目次第 1 章はじめに取扱いについて記載内容について... 6 第 2 章 Outlook 基本操作メッセージを確認する返信する新しいメッセージを作

(1)

1

e-yanka Office 365

Office 365

メール

(2)

2

e-yanka Office 365

第１章はじめに ... 5 １.1. 取扱いについて ... 6 １.2. 記載内容について ... 6 第２章 Outlook2013 ... 7 ２.1. 基本操作 ... 8 ２.1.1. メッセージを確認する ... 8 ２.1.2. 返信する ... 9 ２.1.3. 新しいメッセージを作成する ... 11 ２.1.4. 転送する ... 15 ２.1.5. メールにファイルを添付する ... 17 ２.1.6. 署名の作成 ... 19 ２.1.7. メールを印刷する ... 25 ２.1.8. メールを削除する ... 27 ２.2. メッセージのオプション機能 ... 28 ２.2.1. 配信されたことを確認する ... 29

(3)

3

e-yanka Office 365

２.2.2. 受信者が開封したことを確認する ... 30 ２.2.3. 重要度の設定 ... 31 ２.2.4. 秘密度の設定 ... 34 ２.2.5. 投票ボタン（投票/確認オプション） ... 37 ２.2.6. 投票ボタンの追加（投票/確認オプション） ... 39 ２.2.7. 返信先の指定（配信オプション） ... 42 ２.2.8. 指定日時以降に配信する（配信オプション） ... 45 ２.2.9. 期限切れ日時を指定する（配信オプション） ... 47 ２.2.10. 分類項目を設定する（配信オプション） ... 49 ２.3. 送信済みメッセージの保存先を変更する ... 53

第３章 Outlook Web App ... 56

３.1. Outlook Web App を開く ... 57

３.2. 基本操作 ... 58

３.2.1. メッセージを確認する ... 58

３.2.2. 返信する ... 59

(4)

4

e-yanka Office 365

３.2.4. 転送する ... 65 ３.2.5. メールに自分のパソコンにあるファイルを添付する ... 66 ３.2.6. 署名の作成 ... 69 ３.2.7. メールを印刷する ... 72 ３.2.8. メールを削除する ... 73 ３.3. メッセージオプションの機能 ... 74 ３.3.1. 配信されたことを確認する ... 74 ３.3.2. 受信者が開封したことを確認する。 ... 76 ３.3.3. 秘密度の設定 ... 79

(5)

5

e-yanka Office 365

(6)

6

e-yanka Office 365

１.1. 取扱いについて

本書は、発行日時点での情報を基に「Microsoft Office 365」製品に関する操作方法について解説しています。本書の内容はすべて、著作権法により保護されています。著者および発行者の許可を得ず、転載、複写、複製等の利用はできません。

１.2. 記載内容について

発行日時点での操作内容となります。本書の発行後に「Microsoft Office 365」の機能や操作方法、画面等が変更された場合、本書の記載内容通りに操作できなくなる可能性があります。

(7)

7

e-yanka Office 365

第２章

Outlook2013

本章では、Outlook2013 を起動して行うメールの利用方法を記載しています。

(8)

8

e-yanka Office 365

２.1. 基本操作

２.1.1. メッセージを確認する

手順① Outlookの起動画面を開き、「受信トレイ」が選択されていることを確認する。 ※選択されていない場合はクリックしてください。

(9)

9

e-yanka Office 365

※確認したいメッセージをダブルクリックした場合、別ウインドウにメッセージ内容が表示されます。

２.1.2. 返信する

手順① 返信したいメッセージを表示させる。

(10)

10

e-yanka Office 365

手順② メッセージ内容の上部にある「返信」（送信者だけに返信）あるいは「全員に返信」（送信者

に加え、宛先および CC に入っているすべての受信者へ返信）をクリックする。

(11)

11

e-yanka Office 365

２.1.3. 新しいメッセージを作成する

手順① 「新しい電子メール」をクリックし、メッセージ新規作成画面を開く。

(12)

12

e-yanka Office 365

手順③ 「宛先」をクリックし、”名前の選択”画面を開く。

(13)

13

e-yanka Office 365

手順⑤ CC,BCC で送りたい相手がいる場合は、手順④と同様に名前を選択してから、「CC」あるいは「BCC」をクリックし、入力ボックスへメールアドレスを入れる。宛先の種類説明 CC （Carbon Copy） 「CC」ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表示されます。 BCC

（Blind Carbon Copy）

「BCC」ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表示されません。

(14)

