Microsoft Word - 1._4）SunSystemsの勘定科目・分析コードの体系について.docx

特集：

SunSystems の勘定科目・分析コードの体系について

今回は「SunSystems の勘定科目・分析コードの体系」について特集いたします。 SunSystems の勘定科目や分析コードは、ユーザーの要件に応じて、自由に定義することができます。 そこで、勘定科目や分析コードを設定するにあたって、それぞれのコードの体系および考慮すべき点など、 あらかじめおさえておくべきポイントをご説明します。 なお、設定やメンテナンスの具体的な操作方法については、次号でご案内します。 前提 SunSystems の勘定科目および分析コード体系を考慮する際は、はじめに、以下の２点を検討します。 (1)仕訳データをどのぐらい細かく分類する必要があるか 仕訳データを細かい項目に分けて入力すれば、細かい分類の帳票が出力できますが、その分、入力や管理 の手間がかかります。逆に、できるだけ入力の項目を少なくしたほうが管理しやすくなりますが、データ （帳票）の分類が大まかなものになります。 (2)入力項目を勘定科目で設定するか、分析コードで設定するか 仕訳を入力する際の項目を、勘定科目で設定するのか、分析コードで設定するかを決めます。 両者の違いについては、以下の「１．SunSystems の勘定科目の特徴」でご説明します。

勘定科目（

Chart of Accounts）

１．SunSystems の勘定科目の特徴 ①元帳科目と補助科目の区別が無い SunSystems の勘定科目の第一の特徴は、「元帳科目と補助科目の区別が無く、全ての科目が同じレベルで並 ぶ」ということです。例えば、個々の販売先ごとの補助科目（人名勘定）を勘定科目として設定した場合、元 帳科目としての「売掛金」あるいは「未収金」は不要となります。 このように、販売先あるいは仕入先を、個々に勘定科目として設定する理由は、SunSystems の債権・債務 管理機能が、標準では、勘定科目を対象に実行されるからです。すなわち、お金を払ってくれる相手や支払う 相手を勘定科目として設定しておき、これらの勘定科目を対象に、入金や支払の管理を行う、という前提にな っています。外貨建ての債権・債務の評価替えについても同様です。 このため、SunSystems の債権・債務管理機能を使用する場合は、勘定科目は、個々の販売先・仕入先（補 助科目）レベルで設定した方が運用がスムーズになります。 なお、支払処理をファームバンキングで行う場合は、仕入先を必ず勘定科目として設定する必要があります。 これは、SunSystems で、被仕向銀行情報（送金先の銀行および口座情報）を設定する際に、銀行情報と仕 入先（勘定科目）とをひもづける形で設定するためです。 一方で、ファームバンキングを使用しない場合は、元帳科目の「売掛金」や「買掛金」レベルで勘定科目を 設定しておき、個々の販売先や仕入先は、後述する「分析コード」で設定することも可能です。この場合は、 「売掛金」や「買掛金」に仕訳を計上する時に、その内訳の情報として、販売先もしくは仕入先の分析コード をあわせて入力します。 仕訳入力の手間という点では、個々の販売先や仕入先について勘定科目コードで設定した場合と、分析コード で設定した場合のどちらの場合も大差ありません。これは、勘定科目コードでも分析コードでも、販売先ある いは仕入先のコードを選択して入力することにかわりはないからです。 ただ、SunSystems の債権・債務管理機能が、標準では勘定科目を対象としていることから、販売先や仕入 先を分析コードで管理すると、年齢表を出力する際や、個別消し込みを実施する際などに、「勘定科目ごと、か つ分析コード別」に仕訳データを抽出する必要が生じるため、設定の手間が増えることになります。

