1
総括文書管理者 役割
文書 保存作成
これらに基づき、 文書を保存
保存要領 集中管理方針
行政文書ファイル保存要領 作成
文 書 保 存場 所 事 務 室 ⇒ 書 庫 、 方 法 等 い 示 た 行 政 文 書
ファイル保存要領を作成
集中管理推進方針 策定
遅く も 成25 度ま に、当該行政機関における集中管理 推
進に関する方針を策定
一定期間経過後
文書管理者 指名
成25 度迄 策定
策定
文書管理者 指名
文書管理 実施責任者 各課 課長等を文書管理者 指名
2
総括文書管理者 役割
ファイル管理簿等文書管理システム よる調製
行政文書ファイル管理簿 調製
行政文書ファイル管理簿を文書管理システムを 調製
⇒事務所に備え 一般の閲覧に供する もに、インターネット 公表
移管・廃棄簿 調製
保存期間 満了 た行政文書ファイル等を国立公文書館
等 移管 、又 廃棄 た場合 、移管・廃棄簿 記載
職員
行政文書ファイル管理簿
移管・廃棄簿 入力
内容 確認・確定
＜行政文書をファイルにま め 時＞
＜行政文書ファイルを移管・廃棄し 時＞
行政文書ファイル
名称、移管日又 廃棄日等 行政文書ファイル
名称・作成者・保存期間・保存期間満了日
3
総括文書管理者 役割
満了時 措置、文書 移管・廃棄等保存期間 満了し 措置 設定
文書 移管、廃棄又 保存期間 延長
同意
措置 設定
移管 or 廃棄 保存満了前
る け早い時期
保存期間 満了 た 措置を設定
必要に応じて、助言
満了時
廃棄 移管
設定 た措置 基 、 移管・廃棄を実施
廃棄を行う場合に 、 総括文書管理者を通じて、
事前に内閣府に協議
事前協議
廃棄の中止 必要 措置
期間を
延長 る
場合
措置について同意を求める
4
総括文書管理者 役割
管理状況 点検・監査及び報告等点検・監査
文書管理者 、点検を行い、総括文書管理者 結果を報告 監査責任者 、監査を行い、総括文書管理者 結果を報告
総括文書管理者 、点検又 監査 結果等を踏まえ、行政文書 管理 い 必要 措置を講 る
紛失等へ 対応
文書管理者 、行政文 書ファイル等 紛失及 び誤廃棄 明ら た場合
、直ち 総括文書管理者 報告
総括文書管理者 、速や 被害 拡大防 等 た 必要 措置を講 る
管理状況 報告等
総括文書管理者 、行政文書ファイル管理簿 記載状況そ 他 行政文書 管理状況 い 、毎 度、内閣府 報告
総括文書管理者 、報告等 求 や実地調査 対 、必要 協力を行う 総括文書管理者 、内閣府 ら勧告 あ た場合 、必要 措置を講 る
監査結果 報告
監査 実施
報告
点検
実施
紛失 誤廃棄 改善指示
報 告
被害の拡大 防止措置 行政文書の管理状況
を報告
5
総括文書管理者 役割
研修研修 実施
総括文 書管 理者 、 職 員 対 、行 政文 書 管理を適 効果 的 行うた 必要 知識及び技能を習得させ 、又 向上させるた
必要 研修を実施
研修の実施
職員 参加
