Ⅰ マイナンバー 制 度 導 入 による 企 業 の 実 務 対 応 1 本 人 確 認 の 方 法 (1) 従 業 員 とその 扶 養 家 族 への 本 人 確 認 マイナンバーを 取 得 する 際 は 他 人 のなりすまし 等 を 防 止 するため 厳 格 な 本 人 確 認 を 行 わなくては

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不正防止・リスク対策

Ⅰ マイナンバー制度導入による企業の実務対応

１．本人確認の方法 ２．マイナンバー提出を拒否された場合の対応方法 ３・ガイドライン変更点 ４．マイナンバーの実務（人事労務編） ５．マイナンバーの実務（経理編）

Ⅱ マイナンバー漏えいと対応方法

１．漏えい時の会社の報告義務 ２．漏えい発覚時対応事例 ３．マイナンバー漏えい対策

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（１）従業員とその扶養家族への本人確認

マイナンバーを取得する際は、他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認を 行わなくてはなりません。本人確認では、以下の点を確認します。 ①正しい番号であること（番号確認） ②手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認） 従業員扶養家族のマイナンバー取得の際、本人確認が必要な場合があります。 「扶養控除等申告書」や「健康保険被扶養者異動届」は、従業員が会社に提出するものな ので、扶養家族の本人確認は従業員が行うこととなり、企業が本人確認を行う必要はあり ません。これに対して、「国民年金第 3 号被保険者届」においては、企業への提出義務者 が従業員の配偶者となっているため、企業へは配偶者の本人確認を行う必要があります。 実際には、従業員が配偶者に代わり企業へマイナンバーを提出することが想定されます。 その場合、従業員が配偶者の代理人となるので、本人の身元確認の代わりに、代理人の 身元確認と代理権の確認（戸籍謄本や委任状）が必要となります。

１

_{本人確認の方法}

マイナンバー制度導入による企業の実務対応

Ⅰ

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（２）本人確認の具体例

国税庁より、マイナンバーの提供を受ける際に実施する本人確認について、想定される 本人確認方法が公開されています。

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（３）外部有識者などの本人確認

外部の取引先からマイナンバーの提供を受ける場合、従業員への本人確認と同様に、「番 号確認」と「身元確認」の両方を行う必要があります。 外部との商取引の実態を踏まえると、現実には窓口となっている営業担当者が、マイナ ンバーの提供を受けることが想定されます。したがって、相手が外部の個人の場合、本人 確認の方法とあわせて誰が本人確認するのかも決めておく必要があります。 数年に渡り継続的な取引について支払調書を作成する場合、その者からマイナンバーの 提供を受ける際、提供を受ける都度本人確認を行う必要があります。 ただし、２回目以降の「番号確認」については、過去に本人確認を行っている時でマイ ナンバーカードや通知カード等の提示を受けることが困難な場合に限り、その初回の本人 確認の際に提供を受けたマイナンバーの記録と照合する等で、確認することも認められて います。 一方、「身元確認」については、「継続取引を行っている者からマイナンバーの提供を受 ける場合で、その者を対面で確認することによって本人であることが確認できる場合」に 該当する時には、省略することができます。 会社は、マイナンバー取扱事務は避けて通ることはできません。しかし、ながら、従業 員やその扶養親族、あるいは取引先や株主の協力が得られず、マイナンバーの提供を拒ま れてしまった場合は、どうしたらよいのでしょうか。 そういった場合以下のような対応をとります。 ①マイナンバーについてのきちんとした取扱いを説明 国の機関でも、情報漏えいが生じてしまう昨今、非常に重要な情報であるマイナンバーに対し て不安が先行するのは、当然のことです。 しかし、こうした不安が生じる原因に、情報不足があります。 また、マイナンバーの提供を拒んだことを理由に罰則が科せられることはありません。そのた め、会社は、安全管理措置において作成する基本方針を公開しておくことや、資料等による説明 を積極的に行い、きちんとした体制を整え理解を求めていくしかありません。 ②就業規則に記載 会社は、就業規則や取扱規程等でマイナンバーの取得や利用目的を規定しておく必要がありま す。雇用契約締結時に、提出書類として要求することを画一的に定めておきます。 しかし、提出しない場合であっても、マイナンバーは提出義務が無く、罰則も無いため、重い懲 戒処分を行うことは厳しいと考えます。

