マ ン シ ョ ン 管 理 組 合 の 業 務 と 理 事 会 の 運 営
マン ショ ン管 理士 荻 原健 １、マンション管理組合の組織と業務はどうなっているの？ ・ 組織 ・ 業務 （マ ンシ ョン 標準 管理 規約 第 32 条 ） ① 管 理組 合が 管理 する 敷地 及び 共用 部分 等（ 組合 管理 部分 ) の 保安、 保 全、 保守、 清 掃、 消毒 及び ゴミ 処理 ② 組 合管 理部 分の 修繕 ③ 長 期修 繕計 画の 作成 又は 変更 に関 する 業務 ④ 建 物の 建替 えに 係る 合意 形成 に必 要と なる 事項 の調 査に 関す る業 務 ⑤ マ ンシ ョン 管理 適正 化法 103 条 に定 める、 宅 地建 物取 引業 者か ら交 付を 受け た 設 計図 書の 管理 ⑥ 修 繕等 の履 歴情 報の 整理 及び 管理 等 ⑦ 共 用部 分等 に係 る火 災保 険そ の他 の損 害保 険に 関す る業 務 ⑧ 区 分所 有者 が管 理す る専 用使 用部 分に つい て管 理組 合が 行う こと が適 当で ある と 認 めら れる 管理 行為 ⑨ 敷 地及 び共 用部 分等 の変 更及 び運 営 ⑩ 修 繕積 立金 の運 用 ⑪ 官 公署、 町 内会 等と の渉 外業 務 ⑫ 風 紀、 秩序 及び 安全 の維 持に 関す る業 務 ⑬ 防 災に 関す る業 務 ⑭ 広 報及 び連 絡業 務 ⑮ 地 域コ ミュ ニテ ィに も配 慮し た居 住者 間の コミ ュニ ティ 形成 ⑯ 管 理組 合の 消滅 時に おけ る残 余財 産の 清算 ⑰ そ の他 組合 員の 共同 の利 益を 増進 し、 良好 な住 環境 を確 保す る為 に必 要な 業務 ＊ 平成 16 年 1 月改 正で 網掛 けの 5 項 目追 加（ ④⑤ ⑥⑮ ⑯） ２、理事会って何するの？ １ ）業 務等 理事 会は、 マ ンシ ョン 標準 管理 規約 で体 制等 が定 めら れ、 各マ ンシ ョン 管理 組合 の業 務 執行 機関 とし て、 総会 の決 議に 従っ て活 動を 行い ます。 理事 会は 組合 員（ 区分 所有 者） から 選出 され た理 事で 構成 され ます。 理事 長は 管理 組合 を代 表す る者 であ り、 区分 所有 法上 の 「管理 者」 とし ての 権限 及び 義 務の 適用 を受 けま す。 ２ ）標 準管 理規 約上 の理 事会 の定 め 第５ １条 理 事会 は理 事を もっ て構 成す る。 ２ 理 事会 の議 長は、 理 事長 が務 める。 1第５ ２条 理 事会 は、 理事 長が 招集 する。 ２ 理 事が ○分 の 1 以上 の理 事の 同意 を 得 て理 事会 の招 集を 請求 した 場合 には、 理事 長は 速や かに 理事 会を 招集 しな けれ ばな らな い。 ３ 理 事会 の招 集 手 続き につ いて は、 第 ４ ３条 （建 替え 決議 を会 議の 目 的 とす る 場合 の第 １項 及び 第 ４ 項か ら第 ７項 まで を除 く） の規 定を 準用 する。 た だし、 理事 会に おい て 別 段の 定め をす るこ とが で き る。 第５ ３条 理 事会 の会 議は、 理 事の 半数 以上 が出 席し なけ れば 開く こと がで きず、 そ の 議事 は出 席理 事の 過半 数で 決す る。 第５ ４条 理 事会 は、 この 規約 に 別 に定 める もの の ほ か、 次の 各号 に掲 げる 事項 を決 議 する。 