平成３０年３月２３日
平成３０年度留学生受入れ促進プログラム
文部科学省外国人留学生学習奨励費
（日本語教育機関）に係る事務処理の手引き
独立行政法人日本学生支援機構
留学生事業部 国際奨学課
目 次
Ⅰ．学習奨励費手続きの流れ ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１
１．年間スケジュール ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１
Ⅱ ． 推 薦 書 の 提 出 ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｐ ２
１．提出書類 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ２
２．提出期限 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ２
３．書類作成 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ３
Ⅲ．ゆうちょ銀行通常貯金口座の開設 ・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ５
Ⅳ. 留学生給与等給付システムへのデータ登録 ・・・・・・・・・・・・Ｐ６
１．データ登録期間 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ６
２．登録方法 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ６
３．システム登録上の注意 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ７
Ⅴ. 選考結果等 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１１
１．選考結果 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１１
２ ． 採 用 決 定 後 の 異 動 手 続 き ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ Ｐ １ １
Ⅵ．在籍確認報告 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１２
１．在籍確認簿の作成 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１２
２．「留学生給与等給付システム」による在籍確認報告 ・・・・・Ｐ１３
３．振込者データのダウンロード ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１４
４．学習奨励費の振込 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１４
Ⅶ. 受給者の異動及び補欠者の推薦 ・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１５
１．受給者の異動 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１５
２．補欠者の推薦 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１６
Ⅷ ． 学 習 報 告 書 ・ ・・ ・・ ・ ・・ ・・ ・ ・・ ・・ ・・ ・・・ ・ ・・ Ｐ１７
Ⅸ．留学報告書 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ２１
Ⅹ ． 確 認 表 ・ ・・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・・・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・・・ ・ ・ Ｐ ２ ２
ⅩⅠ．参考：学習奨励費関係一覧表 ・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ２３
Ⅰ．学習奨励費手続きの流れ
１
. 年間スケジュール
１２か月採用（推薦手続きの流れ）
3 月
下旬 日本学生支援機構ホームページに「留学生受入れ促進プログ ラム（文部科学省外国人留学生学習奨励費）（日本語教育機 関）募集要項（以下「募集要項」という。）」等の掲載・推薦依頼 通知４月
月中 受給候補者学内選考 学生（受給候補者）はゆうちょ銀行通常貯金口座開設 ４月分の「文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育 機関）在籍確認簿（以下「在籍確認簿」という。）に署名（受給候 補者全員分）5 月
月中
５月分の在籍確認簿に署名（受給候補者全員分）１日
（火）～～１１日
（金） 「留学生給与等給付システム（以下「システム」という。）」への受 給候補者データ登録 推薦書提出（該当様式）6 月
月中 6 月分の在籍確認簿に署名（受給候補者全員） 中旬 留学生受入れ促進プログラム実施委員会１８日（月）頃
選考結果の通知（予定）１６日（土）～
新規採用データをシステムからダウンロード１９日（火）～
システムにて 6 月分在籍確認報告7 月
６日（金）～
振込者データをダウンロード１７日（火）
4 月分～6 月分学習奨励費振込（予定）7 月
｜
翌年 3 月
（各月）
システムにて月ごとに在籍確認報告（各月）
在籍確認報告に応じて各受給者に学習奨励費振込翌年１月
３１日（木）まで 留学報告書の提出（対象校のみ）翌年４月 ３０日（火）まで
学習報告書の提出※日程は変更される可能性があります。システムの日程については、
「留学生給与等給付システ
ム データ処理日程表（以下「日程表」という。
）
」をご参照ください。
