管理アシスタント向け Google カレンダー
これは、他のユーザーのカレンダーを直接管理する場合のための Google カレンダー ガイドです。 このガイドでは、Google カレンダーの委任の設定手順、よく使用する Google カレンダーの作業、 効率を改善するためのヒント、管理アシスタントにおすすめの Google カレンダーの Labs について 説明しています。
目次
カレンダーの委任を設定する カレンダーの委任の概要
委任によってできることとできないこと 予定のゲスト側の表示
マネージャーのカレンダーにアクセスする
マネージャーのカレンダーに関する通知を受信する 通知を使用する際のヒント
カレンダーの基本操作
マネージャーに代わって予定を承諾/辞退する メール通知から承諾/辞退する
委任されたカレンダーを表示して承諾/辞退する 招待状への返信にメモを追加する
会議のステータスを一覧表示する（招待状、承諾済み、辞退済み） マネージャーの代わりに予定を作成する
マネージャーのカレンダーでスケジュールを設定する プライバシー設定を選択する
予定のタイムゾーンを指定する ゲストを予定に招待する
ゲストを予定に招待する ゲストの空き時間を確認する Google グループを予定に招待する
[ゲストの権限] セクションでオプションを選択する カレンダー リソース（会議室など）を予定に追加する 定期的な予定をスケジュールする
ゲストに予定を通知する
予定の招待状を一部のゲストにだけ送信する ゲストに予定のメールを送信する
マネージャーだけが閲覧できる予定の通知を作成する 予定を最初に作成した後で詳細を編集する
予定の詳細を編集して更新情報をゲストに送信する 予定をドラッグ＆ドロップして日時を変更する 予定を複製する
予定の所有権を移動する
ゲストが自分のカレンダーで予定の詳細を編集した場合 カレンダーを印刷する
カレンダー表示をカスタマイズする カレンダーを 1 つだけすぐに表示する 別のタイムゾーンも表示する
辞退した会議を非表示にする
自分のカレンダーに招待状が自動的に追加されないようにする カレンダーの読み込み時間を短縮する
新しいカレンダーを作成する 新しいカレンダーを作成する
あなたが管理する会議室や施設のカレンダーを作成する カレンダーのキーボード ショートカットを使って手間を省く カレンダーに関するヒントとアドバイス
カレンダーの ToDo リストを使用する
Google カレンダーのおすすめのカレンダーを追加する よく使用する施設（会議室）のカレンダーを追加する メールに [マイ カレンダーに追加] リンクを記載する
カレンダーの Labs 機能 Labs を有効にする
おすすめのカレンダー Labs 機能
カレンダーの委任を設定する
カレンダーの委任の概要
委任によってできることとできないこと
マネージャーの Google カレンダーを委任された場合、マネージャーの代理として次のことができま す。
● 予定の招待に返信する
● 新しい予定を作成する
● 既存の予定を変更する
● 共有を管理する（権限が [変更および共有の管理権限] に設定されている場合） ただし、マネージャーの Google カレンダー アカウントで次のことは行えません。
● 言語、タイムゾーン、招待状のカレンダーへの自動追加など、アカウントの設定を変更する
● ToDo リストを使用する
● マネージャーの Gmail 連絡先グループにアクセスする
予定のゲスト側の表示
マネージャーの代理として予定を作成し、ゲストに招待メールを送信する場合は、あなたの名前がメ ールの送信者として表示されます（1）。ゲストがそのメールを閲覧すると、マネージャーの名前が [参加者] 欄に表示されます（2）。下部の [参加者] 欄にはマネージャーの名前が [管理者] として表示 され（3）、あなたのメール アドレスが [作成者] として表示されます（4）。
次に例を示します。
ゲストがカレンダーで予定をクリックすると、あなたの名前が作成者として表示され、マネージ ャーの名前がカレンダーとして表示されます。ただし、あなたの名前はゲスト リストには含まれま せん。
次に例を示します。
マネージャーのカレンダーにアクセスする
マネージャーのカレンダーを管理するには、まずマネージャーのカレンダーにアクセスする必要があ ります。手順は次のとおりです。
1. マネージャーに Google カレンダーにログインしてもらいます。
2. マネージャーのカレンダーで [マイ カレンダー] セクションに移動し、マネージャーのカレン ダーの横にあるプルダウンから [このカレンダーを共有] を選択します。
3. [ユーザー] 欄にあなたのメインのメール アドレスを入力します。
4. プルダウン メニューから適切な権限を選択し、[保存] をクリックします。[
● 予定の変更権限] を選択すると、マネージャーのカレンダーを編集できます。[
● 変更および共有の管理権限] を選択すると、カレンダーの共有オプションも編集でき
ます（たとえば、自分の休暇中は別の管理者がマネージャーのカレンダーにアクセス できるようにすることができます）。
これで、自分の Google カレンダー アカウントにログインすると、左の [マイ カレンダー] リストに マネージャーのカレンダーが表示されるようになります。
ここからマネージャーのカレンダーにアクセスし、カレンダーのすべての会議を表示して変更できる ようになりました。これにはプライベートな予定や機密の予定も含まれます（このことはマネージ ャーに知らせておくことをおすすめします）。