一 収 支決 算案、 事 業報 告案、 収 支予 算案 及び 事業 計画 案 二 規 約及 び使 用 細 則等 の制 定、 変更 また は 廃 止に 関す る案 三 長 期修 繕計 画の 作成 又は 変更 に関 する 案 四 そ の他 の総 会 提 出議 案 五 第 １７ 条（ 専有 部分 の修 繕等 ）に 定め る 承 認又 は不 承認 六 第 ６７ 条（ 理事 長の 勧告 及び 指示 等） に定 める 勧告 又は 指示 等 七 総 会か ら付 託さ れた 事項 第５ ５条 理 事会 は、 その 責任 と権 限の 範囲 内に おい て、 専 門 委員 会を 設置 し、 特定 の 課題 を調 査又 は検 討さ せる こと がで きる。 ２ 専 門委 員会 は、 調査 又は 検討 した 結果 を理 事会 に具 申す る。 ３、理事長になったら何するの？ １ ）業 務 管 理組 合業 務執 行の 重点 項目 等の 方針 及び 業務 執行 の ス ケジ ュー ル等 を定 め、 他の 理 事 及び 管理 会 社 等と 充分 協議 し、 良好 な理 事会 運営 をに よる 組合 業務 執行 をお こな う、 具 体的 には 下記 の業 務が あり ます。 1 管理 組合 を代 表し、 総 会お よび 理事 会の 決議 に 基 づい て組 合活 動を 執行 する 2 区分 所有 法第 25 条の 「管 理者」 と なる 3 通常 総会 にお いて、 前 会計 年度 にお ける 管理 組合 の業 務の 執行 及び 収支 決算 案に 関 する 報告 し、 その 承認 を得 る 4 通常 総会 に毎 会計 年度 の収 支予 算案 を提 出し、 そ の承 認を 得る 5 理事 会及 び総 会を 招集 する 6 理事 会及 び総 会の 議長 とな る 7 理事 会及 び総 会の 議事 録を 作成 ・保 管し、 組 合員 又は 利害 関係 人の 書面 によ る請 求 があ った とき は、 議事 録の 閲覧 をさ せな けれ ばな らな い（ 相当 の日 時、 場所 等を 指 定で きま す） 8 管理 組合 理事 長 印 の保 管 9 管理 規約 原本、 会 計帳 簿及 び各 契約 書類 等の 保管 10 管理 委託 契約 等の 契約 締結
12 理事 長名 によ る受 発信 文書 の処 理及 び保 管 13 管理 費滞 納者 等へ の法 的措 置の 原告 とな る 14 義務 違反 者に 対す る勧 告及 び指 示等 ２ ）標 準管 理規 約上 の定 め 第 38 条 理事 長は、 管 理組 合を 代表 し、 その 業務 を 統 括す るほ か、 次の 各号 に掲 げ る 業務 を遂 行す る。 一 規約、 使 用 細 則等 また は総 会 若 しく は理 事会 の決 議に より、 理 事長 の 職 務 と して 定め られ た事 項 二 理事 会の 承認 を得 て、 職員 を採 用し、 又 は解 雇す るこ と。 ２ 理 事長 は、 区分 所有 法に 定め る管 理者 とす る。 ３ 理 事長 は、 通常 総会 にお いて、 組 合員 に 対 し、 前会 計年 度に おけ る管 理組 合 の業 務の 執行 に関 する 報 告 をし なけ れば なら ない。 ４ 理 事長 は、 理事 会の 承認 を受 けて、 他 の理 事に、 そ の 職 務の 一部 を委 任す る こ とが でき る。 ３ ）組 織運 営の 検討 多 岐に 亘る 理事 長業 務（ 組合 業務 ）を 良好 に 遂 行す る為 には、 他 の理 事に 重点 業務 等 の 検討 ・対 処案 作成 等を 委任 する とい った 理事 会の 組織 運営 を 推 進す るこ とが 大事 に な って きま す。 （ 組織 運営 例） 日 常管 理、 建物 設 備 管理、 植 栽管 理、 広報 業務 等の 担当 理事 制と し、 事 前 に検 討さ れ た 各担 当の 事案 を理 事会 議案 とし て協 議・ 審議 する ４、副理事長になったら何するの？ １ ）業 務 理 事長 を補 佐し て、 組合 業務 の 円 滑な 執行 を担 う。 多 岐に 亘る 理事 長業 務を 充分 理解 し、 必要 に応 じて 理事 長業 務の 一部 を担 当す る。 ２ ）標 準管 理規 約上 の定 め 第 3 ９ 条 副理 事長 は、 理事 長を 補佐 し、 理事 長に 事 故 があ ると きは、 そ の職 務を 代 理 し、 理事 長が 欠け たと きは、 そ の職 務を 行う。 ５、会計理事になったら何するの？ １ ）業 務 3
管 理会 社に、 会 計業 務の 大半 を委 託し てい るの で、 業務 が 不 透明 にな りが ちで すが、 管 理会 社と 協働 し下 記業 務を 担当 する。 特 に、 予算 の面 から 業務 執行 状況 につ いて の 確 認、 請求 書・ 領収 書の 検収 及び 預金 通帳 の入 出金 の通 帳現 物で の定 期的 確認 等の 業 務 を理 事長 と 打 ち合 わせ て実 施す るこ とが 大事 です。 （ 組織 運営 の 一 環） ① 年 度予 算案 の作 成 2 予 算施 行状 況の 確認 3 支 払に 関す る確 認（ 請求 書等 の検 収手 続き ） 4 組 合預 金の 出納 ・残 高確 認 5 剰 余金 運用 に関 する 事項 6 年 度決 算に 関す る報 告書 作成 ２ ）標 準管 理規 約上 の定 め 第 ４０ 条２ 項 会計 担当 理事 は、 、 管 理 費 の収 納、 保管、 運 用、 支出 等の 会計 業務 を 行 う。 ６、理事になったら何するの？ １ ）業 務 理 事は 理事 会を 構成 し、 規約 の定 め や 総会 の決 議に 基づ き組 合の 業務 を執 行す る。 各 理 事は 業務 を分 担し て遂 行す る、 その ため に理 事会 とし て 役 割分 担を 定め 組織 運営 を は かる。 管 理会 社に 業務 を委 託し てい る一 般的 ケー ス で は、 各理 事は 各 担 当業 務に つい て、 委 託 して いる 業務 の 実 施内 容を チェ ック する こと が重 要な 役割 にな りま す。 管 理の 主体 は管 理会 社で はな く、 管理 組合 であ るこ とを 念頭 に置 き、 管理 会社 へ業 務 を 委託 して いく とい う姿 勢が 業務 の健 全 性 に繋 がり ます。 ２ ）標 準管 理規 約上 の定 め 第 ４０ 条１ 項 理事 は、 理事 会を 構成 し、 理事 会の 定め ると こ ろ に従 い、 管理 組合 の 業 務を 担当 する。 ３ ）共 有・ 確認 する 知識 等 ① 管 理規 約及 び使 用 細 則 2 管 理対 象の 共用 部分 の確 認と 現況 把握 3 管 理委 託契 約書 4 行 政、 業者、 近 隣住 民と の契 約・ 覚書 ・協 定等 5 総 会・ 理事 会の 議事 録及 び業 務の 引 継 ぎ事 項 6 修 繕工 事履 歴、 定期 点検 報告 書、 管理 事務 報 告 書等 の引 継ぎ 資料 7 会 計に 関す る 帳 簿・ 帳票 類等、 各 種契 約書 等（ 大規 模修 繕工 事契 約書 等） 8 マ ンシ ョン の管 理の 適正 化に 関す る 指 針（ 国土 交通 省） 9 建 物の 区分 所有 等に 関す る法 律
