドイツグループに等しい、またはフランスグループに等しい）、およびレポート総計 [が次より大きい] ヨーロッパ予算の残金

条件ページ

ワークフローにおける [条件] ページは、監査ルールや経費の処理者における [条件エディタ] ページとよく似ています。

条件エディタに条件が 2 つ表示されています。下の表は条件エディタの各フィールドを説明したものです。

フィールド 説明

A: 左括弧条件の組み合わせによって 0 から 3 の括弧数を選択します。

B：データ オブジェクトこのリストに表示される選択肢はワークフローの種類（経費精算レポートまたは仮払申

請）に基づきます。

• 代理店

• 以前の承認者

• 以前の承認者(アドホックを除く)

• 仮払（仮払ワークフローのみ）

• 法人カード

• 従業員

• エントリ

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• エントリの配賦

• エントリの同席者

• レポート

• レポートの承認

• レポートの規定外フラグ

C: フィールド / 値ヘルパーペインから項目を選択します。このペインに表示される情報は、データ オブジェ クトリストから選択した項目によって変わります。

D: 演算子ヘルパーペインから項目を選択します。補助ペインには前回選択した情報に基づきます。

E：データオブジェクト過去に選択した最適なオプションがあらかじめ入力されています。必要に応じて変更してください。

F: フィールド / 値ヘルパーペインから項目を選択します。このペインに表示される情報は、データ オブジェ クトリストから選択した項目によって変わります。

G: 右括弧条件の組み合わせによって 0 から 3 の括弧数を選択します。

H: 「および」 / 「または」条件と条件を結合するため、いずれかを選択してください。条件が複数存在する時に、条

件と条件の間にこの行が表示されます。



条件エディタについての詳しい全般情報は、設定ガイド「Concur Expense: 監査ルール」をご参照ください。

ワークフロールールおよび為替レート

既定では、ワークフロールールは条件に使用されている通貨でのみ金額を評価します。複数の払戻通貨を使用している場合、他の払戻通貨でも評価するには為替レート機能を使う必要があります。

為替レート機能を使って、システムは「評価」のため、他の払戻通貨の金額をルールで使用している通貨に換算します。為替レート機能をアクティブ化し、適切なレートをインポートしておく必要があります。



払戻通貨と為替レート機能の詳細情報は、設定ガイド「Concur Expense: 通貨管理」をご参照ください。

(27)

ワークフロールールの承認アクション

ワークフローにおける特定のステップで承認者が項目を承認すると、ワークフロールールの承認アクションが発生します。承認アクションには次のものがあります。

承認アクション 説明

承認者の変更条件を満たす場合、レポートや仮払を他の承認者に送ります。

管理者はこのページで承認者を選びます。承認ルートが変更された後、レポートや仮払は元のワークフローと同じワークフローを進みます。

注意: 経費の承認ステップに承認者の変更ルールがあり、かつルールの条件に適合している場合でも、[承認フロー] ウィンドウは最初に「変更後の」承認者ではなく「変更前の」

承認者名を表示します。システムはレポートが承認ステップに進み、承認者の変更ルールの条件を評価することができるようになるまで、「変更後の」承認者名を知ることができません。

規定外フラグの生成

（経費精算レポートワーク フロー）

従業員、承認者、または処理者にメッセージを表示します。

従業員へ差戻す

（経費精算レポートワーク フロー）

レポートや仮払を従業員に差戻します。

• このアクションによってワークフロープロセスがリセットされます。ユーザーがレポートを再提出するとに、もとのワークフロー処理を始めから行います。以前の承認はいずれも保持されません。

• 管理者はレポートや仮払をこのステップで差戻す理由を入力することができます。

注意: 管理者はこのメッセージをレポートコメントから閲覧することはできません。

• ワークフローステップの途中でレポートや仮払の承認ステータスが [従業員へ差戻す] になった場合、システムはワークフローが完了したとみなします。その場合、システムから関係者に「ワークフロー完了」の通知メールが必ず送信されます。ただし、従業員がメール通知のチェックボックスをオンにした場合は、優先設定に関わらず既定の