ヒント: 自分のカレンダーとマネージャーのカレンダーを簡単に見分けられるように、それぞれのカ レンダーにまったく異なる色（赤と青など）を選択します。カレンダーの色を変更するには、目的の カレンダーの横にあるプルダウンをクリックして枠内の色を選択します。
マネージャーのカレンダーに関する通知を受信する
マネージャーのカレンダーに関する通知は、デフォルトでは無効になっています。マネージャーのカ レンダーの予定に関する通知を受信するには、手動で有効にする必要があります。
注: 他のユーザーの共有カレンダーに関する通知を有効にしても、カレンダーのオーナーに対する通 知が有効になるわけではありません（つまり、マネージャーから委任されたカレンダーに関する通知
を有効にすると、通知を受け取るのはあなただけで、マネージャーが受け取るわけではありません。 マネージャーが通知を受け取るには、マネージャー自身が通知を設定する必要があります）。 マネージャーのカレンダーに関するメールやポップアップ通知を受け取る方法は次のとおりです。
1. 自分の Google カレンダーにログインします。
2. [マイ カレンダー] リストにマネージャーのカレンダーが表示され、マネージャーの会議があ なたのカレンダーに表示されます。
注: マネージャーの予定がカレンダーに表示されない場合、リストからマネージャーのカレン ダーをクリックしてハイライト表示します。
3. マネージャーのカレンダーの横にあるプルダウンの矢印をクリックし、[通知] を選択しま す。
4. [予定の通知] セクションで [通知を追加する] をクリックします。
5. プルダウンから [メール] または [ポップアップ] を選択します（オプションを両方とも選択す るには、[通知を追加する] をもう一度クリックします）。
6. 予定の通知のカスタマイズが完了したら、どの招待状が届いた場合に通知を受け取るかを選
択します。最初にすべての通知をオンにしておいて、後から不要な通知を削除することがで きます。
注: [毎日の予定リスト] オプションを選択する場合、ローカル タイムゾーンの午前 5 時以降に変更さ れた予定は、予定リストのメールには反映されません。
通知を使用する際のヒント
あなたとマネージャーが、新しい招待状が届いたらメールで通知するように設定している場合、マネ ージャーの受信トレイには「招待」メールが届き、あなたの受信トレイには「新しい予定」メールが 届きます。次に例を示します。
マネージャーの受信トレイ
あなたの受信トレイ
メールの件名が異なっているので、自分の招待通知とマネージャーの通知を簡単に見分けることがで きます。
カレンダーの基本操作
その他のヒントや利用方法については、Google Apps ラーニング センターのカレンダーのページや カレンダーのよくある質問をご覧ください。
マネージャーに代わって予定を承諾/辞退する
メール通知から承諾/辞退する
マネージャーに新しい招待状が届いたらメールで通知するように設定した場合、届いた「新しい予 定」メールには、予定の詳細が記載されていますが、マネージャーへの招待を受信トレイから承諾ま たは辞退することはできません。ただし、招待状にすぐに返信するには、メール本文にある詳細リン クをクリックします。これにより、Google カレンダーの予定の詳細が表示され、ここから返信する ことができます。
委任されたカレンダーを表示して承諾/辞退する
また、マネージャーのカレンダー（共有されているカレンダー）に表示された招待状から返信するこ ともできます。予定のいずれかの場所をクリックし、[はい]、[未定]、[いいえ]、または [削除] をクリ ックします。
招待状への返信にメモを追加する
予定への返信にメモを追加するには、予定の詳細ページを表示します。これには次の方法がありま す。
● 実際の予定の名前をクリックする（上記の例では [Team Meeting]）
● 予定のいずれかの場所をダブルクリックする
● 予定のいずれかの場所をクリックし、[予定の詳細を編集] をクリックする
予定の詳細ページの上部にある [参加しますか？] セクションにメモを追加し、[保存] をクリックしま す。だれもが通知を受け取るように選択しているとは限らないので、重要なメッセージについては会 議のオーナーにメールすることをおすすめします。
会議のステータスを一覧表示する（招待状、承諾済み、辞退済み）
予定の詳細ページを表示せずに会議のステータスを簡単に表示することができます。
予定の招待状、または「未定」と返信した予定
まだ返信していない予定の招待状や [未定] と返信した予定の招待状には、会議の時刻の前に疑問符 が付いています。
承諾した予定
承諾した予定には疑問符が付いていません。
辞退した予定
辞退した予定は淡色表示されます（[設定] > [カレンダー設定] の [全般] タブで、辞退した予定を表示 しないように選択した場合を除きます。この場合、辞退した予定は一切表示されません）。
他のカレンダー アイコンの説明
カレンダーの予定を表示すると、予定の上部に他のアイコンが表示されていることがあります。表示 されるアイコンのリストと、それぞれの意味は次のとおりです。
1. 予定に 1 つ以上の通知が設定されています 2. 予定に 1 名以上の個人が招待されています 3. プライベートの予定
4. 定期的な予定