14

e-yanka Office 365

手順⑥ メールアドレスが入っていることを確認し、「OK」をクリックする。

手順⑦ アドレス帳にない場合、メッセージ新規作成画面の「宛先」横にあるボックスへ直接メールアドレ

スを入力する。

(15)

15

e-yanka Office 365

手順⑧ 「送信」をクリックする。

２.1.4. 転送する

(16)

16

e-yanka Office 365

手順② 「転送」をクリックする。

手順③ 宛先を入力し、「送信」をクリックする。※宛先の入力については【２.1.3 新しいメッセージを

(17)

17

e-yanka Office 365

２.1.5. メールにファイルを添付する

手順① 「新しい電子メール」をクリックし、メッセージ新規作成画面を開く。

(18)

18

e-yanka Office 365

手順③ 添付したいファイルを選択し、「挿入」をクリックする。

(19)

19

e-yanka Office 365

２.1.6. 署名の作成 署名を作成しておくと、メッセージの返信時や新規メールの作成時に、メッセージボックスに自動的に署名を入力させることができます。複数の署名を作成しておけば、メッセージ新規作成画面で簡単に署名を切り替えることができます。手順① 「ファイル」をクリックする。手順② 「オプション」をクリックし、“Outlook オプション“画面を開く。

(20)

20

e-yanka Office 365

手順③ 「メール」をクリックし、メールのオプション画面を開く。

(21)

21

e-yanka Office 365

手順⑤ 「新規作成」をクリックする。

(22)

22

e-yanka Office 365

手順⑦ 「署名の編集」ボックスをクリックし、新しい署名を入力する。

手順⑧ 新しいメッセージを作成するときに自動で署名を挿入したい場合は、“既定の署名の選択”メニ ューから、”新しいメッセージ”のプルダウンメニューをクリックし、作成した署名を選択する。

(23)

23

e-yanka Office 365

手順⑨ メッセージの返信や転送時に署名を挿入したい場合は、“返信／転送”のプルダウンメニューか ら作成した署名を選択する。

手順⑩ 「OK」ボタンをクリックする。

(24)

24

e-yanka Office 365

手順⑪ ”Outlook のオプション”画面に戻り、「OK」をクリックする。

※手順⑧および⑨で、既定の署名の選択を「（なし）」にした場合は、メッセージ作成時に、上部メニュ

(25)

25

e-yanka Office 365

２.1.7. メールを印刷する

手順① 印刷したいメールを表示する。

(26)

26

e-yanka Office 365

手順③ 「印刷」をクリックする。

(27)

27

e-yanka Office 365

２.1.8. メールを削除する

メールを削除する方法は 2 通りあります。

方法① 削除したいメールを選択し、上部メニューから「削除」をクリックする。

方法② 削除したいメールをマウスオーバーし、「×」をクリックする。

(28)

28

e-yanka Office 365

２.2. メッセージのオプション機能

メッセージのオプション機能を使うことで、メッセージが送信できているか、開封してもらえたかなどを確認することができます。「新しい電子メール」をクリックし、メッセージ新規作成画面を開いて操作を行ってください。 ↓ メッセージ新規作成画面

(29)

29

e-yanka Office 365

２.2.1. 配信されたことを確認する 手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブをクリックする。手順② 上部メニューにある「配信確認の要求」にチェック（✔）を入れ、メールを送信する。 ※配信が確認されると、送信者に確認メールが届きます。自動メールが届きます

(30)

30

e-yanka Office 365

２.2.2. 受信者が開封したことを確認する 手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブをクリックする。手順② 上部メニューにある「開封確認の要求」にチェック（✔）を入れ、メールを送信する。手順③ 相手がメールを受け取ると、送信先で開封メッセージのダイアログが表示されます。メールを開封した相手にダイアログが表示されます。

(31)

31

e-yanka Office 365

手順④ 相手がダイアログ（開封メッセージの要求）で「はい」をクリックした場合、送信元に確認メールが届きます。 ２.2.3. 重要度の設定 重要度の設定を変更すると、送信先へメッセージの重要度を伝えることができます。「高」、「標準」、および「低」の 3 種類があり、何も設定しない場合は「標準」が適用されています。自動メールが届きます

(32)

32

e-yanka Office 365

手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリック

し、”メッセージオプション”画面を開く。

手順② ”メッセージオプション”画面左上、「重要度」の横にあるプルダウンメニューから「高」あるいは

「低」を選択する。

(33)

33

e-yanka Office 365

手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。

※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に重要度がバー表示されます。

メールを受け取った相手に重要度が表示されます

(34)

