入館証発行申請 - 入館業務の操作

4 入館業務の操作

4.3 入館証発行申請

4.3.2 入館証発行申請を行う

1. メニューバーの入館証申請の「発行申請」をクリックします。

図 4-13

2. 「入館証発行申請」画面が表示されます。

「新規作成」をクリックします。

図 4-14

3. 「入館証発行申請の入力」画面が表示されます。

本画面では、上から順に入館証発行申請情報、および入館証発行対象者情報を入力する領域があります。これらの情報を手順 4.～9.で入力します。

図 4-15

【操作対象者】 ^{お客様管理者}

4. 「入館証発行申請の入力」画面内の入館証発行申請情報を入力します。

入館証種別を選択し、入館証の送付先情報を入力します。

図 4-16

5. 「入館証発行申請の入力」画面内の入館証発行対象者情報を入力します。

図 4-17

入力方法は以下の通りです。

入力方法説明

新規入力「追加」をクリックすると「入館証発行申請の入力」画面が表示されます。この場合、手順 6.に進んでください。

ファイル入力

「ファイル読込」をクリックすると画面上にファイル選択ダイアログが表示されますので「Card-info.xml」を選択します。この場合、手順 10.に進んでください。

・入館証発行対象者が多数の場合に行うと便利です。ただし、ファイル作成ツールにより予め「Card-info.xml」を作成しておく必要があります。

・ファイル作成ツールは、画面の「（ファイル作成ツールのダウンロードはこちら）」

のリンクをクリックするとダウンロードできます。

表 4-6

6. 前手順で「追加」をクリックすると「入館証発行申請の入力」画面が表示されます。

「検索」をクリックすると画面上にウィンドウが表示されます。

ウィンドウの指示に従い、対象者を選択します。

図 4-18

※ 「検索」をクリックせずに各項目を直接入力することもできます。ただし、入館証発行対象者は本システム利用者と紐付かない独立した情報として存在することになります。

※ 本システム利用者と紐付けを行うためにも本手順を行うことを推奨します。

7. 前手順で選択した利用者の情報が各項目に自動入力されます。

自動入力されない性別、生年月日、有効期間開始日および終了日を選択し、「確認」をクリックします。

開始日には、申請日以後の日付であれば指定可能ですが、申請日を指定いただくことを推奨します。

図 4-19

8. 「入館証発行申請情報」画面が表示されます。

「保存」をクリックします。

図 4-20

9. 「入館証発行申請の入力」画面が表示されます。

これで１人分の入力が完了です。入力が完了すると入館証発行対象者情報に一覧表が追加表示されます。手順 5.～9.を行い、対象者全員の入力を行います。

図 4-21

10. 対象者の入力を行うごとに入館証発行対象者情報の一覧表が更新されます。

対象者全員の入力を完了後、「確認」をクリックします。

図 4-22

11. 確認画面に進み、入力内容に誤りがなければ、「申請する」をクリックします。

このとき、申請番号が完了画面に表示されます。お問合わせの際、この番号を確認させていただくことがありますので、メモ等に控えておいてください。その後、弊社で申請を受領します。

・申請内容を承認する場合

申請内容が正当と判断されると申請が承認されます。

本システムから、お客様管理者へ件名が「【受付】入館証発行申請」のメールを送信します。

・申請内容を否認する場合

申請内容に不備が有ると申請が否認されます。

本システムから、お客様管理者へ件名が「【否認】入館証発行申請」のメールを送信します。

12. メールシステムにより、本システムから自動送信された件名が「【受付】入館証発行申請」のメールまたは件名が「【否認】入館証発行申請」のメールが受信されていることを確認します。

・件名が「【受付】入館証発行申請」のメールを受信した場合

弊社にて入館証の発送が行われると本システムから、お客様管理者へ件名が「【重要】入館証発送完了のお知らせ」のメールを送信します。

・件名が「【否認】入館証発行申請」のメールを受信した場合

再度「4.3.2 入館証発行申請を行う」を始めから行ってください。

13. メールシステムにより、本システムから自動送信された件名が「【重要】入館証発送完了のお知らせ」のメールが受信されていることを確認します。

14. 登録した住所に入館証が送付されます。

入館証を受領しましたら、本システムで速やかに入館証受領完了登録を行います。

入館証受領完了登録の手順は、「操作マニュアル入館証管理編」をご覧ください。

重要入館証は、受領完了登録後に有効となり、ご利用いただけます。

ドキュメント内 userguidejp_colocation (ページ 39-45)