5. 定期的な予定から派生した単発の予定
マネージャーの代わりに予定を作成する
マネージャーの代わりに予定を作成するのは、自分のカレンダーで予定を作成するのと同じぐらい簡 単ですが、注意すべき点があります。
マネージャーのカレンダーでスケジュールを設定する
マネージャーのカレンダーとあなたのカレンダーを同時に開いている場合、新しい予定を作成する操 作は、デフォルトではあなたのカレンダーに対して行われます。時間に追われているようなときは、 予定の作成ポップアップの [カレンダー] プルダウンからマネージャーのカレンダーを選択するのを 忘れがちです。
マネージャーの代わりに予定を作成するときは必ず、自分のカレンダーではなくマネージャーのカレ ンダーで作成していることを確認してください。
ヒント: あなたのカレンダーとマネージャーのカレンダーを同時に表示していて操作しにくい場合 は、2 つのブラウザ タブ（ご使用のブラウザにタブ機能がない場合はウィンドウ）を使用してみて ください。一方のタブ（またはウィンドウ）にあなたのカレンダーを表示し、他方のタブにマネージ ャーのカレンダーを表示します。
プライバシー設定を選択する
管理職は機密事項を扱う会議に出席することが少なくありません。このような会議の詳細は伏せる必 要があるため、予定の詳細ページの [プライバシー] セクションで [限定公開] ラジオボタンをオンに できます。予定を [限定公開] に設定すると、予定の詳細を閲覧できるのは、会議の参加者と、その カレンダーに対して共有の管理権限を持つユーザーに限定されることが保証されます。
注: マネージャーの会議の大半が機密性の高いものである場合は、マネージャーのカレンダーのデフ ォルトの共有オプションを変更して、組織内の他のユーザーから閲覧できるのは予定の時間枠だけに
制限したり、マネージャーのカレンダーの閲覧を全面的に禁止することもできます。これを行うに は、あなたの権限が [変更および共有の管理権限] に設定されている必要があります。
方法は次のとおりです。
1. Google カレンダーで、マネージャーの横にあるプルダウンの矢印をクリックし、[このカレ ンダーを共有] を選択します。
2. 組織内の他のユーザーが予定の時間枠だけを閲覧できるようにするには、[このカレンダーを 他のユーザーと共有する] チェックボックスをオンにします。次に、プルダウンから [予定の 時間枠だけを一般に公開（詳細は非表示、検索の対象にもならない）] を選択します。
3. 組織内の他のユーザーがマネージャーのカレンダーを閲覧できないようにするには、[このカ レンダーを他のユーザーと共有する] チェックボックスをオフにします。
4. [保存] をクリックします。
予定のタイムゾーンを指定する
マネージャーの出張が多い場合、異なるタイムゾーンで会議をスケジュールするのは複雑になりがち です。Google カレンダーでは、特定の予定のタイムゾーンを簡単に指定できます。
カレンダー上の予定は現在のタイムゾーンで表示されます。目的のタイムゾーンに変更すると、適切 な時間枠に表示されます。
1. 予定の詳細ページで、日時欄の右にある [タイムゾーン] リンクをクリックします。
2. 次に、ポップアップで予定のタイムゾーンを指定します。必要に応じて、予定の開始日時と 終了日時をそれぞれ別のタイムゾーンで設定することもできます。これはマネージャーに遠 隔地の出張が多い場合に便利な機能です。
3. [完了] をクリックします。
ゲストを予定に招待する
ゲストを予定に招待する
1 名以上のゲストを予定に追加する方法は次のとおりです。 1. 予定の詳細ページを表示します。
2. ページ右側の [ゲストを追加] セクションで、最初のゲストのメール アドレスを入力します。
3. ゲストのメール アドレスを 1 つずつ追加します。 4. 必要に応じて、ページの他の欄も入力します。 5. [保存] をクリックします。
ゲストの空き時間を確認する
ゲストを予定に招待する場合、ゲストの空き時間を確認するには 2 つの方法があります。 オプション 1: 予定で空き情報を確認する。
予定の詳細ページで、[時間を探す] タブをクリックします。
次に、ゲストを追加して空き情報を表示します。
オプション 2: カレンダーから空き情報を確認する。
自分のカレンダーに他のカレンダーを重ね合わせることもできます。それぞれのカレンダーの表示色 が異なるので、どのユーザーにいつ予定があるかが正確にわかります。カレンダーを重ねる方法は次 のとおりです。
カレンダーの左側にある [他のカレンダー] リストで、カレンダーを追加するユーザーのアドレスを 入力します。カレンダーを追加したら、リストをクリックして表示を切り替えることができます。
注: [他のカレンダー] リストに多数のカレンダーが含まれる場合は、カレンダーの読み込みに時間が
かかることがあります（下記のカレンダーの読み込み時間を短縮するをご覧ください）。
Google グループを予定に招待する
管理者が組織用にグループ（メーリング リスト）を作成している場合、グループを会議に招待する ことができます。グループに属する全メンバーのアドレスを個別に入力するのではなく、グループの アドレスをゲストとして入力します。
グループのアドレスを入力すると、[ゲスト] 欄には次に示すようにグループ メンバーのアドレスが 表示されます。除外したいメンバーが含まれている場合は、そのメンバー名の右側にある「X」をク リックします。
