事前申請：申請処理（構成）

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事前申請：申請処理（構成）

設定ガイド

最終更新日: 2012 年

10

月

19

日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

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改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2016 年 10 月 20 日「アクセス権」およびガイドコンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありま

せん。

2016 年 1 月 25 日インポート / 抽出の仕様への参照を変更しました。内容の変更はありません。

2015 年 6 月 12 日新 UI のスクリーンショットを更新しました。内容の変更はありません。

2014 年 9 月 17 日 2 種類のユーザーインターフェースについての情報を追加しました。内容の変更はあり

ません。

2014 年 1 月 20 日表紙と著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2013 年 2 月 26 日名称を「Travel Request」から「Request」に変更しました。その他の内容に変更はあ

りません。

2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 10 月 19 日出張申請の再オープンに関する情報を追加しました。

2012 年 2 月 17 日 [ワークフロー変更後にリスト内の次の申請を開く] オプションに関する情報を追加しま

した。

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日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2012 年 1 月 20 日編集 / 追加 / 削除の照会に関する情報を追加しました。

2011 年 12 月 16 日処理者ページのリストの設定に関する情報を追加しました。

2011 年 11 月 18 日初版発行

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申請処理（構成）

Section 1: アクセス権

この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて Concur クライアントサポートにご依頼ください。

Section 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請

事前申請サービス（旧称購買申請）は、Request または Concur Request とも呼ばれます。

Section 3: 事前申請の機能の概要

ユーザーへの表示、承認者への表示、ワークフロー設定、基本的な設定など、申請の全般情報については、設定ガイド「事前申請 : Overview」をご参照ください。

Section 4: 事前申請の構成

事前申請に関する実装をすべて行った場合でも、全機能は利用可能な状態になりません。

構成 事前申請の利用

スタンドアロンオプションで利用可能

経費精算との統合（出張予約なし）オプションで利用可能

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構成 事前申請の利用

出張予約との統合（経費精算なし）オプションで利用可能

経費精算および出張予約との統合オプションで利用可能

Section 5: 申請処理の概要

申請処理者は申請ページで、申請の確認、印刷、および管理を行います。

処理者ロールの種類

事前申請処理に関連するロールは次の 3 つです。

• TMC 代理店 : お客様が、このロールを一社または複数の旅行手配会社（Travel

Management Company = TMC）や社内の旅行会社に割り当てます。地域によっては、

ユーザーが申請を提出した後で、かつ承認者が受け取る前に TMC 代理店が申請にアクセスすることが適切である場合もあります。その場合、申請承認者へ正確な金額を提出するために、TMC 代理店がセグメントの追加や編集をすることができます。

• 事前申請管理者 : お客様がひとり以上の従業員に割り当てるロールです。この処理者ロ ールは、実質的にすべての申請を閲覧でき、あらゆる操作を行うことができます。

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• 申請監査 : 読取専用ロールです。お客様は、このロールを TMC、社内の旅行会社、ある いは申請に読取専用アクセスを必要とするその他のユーザーに割り当てることができます。