「レポートは差戻されました」というメールが送信されます。メール通知は、Concur Expense の [ワークフロー メール通知] ページで設定できます。



詳細は、設定ガイド「Concur Expense: ワークフロー（メール通知）」をご参照ください。

システムは完了したステップをすべてレポート履歴に記録します。ユーザーはこの記録を閲覧することができます。

(28)

設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） 21 承認アクション 説明

メールの送信指定した従業員へメール通知を送信します。

管理者は件名と本文、受信者を指定します。

例：

• レポートが 5000 US ドルを超過した場合、経理責任者にメール通知を送信する。

• 経費タイプが移転経費である場合、人事に通知を送信する。

ステップのスキップ条件を満たす場合、現在のステップをスキップし、ワークフローの次のステップへ送ります。

• 管理者は Concur Expense がステップをスキップした理由を入力することができます。

• また、管理者はこのコメントをレポートコメントから閲覧することができます。

却下

（仮払ワークフロー）

仮払申請を却下します。

承認者が仮払申請を却下すると、従業員はその申請を再提出することはできません。

ワークフロールールの承認アクションの順序

アクションは次の順序で発生します。

1. すべての規定外フラグおよびメールアクション

2. 条件に含まれている場合は、次のいずれかを実行します。

 ワークフローステップのスキップ

 承認者の変更

 従業員へ差戻す

ワークフロールールの制限

矛盾したワークフロールールを作成しないよう、ルールにはいくつかの制限があります。このセクションで制限について説明します。

ワークフロールール 1 つにつき、以下のうち 1 アクションのみを使用できます。

• ステップのスキップ

• 承認者の変更

• 従業員へ差戻す

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設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） 22 ワークフロールール 1 つにつき、以下のアクションを複数使用できます。

• 規定外フラグの生成

• メールを送信

たとえば、「レポート総計が 25US ドルより少ない場合はワークフローステップをスキップし、メールを送信する」というワークフロールールを作成することができます。一方、「ワークフローステップをスキップし、承認者を変更する」

というルールは作成できません。

セクション 8: ワークフロー構成の概要

カスタムレポートや仮払を作成する際は、以下の手順を実行してください。

NOTE: ここでは簡潔に説明しますが、詳しい手順は後述します。

1. ワークフローで使用するカスタム承認ステータスを作成します。



本ガイドの「承認ステータス」をご参照ください。

2. 下表の説明を確認し、ワークフローのタイプを決定します。

一般概念 説明

一元管理型の承認ワークフロー

このタイプのワークフローでは、従業員は自分の既定の承認者の名前を閲覧できますが、他の承認者に変更することはできません。

この場合、従業員がレポートや申請を提出すると、自動的に既定の承認者へ送られます。

分散管理型のワークフローまたは

従業員からの指名で承認

従業員が自身の承認者を選択します。

• 承認者リストから選択する

• 既定の承認者が割り当てられている時は、必要に応じて他の承認者を選択する

• ワークフローステップの変更および [承認経路] ページでステップの追加が可能

承認者からの指名で承認分散管理型のワークフローと似ていますが、従業員ではなく承認者がレポートの承認者を変更することができます。

(30)

一般概念 説明

承認期限切れ経費精算レポートが承認されないまま一定の日数（営業日ではなく暦日）

が経過すると、他の承認者へ送る、スキップする、処理者に送る、または従業員に差戻す、などのアクションが発生します。

注意: この機能は経費精算レポートワークフローにのみ適用できます。

承認権限者リストを使用上限または規定外フラグによって権限を定義された承認者のリスト



さらに詳しい情報は、設定ガイド「Concur Expense: ワークフロー

（承認権限者）」をご参照ください。

原価対象の承認を使用コストセンターや部などの原価対象に基づいた承認フロー



さらに詳しい情報は、設定ガイド「Concur Expense: ワークフロー

（原価対象の承認）」をご参照ください。

3. 既存のワークフローを複製して作成します。

4. 複製したものに必要な変更を加えます。ステップを追加したり、構成設定を変更したり、あるいは必要に応じてワークフロールールを作成したりします。

5. レポートのワークフローをポリシーに割り当てます。また、仮払のワークフローをグループに割り当てます。

セクション 9: ワークフローツールへのアクセス



ワークフローにアクセスするには：

[管理] > [経費精算] > [ワークフロー] に進みます。[ワークフロー] ページに [ワークフロー] タブが表示 されます。

(31)

