1 NPO 法人いきいきネットとくしま 第 97 回定例勉強会「森の日」2012 年 7 月 25 日 担当 : 米田 弘子 最近は、手渡しよりもメールで文書をやり取りする機会が多いですね。今回はそんな時代ならでは の便利なツール「フォーム」で答えやすいアンケートを作りましょう。このような案内は解答する 側も集計する側も作業が楽になると思います。
作成順序
１Word2007 を開き、表を作って内容を入力し、体裁を整える ２「フォーム」という機能を使って、アンケートの部分を作る ３回答専用のファイルに設定する ４ファイルを保存する ５作成したファイルをメールに添付する2
１ Word2007 を立ち上げて、表を作って内容を入力し、体裁を整える
①時間の関係で、あらかじめ下記のような簡単な文書を作成して、デスクトップにファイル「旅 行案内操作前１」を置いてありますからこのファイルをダブルクリックして開いて下さい。 （* 時間のある方は末尾に表の挿入方法などを参考に書いてありますから、ご自分で「旅行案内 操作前１」のファイルを作成し、デスクトップに保存しておきましょう。）２ 「フォーム」という機能を使って、アンケートの部分を作る
※フォームには、「自由回答欄」「チェック欄」「ドロップダウン」の 3 つの形式がありますから、質 問に応じて使い分けます。 ●「自由回答欄」は、文字を入力するグレーの枠が、入力した文字数に合わせて広がります。 ●「チェック欄」は用意した回答から該当するものに「×」印を付けてもらいます。 ●「ドロップダウン」は一つだけ選んでもらう場合に適しています。3 この会場の Office は 2007 ですから「開発」リボンを表示させる設定をしてから操作しましょう。 ①Office ボタンをクリックし、［Word のオプション］をクリックします。 ②ダイアログボックス左側で［基本設定］を選択し、［［開発］タブをリボンに表示する］にチェッ クを付け、［OK］ボタンをクリックします。 ③［開発］タブが表示されるようになりました。 この設定は例えばワードで行うと、エクセル、パワーポイントでも［開発］タブが表示されるとい う風に、Office ソフトのどれか 1 つで行えば、他の Office ソフトでも［開発］タブが表示されるよ うになります。
4 １先程開いた「旅行案内操作前１」の文書の下に下記のようなアンケートの内容を入力して下さい。 ２好みのクリップアートを挿入します。 クリップアートは美術館、花畑、砂丘で検索して、挿入したクリップアートは適当に拡大・縮小 し、クリップアートの「書式」→「文字列の折り返し」→「前面」をクリックすると好みの場所 に移動できます。 (下記のように作成出来ましたか？) ３自由回答欄を入れましょう ①自由入力欄を入れたい位置【お名前】の後ろをクリックし、カーソルを置きます。 ②「開発」リボンのコントロール グループにある「以前のバージョンのツール」をクリックし、「以 前のバージョンのフォーム」のテキストフィールドをクリックすると、グレーの網かけが出来ます。
5 ③出来た網かけを選択しておいてプロパティをクリックします。 ④テキストボックスフォームフィールド画面が現れます。 ⑤テキストボックスフォームフィールドの「既定の文字列」に指示や情報（ここに入力）という文 字を入力し、文字列の形式の▼から大文字を選んで、「OK」をクリックします。 指示したとおりの入力欄が出来ました。
6 ４チェックボックスを配置する ※チェック欄とはクリックするとチェックマークが付く、小さな四角形の領域のことです。 ①チェックボックスを配置するところ「参加する」の文字の前にカーソルを表示します。 ②「開発」リボンのコントロール グループにある「以前のバージョンのツール」をクリックし、「以 前のバージョンのフォーム」のチェックボックスをクリックします。 チェックボックスが入ります。 ③同様の作業「参加しない」の文字の前をクリックして、「チェックボックスフォームフィールド」 をクリックします。チェック欄がもう一つ出来ました。 チェック欄は□の網かけで示されます。 ５ドロップダウンリストを配置する ※ドロップダウンとはクリックすると、選択肢が一覧で表示されるメニューのことで、候補から選 択出来る回答欄を作ることです。 ①ドロップボックスを配置するところ【第 1 希望】の後ろにカーソルを表示します。 ②「開発」リボンのコントロール グループにある「以前のバージョンのツール」をクリックし、「以 前のバージョンのフォーム」の「コンボボックス」をクリックします。
