特定個人情報等取扱規程
（目的） 第１条 本規程は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する 法律」（以下「番号法」という）、及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラ イン（事業者編）」に基づき、会社の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保する ことを目的とする。 （定義） 第２条 本規程における特定個人情報とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号 に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。 番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第６７条並びに附則第３条第１項から第３ 項まで及び第５項を除く）をその内容に含む個人情報をいう。 （取り扱いの範囲） 第３条 会社が取り扱う個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報は、以下の とおりとする。 （１）従業者の氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号、賃 金額 （２）従業者の扶養家族の氏名、生年月日、性別、続柄、住所、収入額 （３）従業者の被扶養配偶者の基礎年金番号 （４）その他、業務上で必要とされる特定個人情報 （組織体制） 第４条 特定個人情報等を管理する責任部署は、総務部とする。 ２ 特定個人情報の事務取扱責任者は、総務部の管理職の中から社長が指名する者とする。 ３ 特定個人情報の事務取扱担当者は、事務取扱責任者が指名する総務部の従業者とする。 （事務取扱責任者の責務） 第５条 事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務 取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための措置を実施する責任を負う。 （事務取扱担当者の責務） 第６条 事務取扱担当者は、特定個人情報の「取得」、「利用」、「保管」、「提供」、「開示、 訂正、利用停止等」、「削除・廃棄」又は委託処理等、特定個人情報を取扱う業務に従事する際、番号法及び個人情報保護法並びにその他の関連法令、特定個人情報ガイドライ ン、本規程及びその他の社内規程並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個 人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。 ２ 事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい等、番号法若しくは個人情報保護法又はそ の他の関連法令、本規程又はその他の社内規程に違反している事実又は兆候を把握した 場合、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。 ３ 個人番号が記載された書類等の受領をする事務取扱担当者は、個人番号の確認等の必 要な事務を行った後はできるだけ速やかにその書類を所定の場所に保管し、自分の手元 に個人番号を残してはならないものとする。 （情報漏えい事案等への対応） 第７条 事務取扱責任者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故（以下「漏 えい事案等」という。）が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場 合は、本規程に基づき適切に対処するものとする。 ２ 事務取扱責任者は、代表取締役及び担当役員と連携して漏えい事案等に対応する。 ３ 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その旨及び調査結果 を代表取締役に報告し、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、事実関係 の通知、謝意の表明、原因関係の説明等を速やかに行うものとする。 ４ 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生した場合、当局に対して必要な報告を速やか に行う。 ５ 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、情報漏えい等が発生 した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。 ６ 事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その事実を本人に通 知するとともに、必要に応じて公表する。 （苦情への対応） 第８条 事務取扱担当者は、番号法、個人情報保護法、特定個人情報保護ガイドライン又 は本規程に関し、情報主体から苦情の申出を受けた場合には、その旨を事務取扱責任者 に報告する。報告を受けた事務取扱責任者は、適切に対応するものとする。 （特定個人情報等を取り扱う区域の管理） 第９条 特定個人情報等を取り扱う区域を明確にし、当該区域に対して、以下の各号に従 い以下の措置を講じる。 （１）管理区域 入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。 （２）取扱区域
可能な限り壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少な い場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をす るなど座席配置を工夫したりするものとする。 （機器及び電子媒体等の盗難等の防止） 第１０条 会社は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子 媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、以下の各号に掲げる措置を講じる。 （１）特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・ 書庫等に保管する。 （２）特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、 セキュリティワイヤー等により固定する。 （電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止） 第１１条 会社は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、以下に 掲げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を管理区域又は取扱 区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等であっても、紛失・盗難等に留 意しなければならない。 （１）個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる 範囲内でデータを提供する場合 （２）行政機関等への届書の提出等、当社が実施する個人番号関係事務に関して個人番号 利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合 （個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄） 第１２条 特定個人情報を取り扱う情報システムにおいては、法定保存期間を超えた場合、 すみやかに個人番号をシステムから削除するものとする。 （１）個人番号が記載された書類等については、当該関連する法定調書の法定保存期間経 過後すみやかに廃棄をするものとする。 （２）事務取扱担当者は、個人番号もしくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は 電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。削除・ 廃棄の記録としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・ 廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。 （情報システムへのアクセス制御）
