社会福祉法人恩賜財団済生会支部神奈川県済生会横浜市南部病院
業 務 仕 様 書
【勤怠管理システム構築業務委託】
１ 件名 勤怠管理システム構築業務委託 ２ 契約期間 平成 30 年 1 月 1 日から 1 年間（予定） ３ 場所 横浜市港南区港南台３－２－１０ 社会福祉法人恩賜財団済生会支部神奈川県済生会横浜市南部病院（１拠点のみ） ４ 導入目的 本仕様書は、医師の常勤を対象に出退勤の打刻デジタルデータを職員個々、部門管理者、人 事課のそれぞれがＰＣ上で管理する。職員個々は自分の出退勤記録の把握、各種申請（時間 外、各種有給、遅刻、早退）等をして、それを管理者が部下の出退勤の確認、各種申請の承 認、３６協定関係のアラート、有給消化状況を確認する。人事課は全体の出退勤状況や各種 申請の承認後の管理ができる。また人事課は労務環境改善や労働基準監督署の調査に対応し た帳票を作成するために使用する勤務管理システムの要件を定めるものである。 ５ 物品構成 （１）勤怠管理システムソフトウエア 1 式 （２）タイムレコーダー ２台 （３）ＩＣカード ２５０枚（利用目的は本システムの使用目的に限る） （４）ＩＣカードラック ６ 一般競争入札条件 平成 28・29 年度：横浜市一般競争入札有資格者名簿（物品・委託等）に次の内容で登録してい るか申請中であること。申請中である場合はそれを証明するものを添付すること。 （１）種目「316 コンピュータ業務」で登録されていること （２）細目「Ａ システム開発・保守・運用」で登録されていること ７ 本システムが必要とする条件 （１）サーバー/データベース環境がクラウド（ソフト含む）であること （２）機能概要 ※（3）～（23）は機能概要に関する項目 ①勤務管理に必要な最低限の機能（出勤日数、休日出勤日数、有給休暇日数、欠勤日数、特 別休暇、出張日数、研修日数、休職日数、振替日数、代休日数の記録/集計・所定内時間、 残業時間、深夜残業時間、休日出勤時間、遅刻早退時間の記録/集計）を標準機能として有すること。 ②集計方法は職員区分によって対応可能であること。 ③勤務管理システムソフトウェアは既存の人事給与システムとの連動を図り次の機能を実 現すること。（人事給与システムで管理している職員名、所属、職員番号等の個人情報を 取り込み、職員情報の管理ができること。また勤務管理システムにおいて記録された時間 外勤務実績を人事給与システムに出力できること。） （３）処理人数 処理対象人数を限定しないこと。 （４）勤務シフト 基本的な勤務シフトを複数有すること（早出、残業、直行等）」、また勤務時間の設定は個人 毎・曜日毎に勤務シフトを設定可能であること （５）雇用形態区分数（常勤、非常勤等） 雇用形態区分数は 10 区分以上設定可能であること。 （６）不在理由の種類（年休・出張・休日振替等） 不在理由の種類は 10 種類以上設定可能であること。 （７）所属の階層化 所属は３区分まで階層化可能であること。 （８）役職区分 役職の種類は 20 種類以上設定可能であること。 （９）職員番号 職員番号は英数字５桁以上設定可能であること。 （10）ソフトウェアの起動権限 ①職務権限のある職員の職員番号とパスワードの組合せによる認証から、機能・アクセス権 限等の制限が可能であること。 ②セキュリティ向上のためパスワードについては、桁数や有効期限などの設定を行うことが 可能であること。なお、有効期限については警告メッセージを表示可能であること。 （11）年次有給休暇の管理 ①日数だけでなく、時間数に応じても年休取得／年休残時間数管理／年休付与管理が可能で あること。有給付与の日数はテーブル化され、付与は個人別に管理が可能で、労働基準法 の変更に容易に対応が可能であること。 ②個人毎や所属毎の有休消化率を確認できる帳票を出力できること。 （12）振替休暇データの管理 ①振替休暇の権利発生および取得の組み合わせを届出やデータ修正などで自動的に管理が 可能なこと。 ②研究日、外勤日の権利及び取得についても届出やデータ修正などで自動的に管理が可能な こと。 （13）休暇取得超過確認 誤って休暇権利の保有日数より多くの休暇取得をした場合、その取得超過となったデータを
