第 8 章 データベースとしての利 8 Section < データ > リボンの機能 データベース機能の概要データの並べ替えオートフィルタの利用 73 テーブル機能の活用 アウトライン ピボットテーブルとピボットグラフの作

８

データベースとしての利

<データ>リボンの機能

６９

データベース機能の概要

７０

データの並べ替え

７１

第8章

オートフィルタの利用

７２

７３

テーブル機能の活用

アウトライン

７４

ピボットテーブルとピボットグラフの作

７５

Section

第 8 章　SECTION 69 武内教室 　 　　テーブルやピボットテーブルの挿入は「挿入」リボンで行いますが、データの抽出・並べ替 　　えやフィルタ操作などのデータベース機能や、ゴールシーク、データテーブルなどのデータ 　　分析、アウトライン化の操作はすべて「データ」リボンで行います。 　　また、「テーブルとして書式設定」は「ホーム」リボンにあります。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. 「データ」リボンは、次の５つのグループで構成されています。 Access データベースをはじめとして、Webページ、テキストファイル、 XML データなどを Excel へインポートするボタンが用意されています。 外部データから読み込んだブックの情報を更新するボタンや、ブックに接 続されているデータの表示、ワークシートにリンクされているファイルを 編集するボタンが用意されています。 データを昇順や降順に並べ替えたり、条件に合ったデータの検索に便利な 「フィルタ」ボタン、フィルタを解除したり、再適用するボタンなどが用 意されています。 この機能は「ホーム」リボンにもあります。

Sec.69

１

「データ」リボンの概要

第 8 章　SECTION 69 武内教室 ひとつのセルの内容を２つに分割したり、重複する行を削除したり、無効 なデータがセルに入力されないように設定するボタンなどが用意されてい ます。 集計行や集計列のある表を自動的にアウトライン化して、データをさまざ まな角度で分析することができる「グループ」化ボタン、グループごとに 合計や平均などを求めることができる「小計」ボタンなどが用意されてい ます。 データツール アウトライン

第 8 章　SECTION 70 武内教室 　 　　Excel 2007 は、ワークシート上のデータから条件に合うものを抽出したり、項目別にデータ 　　を集計したりするために便利な、データベース機能が用意されています。 　　これらのデータがベース機能を利用するには、表を作る場合にあらかじめデータをデータベ 　　ース形式で入力しておく必要があります。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. 「データベース形式の表」とは、列ごとに同じ種類のデータが入力され、先頭行に列 の見出しとなる列ラベルが入力されている一覧表のことです。 データベース形式の表にデータを入力するときは、オートコンプリートやオートフィ ルなどの、入力や書式設定を補助する機能を利用すると効率的です。 当店主力メニュー売上表（2006年７月～８月） 日付 単価 数量 売上高 7/15 350 3,212 1,124,200 7/15 850 5,541 4,709,850 7/15 400 4,678 1,871,200 7/30 350 4,569 1,599,150 7/30 850 4,321 3,672,850 7/30 400 3,512 1,404,800 8/15 350 2,564 897,400 8/15 850 1,645 1,398,250 8/15 400 6,842 2,736,800 8/30 350 5,467 1,913,450 8/30 850 6,394 5,434,900 (1) データベース形式の表 ① ワークシート上に複数の表がある場合、データベース機能は、 　 1 つの表に対してのみ利用することができます。 　 ただし、データベース形式の表から作成したテーブル(Sec.76 　 参照)の場合は、複数のテーブルに対してデータベース機能を 　 利用することができます。 ② ワークシート上で、データベース形式の表とそれ以外のデー 　 タを区別するためには最低 1 つの空白列か空白行が必要です。 　 ただし、テーブルでは空白列や空白行で表を区別する必要は ありません。 ③ データベース形式の表には、空白列や空白行は入れないよう 　 にします。 ただし、テーブルでは、空白列や空白行がある場合でも、並 べ替えは集計を行うことができます。 ランチセット メニュー名 アイスコーヒー ランチセット オレンジジュース アイスコーヒー ランチセット オレンジジュース アイスコーヒー ランチセット オレンジジュース アイスコーヒー

Sec.70

１

データベース形式の表とは？

第 8 章　SECTION 70 武内教室 (2) 列ラベル ① 列ラベルは、テーブルの先頭行に作成します。 ② 列ラベルとテーブル内のデータを区切るには、罫線を列ラベ 　 ルの下に設定します。 (3) フィールド ① 同じフィールドには、同じ種類のデータを入力します。 ② フィールドの先頭には、並べ替えや検索に影響するのでスペ 　 ースを挿入します。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. データベース機能では、「並べ替え」や「自動集計」など、さまざまなデータの処理 を行うことができます。 「並べ替え」や「オートフィルタ」を利用すると、特定のフィールドを基準にデータ を並べ替えたり、指定した条件に合ったレコードを抽出したりすることができます。 「自動集計」を利用すると、フィールドの項目をグループ化して合計値や平均値など を求めることができます。 また、「ピボットテープル」を作成すると、フィールドの項目ごとにデータを集計し たり、分析したりすることができます。 メニュー名ごとに集計されています。 アイスコーヒーだけが集計されています。

２

データベース機能とは？

第 8 章　SECTION 70 武内教室 データベース形式の表を、いろんな視点から集計したり分析したりすること ができます。 　 アウトラインが生成されてメニューごとに集計されています。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. 「テーブル」とは、データベース形式の表を効率よく管理するための機能のことです。 テーブルを作成した表では、レコードの追加やデータの集計、抽出などを簡単に行う ことができます。(Sec.74参照) 自動集計(Sec.75参照) ピボットテーブル(Sec.76参照)

