Microsoft Word - 22演習テキストWBT用.doc

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表計算ソフトを活用したタックシールの作成

＜Excel2007＞

※完成版をダウンロードして活用するこ

とができます。

学校から保護者宛に様々な書類の発送が行われます。その際に利用するタックシールを Excel で 作成した住所録を基に，便利な関数とマクロ機能を活用して作成してみましょう。

タックシールを作成する最適な方法は Access を活用することです。Excel を活用して作成する場 合，タックシールの大きさに数ミリ違わず合わせることが不可能であり，若干のズレが生じます。し かし，Access が利用できない場合や，Excel を活用して容易に作成したい場合は，Excel の特性を生 かして活用していくと良いでしょう。 ① Excel を起動します。 ② Sheet1 のシート名を「生徒住所録」にして，住所録を作成します。ここでは 30 人分の住所録を 作成したものとします。（データの入力範囲はＡ２からＨ31 までです。） ③ Sheet2 のシート名を「タックシール」に変更します。 ④ ここで一度ファイルの保存をしておきます。 Office ボタンをクリックし，「名前を付けて保存」を選択します。ファイル名を「生徒住所 録」として保存しましょう。 ⑤ タックシールのシートの書式に合わせて，余白の設定をします。このテキストでは，Ａ４版で１ シートに 12 片のタックシールが作成できる用紙を使用します。 用紙の書式 用紙サイズ Ａ４ 左余白 1.9ｃｍ 右 1.9ｃｍ 上余白 2.1ｃｍ 下 2.3ｃｍ ・ メニューの「ページレイアウト」→「ページ設定」→「余白」 →「ユーザー設定の余白」をクリックします。

タックシールを作成しましょう。

www.hiroshima-c.ed.jp ・ それぞれの余白に数値を入力し，「OK」 をクリックします。 左右 1.9ｃｍ 上 2.1ｃｍ 下 0ｃｍ ヘッダー，フッター 0ｃｍ ⑥ タックシールの幅を設定します。 タックシールは２列です。Ａ列とＢ列の幅が同じ値で，１ページに２列が表示されるように列 の幅を変更します。 ・Ａ列，Ｂ列を選択します。 ・Ｂ列とＣ列の間にカーソルを合わせます。 ・Ｂ列とＣ列の境界線と余白の境界線が重なる位置まで右方向にドラッグします。 ※およそ幅 43 で重なります。 ルーラーの表示単位 エクセルのルーラーの単位は「インチ」，「センチメートル」及び「ミリメートル」の中 から選択することができます。 ・Office ボタンをクリックし，Excel のオプション をクリックします。 ・「詳細設定」の「表示」で「ルーラーの単位」を選択しましょう。 ※このテキストでは「センチメートル」で設定しています。 ・下余白は，用紙の大きさと上余 白に依って決まるので，ここでは 0ｃｍにしておきます。 ・ヘッダー，フッターは活用しな いので，0ｃｍにしておきます。 ページ余白の 境界線 右方向へドラ ッグ ２本の線が重なる位置 でマウスを放します。

⑦ タックシールの形式や体裁を決定します。 １行目：〒番号 ２行目：市区郡名，町名等，番地 ３行目：保護者氏名，敬称 セルＡ２とＡ３，Ａ４に⑦のデータが表示されるように，関数式を入力します。 活用する関数式は vlookup 関数です。検索の基準になる値を特定のセルに用意しておく必要があ ります。ここでは特定のセルをＤ５とし，仮の検索値「1」を入力しておきます。（関数式を入力し て結果を表示する際，数値が未入力であるとエラーが表示されます。） ⑧ vlookup 関数を使って，郵便番号を表示させます。 ・セルＤ５に仮の検索値「1」を入力します。 ・セルＡ２に vlookup 関数を入力します。 セルＡ２をクリックします。 数式バーの をクリックします。 関数の分類で「検索/行列」を選びます。 該当する関数名の中から，「VLOOKUP」をクリックし， 「OK」をクリックします。 関数の引数を入力します。 検索値：セルＤ５をクリック 範囲：シート見出しの「生徒住所録」をクリッ クし，セルＡ２からセルＨ31 をドラッグ します。 絶対番地にするために，キーボードの 「Ｆ４」キーを押します。 列番号：「4」 検索の型：FALSE セルＡ２には「7300005」が表示されました。 〒730-0005

