給与奉行で管理する、個人番号
目 次
第１章 給与奉行で個人番号の入力・管理をする
１． 給与奉行で個人番号を管理する場合の業務フロー
Ｐ ５
２． 個人番号を収集・保管するまでの流れ
Ｐ ６
３． 個人番号の管理を行うメニュー
Ｐ ７
４． 【 事前準備 】 メニュー権限を設定する
Ｐ ８
５． 【 事前準備 】 個人番号を扱うための権限を設定する
Ｐ ９
６． 【 権限管理】 個人番号に関する権限の設定例
Ｐ １０
７． 個人番号を入力する
Ｐ １１~１４
８． 個人番号データを出力する
Ｐ １５~１７
９． 個人番号データを受け入れる
Ｐ １８
１０．個人番号を利用（出力・参照）する
Ｐ １９~ ２０
１１．個人番号を削除する
Ｐ ２１
１２．個人番号に関する操作履歴を確認する
Ｐ ２２~２３
第２章 OBCマイナンバーサービスと、給与奉行を連携する
１． 個人番号関連のメニュー
Ｐ ２６
２． 給与奉行と『OBCマイナンバーサービス』を連携する
Ｐ ２７~２８
３． 社員情報を『OBCマイナンバーサービス』に連携する
OBCマイナンバーサービスに社員を新しく登録する場合
Ｐ ２９~３１
OBCマイナンバーサービスに社員の扶養家族情報を追加する
Ｐ ３２
OBCマイナンバーサービスに社員の変更情報を更新する
Ｐ ３３
退職社員について、OBCマイナンバーサービスの利用を停止する
Ｐ ３４
OBCマイナンバーサービスの利用者と、給与奉行の社員を紐付ける。
Ｐ ３５
給与奉行で個人番号の
入力・管理をする
※OBCマイナンバーサービスをご利用のお客様は、メニューの使用方法が異なる
可能性があります。第２章をご確認下さい。
２．個人番号を収集・保管するまでの流れ
※給与奉行で入力・管理する場合＜ 前準備 ＞ お使いのコンピュータへ セキュリティ・ウィルス対策を行う 給与奉行のプログラムをセットアップする あらかじめ、お使いのコンピュータに対して セキュリティ対策・ウィルス対策を行いましょう。 給与奉行のバージョン2.14以降を セットアップします。 ＜ 給与奉行で行う前準備 ＞ メニュー権限を設定する 個人番号を扱うための権限を設定する 新しく追加された個人番号処理メニューに 対して、個人番号を扱う利用者にメニュー 権限を与えます。 個人番号を扱う利用者だけに、個人番号 利用権限を与えます。 ＜ 運用 ＞ 個人番号を収集し、本人確認を行う 個人番号の収集と本人確認を行います。 ※給与奉行で行うことはできません。 正社員やパート・アルバイトを含めた個人番号を 収集するすべての従業員に対して「本人の実在 性」と「番号の真正性」を確認しておいて下さい。 ＜ 給与奉行で行う作業 ＞ 個人番号を登録する 個人番号を利用（出力・参照）する 個人番号を削除する 個人番号に関する操作履歴を確認する
３．個人番号の管理を行うメニュー
※給与奉行で入力・管理する場合[社員情報]－[４.個人番号処理]－各メニュー
回収した個人番号を、社員ごとに 一括入力することができます。 入力した個人番号を、CSVデータとし て出力するメニューです。 CSVデータで用意した個人番号を給与 奉行に受け入れるメニューです。 個人番号を参照・入力・削除・出力し た操作履歴を確認できるメニューです。 個人番号は、社員情報登録とは別に入力・管理します。 個人番号の入力・出力・画面参照ができます。４．【 事前準備 】 メニュー権限を設定する
給与奉行を起動する際に、利用者アカウント・パスワードを入力している場合は、 設定を行います。起動時に右画面が表示されてない場合は、設定する必要はありません。付与する権限にチェックを付けます。 ○個人番号を参照・出力できるように設定 する場合は、「出力・参照」に チェックを付けます。 ○個人番号を入力・修正する場合は、 「新規・修正」にもチェックを付けます。 以下のメニューの権限設定を行います。 [社員情報]-[4.個人番号処理]-[個人番号一括入力]メニュー -[個人番号操作履歴]メニュー [個人番号データ作成]・[個人番号データ受入]メニューは、 データでの個人番号のやり取りを行う場合に設定します。
５．【 事前準備 】 個人番号を扱うための権限を設定する
