●アドレス帳の登録・表示ができます。登録したアドレスは個人アドレス帳データとなり、メールの宛先検索にて利用できます。 （アドレスをグループ別に分類する事もできます。） ●CSVファイル（OutlookExpress等のアドレスデータ）をインポートする事ができます。 ●登録したアドレス帳データをCSVファイルにエクスポートする事ができます。 ●名刺管理ソフトと連携し、名刺データの取り込みや名刺画像の確認ができます。 □ アドレス一覧を表示する ・ メニューより『アドレス帳』 をクリックすると検索条件設定画面が表示されます。 【検索条件設定画面】 ・ 検索条件設定画面より条件を選択し、『全件』または『あ』などの各50音ボタンをクリックすると、 該当するデータが一覧で表示されます。 【結果一覧画面】 抽出条件 説明 検索項目 リストから検索対象項目を選択し、キーワードを入力します。 更新日 入力された日付で、データ更新日での範囲指定を行います。 表示 個人アドレス情報を表示するか、勤務先アドレス情報を表示するかを選択します。 ボタン 説明 本日 更新日の開始・終了日に本日の日付をセットします。 （「本日」～「本日」の状態になります。）※ クリア 更新日の開始・終了日に空欄をセットします。 インポート 外部ファイル（ＣＳＶ形式）が取り込めます。（インポート画面へ移動します。） 名刺連携 名刺連携メニュー画面へ移動します。 ※ 管理者設定の基本登録画面で、名刺連携機能を「使用しない」以外に設定していた場合のみ 表示されます。 「やさしく名刺ファイリング + 複合機」時にはアイコンに加え、どちらの形式で 取り込むか、選択肢が表示されます。 エクスポート アドレス帳データをCSV（カンマ区切り）ファイルでエクスポートします。 アドレスコピー アドレスコピー画面へ移動します。社員のアドレスをコピーし、アドレス帳に登録できます。 グループ登録 個人グループ作成画面へ移動します。 重複（同姓同名） 同姓同名のデータのみ表示します。 のみ表示 なお、この項目にチェックが入っている場合、抽出結果は氏名順で並びます。 全件 アドレス帳データ全件を一覧表示します。 抽出結果の並び順は、個人設定の基本登録画面での全件表示並び順に従います。 ※ 個人設定で設定がされていない場合、管理者設定の基本登録画面での設定が反映されます。 あ～その他 50音に該当する氏名のアドレス帳データを一覧表示します。（その他はいずれにも該当しないデータです） 新規作成 新規にアドレス帳データを作成します。 個人設定 個人設定画面へ移動します。（携帯版の検索モードの設定や検索対象項目の設定ができます。） 管理者設定 管理者設定へ移動します。 ※ 操作方法は「管理者設定編」を参照下さい。 削除 Chk欄のチェックボックスにチェックが入った明細を削除処理します。 条件保存 現在の検索条件(「表示」項目のみ)を保存します。次回、アドレス帳の一覧表示の条件の規定値となります。 氏名（リンク） 各氏名のリンクをクリックすると、選択されたアドレスの編集・削除画面を開きます。 E-Mail（リンク） 各E-Mailのリンクをクリックすると、そのアドレスが宛先となったメール作成画面が開きます。 流用 選択されたアドレスをコピーし、新規でアドレスを作成します。
表示項目 説明 氏名 氏名を表示します。 勤務先名 勤務先名を表示します。クリックすると、GoogleでのWeb検索を行う画面が開きます。 検索条件の表示項目にて、「勤務先」を選択している場合のみ表示します。 勤務先部署 勤務先部署を表示します。検索条件の表示項目にて、「勤務先」を選択している場合のみ表示します。 電話番号 または 電話番号を表示します。検索条件の表示項目にて「個人」を選択している場合は、電話番号を 勤務先電話番号 「勤務先」を選択している場合は、勤務先電話番号を表示します。 携帯電話 携帯電話番号を表示します。検索条件の表示項目にて、「個人」を選択している場合のみ表示します。 E-Mail または E-Mailを表示します。検索条件の表示項目にて「個人」を選択している場合は、E-Mailを 勤務先E-Mail 「勤務先」を選択している場合は、勤務先E-Mailを表示します。 データ更新日 データの更新日を表示します。 名刺 名刺連携により取り込みが行われたデータの場合○印を表示します。 ※ 管理者設定の基本登録画面で、名刺連携機能を「使用する」にしていた場合のみ表示されます。
