仕様書 Ⅰ．件名 「国際スマートグリッド・アクション・ネットワーク（ISGAN）第 11 回執行委員会及びワ ークショップ」に係る会場運営業務 Ⅱ．会議の概要 発注者が開催する会議の概要は以下のとおり。 １． 会議名称 国際スマートグリッド・アクション・ネットワーク（ISGAN）第 11 回執行委員会 （以下「ExCo」という。）及びワークショップ ２． 開催日時 （１） 公開ワークショップ 平成 28 年 3 月 8 日（火） 9 時 30 分から 20 時 30 分（受付開始 8 時 30 分） （２） 非公開ワークショップ 平成 28 年 3 月 9 日（水） 14 時 00 分から 19 時 00 分（受付開始 13 時 30 分） ※サイトツアー 9 時 30 分から 11 時 00 分（バス乗車開始 8 時 30 分） （３） ExCo（非公開） 平成 28 年 3 月 10 日（木） 8 時 30 分から 22 時 00 分（受付開始 8 時 00 分） 平成 28 年 3 月 11 日（金） 8 時 30 分から 19 時 00 分（受付開始 8 時 00 分） ３． 開催場所 横浜高速鉄道みなとみらい線の「みなとみらい駅」を最寄駅とし、その最寄駅から 徒歩 5 分以内の会場。（本項目は、契約締結時には、具体的な会場名に変更する。受 注者は契約締結までに本項及び「４．会場の条件」に示す条件を満たす会場を、発注 者の了承を得たうえで決定・確保しておくこと。） ４． 会場の条件 （１） 公開ワークショップ 会場は以下の 3 つで構成するものとする。なお、来場者の動線を考慮し、以下の① 及び②が同フロアにあること。また、出席者の動線を考慮し、③は①及び②と同建物 内にあること。 ① ワークショップ会場 (a) スクール形式で、来場者 200 名が肩を触れ合う事のない十分な間隔を確保 して着席できること。 (b) インターネットを無料無線 LAN で使用可能な環境であること。 (c) 同時通訳システムを利用可能であること。 (d) コーヒーブレイクを行うため、場内で飲食が可能であること。 ② 受付 (a) 4 名の受付業務が可能なカウンターを設置できること。
(b) 同時通訳用レシーバの配布・回収等が可能であること。 ③ ネットワーキング会場 (a) 140 ㎡以上及び 270 ㎡以上の 2 室を用意すること。 (b) レイアウト等については、発注者から別途指示する。 （２） 非公開ワークショップ等 会場は以下の 3 つで構成するものとする。なお、来場者の動線を考慮し、②は①と 同フロア内とし、③は①から徒歩 5 分以内とすること。 ① ワークショップ会場 (a) コの字形式で 50 名を収容可能であること。 (b) インターネットを無料無線 LAN で使用可能な環境であること。 (c) コーヒーブレイクを行うため、場内で飲食が可能であること。 ② 受付 ワークショップ会場の入口に受付を設置できること。 ③ サイトツアーのバス発着スペース (a) 大型バス 1 台分の駐車スペースを確保できること。 (b) 40 名をスムーズに受付し、大型バス 1 台に乗降させることができる発着ス ペースを確保できること。 （３） ExCo 会場等 会場は以下の 2 つで構成するものとする。なお、出場者の動線を考慮し、以下の ①及び②が同建物内にあること。 ① ExCo 会場 (a) コの字形式で 50 名を収容可能であること。 (b) インターネットを無料無線 LAN で使用可能な環境であること。 (c) コーヒーブレイクを行うため、場内で飲食が可能であること。 ② ネットワーキング会場 (a) 120 ㎡以上及び 270 ㎡以上の 2 室を用意すること。 (b) レイアウト等については、発注者から別途指示する。 Ⅲ．業務概要 受注者が実施する業務概要は以下のとおり。 １． 公開ワークショップ参加登録用 WEB サイトの構築等業務 ２． 会場の設営及び撤去 ３． 備品・機材等の手配 ４． 運営マニュアル等の作成等業務 ５． 運営等業務 ６． その他付帯業務 Ⅳ．業務の詳細
