平成27年度
トラック運送事業者における
マイナンバー制度対応の実務マニュアル
（第２版）
平成２７年９月
公益社団法人全日本トラック協会
目
次
本実務マニュアルの位置付け及び利用上の留意点
第1章 マイナンバー制度と取組スケジュール等
第2章 個人番号の「取得」等における対応方策
第3章 基本方針の策定
第4章 就業規則の見直し
第5章 安全管理措置と取扱規程作成の実務編
参考資料 特定個人情報等取扱規程
付属資料 1．マイナンバー制度の概要
2．個人番号を記載する事務手続
別冊資料
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編） 「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」及び 「(別冊)金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」 に関するＱ＆Ａ1
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※ 本マニュアルにおける「役職員」とは、雇用関係にある職員（正職員、契約職員、嘱託職員、パート職員、アルバイト 職員等）と間に雇用関係にない常勤及び非常勤の取締役・監査役等を含み、雇用関係にない派遣社員等を含まな いものとする。本実務マニュアルの位置付け及び利用上の留意点
本実務マニュアルの位置付け及び利用上の留意点
・本実務マニュアルにおける「マイナンバー制度」は、正式には「社会
保障・税番号制度」であり、「番号法」を根拠としています。番号法
の正式名称は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の
利用等に関する法律」（平成25年5月31日法律第27号）（以下、
「番号法」という。）です。
・本実務マニュアルは、マイナンバー制度の具体的な内容を示すもので
はなく、中小規模事業者の特例を踏まえ、具体的な望ましい対応策を
整理しています。
・
本実務マニュアルは、トラック運送事業者がマイナンバー制度に対し
て、具体的にどのように、対応していくべきか整理した内容です
。
・本実務マニュアルに記述されている事項は、平成27年9月6日時点の
内容であり、今後の制度改正により、中小規模事業者における具体的
な対処内容が異なる可能性がある点に留意してください。
・本実務マニュアルは、「番号法」及び「特定個人情報の適正な取扱い
に関するガイドライン（事業者編）」（以下、「特定個人情報ガイド
ライン」という。）における本則の対応ではなく、中小規模事業者
（従業員100人以下）の特例措置を踏まえた具体的な対応内容を整理
したものです。
・「番号法」及び「特定個人情報ガイドライン」では、中小規模事業者
が具体的にどのような事項を実施すべきか明確に把握できないという
意見が多く寄せられました。そこで、本実務マニュアルでは、簡潔に
わかりやすくすることを目的に、あえて望ましい対策方法を簡潔に記
載しています。そのため、対処項目によっては代替案や別の考え方等
が存在する場合があるため、
安全管理措置、規程策定等、具体的な対
処方策を検討する際には、各項目における具体的な対処方策について、
本実務マニュアルとともに、別冊「特定個人情報ガイドライン」を必
ずご確認をお願い申し上げます。
○本実務マニュアルの位置付け
○利用上の留意点
第１章
マイナンバー制度
１．個人情報保護法と番号法の関係
○ 特定個人情報は、個人情報の一部であるため、原則個人情報保護法が適用さ れます。さらに特定個人情報は、個人情報保護法よりも厳しい保護措置を番 号法で上乗せしています。 ○ 番号法の保護措置は、個人情報保護法が適用されない小規模な事業者にも適 用されます。 ○ 番号法は、個人情報の保護に関する法律等の特別法と位置付けられます。個人情報の保護に関する法律等
特別法：番号法
番号法 個人情報保護法 提供制限 制限され、同意があっても提供不可 原則として承諾なしに提供できない 安全管理措置 死亡者の個人番号も対象 生存者の個人情報のみが対象 利用の制限 番号法で利用事務範囲を制限（特定する） 利用目的を特定する必要があるが、利用事務範囲に制限なし 利用目的外 利用 厳しく制限され、本人の同意があっ ても利用目的外の利用はできない 本人の承諾等で認められている 委 託 委託先・再委託先にも監督義務あり 委託先の監督義務がある 罰 則 個人、法人に対して罰則が強化 虚偽の報告等に限定番号法と個人情報保護法の比較
○個人番号は、番号法等で定められた目的でのみ取得可能 ◆ 利用目的を事前に明確に通知・公表する必要があります ◆ 個人番号取得時の原本確認、本人確認を実施します ○ 個人番号が記載された書類の保管期限が経過した場合に は、速やかに個人番号が記載された書類等を廃棄・削除 ◆ 申告書類、申請等の書類の法定保管期間を経過した場合 等 ○ トラック運送事業者は、税務、社会保障等の書類に役職 員等の個人番号を記載して、行政機関に提出 ◆ 税 関 係：源泉徴収票、給与支払報告書、支払調書 等 ◆ 雇用保険関係：雇用保険被保険者資格取得（喪失）届 等 ○ 税理士・社会保険労務士等に事務を委託するために個人 番号を提供（委託契約の締結、委託先の安全管理措置の確認、監督） ○トラック運送事業者は、法令で定められている場合のみ、 個人番号を記載した書類、特定個人情報を保管できる ◆ 法令により、申告書類、申請等の書類の法定保管が義務付けられ ている場合 ◆ 税務、社会保障に関する手続の実施が見込まれる場合 等
取得
取得
保管
保管
利用
提供
利用
提供
廃棄
削除
廃棄
削除
２．個人番号の
取得→利用・提供→保管→廃棄・削除
○ 個人番号の取得→利用・提供→保管→廃棄・削除における概要は以下の通り です。○ 税や社会保障関係の書類への個人番号の記載時期は、制度によって異なり ます。それぞれの書類に個人番号を記載する時期をきちんと把握し、準備を しておくことが大切です。
３．税務、社会保障関係書類への記載スケジュール
出典：内閣官房・内閣府・特定個人情報保護委員会・総務省・国税庁・厚生労働省「いよいよマイナンバー制度 （社会保障・税番号制度）が始まります。」平成27年5月分野
主な届出等の内容
施行日
税
平成28年1月1日
提出分～
○ 源泉徴収事務 ○ 扶養控除等（異動）申告書 ○ 給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者 の 配偶者特別控除申告書 ○ 退職所得の受給に関する申告書 ○ 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書 等雇用保険
平成28年1月1日
提出分～
○ 雇用保険被保険者資格取得届 ○ 雇用保険被保険者資格喪失届 ○ 雇用保険適用事業所設置届 等健康保険
厚生年金
保険
平成29年1月1日
提出分～
○ 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届 ○ 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届 ○ 健康保険被扶養者（異動）届 等平成28年1月1日
提出分～
○ 新規適用届 等○ 準備のために必要な手順の例は以下の通りです。 ① 個人番号の利用のケースを洗い出します。 ② 利用スケジュールを確認します。 いつまでに役職員等の個人番号を取得すればよいかを確かめます。 ③ 個人番号の取得に向けて安全管理措置を検討します。 出典：内閣官房・内閣府・特定個人情報保護委員会・総務省・国税庁・厚生労働省「いよいよマイナンバー制度 （社会保障・税番号制度）が始まります。」平成27年5月
