Agatha はじめてガイド 管理者編
Agatha はじめてガイド
管理者編
V2.11：2018 年 6 月 11 日
アガサ株式会社
Agatha はじめてガイド 管理者編
目次
1 Agatha はじめてガイド 管理者編の概要 ... 4 2 Agatha 利用前のご確認 ... 4 3 パスワード設定とログイン ... 5 3.1 システムから招待メールを受信する... 5 3.2 パスワードを設定する... 6 4 トレーニングビデオの閲覧とサイン... 10 5 画面の構成 ... 11 5.1 全画面共通メニュー ... 11 5.2 新着情報ページ ... 12 5.3 文書管理ページ ... 13 5.4 ヘルプページ ... 17 5.5 設定ページ ... 18 5.6 オーナー切替ページ ... 18 6 管理者設定について ... 19 6.1 管理者ができること ... 19 6.2 設定ページへのアクセス ... 20 7 ユーザー登録の流れ ... 21 8 ワークスペース作成・ユーザー登録... 22 8.1 新しいワークスペースを作成する ... 22 【操作ムービー ワークスペースの作成】 ... 24 8.2 新しいユーザーを登録する ... 25 【操作ムービー ユーザー登録 】 ... 26 8.3 ワークスペースにユーザーを追加する ... 27 9 資料 アクセス権について ... 76 機能一覧とアクセス権 ... 77 10 その他 お問い合わせ... 76Agatha はじめてガイド 管理者編 用語 用語 意味 システム管理者 設定を変更できるアクセス権をもつユーザー。 マスター管理者（組織の代表として初めに Agatha 登録さ れるユーザー及びマスター設定で管理者としてアクセス権 を付与されたユーザー）とワークスペース管理者の総称 ユーザー Agatha 利用者 オーナー 組織・団体 ワークスペース プロジェクトや試験等で区切られた文書を作成・共有する ための作業空間
Agatha はじめてガイド 管理者編
1 A
GATHA
はじめてガイド
管理者編の概要
本ガイドでは、Agatha を初めて利用するシステム管理者を対象とし、一般ユーザー が Agatha を利用できるようにするまでの一連の流れについて解説するものです。2 A
GATHA
利用前のご確認
Agatha は以下動作環境を推奨しております。お手数ですが、ご利用前に推奨環境を満 たしているかご確認をお願いいたします。 OS ブラウザー Microsoft Office Windows Chrome 40 以降 Firefox 32 以降Internet Explorer 10 以降 Office 2010 Service Pack 2 (バージョン番号: 14.0.7015.1000）
または
Office 2010 Service Pack 2 以降 Mac OS Safari 8 以降
iOS（ipad） Safari 8 以降
その他 ローカルストレージへのアクセスができる ※Edge は、現バージョンでは推奨環境ではございません。
※ 「Office 2007、Office 2010(SP2 より前)」は、Internet Explorer 10 以上でのみ利 用できます。
その他のファイル種類については、各ユーザーの環境に依存します。 アップロードできるファイルの種類には特に制限はありません。
・Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号の調べ方は下記リンクをクリ ックください。
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3 パスワード設定とログイン
3.1 システムから招待メールを受信する
Agatha を初めて利用する場合、システム管理者は Agatha（システム）から 「[Agatha] アカウント発行完了のご連絡」をメールで受け取ります。（メールは、「Client Registration Form」に登録されたシステム管理者のメールアド
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3.2 パスワードを設定する