3

デーブルとは？

第 8 章　SECTION 70

武内教室

第 8 章　SECTION 71 武内教室 　 　　データベース形式の表は、数値の小さい順や五十音順などで並べ替えることができます。 　　並べ替えを行う際は、基準となるフィールドを指定します。なお、基準となるフィールド 　　は、１つだけではなく、複数指定することもできます。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. 並べ替えの基準となるフィールドを指定すると、そのフィールドルドの項目の順に レコードが並べ替えられます。順番は、昇順または降順を指定することができます。 (1) 並べ替えの基準となるフィールドのセルを選択します。 日付 メニュー名 単価 数量 売上高 2006/7/15 アイスコーヒー 350 3,212 1,124,200 2006/7/15 ランチセット 850 5,541 4,709,850 2006/7/15 オレンジジュース 400 4,678 1,871,200 2006/7/30 アイスコーヒー 350 4,569 1,599,150 2006/7/30 ランチセット 850 4,321 3,672,850 2006/7/30 オレンジジュース 400 3,512 1,404,800 2006/8/15 アイスコーヒー 350 2,564 897,400 2006/8/15 ランチセット 850 1,645 1,398,250 2006/8/15 オレンジジュース 400 6,842 2,736,800 2006/8/30 アイスコーヒー 350 5,467 1,913,450 2006/8/30 ランチセット 850 6,394 5,434,900 2006/8/30 オレンジジュース 400 3,387 1,354,800 (2) 「データ」リボンの「並べ替えとフィルタ」グループの昇順ボタン 　 を押します。 (3) 選択したフィールドを基準にして、表全体が昇順に並べ替えられました。 本物 日付 メニュー名 単価 数量 売上高 2006/7/15 アイスコーヒー 350 3,212 1,124,200 2006/7/30 アイスコーヒー 350 4,569 1,599,150 2006/8/15 アイスコーヒー 350 2,564 897,400 2006/8/30 アイスコーヒー 350 5,467 1,913,450 2006/7/15 オレンジジュース 400 4,678 1,871,200 2006/7/30 オレンジジュース 400 3,512 1,404,800 2006/8/15 オレンジジュース 400 6,842 2,736,800 2006/8/30 オレンジジュース 400 3,387 1,354,800 2006/7/15 ランチセット 850 5,541 4,709,850 2006/7/30 ランチセット 850 4,321 3,672,850 2006/8/15 ランチセット 850 1,645 1,398,250 2006/8/30 ランチセット 850 6,394 5,434,900

Sec.71

２

２つの条件で並べ替える

１

データを並べ替える

第 8 章　SECTION 71 武内教室 前項では、メニュー名を五十音の昇順に並べ替えました。 ここでは、同一の商品名ごとに「売上高」の順に並べ替えます。つまり、「商品名と 売上高」という２つの条件で並べ替えることになります。 (1) 並べ替えの基準となるフィールドのセルを選択します。 日付 メニュー名 単価 数量 売上高 2006/7/15 アイスコーヒー 350 3,212 1,124,200 2006/7/15 ランチセット 850 5,541 4,709,850 2006/7/15 オレンジジュース 400 4,678 1,871,200 2006/7/30 アイスコーヒー 350 4,569 1,599,150 2006/7/30 ランチセット 850 4,321 3,672,850 2006/7/30 オレンジジュース 400 3,512 1,404,800 2006/8/15 アイスコーヒー 350 2,564 897,400 2006/8/15 ランチセット 850 1,645 1,398,250 2006/8/15 オレンジジュース 400 6,842 2,736,800 2006/8/30 アイスコーヒー 350 5,467 1,913,450 2006/8/30 ランチセット 850 6,394 5,434,900 (2) 「データ」リボンの「並べ替えとフィルタ」グループの「並べ替え」を 　 押します。 (3) ダイアログボックス「並べ替え」が表示されるので、最初に並べ替えを 　 するフィールドを「メニュー」、並べ替えのキーを「値」、順序を「昇 　 順」にして、「レベルのコピー」ボタンを押します。 (4) 次に、2 番目に並べ替えをするフィールド名を「売上高」、並べ替えの 　 キーを「値」、順序を「昇順」にして「OK」ボタンを押します。

２

２つの条件で並べ替える

第 8 章　SECTION 71 武内教室 (5) 指定した 2 つの列ラベルのフィールドを基準に、データが昇順で並べ替 　 えられました。 日付 メニュー名 単価 数量 売上高 2006/8/15 アイスコーヒー 350 2,564 897,400 2006/7/15 アイスコーヒー 350 3,212 1,124,200 2006/7/30 アイスコーヒー 350 4,569 1,599,150 2006/8/30 アイスコーヒー 350 5,467 1,913,450 2006/8/30 オレンジジュース 400 3,387 1,354,800 2006/7/30 オレンジジュース 400 3,512 1,404,800 2006/7/15 オレンジジュース 400 4,678 1,871,200 2006/8/15 オレンジジュース 400 6,842 2,736,800 2006/8/15 ランチセット 850 1,645 1,398,250 2006/7/30 ランチセット 850 4,321 3,672,850 2006/7/15 ランチセット 850 5,541 4,709,850 2006/8/30 ランチセット 850 6,394 5,434,900 10