事
業
者
の
対
応
平成27年 （2015年） 平成28年 （2016年） 平成29年 （2017年） 10月 制度開始に向けた準備 （社内規程の見直し、 システム対応、 安全管理措置 など） 役職員等※の 番号取得 開始可能 ※パートやアルバイト も含まれます。 申請書・申告書・ 調書等 順次番号記載開始 （厚生年金・健康保険は、 平成29年1月～） 通年 役職員等の研修など ・年始に雇う短期アルバイト への報酬 ・講演・原稿作成等での 外部有識者等への報酬 ・3月の退職 ・4月の新規採用 ・中途退職 早期に番号が必要となる 場面の例４．マイナンバー制度対応のための準備スケジュール
個人番号の原則的な取扱い（P13）
個人番号の原則的な取扱い（P13）
事業者は、個人情報保護法と異なり、本人の同意があったとしても、例外と して認められる場合を除き、これらの事務以外で個人番号を利用してはなら ない。利用目的を超えた個人番号の利用禁止（P14）
利用目的を超えた個人番号の利用禁止（P14）
番号法は、個人情報保護法とは異なり、本人の同意があったとしても、利用 目的を超えて特定個人情報を利用してはならないと定めている。合併等の場合（P16）
合併等の場合（P16）
個人情報取扱事業者は、合併等の理由で事業を承継することに伴って、他の 個人情報取扱事業者から当該事業者の役職員等の特定個人情報を取得した場 合には、承継前に特定されていた利用目的に従って特定個人情報を利用する ことができる。ただし、本人の同意があったとしても、承継前に特定されて いた利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならない。特定個人情報ファイルの作成の制限（P18）
特定個人情報ファイルの作成の制限（P18）
事業者が、特定個人情報ファイルを作成することができるのは、個人番号関 係事務又は個人番号利用事務を処理するために必要な範囲に限られている。 法令に基づき行う役職員等の源泉徴収票作成事務、健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届作成事務等に限って、特定個人情報ファイルを作成する ことができるものであり、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成 してはならない。 ○「特定個人情報ガイドライン」（付属資料）で、「しなければならない」及 び「してはならない」と記述している事項については、これらに従わなかっ た場合、法令違反と判断される可能性があります。一方、「望ましい」と記 述している事項については、これに従わなかったことをもって直ちに法令違 反と判断されることはないが、番号法の趣旨を踏まえ、事業者の特性や規模 に応じ可能な限り対応することが望まれます。 ○ 以下は「特定個人情報ガイドライン」で「しなければならない」及び「し てはならない」と記述されている事項を列挙します。５．法令違反と判断される可能性のある行為
～特定個人情報ガイドラインより①～
委託先における安全管理措置（P19）
委託先における安全管理措置（P19）
個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託をする者（以 下「委託者」という。）は、委託した個人番号関係事務又は個人番号利用事 務で取扱う特定個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう「委託を受 けた者」に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。 このため、委託者は、「委託を受けた者」において、番号法に基づき委託者 自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切 な監督を行わなければならない。 なお、「委託を受けた者」を適切に監督するために必要な措置を講じず、又 は、必要かつ十分な監督義務を果たすための具体的な対応をとらなかった結 果、特定個人情報の漏えい等が発生した場合、番号法違反と判断される可能 性がある。必要かつ適切な監督（P20）
必要かつ適切な監督（P20）
委託先の選定については、委託者は、委託先において、番号法に基づき委託 者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、 あらかじめ確認しなければならない。具体的な確認事項としては、委託先の 設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環 境等が挙げられる。 委託契約の締結については、契約内容として、秘密保持義務、事業所内から の特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託 における条件、漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了 後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の 遵守状況について報告を求める規定等を盛り込まなければならない。また、 これらの契約内容のほか、特定個人情報を取扱う従業者の明確化、委託者が 委託先に対して実地の調査を行うことができる規定等を盛り込むことが望ま しい。再委託先の監督（P21）
再委託先の監督（P21）
「委託を受けた者」とは、委託者が直接委託する事業者を指すが、甲→乙→ 丙→丁と順次委託される場合、乙に対する甲の監督義務の内容には、再委託 の適否だけではなく、乙が丙、丁に対して必要かつ適切な監督を行っている かどうかを監督することも含まれる。したがって、甲は乙に対する監督義務 だけではなく、再委託先である丙、丁に対しても間接的に監督義務を負うこ ととなる。５ ．法令違反と判断される可能性のある行為
～特定個人情報ガイドラインより②～
提供を求める時期（P24）
提供を求める時期（P24）
事業者が行う個人番号関係事務においては、個人番号関係事務が発生した時 点で個人番号の提供を求めることが原則であるが、本人との法律関係等に基 づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点 等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能 であると解される。なお、契約内容等から個人番号関係事務が明らかに発生 しないと認められる場合には、個人番号の提供を求めてはならない。提供の求めの制限（P25）
提供の求めの制限（P25）
何人も、番号法第19条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受け ることができる場合を除き、他人の個人番号の提供を求めてはならない。 事業者が個人番号の提供を求めることとなるのは、役職員等に対し、社会保 障、税及び災害対策に関する特定の事務のために個人番号の提供を求める場 合等に限られる。委員会からの提供の求め（P28）
委員会からの提供の求め（P28）
委員会が、特定個人情報の取扱いに関し、番号法第52条第１項の規定によ り、特定個人情報の提出を求めた場合には、この求めに応じ、委員会に対し、 特定個人情報を提供しなければならない。特定個人情報の提供制限（P25）
特定個人情報の提供制限（P25）