JASSO 学校 JASSO 学校 学校 学校 JASSO JASSO 学校 学校 手 続 き の 流 れ 【学習奨励費受給候補者推薦手続き】Ⅱ.推薦書の提出（P２～） Ⅲ.ゆうちょ銀行通常貯金口座の開設（P５～）Ⅳ.留学生給与等給付システムへのデータ登録（P６～） 【選考結果】Ⅴ.選考結果等（P１１～）/【7 月分以降の在籍確認報告】Ⅵ.在籍確認報告（P１２～） /【学習報告書の作成】Ⅶ.学習報告書（P１７～）/【留学報告書の作成】（P２１～） 学校 学校 1Ⅱ．推薦書の提出
１.提出書類
様式
名称
書類
Excel ファイ
ル
(1)
様式１
文部科学省外国人留学生学習奨励費 （日本語教育機関）受給者推薦書 ○ ○(2)
様式２
文部科学省外国人留学生学習奨励費 （日本語教育機関）在籍確認簿 【4 月分】 (写し) ○ × ※様式１は必ず書面（公印押印）と Excel ファイルの両方を提出してください。 ※様式２は４月分の写しを必ず郵送にて提出してください。２.提出期限
書類、
Excel ファイルとも
平成３０年５月１１日（金）１７：００ まで（必着）です。 ※封筒に「学習奨励費受給者推薦書等在中」と朱書きしてください。 ※書類は簡易書留等配達の記録の残る方法で送付してください。【各種書類等提出先及び問い合わせ先】
◆Excel ファイル提出ページ
http://www.jasso.go.jp/ryugaku/tantosha/study_j/scholarship/shoureihi/suisen_12.html
◆郵送提出先及び問い合わせ先
独立行政法人日本学生支援機構 留学生事業部 国際奨学課 学習奨励費担当
住所：〒135-8630 東京都江東区青海２－２－１
電話：０３－５５２０－６０３０ FAX：０３－５５２０－６０３１
メール：
iso2@jasso.go.jp
推 薦 書 の 提 出 【学習奨励費ご担当者の事務処理に係るホームページ】 ●「留学生受入れ促進プログラム文部科学省外国人留学生学習奨励費に係る事務処理」ページ http://www.jasso.go.jp/ryugaku/tantosha/study_j/scholarship/shoureihi/index.html [機構ホームページ掲載場所] ホーム ＞ 留学生支援 ＞ 学校関係者の皆様 ＞ 日本留学に係る学校関係者の皆様 ＞ 留学生 給与等（国費、学習奨励費）に係る事務処理等について ＞ 留学生受入れ促進プログラム文部科 学省外国人留学生学習奨励費に係る事務処理 2３．書類作成
各様式（Ａ４判）を機構ホームページからダウンロードの上、作成してください。
機構ホームページ：留学生受入れ促進プログラム（文部科学省外国人留学生学習奨励費）
受給者の推薦について（１２か月採用）
http://www.jasso.go.jp/ryugaku/tantosha/study_j/ scholarship/shoureihi/suisen_12.html 【様式１】 ＜記入例を参照＞ 文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育機関）受給者推薦書 ◆作成上の注意 推薦については『平成３０年度留学生受入れ促進プログラム文部科学省外国人留学生学習奨励費 （日本語教育機関）推薦依頼数について』（ピンク色の紙）にて確認してください。 ⅰ）在籍者数（A）について ・平成３０年５月１日現在、貴学に在籍する私費外国人留学生数を記入してください。 ⅱ）推薦数について 過去３か年の進学者数合計（B）、推薦依頼数（Ｃ）について 『平成３０年度留学生受入れ促進プログラム文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育機 関）推薦依頼数について』に記載されている数字を記入してください。 今回の対象年は、２６年度、２７年度、２８年度の各年度において進学した者の数となります。 ⅲ）推薦数（Ｄ）について ・「推薦依頼数（Ｃ）」を超えないようにしてください。 ＊「推薦数（Ｄ）」は、「推薦依頼数」（Ｃ）にかかわらず、平成３０年５月１日現在の「在籍者数」 （Ａ）の 20％を超えて推薦することはできませんので、該当する機関は、「在籍者数」（Ａ）の 20％ で算出した人数（小数点以下四捨五入）を「推薦数」（Ｄ）に記入し、推薦数としてください。 また、「在籍者数」（Ａ）が５人未満の機関については、「推薦依頼数」（Ｃ）にかかわらず推薦で きませんので、該当する機関は推薦を行わないでください。 ※シートには保護をかけているため、入力欄以外のセルへの入力や変更等はできません。 ◆提出方法 ①Excel ファイルを以下のページから提出 （Excel ファイル提出時に公印の画像データ等は不要です。） http://www.jasso.go.jp/ryugaku/tantosha/study_j/ scholarship/shoureihi/suisen_12.html ②公印を押印した書面を郵送（簡易書留等）で提出。 推 薦 書 の 提 出 3【学習奨励費担当者欄について】
学習奨励費担当者欄に記入された担当部署、担当者名、
E-mail アドレス等は学習奨励費担当
部署として登録いたしますので、「様式１」提出後に変更があった場合は、必ず機構ホームペー
ジ掲載の様式にて、ご連絡ください。年度内もしくは次年度における学校の状況が変更になる場
合（統合、休校等）もご連絡ください。
※推薦に係る手続きについては、巻末にある確認表もご活用ください。
（提出不要）
【様式２】 ＜記入例を参照＞ 「文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育機関）在籍確認簿」（平成３０年４月分） ◆作成上の注意 ・記入例を参照の上、作成してください。 ・４月末までに受給候補者全員から署名を得てください。 ◆提出方法 ・4 月分の写しを「様式１」とともに、郵送で提出してください。 ※５月分の在籍確認簿については、提出の必要はありません。学内で保管をお願いします。 【5 月分の在籍確認報告の訂正について】 システムにて推薦者データを入力する際、５月分在籍確認を「未確認です」として登録後、５月３１ 日までに在籍確認簿に署名を得ることができた場合は、システム登録内容の修正が必要となります。6 月１６日以降に機構ホームページ掲載の所定の様式に記入し、5 月分の在籍確認簿の写しとともに、 必ず６月２２日（金）までに本機構へ FAX で送信してください。システム登録が未確認のままですと、 ５月分の学習奨励費は給付されません。 推 薦 書 の 提 出 4Ⅲ．ゆうちょ銀行通常貯金口座の開設
