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このテンプレートをカスタマイズする方法
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連絡先の基本:
オートコンプリート、連絡先選択ツール、個人の連絡先の追加
連絡先について
Google Apps アカウントには連絡先管理ツールが含まれています。連絡先管理ツールはオンラインの アドレス帳です。連絡先管理ツール内の連絡先は次の 2 つのカテゴリのいずれかに分類されます。
● 個人の連絡先: Microsoft Outlook や Lotus Notes から Google Apps に個人の連絡先をイン ポートした場合は、連絡先管理ツールを使用して、インポートしたすべての連絡先にアクセス し、新しい連絡先や連絡先グループを追加することができます。連絡先を検索することで、メ ール アドレスや個人のプロフィール情報を見つけたり、その連絡先と交わしたすべてのやり取 りを簡単に一覧表示することができます。
● 共有されている会社の連絡先: 組織内のすべてのユーザーのメール アドレスと、管理者が Google Apps に追加した外部の連絡先(ベンダーや供給業者など)のメール アドレスです。 Outlook や Notes で使用していたグローバル アドレス一覧や公開アドレス帳に似ています。 連絡先管理ツールで検索することにより、これらのアドレスにアクセスできます。また、メー ル メッセージの作成時や会議のスケジュール設定時に、「アドレス入力のオート コンプリー ト」または「連絡先選択ツール」を使用して、これらのアドレスを指定できます。
注: 会社のメーリング リスト(Google Apps では「グループ」と呼ばれる)は、共有されている会社 の連絡先リストには含まれません。組織のグループのリストは、グループ ディレクトリで見つけるこ とができます。Gmail や他の Google サービスのウィンドウ上部で、[グループ] をクリックします。 次に、各自の [グループ] ページで、[すべてのグループを参照] をクリックします(Google Apps 管 理者がドメインでユーザー管理グループを有効にしている場合に使用可能です)。
オートコンプリート
Google Apps 連絡先管理ツールでは、個人の連絡先、ドメイン内の同僚、メーリング リスト、ベンダ ー、供給業者など、すべてのアドレスが管理されています。さらに、連絡したことがある組織外部の他 のユーザーについても、メール アドレスが自動的に記憶されます。そのため、メール メッセージや会 議への招待状にアドレスを入力し始めると、個人の連絡先や従業員と連絡したことがあるすべてのユー ザーのアドレスが自動的に表示されます。次に例を示します。
連絡先選択ツール
連絡先選択ツールを使用すると、メール メッセージ作成時に個人または会社の連絡先から任意の連絡先 を選択できます。連絡先選択ツールでは、アドレス入力のオートコンプリートによって、またはリスト を参照することによって、連絡先を検索できます。
メール メッセージ作成時に連絡先選択ツールにアクセスする方法は次のとおりです:
[To:] リンクをクリックします。
個人の連絡先の表示
1. Google Apps にログインします。
2. ウィンドウの左側または上部にある [連絡先] をクリックします。 連絡先管理ツールが表示されます。次に例を示します。
デフォルトの連絡先グループ:
連絡先は 3 つのデフォルトのグループに分類されて表示されます。グループ名をクリックすると、そ のグループに含まれている連絡先が表示されます。
● Myコンタクト: 連絡先管理ツールでインポートまたは作成したすべての連絡先です。
● すべての連絡先: [My コンタクト] のすべての連絡先と、(組織の内部か外部かを問わず)連
絡したことがあるユーザーのメール アドレスです。これらのアドレスを [My コンタクト] に 追加するには、アドレスを選択し、[My コンタクトに移動] をクリックします。
● よく連絡をとる人: よく連絡をとる 20 人のアドレスです。Gmail では、このリストが自動的 に更新されます。
独自の連絡先グループを作成して連絡先を整理し、メール メッセージや会議への招待状に複数のメー ル アドレスを簡単に入力することができます。「連絡先グループを作成する」をご覧ください。 個人の連絡先についての詳細を表示する方法は次のとおりです:
[Myコンタクト] グループで、連絡先を選択します。
会社の連絡先についての詳細を表示する方法は次のとおりです:
1. [連絡先を検索] ボックスに連絡先の名前の一部または全体を入力します。一致する可能性がある名 前が一覧表示されます。
2. 連絡先を選択します。
個人の連絡先を追加
1. 連絡先管理ツールを開きます。
2. 連絡先管理ツールの左上にある [新しい連絡先] ボタンをクリックします。
3. 該当欄に連絡先の情報を入力します。その他の欄に入力するには、[その他] をクリックします。 4. [保存] をクリックします。
注: メール メッセージに返信したり転送したりするたびに、またはメッセージを [迷惑メール] フォル ダから受信トレイに移動するたびに、メール アドレスが連絡先管理ツールの [連絡先候補] グループに 追加されます。