件名

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奄美市文書管理システム構築業務

プロポーザル仕様書

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奄美市文書管理システム構築業務プロポーザル仕様書１．件名奄美市文書管理システム構築業務２．業務の内容本市では名瀬総合支所の新庁舎への移転を平成 31 年に予定しているが，それに伴い紙文書・電子文書のライフサイクル（収受し，又は作成することから保存し，又は廃棄することまでの一連の流れをいう。）に沿った整理方法及び管理手法を体系的に整備することで，保存年限の経過した不要な文書を廃棄し，保存すべき文書においては限られたスペースを有効に活用しつつ，必要な時に迅速にアクセスできる環境を整備していくための文書管理システムを構築する。３．笠利総合支所，住用総合支所の書庫の整備は本事業の対象外とする。４．業務期間契約締結の翌日～平成 32 年３月 20 日５．納入場所奄美市役所６．検査と提出書類受注者は，本仕様書その他機能要件に合致した業務を実施し，検査に合格すること。なお本業務は，受注者が作成し，発注者が承認した検査書に基づく検査の合格をもって納品及び検収完了とする。また提出書類は紙又は電子データ（Excel，PDF 形式等）とする。これ以外に業務実施上必要な書類については，発注者と受注者間で協議の上，整備するものとする。７．関係法令等の遵守業務に当たり，適用を受ける関係法令等を遵守し，円滑な進行を図ること。８．疑義この仕様書に記載の無い事項又は疑義が生じた事項については，発注者と受注者が協議の上決定するものとする。受注者は，仕様書の内容を厳守すること。なお，本仕様書に関して，別途開発費等が発生する場合は，その全てを受注者が負担すること。９．コンサルタント業務文書の整理に必要な調査，廃棄作業支援，未登録文書・保存箱の登録，廃棄作業手順書の作成，職員説明会の開催，執務室内文書引き継ぎ支援，新庁舎への文書移設計画支援，進捗管理，分類作成，保管保存基準作成，文書管理規程の見直し作業を実施すること。作業に必要な諸経費，旅

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費交通費等は全て含むものとする。必要と思われる回数の説明会を開催すること。ただし，文書を保管する什器，保存箱等，また，新庁舎への移設作業，執務室及び住用・笠利総合支所書庫の文書に係る廃棄・登録（これらの文書は職員が行う。）については本事業には含まない。保存文書想定数量廃棄・登録に係る書庫に関する対象箇所・数量は次のとおり・名瀬総合支所地下の書庫・旧県立図書館の書庫（これらの書庫の保存文書想定数量：約30,000件） ※ 想定数量を１割以上，上回るとみなされた場合は，受託者との協議の上実施内容を変更するものとする。 ※ なお，平成28年度・平成29年度において職員により，１年度分の文書管理表を試作している。本事業においては，この文書管理表を検証しつつ，活用していくことを想定している。 10．文書管理システム導入【システム要件】（１）文書管理システムのアカウント数は700を予定している。また文書の管理方式は薄冊方式・ファイリングの混在である。（２）システムが正常に動作するために必要とするハードウェア類を全て含めること。（３）システム稼働に必要とされる，基本システム及び必要なライセンス類を全て含めること。（４）システムは，冗長性及び災害を含む障害時の復元性が考慮され，有事の際は速やかに再稼働できるよう工夫されたものであること。（５）他の導入実績を踏まえた上で，本市で導入する際に想定される帳票カスタマイズに対して基本的な考え方を含めること。（６）システムの構築に必要な諸経費，旅費交通費については全て含むこと。（７）必要と思われる回数の説明会を開催すること。【文書管理システム】収受，起案，施行登録，電子決裁，紙決裁，ファイル登録・検索・文書検索，引継・廃棄処理の文書ライフサイクル管理に対応し，次の要件に対応可能であること。（要件の対応可否については機能要件表(様式５)にて回答すること）（１）基本機能・ ID及びパスワードによる職員認証ができること。・収受→起案→決裁→保管→保存→廃棄の文書ライフサイクル管理に対応していること。また，歴史的資料管理にも対応していること。・収受・起案・施行文書・資料・ファイルの登録ができること。トップ画面で処理中の文書の件数や状況（承認待ち，決裁待ちなど）が確認できること。また