34

e-yanka Office 365

２.2.4. 秘密度の設定 秘密度の設定を変更すると、送信先へメッセージの秘密度を伝えることができます。「標準」以外に、「個人用」、「親展」、「社外秘」の 3 種類があり、何も設定していない場合には、「標準」が適用されています。手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面 を開く。

(35)

35

e-yanka Office 365

手順② 「秘密度」の横にあるプルダウンメニューから「個人用」「親展」「社外秘」を選択する。

(36)

36

e-yanka Office 365

※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に秘密度がバー表示されます。

メールを受け取った相手に秘密度が表示されます

(37)

37

e-yanka Office 365

２.2.5. 投票ボタン（投票/確認オプション） 複数の人からアンケートなどの回答を集計したい場合に、投票ボタンを使ってすばやく結果を集めることが可能です。※この機能を利用するには、Exchange Online アカウントを使用してください。手順① メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブをクリック、「投票ボタンの使用」のプルダウンメニューから、「承認;却下」、「はい;いいえ」、「はい;いいえ;たぶん」のいずれかを選択する。手順② メールを作成し、「送信」をクリックする。 ※投票ボタンが追加された場合、「送信」の上にメッセージが表示されます。

(38)

38

e-yanka Office 365

※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に投票ボタンがバー表示されます。相手が投票すると、メッセージが表示され、送信元に返信されます。

※送信者が投票をして返信した場合、送信元へ投票結果が届きます。

送信先で投票バーが表示されます

(39)

39

e-yanka Office 365

２.2.6. 投票ボタンの追加（投票/確認オプション） 投票ボタンは、「承認;却下」、「はい;いいえ」、「はい;いいえ;たぶん」の 3 種類が設定されています。必要に応じて追加することも可能です。手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面 を開く。手順② 「投票ボタンを使う」にチェック（✔）を入れ、回答を入力する。 ※設定されていない回答、たとえば参加か不参加かの投票を行いたい場合には、「参加;不参加」のように文字の間を「;」（半角のセミコロン）で区切ってください。手順③ 「閉じる」をクリックする。

(40)

40

e-yanka Office 365

※投票ボタンが追加された場合、「送信」の上にメッセージが表示されます。

※相手がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上に投票ボタンがバー表示されます。相手が投票すると、メッセージが表示され、送信元に返信されます。

(41)

41

e-yanka Office 365

(42)

42

e-yanka Office 365

※相手が投票をして返信した場合、送信元へ下記のようなメールが届きます。 ２.2.7. 返信先の指定（配信オプション） メッセージを送る際に、返信先をこちらで指定しておけば、相手が「返信」をクリックするだけで、あらかじめ指定されたメール先へ返信されたメッセージを届けることができます。手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面 を開く。投票結果が届きます

(43)

43

e-yanka Office 365

手順② 「返信先の指定」にチェック（✔）を入れ、「宛先の選択」をクリックする。 ※チェックを入れた際、現在使用しているメールアドレスが自動的に表示されます。

(44)

44

e-yanka Office 365

手順④ メールアドレスが追加されていることを確認し、「OK」をクリックする。

手順⑤ 「返信先の指定」にメールアドレスが追加されていることを確認し、「閉じる」をクリックする。

(45)

45

e-yanka Office 365

２.2.8. 指定日時以降に配信する（配信オプション）

グリーティングカードなど、前もって作成しておいたメッセージを指定した日時に配信することができます。手順① 「オプション」タブをクリック、「配信タイミング」をクリックし、”メッセージオプション”画面を開く。

手順② ”メッセージオプション”画面の「配信オプション」にある「指定日時以降に配信」にチェック（✔）

(46)

46

e-yanka Office 365

手順③ 「閉じる」をクリックする。

手順④ 「配信タイミング」が青くなり、配信日時が指定されていることを確認し、「送信」をクリックする。

(47)

47

e-yanka Office 365

手順⑤ 送信トレイにメッセージが保存されていることを確認する。

２.2.9. 期限切れ日時を指定する（配信オプション）

期限切れ日時が指定されたメッセージは、送信先で受信されたのちに期限切れになると、取り消し線が引かれ、インフォメーションバーに期限切れを告知するメッセージが表示されます。

(48)

48

e-yanka Office 365

手順② ”メッセージオプション”画面の配信オプションにある「期限切れ日時の指定」にチェック（✔）を

入れ、日時を設定する。

(49)

