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特定個人情報の適正な取扱いに関する 事務処理方針
平 成 ２ ７ 年 １ ２ 月 白 岡 市 １ は じ め に 本 方 針 は、「 行 政 手 続 に お け る 特 定の 個 人 を 識 別 す る ため の 番 号 の 利 用 等 に 関 す る 法 律 」（ 平 成 ２ ５ 年 法 律 第 ２ ７ 号 。 以 下 「 番 号 法 」 と い う 。） の 施 行 に 当 た り 、 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 地 方 公 共 団 体 等 が 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 い を 確 保 す る こ と を 目 的 に 「 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 」 が 作 成 し た 「 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取扱 い に 関 す る ガ イ ドラ イ ン（ 行 政 機関 等・地 方 公 共 団 体 等 編）」 の 内 容 を 踏 ま え 、白 岡 市（ 以 下「 市 」と い う。）に お け る 特 定 個 人 情 報 の 適正 な 取 扱 い の 確 保に 関 す る 事 務 処 理 方針 を 定 め る も の で あ る 。 な お 、 本 方 針 の 対 象 と な る 事 務 処 理 は 、 特 定 個 人 情 報 に 関 す る も の で あ る。 当 該 事 務 処 理 を除 く 個 人 情 報 等 の 事務 処 理 の 安 全 管 理 措置 に つ い て は 、改 訂 が 予 定 さ れ て いる 本 市 セ キ ュ リ テ ィ ポ リ シ ー に 定 め る 。 ２ 用 語 の 定 義 用 語 解 説 特 定 個 人 情 報 個 人 番 号 （ 個 人 番 号 に 対 応 し 、 当 該 個 人 番 号 に 代 わ っ て 用 い ら れ る 番 号 、 記 号 そ の 他 の 符 号 で あ っ て 、 住 民 票 コ ー ド 以 外 の も の を 含 む 。 番 号 法 第 ７ 条 第 １ 項 及 び 第 ２ 項 、 第 ８ 条 並 び に 第 ６ ７ 条 並 び に 附 則 第 ３ 条 第 １ 項 か ら 第 ３ 項 ま で 及 び 第 ５ 項 を 除 く。） を そ の 内 容 に 含 む 個人 情 報 を い う 。 個 人 情 報 フ ァ イ ル 白 岡 市 個 人 情 報 保 護 条 例 （ 平 成 ７ 年 白 岡 町 条 例 第 ２ １ 号 ） 第 ２ 条 第 １ 項 に 規 定 す る 保 有 個 人 情 報 を 含 む 情 報 の 集 合 物 で あ っ て 、 次 に 掲げ る も の を い う 。 ⑴ 一 定 の 事 務 の 目的 を 達 成 す る た め に特 定 の 保 有 個 人 情 報 を 電 子 計 算 機を 用 い て 検 索 す る こと が で き る よ う に 体 系 的 に 構 成 し たも の ⑵ ⑴ に 掲 げ る も のの ほ か 、 一 定 の 事 務の 目 的 を 達 成 す る た め に 氏 名 、 生年 月 日 、 そ の 他 の 記述 等 に よ り 特 定 の 保 有 個 人 情 報 を 容易 に 検 索 す る こ と がで き る よ う に 体 系 的 に 構 成 し た も の 特 定 個 人 情 個 人 番 号 を そ の内 容 に 含 む 個 人 情 報フ ァ イ ル を い う 。2 報 フ ァ イ ル 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 個 人 番 号 利 用 事 務 を 処 理 す る 者 及 び 個 人 番 号 利 用 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委託 を 受 け た 者 を い う。 