「[Agatha] アカウント発行完了のご連絡」メールにある「こちら」をクリックしま す。 「パスワードを設定・リセット」画面が表示されますので、メールアドレスとパスワ ードを以下ポリシーに沿って入力し「設定（リセット）」ボタンをクリックしてくだ さい。 「パスワードが設定・リセットされました」画面が表示されますので、「ここ」をク リックします。 Agatha ログイン画面が表示されますので、ユーザー名（メールアドレス）と設定した パスワードを入力し、「ログイン」ボタンをクリックしてください。 ■パスワードポリシー ・パスワードは 8 文字以上です。 ・パスワードには、アルファベット 大文字、アルファベット小文字、数 字または特殊文字のうち 3 種類以 上を含めてください。 ・メールアドレス（ユーザーID） の＠より前の文字列を、パスワード に使用できません。 ・過去に３回使用したパスワードは 使えません。Agatha はじめてガイド 管理者編 --- 【TOPIC】「[Agatha]アカウント発行完了のご連絡」受信後 20 分を過ぎた場合 ブラウザのアドレスバーに「https://agatha.agathalife.com」を貼り付けて Agatha に アクセスします。 Agatha ログイン画面が表示されますので、画面中央の「パスワードをリセット」をク リックします。 「パスワードをリセットしますか？」の画面が表示されますので 招待メールを受信メールしたアドレスを入力し、「送信」ボタンをクリックします。 メール宛に「[Agatha] パスワード・設定リセットのご連絡」がきますので、メール受 信後 20 分以内に、メール内記載の「パスワードをリセットするには こちら をクリッ クしてください」の「こちら」をクリックします。
Agatha はじめてガイド 管理者編 「パスワードを設定・リセット」画面が表示されますので、メールアドレスとパスワ ードを以下ポリシーに沿って入力し「設定（リセット）」ボタンをクリックしてくだ さい。 「パスワードがリセットされました」画面が表示されますので、「ここ」をクリック します。 ■パスワードポリシー ・パスワードは 8 文字以上です。 ・パスワードには、アルファベット大文字、 アルファベット小文字、数字または特殊文字 のうち 3 種類以上を含めてください。 ・メールアドレス（ユーザーID）の＠より前 の文字列を、パスワードに使用できません。 ・過去に３回使用したパスワードは使えませ ん。
Agatha はじめてガイド 管理者編 Agatha ログイン画面が表示されますので、ユーザー名（メールアドレス）と設定した パスワードを入力し、「ログイン」ボタンをクリックしてください。 ---
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4 トレーニングビデオの閲覧とサイン
Agatha にはじめてログインすると、システム利用確認項目が表示されます。 （表示されない場合は、画面右上の「プロフィール-システム利用確認項目」をクリッ クしてください。） Agatha を利用するには、トレーニングビデオ（6 分程度）の閲覧とパスワードの入力 が必要です。「内容を確認する」をクリックしトレーニングビデオを閲覧します。 トレーニングビデオの閲覧が終わったら、画面下にあるパスワード欄にパスワードを 入力し、「確認しました」ボタンをクリックします。 文書管理画面に遷移します。Agatha はじめてガイド 管理者編
5 画面の構成
Agatha は主に「新着情報」「文書管理」「設定」の３つの画面で構成されています。 5.1 全画面共通メニュー Agatha は、ヘルプ及びオーナ切替えを除き全画面に以下①~⑨の表示があります。 No 名称 概要 ① 左メニュー 新着情報 マイタスク、お知らせ、最新の文書を表示します。 ② 左メニュー 文書管理 文書一覧を表示します。 ③ 左メニュー ヘルプ ヘルプページを表示します。 ④ 左メニュー 設定 ワークスペースの作成、ユーザーの作成、権限設定等の設 定画面を表示します。管理者のみボタン表示がされます。 ⑤ 左メニュー オーナー 切替 オーナーとは、所属する機関をさします。複数の機関から ワークスペースの招待を受けている場合に表示されます。 ⑥ ヘッダーメニュー 「LANGUAGES」「プロフィール」の編集が可能です。 「ユーザー名」の表示、「ログアウト」が可能です。 ⑦ オーナー名 所属する機関名が表示されます。 ⑧ ワークスペース切替プ ルダウン ワークスペース名を表示します。また、プルダウンを操作 し、各ワークスペースの切り替えをします。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑨ ⑦ ⑧Agatha はじめてガイド 管理者編 ⑨ フッターメニュー 「アガサ株式会社」「利用規約」「プライバシーポリシ ー」「お問い合せ」「ヘルプ」を表示します。 5.2 新着情報ページ 新着情報ページでは、ワークスペース毎に「マイタスク」、「お知らせ」、「最新の 文書」の 3 つの部分で構成されています。 No 名称 概要 ① マイタスク レビュー依頼、承認依頼などの、そのユーザーのタスクが表 示されます。マイタスクの色は赤、黄色、緑あり以下の期限 を表します。 赤 ：期限日及び期限超過 黄色：期限一週間前 緑 :期限一週間以降 ② お知らせ プロジェクト内で共有するお知らせ情報が表示されます。 ③ 最新の文書 最近更新された文書一覧が表示されます。