７、監事になったら何するの？ １ ）業 務 監 事の 業務 には、 業 務 監 査と 会計 監査 の二 つが あり ます。 監 査で 気づ いた こと で、 次年 度事 業計 画に 反映 させ る必 要が ある 場合 は、 その 報 告 も 行 う必 要が あり ます。 ① 業 務監 査は、 「組合 員の 共同 の利 益が 確保 され た組 合運 営が 行 わ れて いる かど う か」 つま り適 正に 業務 が執 行さ れて いる かを 評価 する もの です。 具体 的に は、 下記 事項 等を、 理 事会 出 席 及び 各種 報告 書等 の資 料か ら確 認し ます。 A 予 算で 計画 され てい る 工 事等 が適 正に 予定 通り 実施 され てい るか ？ B 組 合運 営支 出の 目的 と内 容は 適正 か？ C 総会 で理 事会 へ付 託さ れた 事項 は適 正に 処理 され てい るか ？ D 管理 規約、 細 則及 び過 去の 総会 決議 事項 に 沿 った 運営 がさ れて いる か？ ② 会 計監 査は、 「収 支の 状況 は関 係書 類を 吟味 し適 正に 執行 され たの かど うか」 を 評 価す るも ので す。 具体 的に は、 下記 事項 を収 支決 算書 類・ 預金 通帳 ・請 求書 ・領 収書 等か ら確 認し ま す。 会計 監査 は、 年に 一度 とい うケ ース が多 いよ うで すが、 監 査の 効率 性・ 内容 充実 の 観点 から、 ６ ヶ月 ごと に実 施と いっ たこ も 検 討す べき です。 E 予 算に 基づ き適 正に 組合 運営 が 実 施さ れて いる か？ F 組 合財 産の 保管 が適 正に 実施 され てい るか ？ （特 に預 金残 高は コピ ーで はな く、通帳 現物 で確 認し まし ょう ） G 収入 支出 は適 正な 手続 き（ 検収 ）で 実施 され てい るか ？ ２ ）標 準管 理規 約上 の定 め 第４ １条 監 事は、 管 理組 合の 業務 の執 行及 び財 産の 状況 を監 査し、 そ の結 果を 総会 に 報告 しな けれ ばな らな い。 ２ 監事 は、 管理 組合 の業 務の 執行 及び 財産 の 状 況に つい て不 正が ある と認 める と きは、 臨 時総 会を 招集 する こと がで きる。 ３ 監事 は、 理事 会に 出 席 して 意見 を述 べる こと がで きる。 ８、理事・理事会の業務を活動面から見ると マン ショ ン管 理は、 ハ ード ・ソ フト 両面 のバ ラン スの 取れ た活 動が 求め られ ます。 大き くは 下記 のよ うな 活動 にな りま す。 1 管 理会 社と 折衝 ・協 業の 活動 （管 理会 社に 委託 して いる 業務 の 実 施状 況を 管理 する ） 2 区 分所 有者、 居 住者 から の要 望・ クレ ーム 等へ の対 応の 活動 3 マ ンシ ョン 建物 設 備 等の 現状 把握 ・維 持管 理の 活動 4 広 報等 コミ ュニ ケー ショ ンの 活動 5