広島市中区西白島 26-3

相川 聡 様

www.hiroshima-c.ed.jp ⑨ セルＡ２に表示される郵便番号の体裁を整えるために，⑧で入力した関数式を編集します。 ・郵便番号の先頭に，郵便マーク「〒」を付け加えましょう。 セルＡ２をクリックして，数式を数式バーに表示させます。 「＝」と「V」の間をクリックし，「″ ″&」を付け加えます。 セルＡ２は「〒7300005」となりました。 ・〒番号の３桁目と４桁目の間に「-」を付け加えます。 ここでは Left 関数と Right 関数を利用します。 Left 関数は，文字列の先頭から，指定された数の文字を取り出すときに使います。 ＝left(A2,3)・・・セルＡ２の文字列の先頭から３文字を取り出す。 Right 関数は，文字列の末尾から，指定された数の文字を取り出すときに使います。 ＝right(A2,4)・・・セルＡ２の文字列の末尾から４文字取り出す。 ●まず，先頭の３桁を取り出して，「-」を付けるために，Left 関数を付け加えます。 セルＡ２をクリックして数式を数式バーに表示させます。 「&」と「V」の間をクリックし，「left(」を付け加えます。 関数式の末尾をクリックして，「,3)& ″- ″」を入力します。 セルＡ２は「〒730-」となりました。 ●次に，末尾の４桁を取り出すために，Right 関数を活用します。 セルＡ２をクリックして数式を数式バーに表示させます。 表示された関数式の一部をドラッグして右クリックし，コピーを選択します。 関数式の末尾をクリックして，右クリックをし，貼り付けを選択します。 セルＡ２は「〒730-730」となりました。 〒 ク リ ッ ク し て 「″ ″&」を 入力する。 〒 クリックして 「left(」を入 力する。 クリックして 「,3) & ″- ″ 」 を入力する。 ドラッグして，右クリック → コピー クリックして，右クリック → 貼り付け

貼り付けた Left 関数を Right 関数に，取り出す文字数を「3」から「4」に変更しま す。 セルＡ２は「〒730-0005」と表示され，完了です。 ※「&」は文字列を連結することが容易にできて，とても便利な符号です。どんどん活用しましょう。 ⑩ 「&」と vlookup 関数を活用して，セルＡ３に住所を表示します。 ※vlookup関数で指定する列番号が 「5」・・・布区郡名 「6」・・・町名等 「7」・・・番地 になります。 ⑪ 「&」と vlookup 関数を活用して，セルＡ４に保護者氏名と敬称を表示します。 ※vlookup 関数で指定する列番号が「8」・・・保護者氏名 になります。 ⑫ 文字サイズや配置を工夫して体裁を整えましょう。 ●Ａ２の「〒」の前に空白を入れる。 （Ａ２） ＝”△△〒”・・・・ ●Ａ３の住所は，文字サイズを「14」にする。配置を中央揃えにする。空白を入れる。 （Ａ３） ＝”△”&vlookup(・ ・ ・ ・ ●住所が長い場合を考慮して，セルの書式を「縮小して全体を表示」に設定する。 Ａ３のセルを右クリック→「セルの書式設定」→「配置」→「文字の制御」 →「縮小して全体を表示」 「RIGHT」に変更 「4」に変更

www.hiroshima-c.ed.jp ●Ａ４の保護者氏名は，文字サイズを「20」にして，配置を中央揃えにする。 半角の空白を先頭に入れる。 （Ａ４） ＝”△ ”&vlookup(・ ・ ・ ・ ●シート全体を選択し，フォントを「ＭＳ明朝」に変更します。 セルＡ２～Ａ４に出席番号「1」の生徒のタックシールが完成しました。 次にタックシールの高さの調整を行います。タックシールの横幅の調整は２ページの⑥で行いま した。ここでは，タックシールの大きさを，幅 8.6ｃｍ，高さ 4.3ｃｍとして，高さの調整をしてい きましょう。 Excel2007 には，印刷プレビューのように，ページのレイアウトを表示して確認しながら，データ 等の入力ができる機能があります。高さの調整はこのページレイアウト機能を活用して行いましょう。 ① メニューの「表示」→「ブックの表示」→「ページレイアウト」をクリックします。 ② セルＡ１からセルＡ５までを一枚のタックシールと考えて，２行目から４行目に関数を入力 しました。１行目と５行目は，微調整のために利用します。したがって，２行目から４行目の 高さを調整していきます。タックシールの高さを調整します。 ページレイアウトを活用すると，画面にセンチメートル表示のルーラーが表示されます。５ 行目と６行目の境界線がルーラーの 4.3ｃｍあたりになるように，２行目から４行目の高さを変更 します。 先に示したように，Excel の特性上，画面で表示されるサイズは実際のサイズと異なります。厳密 はではありませんが，ルーラーを活用して高さを調整すると便利です。最終的には，実際にプリ ントアウトして，タックシールの大きさに合っていることを確認する必要があります。 タックシールの幅と高さの調整が完了です。 ５行目と６行目の境 界 線 を ル ー ラ ー の 4.3cm に合わせる