注: Google カレンダーで招待状を作成した後で（メンバーを追加、削除するなど）グループが更新
されても、招待状には反映されず、更新前のメンバーに送信されます。
[ゲストの権限] セクションでオプションを選択する
ゲストを予定に招待する時点では、[他のユーザーを招待する] チェックボックスと [ゲストの一覧を 表示する] チェックボックスがデフォルトでオンになっています。
ゲストが会議室を追加する、時間を調整する、添付ファイルを追加するなど予定の詳細を編集できる ようにするには、[予定を変更する] チェックボックスもオンにします。
カレンダー リソース（会議室など）を予定に追加する
Google Apps 管理者がドメインのカレンダー リソース（会議室、プロジェクター、その他の共有設 備など）を作成済みの場合、ゲストを招待するのとほとんど同じ方法で、リソースを予定に追加でき ます。
1. 会議の予定の詳細ページを表示します。 2. [場所] をクリックします。
3. 次のいずれかを行います。
● [会議室にフィルタをかける] ボックスに、会議室またはその他の施設の名前の任意の 一部分を入力すると、一致する施設のリストが表示されます。
たとえば、次のスクリーンショットで「ca」と入力し始めると、Acadia と Bryce Canyon という 2 つの会議室が入力されます。
● リストを参照して、予約する会議室またはその他の施設を探します。次に例を示しま す。
4. 会議の時間に施設が使用できるかどうかを確認します。 – 使用可能
– 使用不可
5. 使用可能な施設を予約するには、[追加] をクリックします（施設名の左側）。使用可能な施 設がない場合は、予定の時間や日付を変更してみます。すべてのゲストと施設が空いている 時間を簡単に見つけるには、[時間を探す] タブをクリックします。
6. 予定の詳細をすべて入力した後で、[保存] ボタンをクリックします。
定期的な予定をスケジュールする
Google カレンダーでは定期的な（繰り返しの）予定を簡単にスケジュールできます。方法は次のと おりです。
1. 予定の詳細ページを表示します。
2. [繰り返し] チェックボックスをオンにします。
3. [繰り返し] ポップアップで、[繰り返し] プルダウンからオプションを選択します。
4. [繰り返し] プルダウン リストで選択する項目によっては、開始日と終了日（該当する場合） を指定するなど、会議の開催日程をさらに詳しく定義します。
5. 会議の作成操作を通常どおり終了します。
ゲストに予定を通知する
既にご存じのように、新しく作成した予定を保存すると、ポップアップが自動的に表示され、ゲスト に招待状を送信するかどうかを選択できます。ただし、一部のゲストだけに連絡したい場合や、予定 の詳細を変更せずにゲスト全員に連絡したい場合もあります。ここでは、特定のゲストに必要なとき にメール通知を送信する方法を説明します。
予定の招待状を一部のゲストにだけ送信する
ゲストの受信トレイが、わかりきっている予定の招待状で溢れたりしないように、予定を知らないゲ ストにだけ招待状を送信することができます。方法は次のとおりです。
1. 予定のスケジュール作業を開始します。 2. 通知を送信しないユーザーを追加します。
3. [保存] をクリックし、[招待状を送信しますか？] ポップアップで [送信しない] を選択しま
4. 予定をもう一度開き、通知を送信するユーザーを追加します。す。
5. 保存する前に会議に他の変更を加えないでください。時間、会議室、説明などに変更を加え ると、Google カレンダーにより会議のリストのすべてのゲストに更新通知が送信されます。 Google カレンダーにより新しいゲストのみに更新通知が送信されるのは、加えた変更が会議 へのゲストの追加のみである場合です。
6. [保存] をクリックし、[招待状を送信しますか？] ポップアップで [送信] をクリックして新し いゲストに招待状を送信します。
7. 新しく追加されたゲストにのみメール通知が送信されます。
注: ユーザーは各自、通知を受け取らないように設定することができます。
ゲストに予定のメールを送信する
予定を作成して保存した後に、すべてまたは一部のゲストにメールを送信したい場合もあります。た とえば、予定に返信していないユーザーにもう一度通知したり、[はい] と返信したゲスト全員に段取 りをメールで送信する場合などです。Google カレンダーではゲストにメールを送信するのは簡単で す。
1. 予定の詳細ページを表示します。
2. [ゲスト] セクションで、[ゲストにメールを送信] をクリックします。
3. ポップアップで、ゲスト全員にメールを送信するか、[はい] と返信したゲストなど、ゲスト の一部にメールを送信するかを選択できます。
注: [はい] と [いいえ] のチェックボックスを両方ともオフにして、アドレス欄にメール アド レスを手動で追加することもできます。
4. メールの宛先のゲストを選択し終えたら、[メッセージ] 欄に入力します。 5. [送信] をクリックします。
マネージャーだけが閲覧できる予定の通知を作成する
以前のカレンダー アプリケーションには、マネージャーだけが閲覧できる予定メモを追加できるも のもありました。ただし Google カレンダーでは、会議の管理者が予定の [説明] 欄に追加したメモ は、ゲスト全員のカレンダーの予定に表示されます。