□ アドレス帳を登録する ・ 検索条件設定画面で『新規作成』をクリックして下さい。 【新規アドレス作成画面】 入力項目 説明 文字形式 桁数 必須 氏名 姓 姓を入力して下さい。 全角 50文字 名 名を入力して下さい。 全角 50文字 姓（かな） ひらがなで姓を入力して下さい。かな検索時に利用します。 全角 50文字 名（かな） ひらがなで名を入力して下さい。 全角 50文字 姓（ローマ字） ローマ字で姓を入力して下さい。 半角 50文字 名（ローマ字） ローマ字で名を入力して下さい。 半角 50文字 表示名 表示名を入力して下さい。空白の場合は自動的に「姓+名」が登録されます。 全角 100文字 敬称 表示名につける敬称を入力して下さい。 全角 4文字 電話番号 電話番号を入力して下さい。 半角数字 20桁 FAX FAX番号を入力して下さい。 半角数字 20桁 携帯電話 携帯電話番号を入力して下さい。 半角数字 20桁 E-Mail E-Mailを入力して下さい。 半角英数 50文字 住所 〒 郵便番号を入力して下さい。 半角数字 3桁/4桁 住所上段 住所上段を入力して下さい。 全角 50文字 住所中段 住所中段を入力して下さい。 全角 50文字 住所下段 住所下段を入力して下さい。 全角 50文字 備考 備考を入力して下さい。 全角 指定なし 勤務先 名称 勤務先名称を入力して下さい。 全角 50文字 かな ひらがなで勤務先名を入力して下さい。 全角 50文字 部署 部署名を入力して下さい。 全角 50文字 役職 役職名を入力して下さい。 全角 50文字 電話番号 電話番号を入力して下さい。 半角数字 20文字 FAX FAX番号を入力して下さい。 半角数字 20文字 E-Mail 勤務先のE-Mailを入力して下さい。 半角英数 50文字 住所 勤務先の住所を入力して下さい。 〒 郵便番号を入力して下さい。 半角数字 3桁/4桁 住所上段 住所上段を入力して下さい。 全角 50文字 住所中段 住所中段を入力して下さい。 全角 50文字 住所下段 住所下段を入力して下さい。 全角 50文字
ボタン 説明
住所検索 郵便番号入力後、住所検索ボタンをクリックすると、該当住所が選択できます。
地図表示 住所情報を元に地図を表示します。
書き込み アドレス帳を登録します。
□ アドレス帳の情報を変更・削除する ・ 結果一覧画面にて、変更したい『氏名』のリンクをクリックして下さい。アドレス変更削除画面が開きます。 【結果一覧画面】 【アドレス変更削除画面】 表示項目 説明 名刺画像 名刺連携で取り込まれたアドレス帳で、名刺画像がある場合、名刺画像が表示されます。 ※ 管理者設定の基本登録画面で、名刺連携機能を「使用する」にしていた場合のみ表示されます。 データ更新日 アドレス帳が最後に更新された日付を表示します。 ボタン 説明 書き替え アドレス帳を変更します。 削除 アドレス帳を削除します。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 編集画面へ 名刺画像の更新画面へ移動します。 ※ 結果一覧画面にて、Chk欄のチェックボックスにチェックを入れて、複数明細を一括で削除することもできます。 【結果一覧画面】 『削除』ボタンクリックで、Chk欄のチェックボックスにチェックが入った明細を削除処理します。
□ アドレス帳の名刺画像を更新する ・ 名刺の画像を更新・削除する事ができます。 【名刺画像編集画面】 表示項目 説明 名刺画像（表・裏） 名刺連携で取り込まれた名刺画像が表示されます。 画像がある場合、最終更新日が表示されます。 ボタン 説明 ダウンロード 名刺画像をダウンロードします。 -90° 表示されている画像を反時計回りに90°回転します。 90° 表示されている画像を時計回りに90°回転します。 180° 表示されている画像を180°回転します。 削除 名刺画像を削除します。 追加 名刺画像を追加します。 変更 名刺画像を変更します。 書き替え 更新した名刺画像を確定します。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。