第 8 章　SECTION 72 武内教室 　 　　データ数が多い表では、目的のデータを探すのが大変です。もちろん、検索機能を使って探 　　し出せますが、オートフィルタを利用すると、フィールドの項目を指定して、条件に合った 　　データを抽出することができます。 　　また、トップテンオートフィルタやオートフィルタのオプションを利用して、条件を絞り込 　　むこともできます。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. 「オートフィルタ」とは、フィールドの項目を基準として、指定した条件に合ったデ ータだけを表示する機能のことです。 また、「トップテンオートフィルタ」や「オートフィルタのオプション」を利用する と、フィールドに対して、さらに詳細な条件を設定することができます。 (1) 表内のセルを選択します。（どこでもよい） (2) 「データ」リボンの「並べ替えとフィルタ」グループにある「フィルタ」 　 をクリックします。 (3) すべてのラベルに　　が表示されました。

Sec.72

１

オートフィルタを利用する

第 8 章　SECTION 72 武内教室 (4) メニュー名の　　をクリックします。 　 商品名が表示されるので、「アイスコーヒー」を選んで「OK」ボタン 　 を押します。 本物 日付 メニュー名 単価 数量 売上高 2006/7/15 アイスコーヒー 350 3,212 1,124,200 2006/7/15 ランチセット 850 5,541 4,709,850 2006/7/15 オレンジジュース 400 4,678 1,871,200 2006/7/30 アイスコーヒー 350 4,569 1,599,150 2006/7/30 ランチセット 850 4,321 3,672,850 2006/7/30 オレンジジュース 400 3,512 1,404,800 2006/8/15 アイスコーヒー 350 2,564 897,400 2006/8/15 ランチセット 850 1,645 1,398,250 2006/8/15 オレンジジュース 400 6,842 2,736,800 2006/8/30 アイスコーヒー 350 5,467 1,913,450 2006/8/30 ランチセット 850 6,394 5,434,900 2006/8/30 オレンジジュース 400 3,387 1,354,800 (5) 選んだアイスコーヒーだけが一覧表になって表示されます。 (6) 同じ方法で、「日付」の　　を選びます。続いて、下の図のようにして 　 「7 月 15 日」に設定します。「OK」ボタンを押します。 (7) 「7 月 15 日」の「アイスコーヒー」が絞り込まれました。 　 (8) フィルタリングされた表が必要な場合は、別の場所へコピーしておきます。 　 コピーの方法は、通常の「コピー」、「貼り付け」を行います。 (9) もとの表に戻すには、再度「データ」リボンの「並べ替えとフィルタ」 　 グループにある「フィルタ」（赤くなっている）をクリックします。　　

２

トップテンオートフィルタを利用する

第 8 章　SECTION 72 武内教室 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. (1) フィールドの内容が数値と日付の場合は、トップテンオートフィルタを 　 利用することができます。 　 フィールド中の数値データを比較して「上位 10 位」「下位 10 位」など 　 のようにデータを絞り込むことができます。 (2) ダイアログボックス「トップテンオートフィルタ」で上位を選んだ場合 　 は、数値の大きいいものを表します。日付の場合は、日付の新しいもの 　 を表します。下位を選んだ場合は、その逆です。 (3) 抽出された 10 位のデータは単に選ばれただけなので、昇順、降順に並 　 べ替えたい場合は、さらに並べ替えを行う必要があります。 (4) 「項目」を選択すると、上位または下位からいくつのデータを表示する 　 かを設定できます、必ず10 位を選ぶのではありません。 (5) トップテンは上位 10 項目が表示されますが、「上位 10 パーセント」 　 を設定すると、30 個あるデータのうち上位 10 パーセントの 3 個が表示 されます。 ① 「売上高」の　　をクリックすると表示されるメニューから 　 「数値フィルタ」を選択します。 ② 「トップテン」を選択すると、ダイアログボックス「トップ 　 テンオートフィルタ」が表示されます。 日付 メニュー名 単価 数量 売上高 2006/7/15 アイスコーヒー 350 3,212 1,124,200 2006/7/15 ランチセット 850 5,541 4,709,850 2006/7/15 オレンジジュース 400 4,678 1,871,200 2006/7/30 アイスコーヒー 350 4,569 1,599,150 2006/7/30 ランチセット 850 4,321 3,672,850 2006/7/30 オレンジジュース 400 3,512 1,404,800 2006/8/15 アイスコーヒー 350 2,564 897,400 2006/8/15 ランチセット 850 1,645 1,398,250 2006/8/15 オレンジジュース 400 6,842 2,736,800 2006/8/30 アイスコーヒー 350 5,467 1,913,450 2006/8/30 ランチセット 850 6,394 5,434,900 2006/8/30 オレンジジュース 400 3,387 1,354,800 ③ ダイアログボックス「トップテンオートフィルタ」に赤枠の 　 ように設定して「OK」ボタンを押します。

