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■Office365（新メールシステム）利用ガイド ３版（2013.3.28 版） 【はじめに】 本ガイドは Office365（新メールシステム）における以下の手順を説明する資料です。 １．ログイン及びメール作成手順 ２．Nics@Mail のメールデータの移行 ３．Nics@Mail のアドレス帳の移行 ４．署名、メール形式などの環境設定 ５．メールクライアントでの接続先サーバ設定の確認 ６．メール転送設定 ７．補足説明① 画面表示が OutlookWebApp になってしまった場合の対応 ８．補足説明② 初回ログイン時にタイムゾーンを変更しなかった場合の対応 ９．補足説明③ メールの自動振り分け設定について 10. 補足説明④ Office365 のアドレス帳インポート用情報 なお、項番２及び項番３については、旧メールシステム(Nics@Mail)を利用している方向けの 手順になります。新規に Office365 を利用される方には関係致しません。 【改版履歴】 ２版 ・初回ログイン時に表示される画面の説明を追加 ・タイムゾーン設定と画面表示が変わってしまった場合の復帰手順を補足説明として追加 ・章構成の変更（メール転送をデータ移行より後の手順に変更） ・メールデータ移行実施後ダウンロード中に PC の電源オフにしても問題ない旨追記 ・メールの自動振り分け設定について追記 ３版 ・新規利用ユーザ向けの記述を追記 ・アドレス帳の移行で「部署」「会社電話」「自宅電話」「会社 FAX」の移行方法を追記 ・アドレス帳の移行で「電子メール表示名」の記載方法を追記 ・Excel で作成した一覧をアドレス帳に取り込む際のヘッダ情報について補足に追記2
１．Office365（新メールシステム）ログイン手順 （１）Nics@Web（ポータル）にログインし、「メール(Office365)」をクリックします。 （２）以下のログインページが表示されます。ユーザ名とパスワードを入力します。 ユーザ名は学籍番号（教職員の場合はメールアドレスの＠より前の部分）です。 パスワードは Nics@Web（ポータル）と同じです。3
（３）初回ログイン時に限り、以下の画面が表示されます。以下の操作を実施願います。 ・視覚の状態に合わせた設定を仕様するのチェックは入れないで下さい ・タイムゾーンは「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」に変更して下さい ・上記確認後、[OK]を押して下さい 初回ログイン時に上記の設定を行わなかった場合や、チェックを入れてしまった場合には、 画面表示が変わってしまいますので、巻末に記載する補足説明手順にて対応お願いします。(UTC+09:00)大阪、札幌、東京
に変更して下さい
チェックなしの状態
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（３）Office365 の画面が表示されます。 受信したメールは画面左の「受信トレイ」をクリックすると一覧表示されます。 メールを新規に作成する場合は、「新規作成」のリンクをクリックします。 （４）メールの新規作成を行うと、以下のウィンドウが表示されます。 宛先、件名、メール本文を記載し、「送信」のリンクをクリックして下さい。 ファイル添付する際は、画面上部のクリップのアイコンをクリックして下さい。 ※メールのデータサイズ上限は Nics@Mail 同様 10MB になります。受信トレイ
メールの新規作成
メール送信
ファイル添付
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２．Nics@Mail からのデータ移行手順 ※旧メールシステム(Nics@Mail)利用者のみ対象 （１）画面右上のオプションをクリックし、「すべてのオプションを表示」を選択します。 （２）アカウントの画面が表示されます。 「接続されているアカウント」をクリックした後、「新規作成」のリンクをクリックします。6
（３）新しいアカウントの接続ウィンドウが表示されます。 電子メールアドレス欄に以下のように入力します。 学生の方： 学籍番号@old.nittai.ac.jp 教職員の方： 教職員番号＠old.nittai.ac.jp ※アットマークの後にold.を追加して下さい パスワードは、Nics@Web のパスワードと同じです。 入力後「次へ」をクリックします。 （４）しばらく接続確認が行われた後、以下の警告画面が表示されます。 「はい」をクリックします。【学生】学籍番号@old.nittai.ac.jp
【教職員】教職員番号@old.nittai.ac.jp
※「old.」を付けてください！！
パスワードは Nics@Web と同じです
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（５）以下の画面が表示されれば完了です。 「完了」をクリックして下さい。 （６）アカウントの画面で、状態が「ダウンロード中」になっていれば Nics@Mail からの データ移行が実行されています。 画面左上の「メール」のリンクをクリックします。ダウンロード中と表示されていれば
Nics@Mail からのデータ移行が
行われています
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（７）Office365 に Nics@Mail のメールがフォルダ構成も含めて移行されます。 ※全てのメールを移行するには数時間～数日程度かかる場合があります 移行はサーバ側で行われる為、Office365 のウィンドウを閉じても影響ありません。 （８）データ移行完了の確認 アカウントの画面で、状態が「OK」になっていれば、データ移行が完了しています。 状態が「ダウンロード」のままであっても、インターネットのサーバ側で移行は行われています。 Office365 をサインアウトしたり、PC の電源をオフにしても問題ありません。受信トレイの下に Nics@Mail の