第１３条 特定個人情報等を取り扱う情報システムへのアクセス制御の方法は、以下のとお りとする。 （１）個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。 （２）特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを、アクセス制御により限定する。 （３）ユーザーＩＤに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報 システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。 （特定個人情報の適正な取得） 第１４条 会社が特定個人情報を取得するにあたっては、適法かつ公正な手段によって行 うものとする。 （特定個人情報の利用目的） 第１５条 会社が従業者又は第三者から取得する特定個人情報は、個人番号を取り扱う事 務に限定するものとする。 （個人番号の提供の要求） 第１６条 会社は、事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号 関係事務実施者もしくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めること ができるものとする。 ２ 従業者又は第三者が、会社からの個人番号の提供の要求又は第 29 条に基づく本人確認 に応じない場合には、番号法に基づく制度の意義について説明をし、個人番号の提供及 び本人確認に応ずるように求めるものとする。 （特定個人情報の収集制限） 第１７条 会社は、必要な範囲を超えて、従業者又は第三者から特定個人情報を収集しな いものとする。 （本人確認） 第１８条 会社は、従業者又は第三者に個人番号の提供を求めるにあたっては、以下のい ずれかの書類の提示をもって個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。 （１）個人番号カード （２）通知カード及び写真付身分証明書等 （３）個人番号が記載された住民票記載事項証明書及び写真付身分証明書等 ２ 代理人から個人番号の提供を受ける場合については、以下の書類の提示をもって、代 理権の確認、当該代理人の身元確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。 （１）委任状（任意代理人の場合）又は戸籍謄本（法定代理人の場合）
（２）代理人の個人番号カード又は写真付身分証明書等 （３）本人の個人番号カード、通知カード、個人番号が記載された住民票記載事項証明書 のいずれか （個人番号の利用制限） 第１９条 会社は、第１５条に掲げる利用目的の範囲内でのみ個人番号を利用するものと する。 ２ 会社は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同 意がある場合、又は本人の同意を得ることが困難である場合を除き、本人の同意があっ たとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならないものとする。 （特定個人情報の正確性の確保） 第２０条 事務取扱担当者は、利用目的の範囲において、特定個人情報を正確かつ最新の 状態で管理するよう努めるものとする。 （保有個人データに関する事項の公表等） 第２１条 会社は、個人情報保護法第 24 条第１項に基づき、特定個人情報に係る保有個人 データに関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。 （特定個人情報の保管制限） 第２２条 会社は、必要な範囲を超えて、特定個人情報を保管しないものとする。 ２ 会社は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまで の間は、当該書類だけでなく届書を作成するシステム内においても特定個人情報を保管 することができる。 ３ 会社は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人 番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや会社が行政機関等に提出する届書 の控えや当該届書を作成する上で会社が受領する個人番号が記載された書類を特定個人 情報として保管するものとする。これらの書類については、所管法令で定められた個人 番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。 （特定個人情報の開示） 第２３条 会社は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報につ いて開示を求められた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを確認した上 で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。 ２ 会社は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とする ことができる。
（１）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 （２）会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 （３）他の法令に違反することとなる場合 （保有個人情報の訂正等） 第２４条 会社は、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報の内容が事実 でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査 を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずるものとする。 （保有個人情報の利用停止等） 第２５条 会社は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報が、 法令に反して取得された場合等の理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去 又は第三者への提供の停止（以下、本条において「利用停止等」という。）を求められた 場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために 必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人情報の利用停止等を行うものとする。 ２ 前項にかかわらず、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停 止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれ に代わるべき措置をとるときは、この限りでない。 （委託先の監督） 第２６条 会社が、個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合は、委託先が取り扱 う特定個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対する必要かつ適切 な監督を行うものとする。この場合において、番号法に基づき会社自らが果たすべき安 全管理措置と同等の措置が委託先において講じられるよう、必要かつ適切な監督を行う ものとする。 （再委託の取扱い） 第２７条 委託先は、会社の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務の全 部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同 様とする。 ２ 会社は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適 切な監督を行っているかどうかについても監督するものとする。
附 則
１ 本規程の取り扱いに疑義が生じた場合には「一畑情報管理システム規定文書一覧」（ 一畑 ISMS）の以下の各項に準ずるものとする。 第９条、第１０条 「物理的対策標準」一畑 ISMS-2-2-3 「情報機器におけるセキュリティ対策標準」一畑 ISMS-2-2-7 第１１条、第１２条 「媒体の取扱いに対する標準」一畑 ISMS-2-2-6 第１３条 「ユーザ認証標準」一畑 ISMS-2-2-18 ２ 事務取扱責任者及び事務取扱担当者は別紙の通りとする。 ３ 本規程は、平成 28 年 1 月 1 日から施行する。（別紙） 平成 28 年 1 月 1 日現在 事務取扱責任者 総務課長 錦織 史和 事務取扱担当者 総務部総務課総務主任 三島 裕子 〃 総務部総務課総務係 西藤 香澄
