ＢＳＣ

展開手順

① 戦略目標   （状態目標）

     ↓

② 目標値      ↓

③ 評価基準      ↓

④ ｱｸｼｮﾝ  上位〜下位へ

目標展開を図る

“にぎり”という 名で、相互に 調整、目標を 共有する。

目標はﾁｬﾚﾝｼﾞﾅﾌﾞﾙ な内容に高める     努力！

ビジョン、期待、問題と対策、

理想−現実から得られるギャップ ブレーン

ストーミング

で収集 ＣＦＳ：重要成功度

KPI：評価指標 抽出

活用  

では、図表３−１−５に話を戻し実際に工程分析と関係者の活動調査、並びに、現場で 実際に使用している書類やメモなどの実態調査内容を紹介することにする。工程分析は聞 き取り調査で行う。この時、調査側は、受注〜生産〜出荷〜納入〜入金完了に関係する方々 に直接面接し、実際に使用している実状を確認しながら工程分析を行う。既にパソコンな どで処理が行われているものは使用画面をアウトプットするなどして、各工程で行われて いる情報処理の内容を把握する。このような調査に当たっては、関係者をプロジェクト推 進室に呼んで聞く方式が多いが、この際、ISO9000の８大原則の７番目に従い、『事実に基 づくアプローチ』を柱にして進めていただきたい。実態調査、使用書類や情報、情報の処 理過程や問題点、希望点を中心に話を聞いて行く方式の方が、想像で検討する方式より優 れているからである（現場調査に当たっては、必要に応じ、調査室から出て、現地で現物 確認を行うべきことを注意書きした）。いずれにせよ、実態調査後は、必ず、現地の状況を 確認するようにお願いしたい。なお、このような場合、調査を行いつつ、実務を担当する 関係者から情報システムの改善のためのアイデアも集めることになるが、この種の内容は 別途、色付きカードを容易しておくとよい。また、工程分析を記載する大きな模造紙に番 地をつけ、アイデアの適用箇所を明確にしておくと後で役にたつ。このような手続きで、

図表に示す①工程分析、②問題点記載表、③工程分析と共に進めた各情報処理工程の機能 を明確する、という３つの内容をアウトプットする。以上が情報工程分析の実務的な進め 方である。

  図表３−１−２の手順１、２は同時並行に行う例が多い。だが、このようにして工程分 析を中心とした実態調査と問題点の把握が全て終了すると、つぎの段階は第３番目の手順、

改善の追求に入ることになる。この対策のイメージとアウトプットを図表３−１−７に示 すことにする。図表をご覧いただくと、狙いとするアウトプットが判るが、また、当然の ことであるが、改善に当たっては、まず、What（何を：目標）、Why（何のため：対策理 由と成果）を明確にすべきでありHow to（手段）を先行させるべきではない。要は、情報 レイアウト分析〜改善に当たっては、情報システム全体を改善（または、革新）する思想 を定めてから改善に着手すべきである。

図表３−１−７  情報プロセス改善のイメージと改善に必要な要素  

改善追求

改善案追求

新情報、各工程の情報機能,

（全員）

理想情報レイアウト検討

情報

物流

1      〜       N

利用頻度

利用者

記載内容機能

情報名

No.

目標・目的の 整理(確認) 1.……

2.……

・改善思想策定

・進め方決定

改善案 1.……

2.……

3.……

番地記入

(現状)情報機能分析用紙     

………旧番地

新情報レイアウトで 何をするか記載する まとめ

改善前、後 改善内容と効果 チェック

情報レイアウトの改善の具体論に入ることにする。分析に当たっては、まずWhatとWhy を考え、これを改善思想という形で設定する。この改善思想は今後の解析や改善、各種意 思決定に当たって方針となる。なお、項目は多数を記載するのではなく、箇条書きで２〜

３点程の内容とすべきである。この対処が終わると、次の手順は、情報レイアウト全体を 改善してゆく段階に入る。最初から、余り詳細に入り込むと、時間ばかりを費やしてしま う。そこで、大枠を決めるつもりでマクロな改善を先に進める。この内容は、工場レイア

ウト設計に当たって、全体のレイアウトの改善を先に進めた後、各ユニットの最適化を行 う手順と全く同じである。なお、情報レイアウト改善案の抽出も、「３案比較を実施せよ。」

とまでは言わないが、少なくとも２案は作成し、先の現状分析の時に集めた問題点や改善 希望も入れて改善案を検討すべきである。このような手続きで採用となった改善案は、先 に調査した現状把握の工程分析のどの部分をどのように改善し、どのような改善成果が得 られるのか、と言った内容と共に、改善した箇所の番地と改善後の工程分析地図の番地を 記載し、改善内容と位置を明確にすることを行っておくと、過去と新情報レイアウト対策 の比較や、検討時の抜けなどが少ない状況となる。このようにして、①新情報レイアウト を示す改良後の工程分析内容、②改善内容と箇所、効果（狙いを含む）、③新情報レイアウ トの個々の処理で果たす機能という３種の資料を作成する。以上、最後に、この３つの資 料が、最初に作成した目標、目的、方針と矛盾していないか否かをチェックすることも忘 れないでいただきたい。