7 ③配置したコンボボックスをダブルクリックして、ダイアログボックスを表示します。 （網かけを選択しておいてプロパティをクリックしてもよい。） ④ドロップダウンフォームフィールド画面が表示されます。 ⑤このダイアログボックスの項目に、リストに表示したい文字列（ここをクリックして選択）を入 力し、[追加]ボタンをクリックします。 ⑥同じ方法で①足立美術館、②とっとり花回廊、③鳥取砂丘と追加して「OK」をクリックします。 ⑦【第 2 希望】の後ろにカーソルを置いて、この操作を繰り返して選択肢を入力して、「OK」をクリ ックします。 ⑧【第 3 希望】の後ろにカーソルを置いて、この操作を繰り返して選択肢を入力して、「OK」をクリ ックします。
8 （下記のように作成出来ましたか？） ※フィールドの網かけ表示を解除する方法 網かけをしたくない場合は、網かけを選択しておいて、「開発」リボンのコントロール グループに ある「以前のバージョンのツール」をクリックし、「以前のバージョンのフォーム」の「フィールド の網かけ表示」をクリックします。 網かけが下記のように解除されます。
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３ 回答専用のファイルに設定する
フォームの設定をしているときは回答の操作が出来ませんが、設定後に「フォームの保護」をクリ ックすると、可能になります。なお、「フォームの保護」を設定すると、回答の操作しか出来なくな ります。 すべての作業が終わったら、「フォームの保護」をクリックしましょう。これで、回答欄が有効にな ります。 ①「開発」リボンの「保護」グループの「文書の保護」をクリックします。 ②書式設定と編集の制限 作業ウィンドウが表示されます。 書式の制限にチェックを入れます。 編集の制限で「ユーザーに許可する編集の種類を指定する」にチェックを入れます。 ドロップダウンリストから「フォームへの入力」を選択します。 「はい保護を開始します」ボタンを実行します。10 保護の開始 ダイアログでパスワードの入力を求められます。 必要があればパスワードを設定します。必要がなければそのまま[OK]ボタンをクリックします。 以上でチェックボックスとコンボボックスが使用できるようになりました。
４ファイルを保存する
①Office ボタン→「名前を付けて保存」→「Word97‐2003 と完全に互換性のある形式でコピーを保 存します。」 ②保存場所はデスクトップ。ファイルの名前は旅行案内として、「保存」をクリックします。11 回答欄が有効になっているか試してみましょう。 ※ 文書を訂正 ①「開発」リボンの「保護」グループの 「文書の保護」をクリックします。 ②書式設定と編集の制限 作業ウィンドウが 表示されます。 ③一番下にある「保護の中止」を実行します。 ④訂正したら、再び文書を保護しておきましょう。
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５作成したファイルをメールに添付する
※添付ファイルをデスクトップなどにいったん保存してから、案内した回答方法に従って答えても らい、それを添付して返信してもらうように説明しましょう。 添付メールを受け取った場合は、先にわかりやすい場所（デスクトップ）に保存してアンケートに 答えたファイルをメールに添付して、返信しましょう。 ①会員にメールを送る場合のメールの内容 メールの本文でアンケートの回答方法について説明しておきましょう。 ②ほかの会員宛てのメールは、この本文をコピーして貼り付け、「○○様」の部分だけ変えます。13 ③下記のような鳴門様から返信メールが届きました。
参考
１Word2007 を開き、表を作って内容を入力し、体裁を整える 「挿入」「表ツール」の「レイアウト」「デザイン」リボンで操作（3 行 3 列の表を作る） セルをクリックして文字を入力する。セルの移動は矢印キーを使う。入力した文字は中央揃えにし ておく。14
文字の幅に合わせて線を動かす。動かしたい線にポインターを合わせ、絵柄が変わったら移動させ
たい位置までドラグする。「午前」と「午後」の間の線も移動させて、セルの幅を均等にする。
下記のような文書が作成出来たら、ファイル名を「旅行案内操作前１」としてデスクトップに保存 しておきます。