これらのロールのユーザーは、一般的に「処理者」と呼ばれます。以降のページで、それぞれのロールについてさらに詳しく説明しています。

代理の委託

処理者ロールは、いずれも代理に委託することはできません。

Section 6: 処理者への表示

処理者ユーザーガイド

以降のページでは、処理者への表示の概要を説明しています。詳しくは、ユーザーガイド「事前申請：申請処理」をご参照ください。

本ユーザーガイドは、オンラインヘルプからアクセスできます。

アクセス

処理者ロールが割り当てられている場合、[事前申請] メニューに [申請の処理] オプションが表示されます。

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列

既定では、以下の情報（列）が処理者ページに表示されます。

• 差戻し履歴あり（この名前は列見出しには表示されません）

• コメントあり（この名前は列見出しには表示されません。表示するにはアイコンをクリックします）

• 領収書イメージあり（この名前は列見出しには表示されません。表示するにはアイコンをクリックします）

• 申請（名前）

• 申請 ID

• 提出日

• 従業員名

• 承認ステータス

• 承認総額

• 開始日

• 目的

いずれの列でも並べ替えが可能です。

ページに列を追加するには、[リストの設定] をクリックします。

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処理および表示

申請を選択して開きます。

申請ヘッダー、セグメント、コメントなどが表示されます。必要に応じて、承認または差戻しも可能です。

処理者ツールでは、管理および表示できる申請はロールによって異なるため注意が必要です。詳細は、以降のページで説明しています。

アクション – TMC 代理店

TMC 代理店は、TMC の処理待ちで、かつ自身のグループに割り当てられている申請に対して以下のタスクを実行できます。

• [経費] タブおよび仮払申請情報以外のすべてのタブにあるフィールドの表示

• 印刷

• 表示、確認、および添付ファイルの印刷

• ヘッダーへのコメントの追加

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• セグメントの金額の修正

• 次のワークフローステップへの申請の送信またはユーザーへの差戻し

これらは既定の設定であり、変更可能です。たとえば、管理者は [フォームとフィールド] においてフィールドのアクセス権を変更できます。ただし、TMC 代理店は以下のタスクを実行でき ません。

• [経費] タブまたは仮払申請情報の表示

• 新しいセグメントの追加

• クローズした申請の再オープン

TMC 代理店は、いずれかの TMC 代理店が処理し、かつ自分が割り当てられているグループに属するすべての申請を表示および印刷できます（イメージを含む）。

処理者のプール

TMC 代理店ロールに割り当てられているすべてのユーザーは、特定のグループの「プール」に配置されます。プール内の TMC 代理店はすべての申請を処理できます。特定の申請を特定の TMC 代理店に明示的に管理させるオプションはありません。

アクション – 事前申請管理者

事前申請管理者は、提出済、かつ自分が割り当てられているグループに属するすべての申請に対して、以下のタスクを実行できます。

• すべてのタブの表示

• 印刷

• 添付、確認、および添付ファイルの印刷

• ヘッダーへのコメントの追加

• セグメントの金額の修正

• 次のワークフローステップへの申請の送信またはユーザーへの差戻し

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NOTE: これらは既定の設定であり、変更可能です。たとえば、管理者は [フォームとフィールド] においてフィールドのアクセス権を変更できます。

重要：前述のとおり、処理者は（自身のグループ内の）すべての「提出済」の申請を表示でき ます。これは実質的に、以下のような申請すべてが対象ということです。

• ユーザーに差戻された申請

• 別の事前申請管理者が処理中の申請

• TMC 代理店の処理待ちの申請

• TMC 代理店が処理済みの申請

• ユーザーまたは他の事前申請管理者が処理済みの申請

事前申請管理者は以下の申請を管理または表示することはできません。

• ステータスが未提出の申請 - または -

• 処理者が（事前申請ユーザーとして）作成した申請

事前申請管理者は、新規セグメントを追加できません。

申請を再オープンする

事前申請管理者がクローズした申請を再オープンできるように設定できます。設定した場合、クローズした申請を事前申請管理者が検索して開くと、[再オープン] ボタンが表示されます。

次の点に注意してください。

• 申請を再オープンすると、アクションが監査証跡に記録されます。

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• 申請が（申請ポリシーの [申請がアクティブな日数] オプションに基づいて）自動的に期限切れになるように設定されており、かつ、

 将来の日付の場合、再オープンした申請には、元の有効期限が適用されます。

 その日付が過ぎている場合は、有効期限が再計算されます。つまり、申請は、[申請 がアクティブな日数] フィールドの日数が過ぎた後に期限切れになります。

NOTE: TMC 代理店および申請監査人は、クローズした申請を再オープンできません。

処理者のプール

特定のグループの事前申請管理者ロールに割り当てられているすべてのユーザーは、「プール」

に配置されます。プール内の事前申請管理者はすべての申請を処理できます。特定の事前申請管理者に特定の申請を管理させるよう指名するオプションはありません。

アクション – 申請監査人

申請監査ロールを持つユーザーは、提出済で、かつ自分が割り当てられているグループに属するすべての申請を表示および印刷（イメージ含む）できます。

処理者のプール

事前申請管理者と同様、「提出済」の申請には、ステータスが「未提出」以外で、その処理者によって（事前申請ユーザーとして）作成されていない、自分のグループのすべての申請が含まれます。

照会

処理者ツールには、あらかじめ複数の照会が組み込まれています。

• 事前申請管理者および申請監査には 4 つの照会があります。

 処理待ちの申請

 承認待ちの申請

 承認期限付きの承認待ち申請

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 経費精算レポートがない承認済の申請

• TMC 代理店には、[処理待ちの申請] のみ表示されます。

さらに、処理者は自身の照会の作成が可能です。

検索

処理者は [名前]、[申請 ID] など、さまざまなフィールドを検索できます。

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初期表示では、2 つの行があります。2 行目に入力すると、3 行目が表示されます。5 行目まで使用できます。

