Exceed One
Easy Workflow
for SharePoint ® Online
操作マニュアル
Easy Workflow
目次
1 はじめに ...3 2 基本的な仕組み ...4 3 セットアップ方法 ...5 3.1 発行する ...5 3.2 サイトコンテンツに追加する ...6 4 使い方 ...8 4.1 初期画面 ...8 4.2 申請タイプ定義の管理 ...9 4.2.1 登録と編集...9 4.2.2 添付ファイル ... 11 4.3 申請一覧 ... 11 4.4 申請書詳細 ... 13 4.5 承認・却下 ... 14Easy Workflow
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はじめに
『Exceed One Easy Workflow』（以下、EOW）は、簡単で便利なワークフローを提供する SharePoint Online 用のアプリケーションです。EOW で作成した申請書は SharePoint のリ ストに保持されます。
EOW に関する最新の情報は、当社ホームページもしくは製品ページを参照ください。
当社ホームページ： http://www.exceedone.co.jp 製品ホームページ： http://www.exceedone.co.jp/eow/
Easy Workflow
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基本的な仕組み
EOW は Office365 で動作する SharePoint 用アプリケーションです。 ・Office365 の SharePoint と、Microsoft Azure が連携して動作します。 ・EOW の起動は SharePoint より行います。
※使用する際は、SharePoint（Office365）にサインインしている必要があります。 ・EOW の申請書データや申請タイプはすべて SharePoint に保存されます。
ユーザー
SharePoint Web
Web サーバー
(Office365) （Microsoft Azure）
① ②
Easy Workflow
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セットアップ方法
EOW のインストールには自社の SharePoint にカタログが必要です。詳しくは以下のマイク ロソフトのページを参照してください。
https://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/office/Dn574752.aspx
SharePoint にカタログに EOW を発行し、その SharePoint にアクセスするユーザーが EOW を使用できるようにします。
3.1 発行する
① カタログサイトの「SharePoint 用アプリ」をクリックします。
Easy Workflow 3.2 サイトコンテンツに追加する
① インストールするサイト（社内ポータルサイトなど、利用するユーザーがアクセスしやす いサイト）に移動し、「アプリの追加」をクリックします。
Easy Workflow ③ ダイアログが開き「appeow.azurewebsites.net を信頼しますか？」と表示されるので「信
頼する」をクリックします。（「appeow.azurewebsites.net」は EOW の Web アプリケー ションが配置されている場所です）
Easy Workflow
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使い方
画面ごとの使い方を説明します。 運用 管理 4.1 初期画面 サイトコンテンツに追加後、初回起動時のみに表示します。このとき申請書を分類する申請タ イプを１つだけ初期登録しています（後で変更できます）。 「次へ」ボタンをクリックすると 4.3 申請一覧画面へ遷移します。 4.2 申請タイプ定義の管理 4.3 申請一覧 4.4 申請書詳細 4.5 承認・却下 管理者Easy Workflow 4.2 申請タイプ定義の管理 4.2.1 登録と編集 申請をする前に、申請書を作成するための申請タイプを登録します。申請一覧画面のヘッダの メメニュー「申請タイプ定義リスト」をクリックします。 クリックすると、ブラウザの別のタブに SharePoint Web サイトに作成されたカスタムリスト 「申請タイプ」を表示します。 申請タイプには、初期登録された「休暇（初期セット）」のアイテムが表示されています。 まず、このアイテムを修正します。 アイテムを選択し、ヘッダメニューの「アイテム」をクリックします。表示されたサブメニュ ーから「アイテムの編集」をクリックすると、編集画面になりますので、必要な箇所を修正し ます。運用に合わせてカスタマイズしてください。
Easy Workflow ① No.（必須） キーになる No です。各アイテムに重複しない No をセットします。この No を使った申 請書を作成した後は、このアイテムを削除しないようにしてください。 ② 申請種類名（必須） 申請タイプの名称をセットします。重複しない名称にしてください。 ③ 期限日数（必須） 承認期限の日数を数字で入力します。新規作成時に承認期日を初期セットするために使用 します。承認期日は申請者によって変更することができます。 ④ 承認段階（必須） 承認段階を“1”~“3”まで選択します。 ⑤ 承認者リスト（必須） 該当の申請タイプを承認できるユーザー（Office 365 のユーザーアカウント）をセットし ます。複数指定可能です。 ⑥ 代理承認者リスト（必須） 該当の申請タイプを代理承認できるユーザー（Office 365 のユーザーアカウント）をセッ トします。複数指定可能です。 ⑦ 第 2 承認者リスト ⑧ 第 2 代理承認者リスト ⑦と⑧は、④承認段階を”2”または”3”にしたときに必須です。 ⑨ 第 3 承認者リスト ⑩ 第 3 代理承認者リスト ⑨と⑩は、④承認段階を”3”にしたときに必須です。 ⑪ 修正後は「保存」ボタンをクリックしてください。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ⑪