□ 社員情報をアドレス帳にコピーする 社員登録されている社員のアドレス情報をコピーして、アドレス帳に登録がする事ができます。 ・ 検索条件設定画面にて、『アドレスコピー』をクリックして下さい。アドレスコピー画面が開きます。 【検索条件設定画面】 【アドレスコピー画面】 入力項目 説明 文字形式 桁数 選択 アドレス帳にコピーしたい社員を選択して下さい。 対象を選択後、リストから社員を選択し、『メンバー追加』をクリックして 下さい。メンバーとして画面に追加されます。メンバーから外す場合は、 その社員横のボックスにチェックを入れ、『メンバー削除』を クリックして下さい。 ボタン 説明 コピー 選択した社員のアドレス情報をコピーして、アドレス帳に登録します。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 コピー登録されたアドレス 必須 ○
□ グループを作成する （アドレス帳データをグループ分けする事ができます。メール作成時のアドレス検索時に利用できます。） ・ 検索条件設定画面にて、『グループ登録』をクリックして下さい。グループ一覧画面が開きます。 【検索条件設定画面】 【グループ一覧画面】 ボタン 説明 新規 新規でグループを作成します。 削除 グループを削除します。 戻る 元の画面に戻ります。 コード（リンク） 各コードのリンクをクリックすると、選択されたグループの編集・削除画面を開きます。 設定（リンク） 『設定』リンクをクリックすると、メンバー設定画面を開きます。 ・ グループ一覧画面にて、『新規』ボタンをクリックして下さい。グループ名登録画面が開きます。 【グループ名登録画面】 入力項目 説明 文字形式 桁数 必須 コード グループコードを入力して下さい。 半角英数 10桁 名称 グループの名称を入力して下さい。 全角 25文字 説明 グループの説明を入力して下さい。 全角 50文字 ボタン 説明 書き込み グループを登録します。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 ・ グループ名登録後、グループ一覧画面にて、『未設定』リンクをクリックして下さい。メンバー設定画面が開きます。 【グループ一覧画面】 【メンバー設定画面】 入力項目 説明 文字形式 桁数 追加するメンバー アドレス帳データから、グループメンバーを選択して下さい。かなでの検索、 「個人」「勤務先」での検索ができます。対象を選択後、リストからメンバー を選択し、『メンバー追加』をクリックして下さい。メンバーとして画面に 追加されます。メンバーから外す場合は、そのメンバー横のボックスに チェックを入れ、『メンバー削除』をクリックして下さい。 ボタン 説明 書き込み 選択されたメンバーをグループメンバーに登録します。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 ○ ○ 必須 ○
□ アドレス帳の検索方法・表示項目についての設定をする ・ 検索条件設定画面で『個人設定』をクリックして下さい。個人設定メニュー画面が開きます。 【検索条件設定画面】 【個人設定メニュー画面】 ① 携帯版JobMagicのアドレス帳メニューにおける検索方法を設定する ・ 個人設定メニュー画面で、『基本登録』をクリックして下さい。基本登録画面が開きます。 【基本登録画面】 ※1 参照 50音検索 キーワード検索 入力項目 説明 必須 携帯版検索モード 携帯版JobMagicのアドレス帳の検索方法を設定して下さい。（※1） （未設定の場合、管理者設定で登録された値が参照されます） 全件表示並び順 アドレス帳抽出画面で「全件」ボタンで抽出した場合の並び順を設定します。 （未設定の場合、管理者設定で登録された値が参照されます） かな順・・・氏名のかな順で表示する 更新日順・・・アドレス情報が更新された新しい順で表示する。 MFP連携 名刺登録 MFP連携での名刺登録の際、「住所・メールアドレス・電話番号・FAX番号」は最大で2つずつ メイン登録先 名刺から読み取り、個人情報と勤務先情報の項目に登録されますが、読み込まれた2つの 情報を、それぞれどちらに登録するか設定します。 （MFP連携を行う場合のみ表示され、また未設定の場合は「個人」の設定で処理されます） 個人・・・最初の情報は個人に、2つ目の情報を勤務先に登録します 勤務先・・・最初の情報は勤務先に、2つ目の情報を個人に登録します 顧客担当者情報 顧客情報の【顧客情報抽出結果画面】で【追加】ボタンを押した際、顧客情報と顧客担当者情報から 追加コピー先 コピーされるデータの中で【住所、電話番号、FAX、E-mail】の情報を、個人情報と勤務先情報の どちらに登録するか設定します。 （顧客情報を契約した場合のみ表示され、また未設定の場合は「個人」の設定で処理されます） 個人・・・最初の情報は個人に、2つ目の情報を勤務先に登録します 勤務先・・・最初の情報は勤務先に、2つ目の情報を個人に登録します ボタン 説明 書き替え 入力した内容を登録します。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 ○ ○ ○ ○
② 検索対象項目と携帯版JobMagicのアドレス帳メニューにおける表示項目の設定をする ・ 個人設定メニュー画面で、『検索・携帯表示項目登録』をクリックして下さい。検索・携帯表示項目登録画面が開きます。 （未設定の場合、管理者設定で登録された値が参照されます） 【検索・携帯表示項目登録画面】 ※2 参照 【検索条件設定画面】 入力項目 説明 文字形式 桁数 必須 検索 検索条件設定画面の『検索項目』のリスト（※2）に入れたい項目を、選択して 下さい。 携帯 携帯版JobMagicのアドレス帳に表示させたい項目を選択して下さい。 ボタン 説明 書き替え 入力した内容を登録します。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 □ アドレス帳情報を一括削除する ・ 個人設定メニューの『個人アドレス帳一括削除』より、アドレス帳の情報を一括削除できます。 ※削除対象となるのは個人のアドレス帳のみで、他の社員のアドレス帳は削除されません。 【個人設定メニュー画面】 【個人アドレス帳一括削除画面】 ボタン 説明 一括削除 個人アドレス帳情報の一括削除を実行します。 戻る 個人設定メニュー画面へ戻ります。
□ 外部ファイル（CSV形式）をインポートする ・ 検索条件設定画面で『インポート』をクリックして下さい。インポート画面が開きます。 【検索条件設定画面】 【インポート画面】 インポートの際には、画面上の注意事項などをよくお読み下さい。 入力項目 説明 文字形式 桁数 必須 区切り指定 CSVファイルのデータの構成について選択します。 カンマ区切り・・・データの各項目がカンマで区切られている場合（OutlookExpress(Windows)等） タブ区切り・・・データの各項目がタブで区切られている場合（OutlookExpress(Mac)等） ボタン 説明 参照 インポートもとのファイルを参照します。 選択 CSVファイルを指定した後、『選択』をクリックするとインポート項目指定画面が 表示されます。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 ○