何人も、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を「提供」 してはならない。 事業者が特定個人情報を提供できるのは、社会保障、税及び災害対策に関す る特定の事務のために役職員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組 合等に提供する場合等に限られる。５ ．法令違反と判断される可能性のある行為
～特定個人情報ガイドラインより③～
安全管理措置（P22）
安全管理措置（P22）
個人番号関係事務実施者又は個人番号利用事務実施者である事業者は、個人 番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の漏えい、滅失 又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のために、必要かつ適切な安全管 理措置を講じなければならない。また、従業者に特定個人情報等を取り扱わ せるに当たっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、 当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。収集・保管の制限（P30）
収集・保管の制限（P30）
何人も、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人 番号を含む特定個人情報を収集又は保管してはならない。保管制限と廃棄（P31）
保管制限と廃棄（P31）
個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保 管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個 人情報を保管し続けることができる。また、個人番号が記載された書類等に ついては、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものがある が、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するこ ととなる。 一方、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において 定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やか に廃棄又は削除しなければならない。第三者提供の停止（P35）
第三者提供の停止（P35）
特定個人情報を提供することができるのは、番号法第19条各号に当てはま る場合に限定されており、それ以外の場合で特定個人情報を提供してはなら ない。保有個人データである特定個人情報が、同条各号に違反して違法に第 三者に提供されているという理由により、本人から第三者への当該特定個人 情報の提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが 判明したときには、遅滞なく、当該特定個人情報の第三者への提供を停止し なければならない。個人情報保護法上の第三者提供との違い（P29）
個人情報保護法上の第三者提供との違い（P29）
番号法においては、全ての事業者を対象に、同法第19条で特定個人情報を 提供できる場合を限定的に定めており、特定個人情報の提供については、個 人情報保護法第23条は適用されない。 特定個人情報の提供を求められた場合には、その提供を求める根拠が、番号 法第19条各号に該当するものかどうかをよく確認し、同条各号に該当しない 場合には、特定個人情報を提供してはならない。５ ．法令違反と判断される可能性のある行為
～特定個人情報ガイドラインより④～
B 特定個人情報等の範囲の明確化（P49）
B 特定個人情報等の範囲の明確化（P49）
事業者は、Aで明確化した事務において取扱う特定個人情報等の範囲を明確 にしておかなければならない。E 取扱規程等の策定（P49）
E 取扱規程等の策定（P49）
事業者は、Ａ～Ｃで明確化した事務における特定個人情報等の適正な取扱い を確保するために、取扱規程等を策定しなければならない。講ずべき安全管理措置の内容（P50）
講ずべき安全管理措置の内容（P50）
安全管理措置の検討に当たっては、番号法及び個人情報保護法等関係法令並 びに本ガイドライン及び主務大臣のガイドライン等を遵守しなければならな い。安全管理措置の検討手順
A 個人番号を取扱う事務の範囲の明確化（P49）
安全管理措置の検討手順
A 個人番号を取扱う事務の範囲の明確化（P49）
事業者は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の範囲を明確にしておか なければならない。C 事務取扱担当者の明確化（P49）
C 事務取扱担当者の明確化（P49）
事業者は、Aで明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確にしておか なければならない。取扱規程等の策定（P51）
取扱規程等の策定（P51）
Ａ～Ｃで明確化した事務において事務の流れを整理し、特定個人情報等の具 体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければならない。５ ．法令違反と判断される可能性のある行為
～特定個人情報ガイドラインより⑤～
人的安全管理措置（P54）
事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる人的安全管 理措置を講じなければならない。 ａ 事務取扱担当者の監督 ｂ 事務取扱担当者の教育組織的安全管理措置（P51）
事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる組織的安全 管理措置を講じなければならない。 ａ 組織体制の整備 ｂ 取扱規程等に基づく運用 ｃ 取扱状況を確認する手段の整備 ｄ 情報漏えい等事案に対応する体制の整備 ｅ 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し物理的安全管理措置（P54）
事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる物理的安全 管理措置を講じなければならない。 ａ 特定個人情報等を取扱う場所の管理 ｂ 機器及び電子媒体等の盗難等の防止 ｃ 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止 ｄ 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄技術的安全管理措置（P56）
事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる技術的安全 管理措置を講じなければならない。 ａ アクセス制御 ｂ アクセス者の識別と認証 ｃ 外部からの不正アクセス等の防止 ｄ 情報漏えい等の防止５ ．法令違反と判断される可能性のある行為
～特定個人情報ガイドラインより⑥～
