ワード＆エクセル 2007 応用編
差込印刷
福岡市私立幼稚園連盟
Ver,1.0
1 １ 差し込み印刷について
1-1．差 し込 み印 刷 の例
①レターへ差し込み印刷 ②お誕生カードへ差し込み印刷 たろうちゃん せいこちゃん さきちゃん 福岡 純一郎 様 熊本 京子 様 小泉 浩二 様 太郎 聖子 沙樹ちゃんの応援を宜しくお願いいたします。 メイン文書 メイン文書 データファイル データファイル2 ③宛名ラベルへ差し込み印刷 ふりがなの５０音順に並べ替えて、ラベルに宛名を印刷した例です。 データファイル 宛名ラベル
3
1-2．差 し込 み印 刷 の作 成 手 順
＜＜ 準備 ＞＞ ①メイン文書・・・データを差し込むメインの文書（レター、カード、ラベル、封筒など） ②データファイル・・・Excel、Access、Word などの形式データ ＜＜ 手順 ＞＞ ①差し込み文書タブのリボンを利用する。 ②差し込み印刷ウィザードを利用する。 ※このテキストでは、ウィザードを利用して学習していきます。 ウィザードなので、対話しながら進めていくことができ簡単です。 ●差し込み印刷ウィザードの流れ 文書の種類を選択 ひな形の選択 宛先の選択 レターの作成 レターのプレビュー表示 差し込み印刷の完了 メイン文書の種類を、レター、電子メール、 封筒、ラベル、名簿から選択。 まずは、レターを作成。 データを差し込むメイン文書選択。 表示されている文書を使用するか、既存の文 書から選択するか、テンプレートを使用。 ①データファイルの指定 利用するデータファイルを指定。 今回はエクセルの「名簿」を利用。 ②宛先の指定 データファイルを指定し、差し込む宛先を選 択、条件を指定して抽出したりできる メイン文書に。差し込むフィールド（項目） を挿入。 データが差し込まれた状態を画面で確認 設定を終了し、印刷を実行4 ２ レターへの差し込み印刷
2-1．メイン文 書 とデータファイルの確 認
①データファイル・・・ドキュメント内の「名簿」を開き、内容を確認しましょう。 また、差し込んだ後に、わかりやすいよう、 １０件目にみなさんのデータを入力、上書き保存、閉じておきます。 ②メイン文書・・・ドキュメント内の「運動会のお知らせ」を開きましょう。 保護者名 園児の名5
2-2．ウィザード操 作 手 順
①リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。 [差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック します。 ②[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されます。 [文書の種類を選択]の[レター]をクリックし、[次へ：ひな形の選択]をクリックします。6
③[ひな形の選択]の[現在の文書を使用]をクリックし、[次へ：宛先の選択]をクリックします。
7 ⑤[データファイル選択]ダイアログボックスの[プレースバー]の[ドキュメン]をクリックします。 一覧から「名簿」をクリックし、開くボタンをクリックします。 ⑥[テーブルの選択]ダイアログボックスの「Sheet1$」をクリックし、ＯＫをクリックします ⑦[差し込み印刷の宛名] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので、 データの入力された行だけを選択するため、「姓」の▼ボタンをクリックし、 [データあり]をクリック－ＯＫをクリックします。
8 ⑧[宛先の選択]へ戻り、[次へ：レターの作成]をクリックします。 ⑨メイン文書の2 行目「 様」の前にカーソルを移動し、 [差し込みフィールドの挿入]をクリックします。 「保護者 姓」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。 データファイルの名前が表示さ れています。 Ｉ
9 スペースを入力し、[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。 「保護者 名」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。 ⑩本文3 行目の「ちゃん」の前にカーソルを移動し、[差し込みフィールドの挿入]を クリックします。 「名」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。 ⑪[レターの作成]の[次へ：レターのプレビュー表示]をクリックします。
10 ⑫1 件目のデータが表示されているのを確認してください。 [レターのプレビュー表示]の >> << ボタンをクリックし 2 件目、3 件目と表示されるのを 確認しましょう。 ⑬[レターのプレビュー表示]の[次へ：差し込み印刷の完了をクリック] ⑭[差し込み印刷]の設定が完了したので、[印刷]をクリック－[すべて]をクリックしてＯＫをク リックします。ただし、今回は印刷をしませんので、キャンセルをクリックします。
11
2-3．保 存
①差し込み印刷の設定が完了した、メイン文書を保存しましょう。 [オフィス]ボタンをクリックし、[名前を付けて保存]をクリックします。 ファイル名は「差込運動会のお知らせ」とし、保存ボタンをクリックします。2-4．メイン文 章 の読 み込 みと 差 し込 み印 刷 の実 行
①差し込み印刷の設定が完了した、メイン文書を開きましょう。 [オフィス]ボタンをクリックし、[開く]－「差込運動会のお知らせ」を選択し、 開くボタンをクリックします。 ②次のようなメッセージが表示されます。 [はい]をクリックすると、設定済みの差し込み内容が有効になります。 ③再度差し込み印刷を実行する場合は、 リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。 [差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック します。 設定済みで変更ない場合は[次へ]をクリックしていくことで印刷が実行できます。12 ３ お誕生カードへの差し込み印刷