②ユーザーの要件に応じて、帳票を自由に定義することができる 第二の特徴として、SunSystems では、「ユーザーの要件に応じて、帳票を自由に定義することができる」こ とがあげられます。これは、貸借対照表や損益計算書などの帳票をユーザーが自由に設計できるということで す。 このため、勘定科目の並び順と関係なく帳票を設計することが可能ですから、言い換えれば、帳票のデザイン を意識することなく、ユーザーが管理・運用しやすい形で、勘定科目の体系を決めることができます。 ２．勘定科目を設定する際のポイント

SunSystems の勘定科目を設定する際に、Excel シート上に勘定科目一覧（Chart of Accounts）のドラフト を作成するという想定で、ポイントとなる部分についてご説明します。 ①勘定科目名 必要な勘定科目をリストアップし、科目名を調整します。 SunSystems では、勘定科目名を、半角で最大 30 文字（全角で最大 15 文字）以内で設定できるので、この 範囲内で科目名を決めます。 ②勘定科目コード 次に、勘定科目コードを検討します。SunSystems の勘定科目コードに関する決まりは以下のとおりです。 ・桁数：最大10 桁まで ・使用できる文字：英数字（アルファベットの大文字と小文字は区別されます）、およびハイフンなどの記号 勘定科目コードを検討する際のポイントは「コードの並ぶ順番」および「桁の管理」です。 ●コードの並ぶ順番について コードは数字→アルファベット大文字→小文字の順番に、昇順でソートされます。SunSystems では、仕 訳の入力時以外でも、仕訳データを呼び出す際など、勘定科目コードを入力する機会が多いため、運用上管 理しやすいように勘定科目コードの並び順を考慮する必要があります。 例えば、販売先コードに販売先のイニシャルを付与することにより、科目一覧を表示するとアルファベット 順に表示され、コードの選択等が容易となります。 ●桁の管理について 桁に意味を持たせて管理することができます。例えば、「11 番台で始まる科目コードは現預金」、「12 番台 で始まる科目は商品」などです。 このようにして、桁の位置で元帳科目と補助科目を区分することも可能です。 また、科目コードの先頭から何桁までを集計する、という帳票の指定を行い、上記の例で言えば、「11 番台 の科目を現預金という項目で一行に集計する」ということができます。 ●桁の管理上の注意点 注意点として、以下の点があげられます。 ・桁数はできるだけ少なくして、入力や管理上の手間を減らす ・将来、勘定科目を増やすことも想定して、桁数の設定および、科目コードの間に余裕を持たせる ●桁が10 桁では足りない場合 また、「桁が10 桁では足りない」というような場合は、以下の対応策を検討します。 ・後述する「分析コード（A コード）」（最大 15 桁）で代替する ・26 項目以内であれば、アルファベットを使用する（大文字、小文字を分ければ 52 項目まで対応可） 桁数が不足する具体的な例としては、SunSystems 以外のシステムとのデータのやり取りがあり、他シス テムのコードを、SunSystems の科目コードとして使用するようなケースが考えられます。