フォルダ構成毎移行されます
（移行は時間がかかります）
Office365 をサインアウト（ログオフ）
やブラウザを閉じても問題ありません
データ移行は継続して行われます
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（９）移行後の状態とメール振り分けの再設定について 旧メールシステムでメールをフォルダ分けしていた場合には、フォルダ構成も移行されます。 Nics@Mail（旧メールシステム） Office365（新メールシステム） ただし、Office365 側に新しく届いたメールは「受信トレイ」に保存されます。 Nics@Mail でメールの自動振り分けの設定を行っていた場合には、Office365 側でも 同様の設定を実施願います。 着信したメールをもとに自動振り分け設定を行う手順を巻末に記載しておりますので、 確認願います。フォルダ構成ごと移行されます
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３．アドレス帳（連絡先）の移行 ※旧メールシステム(Nics@Mail)利用者のみ対象 （１）Nics@Mail の「住所録」メニューより、住所録エクスポートを実行します。 （２）住所録エクスポート画面が開きます。 保存するファイル名を入力して「エクスポート」をクリックします。ファイルを入力
（例）addressbook
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（３）ファイルを保存します。12
（５）作成したアドレス帳ファイルを Excel で開きます。 （６）Excel のセルの内容を以下のように書き換えて下さい。 セルの場所 初期表示されている文字 書き換えていただく文字 備考 Ａ１ 電子メール 電子メール アドレス 書き換え必須です ※1 Ｂ１ 名前 名 書き換え必須です Ｍ１ ふりがな 名前フリガナ 書き換え必須です Ｄ１ 部署名 部署 任意 ※2 Ｆ１ 自宅電話番号 自宅電話 任意 ※2 Ｈ１ 勤務先電話番号 会社電話 任意 ※2 Ｉ１ 勤務先ファックス 会社 FAX 任意 ※2 ※3 ※１「電子メール アドレス」の電子メールとアドレスの間は半角スペースを入れて下さい ※２ 部署名、自宅電話番号、勤務先電話番号、勤務先ファックス、生年月日は Nics@Mail で データを入れていない場合には変更しなくてもかまいません ※３「会社 FAX」の会社と FAX の間は半角スペースを入れて下さい （７）以下のように書き換えが行えたことを確認します。Ａ１セルは「電子メール アドレス」
半角スペースが必要
Ｉ１セルは「会社 FAX」
半角スペースが必要
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（８）Ｂ列をクリックして、列全体を選択した状態で右クリックし、「コピー」を選択します。 （９）Ｎ列をクリックして列を選択し、「コピーしたセルの挿入」を選択します。 結果、Ｂ列の内容がＮ列に複製された状態にして下さい。 （１０）Ｎ１セルの内容を「名」から「電子メール表示名」に変更します。 （１１）ファイルメニューから「名前を付けて保存」を選択します。Ｂ列を選択して、右クリック
「コピー」で列全体をコピーします
Ｎ列を選択して、右クリック
「コピーしたセルの挿入」で
Ｂ列の内容をＮ列に複製します
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（１２）名前をつけて保存ウィンドウが表示されます。 ツールボタンから「Web オプション」をクリックします。 （１３）Web オプションのエンコードタブをクリックし、ドキュメントの保存形式を 「Unicode(UTF-8)」に変更し、「OK」をクリックします。 ※Unicode(UTF-8)は項目をクリックすると表示されるリストの上から 2 番目にあります15
（１４）ファイル名を変更して保存ボタンを押します。 ※ここでは addressbook2.csv という名前で保存しています （１５）以下の警告が表示されます。「はい」をクリックします。 （１６）Excel を終了します。以下の確認が表示された場合は「保存しない」をクリックします。 以上でアドレス帳の移行の為のデータ作成が終了しました。 次ページ以降の手順で Office365 にログインして、アドレス帳のデータをインポートします。16
（１４）Office365 にログインし「連絡先」をクリックし、「インポート」をクリックします。
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（１６）ファイル選択画面になります。移行用に Excel で作成した CSV ファイルを指定します。 (１７)次へをクリックします。 （１８）以下のような表示を確認し、完了をクリックします。Excel で書き換えたファイルを指定
（例）addressbook2.csv
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（１９）Office365 の「連絡先」に Nics@Mail のアドレス帳データが移行されました。