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それぞれの文書一覧の画面に展開できること。・供覧書・起案書，バーコード，各種ラベル，各種帳票等は印刷前にプレビュー表示ができること。・供覧書・起案書等，一覧表，チェックリストについてはＰＤＦ形式でも出力できること。・ファイル文書の引継，破棄，延長処理ができること。・棚・保存箱・ファイルにバーコード出力ができること。バーコードをスキャンすることで，引継処理，箱詰処理，書庫，書架への場所情報の登録作業，廃棄，延長処理がバーコードリーダを用いて簡単な操作で実施できること。・引継・廃棄，延長処理については，書庫等においてオフラインで作業実施できるよう専用の画面及びタブレット等の端末を用意していること。・引継・廃棄・延長処理メニューは解りやすくフローメニューで表示できること。また，フローメニューの順番で各処理が実施できること。・収受・起案・施行文書の文書番号の重複チェックができること。・受付・収受・起案・資料登録画面の各項目で必須入力箇所の設定ができること。・受付・収受・起案・資料登録画面の各項目の項目名の変更ができること。・受付・収受・起案・資料登録画面の各項目の表示順の変更ができること。・受付・収受・起案・資料登録画面の各項目の表示・非表示の設定ができること。（２）受付・外部到達文書を一時保留状態で仮登録することができること。・以下の項目が一時保留状態で登録できること。 ※ 受付日，受付者，所属，役職，内線，収受年度，文書所管所属，件名，処理期限，備考・入力必須項目の設定及び必須項目の色分けができていること。・受付登録された文書は，画面上にＴＯＰ画面の文書管理ポートレットに登録された件数が表示されること。・受付文書の件数から受付文書一覧が表示され，該当文書を選択することで保管，供覧文書の作成ができること。（３）収受・収受文書は供覧，保管の登録ができること。・収受文書は下書き保存ができること。・収受した文書に関して以下のような項目を記録できること。 ※ 受付日，受付者，役職，所属，内線，ファイル年度，ファイル所属，ファイル番号，ファイル名，分類に関する情報，保存期間，保存場所，収受年度，文書所管所属，収受番号，件名，本文，添付文書，相手先発信日，相手先管理番号，発信者，処理期限，回議ルート，備考，関連文書，公開区分，公開件名，一部公開・非公開理由，書式・電子添付ファイルは該当ファイルを選択することで登録・取り消しすることができること。またドラッグアンドドロップでも登録・取り消しができること。複数選択し登録もできること。・収受番号を採番することができること。・収受番号の採番は自動採番，直接入力，定型句から入力できること。・収受番号の枝番の自動採番，又は番号直接入力ができること。・収受番号は原課単位で発番できること（番号に付する記号も管理できること。）。・収受番号はあらかじめ予約番号を登録することができること。自動採番時は予約番号は附番されないこと。・収受番号は空番から取得できること。・予約番号を直接入力することで登録できること。・収受番号の文言を設定することができること。・供覧書の本文の入力ができること。・供覧書の本文は例文登録ができること。・供覧書の例文は全庁共通・所属毎に登録ができること。・供覧書の例文は照会・回答・通知・報告・依頼・申請などの文書内容毎に登録ができること。・供覧書の本文は例文を引用して入力ができること。・供覧文書を登録するファイルは，お気に入りに登録しているファイルを選択できること。ま

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た分類ツリー表示から登録できること。さらに検索条件を入力することで登録ができること。・収受文書を保存するファイルは，任意のファイル項目から検索し該当ファイルを選択できること。検索項目は以下のような項目から検索ができること。 ※ 所管所属，年度（範囲指定ができること。），タイトル，分類，分類名，保存期間，ファイル番号，年度暦年区分，毎年利用区分，廃棄区分，保存場所，保存場所名，保存期間満了時の処理区分，ラベル種類，ラベル出力，作成所属，登録日時（範囲指定ができること。），更新日時（範囲指定ができること。）。・供覧書の書式設定，印刷・ＰＤＦ出力ができること。印刷時にはプレビュー表示(拡大・縮小表示）ができること。・公開件名は収受文書の件名をコピーできること。また修正もできること。・一部公開・非公開理由は理由名称をチェックボックスから登録ができること。また理由名称はマスタ設定により任意の名称が設定できること。（４）起案・直前に登録した収受文書の情報を起案画面にコピーすることができること。・起案文書は下書き保存ができること。・起案文書に関して以下のような項目を記録できること。 ※ 起案日，起案者，役職，所属，内線，ファイル年度，ファイル所属，ファイル番号，ファイル名，分類に関する情報，保存期間，保存場所，文書年度，文書所管所属，文書番号，件名，本文，添付文書，回議ルート，決裁方法（紙・電子・併用），決裁区分，書式，処理期限，文書内容，要施行区分（要施行，施行不要），公印利用区分（公印不要，公印要），公印区分，備考，関連文書，公開区分，公開件名，一部公開・非公開理由・電子添付ファイルは該当ファイルを選択することで登録・取り消しすることができること。またドラッグアンドドロップでも登録・取り消しができること。複数選択し登録もできること。・起案番号を採番することができること。・起案番号の採番は自動採番，直接入力，定型句から入力できること。・起案番号の枝番の自動採番，番号直接入力ができること。・起案番号は原課単位で発番できること。（番号に付する記号も管理できること。）。・起案番号はあらかじめ予約番号を登録することができること。自動採番時は予約番号は附番されないこと。・起案番号は空番から取得できること。・予約番号を直接入力することで登録できること。・起案番号の文言を設定することができること。・起案書の本文の入力ができること。・起案書の本文は例文登録ができること。・起案書の例文は全庁共通・所属毎に登録ができること。・起案書の例文は照会・回答・通知・報告・依頼・申請などの文書内容毎に登録ができること。・起案書の本文は例文を引用して入力ができること。・起案文書を登録するファイルは，お気に入りに登録しているファイルを選択できること。また分類ツリー表示から登録できること。さらに検索条件を入力することで登録ができること。・起案文書を保存するファイルは，任意のファイル項目から検索し該当ファイルを選択できること。検索項目は以下のような項目から検索ができること。 ※所管所属，年度（範囲指定ができること。），タイトル，分類，分類名，保存期間，ファイル番号，年度暦年区分，毎年利用区分，廃棄区分，保存場所，保存場所名，保存期間満了時の処理区分，ラベル種類，ラベル出力，作成所属，登録日時（範囲指定ができること。），更新日時（範囲指定ができること。）・起案文書を保存するファイルを検索する際，登録されている検索条件テンプレートを選択して検索できること。・起案文書を保存するファイルのタイトルの一部などキーワードを入力し該当ファイルを検索して登録することができること。・起案書の書式設定，印刷・ＰＤＦ出力ができること。印刷時にはプレビュー表示(拡大・縮小

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表示）ができること。・公開件名は起案文書の件名をコピーできること。また修正もできること。・一部公開・非公開理由は理由名称をチェックボックスから登録ができること。また理由名称はマスタ設定により任意の名称が設定できること。・起案文書を保存するファイルを検索する際，ファイル項目の検索条件をテンプレートとして登録，呼出しができること。・公開件名は収受文書の件名をコピーできること。また修正もできること。・公開理由は理由名称をチェックボックスから登録ができること。また理由名称はマスタ設定により任意の名称が設定できること。（５）施行・直前に登録した起案文書の情報を施行画面にコピーすることができること。・施行文書に関して以下のような項目を記録できること。 ※ 施行種類（郵送，メール，掲示，告示，HPの登載など），施行日，処理者，役職，所属，内線，ファイル年度，ファイル所属，ファイル番号，ファイル名，保存期間，保存場所，施行年度，文書所管所属，施行番号，件名，本文，添付文書，施行者，施行先，備考，関連文書・電子添付ファイルは該当ファイルを選択することで登録・取り消しすることができること。またドラッグアンドドロップでも登録・取り消しができること。複数選択し登録もできること。・施行番号を採番することができること。・施行番号の採番は自動採番，番号直接入力，定型句選択，文言・番号直接入力ができること。・施行番号の枝番の自動採番，又は番号直接入力ができること。・施行番号は原課単位で発番できること（番号に付する記号も管理できること。）。・施行番号はあらかじめ予約番号を登録することができること。自動採番時は予約番号は附番されないこと。・施行番号は空番から取得できること。・予約番号を直接入力することで登録できること。・施行番号の文言を設定することができること。・本文の入力ができること。・本文は例文登録ができること。・例文は全庁共通・所属毎に登録ができること。・例文は照会・回答・通知・報告・依頼・申請などの文書内容毎に登録ができること。・本文は例文を引用して入力ができること。・施行文書の保存先（分類・ファイル）の設定ができること。