○ 番号法においては、正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供したとき、不 正な利益を図る目的で個人番号を提供、盗用したとき、人を欺く等して個人番号 を取得したときの罰則を新設する等罰則が強化されています（番号法第67条か ら第75条まで）。 ○ 次表①から⑥までは、日本国外においてこれらの罪を犯した者にも適用されま す（同法第76条）。また、法人（法人でない団体で代表者又は管理人の定めの あるものを含む。以下この項目において同じ。）の代表者若しくは管理人又は法 人若しくは人の代理人、使用人その他の従業者が、その法人又は人の業務に関し て、次表①、②、④又は⑦から⑨までの違反行為をしたときは、その行為者を罰 するほか、その法人又は人に対しても、罰金刑が科されます（同法第77条第１ 項）。
６．罰則の強化
項
番
行為
番号法
個人情報保護 法の類似規程 ① 個人番号関係事務又は個人番号利用事務に 従事する者又は従事していた者が、正当な理 由なく、特定個人情報ファイルを提供 ４年以下の懲役若しくは 200万円以下の罰金又は 併科（第67条） ― ② 上記の者が、不正な利益を図る目的で、個人 番号を提供又は盗用 ３年以下の懲役若しくは 150万円以下の罰金又は 併科（第68条） ― ③ 情報提供ネットワークシステムの事務に従事す る者又は従事していた者が、情報提供ネット ワークシステムに関する秘密を漏えい又は盗用 同上（第69条） ― ④ 人を欺き、人に暴行を加え、人を脅迫し、又は、 財物の窃取、施設への侵入、不正アクセス等 により個人番号を取得 ３年以下の懲役又は150 万円以下の罰金（第70 条） ― ⑤ 国の機関の職員等が、職権を濫用して、専らそ の職務の用以外の用に供する目的で、特定個 人情報が記録された文書等を収集 ２年以下の懲役又は100 万円以下の罰金（第71 条） ― ⑥ 委員会の委員等が、職務上知り得た秘密を漏えい又は盗用 同上（第72条） ― ⑦ 委員会から命令を受けた者が、委員会の命令 に違反 ２年以下の懲役又は50万 円以下の罰金（第73条） ６月以下の懲役又 は30万円以下の 罰金（第56条） ⑧ 委員会に対する、虚偽の報告、虚偽の資料提出、検査拒否等 １年以下の懲役又は50万円以下の罰金（第74条） 30万円以下の罰金（第57条） ⑨ 偽りその他不正の手段により個人番号カード等 ６月以下の懲役又は50万 ―７．マイナンバー制度対応への取組事項
○ マイナンバー制度への取組事項として、必ず取組むべき事項と任意
事項に分けられます。個人番号を利用した申請・届出等の手続の開
始前までに、取組む事項を整理します。
１
基本方針の策定
１
基本方針の策定
必ず取組むべき事項
１
安全管理措置に係る規程又はマニュアルの策定
（具体的措置の準備と実施）
１
安全管理措置に係る規程又はマニュアルの策定
（具体的措置の準備と実施）
２
就業規則の一部改正
２
就業規則の一部改正
２
職員等からの個人番号の取得（本人確認、原本確認等）
２
職員等からの個人番号の取得（本人確認、原本確認等）
４
委託契約書の締結
（税理士・社労士等に事務委託する場合で、委託しない場合には不要）４
委託契約書の締結
（税理士・社労士等に事務委託する場合で、委託しない場合には不要）任意事項
３
法人番号の管理
（番号を確認・保管）３
法人番号の管理
（番号を確認・保管）８．中小規模事業者の特例措置
○ 中小規模事業者については、事務で取扱う個人番号の数量が少なく、また、 特定個人情報等を取扱う従業者が限定的であるため、特例的な対応方法が容 認されている取組項目があります。取扱規程等の策定
取扱規程等の策定
・中小規模事業者は、必ずしも取扱規程等の策定が義務付けられているもので はなく、特定個人情報等の取扱方法や責任者・事務取扱担当者が明確になっ ていればよいとされています。したがって、明確化の方法については、口頭 で明確化する方法のほか、業務マニュアル、業務フロー図、チェックリスト 等に特定個人情報等の取扱いを加えるなどの方法も考えられます。中小規模事業者の定義
中小規模事業者の定義
○「中小規模事業者」は、事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者です。 なお、次の事業者を除きます。 ＜中小規模事業者とならないケース＞ ・ 個人番号利用事務実施者 ・ 委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う 事業者（税理士、社労士等） ・ 金融分野（金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイド ライン」第１条第１項に定義される金融分野）の事業者 ・ 個人情報取扱事業者 ○ トラック運送事業者の従業員数が100人以下であれば、特例的な対応方法 が容認されます。 ○ 従業員は、「労働基準法第20条の規定により解雇の予告を必要とする労働 者」です。具体的には、「日々雇い入れられる者」、「２か月以内の期間を 定めて使用される者」等は除かれます。 ○ 中小規模事業者の判定における従業員の数は、事業年度末（事業年度が無 い場合には年末等）の従業員の数で判定し、毎年同時期に見直しを行う必要 があります。中小規模事業者の判定における従業員数とは？
中小規模事業者の判定における従業員数とは？
９．「特定個人情報に関する安全管理措置」の
中小規模事業者における対応方法（抜粋）
安全管理措置の内容（本則）
中小規模事業者における
対応方法
Ａ 基本方針の策定 特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組 織として取り組むために、基本方針を策定し、従業者に 周知徹底することが重要である。⇒
特例なし Ｂ 取扱規程等の策定 事務の流れを整理し、特定個人情報等の具体的な取 扱いを定める取扱規程等を策定しなければならない。⇒
○ 特定個人情報等の取扱等を明確 化する。 ○ 事務取扱担当者が変更となった場 合、確実な引継ぎを行い、責任ある 立場の者が確認する。 Ｃ 組織的安全管理措置 事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる組織的安全管理措置を講じなけれ ばならない。 ａ 組織体制の整備 安全管理措置を講ずるための組織体制を整備する。⇒
○ 事務取扱担当者が複数いる場合、 責任者と事務取扱担当者を区分す ることが望ましい。 ｂ 取扱規程等に基づく運用 取扱規程等に基づく運用状況を確認するため、システ ムログ又は利用実績を記録する。⇒
○ 特定個人情報等の取扱状況の分 かる記録を保存する。 ｃ 取扱状況を確認する手段の整備 特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための 手段を整備する。なお、取扱状況を確認するための記 録等には、特定個人情報等は含めない。⇒
○ 特定個人情報等の取扱状況の分 かる記録を保存する。 ｄ 情報漏えい等事案に対応する体制の整備 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合 に、適切かつ迅速に対応するための対応体制を整備す る。 情報漏えい等事案が発生した場合、二次被害の防止、 類似事案の発生防止等の観点から、事案に応じて、事 実関係及び再発防止策等を早急に公表することが重要 である。⇒
○ 情報漏えい等事案の発生等に備 え、従業者から責任ある立場の者に 対する報告連絡体制等をあらかじめ 確認しておく。 ｅ 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し 特定個人情報等の取扱状況を把握し、安全管理措置 の評価、見直し及び改善に取り組む。⇒
○ 責任ある立場の者が、特定個人情 報等の取扱状況について、定期的 に点検を行う。９．「特定個人情報に関する安全管理措置」の