学習奨励費の受給には受給者本人の「ゆうちょ銀行通常貯金」の口座が必要です。口座開設
推薦する学生に学生本人名義の口座を速やかに開設させ、 期限までにシステムへのデータ登録を行えるようにしてください。 ※ゆうちょ銀行の口座を開設する際に時間がかかる場合がありますので、ご留意 ください。 ＊＊＊注意事項＊＊＊ 【通帳について】 ・口座登録はカナで行いますので、カナ氏名入り通帳が必要です。カナ氏名が 記載されていない通帳は、郵便局で切替が可能です。 ・転居の際はゆうちょ銀行で通帳の住所変更手続を必ず行ってください（住所変 更等の手続を行っていないために口座が凍結され、口座番号、カナ氏名等が正 しく登録されていても振込不能となる場合があります）。 ・振込結果の確認の際に必要となることがありますので、通帳のコピーを保管し ておくことをお勧めします。 ・推薦者口座情報に変更があった場合は、採用前であれば機構にご連絡ください。 受給者として決定後であれば「異動届（様式３）」に変更内容を「異動事項」内 の詳細欄に記入して提出してください。 口 座 の 開 設 ＊＊＊[外国人留学生が口座を開設する場合]＊＊＊ 平成２７年１２月までは、送金機能つきの総合口座は６か月以上の滞在条件がついておりました が、平成２８年１月より、渡日後６か月未満であっても、送金機能つきの総合口座の開設が可能と なりました。なお、送金機能がついていなくても「通常貯金」の口座であれば学習奨励費を受給す ることができます。 5
Ⅳ．留学生給与等給付システムへのデータ登録
１．データ登録期間
データ登録期間は、平成３０年５月１日（火）～５月１１日（金）です。２．登録方法
インターネットにて、ユーザＩＤ、パスワード を使用し、「留学生給与等給付システム」から、 推薦者データを登録・報告してください。 ※ユーザＩＤ、パスワードが送付されてい ない場合は、平成３０年４月１３日（金）ま でに機構へ連絡ください。（日本人学生用の ID・パスワードとは異なりますのでご注意くだ さい。） ※ユーザ ID,パスワードは黄色の通知文書に 記載されています。学生用入力ページ
http://www.sas.jasso.go.jp/abr/
◆学生用パスワードでログイン 奨学金振込口座届の提出（誓約欄・個人情報・振込口座情報）
＊＊＊［登録の手順］＊＊＊
※マニュアル「システムの取り扱いについて」第４章参照
※マニュアル「システムの取り扱いについて」第５章参照 学生用入力ページ
http://www.sas.jasso.go.jp/abr/
◆学生用パスワードでログイン 奨学金振込口座届の提出（誓約欄・個人情報・振込口座情報） １ 学校担当者用入力ページ http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ac/ ◆担当者用パスワードでログイン新規留学生振込口座届確認（口座届の確認・カナ氏名等の入力･訂正）
２ 給付予定者または推薦者の報告 推薦書（受給候補者）全員について上記の１と２の登録が完了したあとに、 作成・送信してください。 ３ 給付予定者または推薦者の一覧表の印刷 推薦者について確認の上印刷し、保管してください。 ４重要：３の推薦書報告処理まで完了しないと、登録にはなりませんのでご注意ください。
シ ス テ ム へ の デ | タ 登 録 マニュアル「留学生給与等給付
システムの取扱いに
ついて」
（以下「システムの取扱いにつ いて」という。） ※下記サイトからダウンロードする。 http://www.jasso.go.jp/ryugaku/tantos ha/study_j/scholarship/system.html 6３．システム登録上の注意
「奨学金振込口座届の提出」
マニュアル：
「システムの取扱いについて」第４章
学生用入力ページ
[URL] http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ 誓約欄について 【誓約日付】 ・データの入力日としてください。 【氏名入力】 ・在留カード（未取得の場合はパスポート）の氏名と同一にしてください。 ・氏名が姓名に分けることができない場合は、姓に最初の１文字を入力し、残りを名と する等して入力してください。例：「IKUZOU」→ 姓「I」 名「KUZOU」 もしくは 姓「IKU」 名「ZOU」 ・ミドルネームは「名」の欄に入力し、名とミドルネームの間にはスペースは入力しな いでください。 ・使用可能文字はアルファベットの大文字と記号の「'」「-」「.」のみです。 ※姓や名の入力欄にはスペースを入力しないでください（エラーになります）。 振込口座情報について 【口座開設】 ・データ登録時までに「ゆうちょ銀行通常貯金」口座開設を完了しておいてください。 【通帳番号】 ・通帳番号が８桁に満たない場合は、先頭に「０」を付して８桁で入力してください。 例：「記号 1xxx0 番号555551」⇒ 番号「00555551」と入力 【メールアドレス】 ・帰国等しても連絡のつくメールアドレスを入力してください（在籍校で配付さ れるメールアドレスや日本での携帯電話のメールアドレスは除く）。 【口座申込者】 ・誓約欄の氏名が表示されます。※口座への振込についてはカナ氏名で行われますの で通帳の氏名と相違していても振込は行われます。 受付番号について 【受付番号】 ・口座届提出後は、必ず受付番号を控えて保管してください。
【重要】
口座届提出後に必要なこと
・口座届提出後は、学校担当者用入力ページ