・施行文書を登録するファイルは，お気に入りに登録しているファイルを選択できること。また分類ツリー表示から登録できること。さらに検索条件を入力することで登録ができること。・施行文書を保存するファイルは，任意のファイル項目から検索し該当ファイルを選択できること。検索項目は以下のような項目から検索ができること。 ※ 所管所属，年度（範囲指定ができること。），タイトル，分類，分類名，保存期間，ファイル番号，年度暦年区分，毎年利用区分，廃棄区分，保存場所，保存場所名，保存期間満了時の処理区分，ラベル種類，ラベル出力，作成所属，登録日時（範囲指定ができること。），更新日時（範囲指定ができること）・施行文書を保存するファイルを検索する際，登録されている検索条件テンプレートを選択して検索できること。・施行文書を保存するファイルのタイトルの一部などキーワードを入力し該当ファイルを検索して登録することができること。（６）資料・よく利用する電子データ，資料などを登録することができること。・ファイル名については，お気に入りに登録しているファイルから登録できること。また分類ツリー表示から登録できること。さらに検索条件を入力することで登録ができること。・ファイルを選択することで，ファイルに登録されている年度，所属，ファイル番号，ファイ

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ル名，分類，保存期間，保存場所，年度，所属が登録されること。・以下のような項目が登録できること。 ※ 件名，概要（概要についてはあらかじめ登録されている例文を引用できること。），備考，添付文書（ファイル），関連文書(関連文書については，簡易検索，詳細検索により該当文書を登録できること。) ・文書に添付する資料の容量制限ができること。・入力必須項目の設定及び必須項目の色分けができていること。・電子添付ファイルは該当ファイルを選択することで登録・取り消しすることができること。またドラッグアンドドロップでも登録・取り消しができること。複数選択し登録もできること。（７）電子決裁・直列・並列での回議ルートの設定ができること。合議の設定もできること。・回議ルートの追加時に承認・決裁者の操作でルート変更ができること。・文書作成時（収受・起案）に，あらかじめ登録された回議ルートを選択して電子決裁が行えること。またルートの編集，新規回議ルートを作成し電子決裁が行えること。・複数人のグループ合議の場合，誰か一人でも承認とした場合，次の承認ルートに移ることができること。・ＴＯＰ画面の文書管理ポートレットに画面”承認・決裁待ち”，”供覧待ち”のような項目での件数表示ができること。またそれぞれ選択することで，文書一覧が表示（申請日・申請識別名・書式・申請者・緊急度・滞留期間など）され，承認・決裁処理ができること。・電子決裁ワークフローで，申請状況（申請中・決裁済・却下など）の件数が表示され，一覧表示，文書内容の確認ができること。・電子決裁ワークフローで，通常承認（全件・起案・供覧）の件数が表示され，一覧表示，文書内容の確認，文書の処理ができること。・電子決裁ワークフローで，承認予定（全件・起案・供覧）の件数が表示され，一覧表示，文書内容の確認，文書の処理ができること。・電子決裁ワークフローで，起案，供覧区分毎で一括承認ができること。・電子決裁ワークフローで，承認・決裁の履歴が一覧表示できること。申請日，書式，申請者，緊急度（通常・緊急），状況（申請中・保留・却下・取消・決裁済），次回承認者，承認・決裁日などが一覧で表示できること。・電子決裁ワークフローで，申請参照ができること。承認・決裁の履歴が一覧表示できること申請日，書式，申請者，緊急度（通常・緊急），状況（申請中・保留・却下・取消・決裁済），次回承認者，承認・決裁日などが一覧で表示できること。・電子決裁ワークフローで，申請文書の参照ができること。申請日，申請者，決裁日，緊急度，状況，申請時の組織等から検索ができること。検索結果は申請日，原課，文書番号，件名などの表示ができ，申請文書の詳細が確認できること。・電子決裁文書作成時に”緊急”を選択することで，ＴＯＰ画面の緊急承認・決裁待ちに文書件数が表示されること。・処理期限日を設定できること。処理期限日以前の日付で承認・決裁もできること。処理期限日を超えた日付で承認・決裁ができないこと（メッセージを表示）。・電子決裁ルート上の文書の状況が容易に確認できること。・供覧ルート上の確認者は，供覧文書に対して起案文書を作成することができること。・供覧終了時には供覧開始者に対して，供覧完了がメール通知されること。・紙決裁，電子決裁，併用決裁が選択できること。 ① 紙決裁…紙印刷した文書を回議して決裁し，決裁結果を入力することで管理 ② 電子決裁…画面上で設定した承認ルート上で電子データの文書を回議して決裁，電子決裁の場合も決裁後，紙での印刷ができること。 ③ 併用決裁…紙決裁と電子決裁の併用を行う方法・電子決裁の回議途中で，保留状態にし紙文書を出力して紙決裁が行えること。・回議ルート上の承認者，決裁者には前もって回議されてくる文書の流れが確認でき，文書を引き上げて処理することができること。・決裁完了時には回議開始者に対して，回議完了がメール通知されること。