Agatha はじめてガイド 管理者編 トップページの右下の「文書の登録と一覧」をクリックする と、「文書管理ページ」に移動します。 ④ 最新の文書 最近更新された文書一覧が表示されます。 トップページの右下の「文書の登録と一覧」をクリックする と、「文書管理ページ」に移動します。 ワークスペースとは、プロジェクト（試験、研究テーマなど）ごと区切った作業領域です。 5.3 文書管理ページ 文書管理ページでは、ワークスペース毎のフォルダや文書が表示され、文書の登録、 編集、閲覧、レビュー依頼、承認申請などの操作を行います。また、表示形式を変更 することが可能です。（フォルダ表示・リスト表示・最新の文書・管理者） No 名称 概要 ① ワークスペース切 替えプルダウン ワークスペース名を表示します。また、プルダウンを操作 し、各ワークスペースの切り替えをします。 ② フォルダ・文書 登録ボタン フォルダ作成、フォルダアップロード、文書の登録ができま す。
Agatha はじめてガイド 管理者編 ③ 文書一覧表 示切替え 文書一覧の表示切替え及び表示および表示のリセットができ ます。 フォルダ表示・リスト表示・最新の文書・管理者（「管理 者」表示は管理者のみに削除した文書を含めた、全文書が表 示されます。間違ってファイルを削除した場合、管理者は 「ドラフト」に戻すことが可能です。※ドラフトに戻すと、 一般ユーザもファイルを閲覧可能になります。） ④ ツリー表示 フォルダ表示の場合、階層構造を表示できます。「ツリー表 示を開く」⇔「閉じる」で切り替えます。 ⑤ フォルダ位置 フォルダ表示の場合、現在のフォルダ位置を確認できます。 ⑥ 文書一覧 フォルダ表示の場合、フォルダや文書一覧が表示されます。 リスト表示の場合は、＜リスト表示＞参照 ⑦ 絞込アイコン 各列の絞り込み、フリーテキスト検索ボックスが表示されま す。絞込み中の場合、アイコンは （虫眼鏡の中が“＋”）になります。
Agatha はじめてガイド 管理者編 ■文書一覧メニュー ⑦ 文書アイコン 文書の種類を表すアイコンが表示されます。 Word,Excel,PPT,PDF 及び左記以外はグレーのアイコンが 表示されます。また、編集ロックをかけた（誰かがかけて いる）場合、鉛筆アイコン が表示されます。 ⑧ 名前 文書名が表示されます。 ⑨ 操作ボタン 操作ボタンには⑨（上記画像参照）のメニューがありま す。 ⑩ 状態 文書の状態を表示します。「ドラフト」「レビュー」「承 認」「確定」です。文書分類テンプレートを利用している 場合は、「未登録」、操作によって「非登録」が表示され ます。
Agatha はじめてガイド 管理者編 レビューや承認依頼中の場合は、砂時計⌛マークがつきま す。レビューや承認が終わると砂時計が消えます。 ⑪ 版 文書の版が表示されます。 ⑫ 副題又は詳細 副題又は詳細が表示されます。 ⑬ 更新者 更新者が表示されます。（名前と更新は昇順・降順のみ） ⑭ 更新 更新日時が表示されます。 ⑮ 操作ボタン（詳 細） 開く、編集ロック、新版アップロード、コピー、PDF 作 成、ワークフロー、削除、詳細の操作メニューがありま す。 ⑯ ソートボタン 各列のソートや絞り込みができます。
Agatha はじめてガイド 管理者編 5.4 ヘルプページ Agatha ヘルプセンター（別ウィンドウ：https://support.agathalife.com/）を表示し ます。操作マニュアル、FAQ、お問合せページが掲載されています。操作方法でご不 明な点がございましたらヘルプページの「お問合せの送信」よりお問合せください。
Agatha はじめてガイド 管理者編 5.5 設定ページ マスター及び各ワークスペースの設定画面を表示します。設定ボタンは管理者のみ表 示されます。 ① ワークスペース 切替プルダウン マスター又は、ワークスペース名を表示します。また、プル ダウンを操作し、マスター又は、各ワークスペースの切り替 えをします。 ② タブメニュー 各設定メニューが表示されます。オプション追加等によりメ ニューが追加されます。 ③ 設定画面 各設定メニューに応じた画面が表示されます。 5.6 オーナー切替ページ 複数の機関のワークスペースに招待された場合、「オーナー切替」ボタンが表示され ます。「選択」をクリックするとオーナーが切り替わります。 現在表示している 画面のオーナー名
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6 管理者設定について
Agatha には、「マスター設定」と「ワークスペース設定」の 2 種類の設定画面があり ます。マスター設定では、Agatha 全体に関する設定を行い、ワークスペース設定で は、各ワークスペースの設定を行います。6.1 管理者ができること