２

トップテンオートフィルタを利用する

第 8 章　SECTION 72 武内教室 (6) 「売上高」の上位 5 位が表示されました。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. オートフィルタオプションを利用すると、次のように細かい条件を指定してデータを 表示することができます。 ① と等しい ⑤ より小さい ⑨ で終わる ② と等しくない ⑥ 以下 ⑩ で終わらない ③ より大きい ⑦ で始まる ⑪ を含む ④ 以上 ⑧ で始まらない ⑫ を含まない (1) 「数量」の　　をクリックするとメニューが表示されるので、「数値フ 　 ィルタ」を選択しておいて、「ユーザ設定フィルタ」をクリックします。 日付 メニュー名 単価 数量 売上高 2006/7/15 アイスコーヒー 350 3,212 1,124,200 2006/7/15 ランチセット 850 5,541 4,709,850 2006/7/15 オレンジジュース 400 4,678 1,871,200 2006/7/30 アイスコーヒー 350 4,569 1,599,150 2006/7/30 ランチセット 850 4,321 3,672,850 2006/7/30 オレンジジュース 400 3,512 1,404,800 2006/8/15 アイスコーヒー 350 2,564 897,400 2006/8/15 ランチセット 850 1,645 1,398,250 2006/8/15 オレンジジュース 400 6,842 2,736,800 2006/8/30 アイスコーヒー 350 5,467 1,913,450 2006/8/30 ランチセット 850 6,394 5,434,900 2006/8/30 オレンジジュース 400 3,387 1,354,800 「数量」が5,000以上のデータを表示します

３

細かく条件を設定してデータを表示する

第 8 章　SECTION 72 武内教室 (2) ダイアログボックス「オートフィルタオプション」が表示されるので、 　 数量「5000」、抽出条件「以上」を設定して「OK」 ボタンを押します。 (3) 「数量」が5000個以上のデータが表示されました。 (1) ダイアログボックス「オートフィルタオプション」を 設定します。 ① 数量「3000」、抽出条件「より大きい」を設定します。 ② もうひとつ、抽出条件に数量「5000」、「より小さい」 　 　 を設定します。 ③ さらに、「AND」にチェックをいれて「OK」ボタンを押し ます。 (2) 数量「3000以上、5000以下」のデータが表示されました。 「数量」が3,000以上、5,000以下のデータを表示します

第 8 章　SECTION 72 武内教室 フィルタリグの条件として、「AND」と「OR」があります。 (1) 「A」という条件と「B」という条件が同時に満足されることを 　 「AND条件」といいます。 (2) 「A」という条件と「B」という条件が別々に生じることを 　 「OR条件」条件といいます。 ① 数量「3000」、抽出条件「より小さい」を設定します。 ② もうひとつ、抽出条件に数量「5000」、「より大きい」 　 を設定します。 ③ さらに、「OR」にチェックをいれて「OK」ボタンを押し ます。 (2) 下のような表が作成されます。

B

A

A

B

第 8 章　SECTION 73 武内教室 　 　 作成した表をより効率的に管理できるのがテーブルです。作成したテーブルのデータは、 　 テーブル外のデータとは別に管理することができ、レコードの追加やデータの集計、並べ 　 替えなどが簡単に行えます。 　 また、テーブルスタイルで表全体のスタイルを、ライブプレビューで結果を確認しながら 　 設定することができます。 テーブルは Excel 2003 ではリストと呼ばれていたものです。Excel 2007 では、デー タ範囲を選択するだけで、簡単にテーブルが作成できるようになりました。 また、テーブルのスタイルもたくさん用意されています。 「データベース形式」の表から、テーブルを作成します。 日付 支店 担当者 商品名 数量 単価 原価率 売上原価 売上高 7/15 福岡 小川路子 スキャナ 6 29,800 0.8 143,040 178,800 7/15 東京 春日恭子 スキャナ 8 29,800 0.8 190,720 238,400 7/30 大阪 野田五郎 プリンタ 15 49,800 0.7 522,900 747,000 7/30 東京 森川岩男 プリンタ 6 49,800 0.7 209,160 298,800 8/15 大阪 柳田精一 パソコン 10 178,000 0.7 1,246,000 1,780,000 8/15 福岡 小川路子 ファクシミリ 8 39,800 0.8 254,720 318,400 8/30 東京 春日恭子 プリンタ 11 49,800 0.7 383,460 547,800 8/30 東京 森川岩男 プリンタ 17 49,800 0.7 592,620 846,600 9/15 大阪 野田五郎 スキャナ 10 29,800 0.8 238,400 298,000 9/15 東京 森川岩男 プリンタ 2 49,800 0.7 69,720 99,600 9/30 大阪 柳田精一 パソコン 15 178,000 0.7 1,869,000 2,670,000 9/30 福岡 小川路子 ファクシミリ 5 39,800 0.8 159,200 199,000 列ラベルの各項目にオートフィルタを利用するための ボタンが表示されています。 日付 支店 担当者 商品名 数量 単価 原価率 売上原価 売上高 7/15 福岡 小川路子 スキャナ 6 29,800 0.8 143,040 178,800 7/15 東京 春日恭子 スキャナ 8 29,800 0.8 190,720 238,400 7/30 大阪 野田五郎 プリンタ 15 49,800 0.7 522,900 747,000 7/30 東京 森川岩男 プリンタ 6 49,800 0.7 209,160 298,800 8/15 大阪 柳田精一 パソコン 10 178,000 0.7 1,246,000 1,780,000 8/15 福岡 小川路子 ファクシミリ 8 39,800 0.8 254,720 318,400 8/30 東京 春日恭子 プリンタ 11 49,800 0.7 383,460 547,800 8/30 東京 森川岩男 プリンタ 17 49,800 0.7 592,620 846,600 9/15 大阪 野田五郎 スキャナ 10 29,800 0.8 238,400 298,000 9/15 東京 森川岩男 プリンタ 2 49,800 0.7 69,720 99,600 9/30 大阪 柳田精一 15 178,000 0.7 1,869,000 2,670,000