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_{マイナンバー提出を拒否された場合の対応方法}

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きちんと内部での安全管理措置を行い、そのことを説明し、再三督促をしたにもかかわ らず、自身の政治的な信条その他理由により、マイナンバーの提供及び本人確認を拒まれ てしまった場合は、以下のような対応をとることになります。 ①収集にあたっての説明、拒否の経緯をきちんと記録しておく マイナンバーの安全管理という側面からも、手続の経過を記録・保存しておくことは重要です。 また、単に一度や二度の督促では収集のために尽力したと認められない可能性もあるため、数度 にわたる説明と督促を行う必要があります。 ②行政機関に相談する 従業員がマイナンバーを提出しなかった理由を行政機関に相談することになります。実務的に は、マイナンバーの記載がなくても業務を行うことは可能ですが、①の経緯が非常に重要になり ます。 平成 27 年 10 月２日に所得税法施行規則等の改正が行われ、行政手続における特定の 個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行後の平成 28 年１月以降も、給与な どの支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへの個人番号の記載は行わないこととされ ました。（税務署に提出する源泉徴収票などには個人番号の記載が必要です。） ●特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編） P27 ｂ 個人番号関係事務実施者からの提供（第２号） ＊事業者（個人番号関係事務実施者）は、所得税法第226 条第１項の規定に従って、給与所 得の源泉徴収票の提出という個人番号関係事務を処理するために、 従業員等の個人番号が記載された給与所得の源泉徴収票を２通作成し、１通を税務署長に提出 し、他の１通を本人に交付することとなる。 P51 Ｂ 取扱規程等の策定 ＊源泉徴収票等を作成する事務の場合、例えば、次のような事務フローに即して、手続を明確 にしておくことが重要である。 ①～⑤（略） ⑥源泉徴収票等の本人への交付方法 以下（略） ※出典：「特定個人情報保護委員会事務局 ガイドライン改正に関するお知らせ 平成 27 年 10 月 9 日」

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_{ガイドライン変更点}

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（１）入退社時の手続

従業員の入社や退社時には、従業員から「雇用契約書」や「誓約書」、「扶養控除申告書」、 「年金手帳」といった入社や退社手続に必要な書類の収集や、年金事務所・ハローワーク への「健康保険」や「厚生年金」、「雇用保険の加入・脱退に必要な資格取得届」、「喪失届」 などの提出、「健康保険証」や「源泉徴収票」、「離職票」等の従業員への交付といった多く の書類の作成・手続が必要となります。 平成 28 年 1 月以降、マイナンバー制度の導入後は、年金事務所・ハローワークへの「健 康保険」や「厚生年金保険」、「雇用保険」などの加入・脱退に提出する「資格取得届」、「資 格喪失届」等（健康保険・厚生年金は平成 29 年 1 月以降より）や、従業員から提出を受 ける「給与所得者の扶養控除申告書」、「退職所得の受給に関する申告書」等に、マイナン バーの記載が求められるようになります。 正社員、契約社員、パート、アルバイトなどさまざまな雇用形態がありますが、源泉徴 収票の発行義務は発生しますので、全従業員に対して提供を求める必要があります。 アルバイトを掛け持ちしている従業員で、扶養控除等申告書を提出せず、乙欄で源泉徴 収を行っていても同様です。派遣社員を受け入れている場合、派遣元が源泉徴収事務を行 うので、マイナンバーの提供を求める必要はありません。