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・承認者，決裁者は回議文書に対して，承認，非承認（再回議不可），決裁，却下，差し戻し（再回議可能）などができること。・回議ルート上の承認，決裁者は回議中の文書のルート編集ができること。・非承認，差し戻しを選択した場合，回議開始者，差し戻し先に対してメール通知されること。・却下された場合は，ＴＯＰ画面の却下件数にカウントされそれを選択することで文書を修正し再起案ができること。・承認者・決裁者が「差戻」を選択した場合には，差戻し先の指定（下位の任意の職員が指定可能）が可能で，差戻された側の職員は，その該当の文書を流用して，再回議を行うことができること。・回議中文書において承認者，決裁者が出張等の不在時にも円滑に決裁処理を続行させることができること。・電子・紙併用決裁時，予め複数の決裁ルートの印欄を設定した起案用紙が作成できること。・電子・紙併用決裁時，起案・決裁時に選択した起案用紙がプレビュー表示，印刷ができること。・承認，決裁者の代理者及び代理期間の設定ができること。・代理者が承認や決裁をした場合，決裁欄に（代）という表示が可能なこと。また代理承認・決裁を設定した本人は”未確認”状態となり，後でその文書を確認（既読状態）することができること。・起案用紙の書式レイアウト（印鑑欄含む。）は既存の様式同様作成できること。（８）文書検索・文書の検索について，ＯＲ検索や当年度のみ検索できる項目もあること。・文書の検索について，任意の文書項目から検索ができること。検索項目は以下のような項目から検索ができること。 ※ 処理状況（未決裁のみ，未施行のみ，下書きのみ，下書きを除く。），文書種別（受付，供覧，保管，起案，施行，資料），下書き（非下書き，下書き），文書年度（範囲指定ができること。），文書所管所属，日付（範囲指定ができること。），処理期限（範囲指定ができること。），件名，分類，分類名称，ファイル，ファイル名，文書番号，ファイル番号，相手先発信日（範囲指定ができること。），決裁完了日（範囲指定ができること。），保管場所，公開ファイルタイトル，本文，一部公開・非公開理由，公開件名，相手先管理番号，庁外担当者，決裁区分，施行種類，庁内担当者，処理者，所属，役職，内線，登録者，更新者・日付については以下のような項目から範囲指定して検索ができること。 ※ 日付，処理期限，相手先発信日，決裁完了日を直接入力又はカレンダーから日を指定できること。・よく利用する検索条件の登録ができること。・ファイル名については，お気に入りに登録しているファイルを選択できること。また分類ツリー表示から登録できること。さらに検索条件を入力することで登録ができること。・検索結果については，以下のような項目が表示できること。 ※ 下書き，件名，文書年度，文書種別，文書番号，日付，処理者，処理期限，文書所管所属，分類，ファイル番号，ファイル名また各項目を選択することで昇順・降順での表示切り替えができること。・検索結果の該当文書を選択することでの登録文書情報が確認できること。登録文書情報画面にて関連文書（収受・起案・施行）の件名が表示できること。・過年度文書を複写して新規文書を作成できること。・ファイルツリーより所属，分類，ファイルを選択し文書を検索できること。・カテゴリ（下書き，受付，未決裁（紙），未施行，公印申請待ち，申請中，公印申請中，却下，緊急承認・決裁待ち，承認，決裁待ち，供覧待ち，公印承認待ち等）で各文書を検索できること。・検索結果より一括して決裁済，要施行，施行不要，公印不要の設定ができること。・検索結果全て出力できること。その際タイトルはあらかじめ設定したタイトル又は任意のタイトルを入力して印刷・ＰＤＦ出力ができること。またＣＳＶ形式に出力もできること。（９）ファイル登録