Sec.73

第 8 章　SECTION 73 武内教室 テーブルなのか？　ただの表なのか？ 　　テーブルに隣接するセルは空白にしておく必要があります。 　　データ範囲の下に隣接した行にデータを入力すると、テーブルの新しいレコード 　　として認識します。 　　また、データ範囲の右に隣接した列にデータを入力すると、テーブルの新しい列 　　として認識します。 (1) 表内のセルを選択します。（表内のどこでもよい） (2) 「挿入」リボンの「テーブル」グループにある「テーブル」をクリッ 　 クします。 (3) ダイアログボックス「テーブルの作成」が表示されます。 ① テーブルにするデータ範囲が表示されているので確認します。 ② 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを 　 入れて、「OK」ボタンを押します。 (4) テーブルができました。 (5) テーブルのデザイン（色模様）は「テーブルスタイル」から選びます。 「$B$72」から「$J$84」が テーブルの範囲です。 「$B$72」がテーブルの最初のセルです。 このスタイル を 選択しました。

１

表からテーブルを作成する

第 8 章　SECTION 73 武内教室 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. レコードの追加は、テーブルの最終行に新しいデータを入力して行います。 また、テーブルの途中にレコードを追加するには、追加したい位置の下の行のセルを 右クリックし、表示されたショートカットメニューの「挿入」をクリックして「テー ブルの行」を選択します。 追加した行には、上の行と同じセルの書式が設定されます。 (1) データ範囲の下に隣接した空白行にデータを入力します。 (2) 「Enter」キーを押して確定すると、テーブルの最終行に自動的に新し 　 い行が追加され、書式（ピンクの縞模様と罫線）も設定されています。 (3) 続けてデータを入力して新しいレコードを完成させます。 (1) 追加したい行（「7/15」「福岡」）の下のセルを右クリックします。

２

新規レコードを追加する

第 8 章　SECTION 73 武内教室 (2) 表示されるショートカットメニューの「挿入」をクリックし、さらに 　 「テーブルの行」をクリックします。 (3) 「福岡」の次の行に新しい行が追加されました。 　 続けてデータを入力して新しいレコードを完成させます。 　 書式（ピンクと白の縞模様）も維持されています。 (1) 「担当者」の横に「所属」を追加します。 (2) 追加したい位置の右の列のセルを右クリックします。 (3) 「担当者」の横に新しい列が追加されました。 　 「所属」と入力し、新しいデータを入れてフィールドを完成させます。 テーブルの途中に新しいフィールド（列）を追加 します。 20

第 8 章　SECTION 73 武内教室 wa-ku si-to ga フィールドごとにデータの合計や平均、個数などを求めることができます。 なお、オートフィルタによって特定のレコードだけが抽出されている場合は、抽出さ れたレコードに対してのみ集計が行われます。 (1) テーブル内の任意のセルを選択します。 (2) 「テーブルツール」バーの「デザイン」リボンにある「テーブルスタ 　 イルのオプション」グループの中から「集計行」にチェックを入れます。 (3) 「集計行」が作成されます。 (4) 集計したい列のセルを選択して　　をクリックします。 　 集計の項目が表示されるので「合計」を選択します。

3

集計行を表示する

第 8 章　SECTION 73 武内教室 (5) 合計が表示されました。 (6) 原価率の列のセルを選択し、表示される　　をクリックして表示され 　 る項目から「平均」を選択します。 (7) 集計行で選択できる集計方法は次のとおりです。 ① 平均 ② データの個数 ③ 数値の個数 ④ 最大値 ⑤ 最小値 ⑥ 合計 ⑦ 標本標準偏差 ⑧ 標本分散 ⑨ 「その他の関数」を選択すると Excel の関数を使用すること 　ができます。 22

第 8 章　SECTION 74 武内教室 　 　　アウトラインとは、ワークシート上の行や列をそれぞれレベルに分けて、下のレベルのデー 　　タの表示/非表示を簡単に切り替えることができる仕組みのことです。 　　アウトラインを利用すると、集計行（列）と集計のもとになる詳細データを表示してデータ 　　を検証したりすることができます。 (1) レベル記号 　 の詳細非表示記号 　 ボタンを押すと、「東北」の 　 詳細データが非表示になり、集計行だけが表示されています。

Sec.74

第 8 章　SECTION 74 武内教室 (2) レベル記号　　ボタンを押すと、すべての詳細データが非表示になり、 　 「全地域合計」だけが表示されます。 (3) 　　ボタンを押すと地域の詳細データが非表示になり、各「地域合計」 　 と「全地域合計」だけが表示されます。 レベルごとの集計を表示します。 ・　 ボタンをクリックすると、総計が表示されます。 レベル記号 ・　 ボタンをクリックすると、各「地域合計」が表示 　　 されます。 ・　 ボタンをクリックすると、すべてのデータが表示 　 されます。 詳細非表示記号 グループの詳細データを非表示にします。 詳細表示記号 グループの詳細データを表示します。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. (1) 表内のセルを選択します。 ７月 ８月 ９月 売上高 東北 テレビ 450 300 750 1,500 パソコン 700 500 900 2,100 ミニコンポ 300 200 400 900 東北合計 1,450 1,000 2,050 4,500 関東 テレビ 800 600 1,200 2,600 パソコン 1,100 900 1,500 3,500 ミニコンポ 600 500 900 2,000 関東合計 2,500 2,000 3,600 8,100 中部 テレビ 650 400 900 1,950 パソコン 900 800 1,000 2,700 ミニコンポ 500 250 600 1,350 中部合計 2,050 1,450 2,500 6,000 総計 全地域合計 6,000 4,450 8,150 18,600 名 前 ボタン 解 説 アウトライン記号