メニュー権限設定を行っていても、個人番号の利用権限がないと各メニューを操作することはできません。 個人番号を取り扱う利用者は、「個人番号利用権限」を設定します。個人番号を扱う利用者だけに個人番号利用権限を与えることで、 個人番号を入力・出力等を行うことができる人を絞り込むことができます。 個人番号利用制限が許可されていない利用者は、個人番号を利用する メニューや、出力する機能は操作できません。 個人番号を扱う利用者だけ「-」をダブルクリック すると「○」許可となります。 ※初期値は「-」と設定されています。個人番号を利用する 場合は、必ず設定してください。 ① [導入処理]-[２.運用設定]-[１.会社運用設定]メニュー
② [導入処理]-[９.権限登録]-[１.個人番号利用権限登録]メニュー
６．【 権限管理】 個人番号に関する権限の設定例
４．５．でご紹介しました[メニュー権限]／[個人番号利用権限]の組み合わせによって、
このような利用者を登録できます。
パターン① 利用者Ａさん ・個人番号の入力ＯＫ ・各帳票・メニューより個人番号の出力もＯＫメニュー権限 →各メニューで、入力・出力に「○」 個人番号利用権限 → 個人番号を入力・出力するので「○」 パターン② 利用者Ｂさん ・個人番号の入力ＯＫ ・各帳票・メニューより個人番号の出力はＮＧ
メニュー権限 →[個人番号一括登録]メニューの 新規・修正に「○」 その他各メニューの出力に「×」 個人番号利用権限 →個人番号を入力するので「○」 パターン③ 利用者Ｃさん ・個人番号の入力はＮＧ ・源泉徴収票メニューより、源泉徴収票の印刷はＯＫ
メニュー権限 → [個人番号一括入力]メニューは権限なし [源泉徴収票]メニューの出力に「○」 個人番号利用権限 →個人番号を印刷させてもいいので「○」
７．個人番号を入力する
※給与奉行で入力・管理する場合[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.個人番号一括入力]メニュー 「基本設定」ページ
各社員の個人番号や確認書類を登録します。また、社員の扶養家族の個人番号も登録します。 個人番号について、今回行う処理内容を選択します。 個人番号を新しく入力する時は「入力」を、すでに入力 済みの個人番号を修正する場合は「修正」を選択します。 また、処理区分ごとに履歴が残ります。 個人番号を入力する順番を設定します。 部門ごとに個人番号を回収している場合は、順序を 【所属順】にすることで、入力しやすくなります。 入力画面に表示させる社員の範囲を指定します。 退職者を含めるか、設定することができます。[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.個人番号一括入力]メニュー 「詳細設定」ページ
個人番号を入力する画面上で表示させたい基本情報 にチェックを付けます。 上記チェックを付けた情報で、スクロールした場合 でも常に見ることができる【固定項目】にしたい 基本情報を選択します。 給与奉行内に、個人番号確認書類※1身元確認書類※2 を保存・参照する場合にチェックを付けます。 身元確認書類は、最大2枚まで登録できます。 ※１…個人番号通知カード・個人番号カードの裏面・住民票の写しなど ※２…運転免許証・パスポート・個人番号カードの表面など 各社員に対して、誰が・いつ本人確認を行ったかを 記録する場合はチェックを付けて入力します。 ※詳細設定で入力した確認者・確認日付は、入力画面から 一人ずつ変更することもできます。７．個人番号を入力する
※給与奉行で入力・管理する場合[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.個人番号一括入力]メニュー 処理画面 （ 入力処理 ）
[条件設定-詳細設定]ページで設定した 基本情報が表示されます。 太線の右側からスクロールされます。 個人番号を入力します。 入力した番号が不正である可能性がある場合 はメッセージが表示され、登録できません。 Enterキーを押した時のカーソルの動きを設定 することができます。※現在は横に移動しま す。F8[↓移動]を押すと下に動きます。 [条件設定-詳細設定]ページで設定すると、 確認書類を添付できます。クリックすると [参照]ボタンが表示されます。※社員のみ７．個人番号を入力する