９、理事会の一年間 こ こで は、 月１ 回の 理事 会開 催ベ ース で見 てみ ます。 理 事会 開催 につ いて は、 規約 に 則 り事 前に 日時 ・議 案等 を示 して 文書 等で 招集 する。 （ 理事 会で 別途 定め るこ とも 可能 ） 1 総会 終了 後理 事会 （実 質第 １回 理事 会） ・ 管 理組 合の 業務、 各 役職 の業 務、 管理 会 社 の役 割の 説明 ・ 新 理事 の中 で、 役職 及び 担当 業務 を決 める （理 事会 の組 織運 営） 前期 理事 会・ 理事 から の業 務引 継ぎ 印鑑、 通 帳、 鍵、 その 他必 要 資 料の 引継 ぎ（ 前理 事が 引継 書を 準備 し引 継ぐ ） ・ 定 例理 事会 の開 催日 確認 （管 理規 約・ 細則、 直 近総 会議 案書 携行 確認 ） ・ 役 員間 の連 絡網 の作 成 ・ 管 理会 社等 緊急 連絡 先の 確認 ＊ 総 会終 了後 に無 理な 場合 は、 引継 ぎ等 は次 回理 事会 の前 まで に速 やか に実 施す る。 2 第 2 回定 例理 事会 ・ 建 物設 備等 の確 認（ マン ショ ン 探 検） を理 事会 の 前 に実 施（ 総会 終了 後の 実施 も ある ） ・ 新 年度 事業 計画 に基 づく 理事 長の 運営 方針 及び 各担 当理 事の 業務 計画 確認 年度 事業 計画 の確 認、 総会 議事 録の 確認、 理 事長 印押 印簿 ・出 納等 会計 取扱 方法 等 の確 認（ 請求 書検 収体 制） 理事 会議 事録 の作 成と 議事 録署 名人 の確 認 管理 規約、 細 則の 確認、 防 火管 理者 ・ 自 衛消 防隊 確認 等 火災 報知 器等 非常 警報 関係 の対 処方 法確 認（ 管理 員 室 で実 際に 操作 確認 ） ・ 管 理会 社か らの 管理 事務 報 告 収納 状況、 収 支状 況、 各種 設備 点検、 設 備等 の不 良箇 所等 の報 告 官公 署か らの 通知 指導、 区 分所 有者 等か らの 要 望 クレ ーム 来月 予定 の点 検・ 修繕 工事 ・そ の他 業務 の 説 明・ 報告 （広 報の 必要 性等 ） 提案 事項 等 ・ 理 事長 印押 印報 告（ 理事 長） ・ 請 求書 等支 払関 係検 収報 告（ 会計 担当 ） ・ そ の他 必要 な事 案の 協議 ・議 決 ・ 次 回理 事会 の日 程確 認
3 第 3 回～ 10 回定 例理 事会 ・ 理 事長 印押 印報 告（ 理事 長） ・ 請 求書 等支 払関 係検 収報 告（ 会計 担当 ） ・ 各 担当 理事 の業 務報 告 ・ そ の他 必要 な事 案の 協議 ・議 決 ・ 管 理会 社か らの 管理 事務 報 告 ・ 次 回理 事会 の日 程確 認 4 第 11 回 ～１ 2 回 理事 会 ・ ③ と同 様の 業務 ・ 総 会日 程決 定 ・ 議 案書 作成 準備 （ 11 回 理事 会） ・ ・ 総 会議 案書 決定 （ 12 回 理事 会） 最終 決定 は議 案書 配布 日程 によ り総 会議 案書 確認 の臨 時理 事会また は第 13 回理 事 会へ 変更 もあ りま す 5 第 13 回 定例 理事 会（ 総会 直前 理事 会） ・ ③ と同 様の 業務 ・ 総 会準 備、 総会 時役 割確 認 ・ 総 会後 理事 会準 備及 び次 回理 事会 への 引継 業務 確認 ・引 継書 作成 １０、管理組合運営の継続性の維持のために 管理 組合 の運 営の 問題 とし て、 継続 性の 維持 があ りま す。 適 切 な方 針に 基づ き自 立し た 活動 して いる 理事 会で あっ ても、 一 年た つと メン バー が交 代し、 振 り出 しに 戻っ てし ま う恐 れが あり ます。 継続 性維 持の 対策 とし て、 次の よう なこ とが あり ます。 