受注者が実施する業務の詳細は以下のとおり。 １． 公開ワークショップ参加登録用 WEB サイトの構築等業務 受注者は、発注者が提供するデータを元に、公開ワークショップの参加登録用 WEB サ イトのデザイン作成及び構築を平成 28 年 1 月 8 日（金）までに行い、発注者の了承を 得たうえで公開すること。 （１） 日本語及び英語のページを作成すること。 （２） 情報セキュリティ（特に SQL インジェクション、クロスサイト・スクリプテ ィングの防止）を担保するため、独立行政法人情報処理推進機構「安全なウェ ブサイトの作り方（改訂第７版）」に準拠して構築すること。また、セキュリテ ィ実装チェックリストを提出すること。 （３） 公開ワークショップ参加登録用 WEB サイトの基本項目は以下のとおり。 ① プログラム ② 会場へのアクセス ③ 参加申込画面 平成 28 年 2 月 19 日（金）まで申込みを受け付けること。但し、定員に達し た段階で締め切ることとし、定員数については、発注者から別途指示する。な お、申込状況について、発注者が随時 WEB サイトから容易に確認できるように すること。 （４） 参加申込情報を電子データ（Microsoft Excel（2013 以降のバージョン）方 式）にて一式提出すること。 ２． 会場の設営及び撤去 以下により、会場の設営及び撤去を行うこと。 （１） 公開ワークショップ ① ワークショップ会場 (a) ３．（１）①の備品・機材等を配置すること。 (b) 最大 7 名が着席した状態で登壇可能なステージを設置すること。 (c) ステージ演出照明（スポットライト等）を用いて効果的な演出を行うこと。 ② 受付 ３．（１）②の備品を配置すること。 （２） 非公開ワークショップ等 ① ワークショップ会場 (a) ３．（２）①の備品・機材等を配置すること。 (b) ステージを設置すること。 (c) ステージ演出照明（スポットライト等）を用いて効果的な演出を行うこと。 ② 受付 ３．（２）②の備品を配置すること。 ③ サイトツアーのバス発着スペース
３．（２）③の備品を配置すること。 （３） ExCo 会場 ３．（３）①の備品・機材等を配置すること。 （４） 看板等 ４．（３）の看板等について、発注者が指示する場所に設置すること。 （５） 会場設営及び撤去等の日時等 ① 会場設営、機材の動作確認等の事前準備作業は、発注者及び会場の管理者等 と調整のうえ各開催日の受付開始 1 時間前までに行うこと。 ② 機材及び備品等の撤去、廃棄物の処理、原状回復については、法令に基づき 会議終了後速やかに実施すること。但し、具体的な実施日時について、発注者 と調整のうえ決定すること。 ３． 備品・機材等の手配 以下の備品・機材等を手配すること。 （１） 公開ワークショップ ① ワークショップ会場 項番 項目 仕様 数量 ア 通信回線 ベストエフォート型 100Mbps 以上とし、 PC 接続用のハブ又はルーター等を備える こと。 １本 イ スクリーン 縦 400cm×横 400cm 以上であること。 1 幕 ウ プロジェクター ワークショップ会場の照明下でイのスク リーンに対応した輝度を確保すること。 エのノート PC との接続が可能であるこ と。 1 台 エ ノート PC Windows7 以降の OS を搭載した PC である こと。また、以下のソフトウェアが利用可 能であること。
(a) Microsoft Word、Excel、PowerPoint の 2013 以降のバージョン (b) PDF ファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェア ウのプロジェクターとの接続が可能であ ること。 1 台 オ 司会者用机及び椅子 － 1 セット カ 演台 － 1 台