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・文書を保存するファイルの新規登録ができること。・ファイル項目は以下のような項目が登録できること。 ※ 所管所属，年度，タイトル，保存期間，保存期間色（15色），分類，毎年利用区分，年度・暦年区分，保管媒体区分（紙・電子・その他），ファイル番号(自動採番），バーコード番号（自動採番），保存場所，背表紙タイトル，保存期間満了時の処理区分(廃棄，移管，その他），ラベル種類，機密レベル，公開区分，公開用タイトル，廃棄区分，廃棄延長年，内容・取扱い，備考，作成者・公開用タイトルについては，タイトル名がコピーできること。・背表紙タイトルについては，タイトル名がコピーできること。・以下に示す項目はプルダウンメニューより簡単な操作で登録ができること。 ※ 所管所属，年度，保存期間，保存期間色（15色），媒体区分（紙・電子・その他），保存期間満了時の処理区分(廃棄，移管，その他），ラベル種類，公開区分，廃棄区分，機密レベル・分類及び保存場所の選択については，ツリー表示又は検索条件を入力することで選択・登録ができること。（10）ファイル検索・ファイルの検索について，簡易検索ができること。また当年度のみ検索できる項目もあること。・ファイルの検索について，任意のファイル項目から検索ができること。検索項目は以下のような項目から検索ができること。 ※ 所管所属，年度（範囲指定ができること。），年度・暦年区分，毎年度利用区分，廃棄区分（未廃棄，廃棄済，不明），タイトル，分類，保存場所，保存場所名，分類名，保存期間，保存期間満了時の処理（廃棄・移管・その他），ファイル番号，ラベル種類，ラベル出力（未出力，出力済），作成所属，登録日時，更新日時・よく利用する検索条件の登録ができること。・分類及び保存場所の選択については，ツリー表示から選択できること。・ファイル検索結果については以下のような項目が画面表示されること。 ※ 年度，タイトル，分類，場所，保存期間，所管所属，廃棄区分，廃棄予定年，ファイル番号，毎年度利用区分，作成年度また各項目を選択することで昇順・降順での表示切り替えができること。・検索結果については，目録一覧表として印刷，プレビュー表示，ＰＤＦファイルに出力ができること。・検索結果については，項目名を含めてファイル項目全てをＣＳＶ形式などで出力ができること。・検索結果から対象ファイルを選択し，一括してファイルの複写，削除ができること。また任意のファイル項目を一括して変更ができること。・検索結果から，印刷対象のファイルを選択し背ラベル（大・中・小・細），ファイルラベル，表紙，バーコードの印刷，プレビュー表示などができること。・ラベル印刷の際，用紙の何番目から印刷するか指定ができること。（11）引継・各課で引継処理が実施できるよう，引継処理を実施する所属を選択できること。・引継対象データを以下のような項目で抽出ができること。 ※ 所属，年度（範囲指定ができること。），分類，保存期間，保存場所，廃棄区分（設定条件を除く事もできること。），内容，取扱い，保管媒体種別，年度暦年区分・引継予定一覧表のプレビュー表示，印刷ができること。・引継予定一覧表の出力項目は以下のような項目が出力できること。 ※ 所属，ファイル番号，年度，タイトル，分類，保存期間，場所・対象データから任意のファイルを選択して，保存箱番号，内容・取扱いの登録ができること。・保存箱内容一覧（インデックス）のプレビュー表示，印刷ができること。・インデックスの出力項目は以下のような項目が出力できること。 ※ 箱番号，所属名，廃棄年度，場所名，ファイル番号，作成年度，保存年限，ファイル名

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・箱詰めしないファイルは箱を使わない設定ができること。・引継処理画面から保存箱の追加ができること。また，保存箱の追加は所属，箱名称前文言，箱個数を追加できること。・箱番号，ファイル番号，保存期間，内容・取扱いの項目からデータの絞り込みができること。・対象データから任意のファイルを選択して，保存場所の登録ができること。保存場所はツリー表示から選択ができること。・対象データより対象のファイルが無い場合は所在不明データとして登録ができること。・対象データより引継対象から除外（削除）できること。・対象データより引継チェックリストのプレビュー表示，印刷ができること。・引継チェックリストの出力項目は以下のような項目が出力できること。 ※ 所属，処理，箱番号，ファイル番号，年度，タイトル，分類，場所，場所（新），保存期間，作成所属，内容・取扱いまたＰＤＦ出力もできること。・引継実績一覧表のプレビュー表示，印刷ができること。引継日は範囲指定ができること。・引継実績一覧表の出力項目は以下のような項目が出力できること。 ※ 所属，ファイル番号，年度，タイトル，分類，保存期間，引継日，場所，箱番号また任意の帳票タイトルで出力もできること。またＰＤＦ出力もできること。