次に，１枚のシートに 12 人分のタックシールが印刷されるように関数式を設定します。 <<出席番号２，出席番号３，出席番号・・・のタックシールを作成するために>> 出席番号２のタックシールを作成するためには，VLOOKUP 関数の検索値が「2」にならなければなりま せん。出席番号３のタックシールを作成するためには，VLOOKUP 関数の検索値が「3」にならなければな りません。 今，検索値として利用しているのは「1」であり，この値はセルＤ５に入力しています。したがって， 検索値を「2」にするには，セルＤ５の値に１を加え，検索値を「3」にするには，セルＤ５の値に 2 を加 えていくと考えて，セルに関数式を入力します。 出席番号２のタックシールを作成するには，次のように関数式を入力することになります。 （セルＢ２） =" 〒"&LEFT(VLOOKUP(D5+1,生徒住所緑!$A$2:$H$31,4,FALSE),3)&"-"&RIGHT(VLOOKUP(D5+1, 生徒住所緑!$A$2:$H$31,4,FALSE),4) （セルＢ３） =" "&VLOOKUP(D5+1,生徒住所緑!$A$2:$H$31,5,FALSE)&VLOOKUP(D5+1, 生徒住所緑!$A$2:$H$31,6,FALSE)&VLOOKUP(D5+1,生徒住所緑!$A$2:$H$31,7,FALSE) （セルＢ４） =" "&VLOOKUP(D5+1,生徒住所緑!$A$2:$H$31,8,FLSE)&" 様" 以下同様にして，関数式を入力し，出席番号３番以降のタックシールを作成していきますが，セルＡ２ からＡ４に入力している関数式を複写してから検索値を変更していきます。 ① セルＡ２からＡ４に既に入力した関数式を複写して利用するために，セル番地Ｄ５を絶対番地に変 更します。 ② セルＡ２からセルＡ４を範囲指定して，右クリック→「コピー」を選択します。 ③ セルＢ２をクリックして，右クリック→「貼り付け」を選択します。 セルＡ２からセルＡ４，セルＢ２からセルＢ４に関数式が設定されました。 出 席 番 号 １ の タックシール 出 席 番 号 ２ の タックシール 出 席 番 号 ３ の タックシール 出 席 番 号 ４ の タックシール 出 席 番 号 ４ の タックシール 出 席 番 号 ５ の タックシール 出 席 番 号 ６ の タックシール 出 席 番 号 ７ の タックシール 出 席 番 号 ８ の タックシール 出 席 番 号 ９ の タックシール 出席番号 10 の タックシール 出席番号 11 の タックシール

www.hiroshima-c.ed.jp ６行目以降にも関数式を設定します。 ④ １行目から５行目までをドラッグして範囲指定して，右クリック→「コピー」を選択します。 ⑤ ６行目をクリックして，右クリック→「貼り付け」を選択します。 ⑥ 11 行目，16 行目，21 行目，26 行目をそれぞれクリックして，右クリック→「貼り付け」を選択し ます。 以上で，出席番号１番のタックシールが 12 枚作成されました。 ⑦ それぞれのセルの関数式に入力している「$D$5」を「$D$5+1」，「$D$5+2」，「$D$5+3」・・・ 「$D$5+11」のように変更していくと，出席番号１番から出席番号 12 番までのタックシールが完成し ます。 ④で１行目から５行目までを複写したので，セルＤ５の値がセルＤ10，Ｄ15，Ｄ20，Ｄ25，Ｄ30 に複写されています。不要なので消去しておきましょう。 ⑧ セルＤ５の値を「13」に変更すると，出席番号 13 番から出席番号 24 番までのタックシールが表示 され，「25」に変更すると，出席番号 25 番から出席番号 36 番までのタックシールが表示されます。 参照するデータがない場合は，セルがエラー表示されます。 タックシールを作成するシステムの完成です。ファイルの上書き保存を しておきましょう。