中小規模事業者における対応方法（抜粋）
安全管理措置の内容（本則）
中小規模事業者
における対応方法
Ｄ 人的安全管理措置 事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる人的安全管理措置を講じなければ ならない。 ａ 事務取扱担当者の監督 事業者は、特定個人情報等が取扱規程等に基づき適正に取り扱 われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。⇒
特例なし ｂ 事務取扱担当者の教育 事業者は、事務取扱担当者に特定個人情報等の適正な取扱いを 周知徹底するとともに適切な教育を行う。⇒
特例なし Ｅ 物理的安全管理措置 事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる物理的安全管理措置を講じなけれ ばならない。 ａ 特定個人情報等を取扱う場所の管理 特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために、特定個人情 報ファイルを取扱う情報システムを管理する場所（以下「管理場所」と いう。）及び特定個人情報等を取扱う事務を実施する場所（以下「取 扱場所」という。）を明確にし、物理的な安全管理措置を講じる。⇒
特例なし ｂ 機器及び電子媒体等の盗難等の防止 管理場所及び取扱場所における特定個人情報等を取扱う機器、 電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、物理的 な安全管理措置を講じる。⇒
特例なし ｃ 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止 特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場 合、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手 段の利用等、安全な方策を講じる。 「持出し」とは、特定個人情報等を、管理場所又は取扱場所の外へ 移動させることをいい、事業所内での移動等であっても、紛失・盗難 等に留意する必要がある。⇒
○ 特定個人情報等が記 録された電子媒体又は 書類等の移送に当たっ ては、安全な方策を講 じる。 ｄ 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄 個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電 子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。 またこれらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は 廃棄したことについて、証明書等により確認する。⇒
○ 特定個人情報等を削 除・廃棄したことを確認 する。９．「特定個人情報に関する安全管理措置」の
中小規模事業者における対応方法（抜粋）
安全管理措置の内容（本則）
中小規模事業者における
対応方法
Ｆ 技術的安全管理措置 事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる技術的安全管理措置を講じなけれ ばならない。 ａ アクセス制御 情報システムを使用して個人番号関係事務又は個人 番号利用事務を行う場合、事務取扱担当者及び当該 事務で取扱う特定個人情報ファイルの範囲を限定する ために、適切なアクセス制御を行う。⇒
○ 特定個人情報等を取扱う機器を特 定し、その機器を取扱う事務取扱担 当者を限定することが望ましい。 ○ 機器に標準装備されているユー ザー制御機能（ユーザーアカウント 制御）により、情報システムを取扱う 事務取扱担当者を限定することが望 ましい。 ｂ アクセス者の識別と認証 特定個人情報等を取扱う情報システムは、事務取扱 担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識 別した結果に基づき認証する。⇒
○ 特定個人情報等を取扱う機器を特 定し、その機器を取扱う事務取扱担 当者を限定することが望ましい。 ○ 機器に標準装備されているユー ザー制御機能（ユーザーアカウント 制御）により、情報システムを取扱う 事務取扱担当者を限定することが望 ましい。 ｃ 外部からの不正アクセス等の防止 情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフ トウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用する。⇒
特例なし ｄ 情報漏えい等の防止 特定個人情報等をインターネット等により外部に送信 する場合、通信経路における情報漏えい等を防止する ための措置を講じる。⇒
特例なしメ
モ
メ
モ
第２章
個人番号の「取得」等
における対応方策
◆ 安全管理措置を実施
（担当者を明確化、教育、鍵付棚等で管理 等）◆ 個人番号取扱規程（取扱マニュアル等）を新規策定
◆ 就業規則、個人情報規程、社内帳票の見直し
◆ 税理士・社会保険労務士等との委託契約書締結、監督 等
マイナンバー制度に対応するための対処方策
○ 利用目的の特定 ○ 利用目的の通知・公表 ○ 個人番号の原本確認、本人確認等 ○ 個人番号の提供の要求と取得 等 ○ 法定保管期限を経過した場合、速やかに廃棄、削除 ○ 廃棄・削除した記録を保存 ○ パソコンを廃棄する場合、ハードディスクの破壊、削除 ソフトウェアの利用等により削除 等 ＜利用＞ ○ 事務担当責任者・事務取扱責任者の明確化 ○ 事務取扱場所が見えないように配慮（座席配置の工夫） ○ 個人番号の利用記録を作成 ○ 定期的に個人番号に変更がないかの確認 等 ＜提供＞ ○ 提供先（税理士、社労士等）の安全管理措置の確認 ○ 提供先との業務委託契約書の締結 ○ 提供先を監督 等 ○ 施錠できる書庫、キャビネット等に保管 ○ 持ち出す場合には、パスワード設定、封筒に封入等 ○ ネットワークサーバーに保存する場合、アクセス管理 ○ インターネットに接続している機器に保存する場合には、 不正アクセス防止対策 ○ パソコン等をセキュリティワイヤーで固定 等取得
取得
保管
保管
利用
提供
利用
提供
廃棄
削除
廃棄
削除
１．取得、利用・提供、保管、廃棄・削除
における対応内容
２．個人番号を取得する方法①
Step３
対象者のﾘｽﾄｱｯﾌﾟ
Step３
対象者のﾘｽﾄｱｯﾌﾟ
○ 総務、経理の担当者は、役職員のうちで、個人番号 を取得する者及びその扶養家族をリストアップします。 ○ 役職員以外で、個人番号を取得する必要がある者を リストアップします。Step２
安全管理措置
Step２
安全管理措置
○ 以下の安全管理措置を具体的に講じます。 ・個人番号に関する事務取扱責任者（個人番号の管理、 台帳、鍵の管理等）を明確化 ・個人番号の管理台帳、通知書カード等をコピーし、 ファイル等に綴り管理 ・個人番号の管理場所（施錠できる棚、机引出、金庫等 を用意） ・個人番号を収集する手順を計画他Step４
利用目的の通知
Step４
利用目的の通知
○ 個人番号を取得する必要のある対象者に対して、利 用目的・個人番号の提出依頼等について通知又は公表 します。（Step5の説明会等の開催と同時に実施）Step５
説明会・研修
の開催
Step５
説明会・研修
の開催
○ 個人番号を取得する必要のある対象者に対して、個 人番号制度の説明会を開催します。目安：15～30分 程度。Step６
