ガイドラインの指示事項 ガイドラインの指示事項
◆ 組織的安全管理措置
○ 確実な引継ぎと責任者による確認（中小規模事業者における対応方法）
・事務取扱担当者が変更となった場合、確実な引継ぎを行い、責任ある立場の 者が確認します。
作成上のポイント 作成上のポイント
○ 責任ある立場の役職は、代表取締役、取締役が望ましい。
○ 確実な引継ぎを実施するために、業務引継簿を作成し、内容を確認する。
○ 責任ある立場の者（代表取締役等）は、業務引継簿の内容確認を実施する とともに、取扱責任者等から業務引継の実態を聞き取り等により、業務引継 が適切に実施されたか確認する。
例示 例示
第６条 事務取扱責任者等の変更に伴う引継ぎ及び監督
１ 事務取扱責任者等が変更となった場合、従前の事務取扱責任者等は新たに 事務取扱責任者等となる者に対して、業務引継簿を作成して確実に引継ぎ するものとする。
２ 代表取締役は前項の業務引継ぎについて、業務引継簿の内容確認及び業務 引継ぎの実態に関する聞き取り等により確認するものとする。
12．教育・研修（第7条）
ガイドラインの指示事項 ガイドラインの指示事項
◆ 人的安全管理措置
○ 事務取扱担当者の教育
・事業者は、事務取扱担当者に、特定個人情報等の適正な取扱いを周知徹底す るとともに適切な教育を行う。
≪手法の例示≫
・特定個人情報等の取扱いに関する留意事項等について、役職員、事務取扱責 任者等に対して定期的な研修等を行う。
・特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則等に盛り込むこ とが考えられる。
作成上のポイント 作成上のポイント
○ 事務取扱担当者の教育は義務事項であるため、教育訓練の記載は必須であ る。
○ 事務取扱担当者以外の役職員においても、マイナンバー制度への理解を深 め、事業者が番号法等の諸法令の遵守を徹底するために、定期的に研修会を 開催することが望ましい。（任意）
例示 例示
第７条 事務取扱責任者等の教育・研修
代表取締役は、事務取扱責任者等が番号法、ガイドライン及び本規程を遵守 し、特定個人番号等の適正な取扱いが周知徹底されるよう、事務取扱責任者等 に対する研修を１年に１回以上受講させるものとする。
13．取扱状況を確認する手段の整備（第8条）
ガイドラインの指示事項 ガイドラインの指示事項
◆ 組織的安全管理措置
特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段を整備する。
なお、取扱状況を確認するための記録等には、特定個人情報等は記載しない。
≪手法の例示≫
＊ 取扱状況を確認するための記録等としては、次に掲げるものが挙げられる。
・ 特定個人情報ファイルの種類、名称
・ 責任者、取扱部署
・ 利用目的
・ 削除・廃棄状況
・ アクセス権を有する者
○ 特定個人情報等の取扱状況の分かる記録を保存する。（中小規模事業者に おける対応方法）
例示 例示
第８条 取扱状況を確認する手段の整備
１ 特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段を整備する。
２ 取扱状況を確認するために次の各号の特定個人情報管理台帳及び特定個人 情報を記載した申請書・届出書等管理ファイルの記録を整備する。
① 特定個人情報取扱いに係る管理台帳
種 類：特定個人情報の取扱状況等管理台帳 管 理 部：総務部及び経理部
責 任 者：事務取扱責任者
利用目的：特定個人情報の取得、利用、提供、保管、削除・廃棄の各段階 における取扱状況及び運用状況を管理
閲覧可能権者：代表取締役及び事務取扱責任者等
② 特定個人情報を記載した申請書・届出書等管理ファイル
種 類：特定個人情報を記載した申請書等の写しを管理するためのファ イル
管 理 部：総務部（社会保険関連書類）
経理部（税務関連書類）
責 任 者：事務取扱責任者
利用目的：特定個人情報を記載した申請書・届出書等の控えを保管 閲覧可能権者：代表取締役及び事務取扱責任者等
14．取扱規程に基づく運用状況の確認(第9条)
ガイドラインの指示事項 ガイドラインの指示事項
例示 例示
第９条 取扱規程に基づく運用状況の確認
事務取扱担当者は、特定個人情報の取得、利用、提供、保管、削除・廃棄の 各段階における取扱状況及び運用状況については、次の各号に掲げる事項につ いて特定個人情報管理台帳に記録し、保存するものとする。
① 特定個人情報の取得
・入手年月日、個人番号、氏名、生年月日、性別、住所等を記録
・特定個人情報に変更があった場合の特定個人情報変更の年月日
② 特定個人情報の利用
・提出書類の作成及び提出の年月日、特定個人情報の記載書類を本人に交付し た年月日等を記録
③ 特定個人情報の提供
・特定個人情報を提供年月日、提供相手、目的等
④ 特定個人情報の保管
・特定個人情報管理台帳及び届出書等の写し等の保管場所の鍵利用管理台帳
⑤ 特定個人情報の削除・廃棄
・特定個人情報を削除・廃棄した年月日
上記以外の項目で、必要に応じて特定個人情報管理台帳に記録する。
◆ 組織的安全管理措置
○ 取扱規程等に基づく運用
・本則：取扱規程等に基づく運用状況を確認するため、システムログ又は利用 実績を記録する。
≪手法の例示≫
・ 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録
・ 書類・媒体等の持出しの記録
・ 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録
・ 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
・ 特定個人情報ファイルを情報システムで取扱う場合、事務取扱担当者の情 報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）の記録
○ 特定個人情報等の取扱状況の分かる記録を保存する。（中小規模事業者に おける対応方法）