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 す る 者 及 び 個 人 番 号 関 係 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委託 を 受 け た 者 を い う 。 ３ 特 定 個 人 情報 を 取 り 扱 う 事 務 の範 囲 及 び 組 織 ⑴ 個 人 番 号 の原 則 的 な 取 扱 い 個 人 番 号 及 び 特 定 個 人 情 報 は 、 番 号 法 又 は 白 岡 市 個 人 番 号 の 利 用 に 関 す る 条 例（ 平 成 ２ ７ 年 白 岡 市 条 例 第 ２８ 号 ）に 規 定 す る 事 務 の 範 囲 内 で 利 用 す る こ と と さ れ てい る こ と か ら 、本 人 同 意 の 有 無 に か か わら ず 、次 に 掲 げ る 場 合 を 除 き 、 個 人番 号 及 び 特 定 個 人 情報 の 利 用 は で き な いも の と す る 。 ア 金 融 機 関 に 該 当 す る 独 立 行 政 法 人 等 が 激 甚 災 害 時 等 に 金 銭 の 支 払 を 行 う 場 合（ 番 号 法 第 ９ 条 第 ４ 項、第 ２ ９ 条 第 ２ 項 に よ り 読み 替 え て 適 用 さ れ る 独 立 行 政 法 人等 の 保 有 す る 個 人 情報 の 保 護 に 関 す る 法律（ 平 成 １ ５ 年 法 律 第 ５ ９ 号 。 以 下 「 独 立 行 政 法 人 等 個 人 情 報 保 護 法 」 と い う 。） 第 ９ 条 第 １ 項 、 番 号 法 施行 令 第 １ ０ 条 ） イ 人 の 生 命 、身 体 又 は 財 産 の 保 護の た め に 必 要 が あ る場 合 で あ っ て 、本 人 の 同 意 が あ り、又 は 本 人 の 同 意 を 得 る こ と が 困 難 で あ る場 合（番 号 法 第 ２ ９ 条 第 １ 項 又 は 第 ２ 項 に よ り 読 み 替 え て 適 用 さ れ る 行 政 機 関 の 保 有 す る 個 人 情 報 の 保 護に 関 す る 法 律（ 平 成 １ ５ 年 法 律 第 ５ ８ 号）第 ８ 条 第 ２ 項 第 １ 号 又 は 独 立 行政 法 人 等 個 人 情 報 保護 法 第 ９ 条 第 ２ 項 第１ 号 ） ⑵ 組 織 体 制 の整 備 特 定 個 人 情 報 の 適 切 な 取 扱 い 及 び 危 機 管 理 の 徹 底 を 図 る た め 、 庁 内 に 総 括 責 任 者 、監 査 責 任 者 、特 定 個 人 情 報 取 扱 保 護 責 任 者 及び 事 務 取 扱 担 当 者 を 置 く 。 ア 総 括 責 任 者 は 、 副 市 長 の 職 に あ る 者 を も っ て 充 て 、 市 の 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 い に 関 する 総 括 的 な 責 任 を 有し 、 次 に 掲 げ る 事 項を 所 掌 す る 。 （ア） 監 査 ・研 修 の 実 施 （イ） 事 故 等発 生 時 に お け る 指 揮 （ウ） 事 故 等の 特 定 個 人 情 報 保 護委 員 会 へ の 報 告 （エ） 事 故 等の 再 発 防 止 策 の 検 討 イ 監 査 責 任 者 は 、総 合 政 策 部 長 の職 に あ る 者 を も っ て 充 て 、市 に お け る 特