3-1．メイン文 書 とデータファイルの確 認
①データファイル・・・ドキュメント内の「名簿」を開き、内容を確認しましょう。 ②メイン文書・・・ドキュメント内の「お誕生カード」を開きましょう。 この部分に、8 月生 れの園児の名前を差 し込みましょう。13
3-2．ウィザード操 作 手 順
①リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。 [差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック します。 ②[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されます。 [文書の種類を選択]の[レター]をクリックし、[次へ：ひな形の選択]をクリックします。 ③[ひな形の選択]の[現在の文書を使用]をクリックし、[次へ：宛先の選択]をクリックします。 ④[宛先の選択]の[既存のリストを使用]をクリックし、[参照]をクリックします。 ⑤[データファイル選択]ダイアログボックスの[プレースバー]の[ドキュメント]をクリックしま す。一覧から「名簿」をクリックし、開くボタンをクリックします。 ⑥[テーブルの選択]ダイアログボックスの「Sheet1$」をクリックし、ＯＫをクリックします ⑦[差し込み印刷の宛名] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので、 8 月生れの園児のみ選択するため、[フィルタ]をクリックします。 [フィルタと並べ替え]ダイアログボックスで「誕生月」「等しい」「８」でＯＫをクリック します。 誕生月が「８」と等しい 8 月生れの ３名の園児が抽出されました。14 ⑧[宛先の選択]へ戻り、[次へ：レターの作成]をクリックします。 ⑨メイン文書の1 行目「ちゃん」の前にカーソルを移動し、 [差し込みフィールドの挿入]をクリックします。 「ふりがな（名）」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。 ⑪[レターの作成]の[次へ：レターのプレビュー表示]をクリックします。 Ｉ
I
15 ⑫[レターのプレビュー表示]の[次へ：差し込み印刷の完了をクリック] ⑭[差し込み印刷]の設定が完了したので、[印刷]をクリック－[すべて]をクリックしてＯＫをク リックします。ただし、今回は印刷をしませんので、キャンセルをクリックします。
3-3．保 存
①差し込み印刷の設定が完了した、メイン文書を保存しましょう。 [オフィス]ボタンをクリックし、[名前を付けて保存]をクリックします。 ファイル名は「差込お誕生カード」とし、保存ボタンをクリックします。3-4．完 成 例
お誕生カードに、８月生れの園児の名前を差し込み印刷が完成しました。 エクセルで抽出に必要なフィールド（今回は「誕生月」）を作成しておくと便利です。16 ４ 宛名ラベルの作成
4-1．データファイルの確 認
①データファイル・・・ドキュメント内の「名簿」を開き、内容を確認しましょう。 ②メイン文書・・・新規文書4-2．ウィザード操 作 手 順
①リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。 [差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック します。 ②[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されます。 [文書の種類を選択]の[ラベル]をクリックし、[次へ：ひな形の選択]をクリックします。17 ③[ひな形の選択]の[ラベル オプション]をクリックします。 ④[ラベルの製造元] 「A-ONE」 [製造番号] 「A-ONE 28382」を選択し、ＯＫをクリッ クします。 ⑤[次へ：宛先の選択]をクリックします。 ⑥[宛先の選択]の[既存のリストを使用]をクリックし、[参照]をクリックします。 ⑦[データファイル選択]ダイアログボックスの[プレースバー]の[ドキュメン]をクリックします。 一覧から「名簿」をクリックし、開くボタンをクリックします。 ⑧[テーブルの選択]ダイアログボックスの「Sheet1$」をクリックし、ＯＫをクリックします ⑨[差し込み印刷の宛名] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので、 データの入力された行だけを選択するため、「姓」の▼ボタンをクリックし、 [データあり]をクリック－ＯＫをクリックします。 ⑩[宛先の選択]へ戻り、[次へ：ラベルの配置]をクリックします。
18 ⑪ラベルの１枚目に宛名のフィールドを配置します。 ２行目に「〒」を入力し、[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。 「〒」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。 ⑫３行目に[差し込みフィールドの挿入]－「住所１」を挿入し閉じるをクリックします。 ⑬同様の操作で下記のように配置しましょう。
19 ⑭１枚のラベルの配置ができたので、すべてのラベルの更新ボタンをクリックします。 すべてのラベルに配置されます。 変更がある場合は、1 枚目を編集し、すべてのラベルの更新ボタンをクリックすることで随 時変更できます。 ⑮[次へ：ラベルのプレビュー表示]をクリックします。
20