「マスター設定」と「ワークスペース設定」は夫々に管理者を設定します。 マスター管理者はワークスペース管理者を兼ねません。マスター管理者で且つワーク スペース管理者になる為には、マスター設定とワークスペース設定で管理者になる必 要があります。 場所 管理者 主な設定項目 マスター設定 マスター管理者 Agatha へのユーザー登録 ワークスペースの作成 マスターアクセス権のアクセス権設定 全ワークスペース共通のアクセス権作成 全ワークスペース共通の文書分類設定 全ワークスペースのログ確認 等 ワークスペース 設定 ワークスペース 管理者 ワークスペースユーザーの選択 ワークスペース内のアクセス権設定 フォルダ固有のアクセス権設定 ワークスペース内の文書分類設定 ワークスペース内のログ確認 等Agatha はじめてガイド 管理者編
6.2 設定ページへのアクセス
管理者のみアクセスできる設定ページは左ナビメニューの「設定」（歯車アイコ ン）をクリックすると表示されます。 各設定ページの切り替えはプルダウンメニューをクリックすると切り替えることが出 来ます。 ・マスターデータ管理 ・ワークスペース管理Agatha はじめてガイド 管理者編
7 ユーザー登録の流れ
一般ユーザーが Agatha を利用できるようになるためには、以下の設定が必要です。 ① マスター管理者が新しいワークスペースを作成する ↓ ② マスター管理者がマスターデータにユーザーを登録する ↓ ③ マスター管理者がワークスペース管理者を登録する ↓ ④ ワークスペース管理者がワークスペースにユーザーを選択（追加）及び権限を 付与する ↓ ⑤ ユーザーが招待メールに従い、パスワードの設定を行う ↓ ⑥ ユーザーが Agatha にログイン・トレーニングビデオ閲覧をする 具体的な操作方法は「8ワークスペース作成・ユーザー登録」に記載しています。Agatha はじめてガイド 管理者編
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ワークスペース作成・
ユーザー登録
8.1 新しいワークスペースを作成する
トップページ左ナビゲーションの歯車マークをクリックし、設定画面を表示しま す。設定画面にあるプルダウンからプルダウンメニュー「マスター設定」をクリック し、マスターデータ管理画面を表示します。ワークスペースタブをクリックし、ワー クスペースの作成・設定画面を表示します。 「新しいワークスペースを作成」ボタンをクリックすると、「ワークスペースを作 成」のポップアップが表示されます。 「ワークスペースを作成」のポップアップが表示されたら、「ワークスペース名」、 「コード（例：管理番号やワークスペース副題等）」、「内容」を記入し、テンプレ ートを選択します。 初期設定で「ワークスペースを表示する」にチェックがされています。ワークスペ ースを非表示にしたい場合は、チェックをはずしてください。 テンプレートは、Basic template（ベーシック（分類リストは使用せず、自由にフ ォルダを作成して、使用する））が初期登録されています。（企業によっては、個別 テンプレートが登録されている場合がございます。） マスター設定Agatha はじめてガイド 管理者編 「新しいワークスペースを作成」をクリックします。 （「新しいワークスペースを作成」には 3-5 分程度時間がかかります。 Agatha 内の別の画面に遷移せずそのままお待ちください。） 「ワークスペースが作成されました」の画面が表示されますので、「リフレッシュす る」をクリックしてください。 初期設定テンプレート Basic template（分類リストは使 用せず、自由にフォルダを作成し て、使用する） オプション追加がある場合、メニ ューにテンプレート名が表示され ます。
Agatha はじめてガイド 管理者編 ワークスペースが作成されました。 尚、ワークスペースのテンプレートは、DIA TMF 参照モデル（英語）、TMF 日本 版、医師主導治験版、申請文書管理用の文書分類、オリジナルテンプレートも作成し ておりますので、サポートへお問合せ下さい。 【操作ムービー ワークスペースの作成】
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8.2
新しいユーザーを登録する
[設定]→プルダウンメニュー「マスター設定」ー「ユーザーマスター」タブをクリッ クし、ユーザーマスター画面を表示します。「ユーザーを追加」ボタンをクリックす ると、「ユーザーの追加」のポップアップ画面が表示されます。必要事項を記入し、 「ユーザーを追加」をクリックすると、登録が完了します。 尚、登録が完了しても、ユーザーはまだワークスペースにはアクセスできません。ワ ークスペースにアクセスするためには、ワークスペースにユーザーを追加する設定が 必要です。 ユーザー登録時の「デフォルトの権限」と は、登録するユーザーがマスターデータの設 定を可能にするかを設定するメニューです。 （ワークスペースのアクセス権ではありませ ん。） ① マスターデータ設定が可能なユーザーは 「Administrators」を選択ください。 ② その他のユーザーは現バージョンでは 「Writer」等で設定ください。 ※「Writer」「Reader」は現在機能して おりません。（今後拡張予定） 。 ワークスペースとは連動していません。