１

アウトラインを自動的に作成する

第 8 章　SECTION 74 武内教室 (2) 「データ」リボンの「アウトライン」グループにある「グループ化」 　 の▼を押します。 　 メニューが表示されるので「アウトラインの自動作成」を選択します。 (3) アウトラインが自動的に作成されます。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. (1) レベルバーをクリックします。または、　をクリックします。

２

アウトラインを操作する

第 8 章　SECTION 74 武内教室 (2) クリックしたグループ「東北」の詳細データが非表示になって、東北 　 の集計欄だけが表示されます。 　 レベルボタン　　を押します。 (3) レベル２の集計行だけが表示されます。 　 「関東」の詳細表示ボタン　　を押します。 (4) 選択した「関東」グループの詳細データが表示されます。 (5) アウトラインを解除してもとの表に戻すには次のようにします。 　 「データ」リボンの「アウトライン」グループにある「グループ解除」 　 の▼を押して、表示されるメニューから「アウトラインのクリア」を 　 クリックします。

３

アウトラインを手動で作成する

第 8 章　SECTION 75 武内教室 　 データベース形式のデータをさまざまな角度から分析して必要な情報を得るには、 ピボットテーブルが便利です。 ピボットテーブルを利用すると、「売上高」のデータを「支店別」「商品別」など のように、視点を切り替えながら集計したり、分析したりすることができます。 (1) 「ピボットテーブル」（Pivot Table）とは、ワークシート上のデータ 　 ベ－ス形式の表から特定のフィールド（項目）を取り出して集計した 　 表のことで、「クロス集計表」とも呼ばれます。 (2) データベース形式の表を利用して、ピボットテーブルを作成します。 (3) ピボットテーブルでは、作成後に集計するフィールドを変更して、表 　 の構成を自由に作り替えることができます。 日付 支店 担当者 商品名 数量 単価 原価率 売上原価 売上高 7/15 福岡 小川路子 スキャナ 6 29,800 0.8 143,040 178,800 7/15 東京 春日恭子 スキャナ 8 29,800 0.8 190,720 238,400 7/15 東京 森川岩男 スキャナ 5 29,800 0.8 119,200 149,000 7/30 福岡 小川路子 パソコン 5 178,000 0.7 623,000 890,000 7/30 大阪 野田五郎 パソコン 5 178,000 0.7 623,000 890,000 7/30 東京 森川岩男 パソコン 5 178,000 0.7 623,000 890,000 7/30 大阪 柳田精一 パソコン 4 178,000 0.7 498,400 712,000 8/15 東京 森川岩男 ファクシミリ 20 39,800 0.8 636,800 796,000 8/15 大阪 柳田精一 ファクシミリ 15 39,800 0.8 477,600 597,000 8/30 福岡 小川路子 プリンタ 6 49,800 0.7 209,160 298,800 8/30 東京 春日恭子 プリンタ 12 49,800 0.7 418,320 597,600 8/30 大阪 野田五郎 プリンタ 10 49,800 0.7 348,600 498,000 8/30 東京 森川岩男 プリンタ 12 49,800 0.7 418,320 597,600 ピボットテーブル

Sec.75

第 8 章　SECTION 75 武内教室 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. (1) ピボットテーブルの作成元となる表内の任意のセルを選択します。 (選択したセルを含むデータベース形式の表全体が自動的に 選択されます) 日付 支店 担当者 商品名 数量 単価 原価率 売上原価 売上高 7/15 福岡 小川路子 スキャナ 6 29,800 0.8 143,040 178,800 7/15 東京 春日恭子 スキャナ 8 29,800 0.8 190,720 238,400 7/15 東京 森川岩男 スキャナ 5 29,800 0.8 119,200 149,000 (2) 「挿入」リボンの「テーブル」グループにある「ピボットテーブル」の 　 ▼をクリックすると、表示されるメニューから「ピボットテーブル」を 　 選択します。 (3) ダイアログボックス「ピボットテーブルの作成」が表示されるので、 　 選択されたデータの範囲を確認し、「新規のワークシート」にチェッ 　 クを入れて「OK」ボタンを押します。 (4) データの範囲を変更するには。 ① ダイアログボックス「ピボットテーブルの作成」の「テーブ 　 ル／範囲」のボタン 　 をクリックすると、下図のようにダ 　 イアログボックスが折りたたまれます。 ② データ形式の表の中で、必要とするデータ範囲をドラッグし　　 　 て　　をクリックします。(8) 月分を除外しました。

１

新規ワークシートにピボットテーブルを作成する

第 8 章　SECTION 75 武内教室 (5) 下のように、フィールドが設定されていない空白のピボットテーブル 　 が作成されます。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. (1) 「ピボットテーブルのフィールドリスト」（右側の表）の「日付」 　 「支店」「商品名」「売上高」を選択してオンにすると、「ピボ 　 ットテーブル」（左側の表）にアイテムが自動的に表示されます。 列ラベルフィールド