・引継実績一覧表は項目名を含めてファイル項目全てをＣＳＶ形式で出力ができること。・オフラインで引継作業が実施できるメニューがあること。タブレットに対応したメニュー，画面になっていること。・引継作業はオフラインで箱やファイルのバーコードを読み取ることで箱詰データが登録でき，オンラインにてサーバへそのデータが転送できる仕組みがあること。・引継作業はオフラインで場所や箱・ファイルのバーコードを読み取ることで保存場所データが登録でき，オンラインにてサーバへそのデータが転送できる仕組みがあること。（12）廃棄・廃棄処理を実施する所属を選択できること。所属について選択できること。・廃棄対象データを以下のような項目で抽出ができること。 ※ 所属，年度（範囲指定ができること），分類，保存期間，保存期間満了時の措置，保存場所，廃棄予定年，廃棄区分，内容・取扱い，保管媒体種別，年度暦年区分・廃棄予定一覧表のプレビュー表示，印刷ができること。・廃棄予定一覧表の出力項目は以下のような項目が出力できること。 ※ 所属，ファイル番号，箱番号，年度，タイトル，保存期間，廃棄予定，場所，内容・取扱い・対象データから任意のファイルを選択して，廃棄処理ができること。また対象が不明の場合は不明の登録もできること。・対象データから任意のファイルを選択して，延長処理ができること。その際任意の延長年数，理由を登録できること。・対象データより廃棄処理ができること。・対象データより廃棄チェックリストのプレビュー表示，印刷ができること。・廃棄チェックリストの出力項目は以下のような項目が出力できること。 ※ 所属，処理，廃棄，廃棄予定，箱番号，年度，ファイル番号，タイトル，作成所属，場所，廃棄延長年・理由，内容・取扱いまたＰＤＦ出力もできること。・廃棄対象データが多い場合，箱番号，ファイル番号，保存期間，内容・取扱いの項目からデータの絞り込みができること。・廃棄実績一覧表のプレビュー表示，印刷ができること。廃棄日は範囲指定ができること。・廃棄実績一覧表の出力項目は以下のような項目が出力できること。 ※ 所属，ファイル番号，年度，タイトル，分類，保存期間，引継日，場所，箱番号またＰＤＦ出力もできること。・廃棄実績一覧表は項目名を含めてファイル項目全てをＣＳＶ形式で出力ができること。・オフラインで廃棄・延長作業が実施できるメニューがあること。タブレットに対応したメニュー，画面になっていること。

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・廃棄作業はオフラインで箱やファイルのバーコードを読み取ることで廃棄データが登録でき，オンラインにてサーバへそのデータが転送できる仕組みがあること。・延長作業はオフラインで箱・ファイルのバーコードを読み取り，廃棄延長年・廃棄延長理由を選択することで廃棄延長データが登録でき，オンラインにてサーバへそのデータが転送できる仕組みがあること。・廃棄実績一覧表の出力項目は以下のような項目が出力できること。 ※ 廃棄，ファイル番号，年度，タイトル，分類，保存期間，廃棄日，場所，箱番号また任意の帳票タイトルで出力もできること。またＰＤＦ出力もできること。・廃棄実績一覧表は項目名を含めてファイル項目全てをＣＳＶ形式で出力ができること。・オフラインで引継作業が実施できるメニューがあること。タブレットに対応したメニュー，画面になっていること。・引継作業はオフラインで箱やファイルのバーコードを読み取ることで箱詰データが登録でき，オンラインにてサーバへそのデータが転送できる仕組みがあること。・引継作業はオフラインで場所や箱・ファイルのバーコードを読み取ることで保存場所データが登録でき，オンラインにてサーバへそのデータが転送できる仕組みがあること。（13）棚卸・オフラインで棚卸作業が実施できるメニューがあること。タブレットに対応したメニュー画面になっていること。・棚卸作業はオフラインで保存場所，箱やファイルのバーコードを読み取ることで棚卸のデータが登録でき，オンラインにてサーバへそのデータが転送できる仕組みがあること。・棚卸実施済みデータから保存場所の更新処理ができること。・所属，保存場所を指定して棚卸不明リスト，棚卸入違いリストのプレビュー表示，印刷ができること。所属選択ができること。保存場所はツリー表示から選択ができること。・棚卸不明リストの出力項目は以下のような項目が出力できること。 ※ 所属，ファイル番号，箱番号，年度，タイトル/サブタイトル，保存期間，分類，棚卸日・棚卸入違いリストの出力項目は以下のような項目が出力できること。 ※ 書庫，所属，ファイル番号，箱番号，年度，タイトル/サブタイトル，保存期間，場所（元），棚卸日・棚卸不明リスト，棚卸入違いリストは項目名を含めてファイル項目全てをＣＳＶ形式で出力ができること。