マネージャーのカレンダーだけに表示される会議通知を作成するには、次のいくつかの方法がありま す。
● 他のユーザーが会議の管理者である場合は、マネージャーのカレンダーで予定の [説明] 欄 にメモを追加できます。このメモはマネージャーのカレンダーだけに表示されますが、マネ ージャーのカレンダーのプライバシー設定によっては、マネージャーのカレンダーを表示 できるユーザーがこのメモを閲覧できることがあります（メモを公開しないようにするに は、予定の詳細ページの [プライバシー] セクションで [限定公開] ラジオボタンをオンにしま す）。
重要: メモを挿入した [説明] 欄を会議の管理者が更新すると、メモは上書きされます。
● マネージャーのカレンダーで、元の予定と同じ時刻に別の予定を作成します。この新しい予 定の [説明] 欄に、マネージャーに知らせておきたいすべての重要情報を追加できます。添付 ファイルも追加できます（これに機密情報が含まれる場合は、必ず [プライバシー] セクシ ョンで [限定公開] ラジオボタンをオンにしてください）。
また、Gmail を使用してマネージャーに予定の通知をメールやチャットで送信することもできます。
予定を最初に作成した後で詳細を編集する
いったん予定を作成しても、日時を変更したり、予定を複製したり、所有権を別のユーザーに移さな ければならなくなるなど、後から変更する必要が出てくるのは珍しくありません。
予定の詳細を編集して更新情報をゲストに送信する
予定にゲストが含まれる場合、予定の詳細ページを編集して予定を変更すると、[保存] をクリック した後に、[更新を送信しますか?] ポップアップが表示されます。[送信] または [送信しない] をクリ ックして既存のゲストに変更情報を通知するかどうかを選択します。
予定をドラッグ＆ドロップして日時を変更する
予定の日時だけを変更する必要がある場合（他の詳細はすべてそのまま）、予定をクリックして新し い時間枠にドラッグするだけで変更できます。予定にゲストが含まれる場合、表示されるメッセージ に従って変更情報をゲストに通知します。
予定を複製する
詳細情報が既存の予定とほぼ同じ予定を作成する必要がある場合は、手間を省くために、既存の予定 を複製して該当する項目だけを変更することができます。
予定を複製するには、複製元の予定の詳細ページを表示し、[その他の操作] プルダウン リストから [重複する予定] を選択します。新しい予定の詳細ページが表示されます。
予定の所有権を移動する
あなたが作成した予定（定期的な会議など）の管理責任を他のユーザーに移す場合、予定の所有権を 移動することができます。つまり、新しいユーザーが予定を「所有」し、変更できるようになりま す。
所有権を移動する方法は次のとおりです。
1. 元のオーナーのカレンダーから移動する予定を開きます。
2. [その他の操作] プルダウン メニュー（[削除] ボタンの横）の [オーナーを変更] を選択しま す。
3. [新しいオーナー] 欄に新しいオーナーのメール アドレスを入力します。 4. 必要に応じて、メール メッセージをカスタマイズします。
5. [オーナーの変更] をクリックします。
通知メールを受け取った新しいオーナーは、メールに記載されたリンクをクリックして、予定の所有 権を承諾する必要があります。
注: 新しいオーナーが予定を管理するようになっても、[作成者] 欄には元のオーナーの名前が表示さ れます。
ゲストが自分のカレンダーで予定の詳細を編集した場合
ゲストによる予定の変更を許可した場合を除き（上述の [ゲストの権限] セクションでオプションを 選択するをご覧ください）、カレンダーで行った変更がすべてのゲストのカレンダーに反映されるの は、予定を作成したユーザーのみです。 ゲストが予定の詳細を変更しても、変更内容はそのゲスト のカレンダーだけに表示されます。
また、ゲストによる変更があっても、予定の作成者が予定を変更することで上書きされます。
たとえば、あなたが予定を作成して山田さんを招待した場合、山田さんが別の会議室を追加しても、 会議室の変更が表示されるのは、山田さんのカレンダーのみです。ただし、その後にあなたが予定の 時間を変更した場合、山田さんのカレンダーでは予定時間が変更されるだけでなく、山田さんによる 会議室の変更が表示されなくなります。
カレンダーを印刷する
1. 印刷するカレンダーだけが [マイ カレンダー] の一覧でハイライト表示されていることを確 認します。そうなっていない場合は、目的のカレンダーを選択するか、それ以外のカレンダ ーを選択解除します。
2. カレンダー表示の上部で、印刷する期間を選択します（たとえば、[日] や [週] を選択しま す）。
3. [印刷] をクリックします。[カレンダーの印刷プレビュー] ウィンドウで、文字サイズや印刷の 向きなどのオプションを選択できます。
4. 必要なオプションを選択し、[印刷] をクリックします。
カレンダー表示をカスタマイズする
カレンダーを 1 つだけすぐに表示する
複数のカレンダーを開いていてその中の 1 つだけを簡単に表示するには、目的のカレンダーの横に ある下矢印をクリックし、[このカレンダーのみ表示] を選択します。
表示するカレンダーを追加するには、カレンダーの名前をクリックしてハイライト表示します。
別のタイムゾーンも表示する
同僚やクライアントが異なるタイムゾーンの場所で仕事をしている場合、会議のスケジュール設定は 複雑になりがちです。これを簡単にするために、カレンダーを、現在のタイムゾーンに加えて別のタ イムゾーンでも表示することができます。