49

e-yanka Office 365

手順④ メールを作成し、「送信」をクリックする。 ※期限が過ぎると送信済みアイテムにあるメッセージに取り消し線が引かれます。 ２.2.10. 分類項目を設定する（配信オプション） 作成するメッセージを色別や項目別に分類しておくことができます。たとえば、総務部に経費申請を行う場合に「経費」の分類項目を設定するなどしておけば、送信済みメッセージの中から、メールを効率よく探し出し、管理することができます。またメッセージ一覧の「並び替え」を使用する際にも分類項目別に表示することができ、便利です。手順① 「オプション」タブを開き、確認エリアの右下にある矢印をクリックし、”メッセージオプション”画面 を開く。

(50)

50

e-yanka Office 365

手順② ”メッセージオプション”画面にある「分類項目」をクリックする。

(51)

51

e-yanka Office 365

手順④ 表示されるダイアログ画面の「はい」をクリックする。

※分類項目の名前を変更したい場合は変更後、「はい」をクリックします。

(52)

52

e-yanka Office 365

手順⑥ メールを作成し、「送信」をクリックする。 ※メッセージは送信済フォルダーに保存され、分類項目の色が表示されています。「分類項目あり」をクリックし、プルダウンメニューから色を選択することで、該当メールだけを絞り込んで表示することができます。分類項目の色別にメールを検索することができます。

(53)

53

e-yanka Office 365

２.3. 送信済みメッセージの保存先を変更する

標準では、”メッセージオプション”画面の「送信済みアイテムフォルダーにメッセージのコピーを保存する」にチェック（✔）が入っており、送信したメッセージはすべて送信済みアイテムフォルダーに保存されています。他のフォルダーに保存先を変更することができ、メールを整理することが可能です。手順① 「送信済みアイテム」を右クリックし、プルダウンメニューから「フォルダーの作成」を選択する。手順② フォルダー名を入力し、新しいフォルダーを作成する。

(54)

54

e-yanka Office 365

手順③ メッセージ新規作成画面にある「オプション」タブを開き、「指定の場所に送信済みアイテムを

保存」をクリック、プルダウンメニューから「その他のフォルダー」を選択する。

手順④ 手順②で作成したフォルダー名をクリックし、「OK」をクリックする。

※フォルダーが隠れている場合は、「送信済みアイテム」左にある▼をクリックしてください。

(55)

55

e-yanka Office 365

(56)

56

e-yanka Office 365

第３章

Outlook Web App

本章では、IE などのブラウザ上で操作する Outlook Web App（OWA）にサインインして行うメールの利用方法を記載しています。

ブラウザを立ち上げ、Office365 にサインインし、

Outlook Web Appを開いてから操作を行ってください。

(57)

57

e-yanka Office 365

３.1. Outlook Web App を開く

手順① Office365 にサインインする。

(58)

58

e-yanka Office 365

３.2. 基本操作

３.2.1. メッセージを確認する

手順① 「受信トレイ」をクリックする。

(59)

59

e-yanka Office 365

３.2.2. 返信する

手順① 返信したいメッセージを表示させる。

手順② メッセージ内容の上部にある「返信」（送信者だけに返信）あるいは「全員に返信」（送信者

に加え、宛先および CC に入っているすべての受信者へ返信）をクリックする。

(60)

60

e-yanka Office 365

３.2.3. 新しいメッセージを作成する

手順① 「+新規作成」をクリックする。

(61)

61

e-yanka Office 365

手順③ 「宛先」項目の「+」をクリックし、アドレス帳を表示させる。

手順④ アドレスが表示されていない場合は、「>>」をクリックする。（アドレス一覧が表示された場合は、手順⑥へ進んでください）

(62)

62

e-yanka Office 365

手順⑤ 「All Users」をクリックする。

(63)

63

e-yanka Office 365

手順⑦ 宛先に名前が入っていることを確認し、「OK」をクリックする。手順⑧ CC,BCC で送りたい相手がいる場合は、「CC」あるいは「BCC」の横をクリックし、手順③～手順⑥と同様に名前を選択する。宛先の種類説明 CC （Carbon Copy） 「CC」ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表示されます。 BCC

（Blind Carbon Copy）

「BCC」ボックスに入力された相手には、他の受信者のメールアドレスが表示されません。

(64)

64

e-yanka Office 365

手順⑨ アドレス帳にない場合、「宛先」、「CC」あるいは「BCC」の横をクリックし、直接メールアドレスを入力し、キーボードの「Enter」キーを押す。

(65)

65

e-yanka Office 365

３.2.4. 転送する

手順① 転送したいメッセージ内容を表示する。

(66)

66

e-yanka Office 365

手順③ 宛先を入力し、「送信」をクリックする。※宛先の入力については【２.1.3 新しいメッセージを

作成する】を参照してください。

３.2.5. メールに自分のパソコンにあるファイルを添付する

手順① メッセージ新規作成画面を開き、「挿入」をクリックする。

(67)