③勘定科目の種類（タイプ） 勘定科目コードと名前が設定できたら、次に、勘定科目の種類を設定します。 SunSystems では、勘定科目の種類を、基本的に、次の４つのタイプから選択します。 P：損益計算書で報告する収益と支出の損益勘定科目 B：貸借対照表で報告する資産、負債、資本の貸借勘定科目 D：債権科目（売掛金、未収金等）で入金予定を年齢管理する科目 C：債務科目（買掛金、未払金等）で支払予定を年齢管理する科目 先ず、損益勘定科目（P/L 科目）を「P」に設定します。「P」に設定した科目は、会計年度が替わる際に、開 始残高が自動的にゼロになります。 次に、貸借勘定科目（B/S 科目）を「B」に分類します。 さらに、「B」の科目のうち、債権科目（売掛金、未収金）で入金予定の年齢管理を行う科目を「D」に、 債務科目（買掛金、未払金）で支払予定の年齢管理を行う科目を「C」に設定します。 ④繰越方法の設定 続いて、「繰越方法」という項目を設定します。 繰越方法は、SunSystems で、過年度のデータを圧縮してデータを小さくする機能を実行した際の仕訳デー タの処理方法を決めるための設定です。 SunSystems では、入力した時のまま、仕訳一行一行の明細データが蓄積されるため、データ量によっては パフォーマンスが劣化することがあります。そこで、古い年度の仕訳で、明細データが不要になったものにつ いては、一本一本の仕訳明細を圧縮して、残高にまとめてしまうことができます。 この「仕訳を圧縮する機能」を実行した際に、「仕訳明細を圧縮して、会計期あるいは会計年度ごとに残高に まとめて繰越す」か、「消し込み処理を行っていない取引は圧縮せずに明細のままのデータを保持する」かを、 勘定科目ごとに設定します。 「繰越方法」は次の２つのタイプから選択します。 B（Balance Forward）：残高にまとめて繰越す（圧縮する）場合に設定します。 O（Open Item）：未消し込みの仕訳を明細のまま繰越す場合に設定します（消し込み済みの仕訳は集計 されます）。したがって、消し込み処理を行う科目、すなわち個別管理が必要な科目に 設定します。 [補足] SunSystems の勘定科目タイプには、上述の４タイプ以外にも以下のようなものがあります。 T：債権債務両建の勘定科目 仕入先であり販売先でもある相手先の勘定科目に設定します。例えば、「同一の仕入先から物品を仕入れ て、加工した後に、同じ仕入先に対して売上げる」というような場合です。債権か債務かは、残高が、 借方貸方のどちら側に計上されているかで判断します。 日本の商慣習では、同一の相手先であっても、債権、債務それぞれに科目を設定することが多いので ほとんどご使用いただくことはありません。 M：メモ勘定 仕訳として計上する金額以外の数値情報を入力するための科目に設定します。 メモ勘定は、会計データではないので、入力時に貸借をバランスさせる必要がありません。一方、帳票 を出力する際に、集計を行うことができます。例えば、配賦比率として床面積や従業員数を設定したり、 管理会計用の数値として、売上個数、営業日数などの数値を入力するために使用します。

分析コード（

Analysis Codes）

１．分析コードの概要 SunSystems では、A 分析および T 分析の 2 種類の分析項目が利用できます。 それぞれの概要は以下のとおりです。 ①A 分析（勘定科目分析項目:Account Analysis） 勘定科目を様々な切り口で分析・集計するための分析項目です。勘定科目コードに対して１対１、もしくは多 対１で結びつく、勘定科目とは別なコードの体系を設定することができます。 設定例１） 日本語の勘定科目一覧に対して、同じコードで英語の科目名を持つコードをA1 コードとして設定し、勘定科 目コードに対して１対１で割り当てます。これによって、帳票を出力する際に、日本語と英語の勘定科目名を 使い分けることができるようになります。 設定例２） 勘定科目一覧に対して、これらを集約するコードをA2 コードとして設定し、勘定科目コードに対して、多対 １で設定します。例えば、勘定科目コードで10 番台および 11 番台で始まる科目全てを、A2 コードの 100000 番に割り当てます。これによって、帳票を出力する際に、A2 コードの 100000 番を指定すると、勘定科目の 10 番台および 11 番台で始まる科目全てを集計した金額を抽出することができます。 ●A 分析コードの例 ②T 分析（取引分析項目：Transaction Analysis） 仕訳データを様々な切り口で分析・集計するための分析項目です。仕訳を入力する際に、あわせてT 分析 コードを入力しておき、主に収益および費用の分析に使用します。 設定例） 交際費を計上する際に、T 分析コードで設定した従業員コードをあわせて入力します。これによって、交際費 の従業員別内訳一覧を帳票として出力することができます。 ２．分析コードを設定する際のポイント 勘定科目の場合と同様に、分析コードの一覧表（コード+名前のリスト）を完成させます。 その際にポイントとなる部分について、ご説明します。 ①分析項目の割り当て 勘定科目ｺｰﾄﾞ 名称 _{英語勘定科目名}A1 分析コード名 A2 報告書用の 集約コード 分析コード名 10100 現金 10100 Cash on Hand 10000 現金･預金 11200 当座預金 11200 Checking Account 10000 現金･預金