<<マクロによる印刷>> マクロを組み入れて自動的にタックシールを印刷するよう設定します。 （１）マクロの設定 マクロは，「開発」のリボンに用意されています。通常の場合，「開発」のリボンは非表示になってい るので，「開発」タブを表示する必要があります。 ・OFFICEボタンをクリックします。 ・EXCELのオプションをクリックします。 ・「基本設定」で「開発タブをリボンに表示す る」をクリックします。 ・「OK」をクリックします。 マクロを組み入れるファイル「生徒住所録」を開きます。 （２）印刷範囲の設定 ①タックシールを印刷する際の範囲を設定しておきます。 セル「Ａ1」から「Ｂ30」をドラッグして，範囲指定します。 ②「ページレイアウト」のタブをクリックし，「ページ設定」 →「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」をクリックします。 ③印刷プレビューで１ページに収まっていることを確認しておきましょう。 （３）一連の操作の考察 マクロを作成するにあたって，どのような操作が必要かを考察します。 （実行したい処理） タックシールを印刷する。開始の番号は１番で終了は30番である。 （一 連 の 操 作） はじめ セル「Ｄ5」に１を入れる 表示し，印刷実行 セル「Ｄ5」に 12 を入れる 表示し，印刷実行 セル「Ｄ5」に 23 を入れる 表示し，印刷実行 おわり はじめ Ｎをセル「Ｄ6」から 12 ずつ増 やしながらセル「Ｆ6」を超える まで処理を繰り返す。 セル「Ｄ５」にＮを入れる 表示し，印刷実行 繰り返し おわり

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この流れ図に示した一連の操作をＶＢＡ（Visual Basic for Applications）というプログラム言語で 記述していきます。ExcelにはＶＢＡを記述したり，編集したりするためにＶＢＥというソフトウェアが 用意されています。 ＜ＶＢＥの起動＞ ①「開発」タブの「コード」→「マクロ」をクリックします。 ②マクロ名を入力します。ここでは，「タックシール」と します。 ③ 作成 をクリックします。 ④ＶＢＥが起動します。 ＜ＶＢＡの入力＞ ①コードウィンドウにマクロ名が表示されます。 ②２行目以降にプログラムを入力します。 ③ウィンドウを閉じます。 ④メニューバーの「ファイル」→「終了してMicrosoftExcelへ戻る」をクリックします。 ＜マクロの実行＞ ①マクロを実行するために，セル「Ｄ6」と「Ｆ6」に 繰り返しの開始と終了の値を入力するように設定しま す。 ②シート上にマクロ実行するボタンを配置し，マクロを 登録します。 ・「開発」タブの「コントロール」→「挿入」をクリ ックしま す。 ・「フォームコントロール」のボタンを選択します。

For N = Range("D6") To Range("F6") Step 12 Range("D5").Formula = N

Range("A1:B30").Select

Selection.PrintOut COPIES:=1, COLLATE:=True Next N

・シート上でドラッグすると，ボタンが作成 され，マクロの登録ウィンドウが開きます。 ・マクロ名「タックシール」をクリックし， 「OK」をクリックします。 ・ボタンの名前を「実行」に変更しましょう。 ＜ファイルの保存＞ マクロが組み込まれたファイルを保存する際は，「Excel マ クロ有効ブック」を選択し保存しておきます。 ファイル名を「生徒住所録タックシール作成マクロ」で保存 しましょう。 タックシールが，自動的に印刷できるようになりました。実際に印刷をして体裁 を確認し，変更が必要であれば，修正します。 ここに示しているのは，安易なマクロ処理であり，関数式で検索 して表示したものを印刷するためのマクロです。 したがって１枚 12 シート（12 人分）のタックシールを単位と していますので，作成したいタックシールが５番の生徒から 10 番 までの生徒６名分であっても，印刷されるのは５番から 16 番まで の 12 人分の生徒のタックシールになります。

www.hiroshima-c.ed.jp ＜マクロ有効ブックの活用＞ 一度保存したマクロ有効ブックのファイルを活用するためにファイルを開くと，次のようなセキュリテ ィ警告が表示されます。 この時には「オプション」ボタンをクリックしてマクロを有効にします。 ①「オプション」ボタンをクリックします。 ②「セキュリティの警告-マクロ」が表示されるので 「このコンテンツを有効にする」を選択し，「OK」を クリックします。 マクロの実行が終了してファイルを閉じる際，次のメッセージが表示されます。マクロの実行によって セルＤ５，Ｄ６，Ｆ６の値が変更されたからです。ここでは，マクロそのものを変更する必要がないので 「いいえ」を選択します。

--- 注意

※ Microsoft®_{,Windows ,Office,Internet Explorer は米国 Microsoft Corporation の米国および}

その他の国における登録商標または商標です。 ※ その他，本書に掲載したプログラム名，システム名，CPU などは一般に各社の登録商標です。 ※ 本文中では，®マークは省略しました。また，一般に使われている名称を用いている場合があり ます。 --- 平成２３年２月１日 初版発行

発行 広島県立教育センター