入館申請

In document userguidejp_colocation (Page 30-39)

4 入館業務の操作

4.2 入館申請

本節では、入館申請の手順について説明します。

4.2.1 入館申請の流れ

入館申請は全てのユーザーが行うことができます。

ただし、入館申請に対してお客様管理者または承認者による承認が必要です。

お客様管理者または承認者が行う入館申請に対しては、承認が不要です。

4.2.2 入館申請を行う

入館申請情報(*)、入館者情報、搬入出申請情報および宅配申請情 報を登録します。

(*):データセンター、入館予定日時、ラックID、作業内容および立会い予定情報

4.2.3 入館申請の承認/否認

※【承認者】または【お客様管理者】が行います。

(承認時)▼ ▼(否認時)

(本システムでの承認受付完了) (本システムでの否認受付完了)

▼ ▼

4.2.4 入館申請承認のメールの ご確認

4.2.4 入館申請否認のメールの ご確認

お客様ご入館

※図中の 4.2.2~4.2.4 の番号は、手順の節の番号(次頁~37頁参照)に対応します。

Copyright © 2016 NTT Communications. 30

4.2.2 入館申請を行う

1. メニューバーの入館申請の「新規入館」をクリックします。

図 4-3

2. 「入館申請の入力」画面が表示されます。

本画面では、上から順に入館申請情報、入館者情報、搬入出申請情報および宅配申請情報を入 力する領域があります。これらの情報を手順 3.~6.で入力します。

※手順 3.~6.において、必須入力箇所が入力されていない場合、手順 7.を行うとエラーとなり以降 の手順へ進むことができなくなりますので、必ず入力箇所をご確認ください。

図 4-4

【操作対象者】 お客様管理者 承認者 申請者

Copyright © 2016 NTT Communications. 31

3.

「入館申請の入力」画面内の入館申請情報を入力します。

図 4-5

入力する項目は以下の通りです。

項目 説明

入館予定日 申請する入館日時を指定します。

来館予定時刻 来館予定時刻を選択します。

データセンター/ラック ID 「データセンター/ラックID選択」をクリックすると画面上にウィンドウが表示されます。

ウィンドウの指示に従い、ご利用のラックIDを選択します。

作業内容 入館予定日の作業内容を選択します。

車での来館

来館者用駐車場が有るデータセンターを選択した場合のみ表示されます。車で来館さ れる場合のみ入力します。

立会(有料)

弊社スタッフの立会いが必要な場合、「要」をにします。「要」をにすると画面上 の「立会」ボタンがアクティブ表示に切り替わります。本ボタンをクリックすると画面上に ウィンドウが表示されます。ウィンドウの指示に従い、立会いが必要な入館予定日およ び立会理由を選択します。

表 4-2

Copyright © 2016 NTT Communications. 32

4. 「入館申請の入力」画面内の入館者情報を入力します。

図 4-6

入力方法は以下の通りです。

入力方法 説明

本システム利用者を 検索して入力

「検索」をクリックします。

・本ボタンをクリックすると画面上にウィンドウが表示されます。ウィンドウの指示 に従い、入館者情報を入力します。

・入館証所持者または本システムのアカウント(ログインID)をお持ちの方が入館 する場合に行うと便利です。

キーボードから入力

直接、入館者情報を入力します。

・必須入力項目欄は色づけされています。

・入館証所持者または本システムのアカウント(ログインID)をお持ちの方以外の 方が入館する場合に行います。

ファイル入力

「ファイル読込」をクリックします。

・本ボタンをクリックすると画面上にファイル選択ダイアログが表示されますので

「Visitor-info.xml」を選択します。

・入館者が多数の場合に行うと便利です。ただし、ファイル作成ツールにより予め

「Visitor-info.xml」を作成しておく必要があります。

・ファイル作成ツールは、画面の「(ファイル作成ツールのダウンロードは こちら)」

のリンクをクリックするとダウンロードできます。

表 4-3

Copyright © 2016 NTT Communications. 33

5. 「入館申請の入力」画面内の搬入出申請情報を入力します。

搬入出申請は、入館申請と合わせて行う申請と考えてください。搬入出申請を行わない場合は次の手 順へ進んでください。

「搬入出申請」をにし、「搬入出申請の登録」をクリックします。

図 4-7

「搬入出申請」画面が表示されます。

図 4-8

重要 「搬入出に関する注意事項」のリンクをクリックすると、注意事項が表示されます。注意事項の内 容はデータセンターにより異なりますので、入力前にご覧の上、必ず守ってください。