（②学校担当者用パスワードでログイン）にて◆口座届の確認・カナ氏名等の入力
◆給付予定者または推薦者の報告
の両方の処理が必須です。必ず最後まで行ってください。（次のページを参照） シ ス テ ム へ の デ | タ 登 録 7「新規留学生振込口座届確認」
マニュアル：「システムの取扱いについて」第５章
学校担当者用入力ページ
[URL] http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ac/学校担当者用画面における報告の流れ
（１）口座入力者一覧表にて全推薦者を確認
口座入力者一覧表にて全推薦者（学生）を確認してください。（２）口座届の確認・カナ氏名等の入力処理
カナ氏名について 【カナ氏名入力】 ・文字・順番とも口座の通帳に記載されたとおりに正確に入力してください。 ・氏名が姓名に分けることができない場合は、姓に最初の１文字を入力し、残り を名とする等して入力してください。 例：「イクゾウ」→ 姓「イ」 名「クゾウ」 もしくは 姓「イク」 名「ゾウ」 ・ミドルネームは「名」の欄に入力し、名とミドルネームの間にはスペースは入 力しないでください。 ・アルファベット・記号などの文字及びスペースは入力しないでください。 ※姓や名の入力欄にはスペースを入力しないでください（エラーになります）。 ・姓、名が長い場合は各欄に 15 文字目まで入力してください。 推薦順位について 【付番】 ・番号が飛んだ順位、重複した順位等がないように付番してください。 ・成績等で推薦順位が並んだ場合でも、同じ順位をつけないでください。 在留期間について 【入力】 現在取得している在留期間を入力してください（予定の期間は含まない）。 シ ス テ ム へ の デ | タ 登 録※
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（１） （２） （３） （４） 8成績評価係数について 確認＊1 【算出】 ・募集要項に定める算出方法により成績評価係数を算出してください。 ・評価パターンに当てはまらない場合は、適宜学校で判断の上、相当数を計算式に当て はめてください。 ※成績評価係数が条件に満たない場合には推薦できません。 【算出不可】 ・成績評価係数が算出できない場合は、成績評価係数２．３０相当以上で特に成績が優 秀とする根拠として、「入学者選抜試験の成績」又は「母国等の成績」のどちらかを 選択してください。 ※算出できない場合でも、成績評価係数２．３０相当以上で特に成績が優秀と認めら れる者が推薦対象です。 仕送りについて 確認＊2 【入力】 ・仕送りがある場合のみ、平均の月額を入力してください。（入学金・授業料等は含ま ない） 在日扶養者について 確認＊3 【入力】 ・在日扶養者がいる場合のみ、氏名をカタカナで入力してください。 ・在日扶養者が配偶者の場合は、続柄「その他」を選択してください。 【対象者】 ・在日扶養者とは、推薦者を経済的に援助している者を指します。単に住居を提供して いる者は含まれません。 他奨学金ついて 確認＊4 【入力】 ・他奨学金との併給制限が緩和されましたが、受給者の奨学金の併給状況を把握するた め、学習奨励費の給付期間中（平成３０年 4 月 1 日～平成３１年 3 月 31 日）に受 給する、もしくは受給予定（※申請中の他奨学金は除く）の他奨学金について入力し てください。※必ず他の奨学金の条件（学習奨励費との併給が可能であること）を確 認してください。 在籍確認について 確認＊5 【署名】 ・在籍確認簿（様式２）に必ず当月中に署名を得てから入力してください。 ※４月分の在籍確認簿は 4 月中に受給候補者全員から署名を得てください。 ※５月分の在籍確認を「未確認です」として登録後、５月３１日までに在籍確認簿に署 名を得ることができた場合は、システム登録内容の修正が必要となります。６月１６日 以降に機構ホームページ掲載の所定の様式に記入し、5 月分の在籍確認簿の写しととも に、必ず６月２２日（金）までに本機構へ FAX で送信してください。システム登録が 未確認のままですと、５月分の学習奨励費は給付されません。 【選択】 4 月分の選択：4 月中に在籍確認簿にサインが取れた者を「在籍確認しました」とする。 5 月分の選択：5 月のシステムの締切までにサインが取れた者を「在籍確認しました」とする。 ※在籍確認簿に署名が取れない月は「未確認です」を選択してください。 ※確認＊1～＊5 の項目について、証明書等を必ず確認し、学校で保管してください。 シ ス テ ム へ の デ | タ 登 録 9
（３）給付予定者または推薦者の報告（日本学生支援機構へのデータ送信）
推薦書の報告について 【予定者一覧】 ・「5-3. 報告者一覧」画面にて全推薦者の氏名等と推薦者数を確認してください。 【推薦書作成】 ・「5-4-1-c. 推薦書作成（学習奨励費・大学等）」画面の「推薦状況表」にて必ず推 薦者数を確認してください。 ・メールアドレスは学校担当者のメールアドレスを入力してください。 ※「報告完了」までの処理終了後、再度「（３）給付予定者または推薦者の報告（日 本学生支援機構へのデータ送信）」を選択すると、推薦者合計が「０件」と表示さ れます。推薦書作成で送信した内容を確認したい場合は、｢戻る」ボタンを押して ｢5. 奨学金と処理の種別」画面に戻り、｢（４）給付予定者または推薦者の一覧表 の印刷画面で報告内容を確認する。｣を選択して確認してください。 ※「報告完了」までの処理終了後に、登録したデータの修正が必要な場合は、機構ホ ームページ（留学生受入れ促進プログラム（文部科学省外国人留学生学習奨励費） 受給者の推薦について（12 か月採用）ページ）に掲載の訂正様式でご連絡くださ い。④給付者予定者または推薦者の一覧表の印刷
推薦者一覧表について 【提出年月日】 ・「報告書提出年月日」が入っているか確認してください。 【印刷】 ・推薦者の報告後、一覧表を印刷し、内容を確認してください。 ・各推薦者の詳細を「詳細ボタン」で印刷し、内容を確認してください。 ※印刷した一覧表及び各推薦者の詳細は、採用決定通知受領まで保管してください。＊＊＊重要＊＊＊