設定ガイド Concur Expense: ワークフロー（概要） 24 このページでは次の情報を確認することができます。

列説明

ワークフロータイプワークフローのタイプを表示します。

注意: 複製元となるワークフローと種類の異なるワークフローを作成することはできません。たとえば、経費精算レポートワークフローを複製して仮払ワークフローを作成することはできません。

ステップを追加できる人処理中にワークフローへステップを追加することができるユーザーを表示します。

編集を許可ワークフローを編集することができるグループを表示

セクション 10: ワークフローの作業手順

手順: ワークフローを新規作成する

ワークフローを新規作成するには、既存のワークフローを複製して、必要な編集を行います。複製する以外にワークフローを新規作成することはできません。また、異なるタイプのワークフローから複製して作ることもできません。たとえば、経費精算レポートワークフローを使って仮払ワークフローを作成することはできません。

作業の開始



作業を開始するには：

1. [ワークフロー] タブで、複製元となるワークフローを選び [コピー] をクリックします。

(32)

[全般] ページが表示されます。

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重要このページに表示されるフィールドは、ワークフローの種類（経費精算レポートまたは仮 払）によって異なります。

[全般]

ページの使い方



ワークフローの作成を続けるには：

1. [全般] ページで、すべての必須フィールドに入力します。

ワークフロータイプこのフィールドは読み取り専用です。複製するワークフローの種類を確認します。

ワークフロー名新しいワークフローの名前を入力します。名前は一意である必要があります。

(33)

支払確認ステップを含める (経費精算レポートワークフロー)

このステップを使用する場合はチェックボックスをオンにします。



本ガイドの「支払確認（ワークフローステップ)」をご参照ください。

領収書イメージの保留ステップを含める

(経費精算レポートワークフロー)



本ガイドの「領収書イメージの保留（ワークフローステップ）」をご参照ください。

予算承認ステップを含める (経費精算レポートワークフロー)



設定ガイド「予算」をご参照ください。

(34)

承認期限切れアクション (経費精算レポートワークフロー)

定義された日数の間、承認者が経費精算レポートを承認しなかった場合に実行するアクションを以下から選択して定義します。

• アクションなし: [アクションなし] オプションは、経費精算レポートの承認期限がないことを意味します。

• 承認者の承認者へルート変更する: 承認者の承認者がいなければ経費の処理者に送られます。

注意: たとえば、現在のステップがマネージャーの場合、マネ ージャーステップが追加されます。また、現在のステップがマネージャー 1 の場合、マネージャー 1 ステップが追加されます。

• 次のステップへスキップ

注意: 経費精算レポートがタイムアウトアクション経由でステップに到達した場合、スキップルールは無視されます。これは、承認者が必ずレポートを確認することを保証し、基本の承認なしてワークフローを進むことができないということです。

• ステップを追加して処理者に送る

• 従業員へ差戻す

注意: 既定では期限切れを毎日確認し、定義されたアクションにしたがってレポートのルート変更をするようにスケジュールされています。スケジュールジョブは、インポート/抽出管理者ツールで編集することができます。Concur Expense の実装によっては、この作業のために SAP Concur サポートへサービスリクエストを提出する必要があります。

注意: ワークフローのルールは、経費精算レポートがワークフローのステップに届いてから実行されます。

レポートを承認する承認者が複数存在し、設定された承認者を変更するステップルールがある場合、システムがそのステップの承認者を特定できた場合のみ、承認のタイムアウトアクションが適用されます。

もし、システムがそのステップの承認者を特定できない場合（たとえば、承認者が不在、または承認権限者の場合）、システムは次のステップに進む前に処理者のステップを挿入します。処理者がレポートを承認するまで、ステップルールは適用されません。

Concur Expense: ワークフロー（概要）