必須項目は以下の通りです。

必須項目 説明

区分 搬入または搬出が有る場合、該当欄をにして、開始および終了日時を指定し ます。

物品名 物品名を入力します。

物品のサイズ 縦/横/高のサイズを入力します。

搬入物の個数 搬入物の個数を入力します。

表 4-4

Copyright © 2016 NTT Communications. 34

6. 「入館申請の入力」画面内の宅配申請情報を入力します。

宅配申請は、入館申請と合わせて行う申請と考えてください。宅配申請を行わない場合は次の手順へ 進んでください。

「宅配申請」をにし、「宅配申請の登録」をクリックします。

図 4-9

「宅配申請」画面が表示されます。

図 4-10

重要 「宅配申請に関する注意事項」のリンクをクリックすると、注意事項が表示されます。注意事項の 内容はデータセンターにより異なりますので、入力前にご覧の上、必ず守ってください。

項目は以下の通りです。

項目 説明

到着予定日 入館予定日から3日前まで指定可能です。ただし、ビルにより異なりますので注 意事項をご覧の上、指定してください。

物品情報 物品名、宅配会社名、物品のサイズ(大/中/小)、送付個数は必ず入力してく ださい。

受取人の情報 本システム利用者を検索して入力する場合、「検索」をクリックします。

発送者の情報 本システム利用者を検索して入力する場合、「検索」をクリックします。

表 4-5

7. 「入館申請の入力」画面内の「確認」をクリックして確認画面に進み、入力内容に誤り がなければ、「登録する」をクリックします。

このとき、受付番号が完了画面に表示されます。お問合わせや入館の際に必要となりますので、

必ずメモ等をしておいてください。

本システムから、お客様管理者および承認者へ「入館申請確認依頼通知」メールを送信しま す。

Copyright © 2016 NTT Communications. 35

4.2.3 入館申請の承認/否認を行う

1. メニューバーのワークフローの「入館申請(承認待)」の件数リンクをクリックします。

・この操作を行う場合、リロードが必要です。

・承認者は、権限付与されている対象ラックの範囲内に限って入館申請情報を表示しこれを承認/

否認することが可能です。範囲外のラックが1つ以上含まれる入館申請情報を表示することはで きません。

・お客様管理者は、全ての入館申請情報を表示しこれを承認/否認することが可能です。

2. 「入館申請一覧」画面が表示されます。

一覧表から対象となる受付番号のリンクをクリックします。

図 4-11

【操作対象者】 お客様管理者 承認者

Copyright © 2016 NTT Communications. 36

3. 「入館申請詳細」画面が表示されます。

図 4-12

・承認する場合は、「承認」(図 4-12 の①)をクリックします。

確認画面に進み、申請者へのメール通知の要否を選択の上「承認する」をクリックします。

完了画面に遷移してお客様管理者または承認者が承認を行う手順は、これで終了です。

本システムから件名が「【承認】入館申請通知」のメールを送信します。

・否認する場合は、「否認」(図 4-12 の②)をクリックします。

確認画面に進み、申請者へのメール通知の要否を選択および否認理由を入力の上「否認す る」をクリックします。

完了画面に遷移してお客様管理者または承認者が否認を行う手順は、これで終了です。

本システムから件名が「【否認】入館申請通知」のメールを送信します。

① ②

Copyright © 2016 NTT Communications. 37

4.2.4 承認を受領しデータセンターに入館する

1. メールシステムにより、本システムから自動送信された件名が「【承認】入館申請通知」

のメールまたは件名が「【否認】入館申請通知」のメールが受信されていることを確認し ます。

件名が「【承認】入館申請通知」のメールを受信した場合、メール本文を表示し、入館申請番号を確 認します。

※受付番号は、ご入館受付の際に必要な情報です。メモする等して忘れないようにしてください。

2. データセンターに入館します。

※ご入館の方法は、データセンターにより異なります。事前に「Colocation サービス利用ガイド」や本 サイトのお知らせ情報をご覧いただき、ご入館方法を確認しておいてください。なお、ご不明な点 がございましたらコロケーション入館受付(⇒47頁参照)へご連絡ください。

【操作対象者】 お客様管理者 承認者 申請者

Copyright © 2016 NTT Communications. 38

In document userguidejp_colocation (Page 30-39)

Related documents