1 新旧 役員 （理 事・ 監事 ）の 引継 ぎを 適確 に実 施す る ・ 引 継理 事会 開催 ・ 引 継書 に基 づき 現物 確認 しな がら の引 継ぎ 2 役員 任期 2 年 半数 交代 制 3 前期 理事 長・ 副理 事長 が次 年度 監事 ・専 門委 員就 任 ＊ 引継 事項 例示 （引 継書 項目 ） 1 理事 長印 （新 旧理 事長 間） 2 管理 事務 所等 の 鍵 3 総会 ・理 事会 関連 資料 （ 議案 書・ 議事 録他、 総 会・ 理事 会運 営 資 料他 ） 4 会計 関連 資料 （通 帳、 会計 帳簿、 会 計証 拠書 類、 決算 書。 会計 監査 資料 他） 5 建物 設備 関連 資料 （設 計図 書他 ） 7
6 工事 関連 資料 （長 期修 繕計 画書、 工 事見 積書、 契 約書 他） 7 管理 会社 関連 資料 （委 託契 約書、 重 要事 項説 明書、 管 理報 告書 他） 8 管理 規約 原本 9 組合 員名 簿 10 マン ショ ン購 入時 パン フレ ット 等 11 その他懸案事項（滞納管理費督促状況他） 引継 ぎに あた り、 直近 分は 説明 しな がら、 過 年度 分は 保管 場所 を明 示確 認し なが ら 実 施 する こと が必 要で す。 適確 な引 継ぎ を実 施し、 勝 ち組 管理 組合 の 道 を歩 みま しょ う。 １１、組織運営で効率化を！組織運営の例 役割 が具 体的 かつ 明確 に示 され、 理 事そ れ ぞ れが 何を すべ きか が分 かる 組織 体制 を作 る。 ⇒理 事会 ･ 管 理組 合運 営の 効率 化か つ継 続性 の維 持 理 事 長
日 常 業 務 担 当 副 理 事 長 9
修 繕 工 事 担 当 副 理 事 長 1 1
会 計 総 務 広 報 担 当 理 事 防 犯 防 災 施 設 運 営 担 当 理 事 長 期 修 繕 担 当 理 事 設 備 保 守 環 境 整 備 担 当 理 事 11
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2 ＊必 要に 応じ て、 修繕 委員 会等 の専 門委 員会 を、 理事 会の 諮問 機関 とし て設 置す る。 理事 長 管理 組合 代表 （区 分所 有法 上の 管理 者）、 組 合の 契約 行為、 管理 会社 対応 理 事長 印・ 規約 原本 ・議 事録 等保 管 総会 ･ 理 事会 招集 運営 （議 長） 日常 業務 担当 副理 事長 理事 長 補 佐、 会計 ～施 設運 営業 務の 取り まと め 会 計担 当 予算 作成 ・執 行 状 況確 認、 支払 の確 認、 損害 保険 検討、 通 帳 管 理等 総 務広 報担 当 理事 会内 情報 整理、 区 分所 有者 等 へ の広 報、 内外 コミ ュニ テ ィ形 成活 動 防 犯防 災担 当 防災 計画 作成、 訓 練実 施、 官公 署連 携 施 設運 営担 当 運営 施設 利用 管理 に関 する 業務 （ 駐 車場、 駐 輪場、 集 会室 等 ） 修繕 工事 担当 副理 事長 理事 長 補 佐、 長期 修繕 ～環 境整 備業 務取 りま とめ 長 期修 繕担 当 長期 修繕 計画 ・ 大 規模 修繕 工事 に関 する 業務 設 備保 守担 当 設 備 等年 間点 検計 画作 成、 点検 結果 の確 認、 補修 工事 の確 認 等 環 境整 備担 当 植栽 管理、 清 掃確 認等 ＊ 理事 業務 の メ イン は、 担当 業務 に関 する 管理 会 社 の業 務実 施状 況の チェ ック 確認 にな り ま す。