個人番号の取得
Step６
個人番号の取得
○ 役職員等から「通知カード（原本）」の提出を受け、 原本確認し、コピー等の写しを取り保管します。 （郵送の場合、コピーの提供を受ける） ○ 通知カードの提出を受ける時間、場所を限定し、取 扱責任者及び取扱担当者以外から見られないように配 慮してください。会議室等のスペースの確保やパー テーションで仕切る等の工夫をします。雇用契約のある役職員からの個人番号の取得
雇用契約のある役職員からの個人番号の取得
超重要！
超重要！
Step１
個人番号提出
の事前周知
Step１
個人番号提出
の事前周知
○ 現在、雇用契約があり、個人番号関係事務の発生が 見込まれる全ての役職員に対して、個人番号提出につ いて周知します。２．個人番号を取得する方法②
Step１
Step１
○ 新規採用する者から個人番号を取得する場合、以下の 方法から選択し、利用目的を通知します。 ・選択肢① 就業規則で利用目的を示し、個人番号の提供 を明示 ・選択肢② 利用目的等通知書を新規採用者に対して交付Step２
個人番号の取得
Step２
個人番号の取得
○ 新規採用者から「通知カード（原本）」の提出を受け、 原本確認し、コピー等の写しを取り保管します。 ○ 通知カードの提出を受ける時間、場所を限定し、取扱 責任者及び取扱担当者以外から見られないように配慮 してください。会議室等のスペースの確保やパーテー ションで仕切る等の工夫をします。平成28年1月以降、新規採用する者からの取得
平成28年1月以降、新規採用する者からの取得
Step１
利用目的の通知
Step１
利用目的の通知
○ 年額の報酬支払額が以下の金額を超過する場合、支払 調書を所轄税務署に提出するため、個人番号の取得が 必要です。年額報酬額が一定額を超過する見込みがあ る場合には、速やかに個人番号を取得してください。 ① 報 酬：税理士、社労士、講師、執筆者（原稿料） ：年額 5万円超 ② 不動産の賃貸人 ：年額 15万円超 （※上記は概要のみであるため、詳細を必ず確認の上、 対応してください）Step２
個人番号の取得
Step２
個人番号の取得
○ 「通知カード（原本）」の提出を受け、原本確認し、 コピー等の写しを取り保管します。 ○ 通知カードの提出を受ける時間、場所を限定し、取扱 責任者及び取扱担当者以外から見られないように配慮 してください。会議室等のスペースの確保やパーテー ションで仕切る等の工夫をします。税理士、社労士、講師、賃貸人等からの取得
税理士、社労士、講師、賃貸人等からの取得
超重要！
超重要！
３．雇用契約のある役職員からの個人番号の取得
Step1：個人番号提出の事前周知
○ 個人番号の取得に向けて、個人番号関係事務が発生が見込まれる全ての役 職員を対象に、「個人番号の提出依頼」を事前に周知します。 ○ 個人番号関係事務に役職員の個人番号が必要になるため、役職員に対して 「個人番号を提出してほしい」旨を周知します。 ○ 個人番号は、平成27年10月５日時点で住民票に記載されている住民に指 定され、10月中旬から11月にかけて順次、市区町村から住民票の住所に簡 易書留で郵送されることを周知します。 ○ 通知カードは、住民票の住所に簡易書留で届くため、現住所と住民票の住 所が異なる場合、現住所のある市区町村に住民票の異動が必要で、通知カー ドは転送されません。扶養家族も確認を依頼します。 ○ 通知カードが郵送されたら、速やかに通知カード（原本）を扶養家族分を 含め持参することを依頼します。 ○ 取扱責任者等の周知や安全管理措置の説明等を実施し、仮に個人番号の提 出に不安があれば随時相談を受けることも周知してください。 ○ 個人番号の提出の概要 ① 誰の個人番号を提出するか？ ・自分の個人番号 ・扶養家族がいる場合には、扶養家族の個人番号 ② 何を提出するか？ ・対面で提出する場合・・・原本：通知カード、個人番号カード等 ・郵送で提出する場合・・・写し：通知カード、個人番号カード等 （郵送で受付可能な部課等） ③ いつまでに提出するか？ ・対面で提出する期限（提出場所と提出できる時間帯） ④ どこに提出するか？ ・提出先の部署、提出場所、責任担当者名、担当者名、連絡先 ⑤ 提出を受ける際には、通知カード等の写しを取り、保管する旨を説明事前に周知する内容
事前に周知する内容
平成○○年○○月○○日 ○○運送株式会社 役職員の皆様へ ○○運送株式会社
個人番号に関するお知らせ
役職員の皆様の個人番号は、今年10月5日時点の住民登録している住所に、１０月中下旬 から１２月までの間に、個人番号が記された「通知カード」が市区町村より世帯主宛に簡易 書留で郵送される予定です。 平成２８年１月以降、税や社会保障等の分野で利用開始されるため、当社では役職員の皆 様及び扶養家族の皆様の個人番号を取得し、源泉徴収事務、雇用保険、労災保険等の申請 書・届出書等の書類に当該個人番号を記載して提出することが法律で義務付けられています。 そのため、役職員の皆様におかれましては、ご自分の個人番号及び扶養家族の個人番号を届 出していただくことが必要です。 そこで、役職員の皆様には、以下について周知させていただきます。 ○ 住民登録の住所と実際にお住まいの住所が相違する場合、住民登録の住所に通知カード が簡易書留（転送不要扱い）で送付されます。世帯主宛てに郵送されますが、確実に取 得できる状態になっているかご確認ください。仮に、住民登録の住所を変更する場合に は、10月5日までにお願いします。 ○ 上記の住所確認は、扶養家族分もご確認ください。扶養控除（源泉徴収）の扶養家族又 は健康保険等の扶養家族になっている方の個人番号の提出が必要です。（両方もしくは どちらか一方の扶養家族となっている場合には提出が必要です） ○ 個人番号カード（顔写真付き身分証明書）は、通知カードと一緒に送付される交付申請 書に写真を貼り、記名押印の上、返信用封筒で送付すれば、平成28年1月以降、市区町村 の窓口で無料にて交付してくれます。 以上個人番号に関するお知らせ
（出所）総務省資料
通知カード・個人番号カード
◆ 平成27年10月中下旬以降に郵送されます
３．取得のための準備
Step２：安全管理措置
○ 「安全管理措置」を講じて、組織ルールを定めた上で、役職員から個人番 号を取得してください。 ○ 特定個人情報等の適正な取扱いを確保するための「取扱規程（取扱要領・ マニュアル等）」を策定しない段階で、個人番号の収集しないでください。 ○ 「12月には取扱規程等を策定する予定だけど、事務の効率化のためにも、 10月下旬から速やかに個人番号を収集したい」というケースがあります。 この場合、組織的な安全管理措置を全く講じないままに、役職員から個人番 号を収集することになります。 ○ 役職員から取得した個人番号について、誰が責任者として、どこの場所に 管理するか、全く明確ではありません。取得した個人番号の書類を紛失した 場合など、責任の所在も不明確です。ここに注意！
ここに注意！
対応例
１
対応例
１
・平成27年12月末までに「取扱規程」を取締役会で機関決定し、 安全管理措置を講じた上で、個人番号の取得事務を実施対応例
２
対応例
２
・平成27年11月頃、「取扱要領（マニュアル）」を代表取締役の 責任で策定 ・取扱要領（マニュアル）に即した安全管理措置を講じた上で、個 人番号の取得を実施 ○ 個人番号取得前に、以下の安全管理措置を具体的に講じます。 ・個人番号に関する事務取扱責任者（個人番号の管理、台帳、鍵の管理等）を 明確化 ・個人番号の管理台帳、通知書カード等をコピーし、ファイル等に綴り管理 ・個人番号の管理場所（施錠できる棚、机引出、金庫等を用意） ・個人番号を収集する手順を計画（郵送で取得する対象者をリストアップ）他３．取得のための準備