※推薦書作成画面にて「送信」ボタンを押し、報告結果が表示されると
推薦者の登録・報告が完了になります。
報告書が送信されているか、必ず「
（４）給付予定者または推薦者の一覧表の印刷画面
で報告内容を確認する。
」の「詳細ボタン」にて内容を印刷し、確認してください。
＊＊留意点＊＊
システムによる報告と推薦書類の提出は締切日（5 月１１日（金）
）までに
手続きを行ってください。書類は締切日の１７：００必着とします。
いずれか一方のみの手続きでは推薦を受理しません。
シ ス テ ム へ の デ | タ 登 録 10Ⅴ．選考結果等
１．選考結果
選考結果は、システム及び通知文書にてお知らせします。 ※通知文書には奨学生番号は記載されていません。 採用結果通知 平成３０年６月１８日（月）頃に送付（予定） 新規採用データのダウンロード 平成３０年６月１６日（土）以降 ・システムで採用された学生のデータをダウンロードし、氏名、 奨学生番号等を確認し、在籍確認簿に記入してください。 ※奨学生番号は在籍確認簿及び問い合わせの照会等で必要にな りますので必ずデータで確認してください。 ※マニュアル「システムの取扱いについて」 第７章「新規採用データ等の取込み」参照２．採用決定後の異動手続き
採用決定後に、受給候補者に募集要項「１０．受給者の異動」に該当する異動が生じた場合は、 奨学生番号を確認の上、６月２２日（金）１７：００までに「文部科学省外国人留学生学習奨励 費受給者に係る異動届（様式３）」（以下「異動届」という。）を郵送で提出してください。 ＜記入例を参照＞ 補欠者の採用を希望する場合は、併せて「文部科学省外国人留学生学習奨励費受給者申請書・ 推薦調書（補欠者推薦用）（様式４）」（以下「申請書・推薦調書」という。）を郵送で提出してく ださい（６月２２日（金）必着）。＜記入例を参照＞ なお、この場合の補欠者の採用・給付開始は７月分以降となりますのでご注意ください。 ※７月以降の異動届の提出及び補欠者の推薦は、異動者の異動月の１５日までに行ってください。 ※異動の手続きについては、Ｐ１５「Ⅶ．受給者の異動及び補欠者の推薦」も参照してください。 選 考 結 果 等 11Ⅵ．在籍確認報告
１．在籍確認簿の作成
受給者の在籍確認報告のため、月ごとに「在籍確認簿（様式２）」に署名（自署）を得てくださ い。 ※学習奨励費受給者として正式採用された場合でも、署名を得ていない月の学習奨励費は給付さ れません。 【推薦時の在籍確認簿の取扱いについて】 ・４月分の「在籍確認簿」 ⇒ 受給候補者全員分の署名を得る（４月中） ⇒ 写しを提出。 （原本は学校で保管） ※５月分以降は在籍確認簿の提出は不要です。原本を学校で保管してください。 ＊＊＊［注意事項］＊＊＊ 【署名について】・在籍確認は受給月当月中に行う必要があり、例えば、７月分在籍確認簿に８月以降 になって署名を得ることはできません。月末までに署名を得ることができなかった 学生は、その月の報告では「在籍未確認者」として処理してください。 【システム登録について】 ・作成した在籍確認簿（様式２）に基づき、毎月、在籍確認報告を行う。 ・２回目の期限までにシステムによる在籍確認者の報告が行われない場合、その月の 学習奨励費は給付されません。 ・在籍確認報告後に誤りがあった場合は、速やかに機構（学習奨励費担当）まで該当 登録期間内（毎月の各回のシステム登録期間内）にご連絡ください。 【登録における重要事項】 ・署名を得ることができなかった学生を「未確認者」として奨学生番号を入力して登 録する。（「未確認者」として登録されなかった者は在籍確認者として登録されます。） ・全員の署名を得た場合は、「全員の在籍を確認しました」で処理する。 ・「未確認者」で報告した場合は当月の奨学金は給付されません。 ・当月の在籍確認報告期間中にシステムにて報告がなかった場合（未報告）、当月の 奨学金は給付されません。 【保存期限】 ・在籍確認簿は、採用年度の翌年度の４月１日から５年間の保管をお願いします。機 構からの求めがあった場合、速やかに提出できるようにしておいてください。 在 籍 確 認 報 告 12２．
「留学生給与等給付システム」による在籍確認報告
・システムの学校担当者用ページにて、ユーザＩＤ、パスワードでログインして入力。 ・システムによる登録は期限までにメニュー画面の「在籍確認」にて「在籍確認」及び「在籍確 認報告書の提出」処理を行う。 ※「システムの取扱いについて」第６章及び「在籍確認報告簡易マニュアル」参照＜システムによる在籍確認報告について＞ 処理の流れ図
在籍確認月 システムによる登録処理 期間 4 月分 5 月分 「新規留学生振込口座届確認」（学校担当者用ページ） →「口座届の確認・カナ氏名等の入力」画面 【受給者推薦期間】 5 月 1 日～5 月 17 日 6 月分 「在籍確認」（学校担当者用ページ） →「在籍確認」処理の （２）「在籍確認」及び（３）「在籍確認報告書の提出」 ※６月は１回目の報告期間を設けていないため、２回目の報告 期間に初めて「在籍者数確認」画面を開くと「前回在籍未確認 者数」に採用者全員の人数が表示されますが、そのまま処理を 進めてください。 【在籍確認報告期 間】 6月１９日～7月２日 （6 月 2 回目） 7 月分以降 「在籍確認」（学校担当者用ページ） →「在籍確認」処理の （２）「在籍確認」及び（３）「在籍確認報告書の提出」 【各月の報告期間】 7 月 1 回目～ 「日程表」にて確認 在 籍 確 認 報 告確認
報告
登録
システムでの「在籍確認報告書の提出」後に必ず「在籍確認報告状況の確認」にて 報告状況を印刷し、①登録状況 ②報告状況 ③在籍確認報告日 を確認してください。 ※登録状況が「確」であれば該当者は「在籍確認者」として登録されています。 ※報告状況が「済」であれば該当者の報告は完了しています。 在籍確 認 在籍確 認報 告書 の 提出 ③ 在 籍 確 認 報 告 状 況 の 確 認！
未確認 者 が い る 全員確 認 １ ２ ３CHECK!