Easy Workflow 4.2.2 添付ファイル 申請書を新規作成時に、初期セットされる添付ファイルを申請タイプごとに登録できます。 申請タイプの登録・編集画面のヘッダにある「ファイルの添付」をクリックします。 申請タイプに添付するテンプレート・ファイルを指定し OK をクリックします。するとファイ ルがアップロードされますので、編集画面に戻り「保存」ボタンをクリックします。 4.3 申請一覧 EOW を起動すると表示されるメイン画面です。登録された申請一覧を表示します。「下書き」 中の申請書は、自分が作成したものだけが表示されます。 ① ログイン ログインユーザー名を表示します。 ② 再取得 一覧や申請タイプを取得し、一覧を再表示します。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩
Easy Workflow ③ 申請タイプ 新規作成するときに、登録されている申請タイプを選択します。 ④ 新規作成 ③で選択した申請タイプの申請書を作成するダイアログを開きます。 ⑤ 申請書一覧 作成された申請書の一覧を表示します。申請日時の降順（直近のもの）で最大 1,000 件の 申請書を取得し、一覧に表示します。 ⑥ 絞り込み 一覧の項目のうち「状況」（以下、ステータス）と「申請タイプ」は、選択した値で表示を 絞り込みできます。 ⑦ 並び替え 一覧のうち「申請日時」と「承認期日」は、並び替えの指定ができます。 ⑧ 編集 対象行の申請内容を表示するダイアログを開きます。一覧の行上でダブルクリックでも同 じ処理を行います。 ⑨ ページング 一覧が複数ページに渡るとき、ページングするためのボタンを表示します。 ⑩ １ページ表示数 １ページに表示する行数を 10,50,100 から選択します。デフォルトは 10 です。
Easy Workflow 4.4 申請書詳細 申請書の作成、修正、削除を行うための画面です。 ① 申請者 申請書を作成したユーザー名を表示します。 ② 申請タイプ 選択された申請タイプを表示します。 ③ 申請日時 作成した日時を表示します。申請したタイミングで更新されます。 ④ 承認期日 申請日時に申請タイプで定義されている期日をプラスした日付を初期表示します。申請者 が変更することもできます。 ⑤ 第 1 承認者 申請タイプで定義されている承認者を表示します。申請タイプの承認段階に合わせて、第 ２承認者、第３承認者が表示されます。 ⑥ 第 1 代理承認者 申請タイプで定義されている代理承認者を表示します。申請タイプの承認段階に合わせて、 第２代理承認者、第３代理承認者が表示されます。 ⑦ 通信欄 申請者から承認者へメッセージを入力します。 ⑧ 添付ファイル 申請書に添付したいファイルをアップロードします。「クリップ」アイコンをクリックする と、ファイルを指定するダイアログが開きます。申請者のみアイコンが表示されます。申 請後はファイルを削除・追加することはできません。 ⑨ ファイル名 申請書に添付するファイルを表示します。添付ファイルのテンプレートがあらかじめ定義 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ⑪ ⑫ ⑬
Easy Workflow ファイルをクリックすると、Office Online で開くか、またはダウンロードします。Office Online で開くファイルは、以下の拡張子です。
拡張子：doc / docx / xlsx / ppt / pptx / one ⑩ 「下書き保存」ボタン 作成した下書き用としてドラフトとして保存します。下書きの申請書は他の人の一覧には 表示されません。 ⑪ 「申請する」ボタン クリックすると、第 1 承認者と第 1 代理承認者に「承認依頼」のメールが送信され、ステ ータスは「申請中」になります。その後、申請書の修正はできません。 ⑫ 「削除」ボタン クリックすると、申請書を削除します（復元できません）。申請する前の下書きのみ削除で きます。 ⑬ 「閉じる」ボタン ダイアログを閉じます。 4.5 承認・却下 申請者が申請すると、承認者に「承認依頼」のメールが届きます。メール本分にあるリンクを クリックすることで、対象の申請書にアクセスできます。 メール内容（サンプル）： テスト二郎 様 テスト三郎 様 承認依頼がきています。 ________________________________________ 申請者： テスト一郎 申請内容： 休暇申請 承認期限： 2015/09/01 以下の URL から承認をお願いします。 https:////appeow.azurewebsites.net/?SPHostUrl=https:%2F%2Fxxx.sharepoint.co m%2Fsites%2Fportal&listId=10 このメールは自動送信のため返信できません。
Easy Workflow リンクをクリックすると以下のような画面が開きます。 ① 一覧画面へ クリックすると、メイン画面の一覧表示へ遷移します。 ② 承認・却下理由 承認者から申請者へのメッセージを入力します。 ③ 「承認」ボタン ・1 段階承認の場合： クリックするとステータスは「承認済み」になり、申請者に「承認されました」のメール が送信されます。 ・2 段階承認の場合： １段階目の承認で第 1 承認者がクリックするとステータスは「第２承認待ち」になり、第 ２承認者に「承認依頼」のメールが送信されます。2 段階目で承認すると「承認済み」に なり、申請者に「承認されました」のメールが送信されます。 ・3 段階承認の場合： 1 段階目の承認で第 1 承認者がクリックするとステータスは「第 2 承認待ち」になり、第 2 承認者に「承認依頼」のメールが送信されます。2 段階目で承認するとステータスは「第 3 承認待ち」になり、第 3 承認者に「承認依頼」のメールが送信されます。3 段階目で承 認すると「承認済み」になり、申請者に「承認されました」のメールが送信されます。 ④ 「却下」ボタン クリックするとステータスは「却下」になり、申請者に「却下されました」のメールが送 信されます。 ① ③ ④ ②
Easy Workflow
Exceed One Easy Workflow マニュアル
製造・販売 ：株式会社エクシード・ワン