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グループ

処理者に「グローバル」グループに対する権限がある場合、[開始グループ] ボタンを使用して、

検索結果をフィルターできます。

処理者の優先設定

処理者ツールでの操作

処理者は [優先設定] を選択して以下を実行できます。

• 既定の照会の選択。この照会は、処理者が [事前申請] > [申請の処理] にアクセスすると自動的に実行されます。

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• 処理者ページに表示される行数の選択。

• 申請の承認または差戻し後に次の照会を自動的に表示するかどうかの選択。

プロファイルでの操作

処理者は、処理者ページをホームページとして選択できます。これを行うには、[プロファイ ル] ＞ [プロファイル設定] ＞ [システム設定] （左側メニュー）の順に選択します。[その他の 優先設定] セクションで、[ホームページ] リストから [申請処理者] を選択します。

Section 7: 構成

設定の手順は次の通りです。

• ステップ 1 - 処理者ロールに応じて、申請ワークフローに処理者を追加する。

• ステップ 2 - フォームとフィールドを設定する。

• ステップ 3 - 処理者ロールを割り当てる。

• ステップ 4 - 事前申請管理者に申請の再オープンを許可する。

• ステップ 5 - オプションで、管理者はルールおよび備忘メールを設定する。

ステップ 1 - 申請ワークフロー

申請ワークフローを修正する必要があるかどうかは、お客様が使用する処理者ロールによって異なります。

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TMC 代理店

申請ワークフローに TMC 代理店を追加する必要があります。追加されていない場合、TMC 代理店は申請にアクセスおよび処理できず、表示もされません。TMC 代理店は、ワークフローどの時点においても、新規または既存のステップに追加できます。

ベストプラクティス : 前述のように、TMC 代理店の処理待ちの申請も含め、事前申請管理者は 実質的にすべての申請を表示および処理可能です。これは、事前申請管理者がワークフローに基づいていつでも申請を移動できることを意図として設計されているためです。TMC 代理店の処理待ちの申請が事前申請管理者に誤って処理されないための 1 つの方法として、新規の承認ステータス（「TMC 保留中」など）の作成をおすすめします。このステータスを、ワークフローの TMC 代理店ステップに使用します。すると、「TMC 保留中」ステータスが処理者ツールに表示されるので、事前申請管理者が誤って処理することがなくなります。この新しい承認ステータスは事前申請ユーザーにも表示されます。

事前申請管理者

事前申請管理者は、申請ワークフローのどの時点においても、新規または既存のワークフローステップに追加できますが、必須ではありません。事前申請管理者は、自身がワークフローに含まれていてもいなくても、申請を処理できます。

事前申請管理者がワークフローに含まれていない場合、事前申請管理者が「処理待ち申請」クエリーを実行しても、結果が表示されません。

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申請監査人

申請監査人をワークフローに追加することはできません。

処理 : ワークフローへの追加



処理ステップをワークフローに追加するには :

1. 目的のワークフローを開くか、新規ワークフローをコピーまたは作成します。

2. [ステップ] タブで、[新規] を選択します。

3. ステップに名前をつけます（例 : TMC 処理）

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4. [ロール] リストでは、[TMC 代理店] または [事前申請管理者] のどちらか適切なものを 選択します。

5. [初期ステータス] リストについては、「TMC 代理店ステップのベストプラクティス」

で述べた新規ステータスを作成しない場合、[提出済および承認待ち] オプションのみが利用可能になります。

6. 通常どおり、残りのフィールドを入力して保存してください。

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7. 新しいステップをワークフロー内の適切な場所に移動します。



さらに詳しい情報は、設定ガイド「事前申請 : ワークフロー - 概要」をお読みください。

ステップ 2 - フォームとフィールド

既定のアクセス権がすでに付与されています。必要に応じて編集してください。

TMC 代理店および事前申請管理者

TMC 代理店および事前申請管理者のアクセス権が以下のフィールドに表示されます。

• 申請ヘッダー

• 申請の配賦

• すべてのセグメントフィールド

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事前申請管理者のアクセス権が申請エントリフィールドに表示されます。