システムのホームページアドレスhttp://www.sas.jasso.go.jp/abr/ac/
13３．振込者データのダウンロード
学習奨励費の振込者データをダウンロードすることにより、在籍確認報告を行った学生に入金 されることを確認してください（「システムの取扱いについて」第７章と「日程表」参照）。４．学習奨励費の振込
学習奨励費は、システムによる大学等からの毎月の在籍確認報告に応じて、機構から受給者の口 座（留学生の個人口座）に振込を行います。 【４月分～６月分】⇒７月１７日（火）に振込予定です。 【７月分から】⇒当該月中における毎月の在籍確認報告に応じた振込になります。 ・１回目の在籍確認報告期間の場合は当月中の振込み ・２回目の在籍確認報告期間の場合は翌月中の振込み 年度を通しての日程については「在籍確認報告・振込日【抜粋版】」を参照。 http://www.jasso.go.jp/ryugaku/tantosha/study_j/scholarship/shoureihi/suisen_12.html ※採用決定後、帰国等の理由により振込口座が解約された場合は、当月以降の学習奨励費は辞退 したものとみなします。 在 籍 確 認 報 告 ＊＊＊注意事項＊＊＊ 【システムでの在籍確認報告について】 毎月 2 回の報告期間がありますが、できるだけ 1 回目の 報告期限までに受給者から在籍確認簿に署名を得て、システムにて在籍確認者とし て報告するようにしてください。 【1 回目】 ・１回目で全員確認（署名）が取れて報告を行った場合は、2 回目の処理は不要。 ・１回目で１人も確認（署名）が取れていなくても、「未確認者」で報告を行う。 【2 回目】 ・１回目の未確認者から全員分署名を得た場合は、「全員の在籍を確認しました」で処理 を行う。 ・当月中に署名を得ていないものがいる場合は、対象者（未確認者）を登録する。 ※在籍確認報告後に誤りがあった場合は、速やかに機構（学習奨励費担当）まで当該登録期間内（例： 7 月１回目なら 7 月１回目のシステムにおける報告期間の間）にご連絡ください。 ※推薦時に５月分在籍確認を「未確認です」として登録後、５月３１日までに在籍確認簿に署名を得 ることができた場合は、システム登録内容の修正が必要となります。６月１６日以降に機構ホーム ページ掲載の所定の様式に記入し、5 月分の在籍確認簿の写しとともに、必ず６月２２日（金）ま でに本機構へ FAX で送信してください。システム登録が未確認のままですと、５月分の学習奨励費 は給付されません。 14Ⅶ．受給者の異動及び補欠者の推薦
１．受給者の異動
（１）異動届の提出
受給者に異動が生じた場合（募集要項「１０．受給者の異動」参照）、速やかに「異動届（様式 ３）」を作成し、機構に提出してください。 ・給付終了年月（給付対象最終年月）は、学習奨励費の氏名等の登録変更月、学校の修了月・退学 月等となります。※他の奨学金（併給不可）に採用され給付開始月から辞退する場合は、給付な しの欄に○を記入し、給付終了年月は空欄にしてください。 ・振込口座変更の場合、変更後の口座番号及び口座名義（口座カナ氏名）を記入してください。 ・異動届の提出は、異動者の給付が終了する月の１５日まで（郵送にて必着）に行ってください。 異動する学生の給付終了年月が異動届を提出する月より前の月になる場合は、機構から異動処理 が完了した通知を受領するまでは、給付終了年月以降の月の在籍確認報告は「未確認」で報告し てください。 例：異動届を１１月５日に提出したが、退学日が１０月３１日のため、給付終了年月は１０月 とした。 → 在籍確認報告の１１月１回目と１１月２回目は未確認として報告する。（２）学習奨励費の返納について
異動に伴い、既に給付した学習奨励費を返納する必要が生じた場合（例：留学生が遡って処分 を受けた場合等）には、速やかに機構に連絡を取り、返納理由書を提出してください（返納理 由書の作成方法については、機構にお問い合わせください）。 ※返納の必要が生じた場合、機構の指定する期日までに指定口座に返納する必要があります。期日を過ぎた場 合年率 5.00％の延滞金がかかることがあります。 ＊＊＊［異動届に係る注意事項］＊＊＊＜記入例を参照＞ ・休学又は留学によって学習奨励費の受給を休止をする場合（募集要項「１２．学習奨励費の休止及 びその解除」参照）、異動届の異動事項８に○を付けて、学習奨励費の受給を休止する期間を「休止 期間」欄に記載してください。 ・休学又は留学による異動届を提出後、休止期間が変更になった場合は、再度、異動届を提出してく ださい。 ・休学又は留学であっても、学校の判断により、休止ではなく辞退を選択して、補欠者の推薦を行う ことができます（採用年度を越えて休学・留学の状態が続く場合等）。その場合は、異動届の異動事 項２に○を付けて（※異動事項８には○を付けない）、提出してください。 異 動 及 び 補 欠 15２．補欠者の推薦