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_{マイナンバーの実務（人事労務編）}

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（２）扶養家族の変動によるマイナンバーの取扱い

①従業員の扶養家族の変動 子供の出産、家族の就職・退職、死亡等、従業員の扶養家族の変動に伴って税扶養（所 得税法上の扶養家族）や健康保険の被扶養者が増加する場合、企業は対象となる家族のマ イナンバーを取得する必要があります。 なお、平成 29 年 7 月以降に提出する「健康保険被扶養者（異動）届」については、年 収や同居を証明する添付書類のうち、課税（非課税）証明書や住民票の写しは、原則とし て省略可能となる予定です。 ②従業員本人の変動 ハローワークや健康保険組合に対する従業員の氏名変更や住所変更手続において、今後 はマイナンバーを記載して届け出る必要があります。通常、これらの変更も含め網羅的に 利用目的を明示した上で、本人の個人で届出書に転記することになります。 なお、年金事務所への氏名変更届および住所変更届の提出は、原則不要となる予定です。 ③給付金申請時のマイナンバー提供 従業員が健康保険組合等の保険者に直接提出することが法律上定められている申請を、 現在、企業が代理で申請しているケースがあります。 しかし、今後は申請書にマイナンバーを記載する必要があるため、従来通り申請を企業 経由で行うと、企業にとってマイナンバーの目的外の取得にあたる懸念があります。その ため、マイナンバー制度開始以降も企業経由で申請を行う場合、「企業が従業員の代理人と なり、保険者と事務のやり取りを行う」方法が考えられます。 企業は従業員の申請書類を提出する際、従業員から代理申請の委任状を提出してもらい、 申請書と併せて保険者へ提出します。ただし、委任状があっても企業は「代理人」である ため、マイナンバーを含んだ申請書類の控えは保管できません。保管が必要な場合は、マ イナンバーをマスキングなどにより削除する必要があります。

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（１）給与支払手続業務におけるマイナンバーの取扱い

平成 28 年１月以降、マイナンバー制度導入後は、従業員から提出を受ける給与所得の 扶養控除申告書と、年金事務所に提出する賞与支払届（平成 29 年１月提出分より、70 歳以上の方のみマイナンバー記載）に、個人番号の記載が求められるようになります。 なお、このうち給与所得者の扶養控除申告書は、源泉徴収額の算定に関わる重要な書類 とされています。

（２）社会保険算定業務におけるマイナンバーの取扱い

平成 29 年１月以降（マイナンバー制度の導入から１年後）は、年金事務所に提出する 算定基礎届、月額変更届、賞与支払届に、70 歳以上の従業員に限定して、マイナンバー の記載が求められるようになります。実務上は、マイナンバーの要否が混乱しやすくなる ので、業務手順書やチェックリストなどを活用し、記載漏れが起きないように注意が必要 です。

（３）年末調整手続業務におけるマイナンバーの取扱い

平成 28 年１月以降、マイナンバー制度の導入後は、社員から提出を受ける給与所得の 扶養控除申告書、保険料控除申告書、配偶者特別控除申告書等に、マイナンバーの記載が 求められるようになります。 従業員が多い場合や、多くのパート・アルバイトを雇っている場合、年末調整の時期に

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_{マイナンバーの実務（経理編）}

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（４）法定調書提出業務におけるマイナンバーの取扱い

平成 28 年１月以降、マイナンバー制度の導入後は、税務署に提出する給与所得・退職 所得の源泉徴収票や報酬・料金等の支払調書などの法定調書や、市区町村に提出する給与 支払報告書や特別徴収票に、マイナンバーの記載が求められるようになります。 法定調書はシステム化が遅れており手作業で集計・作成していることも多々あるため、 人的なミスや資料の管理など、検討すべき課題が多くあります。また、マイナンバーの収 集対象が多岐にわたり、イレギュラーな対応になりやすいため、マイナンバー導入後の手 順について対策を講じる必要があります。

不正防止・リスク対策

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事業者が取り扱うマイナンバーの漏えい事案その他の番号法違反の事案又は番号法違反 のおそれのある事案が発覚した場合には、事案の内容に応じて、次のように対応すること が考えられます。 (1)事業者内部における報告、被害の拡大防止 責任ある立場の者に直ちに報告するとともに、被害の拡大を防止するために迅速に(2)～(5) を実施します。 (2)事実関係の調査、原因の究明 事実関係を調査し、その原因の究明を行います。 (3)影響範囲の特定 (2)で把握した事実関係による影響の範囲を特定します（例：誰の、どのような情報が、どこ に漏えいしたのか等）。 (4)再発防止策の検討・実施 (2)で究明した原因を踏まえ、再発防止策を検討し、速やかに実施します。 (5)影響を受ける可能性のある本人への連絡等 二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、事案の内容等に応じて、事実関係等につ いて、速やかに、本人へ連絡し、又は本人が容易に知り得る状態にしておきます。 (6)個人情報保護委員会等への報告の要否の確認 次頁「漏えい等報告」を参照 （出典：個人情報保護委員会）