方法は次のとおりです。
1. 画面右上にある [設定] プルダウンから [カレンダー設定] を選択します。
2. [全般] タブで、追加するタイムゾーンの国や地域を [国名] プルダウンから選択します。
または、[その他のタイムゾーンを表示] プルダウンにすべてのタイムゾーンを表示するに は、[すべてのタイムゾーンを表示します] チェックボックスをオンにします。
3. [その他のタイムゾーンを表示] プルダウンからタイムゾーンを選択します。 4. [ラベル] 欄に名前を入力します。
5. [保存] をクリックします。下記の例のように、カレンダーに両方のタイムゾーンが表示され るようになります。
注: 予定を別のタイムゾーンでスケジュールする簡単な方法については、予定のタイムゾーンを指定 するセクションをご覧ください。
辞退した会議を非表示にする
辞退した会議がカレンダーに多数表示されて読み取りにくくなっている場合は、設定を変更すること で、辞退した会議をすべて非表示にできます。辞退した会議を個別に非表示にする方法はありませ ん。
1. 画面右上にある [設定] プルダウンから [カレンダー設定] を選択します。 2. [全般] タブの [辞退した予定を表示] で [いいえ] を選択します。
3. [保存] をクリックします。
自分のカレンダーに招待状が自動的に追加されないようにする
1. 画面右上にある [設定] プルダウンから [カレンダー設定] を選択します。
2. [全般] タブの [招待状をマイ カレンダーに自動的に追加] で [いいえ、返信した招待状だけを 表示します] を選択します。
注: マネージャーのカレンダーが、返信した招待状だけを表示する設定になっている場合、マネージ ャーは予定に気付かない可能性があります。たとえば、あなたがマネージャーの代理で会議をスケジ ュールし、メールの招待状を送信していない場合、会議についてあなたから直接伝えない限り、マネ ージャーは会議の存在を知ることができません。
カレンダーの読み込み時間を短縮する
使用するカレンダーのアカウントで読み込みに常に時間がかかっている場合は、[他のカレンダー] リ ストにいくつのカレンダーが含まれているかを確認してください。[他のカレンダー] リストに複数の カレンダーがあると、カレンダーを重ね合わせる際にとても便利です。しかし、このリストに含まれ るカレンダーが多すぎる場合、カレンダーの読み込みに時間がかかることがあります。
[他のカレンダー] リストでカレンダーを非表示にするには、カレンダーの所有者名の右側にある下矢 印をクリックし、[リストにこのカレンダーを表示しない] を選択します。
新しいカレンダーを作成する
カレンダーを作成して共有すると、いろいろな場面で役に立ちます。たとえば、次のような状況が考 えられます。
● チーム カレンダーを作成して、会議、トレーニング、誕生日、休暇などを管理する
● マネージャーの個人的な予定（趣味のスポーツ観戦やジム通いなど）専用のカレンダーを作 成して、マネージャーの仕事用カレンダーと重ね合わせ、業務時間外の会議や出張のスケジ ューリングを容易にする
● あなたが管理する会議室や施設用のカレンダーを作成する
新しいカレンダーを作成する
1. [マイ カレンダー] の下にある [追加] をクリックします。 2. [カレンダー名] 欄にカレンダーの名前を入力します。
3. 必要に応じて各欄に、説明、場所、タイムゾーンを入力します。
4. この新しいカレンダーを一般公開したり、組織内の全ユーザーに公開するには、[このカレン ダーを一般公開する] チェックボックスをオンにして、一般公開または組織のボックスのいず れかをオンにします。
5. カレンダーを特定のユーザーと共有するには、[ユーザー] 欄にそのユーザーのメール アドレ スを入力し、[権限の設定] プルダウンから適切な権限を選択します。追加するそれぞれのユ ーザーに対して同じ手順を繰り返します。
6. [カレンダーを作成] をクリックします。
あなたが管理する会議室や施設のカレンダーを作成する
Google カレンダーの [場所] セクションでは使用できない会議室や施設のスケジュールを管理してい る場合は、施設のカレンダーを作成できます。
施設のカレンダーを作成するには、上記の手順で新しいカレンダーを作成します。カレンダーを作成 したら、設定を変更します。方法は次のとおりです。
1. 新しい施設のカレンダーの横にあるプルダウンの矢印をクリックし、[カレンダー設定] を選 択します。
2. [招待状の自動承諾] セクションで、このカレンダーに適したオプションのラジオボタンをク リックします。
2 つのオプションの説明は次のとおりです。
● [招待された日時が空いていれば自動承諾する]: 同じ時刻に既に予定がある場合は、新 しい予定を辞退します。
● [すべての招待状をこのカレンダーに自動的に追加する]: 重複の有無にかかわらず、す べての予定を表示します。
3. [保存] をクリックします。
他のユーザーが、あなたが管理する施設のカレンダーで予定をスケジュールするには、次の 2 つの オプションがあります。
オプション 1: 他のユーザーにすべての予定の編集を許可する
他のユーザーが施設のカレンダーを直接変更できるようにするには、マネージャーがカレンダーをあ なたと共有したのと同じ方法で、カレンダーを他のユーザーと共有します（[カレンダー設定] > [こ のカレンダーを共有]）。