キ パネルディスカッシ ョン用机及び椅子 － 6 名分 ク 来場者用机及び椅子 スクール形式。なお、机は 1 台につき 2 名 が使用できる大きさであること。 200 名分 ケ ワイヤレスマイク 卓上型マイクスタンドを備えること。 5 本 コ 有線マイク 卓上型マイクスタンドを備えること。 2 本 サ スピーカー等音響機 器 － 一式 シ 同時通訳システム 日→英、英→日の 2 系統とすること。 通訳ブースは防音とすること。 一式 ス リモコン付きレーザ ーポインター － 1 本 セ 卓上ベル － 1 個 ソ 手元灯 － 4 個 タ 関係者席等の貼り紙 講演者等の座席を明示すること。 30 枚 ② 受付 項番 項目 仕様 数量 ア 受付用机 奥行 45 ㎝×幅 120 ㎝程度 2 台 イ 受付用椅子 － 4 脚 ウ 同時通訳用レシーバ － 200 個 エ 飲料 受付付近に設置し、セルフ方式で提供す ること。 コーヒー、紅茶、ソフトドリンクを用意 すること。 200 名分/ 回を 3 回 （２） 非公開ワークショップ等 ① ワークショップ会場 項番 項目 仕様 数量 ア 通信回線 ベストエフォート型 100Mbps 以上とし、 PC 接続用のハブ又はルーター等を備える こと。 １本 イ スクリーン 縦 300cm×横 400cm 以上であること。 1 幕 ウ プロジェクター ワークショップ会場の照明下でイのスク リーンに対応した輝度を確保すること。 エのノート PC との接続が可能であるこ と。 1 台
エ ノート PC Windows7 以降の OS を搭載した PC である こと。また、以下のソフトウェアが利用可 能であること。
(a) Microsoft Word、Excel、PowerPoint の 2013 以降のバージョン (b) PDF ファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェア ウのプロジェクターとの接続が可能であ ること。 1 台 オ 司会者用机及び椅子 － 1 セット カ 演台 － 1 台 キ 来場者用机及び椅子 コの字形式。なお、机は 1 台につき最大 3 名まで使用できる大きさとすること。 50 名分 ク ワイヤレスマイク ストレート型マイクスタンドを備えるこ と。 2 本 ケ 有線マイク 卓上型マイクスタンドを備えること。 12 本 コ スピーカー等音響機 器 － 一式 サ リモコン付きレーザ ーポインター － 1 本 シ 手元灯 － 2 個 ② 受付 項番 項目 仕様 数量 ア 受付用机 奥行 45cm×幅 120 ㎝程度 1 台 イ 受付用椅子 － 2 脚 ウ 飲料 受付付近に設置し、セルフ方式で提供す ること。 コーヒー、紅茶、ソフトドリンクを用意 すること。 50 名分/ 回を 2 回 ③ サイトツアーのバス発着スペース 項番 項目 仕様 数量 ア 運転手付き大型バス 40 席以上（但し、補助席を除く。）、車 内でマイク 1 本を使用可能なこと。 平成 28 年 3 月 9 日（水）に ExCo 会場か らサイト（新豊洲変電所：東京都江東区 豊洲 6 丁目 2）間の送迎を含み、サイト ツアーに対応すること。なお、サイトス ケジュールは別途指示する。 1 台 イ イヤホンガイド サイトツアー時に配布する。 40 個
（３） ExCo 会場 項番 項目 仕様 数量 ア 通信回線 ベストエフォート型 100Mbps 以上と し、PC 接続用のハブ又はルーター等を 備えること。 １本 イ スクリーン 縦 210cm×横 210cm 以上であること。 1 幕 ウ プロジェクター イのスクリーンに対応した輝度を確保 すること。 エのノート PC との接続が可能であるこ と。 1 台 エ ノート PC Windows7 以降の OS を搭載した PC であ ること。また、以下のソフトウェアが利 用可能であること。