※給与奉行で入力・管理する場合 太線[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.個人番号一括入力]メニュー （ 修正処理 ）
修正時 画面イメージ７．個人番号を入力する
※給与奉行で入力・管理する場合 入力済みの社員・扶養親族の個人番号や確認書類の 添付を修正することができます。 未登録の社員は表示されません。 個人番号が、未登録の社員は表示されません。 初めて個人番号を入力する場合は、処理区分を「修正」 ではなく「入力」とします。８．個人番号データを出力する
※給与奉行で入力・管理する場合[社員情報]－[４.個人番号処理]－[２.個人番号データ作成]メニュー
「基本設定/出力設定」ページ
当システムの個人番号データを、テキストファイル形式などの個人番号データとして作成します。 作成された個人番号データは、Microsoft Excelなどの他のアプリケーションソフトで使用できます。出力する個人番号を表示する 順番を選択します。 [個人番号一括入力]メニューで、 番号を入力していない社員や扶養 親族を出力する場合はチェックを 付けます。 転送ファイルを選択すると、CSV データが作成できます。 [個人番号データ受入]メニューで 受け入れ可能な形式で作成する場 合は、[OBC受入形式]を選択します。 作成するデータの保存先を、 [参照]ボタンから指定します。 ファイル形式を「転送ファイル」と 指定した場合
８．個人番号データを出力する
※給与奉行で入力・管理する場合[社員情報]－[４.個人番号処理]－[２.個人番号データ作成]メニュー
「出力設定/項目選択」ページ
ファイル形式を「Excelファイル」と 指定した場合 Excelデータとして出力したい場合 に「Excelファイル」を選択します。 チェックを付けると、出力する際に パスワードの設定画面が表示されます。 Excelを開くときにパスワードを要求し ます。 出力するときに、Excel画面をすぐに 立ち上げる場合は「Microsoft Excel を起動する」を選択します。 データを直接メールに添付する場合 は、「Microsoft Outlookでメール送 信する」を選択します。 出力したい項目を選択します。「選択 済項目」に表示されている項目を出力 します。[選択]ボタンで選びます。 [出力開始]ボタンを押すと、出力します。
８．個人番号データを出力する
※給与奉行で入力・管理する場合[社員情報]－[４.個人番号処理]－[２.個人番号データ作成]メニュー 出力イメージ
条件設定で「パスワードを設定す る」にチェックを付けると、出力 時に設定画面が表示されます。 ★ＣＳＶ出力をした場合の出力イメージ★Ｅｘｃｅｌ出力をした場合の出力イメージ
[OBC受入形式]の場合は、そのまま [個人番号データ受入]メニューで 受入できます。
９．個人番号データを受け入れる
※給与奉行で入力・管理する場合[社員情報]－[４.個人番号処理]－[３.個人番号データ受入]メニュー
「基本設定/受入ファイル設定」ページ CSV形式で作成した個人番号データを、給与奉行に受け入れます。 受け入れた個人番号データは、[個人番号一括入力]メニューで確認することができます。受け入れを行うデータの形式を選択します。 「ＯＢＣ受入形式」を使用すると、データ作成時に「ＯＢＣ受入形式」 で作成したデータを、そのまま受け入れることができます。 用意した受入データを[参照]ボタンから選択します。 画面下に、選択したデータのプレビュー画面が表示されます。 すでに登録されている個人番号データを上書きする場合 はチェックを付けます。
１０．個人番号を利用（出力・参照）する
源泉徴収票に個人番号の記載が必要な場合に、個人番号を印刷します。
[年末調整]－[３.源泉徴収票]－[１.源泉徴収票]メニュー 印刷条件設定
あらかじめ入力した個人番号を印字する場合は、 チェックを付けると、税務署に提出する左側の 源泉徴収票に個人番号が印字されます。 OBCマイナンバーサービスを 使用している場合のみ、個人番号を 使用するためのログイン画面、電子証 明書の選択画面が表示されます。１０．個人番号を利用（出力・参照）する