２

空のピボットテーブルにフィールドを配置する

第 8 章　SECTION 75 武内教室 (2) 「日付」「支店」「商品名」のフィールドをクリックするとボックスの 　 「行ラベルフィールド」に自動的に集められます。 　 次に、「売上高」のフィールドをクリックするとボックスの「値フィー 　 ルド」に自動的に集められます。 (3) このままでは、ピボットテーブル（左側の表）は「日付」「支店」 　 「商品名」「売上高」などのフィールドが、縦に羅列されただけです。 　 いまから、ボックスにあるフィールドを各ラベルフィールドにドラッグ 　 して移動します。 ① 「行ラベルフィールド」: 縦に並べるアイテム（商品名など） ② 「列ラベルフィールド」: 横に並べるアイテム（支店名など） ③ 「値フィールド」: 集計する金額や量（売上高、売上数量など） ④ 「レポートフィルタフィールド」: 特定の条件をもとににして 　 集計するアイテム（日付など） (4) 下のように ピボットテーブルが出来上がりました、「各商品の支店別 　 売上実績」です。ただし、これで完成というわけではありません。 　 ピボットテーブルはデータベース形式の表をもとに、支店別、商品別、 　 担当者別と視点を切り替えて集計したり分析するのが目的です。 (5) 「ピボットテーブルのフィールドリスト」（右側の表）のリストを、 　 下にある４つのボックスへどのように挿入するかによってピボットテ 　 ーブルの形を即座に自由自在に変えることができます。 ド ラ ッ グ 30

第 8 章　SECTION 75 武内教室 (6) みばえのよいピボットテーブルにします。 　 ピボットテーブルのどこかをクリックすると、「ピボットテーブルツ 　 ール」バーが表示されるので、「デザイン」リボンを選択し、「ピボ 　 ットテーブルスタイル」グループから目的のスタイルを選択します。 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. (1) 「支店」と「商品名」を入れ替えて、行ラベルに「担当者」を追加し ます。 (2) ピボットテーブルが出来上がりました。 　 「担当者別の売上実績」です、担当者が所属する支店名も表示されてい 　 ます。 　 スタイルも変更してみました。 　 金額の表示が「円」になっているので、桁数が多く見づらい表になって 　 います。「千円」以下の表示を省略します。

３

表示するフィールドを切り替えて別の表をつくる

第 8 章　SECTION 75 武内教室 (3) ピボットテーブルの金額の欄をすべて選択しておいて、右クリックす 　 ると、ショートカットメニューが表示されるので「表示形式」を選択 　 します。 (4) ダイアログボックス「セルの書式設定」が表示されるので、シート 　 「表示形式」を選択します。 　 分類から「ユーザー定義」を選んで種類から「　　　 」を選択します。 　 (5) 「千円」以下を省略するために、「　 」の末尾の3桁を削除して「 」 　 にします。 (6) 金額の千円以下を切り捨てたので、見やすくなりました。

４

レポートフィルタフィールドを操作する

第 8 章　SECTION 75 武内教室 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. 「レポートフィルタフィールド」は、縦（行ラベル）、横（列ラベル）の２次元の見 出しに加えて第３次元の見出しのフィールドのことです。 例えば、レポートフィルタフィールドに「日付」を設定すると、日付を切り替えて日 付ごとの販売状況を把握することができます。 第三の見出しで、表示内容をさらに絞り込むことができます。 (1) 日付の▼ボタンを押すと、日付が表示されるので「7/15」を選択して 　 「OK」ボタンを押します。 　　続いて「8/15」を選択して「OK」ボタンを押します。 (2) 7月15日と8月15日の販売状況が表示されます。 (3) 複数のアイテムを選択するには次のようにします。 ① 7月15日と8月15日の日付をオンにします。 ② 「複数のアイテムを選択」にチェックを入れます。 ③ 「OK」をクリックします。

４

レポートフィルタフィールドを操作する

第 8 章　SECTION 75 武内教室 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. (1) 福岡支店・小川路子のスキャナの売上数量「6個」が「0個」になりま 　 した。 日付 支店 担当者 商品名 数量 単価 原価率 売上原価 売上高 7/15 福岡 小川路子 スキャナ 6 29,800 0.8 143,040 178,800 7/15 東京 春日恭子 スキャナ 8 29,800 0.8 190,720 238,400 7/15 東京 森川岩男 スキャナ 5 29,800 0.8 119,200 149,000 7/30 福岡 小川路子 パソコン 5 178,000 0.7 623,000 890,000 7/30 大阪 野田五郎 パソコン 5 178,000 0.7 623,000 890,000 7/30 東京 森川岩男 パソコン 5 178,000 0.7 623,000 890,000 7/30 大阪 柳田精一 パソコン 4 178,000 0.7 498,400 712,000 (2) ピボットテーブルのどこでもよいからクリックすると、「ピボットテ 　 ーブルツール」バーが表示されます。 (3) 「オプション」リボンの「データ」グループにある「更新」をクリッ クします。 (4) 作成元のデータ変更が、ピボットテーブルに反映されました。