Step3：個人番号取得対象者のリストアップ①
１ 役職員から個人番号を取得
１ 役職員から個人番号を取得
○ 主に以下の条件を全て満たす者から個人番号を取得します。 ① 正社員、契約社員、嘱託職員、パート、アルバイト等の名称を問わず、 雇用関係（給与・賃金等の支払）があり、平成28年1月以降に税務又は社 会保険関係の個人番号関係事務が見込まれる者 ② 個人番号を保有する者 ○ 平成27年12月末に退職予定の職員等 ・平成27年12月末に退職予定の職員等についても、平成28年1月以降の申 請事務がある場合には、個人番号を取得してください。例えば、12月末に 退職しても、平成28年1月以降、雇用保険の資格喪失届等の社会保険関係 の申請事務があります。超重要！
超重要！
２
扶養家族から個人番号を取得
２
扶養家族から個人番号を取得
○ 役職員の扶養家族は主に２種類あります。以下①②の両方に該当する者も あれば、いずれか一方のみ該当する者もいます。 ① 給与所得計算の際の扶養控除となる扶養家族 ② 健康保険における扶養家族 ○ トラック運送事業者では、最初に役職員における現在の扶養家族の実態を 整理してください。 ○ 扶養家族が以下の①②に該当するか確認します。平成28年1月以降、以下 の①②の両方、又はいずれか一方に該当する扶養家族となる者の個人番号を 取得してください。 ① 給与所得計算の際の扶養控除の対象者となる者 → 扶養控除等（異動）申告書で確認できます ② 健康保険における扶養家族に該当する者 → 健康保険組合等が発行する文書で確認できます ○ 直近の実態を踏まえ、内容に変更がないかどうか、役職員に確認してくだ さい。３．取得のための準備
Step3：個人番号取得対象者のリストアップ②
超重要！
超重要！
4
税理士、社会保険労務士、セミナー講師、原稿執筆者等から
個人番号を取得
4
税理士、社会保険労務士、セミナー講師、原稿執筆者等から
個人番号を取得
・年額（1/1～12/31）の報酬額の合計（源泉徴収前）が5万円を超える者に ついては個人番号を取得を行います。 ・報酬額合計が5万円を超過することが見込まれ、事務手続上、個人番号が必 要となる場合には速やかに取得してください。3
常勤・非常勤の役員及び監査役から個人番号を取得
3
常勤・非常勤の役員及び監査役から個人番号を取得
・年額（1/1～12/31）の報酬額の合計（源泉徴収前）が5万円を超える場合 には、個人番号を取得してください。 ・報酬額合計が5万円を超過することが見込まれ、個人番号関係事務が見込ま れる場合、個人番号を速やかに取得してください。5
不動産の賃借料、権利金・更新料の支払先から個人番号を取得
5
不動産の賃借料、権利金・更新料の支払先から個人番号を取得
・「不動産の使用料等の支払調書」は、個人（不動産賃貸業を営む個人事業主 以外）に対するその年中の支払金額の合計が15万円を超える場合、支払調書 を提出するため、個人番号を取得してください。 ※上記は概要のみの記載であるため、上記内容等については国税庁ホームページにて詳細を必ずご確認のうえ、ご対応ください。○ 日本国籍があっても海外に赴任しているなど
住民登録を抹消
している方
（日本に帰国し、再度住民登録した際に付与）
○ 観光目的で来日している外国籍の方
○ 中長期在留資格がない（
3カ月以下の
滞在
）外国籍の方
○ 定住している住所がないため、
住民登録
していない
外国籍の方
（参考）個人番号が付与される対象
○ 個人番号は、日本で住民登録している方「全員」に付与されます。
○
住民登録している
日本の国籍を有する方
○ 中長期在留者、特別永住者など
住民登録をしている
外国籍の方
※ 外国籍の方のうち、入管法上の中長期在留資格 （日本の在留期間が3カ月超の方に発行される資格）を 持っている方や特別永住者として認められている方など、 日本に定住し、住民登録している外国籍の方には付与されます。付与される方
付与される方
付与されない方
付与されない方
住民登録あり 住民登録あり 海外にいるため日本の 住民登録は抹消 住民登録なし３．取得のための準備
Step4：役職員向け説明会・研修会の開催
○ 役職員がマイナンバー制度の必要な理解と知識を持ち、自分の個人番号を 事業者に提出することに、安心感を持たせることが大切です。 ○ 事業者において個人番号の扱いに関して不正行為があった場合、不正行為 をした人物が罰せられるだけでなく、事業者も管理監督責任を問われ、新聞 等でも取り上げられる恐れがあります。そのようなリスクを回避するために も事業者に勤務する役職員にマイナンバー制度について理解させる必要があ ります。 ○ 事業者の役職員の個人番号を取得する前段階の説明会の開催は、義務では ありません（任意）が、上記目的のために、説明会（兼研修会）の開催が望 まれます。必要な説明内容
必要な説明内容
・個人番号は、平成27年10月５日時点で住民票に記載されている住民に指定 され、10月中旬から11月にかけて順次、市区町村から住民票の住所に簡易 書留で郵送されることを周知します。 ・通知カードは、住民票の住所に簡易書留で届くため、現住所と住民票の住所 が異なる場合、現住所のある市区町村に住民票の異動が必要で、通知カード は転送されません。扶養家族も確認を依頼します。 ・通知書（利用目的等）の内容を解説します。 ・通知カードが郵送されたら、速やかに通知カード（原本）を扶養家族分を含 め持参することを依頼します。 ・取扱責任者等の周知や安全管理措置の説明等を実施し、仮に個人番号の提出 に不安があれば随時相談を受けることも周知してください。 → （ご参考）役職員向け説明会・研修会の次第（ひな形）＜次頁＞活用資料、実施時期、所要時間、
活用資料、実施時期、所要時間、
・資 料：マイナンバー制度の概要については、内閣府資料を活用して説明 ・実施時期： ◆ 安全管理措置を定めた取扱規程（要領等）を策定後、個人番号を取得す る前段階に実施することが望ましい。 ◆ 同時に「利用目的通知書」を各人に配布し、扶養家族の個人番号提出も 説明する。 ・所要時間：15～30分程度の内容超重要！
超重要！
マイナンバー制度に関する研修会
次
第
日時：平成○年○月○日（○）
○：○○～○：○○
場所：○○○会議室
１．開
会
○：○○
２．挨
拶
３．マイナンバー制度に関する説明
（１）個人番号とは何か？（内閣府資料）
（２）当社の安全管理措置の概要
（３）利用目的通知書と個人番号の提出のお願い
（４）円滑な個人番号の提出にためのお願い事項
（５）個人番号提出にあたっての相談・質問の窓口
（６）質疑応答
講師：○○運送株式会社 ○○課
○○
○○
（事務取扱責任者）
４．閉
会
○：○○
役職員向け説明会・研修会の次第（ひな形）
３．取得のための準備
Step5：利用目的の通知
○ 役職員から個人番号を取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表し なければならない（個人情報保護法第18条）。 ○ 複数の利用目的をまとめて示すことは可能ですが、利用目的を後から追加 することはできません。利用目的に変更があれば、改めて通知する必要があ ります。 ○ 役職員から利用目的についての同意は不要です。（一方的に通知するイ メージ）通知の方法
通知の方法
