マネージャー、リーダー始め１０人 生涯学習ＧＳ
誰にでも分かりやすい職場作りを目指して
改善テーマ
経営品質グループ名 経営品質グループメンバー
（１）公文書の所在が担当以外には分からない。 生涯学習課の業務は、社会教育、青少年教育、 女性教育、家庭教育、スポーツ振興、社会教育施 設や体育施設の管理・運営などの様々な分野に及 んでいるため、多くの公文書がある。それぞれの 業務に担当者がいるが、市民からの問合せ、決算 資料の作成等で、担当者以外でも文書を見ること がある。しかし、その際に文書の所在が分からな いと、探すために時間の無駄が発生するだけでな
く、市民に迷惑をかけてしまうことも考えられる。
そこで、右のような書庫にどのような文書が入っ て い る か を 担 当 以 外 で も 一 目 で 分 か る よ う に す る 必要がある。
（２）状差しが分かりにくい。
生涯学習課に関連する施設の状差しが分かりにくいという意見が施設の職員か ら寄せられた。
ふれあいセンターの状差しは、市役所に代表して回収に来る施設のために、１つ の状差しに３館分の文書、郵便物、掲示物が入っていたが、状差しに入りきらない
時がある、どのふれあいセンターに渡す文書かを仕分けする手間がかかるという意
見が寄せられた。
また、現在３館ある体育館についても、１つの状差しに３館分の文書、郵便物、
掲示物が入れられていて、それぞれどの体育館に渡すものかが分かりにくい状況で
ある。また、小中学校の用務員に体育館の状差しの場所を聞かれることがあった。
① 問題･課題
（１）書庫にマグネットを貼付し、収蔵されている文書が分かるように表示をする。
（２）状差しを整理・整頓する。また、体育館分については場所を変更すると同時 に「体育館状差し」の表示をする。
＜ふれあいセンター状差し＞ ＜体育館状差し＞
② 改善案
（１）書庫に公文書の所在が分かるようになったことで、決算資
料の作成、予算編成事務がスムーズに行われた。また、市民 からの問合せにも担当以外でも答えることができるように なった。
（２）状差しを分けることで施設の職員の負担を減らすことがで
きた。また、体育館の状差しも分かりやすくなった。
③ 改善効果
書庫の中の文書がいつもどこにあるか分からず、書類を出してもらって返却しようと
すると戻す場所が分からず、何度も引き戸を開けてたどり着くという状態が続いていた
ため改善されて見やすくなった。施設の状差しの表示も、館長が他の館の書類を持って いくことがあるので、仕分けができて分かりやすくなったと好評である。