67

e-yanka Office 365

手順③ 「コンピューター」をクリックし、ファイル選択画面を開く。

(68)

68

e-yanka Office 365

手順⑤ 「添付ファイルとして送信」をクリックする。

手順⑥ メッセージ作成画面にファイルが添付されていることを確認し、宛先、件名およびメッセージを入力後、「送信」をクリックする。

(69)

69

e-yanka Office 365

３.2.6. 署名の作成

Outlook2013 と同様、署名を作成しておけば、メッセージの返信時や新規メールの作成時にメッセー

ジボックスへ署名を自動入力させることができます。

手順① 画面右上にある「オプション」（）をクリック、プルダウンメニューから「オプション」を選択する。

(70)

70

e-yanka Office 365

手順③ 「送信メッセージに自動的に署名を追加する」にチェック（✔）を入れる。

(71)

71

e-yanka Office 365

手順⑤ 新しいメッセージの作成画面を開き（【２.1.3 新しいメッセージを作成する】を参照）、署名

が挿入されていることを確認する。

※手順③でチェックを入れずに署名を作成した場合は、自動で挿入されません。

新しいメッセージの作成画面にある「挿入」をクリックし、プルダウンメニューから「署名」を選択し、挿入して

(72)

72

e-yanka Office 365

３.2.7. メールを印刷する

手順① 印刷したいメールを選択し、画面右上にある「…」をクリック、プルダウンメニューから「印刷」を選

択し、印刷用画面の別ウインドウを開く。

(73)

73

e-yanka Office 365

３.2.8. メールを削除する

手順① 削除したいメールを選択する。

(74)

74

e-yanka Office 365

３.3. メッセージオプションの機能

Outlook2013同様、メッセージのオプション機能を使うことで、メッセージが送信できているか、開封してもらえたかなどを確認することができます。 ３.3.1. 配信されたことを確認する 手順① 「＋新規作成」をクリックし、新しいメッセージの作成画面を開く。手順② 「…」をクリック、プルダウンメニューから「メッセージオプションの表示」を選択する。

(75)

75

e-yanka Office 365

手順③ 表示された“メッセージオプション”画面にある「配信確認メッセージを要求する」にチェック（✔）

を入れ、「OK」をクリックする。

(76)

76

e-yanka Office 365

※送信先に配信が確認されると、送信者に確認メールが届きます。

３.3.2. 受信者が開封したことを確認する。

手順① 「＋新規作成」をクリックし、新しいメッセージの作成画面を開く。

自動メールが届きます

(77)

77

e-yanka Office 365

手順② 「…」をクリック、プルダウンメニューから「メッセージオプションの表示」を選択する。

手順③ 表示された“メッセージオプション”画面にある「開封確認メッセージを要求する」にチェック（✔）

(78)

78

e-yanka Office 365

※送信相手がメールを受け取ると、送信先で開封メッセージの要求メッセージが表示されます。

メールを開封した相手に要求メッセージが表示されます。

(79)

79

e-yanka Office 365

手順⑤ 送信相手が開封メッセージの要求で「ここをクリックしてください」をクリックした場合、送信者に確認メールが届きます。 ３.3.3. 秘密度の設定 秘密度の設定を変更すると、送信先へメッセージの秘密度を伝えることができます。手順① 「＋新規作成」をクリックし、新しいメッセージの作成画面を開く。自動メールが届きます

(80)

80

e-yanka Office 365

手順② 「…」をクリック、プルダウンメニューから「メッセージオプションの表示」を選択する。

手順③ 表示された“メッセージオプション”画面にある秘密度のプルダウンメニューから「個人用」「親展」

(81)

81

e-yanka Office 365

手順④ メールを作成し、秘密度が設定されていることを確認し、「送信」をクリックする。

※送信先がメッセージを受け取った際、メッセージ内容の上にバーで秘密度が表示されます。

メールを受け取った相手に秘密度が表示されます

目次 第 1 章はじめに 取扱いについて 記載内容について... 6 第 2 章 Outlook 基本操作 メッセージを確認する 返信する 新しいメッセージを作

Office 365

メール

目次

１.1. 取扱いについて

１.2. 記載内容について

第２章

Outlook2013

２.1. 基本操作

２.2. メッセージのオプション機能

２.3. 送信済みメッセージの保存先を変更する

第３章

Outlook Web App

３.1. Outlook Web App を開く

３.2. 基本操作

３.3. メッセージオプションの機能

目次第 1 章はじめに取扱いについて記載内容について... 6 第 2 章 Outlook 基本操作メッセージを確認する返信する新しいメッセージを作