マイナンバー漏えいと対応方法

Ⅱ

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_{漏えい時対応の流れ}

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漏えい等が発覚じた場合は、特定個人情報の安全の確保に係る「重大な事態」が生じた 時に、個人情報保護委員会に報告することが法令上の義務になっています。 （出典：個人情報保護委員会）

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マイナンバーの漏えいが発覚した場合の対応は事案により異なりますが、個人情報保護 委員会が対応方法を示したものがありますので、ご参考下さい。

【事 例】

①事業者内部における報告、被害の拡大防止 →責任者へ報告する。 →警察等への紛失届の提出及び当日の行動範囲に落ちていないかの確認等、USB メモリを 探索し回収する。 ②事実関係の調査、原因究明 →どのような取扱いをしてたか本人ら聴取し、ルールに沿った取扱いか、ルールに反した 取扱いかを確認し、紛失に至った原因究明する。 ③影響範囲の特定 →USB メモリ保存データに誰のどような情報が含まれているかを特定し、外部に情報が流 出した場合の影響を想定する。 →USB メモリの保存データの暗号化やパスワード設定の状況を確認する。 →USB メモリを回収できた場合には、回収までの経緯確認し、不特定者に情報が漏えいし ていないかを確認する。 ④再発防止策の検討・実施 →発生原因が人的原因かルール自体の欠陥かを特定し、再発防止のための対応方法（例え ば、実務研修や倫理研修の実施、ルールの改正等。）を検討の後、従業員に周知して適切 に実施する。 ⑤影響を受ける可能性のある本人への連絡等 →影響を受けるであろう USB メモリ保存データに含まれている情報の該当者に連絡して、 漏えいの事実について謝罪し、不審電話による詐欺被害（例えば、金銭の要求等。）の防 止のために注意喚起する。 →マイナンバーが漏えいして不正に用いられるおそれがあると認められるときは、マイナ ンバーの変更をお住いの市区町村に請求できるので、問い合わせるよう本人に説明する。 経理担当者が自宅で作業をするために、マイナンバーを保存している電子媒体(USB メモリ)を鞄に入れて持ち帰る途中で、鞄を紛失してしまった。

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_{漏えい発覚時対応事例}

不正防止・リスク対策

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⑥個人情報保護委員会等への報告の要否の確認 →個人情報保護委員会又は業界の所管官庁への報告が必要かどうかを確かめ、必要な場合 は報告する。（「重大な事態」が生じたときは、個人情報保護委員会への報告義務があり ます。）

（１）マイナンバーの安全管理措置

マイナンバー法では、事業所はマイナンバーおよび特定個人情報が漏洩、滅失または毀 損することなく適切な管理を行うため、各種の安全管理措置を講じなければならないとさ れています。 具体的には、組織体制の整備などの「組織的安全措置」、事務取扱担当者の監督や教育な どの「人的安全管理措置」、特定個人情報等を取扱う区域の管理や、機器および電子媒体等 の盗難防止などの「物理的安全管理措置」、アクセス制御、外部からの不正アクセス防止な どの「技術的安全管理措置」などに取組むことが求められます。 社内での取組み例についてご紹介します。 ①会社でルールを決める →持出しの適否や許可、持出しができる場合の情報保護としてデータの暗号化やパスワー ドの設定等のルールを決めます。 ②会社で決めたルールに沿った取扱いを徹底する。 →会社で特定個人情報がルールに沿った取扱いが行われるように適切に研修を実施する。 研修は、事務取扱担当者のみならず、他の従業員にも、マイナンバーの基本的な取扱い の研修は実施します。

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_{マイナンバー漏えい対策}

不正防止・リスク対策

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③特定個人情報漏えい発生時の連絡体制を整える →漏えいが発生した際には、被害の拡大及び二次被害の防止等の早急な対応が必要となり ますので、連絡体制を構築します。 ④定期的に責任ある立場の者が取扱いを確認する →責任ある立場の者がマイナンバーの保管を含む取扱状況やルール等について 、定期的に 点検するようにします。

（２）マイナンバーの破棄

法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管してはいけないとされてい ます。 社会保障および税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなり、所管法令に おいて定められている保存期間を経過した場合、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄 または削除しなければなりません。 なお、マイナンバー部分を復元できない程度にマスキングまたは削除した上で保管を継 続することは可能とされています。