【インポート項目指定画面】 ※項目比較 CSVファイルの項目と取り込み先のJobMagicの項目を 適合させて行きます。 CSVファイルのタイトル項目 JobMagic 名 名 姓 姓 ミドル ネーム -表示名 表示名 ニックネーム -電子メール アドレス E-Mail 自宅の番地 住所(下段) 自宅の市区町村 住所(中段) 自宅の郵便番号 郵便番号 自宅の都道府県 住所(上段) 国または地域 -自宅電話番号 : 電話番号 自宅ファックス FAX 携帯電話 携帯電話 個人 Web ページ -勤務先の番地 住所(下段) 勤務先の市区町村 住所(中段) 勤務先の郵便番号 郵便番号 勤務先の都道府県 住所(上段) 勤務先の国または地域 -ビジネス Web ページ -勤務先電話番号 電話番号 勤務先ファックス FAX ポケットベル -会社名 勤務先名 役職 役職 部署名 部署 オフィスの場所 -メモ 備考 入力項目 説明 文字形式 桁数 必須 先頭行 取り込みファイルの先頭行がタイトルの場合、「タイトル」 を選択します。 （タイトルを選択の場合、先頭行は取り込みません。） CSVの項目 選択した取り込みファイルの先頭行を表示します。 (1行目を表示) ※表示のみ JOBMAGICの項目 「CSVの項目」に対応するインポート項目を選択します。 CSVのタイトル項目とJobMagicの項目名が合致している場合は、自動的 に選択されます。 自動選択されない項目は、「該当無し」となりますので、手動で項目を選択 して下さい。 インポートする必要のない項目は「該当無し」を選択して下さい。 ボタン 説明 インポート アドレスのインポートを行います。 戻る インポート画面に戻ります。 □ 注意事項 ① インポートについて ・読み込んだデータは個人アドレス帳の新規データとして追加されます。 ・半角カナ文字は全角のカナ文字に変換されて追加されます。 ・郵便番号は半角数字を使用して下さい。全角数字を用いますと文字化けが発生する恐れがあります。 ・インポートができるファイルは、CSVファイル(カンマ、タブ区切り)のみです。 ○ ○
□ アドレス帳データをエクスポート（CSV形式）する
・ 検索条件設定画面で『エクスポート』をクリックして下さい。 【検索条件設定画面】
□ 名刺連携機能を利用する （やさしく名刺ファイリング） ・ 名刺管理ソフトから名刺データを取り込めます、また取り込んだデータを削除することも可能です。 ※取り込みには事前に名刺管理ソフトからの転送を行う必要があります、詳細は13-16ページ以降をご覧下さい。 【名刺データ取り込み画面】 入力項目 説明 必須 連絡先指定 2種類ある連絡先情報をどちらに取り込むか選択します。 ボタン 説明 取り込み 名刺データを取り込みます。 クリア（左側） 取込前名刺データ削除画面へ移動します。 クリア（右側） 名刺データ一括削除画面へ移動します。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 【取込前名刺データ削除画面】 ※削除対象のデータが存在しない場合、画面が開かれた時に、データが無い旨のメッセージが表示されます。 ボタン 説明 削除 名刺管理ソフトからアップロードした名刺データを削除します。 戻る 元の画面に戻ります。 【名刺データ一括削除画面】 ※削除対象のデータが存在しない場合、画面が開かれた時に、データが無い旨のメッセージが表示されます。 ボタン 説明 一括削除 登録済の名刺データのみを削除します。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 ○
□ 名刺連携機能を利用する (JobMagic名刺オプション) ・ 名刺のスキャンデータの取り込みを行うことができます。 【名刺データ取り込み画面】 入力項目 説明 必須 名刺画像 複合機でスキャンした名刺画像を選択して下さい。 ボタン 説明 登録実行 名刺データを取り込みます。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 ○