・棚卸作業の状態区分，実施日，結果（棚卸件数，不明件数）が一覧として画面上で確認ができること。・棚卸不明一覧表・棚卸入違い一覧表の印刷ができること。またＰＤＦ・ＣＳＶ形式で出力ができること。（14）年次更新・年度更新処理を，”機構改革有り・機構改革無し”で別々に処理が実施できること。機構改革有りの場合手順をフロー化されたメニューから処理が実施できること。・年度管理・暦年管理のファイル情報を，年度を指定して複写することができること。・機構改革有りの場合，新設される所属の登録ができること。またその所属の権限設定ができること。権限設定は利用者，組織，役職，組織+役職の単位で設定ができること。・廃止となった所属を削除することができること。・所属毎にファイルの有り・無しの表示ができること。・所属の表示順が設定できること。・所属の分類がツリー表示され分類の修正，追加，削除ができること。また分類情報をＣＳＶファイルで出力できること。・旧所属の分類を新しい所属を選択することで簡単に分類情報が複写できること。・新しい所属で利用するファイルの登録ができること。・新しい所属で利用するファイルで分類が不整合となる一覧を所属・年度を指定して抽出することができ，該当の分類を修正することができること。

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（15）権限・文書管理者及び文書取扱主任の権限設定は利用者，組織，役職，組織+役職の単位で設定ができること。・一般，文書取扱主任の権限設定で，ファイルの登録・複写・削除・更新，文書の登録，削除，更新ができること。（16）原課設定・各課の一般利用者，文書取扱主任の設定ができること。また事前の設定もできること。・兼務先の設定ができること。・遡って文書処理ができるよう残務処理期間を設定することができること。その際残務開始日，残務期間の設定ができること。・所属課の表示順を設定・変更できること。・収受・起案・施行文書の文書番号の前文言の設定ができること。また複数設定ができること。・原課・文書番号文言・文書番号引継テーブルの履歴が作成できること。（17）保存場所設定・保存場所の情報をツリー形式で表示することができること。５段階まで場所の情報が登録できること。・保存場所のバーコード一覧をプレビュー表示，印刷ができること。・保存場所情報をＣＳＶ形式で出力することができること。・保存箱情報を年度，所属を選択し削除，追加することができること。（18）箱番号設定・箱番号のバーコード一覧をプレビュー表示，印刷ができること。・箱番号情報をＣＳＶ形式で出力することができること。（19）出力帳票・目録一覧表，背表紙ラベル，廃棄・引継文書等の一覧表が，ＰＤＦ等の形式で帳票出力できること。・背ラベル（大・中・小・細・ファイリングラベル・インデックス）・引継予定一覧表（ＰＤＦ）・引継チェックリスト（ＰＤＦ）・引継実績一覧表（ＰＤＦ）・廃棄予定一覧表（ＰＤＦ）・廃棄チェックリスト（ＰＤＦ）・廃棄実績一覧表（ＰＤＦ）・保存場所バーコード一覧・箱番号バーコード一覧（20）予約番号設定・課毎に収受・起案・施行番号の予約登録ができること。（21）機密文書ファイル設定・特定の担当者のみ参照できるファイルを設定することができること。 11．必要経費について・導入経費見積書（導入年度運用経費を含むこと。） Ⅰ コンサルタント業務・平成30年度費用・平成31年度費用

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・その他 Ⅱ 文書管理システム導入・ソフトウェア費用・ハードウェア費用・導入作業費用・その他 Ⅲ その他・運用経費見積書（年間経費で平成32年度から平成36年度分まで） Ⅰ 運用経費・ソフトウェア保守費用・ハードウェア保守費用・その他 12．その他特記事項（１）本市の情報セキュリティーポリシーに準拠すること。（２）受注者は構築にあたり，法令に定められた手続きが必要な場合，関係各所に対し必要な手続きを行うこと。また手続き完了後は，本市に報告すること。（３）発注者が受注者に提供するデータ等は機密保護に注意し，その内容を外部に漏らしてはならない。（４）本業務を遂行するにあたって，受注者は，奄美市の既存システム及びネットワークに悪影響を与えないよう十分に注意すること。必要に応じて既存システム及びネットワークなどの保守業者と連携し作業を進めること。保守業者が作業するにあたって必要となる費用については，本業務に含むものとする。（５）本仕様書との不一致，又は受注者の瑕疵によることが明らかな不具合が本稼動後に判明した場合は，本市と協議の上，受注者は無償で是正処置を行うこと。