3 定 個 人 情 報 の 管理 状 況 の 点 検・監 査 を所 掌 し 、そ の 管 理 状況 を 総 括 責 任 者 に 報 告 す る も のと す る 。 ウ 特 定 個 人 情報 取 扱 保 護 責 任 者 は、会 計 管 理 者 、議 会事 務 局 長 及 び 課 長 の 職 に あ る 者 を もっ て 充 て 、所 管 す る 事 務 に お け る 特 定 個人 情 報 の 取 扱 い に 関 し て 、 次 に 掲げ る 事 項 を 所 掌 す る。 （ ア ） 所 管 す る 課 （ 局） の 職 員 （ 臨 時 職 員及 び 再 任 用 職 員 を 含む 。 以 下 同 じ。） へ の 教 育 及 び 監 督 （イ） 事 務 取 扱 担 当者 の 明 確 化 （ウ） 所 管 す る 特 定個 人 情 報 範 囲 の 明 確 化 及 び 安 全 管 理 措 置 エ 事 務 取 扱 担当 者 は 、特 定 個 人 情 報を 取 り 扱 う 事 務 を担 当 す る 職 員 で あ り、 か つ 、 所 属 長 が指 定 す る 者 と す る 。 ４ 特 定 個 人 情報 フ ァ イ ル の 整 備 特 定 個 人 情 報 が 含 ま れ る 特 定 個 人 情 報 フ ァ イ ル の 取 扱 状 況 を 確 認 す る た め 、 次 に 掲 げ る 項 目 を 記 載 し た 、 特 定 個 人 情 報 フ ァ イ ル 管 理 簿 を 整 備 す る も の と す る 。 ⑴ 特 定 個 人 情報 フ ァ イ ル の 名 称 ⑵ 特 定 個 人 情報 フ ァ イ ル が 利 用 に供 さ れ る 事 務 の 所 管課 (局)の 名 称 ⑶ 特 定 個 人 情報 フ ァ イ ル の 利 用 目的 ⑷ 特 定 個 人 情報 フ ァ イ ル に 記 録 され る 項 目 及 び 特 定 個人 情 報 フ ァ イ ル に 記 録 さ れ る 個 人 の範 囲 ⑸ 特 定 個 人 情報 フ ァ イ ル に 記 録 され る 特 定 個 人 情 報 等の 収 集 方 法 ⑹ 特 定 個 人 情報 フ ァ イ ル の 保 管 方法 ⑺ 特 定 個 人 情報 フ ァ イ ル に 記 録 され る 特 定 個 人 情 報 等の 削 除 ・ 廃 棄 方 法 ５ 情 報 漏 え い 等 が 発 生 し た 場 合 の 手 順 の 整 理 情 報 漏 え い 事 案 の 発 生 又 は 情 報 漏 え い が 発 生 す る 予 兆 を 把 握 し た 場 合 は 、 次 の と お り 対 応 す る こ と と し 、 二 次 被 害 の 防 止 、 類 似 事 案 の 発 生 防 止 等 の 観 点 か ら 、 事 実 関係 及 び 再 発 防 止 策 等を 早 急 に 公 表 す る もの と す る 。 ⑴ 情 報 漏 え い等 の 事 案 が 発 覚 し た際 の 報 告 ・ 連 絡 等 ⑵ 事 実 関 係 の調 査 及 び 原 因 の 究 明 ⑶ 影 響 を 受 ける 可 能 性 の あ る 本 人へ の 連 絡 ⑷ 特 定 個 人 情報 保 護 委 員 会 （ 第 三者 機 関 ） 及 び 主 務 大臣 へ の 報 告 ⑸ 再 発 防 止 策の 検 討 及 び 決 定 ⑹ 事 実 関 係 及び 再 発 防 止 策 等 の 公表
4 ⑺ 特 定 個 人 情報 保 護 評 価 （ PIA） の 見 直 し ６ 特 定 個 人 情報 の 取 扱 い に 係 る 監査 及 び 方 針 の 見 直 し ⑴ 監 査 責 任 者 が 特 定 個 人 情 報 の 管 理 の 状 況 を 把 握 す る た め に 実 施 す る 点 検・監 査 は 、年 １ 回 実 施 す る も の とす る 。た だ し 、監 査 責 任 者 が 必 要 で あ る と 認 め る 場 合 は、 随 時 実 施 す る こ とが で き る も の と す る。 ⑵ 総 括 責 任 者 は 、 監 査 責 任 者 か ら の 点 検 ・ 監 査 の 結 果 報 告 を 受 け 、 必 要 が あ る と 認 め る とき は 、 本 方 針 等 の 見直 し 措 置 を 講 ず る もの と す る 。 ７ 個 人 番 号 の 取 得 時 の 対 応 ⑴ 市 民 に 個 人番 号 を 求 め る 際 の 留意 事 項 市 民 か ら の 申 請 ・ 届 出 等 に 当 た り 、 申 請 者 等 に 対 し て 個 人 番 号 の 提 供 を 求 め る 際 に は 、 申 請 書 、 届 出 書 等 に 記 載 さ れ た 個 人 番 号 が 、 他 人 か ら 見 ら れ る こ と の な い よう 、 の ぞ き 見 防 止 板を 設 置 す る な ど の 対 策 を 行 う も の と す る 。 ⑵ 個 人 番 号 を求 め る 際 に 必 要 と なる 本 人 確 認 ア 市 民 か ら の 申 請 ・ 届 出 等 に 当 た り 、 申 請 者 等 に 対 し て 個 人 番 号 の 提 供 を 求 め る 際 に は、 本 人 確 認 を 行 う もの と す る 。 イ 本 人 確 認 に 当 た っ て は 、 記 載 さ れ た 個 人 番 号 が 正 し い 個 人 番 号 で あ る こ と の 確 認 及 び 個 人 番 号 を 提 供 し よ う と す る 者 が 番 号 の 正 し い 持 ち 主 で あ る こ と の 確 認を 行 う も の と す る 。 ウ 本 人 の 代 理 人 か ら 個 人 番 号 の 提 供 を 受 け る 場 合 は 、 次 に 掲 げ る 事 項 を 確 認 す る も の とす る 。 （ア） 代 理 権 （イ） 代 理 人 の 身 元（ 実 在 ） （ウ） 本 人 の 個 人 番号 エ 本 人 確 認 に 関 す る 事 項 に つ い て は 、 別 に 「 番 号 制 度 に お け る 本 人 確 認 に 関 す る 事 務 処理 方 針 」 を 定 め る もの と す る 。 オ 番 号 確 認 及 び 身 元 確 認 の 際 に 申 請 者 か ら 示 さ れ た 個 人 番 号 が 記 載 さ れ た 書 類 は 、 複 写及 び 保 管 す る こ と は で き な い も の と す る 。 ８ 特 定 個 人 情報 を 利 用 ・ 提 供 す る 際 に 必 要 と な る 対 応 特 定 個 人 情 報 の利 用・出 力 及 び 接 続（ ア ク セ ス ）の 記 録 は 、一 定 期 間 保 存 す る も の と す る 。 ⑴ 申 請 書 等 の場 合
5 ア 特 定 個 人 情報 が 記 載 さ れ た 申 請書 等 の 利 用 ・ 出 力 状況 の 記 録 ・ 保 存 イ 特 定 個 人 情報 が 記 載 さ れ た 申 請書 等 の 持 出 し の 記 録・ 保 存 ウ 申 請 書 等 の持 出 簿 の 整 備 ⑵ 情 報 シ ス テム の 場 合 ア 特 定 個 人 情報 フ ァ イ ル の 利 用 ・出 力 状 況 の 記 録 ・ 保存 イ 特 定 個 人 情 報 フ ァ イ ル の 利 用 状 況 （ ロ グ イ ン 実 績 、 ア ク セ ス ロ グ 等 ） の 記 録 ・ 保 存 ウ ア ク セ ス ロ グ の 記 録 ・ 保 存 期 間 は 、 番 号 法 施 行 令 第 ２ ３ 条 及 び 第 ２ ９ 条 の 規 定 に よ り、 最 低 ７ 年 間 は 保 存 す る も の と す る 。 ９ 特 定 個 人 情報 を 保 存 ・ 管 理 す る 際 に 必 要 と な る 対 応 ⑴ 収 集 ・ 保 管の 制 限 特 定 個 人 情 報 は 、番 号 法 第 ２ ０ 条 の 規 定 に よ り 、同法 第 １ ９ 条 各 号 の い ず れ か に 該 当 す る場 合 を 除 き 、収 集 し 、保 管 し て は な ら な いこ と と さ れ て い る。 こ の こ と か ら、個 人 番 号 を 記 載 し た メ モ 等 を 受 け 取 る こと 、聞 き 取 っ た 個 人 番 号 を メ モ する こ と 、電 子 計 算機 等 に よ り 個 人 番 号 を画 面 上 に 表 示 し て 個 人 番 号 を 書 き 取る こ と や 出 力 す る こと 等 の 行 為 は で き ない も の と す る 。 ⑵ 特 定 個 人 情報 を 取 り 扱 う 区 域 の管 理 ア 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 を 実 施 す る 区 域 （ 以 下 、「 取 扱 区 域 」 と い う 。） は 、 特 定 個 人 情 報 の 情 報 漏 え い 等 を 防 止 す る た め 、 各 課 （ 局 ） の 事 務 室 の 区 域 と す る 。 イ 取 扱 区 域 に 職 員 以 外 の 部 外 者 が入 室 す る 場 合 は、次 の 事 項 を 実 施 す る も の と す る 。 （ア） 入 室 用 件 の 確認 （イ） 入 室 時 の 職 員立 会 い （ウ） 入 退 室 の 記 録 記 入 （エ） 機 器 等 の 持 ち込 み 制 限 ウ 取 扱 区 域 内 の 特 定 個 人 情 報 が 区 域 外 の 者 か ら 見 ら れ る こ と の な い よ う に す る も の と する 。 ⑶ 電 子 媒 体 、申 請 書 等 の 盗 難 又 は紛 失 の 防 止 ア 特 定 個 人 情 報 が 記 録 さ れ て い る 機 器 ・ 電 子 媒 体 、 申 請 書 等 の 書 類 は 、 盗 難 又 は 紛 失 等 を 防 止 す る た め 、 施 錠 で き る キ ャ ビ ネ ッ ト 、 書 庫 又 は 耐 火 金 庫 等 に 保 管 す る も の と す る 。 イ 特 定 個 人 情 報 フ ァ イ ル を 取 り 扱 う 情 報 シ ス テ ム が 機 器 の み で 運 用 さ れ て い る 場 合 に は、 セ キ ュ リ テ ィ ワ イヤ ー 等 に よ り 固 定 す る も の と す る 。
6 ウ 特 定 個 人 情 報 が 記 録 さ れ て い る 機 器 ・ 電 子 媒 体 、 申 請 書 等 を 取 扱 区 域 外 に 移 動 す る 際に は 、 盗 難 又 は 紛 失等 に 最 善 の 注 意 を 払う も の と す る 。 エ 特 定 個 人 情 報 が 記 録 さ れ て い る 機 器 ・ 電 子 媒 体 、 申 請 書 等 の 書 類 を 庁 舎 外 （ 書 庫 等 ） に 移 動 す る 際 に は 、 次 の よ う な 手 段 を 講 じ 、 容 易 に 個 人 番 号 が 判 明 す るこ と の な い 処 置 を 実施 す る も の と す る 。 （ア） 申 請 書 の 場 合 封 か ん 、 目 隠 しシ ー ル の 貼 付 等 （イ） 特 定 個 人 情 報 が 記 録 さ れ て い る 機 器 ・ 電 子 媒 体 場 合 持 出 し デ ー タ の 暗 号 化 、 パ ス ワ ー ド に よ る 保 護 、 施 錠 で き る 搬 送 容 器 の 使 用 等 ⑷ 情 報 漏 え い等 の 防 止 ア イ ン タ ー ネ ッ ト 等 に よ り 特 定 個 人 情 報 を 外 部 に 送 信 す る 場 合 、 通 信 経 路 の 暗 号 化 等 を行 い 、 情 報 漏 え い 等の 防 止 を 図 る も の とす る 。 イ 特 定 個 人 情 報 フ ァ イ ル を 機 器 又 は 電 子 媒 体 に 保 存 し な け れ ば な ら な い 場 合 は 、 暗 号 化 又 は パ ス ワ ー ド に よ り 秘 匿 す る も の と する 。 ウ 特 定 個 人 情 報 は 、 財 政 課 情 報 化 推 進 担 当 が 指 定 す る 機 器 ・ 電 子 媒 体 又 は 許 可 さ れ た 記録 機 能 を 有 す る 機 器（ USB メ モ リ 等 ）以 外 の 機 器 で 使 用 す る こ と は で き ない も の と す る 。 ⑸ 特 定 個 人 情報 に 係 る 委 託 を 行 う際 の 対 応 特 定 個 人 情 報 を 利 用 す る 事 務 に 関 わ る 委 託 を 行 お う と す る 場 合 は 、 次 に 掲 げ る 事 項 に 従い 、 委 託 先 の 選 定 、契 約 等 を 実 施 す る もの と す る 。 