１．新しく作成した文書に名前を付けて保存する方法
WORD2013
の
裏技
第３２回 文書ファイルの保存に関するＷｏｒｄの裏技
作成した文書をファイルとして保存しておけば、後から何度でも利用できる。文書をはじめて保存する場合は、 文書にファイル名を付けて保存する。 ①「ファイル」タブをクリックし、メニューの中にある「名前を付けて保存」をクリックする。 ②「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示され、ファイルを保存したいフォルダーを指定する。 ③「ファイル名」に保存するファイル名を入力する。 ※「ファイルの種類」は、デフォルトでは「WORD 文書（*.docx）」となっている。 Word で作成した文書内容や書式などの情報を全て保存するには基本的に「.docx」のまま保存する。 ファイル名にはデフォルトでは「xxxx.docx」のように表示されているが、ファイル名を指定する場合はファイ ルの名前だけを指定すれば良い。自動的に「ファイルの種類」で選択した拡張子(今回の場合は「.docx」)が自 動的にファイル名に付く。 ④ファイル名の指定が終わったら「保存」ボタンをクリックする。 ※指定した名前で文書が保存される。保存しても Word は終了せず、引き続き編集等が可能である。この時、文 書のタイトルは保存したファイル名となる。 ※すでにあるファイル名を付けると、下図のダイアログボックスが表示される。 ①「既存のファイルと置き換える」 すでにあるファイルに上書き保存する場合に選択する。 ②「変更したファイルを別の名前で保存する」 別の名前を付けて保存する場合に選択する。 ③「変更内容を既存のファイルに反映する」 変更履歴が保存されている文書で、その変更箇所を反映して 保存する場合に選択する。 ＊＊＊＊＊＊＊２．文書を上書き保存する方法
一度ファイルとして保存された文書を編集して、同じ名前のまま保存する場合には「上書き保存」を行うことが 出来る。 ①「ファイル」タブをクリックし、「上書き保存」をクリックする。 ※「上書き保存」の場合はダイアログボックスが出ることもなく、同じファイルに 最新の文書の内容が改めて保存される。 ※古い文書の内容は上書きされてしまうので、本当に上書きして良いか、「上書き保 存」をクリックする前に確認すること。 ※新規に文書を作成し、一度もファイルとして保存されていない状態で「上書き保 存」を行うと、どのファイルに上書きしていいのか分からないため、自動的に「名 前を付けて保存」と同じ動作を行う。 ●ファイルを作成中に簡単に保存するには ファイルの保存は、ファイルを作成しながら、こまめに保存しておくと良いが、つい忘れてしまうこともある。 簡単に保存するには、「保存」のショートカットキーを使えば、手軽に行うことができる。 ショートカットキーは、「Ctrl」キー＋「S」キーを押す。 ※「S」は、保存するという英単語「Save（セーブ）」の「S」である。 ※「Ctrl」キーと「S」キーが互いに近い位置にあるので、「Ctrl」キーは左手の小指、「S」キーは中指や薬指 で、左手だけで操作が行えるようになっている。そのため、ファイルを作成しながらこまめに保存することも 手軽に行うことができる。 ※画面上に何かが表示されたりしないのでわかりづらいが、このショートカットキーを押した時点で上書き保 存がされている。 このショートカットキーは、「上書き保存」を実行するものであるが、まだ一度も保存をしていないファイルの 場合は、「名前を付けて保存」の役目をし、一度でも保存しているファイルの場合は「上書き保存」となる。 誤ってファイルを保存せずに閉じてしまったり、パソコンが急に動かなくなってしまったり、停電してしまう などのトラブルは、いつ発生するかわからない。 ファイルに変更を加えたら、こまめに「Ctrl」キーと「S」キーを押す癖をつけておくと不測の事態が起きたと きにリスクを減らすことができる。ぜひ覚えて活用しよう。 ●ファンクションキーの「F12」キーを使って保存する 「F12」キーを押した場合は、必ず新規保存として処理がされ、「名前を付けて保存」画面が表示される。 例えば、元のファイルは残しておいて、現在編集しているファイルを別バージョンとして保存しておきたいと きなどに「F12」を使う。３．PDF 形式で保存する方法
PDF は情報の配布・交換・蓄積を電子的に行なうために用いられる。 PDF は紙に印刷するのと同じ状態のページのイメージを保存するためのファイル形式の名前で、 Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）の頭文字を取ったものである。 ①Word ドキュメントを開く。 ②メニューの「ファイル」タブをクリックする。 ③「情報」画面が表示されるので、「エクスポート」をクリックする。 ④「PDF/XPS ドキュメントの作成」画面が表示されるので、「PDF/XPS の作成」ボタンをクリックする。 ⑤「PDF または XPS 形式で発行」ダイアログボックスが表示され、「ファイル名」と保存場所を指定して「発 行」ボタンをクリックする。 ※作成された PDF が表示され、指定した保存場所に PDF ファイルが保存される。 ※「ファイル」→「名前を付けて保存」を押し、出てきたメニューから「PDF」を選んでも保存できる。 PDF を受け取り、表示・印刷するためには、PDF リーダー（PDF を表示できるビューアー）が必要である。 PDF リーダーとしては「Adobe Acrobat Reader DC ソフトウェア」があり、下記のサイトから、ダウンロード できる。https://get.adobe.com/jp/reader/
４．ファイルにパスワードを設定して保存する方法
誰かとパソコンを共有している人や、Word のファイルをメールで送る時など、セキュリティ上パスワードを掛 ける方法を紹介する。 ③ 「ドキュメントの暗号化」のダイアログボックスが表示され、「パスワード」を入力して、「ＯＫ」をクリッ クする。 ④「パスワードの確認」のダイアログボックスが表示され、パスワードを再入力して、「ＯＫ」をクリックする。 ※「情報」欄には「文書の保護」と表示される。 ①｢ファイル｣タブをクリックし、「情報」をクリックする。 ②「文書の保護▼」をクリックし、「パスワードを使用して暗号化」を選択する。●文書の保護をされたファイルを開くには 文書を開こうとすると、「パスワード」の入力欄 が表示され、「パスワード」を入力する。 「ＯＫ」をクリックすると、文書が開く。 ●パスワードを解除するには ①パスワードを入力してファイルを開く ②「ファイル」－「情報」－「文書の保護」から「パスワードを使用して暗号化」をクリックする。 ③「パスワード」●●●●●を範囲選択して「Delete」キーで削除して、「ＯＫ」をクリックする。 ※文書の保護が解除される。 「Delete」