提出書類に個人番号の記載が必要な場合に、個人番号を出力・参照します。
[年末調整]－[３.源泉徴収票]－[１.源泉徴収票]メニュー
左側の税務署提出用のみ 個人番号が出力されます。 従業員本人の 個人番号 配偶者の 個人番号 扶養親族の 個人番号 ※源泉徴収票の様式は変更になる可能性があります。１１．個人番号を削除する
※給与奉行で入力・管理する場合[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.個人番号一括入力]メニュー （ 削除処理 ）
給与奉行で保管する必要のない個人番号を 削除する場合は、こちらを選択します。 退職社員の個人番号を削除する 場合は、チェックを付けて 退職年月日を指定します。 表示されているすべて人に チェックを付ける場合は、 F7[全選択]ボタンを押します。 Ｆ２［実行］ボタンを押すと 個人番号・確認書類・確認者などの 情報が削除されます。１２．個人番号に関する操作履歴を確認する
※給与奉行で入力・管理する場合[社員情報]－[４.個人番号処理]－[４.個人番号操作履歴]メニュー
個人番号に関わる操作履歴を確認することができます。どの作業を行った履歴を確認したいかを選択します。 さらに、検索条件を絞り込むことができます。 ＜設定例＞ ・【 ttanaka が操作した】履歴を確認したい場合… 「利用者アカウント」にチェックを付けて利用者名を入力します。 ・【小山さんの個人番号を操作した】履歴を確認したい場合… 「氏名」にチェックを付けて、社員名を入力します。
１２．個人番号に関する操作履歴を確認する
※給与奉行で入力・管理する場合[社員情報]－[４.個人番号処理]－[４.個人番号操作履歴]メニュー
個人番号に関わる操作履歴を確認することができます。「誰が」「いつ」「どの社員の個人番号に」 対して「どのような操作をしたのか」を 画面上で確認することができます。 Ｅｘｃｅｌに出力 することもできます。
【OBC Netサービス】 奉行オンラインサービス- 「製品ツールダウンロード」
OBCマイナンバーサービスと、
給与奉行を連携する
１．個人番号関連のメニュー
※『OBCマイナンバーサービス』で収集・管理する場合[導入処理]-[２.運用設定]-[７.OBCマイナンバーサービス運用設定]メニュー
[社員情報]-[４.個人番号処理] - 各メニュー
『OBCマイナンバーサービス』と給与奉行の 会社データの紐付けを行います。 ※一番始めに設定して頂くメニューです。 給与奉行で登録されている社員情報を、 『OBCマイナンバーサービス』に連携する メニューです。 『OBCマイナンバーサービス』で保管して いる個人番号を参照・入力できるメニューです。 ※基本的にはサービス側で行います。 個人番号を、CSVデータとして出力するメニューです。 ※サービス側で出力することができるため、基本的には使用しません。 給与奉行で個人番号を参照・入力・削除・出力した 操作履歴を確認できるメニューです。 ※サービス側でもサービス・給与奉行の操作ログを 確認できるため、基本的には使用しません。 CSVデータで用意した個人番号を給与奉行に 受け入れるメニューです。 ※サービス側で行うため、基本的には使用しません。２．給与奉行と『OBCマイナンバーサービス』を連携する
[導入処理]－[２.運用設定]－[７.OBCマイナンバーサービス運用設定]メニュー
『OBCマイナンバーサービス』を利用するために、奉行接続情報の貼り付けや、個人番号の保管先を設定します。 また、『OBCマイナンバーサービス』との接続テストを行い、『OBCマイナンバーサービス』を利用できるかを確認します。 『OBCマイナンバーサービス』の[システム運用設定]-[システム 連携]ページで奉行連携を【する】と設定した時に 表示される「接続情報」を貼り付けます。 ［OBCマイナンバーサービス運用設定］ メニューを開くと、接続情報登録画面が 立ち上がります。２．給与奉行と『OBCマイナンバーサービス』を連携する
[導入処理]－[２.運用設定]－[７.OBCマイナンバーサービス運用設定]メニュー