  つぎに、理想案という将来案策定と、ここまでに策定した案とのリンケージを考える段 階に入る。ここまでのつめで、現状の情報レイアウトは改善案という形でかなり革新され ているはずである。また、関係者の改善希望やＩＴ技術の進展を含め、改善成果を定量化 した内容、また、非定量の用件すべてをまとめた資料となっている。この種の内容は、昨 今のビジネスモデルに総称される内容になっているではないだろうか、従って、大きな視 点や将来の進展の局面から、他社の同種モデルと比較しておくことも大切である。このた め、この段階では現在までに作成してきた改善案を未来から見直すという対策を図る手続 きを実施する。なお、この対策は、同時に、未来の情報システムに移る際にムダな投資や 時間の投入を防ぐためにも必要なチェックであり、将来案を先につくっておいて時代の到 来を待つ内容とすべきである。このように、手順７は将来案を作成し、適用する新情報レ イアウト案と将来案の連携をチェックする内容となる。では、チェックすべき観点と内容 を例示することにする。

  〔新情報レイアウトに機能を発揮させるためのチェック項目〕

① 必要な時、必要なだけの情報を必要なところにだけ提供する形態になっているか？

この種の対策が IT中心になり、システムとしては派手、見た目は良いが、実際に 使ってみた場合、安価で短時間、実務的な内容になっているか否か？について情報 のJITや対策という形で見直す。

② Ｐ→Ｄ→Ｓ  が小サイクルで回り、計画通りの生産進捗と問題点の早期発見対策が 具体的に行われ“死亡診断書的資料提供”や“使いもしないのに気休め的な資料作 成〜保管”などになっていないか？という側面から将来案と比較する。

      （死亡診断的書類、ムダな種類作成、会議や打合せを極小化する）

    ③  問題の事前検討に重点が置かれた情報システムになっているか？また、アラーム システムなどの利用により、品質、納期、生産性の問題を予知（又は早く知り）手 が打てる状況になっているか？についてもチェックする。

  このような観点は、実際に仕事が IT 化されても守るべき内容であり、情報システムの 基本事項としてチェックしておくべき用件である。

（３）構築した新情報レイアウトの機能分析

  先に、モデルを用いた加工品を製造するラインの改善に当たって、工程分析を機能分析 に置き換え機能系統図とした例を示した。また、この対策で、今までレイアウト検討では 思いつかないような革新案を創出する方式について解説した（第２章２−３項図表２−３

−１７）。この手法は情報工程分析においても適用すべきであり、この解析を『新情報レイ アウトの機能分析』という。この解析を利用する意味は、「目的が同じであれば、情報シス テム構築においても最良の手段の適用を図れば良い。」というVE(Value Engineering)の手 法をここに適用するためである。また、その理由は、現在のITは日進月歩で技術革新が進 展しているからであり、インプット端末ひとつを取っても、パソコンタイプ、ハンディー・

ターミナル、携帯電話、・・・ICチップ利用方式などと、機能も価格も様々、多岐に渡るか らである。当然、選択は自由である。このようなIT環境下にあって、構築した情報システ ムにVE的な検討をしないで情報システムを放置することは、多くの面で将来に禍根を残す 恐れが心配される。そこで、情報工程分析内容を図表３−１−８のように再編成し、VE的 発想で各種対策案を創出、検討、評価する。

  では、各種情報処理内容を機能としてビジブルに体系図にする事で得られる効果につい て解説することにする。なお、当然なことであるが、この種の図は、先に作成した『新情 報システム革新思想』と一体化させておく必要がある。また、このような対処を図った情 報機能系統図を作成すると、関係者には、どの様な思想と目的で情報システムの体系が構 築されるかという内容と、個々の情報処理工程の関連がマクロな対策とミクロな手段が一 覧化した形で明確になるからである。要は、どのような手段で新レイアウトを運営してゆ くかと言う方針と具体策を機能面でも明確にして、異分野の技術を含め、再度、新情報レ イアウトの見直しを行う。同時に、情報機能系統図を作成することは、新・情報処理シス テムを用いて、新情報レイアウトをどのような方針で管理するかを示すものとして重要な 内容を持つ。筆者の体験ではあるが、この種の図表の作成した結果、作成の度に、多くの 場で、各部門の役割や、つながり、目に見にくい情報工程の役割までが、関係者に理解さ れると言う効果があった。加えて、「時代の進展から進む方向が間違えない。」という自信 を与えてくれる内容という意味でも価値があった。IT化の進展に伴い、昨今のIT業界では 国際的にも派手なシステムや機器が次々と紹介される時代である。このような中で我々が 体験した注意点があったので、以下に要点を箇条書きにしておくことにするのでご参考願 いたい。

（1）コンピュータ利用による自動データ集計システムの適用を止めた例

情報管理システムをレベルアップさせ、コンピュータを上手に使うためには、「手法は後、

目的志向で実態、機能を充分に分析した後に、コンピュータを利用」したシステムをつく