(a) Microsoft Word、Excel、PowerPoint の 2013 以降のバージョン (b) PDF ファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェア ウのプロジェクターとの接続が可能で あること。 1 台 オ 出席者用机及び椅子 コの字形式。なお、机は 1 台につき最大 3 名まで使用できる大きさとすること。 50 名分 カ 出席者用コンセント プラグ － 20 口 キ 名札ケース － 50 個 ク ワイヤレスマイク 卓上型マイクスタンドを備えること。 2 本 ケ 有線マイク 卓上型マイクスタンドを備えること。 12 本 コ スピーカー等音響機 器 － 一式 サ リモコン付きレーザ ーポインター － 1 本 シ 飲料 会場後方に設置し、セルフ方式で提供 すること。 コーヒー、紅茶、ソフトドリンク、茶 菓を用意すること。 50 名分/ 回を 6 回 ４． 運営マニュアル等の作成等業務 以下を作成すること。 （１） 運営マニュアル 関係者間での情報共有のため、実施体制等の内容を取りまとめた運営マニュアル を契約締結後速やかに発注者に提示し、発注者の了承を得たうえで発注者の指示す る形式の電子データにて作成すること。なお、受注者が使用する分は紙媒体にて別途 用意すること。
（２） 公開ワークショップのプログラム 発注者の提供するデータ（日本語及び英語）を元に、スケジュール、講演タイトル、 講演者等を簡潔に記載したプログラムの原案を作成し発注者の了承を得たうえで、 下表の仕様により作成すること。なお、会議終了後、剰余が発生した場合には、発注 者の事務所に輸送し、発注者に引き渡すこと。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 頁数 2 頁 ウ 用紙 再生コート紙 93.5kg エ 印刷 両面 4 色刷り オ 部数 200 部 カ 表記 表面：日本語 裏面：英語 （３） 看板等 来場者を円滑に誘導するため、発注者が提供するデータを元に、下表の仕様により 看板等を作成すること。記載内容の詳細は発注者が別途指示する。 項番 項目 サイズ 記載内容 備考 種類 数量 ア タイムテーブ ル A2 サイズ 公開ワークショ ップのプログラ ム － 1 種類 1 枚 イ 公開ワークシ ョップ登壇者 用ネームプレ ート A3 横サイズ パネルディスカ ッション登壇者 名 － 18 種類 各 1 枚 ウ ExCo 出席者用 ネームプレー ト 縦 12cm×横 30cm 程度 ExCo 出席者の出 身国旗、氏名 V 型カ ード立 て付き 50 種類 各 1 枚 エ 公開ワークシ ョップ用会場 吊看板 縦 60cm×横 360cm 会議名称等 － 1 種類 1 枚 （４） 電子データ 作成物のうち、運営マニュアル、公開ワークショップのプログラムについて、発注 者が別途指示する形式の電子データを作成すること。 ５． 運営等業務 以下により、運営等業務を行うこと。 （１） 人員の手配 以下の人員を手配すること。なお、人員の選定にあたっては、発注者の了承を得る こと。
① 全体責任者 本業務の運営・管理業務を行う全体責任者を 1 名配置すること。 ② 受付スタッフ 来場者の受付、案内・誘導等の業務を行う人員を公開ワークショップ会場に常 時 2 名以上配置すること。 ③ 運用・管理スタッフ 照明・音響・PC 機材、同時通訳システム等の運用、管理業務を行う人員を各 会場に常時 1 名以上配置すること。 ④ 公開ワークショップにおける同時通訳者 ワークショップの発表等を英語から日本語、日本語から英語に通訳する同時 通訳者を常時 2 名以上配置すること。国際会議及びエネルギー・電力分野に関す る会議における同時通訳経験者であり、S 又は A クラスとすること。 ⑤ サイトツアーにおける逐次通訳者 サイトツアー時に、見学先の担当者による説明や質疑応答の内容を、日本語か ら英語、英語から日本語に通訳する逐次通訳者を常時 1 名以上配置すること。エ ネルギー・電力分野に関する発表等の逐次通訳経験者であり、S 又は A クラスと すること。 （２） 公開ワークショップ講演者への連絡等業務 以下により、公開ワークショップにおいて海外より招聘する講演者（以下「海外講 演者」という。）12 名への連絡等業務を実施すること。なお、各業務は英会話ができ るもの（TOEIC800 点以上）が実施すること。 ① 海外講演者の渡航手続きの支援等を行うこと。 ② 発注者の指示に基づき、海外講演者に対して旅費及び交通費の説明を行うこ と。また、海外講演者からフライトチケット及び領収書等を収集のうえ発注者に 提出すること。 ③ 発注者と協議のうえ各講演者との連絡・調整業務を実施すること。 （３） ホテルの予約 受注者は、ExCo 会場と同建物内の宿泊場所を 40 室 5 日分の計 200 室確保するこ と。また、宿泊希望者からの予約を受け付け、宿泊予約者リストを作成のうえ平成 28 年 2 月 5 日（金）までにホテルに提出すること。なお、宿泊費用は宿泊者が負担する。 （４） 運営業務 以下の運営業務を行うこと。 ① 全体責任者は、本業務の運営・管理業務を行うこと。また、開催時刻までに現 場スタッフに運営マニュアルに基づき、当日の運営業務の説明を実施すると共 に全体の進行管理を行うこと。 ② 受付スタッフは公開ワークショップ時に、来場者の案内及び誘導、来場者の名 刺の受領及び来場者数のカウント、同時通訳用レシーバの配布、荷物の運搬等を 行うこと。なお、受注者はワークショップ終了後に来場者リストを作成すること。 ③ 運用・管理スタッフは照明・プロジェクター・スピーカー等映像・音響機器、
PC 機材、同時通訳システムの操作を行うこと。 ④ 公開ワークショップにおける同時通訳者は、講演等の同時通訳を行うこと。同 時通訳は英語から日本語、日本語から英語とする。 ⑤ サイトツアーにおける逐次通訳者は、見学先の担当者による説明や質疑応答 の逐次通訳を行うこと。逐次通訳は英語から日本語、日本語から英語とする。 ⑥ その他、1 ページ両面 2 色刷りで 50 部程度 2 回を目安として、ExCo 当日に ExCo 出席者に紙面で資料の提供を受けた場合は複写を行うこと。 ６． その他付帯業務 その他１．から５．に付帯する業務を行うこと。 Ⅴ．報告書の作成等 受注者は、会議終了後、報告書を作成し、平成 28 年 3 月 25 日（金）までに発注者の事務 所に提出すること。報告書の要件は下表のとおり。なお、報告書は、A4 ファイルに綴じた 形とし、紙媒体で 1 部作成すること。また、電子データを DVD-R 等に記録したものも作成す ること。個々の電子データの形式は、発注者の指示に従うこと。 項番 名称 ア 運営マニュアル イ 公開ワークショップの来場者リスト（来場者のカウント数も示すこと） ウ 公開ワークショップで来場者から頂戴した名刺（A4 名刺フォルダ入り） Ⅵ．納入物 本業務における納入物の名称、本仕様書上の掲載箇所、納入場所、納入期限は下表のとお り。 項番 名称 掲載箇所 納入場所 日付 ア セキュリティ実装 チェックリスト Ⅳ．の１．の（２） 発注者の事務所 平成 28 年 1 月 8 日 イ 公開ワークショッ プの参加申込情報 データ Ⅳ．の１．の（４） 発注者の事務所 平成 28 年 2 月 24 日 ウ 公開ワークショッ プのプログラム Ⅳ．の４．の（２） 公開ワークショ ップ会場 平成 28 年 3 月 7 日 エ 運営マニュアルの 電子データ Ⅳ．の４．の（４） 発注者の事務所 平成 28 年 2 月 12 日 オ 公開ワークショッ プのプログラムの 電子データ Ⅳ．の４．の（４） 発注者の事務所 平成 28 年 2 月 24 日 ウの項の日付は納入期日、その他の項の日付は納入期限、納入期日における納入時間につ いては、別途発注者が指示する。
Ⅶ．守秘義務等 本業務の遂行に際し、発注者が保有している秘密情報を受注者に提供するにあたっては、 別途、秘密情報の取扱いについて覚書を締結する。 Ⅷ．その他 １． 会場借り上げ費、各種作成費、大型バス利用料、通行料金、コピー代、電気工事費、 電気料金、水道料金、インターネット回線費、運搬費、プログラム等返送費、設営費、 人件費、廃棄物処理費、保険料金、原状回復費等の諸経費全てを負担すること。 ２． 本業務で作成した作成物の著作権、所有権等は発注者に帰属する。作成物に第三者 が権利を有する既存著作物が含まれる場合は、受注者は当該既存著作物の使用に必 要な費用負担及び使用許諾契約等に係る一切の手続きを行い、当該既存著作物の内 容について発注者の了承を得ること。 ３． 仕様にない事項又は仕様について生じた疑義については、発注者と協議のうえ解決 すること。