『OBCマイナンバーサービス』を利用するために、奉行接続情報の貼り付けや、個人番号の保管先を設定します。 また、『OBCマイナンバーサービス』との接続テストを行い、『OBCマイナンバーサービス』を利用できるかを確認します。 『OBCマイナンバーサービス』の[システム運用設 定]-[システム連携]ページにある「接続情報」を 貼り付け、[OK]ボタンを押します。 『OBCマイナンバーサービ ス』の利用者IDとパスワード を入力します。 電子証明書を選択します。 個人番号を『OBCマイナンバーサービス』 上で管理しない場合のみ 『給与奉行（法定調書奉行・人事奉行）』 を選択します。 接続設定をしたサービス上 の会社名が表示されます。３．社員情報を『OBCマイナンバーサービス』に連携する
[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.OBCマイナンバーサービス利用者設定]メニュー
（基本設定/集計対象設定ページ） 給与奉行の社員情報の内容をもとに、『OBCマイナンバーサービス』の利用者情報を登録・修正します。 『OBCマイナンバーサービス』へ、新しく社員を追加 する場合は「利用者情報の初期設定」を選択します。 既にサービス上に登録されている利用者に、情報を上書きする 場合は、「利用者情報の更新」を選択します。OBCマイナンバーサービスに社員を新しく登録する場合
サービス側に追加する社員を絞り込みます。 [社員番号][所属][雇用区分]などで絞り込むことが出来ます。３．社員情報を『OBCマイナンバーサービス』に連携する
[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.OBCマイナンバーサービス利用者設定]メニュー
（詳細設定ページ） 給与奉行の社員情報の内容をもとに、『OBCマイナンバーサービス』の利用者情報を登録・修正します。 『OBCマイナンバーサービス』で、社員自身に個人番号を提出させる場合は チェックを付けます。 個人番号を郵送や対面などで収集し、総務部で入力するなど、サービスを 使用して収集しない場合はチェックを付けます。 チェックを付けると、必要のない利用者ID・パスワードの設定欄がグレー バックとなり、入力する必要がなくなります。OBCマイナンバーサービスに社員を新しく登録する場合
社員がサービスにログインする時に使用する【利用者ID】を自動生成する ことができます。自動生成するIDは[設定]ボタンを押して設定します。 社員がサービスにログインする時に使用する【パスワード】を設定したり、 自動生成ができます。 ただし、サービス側でも自動生成することが出来るため、このタイミング で設定をしない場合は「設定しない」を選択します。 階層指定設定例 利用者Ａさん 給与奉行上の所属：営業部 第一課 Aグループ（※部門名） 階層指定「第１階層」 → 営業部 階層指定「第２階層」 → 営業部 第一課 階層指定「第３階層」 →営業部 第一課 Aグループ ※階層に関わらず、各社員の所属する 末端階層が表示されます。 100：営業部 111:営業部 第一課 Ａグループ 110：営業部 第一課 階層指定「全階層」 →営業部 第一課 Aグループ３．社員情報を『OBCマイナンバーサービス』に連携する
[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.OBCマイナンバーサービス利用者設定]メニュー
給与奉行の社員情報の内容をもとに、『OBCマイナンバーサービス』の利用者情報を登録・修正します。OBCマイナンバーサービスに社員を新しく登録する場合
『利用者IDの自動生成』を行っており、『社員番号』と設定していたので 自動的に表示されていることが確認できます。 集計対象として、サービス側の利用者として登録されていない人が表示さ れますが、その中で『OBCマイナンバーサービス』で個人番号を管理しない 人がいれば、【登録対象】のチェックを外します。 メールアドレスなど、追加で登録した上でサービス側に取り込みたい 項目がある場合は、手入力することができます。 F12[登録]ボタンを押すと、『OBCマイナンバー サービス』に利用者を自動登録します。 入力時 画面イメージ３．社員情報を『OBCマイナンバーサービス』に連携する
[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.OBCマイナンバーサービス利用者設定]メニュー