募集要項「１０.受給者の異動」（１）～（４）の異動事項により受給者に異動が生じた場合は、 補欠者を推薦することができます。 補欠者を推薦する場合は、「異動届（様式３）」とともに、採用希望月の前月の１５日までに、 「申請書・推薦調書（様式４）」を提出してください。 〈参考例〉 ・学習奨励費と併給不可の他の奨学金の受給が決定し、学習奨励費を辞退した ・・異動事項「２」（補欠可） ・自己都合により在籍校を退学した ・・・・・・・・・・・・・異動事項「３」（補欠可） ・提出書類の記載事項に虚偽が発見された・・・・・・・・・・・異動事項「５」（補欠不可） ・試験でカンニングを行い、在籍校で処分を受けた ・・・・・・異動事項「６」（補欠不可） ・入学料又は授業料の未納により在籍校で処分を受けた・・・・・異動事項「６」（補欠不可） ・補欠推薦の対象となる者は、次のⅰ～ⅲの条件をすべて満たす必要があります。 ⅰ）募集要項「４．応募者及び受給者の条件」に規定する資格を満たしていること。 ⅱ）在籍する大学等において処分を受けていないこと。 ⅲ）前受給者と「申請書・推薦調書（様式４）」中の「採用時の種別」が同じであること。 ・補欠者を採用するに当たってのシステムへのデータ登録は機構で行いますので、学校が行う必 要はありません。 ・補欠者への給付開始月は、機構からの決定通知を受け、かつ、システム上で在籍確認報告がで きた月分からとなります。 ※補欠者として採用される以前の月に遡って給付することはできません。 異 動 及 び 補 欠 ＊＊＊［申請書・推薦調書記入上の注意事項］＊＊＊＜記入例を参照＞ ・口座名義はカタカナで 文字・順番とも通帳に記されているとおり正確に記入してください。 ・必ず、申請者署名欄に推薦される留学生本人の署名（コピー不可）を得てください。 16
Ⅷ．学習報告書
１．データ登録期間データ登録期間は、平成３１年４月１日（月）～４月３０日（火）です。
２．登録方法「留学生給与等給付システム」の学校担当者用ページにて、ユーザＩＤ、パスワード
（３１年度のものを使用）でログインして登録を行ってください。
＊＊＊［登録の手順］＊＊＊ ［１］学習報告書の入力 （「取扱いについて」第８章） http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ac/から担当者用パスワードでログインしてください。 ↓ ［２］学習報告書の提出 （「取扱いについて」第８章） 表示されている全員について［１］の登録が完了した後に作成・送信してください。 ↓ ［３］学習報告書の提出者一覧の確認・印刷 （「取扱いについて」第８章） 報告者について確認の上印刷し、保管してください。※
［２］の学習報告書の提出「送信」まで完了しないと、提出したことになりませんのでご注 意ください。 学 習 報 告 書 「システムの取扱いについて」ホームページアドレス http://www.jasso.go.jp/ryugaku/tantosho/study_j/scholarship/system.html 「第８章 学習報告書の提出」を参照 機構ホームページ先：ホーム＞留学生支援＞学校関係者の皆様＞日本留学に係る学校関係者 の皆様＞留学生給与等（国費、学習奨励費）に係る事務処理等について＞ 留学生給与等給付システムの取扱いについて 17３．登録上の注意
【入力対象者について】
平成３０年度学習奨励費採用者について、全員分を作成してください。補欠者、途中辞退
者、採用されたがすぐに辞退し、結果として全く受給しなかった者についても作成をお願い
します。
学 習 報 告 書 ＊＊＊［システム登録上の注意事項］＊＊＊ （１）学習報告書の入力[「システムの取扱いについて」第８章] ⅰ）受給年度成績評価係数について ・受給年度の成績評価係数を算出できない場合は、その理由を選択するとともに、学習奨励費受 給年度の学習内容について、所定欄に全角 100 字以内で記入してください。なお、年度途中 の退学等で学習内容が記入できない場合は、その旨を記入してください。 理由は以下の４種類の中からプルダウンで選択してください。 「研究生のため」・・・大学院レベルの研究生 「学年毎の評価は行われないため」・・・大学院レベルの博士課程等で、修了時にならない と成績判定（評価）が出ない場合 「学位論文作成中により履修授業がなかったため」・・・大学院レベルの博士課程等で、最 終学年での学位論文作成、研究期間中であり履修授業がなかった場合 「その他」→隣欄に具体的理由を全角 30 字以内で記入してください。 ・年度途中で給付期間が終了した者については、原則として受給年度（１年間分）の成績評価係 数を入力してください。