11301 その他の預金 11301 Other Deposits in Bank 10000 現金･預金

11302 その他の預金･普通預金 11302 Oth Dep in Bk-Ordinary Deposit 10000 現金･預金

11303 その他の預金･通知預金 11303 Oth Dep i/Bk-Deposit of Notice 10000 現金･預金

11304 その他の預金･定期預金 11304 Oth Dep in Bank-Time Deposit 10000 現金･預金

11305 その他の預金･ゆうちょ銀行11305 Oth Dep in Bank-Postal Bank 10000 現金･預金

11306 その他の預金･その他 11306 Other Deposits in Bank-Others 10000 現金･預金

12000 預託金 12000 Segregated Deposits 12000 預託金

13000 立替金 13000 Advances 13000 立替金

13100 顧客への立替金 13100 Advances to Customers 13000 立替金

②桁数の管理 A 分析および T 分析の各項目について、設定できるコードの数に上限はありませんが、コードの桁数に関して は、以下の条件を満たす形で設定しなければなりません。 ・A 分析および T 分析ともに、１つの項目の桁数は最大 15 桁 ・A 分析全体（A0～A9）の桁数の合計は最大 50 桁、T 分析全体（T0～T9）の桁数の合計は最大 50 桁 例えば、T0～T9 までの 10 項目にそれぞれ 5 桁ずつ割り当てる（計 50 桁）ことが可能ですが、どれかの項 目を10 桁に増やした場合（計 55 桁）は、それ以外のどれかの項目を 5 桁削る必要があります。 ③注意点や補足など ・コードに使用できる文字： 英数字のみ（SQL サーバーの予約文字との関係で、記号を使用することはお勧めしておりません。） ・非チェックコード T 分析のみに設定できる項目として、「非チェックコード」という設定があります。 コードを事前に設定せず、仕訳入力時に、任意のコードを入力したい場合に設定します。 例えば、SunSystems 以外のシステムで、新しい番号が順次採番されており、それらの番号を仕訳入力時 にSunSystems に取り込む必要があるような場合に使用します。具体的には、入力する仕訳の元となる証 憑類に付与される番号や、コンシューマー向け取引の場合の顧客ID などが挙げられます。 ・コード名（摘要） 分析コードの名前（摘要）を半角で最大30 文字（全角で最大 15 文字）以内で設定できます。 ④勘定科目とのマッピング 最後に、勘定科目とそれぞれの分析項目との対応を行います。 ●T 分析 仕訳を計上する時、T 分析のどの項目を「入力する」、あるいは「入力しない」を、個々の勘定科目に対して 設定します。 例えば、T1 に従業員コードを設定しており、従業員別の費用分析を行っているような場合、交際費を従業 員ごとに計上するためには、勘定科目「交際費」にT1 を入力できるように設定します。 こうすると、SunSystems で仕訳を入力する画面で、交際費を科目として選択すると、従業員コードを入 力するための入力欄が自動的に表示されます。 逆に、銀行口座に対する入出金を計上するときなどのように、従業員コードの入力が不要な場合は、勘定 科目「銀行口座」については、T1 の入力は行わないように設定します。 こうすると、仕訳入力の画面で、銀行口座を科目として選択すると、従業員コードを入力する入力欄は表示 されません。 勘定科目一覧のExcel シートでは、T 分析の項目の数だけ列をとり、対応する勘定科目に対して、入力する 場合は「Y」、入力しない場合は「N」を入力します。 ●A 分析 個々の勘定科目に対応するA 分析項目のコードを設定します。 ※SunSystems について、より詳しいご説明が必要な際は、お気軽にサポートデスクへご連絡ください。 （サポートデスク電話番号：03-5770-8833） 以上