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４．署名、メール形式などの環境設定 （１）画面右上の「オプション」をクリックし、「すべてのオプションを表示」を選択します。 （２）個人環境設定（オプション）の画面が表示されます。 （３）必要に応じて以下の情報を参考に設定して下さい。 設定変更の内容 設定変更を行うメニューの場所 署名を設定する 設定＞メール＞電子メールの署名 メッセージ形式を HTML 形式 から TEXT 形式に変更する 設定＞メール＞メッセージ形式＞ [この形式でメッセージを作成する] 新着メールの通知を行う 設定＞メール＞メッセージオプション 迷惑メールの例外設定を行う ブロックまたは許可＞迷惑メールの設定＞ 信頼できる差出人と宛先のリスト 受信拒否リストを設定する ブロックまたは許可＞迷惑メールの設定＞受信拒否リスト20
５．メールクライアントでの接続先サーバ設定の確認メールクライアントで office365 のメールサーバに接続する際に必要なサーバ名の確認方法です。 （１）画面右上の「オプション」をクリックし、「すべてのオプションを表示」を選択します。
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（３）メールクライアントに設定するサーバ名、ポート番号、暗号化方法が表示されます。 実際のメールクライアントでの設定は、各クライアントのマニュアル等で確認願います。
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６．メール転送設定 Nics@Mail（旧メールシステム）のメール転送設定は引き継がれません。 メール転送を実施していた方は、以下の手順にて転送設定を実施願います。 ※メールデータの移行完了前に転送設定を行った場合、移行中のデータも転送されますので、 ご注意ください。通常はデータ移行完了後に転送の設定を実施してください。 （１）画面右上の「オプション」をクリックし、「すべてのオプションを表示」を選択します。 （２）「電子メールを転送する」をクリックします。23
（３）接続されているアカウントという画面になります。画面を下にスクロールさせて下さい。 （４）電子メールの転送先を入力し、「転送を開始」ボタンを押して下さい。 以上でメール転送設定は完了です。画面を下に
スクロール
させて下さい
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７．補足説明①「視覚の状態に合わせた設定を使用する」にチェックを入れてしまった場合 メールの画面構成が変わってしまいます。（下のような画面表示になります） (1)標準の画面に戻すには、画面上部の「オプション」をクリックし、画面左「ユーザ補助」を 選択すると表示される「視覚の状態にあわせた設定を使用する」のチェックを外して、 「保存」をクリックして下さい。その後、一度サインアウトしてください。 (2)サインインという画面になります。「nittai.ac.jp」にサインインするをクリックします。 (3)Office365 の画面が表示されます。画面上部の「Outlook」をクリックします。 以上で、画面表示が標準の状態に戻ります。「視覚の状態に...」のチェックを外して下さい
①
②
③
④
⑤
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８．補足説明② タイムゾーンの設定を「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」に変更していない場合 タイムゾーンの設定を変更しないと、メールの送受信の時間が９時間ずれてしまいます。 以下の手順で、タイムゾーンの設定を日本時間に変更してください。 （１）Office365 にログインし、「オプション」「すべてのオプションを表示」をクリックします。 （２）「設定」＞「地域」をクリックし、「現在のタイムゾーン」を 「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」に変更して、「保存」ボタンをクリックします。26
９．補足説明③ メールの自動振り分け設定について 受信メールを右クリックし、「ルールの作成」を選択する事で、自動振り分け設定が可能です。 （１）振り分けしたいメールを右クリックして、「ルールの作成」をクリックします。 （２）受信トレイルールの設定画面になりますので、送信者で振り分けする場合には、 「次から受信した場合」をチェックします。 ※メールの件名の場合には、「次の単語が件名に含まれている場合」をチェックします その後、「１つ選択して下さい」のリンクをクリックし、フォルダを選択します。メールの送信者で振り分けをする場合
メールの件名で振り分けをする場合
振り分け先のフォルダを選択
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（３）フォルダ選択画面になりますので、選択して「ＯＫ」をクリックします。
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（５）以下の警告が表示された場合「今後このメッセージを表示しない」をチェックし、 「はい」をクリックして下さい。 （６）件名などを編集する場合には、件名のリンク部分をクリックして下さい。 例として、件名に「駅すぱあと」を含むメールを振り分け対象にする場合の説明をします。 「次の単語が件名に含まれている場合」をチェックし、右側の青字のリンクをクリックします。29
（７）設定画面になりますので、表示された件名部分をダブルクリックして編集します。 ※又は削除して、新規に追加してもかまいません。
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（８）件名及び保存フォルダが正しい事を確認し、「保存」をクリックして下さい。
（９）設定した内容についてはオプション画面にて確認できます。
一度設定した内容の削除や変更はオプション＞受信トレイのルール作成画面にて 確認願います。