（基本設定ページ） 給与奉行の社員情報の内容をもとに、『OBCマイナンバーサービス』の利用者情報を登録・修正します。 新たに個人番号を収集する扶養家族が追加された場合に、 「扶養家族情報の追加」を選択します。OBCマイナンバーサービスに社員の扶養家族情報を追加する
給与奉行の[社員情報登録]メニューで、 新しく登録された扶養家族が表示されます。 サービスと連携する場合は、F12[実行] ボタンを押します。 ＜ 新しい扶養家族を追加するまでの流れ ＞ ① 給与奉行 [社員情報登録]メニュー「家族・所得税」 ページに、新しい扶養家族を登録 ② 給与奉行 [OBCマイナンバーサービス利用者設定] メニューの「扶養家族情報の追加」より、『OBCマイ ナンバーサービス』に扶養家族を追加します。 ③ 『OBCマイナンバーサービス』で、新しく追加された 扶養家族の、個人番号を提出してもらいます。３．社員情報を『OBCマイナンバーサービス』に連携する
[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.OBCマイナンバーサービス利用者設定]メニュー
（基本設定/詳細設定ページ） 給与奉行の社員情報の内容をもとに、『OBCマイナンバーサービス』の利用者情報を登録・修正します。 登録されている社員の、「社員番号」「氏名」「メールアドレ ス」「所属」「家族情報（家族氏名）」が変更になった際に、 サービス側の情報を更新します。OBCマイナンバーサービスに社員の変更情報を更新する
＜ 変更した社員情報を更新するまでの流れ ＞ ① 給与奉行 [社員情報登録]メニューで、社員情報 を修正します。 ② 給与奉行 [OBCマイナンバーサービス利用者設定] メニューの「利用者情報の更新」より、『OBCマイナン バーサービス』に更新された社員情報を送ります。 更新をかける項目にチェックを付けます。 例えば所属が変更になり、社員情報登録 で変更した場合は、「所属」にチェック を付けて更新を行います。 現在の社員情報登録の情報が表示されます。 サービス上の所属を変更する社員にチェックを 付けて、F12[登録]ボタンを押します。３．社員情報を『OBCマイナンバーサービス』に連携する
[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.OBCマイナンバーサービス利用者設定]メニュー
（基本設定/集計対象設定/詳細設定ページ） 給与奉行の社員情報の内容をもとに、『OBCマイナンバーサービス』の利用者情報を登録・修正します。 退職社員について『OBCマイナンバーサービス』の 利用を停止する場合に使用します。退職社員について、OBCマイナンバーサービスの利用を停止する
退職年月日を指定できます。範囲指定や、指定し た日付より前に退職した社員を絞り込みます。 今すぐサービスの利用を禁止する場合 は【無効】を選択し、指定した期間か ら利用を禁止する場合は【有効期限を 設定する】を指定します。 条件設定で設定した内容にしたがって、 退職社員が表示されます。 F12[登録]ボタンで連携されます。３．社員情報を『OBCマイナンバーサービス』に連携する
[社員情報]－[４.個人番号処理]－[１.OBCマイナンバーサービス利用者設定]メニュー
（基本設定/集計 対象設定ページ） 給与奉行の社員情報の内容をもとに、『OBCマイナンバーサービス』の利用者情報を登録・修正します。 OBCマイナンバーサービスに利用者を登録してあり、 給与奉行の社員と紐付けを行いたい場合に使用します。OBCマイナンバーサービスの利用者と、給与奉行の社員を紐付ける。
サービスと給与奉行で、すでに連携されている利用者 についても確認したい場合はチェックを付けます。 左側にサービスの利用者・右側に給与奉行上の社員が表示されます。 設定が終わっていない人は、給与奉行上の社員を設定します。－禁無断転載－ 著 者 株式会社オービックビジネスコンサルタント 発行者 株式会社オービックビジネスコンサルタント 東京都新宿区西新宿６丁目８番１号 住友不動産オークタワー TEL ０３－３３４２－１８８０ http://www.obc.co.jp SY304H28P