５

作成元のデータが変更された場合の操作

６

ピボットグラフを作成する

第 8 章　SECTION 75 武内教室 wa-ku si-to ga youi sareteimasu. 「ピボットグラフ」とは、ピボットテーブルの表によるデータの集計結果をグラフと して表示したもので、ピボットテーブルと同様表示するアイテムを切り替えるなどの 操作を行って、データをさまざまな角度から分析するために利用します。 ピボットグラフの書式の変更、種類の設定、グラフ要素の修正などは普通のグラフと 同じように扱うことができます。 (1) ピボットテーブルの作成元となる表内のセルを選択します。 日付 支店 担当者 商品名 数量 単価 原価率 売上原価 売上高 7/15 福岡 小川路子 スキャナ 6 29,800 0.8 143,040 178,800 7/15 東京 春日恭子 スキャナ 8 29,800 0.8 190,720 238,400 7/15 東京 森川岩男 スキャナ 5 29,800 0.8 119,200 149,000 7/30 福岡 小川路子 パソコン 5 178,000 0.7 623,000 890,000 7/30 大阪 野田五郎 パソコン 5 178,000 0.7 623,000 890,000 7/30 東京 森川岩男 パソコン 5 178,000 0.7 623,000 890,000 7/30 大阪 柳田精一 パソコン 4 178,000 0.7 498,400 712,000 8/15 東京 森川岩男 ファクシミリ 20 39,800 0.8 636,800 796,000 8/15 大阪 柳田精一 ファクシミリ 15 39,800 0.8 477,600 597,000 8/30 福岡 小川路子 プリンタ 6 49,800 0.7 209,160 298,800 8/30 東京 春日恭子 プリンタ 12 49,800 0.7 418,320 597,600 8/30 大阪 野田五郎 プリンタ 10 49,800 0.7 348,600 498,000 8/30 東京 森川岩男 プリンタ 12 49,800 0.7 418,320 597,600 (2) 「挿入」リボンの「テーブル」グループにある「ピボットテーブル」 　 の▼をクリックします。 　 表示されるメニューから「ピボットグラフ」を選択します。 (3) ダイアログボックス「ピボットグラフ付きピボットテーブルの作成」 　 が表示されるので、「テーブル／範囲」の選択を確認して「新規ワー 　 クシート」にチェックを入れて「OK」ボタンを押します。

６

ピボットグラフを作成する

第 8 章　SECTION 75 武内教室 (4) フィールドが設定されていない空白のピボットテーブルが作成されます。 (5) ピボットテーブルの作成と同じ方法で、グラフを作成することができ ます。 (6) ピボットグラフは通常のグラフと同様に、移動、拡大、縮小が自由 　 自在です。 (7) グラフタイトル、項目軸ラベル、数値軸ラベル、目盛りラベル、凡例 　 などの編集や修正も通常のグラフと同様に扱います。 36

支店別売上高 項目軸ラベル 凡 例 数 値 軸 ラ ベ ル 数値軸目盛ラベル 項目軸目盛ラベル プロットエリア グラフエリ ア 縦(値)軸目盛 線 横(項目)軸目盛線 補助目盛線 400 200 300 500 600 売 上 金 額( 百 万 円) 売上月 4 月 5 月 6 月 グラフタイト ル 東 京 仙 台 大 阪 福 岡 主縦軸(Y軸) 主横軸(X軸) データ例列（同じ棒の集まり） データマーカ（１本の棒） グラフ要 素 7 月

支店 列1 担当者 所属 商品名 数量 福岡 小川路子 スキャナ 6 東京 春日恭子 スキャナ 8 東京 森川岩男 スキャナ 5 福岡 小川路子 パソコン 6 大阪 野田五郎 パソコン 11 東京 森川岩男 パソコン 25 大阪 柳田精一 パソコン 8 東京 森川岩男 ファクシミリ 20 大阪 柳田精一 ファクシミリ 15 福岡 小川路子 プリンタ 6 東京 春日恭子 プリンタ 12 大阪 野田五郎 プリンタ 10 東京 森川岩男 プリンタ 12 松山 日付 メニュー名 単価 数量 売上高 ####### アイスコーヒー 350 3,212 ####### ####### ランチセット 850 5,541 ####### ####### オレンジジュース 400 4,678 ####### ####### アイスコーヒー 350 4,569 ####### ####### ランチセット 850 4,321 ####### ####### オレンジジュース 400 3,512 ####### ####### アイスコーヒー 350 2,564 897,400 ####### ランチセット 850 1,645 ####### ####### オレンジジュース 400 6,842 ####### ####### アイスコーヒー 350 5,467 ####### ####### ランチセット 850 6,394 ####### ####### オレンジジュース 400 3,387 ####### ７月 ８月 ９月 売上高 東北 テレビ 450 300 750 1,500 パソコン 700 500 900 2,100 ミニコンポ 300 200 400 900 東北合計 1,450 1,000 2,050 4,500 関東 テレビ 800 600 1,200 2,600 パソコン 1,100 900 1,500 3,500 ミニコンポ 600 500 900 2,000 関東合計 2,500 2,000 3,600 8,100 中部 テレビ 650 400 900 1,950 パソコン 900 800 1,000 2,700 ミニコンポ 500 250 600 1,350 中部合計 2,050 1,450 2,500 6,000 総計 全地域合計 6,000 4,450 8,150 18,600

単価 原価率 売上原価 売上高 29,800 0.8 143,040 178,800 29,800 0.8 190,720 238,400 29,800 0.8 119,200 149,000 0 0 178,000 0.7 747,600 1,068,000 178,000 0.7 1,370,600 1,958,000 178,000 0.7 3,115,000 4,450,000 178,000 0.7 996,800 1,424,000 39,800 0.8 636,800 796,000 39,800 0.8 477,600 597,000 49,800 0.7 209,160 298,800 49,800 0.7 418,320 597,600 49,800 0.7 348,600 498,000 49,800 0.7 418,320 597,600 0 0