ア 委 託 業 者 の 選 定 に 当 た っ て は 、 委 託 の 対 象 と な る 業 者 の 設 備 、 技 術 水 準 、 従 業 者 に 対 す る 監 督 ・ 教 育 の 状 況 そ の 他 の 経 営 環 境 等 を 把 握 し 、 当 該 業 者 が 市 と 同 等 の 安 全 管 理 措 置 を 講 じ る こ と が 可 能 で あ る か 確 認 す る も の と す る 。 イ 委 託 契 約 の 締 結 に 当 た っ て は 、 秘 密 保 持 義 務 と 合 わ せ て 、 本 市 と 同 等 の 安 全 管 理 措 置 の 実 施 を 義 務 付 け る 内 容 を 契 約 に 含 め るこ と と す る 。 ウ 委 託 先 に おけ る 特 定 個 人 情 報 の取 扱 状 況 を 把 握 す るも の と す る 。 10 特 定 個 人 情報 を 削 除 ・ 廃 棄 す る 際 に 必 要 と な る 対 応 ⑴ 特 定 個 人 情報 が 記 録 さ れ て い る機 器 ・ 電 子 媒 体 、 申請 書 等 の 廃 棄 方 法 ア 個 人 番 号 が記 載 さ れ た 申 請 書 等の 書 類 は 、保 存 期間 経 過 後 に 速 や か に 廃 棄 す る も の と し 、 廃 棄 に 当 た っ て は 、 焼 却 又 は 溶 解 等 の 復 元 不 可 能 な 手 段 を 用 い る も のと す る 。 こ の 場 合 に お いて 、文 書 管 理 に 関 する 規 程 等 に 保 存 期 間の 定 め が な い も
7 の が あ る 場 合 は、 速 や か に 定 め る もの と す る 。 イ 特 定 個 人 情 報 が 記 録 さ れ て い る 機 器 ・ 電 子 媒 体 を 廃 棄 す る 場 合 は 、 専 用 の デ ー タ 削 除 ソ フ ト ウ ェ ア の 利 用 又 は 物 理 的 な 破 壊 等 に よ り 、 復 元 不 可 能 な 手 段 を 用い る も の と す る 。 ⑵ 特 定 個 人 情 報 が 記 録 さ れ て い る 機 器 ・ 電 子 媒 体 、 申 請 書 等 の 廃 棄 記 録 の 保 存 個 人 番 号 が 記 載 さ れ た 申 請 書 等 の 書 類 又 は 特 定 個 人 情 報 が 記 録 さ れ て い る 機 器 ・ 電 子 媒体 を 廃 棄 し た 場 合 には 、 そ の 記 録 を 保 存 す る も の と す る 。 ま た 、 こ れ ら の 作 業 を 委 託 す る 場 合 は 、 委 託 先 が 確 実 に 削 除 又 は 廃 棄 し た こ と を 証 明 書等 に よ り 確 認 す る もの と す る 。 11 そ の 他 ⑴ 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 と し て の 事 務 処 理 に 当 た っ て は 、 本 方 針 を 準 用 す る も の と す る 。 た だ し 、 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 で あ る 職 員 が 、 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 と し て の 職 権 を 利 用 し て 個 人 番 号 の 確 認 が で き な い も の と す る 。 ⑵ 情 報 提 供 ネ ッ ト ワ ー ク シ ス テ ム に よ る 特 定 個 人 情 報 の 提 供 、 情 報 提 供 等 の 記 録 、 秘 密 の 管 理 及 び 秘 密 保 持 義 務 等 に 関 連 す る 事 項 に つ い て は 、 情 報 連 携 の 開 始 が 予 定 さ れ て い る 平 成 ２ ９ 年 ７ 月 ま で に 本 方 針 に 追 記 す る も の と す る 。