年度途中の退学等で、受給年度途中までの成績評価係数しか算出でき ない場合は、それまでの成績評価係数を算出してください。また、成績評価係数を算出可能で あるが、算出した成績評価係数が０の場合は、その数値を入力してください。 ⅱ）在籍課程について ・学習奨励費採用年度における在籍課程については、「日本語教育機関」と表示されます。 18学 習 報 告 書 iii）専攻区分について ・学習奨励費採用年度における専攻区分については、「人文科学」と表示されます。 ⅳ）メールアドレスについて ・全員分入力をお願いします。 ・メールアドレスは学習奨励費元受給者に、機構が在籍機関を通じてその後の進路状況等の追跡 調査を行う際に必要となりますので、必ず卒業後でも連絡がとれるメールアドレス（在籍校の メールアドレス、日本での携帯電話のメールアドレス等を除く）を入力してください。（半角 英数記号） ⅴ）在籍・進学状況について ・該当するものを選択してください。 在籍・進学状況は以下の８種類の中からプルダウンで選択してください。 「卒業・修了」・・・平成 30 年度中に卒業又は修了した者。 ＊５年一貫制博士課程の２年次を修了した場合、「修士課程」修了者扱いとなりませんので ご注意ください。 ＊博士課程の単位取得退学者は、修了者扱いとしてください。 ＊「卒業・修了」を選択した場合は、「進路状況」の記入が必要です。 ＊「卒業・修了」を選択した受給者は、卒業後進路状況のフォローアップ調査の対象となり ますので、継続して（最低５年間）は連絡がとれるようにしてください。 「退学・除籍」・・・平成 30 年度中に、退学・除籍となった者。 「進級」・・・平成３1 年４月に進級した者。 「同学年・コース」・・・年度途中入学者のため平成３1 年４月に進級せず、引き続き平成 30 年度と同じ学年に在籍する者。（年度途中入学者でも平成３1 年４月に進級した者は、「進級」 を選択してください。年度途中入学者でも平成３1 年４月に卒業・進級できずに留年した者 は、「留年」を選択してください。）また、留学生別科、準備教育課程、日本語教育機関等で の受給者で学年がなく、平成３1 年４月以降も引き続き同じコースに在籍する者。 「留年」・・・平成３1 年４月に卒業・進級できずに留年した者。 「休学」・・・平成３1 年４月現在、休学の者。 「留学」・・・平成３1 年４月現在、留学の者。 「保留・未定」・・・平成３1 年４月現在の在籍状況が、保留や未定である者、また選択肢の どれにも当てはまらない者。 19
学 習 報 告 書 ⅵ）進路先について ・在籍・進学状況について「卒業・修了」を選択した場合のみ入力してください。 ・「卒業・修了」後の進路先について、該当するものを選択してください。 進路先は以下の４種類の中からプルダウンで選択してください。 「日本国内」、「出身国」、「その他の国」、「不明」 ＊「不明」には、日本国内にいるのか出身国に帰ったのか、それ以外の国に行ったのかが 不明な場合、選択してください。 ⅶ）進路状況について ・在籍・進学状況について「卒業・修了」を選択した場合のみ入力してください。 ・「卒業・修了」後の進路状況について、該当するものを選択してください。 進路状況は以下の３種類の中からプルダウンで選択してください。 「進学」、「就職」、「その他（不明を含む）」 ＊進学待機者（入学試験に合格し進学先は決まっているが、入学時期等の関係で、卒業 後、直ちに進学しない状態の者）は、「進学」を選択してください。 ＊進学準備中（入学試験に不合格のため進学先が決まっておらず、次回の受験機会に備 えて当面、受験勉強をする者等）は、「その他」を選択してください。 ＊進学にも就職にも当てはまらない場合（進路未決定者を含む）や、進路状況を把握し ていない場合は、「その他」を選択してください。 ・「就職先名」もしくは「進学先名」も必ず入力してください。就職先等の名称が全角３ ０文字を超える場合は、適宜省略してかまいません。 （２）学習報告書の提出[「システムの取扱いについて」第８章] ・送信後、報告結果画面（学習報告書を送信した直後に表示される画面）を必ず確認して ください。 （３）学習報告書の提出者一覧の確認・印刷[「システムの取扱いについて」第８章] ・学習報告書の送信後、「学習報告書の提出者一覧の確認・印刷」の処理を実行して、「学 習報告書提出済者一覧」を印刷して内容を確認してください。また、「対象者ダウンロー ド」ボタンにて出力し、学習報告書提出済者データを保存して適切に管理してください。 【卒業者・修了者について】 ※質問「３－（４）在籍・進学状況について」で「卒業・修了」と選択された方については、卒業後 進路状況のフォローアップ調査の対象となりますので、次年度以降でも連絡がとれるようにしてくだ さい。 20