注: [権限の設定] プルダウンで、[予定の変更権限] または [変更および共有の管理権限] のどちらかを 選択します。
オプション 2: 他のユーザーに各自の予定の編集のみを許可する
ただし、他のユーザーが各自の予定を編集できる一方で、他人が作成した予定を編集できないように するには、別の方法で予定をスケジュールします。
1. これを行うには、施設のカレンダーの [このカレンダーを共有] タブの下にある [このカレンダ ーを他のユーザーと共有する] チェックボックスをオンにしている必要があります。
2. カレンダーのメール アドレスを、施設のカレンダーでのスケジュールを許可するユーザーに 送信します。カレンダーのメール アドレスは、[カレンダーのアドレス] セクションの [カレン ダー情報] パネルに表示されています。
3. 他のユーザーが、あなたが管理する施設をスケジュールするには、他のユーザーが各自の予 定の [ゲスト] 欄にカレンダーのメール アドレスを追加します。
カレンダーのキーボード ショートカットを使って手間を省く
マネージャーや自分のカレンダーを管理するときは、キーボード ショートカットを使用すると手間 が省けます。
キーボード ショートカットを有効にするには、画面右上にある [設定] プルダウンから [カレンダー設 定] を選択します。
キーボード ショートカットを有効にすると、キーボードから手を離さずに、一般的な操作を行うこ とができます。たとえば、予定を作成するには C キー、予定の詳細を表示するには E キー、今日の 日付に移動するには T キー、前の期間に移動するには P キー、次の期間に移動するには N キー、カ レンダー アカウント設定に移動するには S キーを押します。
Google カレンダーで作業しているときに Shift+? キーを押すと、いつでもキーボード ショート カットの全リストを参照できます（キーボード ショートカットが有効になっている必要がありま す）。
カレンダーに関するヒントとアドバイス
カレンダーの ToDo リストを使用する
カレンダーの ToDo リストを使用すると、タスク リストを作成して実施状況を管理できます。開始 するには、[マイ カレンダー] セクションの [ToDo リスト] をクリックします。
ToDo リストがカレンダーの右側に表示されます。
[マイ カレンダー] セクションの [ToDo リスト] をもう一度クリックすると、ToDo リストが閉じま す。
また、ToDo リストを最小化するには、カレンダーの縦方向のスクロールバーと ToDo リストの間に ある小さな矢印をクリックします（この矢印をもう一度クリックすると、ToDo リストが展開/最大 化します）。
カレンダーで新しいタスクを作成するには、Gmail の場合と同じように、[ToDo リスト] セクション で [＋] 記号をクリックします。ただし、このタスクを ToDo リストのカレンダー自体に表示するに は、タスクを変更して日付を追加する必要があります。
タスクを ToDo リストのカレンダーとリストに直接追加する方法は次のとおりです。
1. タスクの開始日を決定し、その日付の下の部分を直接クリックします。 2. ポップアップ ウィンドウで [タスク] をクリックします。
3. タスクに名前を付けて、必要に応じてメモを追加します。
4. [タスクを作成] をクリックします。これで、タスクは ToDo リストのカレンダーと ToDo リ ストの両方に表示されるようになります。
ToDo リスト ガジェットの詳細については、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください
（http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=146986）。
Google カレンダーのおすすめのカレンダーを追加する
Google では、各国の休日や週の番号など、便利なカレンダーを多数用意しています。これらのカレ ンダーは、[他のカレンダー] セクションに追加すると簡単に表示できます。
このようなカレンダーをアカウントに追加する方法は次のとおりです。
1. [他のカレンダー] セクションの下にある [追加] をクリックし、プルダウンから [おすすめのカ レンダーを検索] を選択します。
2. 追加するカレンダーの種類を [休日]、[スポーツ]、[その他*] から選択し、対応するタブをクリ ックします。
3. 特定のカレンダーを [他のカレンダー] リストに追加するには、[登録] をクリックします。
*注: [その他] タブには、管理者に役立つカレンダーが多数あります。
● ドメイン向けのリソース
● 週番号
● 連絡先の誕生日と予定
よく使用する施設（会議室）のカレンダーを追加する
よく使用する会議室がある場合は、この会議室のカレンダーを [他のカレンダー] のリストに追加す ると、簡単に表示できて便利です。
このようなカレンダーをアカウントに追加する方法は次のとおりです。
1. [他のカレンダー] セクションの下にある [追加] をクリックし、プルダウンから [おすすめのカ レンダーを検索] を選択します。
2. [その他] タブをクリックし、[[ドメイン] のリソース] をクリックします。 3. リソース名の右側にある矢印（>）をクリックします。