□ 名刺データの取り込むまでの流れ ・ 名刺管理ソフト『やさしく名刺ファイリング』からデータを取り込む手順をご案内致します。 ※ 『やさしく名刺ファイリング』は、メディアドライブ株式会社の製品です。 画面イメージに使用しているのは『やさしく名刺ファイリング v.12.0』 は2012年09月時点の内容で、 その後の機能改良等で、予告無く変更される可能性があります。 尚、『やさしく名刺ファイリング』での名刺データ登録などの使用法に関しては、別途、『やさしく名刺ファイリング』の マニュアルや問い合わせ先にてご確認下さい。 ① 『やさしく名刺ファイリング』で登録された名刺データをJobMagicへ転送する。 ・ 名刺データを一括でJobMagicに転送されたい場合は、操作ツールバーにある『JobMagic』ボタンをクリックして下さい。 転送済のチェックがされていない名刺データの全件が転送されます。 【やさしく名刺ファイリング PRO ： 操作ツールバー画面】 ・ 個別で転送されたい場合は、現在レコード情報エリアに表示されている連携ツールバーのボタンをクリックするか、 サムネイル画像を右クリックして表示されるメニューの『JobMagicへ転送』を選択して下さい。 【やさしく名刺ファイリング PRO ： 連携ツールバー画面】 ② 転送先の設定画面が表示されますので、必要な情報を記入し、『OK』ボタンを押して下さい。 【やさしく名刺ファイリング PRO ： JobMagic転送画面】 入力項目 説明 必須 ホスト名(アドレス) 出荷時の設定資料に記載されていますので、そちらをご確認下さい。 詳細設定 ネットワーク管理者にご確認頂き、ご利用のネットワーク環境に応じた設定を行って下さい。 ログインユーザー名 『社員登録』か『社員情報』の画面で確認できる、メールアカウントの値。（次ページ参照） ログインパスワード 『社員登録』か『社員情報』の画面で設定できる、メールパスワードの値。（次ページ参照） パスワードを保存する 入力したホスト名やユーザー名，パスワードを保存される場合はチェックをして下さい。 サーバーに保存した 転送後、『やさしく名刺ファイリング』の名刺データをごみ箱に移動されたい場合は レコードをごみ箱に移動する チェックを入れて下さい。 ○ ○ ○
・ 転送設定に必要なユーザー名やパスワードは、『管理メニュー -> 社員登録』 もしくは 『社員情報』から確認できます。 ※管理メニューはシステム管理者のみが開く事ができ、社員情報はメニューを契約する必要があります。 【社員情報変更画面】 ログインユーザー名の値になります。 こちらで設定されている値が、 ログインパスワードの値になります。 ③ 転送が正常に完了しましたら、JobMagicログイン後、『アドレス帳』の名刺連携ボタンをクリックして下さい。 【検索条件設定画面】 ④ 取り込み画面で、連絡先データの取り込む先を指定し、取り込みボタンを押せば、取り込みが行えます。 取り込み時にエラーが発生した場合、転送された名刺データは消されていますので、再度①からやり直してください。 【名刺データ取り込み画面】
□ 名刺管理ソフトから転送されたデータの取り込みを行わない場合。 ① 名刺管理ソフトでの転送を行ったが、JobMagicにデータを取り込まず処理を中止したい場合は、 JobMagicログイン後、アドレス帳の『名刺連携』ボタンから、『名刺データ取り込み画面』へ移動し、 『取込前名刺データ削除画面』へと移動して下さい。 ※削除を行わないと、名刺管理ソフトから次の転送を行うことができません。 【検索条件設定画面】 【名刺データ取り込み画面】 ② 削除対象のデータが存在する場合、『削除』ボタンが存在する画面に移動しますので、 『削除』ボタンを押し、データの削除を行って下さい。 【取込前名刺データ削除画面】
□ JobMagicに取り込みが完了した名刺データの削除を行いたい場合。 ① JobMagicに取り込みが完了した名刺データを削除されたい場合は、 JobMagicログイン後、アドレス帳の『名刺連携』ボタンから、『名刺データ取り込み画面』へ移動し、 『名刺データ一括削除画面』へと移動して下さい。 【検索条件設定画面】 【名刺データ取り込み画面】 ② 削除対象のデータが存在する場合、『削除』ボタンが存在する画面に移動しますので、 『削除』ボタンを押し、データの削除を行って下さい。 ※削除されるのは、個人アドレス帳の名刺データのみです。 【名刺データ一括削除画面】
□ 名刺連携機能に関する注意・制限事項 ① 対応ソフトや必要な環境に関して ・ 名刺連携機能の利用には、対応するMFPか、対応する名刺管理ソフトが必要です。 対応ソフト、及び別途必要なモジュールに関しては、以下のURLにてご確認下さい。