確認することが可能であること。 （14）実打刻データの保持 カードリーダーから登録された出退勤時刻データは、後に手動によりデータ修正を行った場 合でも実打刻データとして別途保持・参照が可能であること。 （15）修正履歴と操作履歴 ①データを修正した履歴をそれぞれ記録することが可能であること。 ②データの修正履歴は、誰がどの項目を修正したのか、元の値が何であったか把握可能であ ること。 （16）勤務データの確定とロック ①日々の勤務データの修正やチェックが完了したデータを修正不能に設定できること。 ②デイリーデータの確定を行うと確定者の名前と確定した日時が残り、確定済になった日 のデータはすべての項目を入力不能に設定可能であること。 （17）集計データ修正 ①月次の勤務実績を一覧で表示し、集計内容に修正がある場合は、権限付与者であれば、 この画面から直接修正することができること。 ②指定期間内の就業情報を一覧で入力・確認・修正が可能、かつ時間数項目は、運用に合 わせて名称・計算方法を自由に設定することが可能であること。 ③表示内容を限定して、勤務状況を一覧表示することが可能であること。 （18）管理範囲による表示制限 ①各科の管理者は、管理範囲の職員（部下）について勤務データ照会が可能であること。 ②管理範囲は所属単位・個人単位に設定できる機能を有すること。 （19）休日の管理 国民の休日・ハッピーマンデーなどの休日設定が容易であること。 （20）エラーデータ 打ち忘れ・二重打刻等のエラーを容易に確認できる機能を有すること。 （21）年間勤務状況参照 ①年間もしくは年度単位で月別勤務データおよび期間合計を随時参照可能であること。 ②個人別の他に所属毎の合計も参照可能であり、設定により所属毎の合計のみも参照可能 であること。また参照データはエクセルに展開されると共にグラフ化もされること。 ③エクセルに展開されるデータやグラフは単一ファイルで出力可能であると共に、設定に より所属別に別ファイルでも出力可能であること。 （22）帳票機能 次にあげる帳票が出力されること。 ①打ち忘れチェックリスト ②不在者一覧 ③出勤者一覧 ④例外者一覧 ⑤超勤勤務者チェックリスト
⑥週単位の個人別勤務状況一覧 ⑦月単位の個人別勤務状況一覧 ⑧日単位の個人別勤務状況一覧 ⑨個人別、部別での月単位の勤務集計一覧 ⑩操作履歴一覧 ⑪修正履歴一覧 ⑫就業年報 ⑬出勤簿 ⑭休暇簿（年次休暇・病気休暇・特別休暇等） （23）Ｗｅｂシステム ※（23）～（33）はＷｅｂシステムに関する項目 勤怠管理システムソフトウエアによる運用ができること （24）個人認証（ログイン） ①ログイン認証により処理範囲を制限するとともに、データベースへのアクセス履歴（デ ータ変更履歴）を保存し、セキュリティチェックが可能であること。 ②データベースの修正履歴を全て保存し、万一データ改ざんがあっても、変更履歴を確認 して、原因を究明が可能であること。 （25）操作方法 ①Ｗｅｂブラウザの標準的な操作でデータの照会・入力ができること。なお以下のブラウ ザにて利用可能であること。 Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｘｐｌｏｒｅｒ １１．０ ②区分（一般職員・所属長）やシステムの運用規定に応じて、メニュー項目の表示内容や 操作範囲を設定することが可能であること。上長は随時、配下の職員の勤務データ照 会・入力が可能であること。 （26）トップメニュー Ｗｅｂのトップメニューに表示する内容は、操作レベルごとに「表示する／しない」等の 設定が可能であり、以下の内容が可能であること。 ・全職員が共有できる情報を登録・表示が可能であること。 ・ログオンした職員の就業月報を参照可能であること。 ・運用マニュアル(Word／Excel／PDF など)を参照することが可能であること。 （27）就業週報照会 ①指定期間内の就業情報（出退勤時刻・時間数）を確認可能であること。 ②出力項目を任意に設定することが可能であること。 （28）勤務データ入力 ①指定期間内の就業情報を一覧から入力・確認・修正でき、時間数項目は、運用に合わせ て名称・計算方法を自由に設定可能であること。 ②各職員が画面より入力する勤務データの内容は届出申請・承認の手続きが必要なように 設定可能であること。その場合、承認がない勤務データについては、実績データに反映 されないこと。
③勤務データ入力（個人単位の期間・複数個人の 1 日）」は入力対象とする項目を任意に 設定可能であること。 （29）就業年報・出勤簿 指定した期間について月毎の集計データおよび合計を確認でき、出力項目は任意に設定可 能であること。指定した期間について、日毎の勤務状況や打刻データを確認可能であるこ と。 （30）出退状況表示 ①職員の出退状況をＷｅｂブラウザにてタイムリーに確認することが可能で、更新時間を 決めて画面の自動更新が可能であること。 ②対象者が出勤しているのか、退勤しているのか、または外出しているかなどが一目で判 断が視覚的に確認できる機能を有すること。 （31）届出承認ワークフロー ①各職員が入力した「届出データ」は、上長の承認を経て、実績データとして反映可能で あること。 ②届出申請時に届出があったことを知らせるメールを送ることができ、受信したメールか ら、届出承認画面に自動ログオンすることが可能であること。 ③届出の内容は下記内容が可能であること。 ・早出・残業など、時間外勤務(時間申請・時間帯申請)・例外勤務の届出申請 ・打ち忘れや時刻データの修正申請 ・勤務スケジュールの変更申請 ・有給休暇や振替休暇・出張などの不在理由の届出申請 ④届出の種類に合わせた承認ルートを設定可能であること。 ⑤時間外の申請などについて予定と実績の２つの申請を行うことが可能であること。 ⑥年休・振替日数が足りなくなる場合、休暇取得が超過になる旨をエラー表示可能である こと。 ⑦打刻修正届出にて、複数の出退区分の打刻を一括で申請可能であること。 （32）勤務スケジュール入力 ①シフト勤務や交替勤務で運用する場合に、勤務スケジュールを登録可能であること。 ②勤務スケジュールは当日以降の、未来１年分を登録可能であること。 ③期間別（個人単位）、日別（複数個人）でカレンダ、不在理由、事由、勤務区分、定時 や休憩の開始・終了時刻を詳細に入力可能であること。 ④1 ヵ月分の複数個人のスケジュールを一覧画面で入力・修正可能とする。入力する 勤 務については、例えば公休日であれば「公」、早番勤務であれば「早」など全角 1 文字 の記号によって入力・修正が可能であることが望ましい。またこれらの記号については 意味する勤務内容を同じ画面から確認できること。 （33）年休データ一覧 ①年休の繰越日数、付与日数、残日数といった年休データを一覧にして確認可能であるこ と。
②運用に合わせて設定した各種休暇の権利発生や休暇取得の状況を確認可能であること。 ③個人毎や所属毎の有休消化率を確認できる帳票を出力でき、Web からの確認も可能 で あること。 （34）タイムレコーダーの仕様 タイムレコーダーについては以下の機能を有すること ①同時に調達するＩＣカード（MIFARE）が利用可能で、書かれている認証コード、エンコ ード情報、再発行情報を認識して勤務データとして読み込むことが可能であること。 ②既製品として国内で多く流通販売され、表示部、操作部、リーダー部が全て組み込まれ ていること ③データ保持件数は 5000 件以上あること。 ④カード内の再発行 No を読取り、タイムレコーダーに登録されたカードのみ打刻可能で あること。また登録件数は 3000 件以上であること。 ⑤打刻データには打刻時刻（西暦年月日時分）、職員番号、出勤・退勤・外出・戻りの区 分、タイムレコーダー情報等当院が指定するデータが含まれていること。 ⑥複数シフトのある部署では勤務シフトの選択が可能であること。 ⑦修正処理業務の軽減のため、タイムレコーダーにて一定時間内に再打刻すれば、後から 打刻された時刻を正規の打刻時刻として取り扱うことが可能であること。 ⑧出勤・退勤・外出・戻りの区別可能なキーがあり、キーを押した時にその状態を示すラ ンプ点灯または表示が可能であること。使用しないキーは操作無効に設定可能であるこ と。 ⑨職員がスムースに出退勤できるようカードをかざすだけで出退勤時刻を記録可能であ ること。 ⑩表示部は操作時、正常・エラーを明確に識別するため背景色を変えた日本語メッセージ を表示することが可能であること。夜間でも見やすいこと。 ⑪データ転送はＬＡＮにて就業システム管理用パソコンまたはサーバーへのデータ転送 を可能とすること。 ⑫時計は１日に１回以上、時刻合わせが自動（タイムサーバーとの同期）で可能であるこ と。タイムレコーダーまたは管理パソコンからの操作で時計合わせも可能であること。 ⑬停電累計時間２年間は時計およびデータに対してメモリー保持されていること。 （35）ＩＣカードの推奨する仕様 ①ＩＣカードの規格と仕様は、非接触ＩＣカードは MIFARE classic 1k とすること。 ②サイズは、ＪＩＳＸ６３０1 準拠。縦 54 ミリ、横 85.４ミリ、厚さ 0.76 ミリとする。 ③職員であることを特定する認証コード、職員番号、再発行情報を有すること。 ④ＩＣカードの個人情報の扱いは、落札業者は、当院との間で個人情報の取り扱いに関す る契約を行うこと。また情報セキュリティー/個人情報保護 管理体制図を提出するこ と。 ⑤ＩＣカードの随時発行と納期は 10 枚までの追加発行は、正午を受付基準として翌 5 営 業日内に出荷されること。但し、年末年始及び長期休暇等が含まれる場合は、事前に納
入日を連絡すること。 ⑥その他、落札業者は、個人情報を扱うためにそのカード作成業務を第三者に再委託して はならない。本契約において得た情報についてはカード発行業務の目的以外に使用して はならない。 （36）性能・機能以外に関する要件 ①設置条件等 設置場所 当担当者の指示に従うこと。 ②搬入、調整 当院の業務に支障をきたさないよう、当院の職員と協議の上その指示により実施する。 ③データ移行 ・移行対象データとして、職員マスターデータの移行を実施する。 ・過去の勤務データの移行は本契約の作業対象としない。 ・勤務管理システムの運用にあたり必要となるマスターデータについては、当院より移行 元のデータの提供を受け、新システムに適合するよう変換・整備してセットアップを行 うこと。動作環境に必要となる初期データについては予め全てセットアップを行うこと。 ④システム連携 勤務管理システムは、給与計算業務の効率化を支援する必要があるため、確定された勤 務データを給与システムへ登録するためのデータを生成し集計できること。 ⑤保守体制等 ・保守契約（別途年間契約による）はＩＣカードリーダーの保守範囲に落下、衝突など過 失による故障についても含めること。 ・故障した機器（部品も含む）及び交換の作業を保守料の範囲内で行うこと ⑥障害支援体制等 年間の営業日（休日以外）の営業時間内に連絡ができる体制であり、障害時において復 旧のため通報を受けた日の翌営業日までに対応できる体制であること。 ⑦教育体制等 導入訓練及び説明会は人事課に導入訓練及び説明会を１回、管理者に説明会を３回の教 育訓練の場を提供すること。 （37）その他 ①守秘義務 受注者は、本業務中に知り得た当院の情報を他に漏洩してはならない。 ②運用開始 平成 30 年 1 月 1 月予定（遅くとも２月１日には運用を開始する。） ③その他 本業務の実施にあたっては、担当者と十分な協議の上実施すること。