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【操作ムービー ユーザー登録 】
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8.3 ワークスペースにユーザーを追加する
[設定]→プルダウンメニュー「ユーザーを追加したいワークスペース」ー「ワークス ペースユーザー」タブをクリックし、ワークスペースユーザーの画面を表示します。 「ユーザーを追加」ボタンをクリックするとポップアップ画面「ワークスペースのユ ーザーを追加します」が開きます。 「他のユーザーを招待…」欄に、追加するユーザー（氏名または Email）を入力しま す。マスターで登録されたユーザーの選択枠がでてくるので、該当のユーザーを選択 します。権限を選択し、「ユーザーを追加」をクリックすると、ユーザーがワークス ペースに追加されます。ユーザーには、「ワークスペースに招待されました」のメー ルが送付されます。 ユーザーを追加したい ワークスペースを選択Agatha はじめてガイド 管理者編 ■ユーザーへ送信されるメール 氏名または Email を入力すると選択 枠が表示されます このワークスペース内での権限を選 択します
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9 資料
アクセス権について
Agatha では、「マスター」及び「ワークスペース」でユーザーごとに、以下の 3 つのレベルのアクセス権を設定できます。 詳細は「権機能一覧とアクセス」をご覧ください。 場所 アクセス権 アクセス権内容 アクセス権内容詳細例 マスターデ ータ 管理画面 Basic Administrators 【管理者】 マスター機能の設定・編集 Agatha へユーザー登録、ワークスペースの作成 マスターアクセス権のアクセス権設定 全ワークスペース共通のアクセス権作成 ※文書分類は操作できません Writers なし（※2） （Readers と同じです） Readers なし（※2） （Writers と同じです） ワークスペ ース管理画 面 Basic Administrators 【管理者】 ワークスペース内の設定・ファイル 編集・閲覧 ワークスペースユーザーの選択、ワークスペース内のアクセス権設定、フォルダ固有のアクセス権設定 ワークスペース内のフォルダ作成、文書登録・編集・閲覧 ※文書分類は操作できません Writers 【一般ユーザー】 ワークスペース内のファイル編集・ 閲覧・ダウンロード ワークスペース内のフォルダ作成、文書登録・編集・閲覧 Readers ワークスペース内のファイル閲覧・ ダウンロード ワークスペース内のファイル閲覧・ダウンロード Viewer（オプション） ワークスペース内のファイル閲覧 ワークスペース内のファイル閲覧 ※テンプレートを追加している場合、テンプレート専用の管理者アクセス権が追加されます。 eTMF：Administrators 文書分類あり、IRB：IRB Administrators、申請文書： AdministratorsAgatha はじめてガイド 管理者編 機能一覧とアクセス権 主な機能とアクセス権は Agatha ヘルプセンター（https://support.agathalife.com） をご参照ください。 ヘルプセンター＞ナレッジベース＞操作ガイド 主な機能とアクセス権
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10 その他
お問い合わせ
お問合せは、Agatha ヘルプセンター（https://support.agathalife.com）をご利用くだ さい。 ヘルプセンターの「お問い合わせ」タブをクリックするとお問い合わせフォームが表 示されます。 ■ヘルプセンターAgatha はじめてガイド 管理者編 Agatha サポート 平日 9：00～17：00 Agatha ヘルプセンター：https://support.agathalife.com お問合せフォーム：https://support.agathalife.com/portal/newticket Email : support@agathalife.com TEL : 050-3177-5299 ■メール（support@agathalife.com 宛）のお問い合わせについて 以下項目をご連絡ください。 氏名： オーナー名（組織名）： 利用環境：①「利用環境確認ページ」をクリックし表示された画面を送付ください。 利用環境確認ページ ②OS バージョン ③office バージョン番号 キャッシュのクリア及び再読み込み実施状況：実施可否 詳細： いつから、だれが（権限）どこで（ワークスペース名・階層） どのような操作の際に何の現象が起こったか ファイル名・ファイル形式 等