4. 特定のカレンダーを [他のカレンダー] リストに追加するには、[登録] をクリックします。
メールに [マイ カレンダーに追加] リンクを記載する
大人数のグループに予定を通知する場合、不要な招待状が各ユーザーのカレンダーに表示されないよ うに、情報メールに特殊なリンクを挿入することができます。受信者がこの予定に興味がある場合 は、リンクをクリックして予定を各自のカレンダーに追加することができます。この方法は、出席者 の管理が重要でない場合にのみ使用してください。
メールに [マイカレンダーに追加] リンクを追加する方法は次のとおりです。
1. Google カレンダー アカウントで、通常どおりカレンダーの予定を作成して保存します。 2. 予定の詳細ページを開き、[オプション] セクションの下部にある [予定を公開] をクリックし
ます。
3. リンクを情報メールに挿入するには 2 つのオプションがあります。オプション 1 では、カス タマイズ可能なテキスト リンクを挿入できます。オプション 2 では、Google カレンダー ボ タンを挿入できます。
オプション 1: URL をコピーしてテキスト リンクを作成する
href 属性に続く 2 つの引用符の間にある一意な URL をコピーします（引用符自体はコピーし ないでください）。次の例では、ハイライト表示されたテキストをコピーすることになりま す。
オプション 2: Google カレンダー アイコンをコピーして画像リンクを作成する
マウスの左ボタンを押しながら Google カレンダー ボタンの上をドラッグして Google カレ ンダー ボタンをハイライト表示します。次に、Ctrl+C キーを押してコピーします。
4. Gmail アカウントで、情報メールを作成します。
オプション 1: URL をコピーしてテキスト リンクを作成する
オプション 1 を選択した場合、リンクに使用するテキストを入力し（「この予定をマイ カレ ンダーに追加」など）、画像に示されるように [リンク] 記号をクリックします。
次に、カレンダーの URL を [リンク先に指定する URL] の下にあるボックスに入力し、[OK] をクリックします。
5. テキスト リンクや画像リンクを作成し終えたら、通常どおりメールを作成します。
重要: 情報メールの送信後に予定を更新しても、既に自分のカレンダーに予定を追加していたユーザ ーは更新情報を受け取ることができません。
カレンダーの Labs 機能
Google Apps 管理者がドメインのカレンダーで Labs オプションを有効にしている場合、リリース前 の試験運用機能を使用して、メールやカレンダーに主要なビジネス機能を追加することができます。 簡単に使い始められるよう、便利な Labs 機能をまとめて紹介します（手間を大幅に省ける機能もあ ります）。ただし、Labs 機能は試験段階の機能であるため、動作が不安定になったり、機能が停止 したり、提供が中止されたりすることがあるのでご注意ください。
Labs を有効にする
Labs 機能はいつでも有効にしたり、無効にしたりできます。方法は次のとおりです。 1. Google カレンダーで、[設定] > [Labs] をクリックします。
2. 使用する各 Labs 機能の [有効にする] をオンにします。Labs 機能の使用を停止する場合は [無効にする] をオンにします。
3. ページの下部にある [変更を保存] をクリックします。
ヒント: Labs 機能を有効にすると、カレンダー ウィンドウの右上にある緑のフラスコのアイコン
（ ）をクリックして、簡単に [Labs] ページに再びアクセスできます。
おすすめのカレンダー Labs 機能
予定を自動的に辞退
空いていない時間をカレンダーでブロックできます。この時間帯の予 定に関する招待は、自動的に辞退されます。この機能を有効にする と、[外部向け表示] 欄に [予定あり（招待を辞退）] オプションが表示 されるようになります。
予定の添付ファイル
Google ドキュメントの文書、スプレッドシート、プレゼンテーシ ョンを予定に添付したり、パソコンからファイルをアップロードしま す。重要: そのままでは、ゲストには Google ドキュメントの添付フ ァイルを閲覧する権限がありません。まず、添付した各ドキュメント を共有する必要があります。詳細
スマートな予定変更
ゲストのスケジュールを分析して、空き時間を調べ、会場の空き状況 を確認し、最良の会合時間を提示してくれるので、予定を簡単に組み 直すことができます。とても便利です。
ヒント: ゲストが多い場合は、必ず出席するメンバーだけをゲストに 追加してこの機能を実行します。都合のよい日が見つかれば、他のゲ ストを追加します。
年ビュー
年間の予定を事前にスケジュールしたり、一目で把握するには、カレ ンダーに [年ビュー] ボタンを追加します。
注: [X] をクリックして年ビュー ガジェットを閉じると、この Labs 機能が無効になるため、再度有効にする必要があります。
1 対 1 の相手を表示
カレンダーに「ランチ」の予定を入れたのが誰なのかを突き止めるの に苦労したことはありませんか。この機能を使用すると、あなたと相 手の 2 人だけの予定の場合、出席者の名前がカレンダーに表示され ます。
世界時計
世界各国の時刻を追跡できます。また、予定をクリックすると、各タ イムゾーンでの開始時刻を確認できます。