NOTE: TMC 代理店は含まれておりません。申請エントリフィールドが [経費] タブに表示され

ます（予想経費機能に使用します）。TMC 代理店は [経費] タブにアクセス不可で、確認もできません。

既定では、TMC 代理店および事前申請管理者は、ほとんどのフィールドに対し、読取専用に設定されていますが、以下のフィールドは例外となります。

• 事前申請の従業員ロールおよび事前申請の承認者ロールともに [非表示] に設定されている場合、TMC 代理店および事前申請管理者は [非表示] に設定されます。

• 申請ヘッダーの [コメント] フィールドでは、TMC 代理店および事前申請管理者は [修正] に設定されます。

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• セグメントフォームの [金額] フィールドについては、TMC 代理店が [修正] に設定されます。

NOTE: TMC 代理店は、代理店が予約した出張の金額を修正できます。これは、出張予

約モジュールによって更新される自己予約出張のセグメントには適用されません。

セグメント設定に関する追加情報

いくつかのフィールドは関連付けられており、同じフォームに対しては同じアクセス権が必要です。たとえば [金額] および [通貨] では、両方とも[修正]、[読取専用]、または [非表示] でなければなりません。

詳細説明 :

• フィールドは単一のフォームのいずれかと一致している必要があります。同じタイプのフォームが 2 つある場合（たとえば、空路フォーム A および空路フォーム B）、空路フォーム A の [金額] および [通貨] のアクセス権は空路フォーム B の [金額] および [通貨] と一致している必要はありません。

• 異なるセグメントタイプは互いに一致している必要はありません。たとえば、空路セグメントフォームの [金額] および [通貨] フィールドは互いに一致している必要がありますが、ホテルセグメントフォームの [金額] および [通貨] フィールドと一致している必要はありません。

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• ロールは互いに一致している必要はありません。たとえば、TMC 代理店の [金額] および [通貨] フィールドは互いに一致している必要がありますが、事前申請管理者の [金 額] および [通貨] フィールドと一致している必要はありません。

その他の関連フィールドは以下のとおりです。

• 空路および鉄道以外のセグメント– [日付] および [時刻]

• 空路および鉄道セグメント – [日付]、[出発時刻]、[日付] および [到着時刻]

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• 場所 – [出発地] および [到着地]

セグメントタイプのさまざまな場所タイプがアクティブな場合、セグメントの [支払 先] フィールドは、場所セグメントのフィールドが編集できる場合に編集可能になりま す。

申請監査人

申請監査人のアクセス権はフィールドには定義されていません。これらは、申請管理者の権限で定義されます。

• 事前申請管理者が [非表示] に設定されている場合、申請監査人は表示されません。

• 事前申請管理者が [修正] または [読取専用] に設定されている場合、申請監査人は [読取専用] です。

処理 : フォームとフィールドの修正

フォームとフィールドの修正、アクセス権の変更など、通常の手順に従って処理します。

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詳しい情報は、設定ガイド「事前申請 : フォームとフィールド」をご参照ください。

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ステップ 3 - ロールを割り当てる

処理者ロールは、[事前申請] タブの [管理] > [会社] > [組織管理] > [ロール管理] （左側メニュー）で割り当てることができます。それぞれのロールはグループ固有です。

ユーザーが保持できる処理者ロールは 1 つのみです。従業員インポートの使用時に、ロールを割り当てることも可能です。

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重要 : TMC 代理店が TMC の従業員である場合、ユーザー管理者はユーザーを手動で追加す ることが予想されます。これにより、他のロール（出張予約ウィザードユーザーおよび経費精算ユーザーなど）が自動的に割り当てられます。ユーザー管理者は、TMC 代理店以外の すべてのロールの削除を必ず行ってください。



詳しくは、ユーザーガイド「ユーザー管理（製品共通）」、およびインポート/抽出の仕様「従業員インポート（製品共通）」をご参照ください。

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ステップ 4 - 事前申請管理者に申請の再オープンを許可する

この機能は [管理] > [事前申請] > [サイト設定] でアクティブ化されます。

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詳しくは、設定ガイド「事前設定 : サイト設定」をご参照ください。

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ステップ 5 - （オプション）監査ルール / ワークフロールール / 備忘メールの構成

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詳しくは、以下を参照してください。

• 設定ガイド「事前申請 : 監査ルール」、

• 設定ガイド「事前申請 : ワークフロー - 概要

• 設定ガイド「事前申請 : 備忘メール」をご参照ください。

事前申請 ： 申請処理（構成）