・個人番号の利用目的の通知等の方法は、役職員への書類提示、事務局内ネッ トワーク、電子メール、社内掲示板、回覧、就業規則への記載等による方法 があります。対象者が内容を見ていない場合もあるため、随時、閲覧状況等 を確認してください。 ・個人情報保護法第18条及び主務大臣のガイドライン等に従って、従来から 行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行います。通知内容の説明
通知内容の説明
○ 利用目的の通知は、一方的に通知すれば足りますが、通知書を読まない役 職員もいるため、「Step4 役職員向け説明会・研修会」で個人番号をどの ような目的で利用するか、説明します。説明会では、「通知内容」だけでな く、マイナンバー制度の概要等の必要な事項を説明します。 ○ 扶養家族への説明会の開催は不要です。なお、扶養家族の個人番号の取得 が必要な場合、個々の役職員ごとに事前に確認し、扶養家族の個人番号を取 得します。取得時期は、11月前後が望まれますが、「扶養控除等（異動） 申告書」の提出に合わせて提出させることも想定されます。通知の時期
通知の時期
○ 個人番号を取得する前の段階において、利用目的を通知してください。超重要！
超重要！
平成○○年○○月○○日
特定個人情報利用目的通知書
○○運送株式会社 役職員及び扶養家族の皆様へ ○○運送株式会社 貴殿および貴殿の扶養家族の個人番号（行政手続における特定の個人を識別するための番 号の利用等に関する法律に定める個人番号をいいます。）を以下の目的で利用いたします。特定個人情報利用目的通知書（ひな形）①
※ この通知書に対する同意は不要です。 •源泉徴収関連事務（扶養控除等（異動）申告書） •配偶者特別控除申告書作成事務 •給与支払報告書作成事務 •給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務 •特別徴収への切替申請書作成事務 •退職手当金等受給者別支払調書作成事務 •退職所得に関する申告書作成事務 •財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務 •健康保険、厚生年金、企業年金届出事務 •国民年金第三号届出事務 •健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事務 •雇用保険、労災保険届出事務 •雇用保険、労災保険申請・請求事務 •雇用保険、労災保険証明書作成事務 ・上記事務以外の関連事務平成○○年○○月○○日 ○○運送株式会社 役職員及び扶養家族の皆様 ○○運送株式会社
個人番号利用目的通知書
役職員の皆様及び扶養家族の皆様の個人番号（行政手続における特定の個人 を識別するための番号の利用等に関する法律に定める個人番号をいいます。） を以下の目的で利用いたします。 ① 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務 ② 雇用保険届出事務 ③ 健康保険・厚生年金保険届出事務 ④ 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務 ⑤ 上記以外の事務で税・社会保険に関連する事務 以上特定個人情報利用目的通知書（ひな形）②
３．取得のための準備
Step6：個人番号の取得方法、時期
１通知カード、個人番号カード、個人番号記載の住民票等を持参（郵送）させる方法 １通知カード、個人番号カード、個人番号記載の住民票等を持参（郵送）させる方法 ○ 通知カードが郵送されたら、速やかに個人番号を取得します。 ○ 平成27年9月時点では、「通知カード」が効率的にかつ速やかに個人番号 を取得できると見込まれるため、 「通知カード」による方法を推奨します。 ○ 個人番号カード、個人番号記載の住民票等を持参させる方法又は郵送させ る方法もあります。対面では原本確認、郵送では写し（コピー）の提出を受 けます。2 個人番号カードを一括申請する方法
2 個人番号カードを一括申請する方法
○ 新聞記事等でご存知の方も多いと思いますが、実際には一括申請に対応す る自治体が限定されているため、注意が必要です。例えば、東京都千代田区 では一括申請の対応はしない予定です。事前に自治体にご確認ください。 ○ 個人番号カードの申請を希望しない役職員もいるため、一括して個人番号 を取得できない可能性があります。トラック運送事業者が
役職員から
個人番号を取得する方法
トラック運送事業者が
役職員から
個人番号を取得する方法
１ 通知カード、個人番号カードを
持参（又は郵送）させる方法
１ 通知カード、個人番号カードを
持参（又は郵送）させる方法
２ トラック運送事業者で、
個人番号カードを
一括申請する方法
２ トラック運送事業者で、
個人番号カードを
一括申請する方法
○ 個人番号を取得する時期・・・いつまでに取得するか？
○ 個人番号を取得する時期・・・いつまでに取得するか？
○ 役職員に対して個人番号が通知された後であれば、個人番号の取得が可能 ですが、個人番号を記載する書類を行政機関等に提出する時点までに取得し てください。 ○ 平成28年1月の個人番号の利用開始に合わせて取得する必要はありません。 給与所得の源泉徴収票は、平成28年1月の給与支払から適用され（中途退 職者を除く）、平成29年1月に提出する源泉徴収票から個人番号を記載し ます。 ○ 実務では「扶養控除等申告書」は平成28年1月頃に提出を受けるため、扶 養家族分も、同時に取得することが望まれます。超重要！
超重要！
（平成27年9月4日時点において） ・個人番号カードの発行を希望する役職員からの申請を、トラック運送事業 者が一括して行う方法があります。ただし、対応については自治体の任意で すので、対応の有無については、自治体に確認する必要があります。 ・基本的な対応は、フロー１のような流れが内閣府から示されていますが、 規模の大きな自治体は対応が難しいことから、フロー２を採用する自治体も あります。 ・個人番号カードの申請をトラック運送事業者が一括して行う場合、トラッ ク運送事業者は役職員の個人番号を集めやすくなりますが、個人番号カード をトラック運送事業者で使用することは少なく、また個人番号カードの申請 をしない社員もいることから、トラック運送事業者が関与するメリットは少 ないかもしれません。 ・トラック運送事業者が一括して申請する方法については、現在検討中の自 治体が多いと思われますので、詳細は各自治体にお問い合わせください。 自治体 （トラック運送事業者の ある市区町村）
勤務先
② 個 人 番 号 カー ド の 申 請 書 を 一 括 申 請 ① 職 員 を 派 遣 勤 務 先 で 本 人 確 認 ※ 役 職 員 の み で 家 族 の 申 請 は で き ま せ ん 自治体 （役職員が住民登録 している市区町村）本人の自宅
（住民票登録住所）
③トラック運送事業者のある市 区町村から役職員の住民登録が ある市区町村へ申請 ④ カー ド を 郵 送 で 交 付 ※ 本 人 限 定 郵 便 で 送 付 さ れ る た め、 本 人 の み が 受 取 可 能 で す。 家 族 で は 受 取 が で き ま せ ん の で、 単 身 赴 任 等 で 住 民 票 が 遠 方 に あ る 場 合 に は 注 意 が 必 要 で す。 フロー１：自治体（トラック運送事業者のある市区町村）職員の負担が 大きく、実施する自治体は少ない可能性個人番号カードをトラック運送事業者が一括して申請する方
（自治体によって対応しているところもあります）
個人番号カードをトラック運送事業者が一括して申請する方
（自治体によって対応しているところもあります）
（１）個人番号カードの一括申請方法
自治体 （役職員が住民登録している市区町村）
